Giáo Trình PowerPoint 2003 (NVP)

Giới Thiệu:  MS-Powerpoint là phần mềm dùng để tạo các trình diễn như: báo cáo công việc của mình trước đám đông, báo cáo đề tài tốt nghiệp, soạn giáo án để giảng dạy, tạo các trò chơi…

Chương 1

GIỚI THIỆU VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỀ

MS-POWERPOINT

1 Giới Thiệu:

 MS-Powerpoint là phần mềm dùng để tạo các trình diễn như: báo cáo công việc của mình trước đám đông, báo cáo đề tài tốt nghiệp, soạn giáo án để giảng dạy, tạo các trò chơi…

 Bạn có thể đưa rất nhiều loại thông tin lên màn hình trình chiếu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, bảng tính, biểu đồ…

 Làm việc trên Powerpoint là làm việc trên các tệp trình diễn Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (slide) chúng được sắp xếp theo 1 thứ tự Các bản trình diễn chứa nội dung thông tin mà bạn muốn trình bày.’

 Minh hoạ cấu trúc của 1 tệp trình diễn gồm nhiều bản trình diễn (Slide):

Slide 1

Slide 2

Slide n

Một tệp trình diễn

Slide 1

Slide 2

Slide 3

2 Cách khởi động và thoát khỏi MS-PowerPoint:

C1: Vào start \ Programs \ Ms-office \ Ms-PowerPoint

C2: Kích vào biểu tượng trên Desktop

Sau khi ta khởi động sẽ xuất hiện cửa sổ làm việc của Powerpoint

Đây là Slide đầu tiên

-> Cách thoát khỏi giống như Word

3 Tạo một trình diễn mới:

- Vào File \ New

Tiếp theo bạn làm như sau:

Kích vào chọn

Danh sách Apply slide layout xuất hiện:

chứa các loại bố cục slide mà bạn có thể chọn Dùng chuột chọn một mẫu rồi tiếp tục Màn hình chính của PowerPoint xuất hiện

Giao diện làm việc

- Bản trình diễn (slide): là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (slide) Tại mỗi thời điểm màn hình chỉ có thể hiển thị 1 bản trình diễn để thiết kế

- Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi đến các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ 1 nhóm công việc nào đó

- Hộp ghi chú: Giúp bạn lưu những thông tin chú thích cho từng Slide Điều này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ những thông tin xung quanh Slide đó

- Danh sách các slide đã đựơc tạo: cho phép định vi nhanh đến 1 slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột

Tiếp theo xây dựng nội dung cho Slide mới này:

Gõ thông tin vào 2 tiêu đề của slide này Sỡ dĩ slide trên chỉ có 2 tiêu đề là do việc bạn chọn mẫu slide ở danh sách Apply slide layout Tuy nhiên bạn có thể chọn các mẫu slide khác cho phù hợp theo mục đích của mình.

Hệ thống thanh thực đơn

Hệ thống thanh công cụ

Slide, nơi chứa các thông tin cần trình diễn

Dánh sách

các slide

đã được

tạo

Hộp ghi chú cho từng slide

4 Trình diễn Slide:

Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn Slide để kiểm định kết quả Có nhiều cách có thể mở được tính năng này:

- Nhấn chuột lên biểu tượng cái ly ở góc dưới trái cửa sổ show slide

- Vào menu chọn Slide show\ View show

- Bấm phím F5 trên bàn phím

Màn hình trình diễn Slide hiện ra toàn bộ màn hình như sau:

Nhập nội dung vào 2

tiêu đề

ở đây ta nhập chào

mừng các bạn đến

với MS-Powerpoint

Nhấn vào

chọn

- Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc nhấn phím enter

- Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế nhấn phím

ESC trên bàn phím

5 Lưu tệp trình diễn:

Để lưu tệp trình diễn vào máy, ta có thể làm theo các cách sau:

C1: Vào File \ save

C2: Nhấn vào nút save trên thanh công cụ

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Sau khi ta làm theo một trong 3 cách trên sẽ có 2 khả năng xảy ra :

 Nếu đây là tài liệu mới hộp thoại Save as xuất hiện, cho phép lưu tài liệu này bởi một tập tin mới

Nơi chọn ổ

đĩa để lưu

tệp

Gõ tên tệp tin vào đây

Cuối cùng

Hãy gõ tên tệp trình diễn vào mục File name rồi sau đó Nhấn nút Save để kết thúc việc lưu tệp trình diễn

 Nếu tài liệu của bạn đã được lưu vào một tệp rồi, khi ra lệnh lưu dữ liệu, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được lưu lại trên đĩa

CHƯƠNG 2

XÂY DỰNG CÁC SLIDE

Lưu ý: Quy trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn như sau:

 Bước 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày Từ đó sẽ định ra được cấu trúc của tệp trình diễn là: chọn nền của slide theo mẫu cho phù hợp? Cần bao nhiêu Slide? Nội dung mỗi Slide là gì?

 Bước 2: Dùng PowerPoint để xây dựng nội dung các slide đó

 Bước 3: Trình diễn Slide Khi đó nội dung của từng Slide sẽ được phóng to lên toàn bộ màn hình máy tính Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ được đưa lên các màn hình lớn, nhiều người có thể quan sát một cách dễ dàng

1 Quản lý các Slide.

1.1 Thêm một Slide:

Để thêm 1 slide lên tệp trình diễn đang mở, bạn làm như sau:

Bước1: vào menu Insert \ New slide hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +

M Thì sẽ chèn vào cho ta một slide mới kế tiếp sau slide ban đầu Đồng thời xuất hiện khung bên phải hộp thoại Slide layout cho phép bạn chọn mẫu bố cục slide mới này

Bước 2: Bạn chọn 1 mẫu slide tuỳ thích phù hợp với nội dung cần trình bày trong slide.

Ý nghĩa của một số biểu tượng trong hộp thoại Slide Layout

Bạn chèn 1 dòng văn bản đã được định dạng sẵn vào ô này

Bạn chèn dòng văn bản dạng Bullet

- Bạn có thể chèn 1 ảnh vào ô này

- Bạn có thể chèn 1 biểu đồ (chart)

- Bạn có thể chèn 1 sơ đồ tổ chức

- Bạn có thể chèn một đoạn video

Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi làm việc để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.

1.2 Di chuyển giữa các Slide.

Để di chuyển đến các slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau:

- Cách1: Dùng chuột nhấn lên thứ tự Slide cần định vị đến ở danh sách các Slide bên trái màn hình

- Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc ở bên phải màn hình

1.3 Xoá một Slide:

Để xoá 1 Slide ra khỏi tệp trình diễn bạn làm như sau:

B1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide bên trái màn hình B2: Chọn Delete Slide để xóa slide này

C1: Dùng chuột chọn slide

muốn chuyển đến

C2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc

Ví dụ ở đây ta

muốn xoá slide 2

2 Đưa thông tin lên Slide:

2.1 Chèn văn bản, hình vẽ:

Trong PowerPoint bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đưa văn bản (thông qua các Textbox) cũng như đưa các khối hình vẽ lên Slide

Cách sử dụng thanh cộng cụ này giống như sử dụng chúng trong phần Ms-Word, nên tôi chỉ trình bày vài biểu tượng và cách lấy thanh Drawing khi thanh Drawing chưa có

• Để lấy thanh Drawing bạn làm như sau:

C1: Kích phải chuột vào vùng gần thanh menu sẽ xuất hiện 1 danh sách trải xuống

ta đánh dấu chọn vào Drawing

C2: Vào menu View \ Toolbars \ Drawing

Sau khi thực hiện xong theo 1 trong 2 cách trên thì sẽ xuất hiện thanh Drawing như sau:

- Vẽ đường thẳng

- Vẽ mũi tên

- Vẽ hình chữ nhật

- Vẽ hình ô val, hình tròn

- Tạo ô HCN chứa văn bản

- Chèn Wordart

- Chèn sơ đồ

- Chèn ảnh từ Clip art

- Chèn ảnh từ file bất kỳ

- Tô màu nền

- Tô màu đường viền

- Tô màu chữ

- Chọn độ dày mỏng của đường

- Chọn kiểu đường

- Chọn chiều mũi tên

- Tạo bóng cho hình vẽ

* Chèn hình ảnh.

Bạn có thể chèn những hình ảnh từ những tệp tin bất kỳ bởi mục chọn Insert \

Picture \ From File, hoặc từ thư viện ảnh Clip Art : vào Insert \ Picture \ Clip Art

* Chèn âm thanh.

Bạn có thể chèn đoạn video hay 1 file âm thanh từ thư mục hay ổ đĩa trong máy mình thì ta làm như sau:

- Vào Insert \ Movies and Sounds \ Movie from File hay Sound from File

Nếu ta chọn chèn âm thanh hay đoạn video từ thư viện thì chỉ việc kích trái chuột vào chọn rồi di chuyển, định dạng cho phù hợp Còn chèn từ file bất kỳ thì ta chọn nơi chứa âm thanh hay đoạn video trong máy chúng ta rồi chọn OK là xong

- Xem hình hướng dẫn sau:

Chọn ảnh

Cuối cùng chọn

Chèn video từ trong thư viện Chèn video từ File bất kỳ

Chèn âm thanh từ trong thư viện

Chèn âm thanh từ file bất kỳ

Chèn âm thanh ghi âm trực tiếp

2.3 Chèn bảng:

Trong PowerPoint để chèn một bảng dữ liệu (Table) lên slide bạn làm như sau:

- Xác định vị trì cần chèn bảng vào

- Vào menu Insert \ Table – xuất hiện hộp thoại Insert table

- Việc định dạng giống như Word

2.4 Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối:

- Vào menu View \ Header and Footer

- Xem hướng dẫn hình bên dưới

Chọn âm thanh cần chèn

Kết thúc

Nhập số cột cần tạo Nhập số hàng cần tạo

Cuối cùng nhấn OK

3 Chọn màu nền cho các Slide:

Để chọn màu nền cho các slide ta thực hiện như sau:

- Vào menu Format \ Background -> Xuất hiện hộp thoại Background

Gõ nội dung tiêu đề cuối

vào Chèn số trang

Aùp đặt cho tất cả các

slide

Chỉ có hiệu lực cho slide

đang chọn

Chọn màu nền Thiết lập cho tất cả các Slide Chỉ có tác dụng slide được chọn Vùng xem trước

động (Animation effect) Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide của bạn sẽ được sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn Tuy nhiên cái gì cũng có mặt thuận và mặt nghịch của nó, rằng bạn cũng không nên quá lạm dụng các hiệu ứng hoạt họa này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán

Để kích hoạt tính năng hoạt họa này bạn làm như sau:

Vào menu Slide show \ Custom Animation -> xuất hiện hộp thoại Custom Animation

ở bên phải cửa sổ làm việc

Bạn có thể xem hiệu ứng trên slide tại bất kỳ thời điểm nào bằng cách nhấn vào nút Play hoặc Slide

Show tại cuối khung Custom Animation

- Để thiết lập hiệu ứng cho một đối tượng (văn bản, hình ảnh, âm thanh, biểu đồ, ) trên Slide, đầu tiên ta phải chọn đối tượng cần thiết lập sau đó chọn hiệu ứng và chỉnh sửa cho phù hợp

- Ví dụ: các bước thiết lập hiệu ứng cho một đối tượng trên slide sau:

Chọn hiệu ứng

Chỉnh sửa hiệu ứng

Chứa các đối tượng đã được chọn hiêu ứng

Bước 2: Click trái chuột vào mục Add Effect, sẽ xuất hiện

mục chọn gồm 4 kiểu hiệu ứng

 Mỗi kiểu hiệu ứng có rất nhiều hiệu ứng con

 Ở đây ta chọn kiểu Entrance -> Box

 Sau khi chọn xong, đối tượng được chọn hiệu ứng

nằm trong hộp danh sách chứa các đối tượng đã tạo

hiệu ứng

Tiếp tục bạn chỉnh sửa cho phù hợp với mục đích của bạn

* Một số thành phần của mục Modify

+ Start: Thiết lập sự kiện để trình diễn các đối tượng trên

Slide, On click -> tức là hiển thị và trình diễn đối tượng này

Trên slide bạn phải nhấn chuột trái, With Previous -> tự

động trình diễn, After Previous -> tự động trình diễn sau

vài giây (do bạn cài đặt)

+ Derection: Chọn hướng xuất hiện đối tượng bắt đầu từ

đâu?

+ Speed: Chọn tốc độ xuất hiện của đối tượng

*Ghi chú: Ghi chú:

Để chỉnh sửa hiệu ứng đối tượng nào, bạn phải chọn đối

tượng đó trong danh sách chứa các đối tượng đã chọn hiệu

ứng. (Trong hình đang chọn đối tượng số 1).

Thứ tự được đánh số 1, 2,… ở danh sách, đối tượng nào đứng trước sẽ được trình diễn trước Tuy nhiên bạn có thể thay đổi thứ tự này khi sử dụng mũi tên lên, xuống ở mục

Re-Order.

nhiều mục chọn, bạn chọn mục Timing (như hình bên)

Ở phần này có thêm phần Repeat (số lần lặp lại của đối tượng) khi xuất hiện trên slide Các bạn tham khảo và tự nghiên cứu thêm ở hộp thoại này

1 Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong slide :

Chọn đối tượng cần đặt hiệu ứng – chọn trên menu Slide Show – Custom Animation – chọn hiệu ứng – OK

2 Tạo hiệu ứng cho cả trang slide :

Slide Show – Animation Schemes – chọn hiệu ứng - OK

3 Tạo hiệu ứng chuyển trang Slide :

Slide Show - Slide Transition - chọn hiệu ứng – OK

4 Tạo các liên kết : Chọn đối tượng – Insert – Hyper Link – Chọn File hay trang

Slide cần liên kết – OK

MỌI THẮC MẮC VÀ GÓP Ý LIÊN HỆ:

Nguyễn Văn Phong – ĐT: 0979.178939

Email: Phieudu2005phong@yahoo.com - *- thcs_catchanhpc@yahoo.com.vn

Website: thcs-catchanh.tk

Xuất hiện hộp thoại tương ứng với tên hiệu ứng

giúp các bạn bước đầu tiếp cận học và sử dụng được phần mềm này để ứng dụng trong công việc Có những kiến thức không có trong giáo trình này mong các bạn tìm hiểu thêm hoặc liên hệ tôi Trong quá trình biên soạn không tránh những thiếu sót mong các bạn thông cảm!

Tài liệu tham khảo: GT MS-POWERPOINT của Nguyễn Sơn Hải

Trung Tâm Tin Học Bộ GD & ĐT

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỀ MS-POWERPOINT

1 Giới thiệu Trang 1

2 Cách khởi động và thoát khỏi Ms-Powerpoint 2

3 Tạo một trình diễn mới 3

4 Trình diễn Slide 5

5 Lưu tệp trình diễn 6

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CÁC SLIDE 1 Quản lý các slide 7

1.2 Thêm một slide 7

1.2 Di chuyển các slide 8

1.3 Xóa một slide 8

2 Đưa thông tin lên slide 9

2.1 Chèn văn bản, hình vẽ 9

2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh 10

2.3 Chèn bảng 11

2.4 Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối 11

3 Chọn màu nền cho các slide 12

4 Thiết lập hiệu ứng trình diễn 13

CHƯƠNG 3 HIỆU ỨNG 15