Phân loại thông tin kế toán quản trị

Phân loại thông tin kế toán quản trị

Nghiên cứu trao đổi

EI T$ TRƯƠNG THỊ THỦY"

Kế toán quản trị được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc lập dự toán sản xuất kinh doanh và kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp Với chức năng phân tích, kiểm tra và dự đoán kế hoạch, kế toán quản trị cung cấp thông tin hữu ích đáp ứng yêu cầu quản lý của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Để phục vụ cho việc ra quyết định, thông tin kế toán quản trị đặt trọng tâm trong tương lai, nhấn mạnh đến sự thích hợp và linh hoạt, cho nên thông tin này thông

thường không có sẵn

rong quá trình ra quyết định, các chi

phí cơ bản được xem

xét xoay quanh bốn câu hỏi: Những chi phí nào

thuộc về quyết định đang xem

xét? (chi phí có ảnh hưởng)?

Đơn vị phải từ bỏ gì nếu chọn

giải pháp này thay vì chọn giải

pháp khác (chi phí cơ hội)?

Những chi phí đi kèm với giải

pháp được chọn sẽ như thế nào

(chi phi biến đổi, chi phí cố

định)? Có thể tác động tới chỉ

phí bằng cách nào? (chi phí

kiểm soát được, chi phí không

kiểm soát được) Mỗi một tình

huống cần quyết định khác

nhau trong quá trình quản lý

của doanh nghiệp (DN), sẽ có

những câu trả lời khác nhau

cho các câu hỏi trên Thông

tin phục vụ cho việc ra quyết

định ngắn hạn rất phong phú,

linh hoạt Mỗi tình huống

trong quyết định ngắn hạn,

cần thu thập được những

thông tin về dòng thu nhập, về

chỉ phí được xem xét và lượng

hoá cho các phương án qua việc trả lời bốn câu hỏi ở trên

Thông qua những thông tin đã xác định cho từng phương án

đang xem xét và lựa chọn cho một tình huống quyết định

ngắn hạn mà kế toán quản trị (KTQT) cung cấp, nhà quản lý

sẽ cân nhắc và lựa chọn phương án tối ưu Phương án được lựa chọn cho một quyết

định ngắn hạn là phương án có

khả năng sinh lời nhiều nhất trong việc sử dụng năng lực sản xuất hiện có, tất nhiên

phương án hành động đó cũng

phải phù hợp với chiến lược chung của DN

Thông tin quá khứ và thông

tin tương lai Thông tin quá khứ

Thông tin quá khứ là nguồn

thong tin KTQT thu nhận được từ những sự kiện kinh tế

đã phát sinh trong quá trình

hoạt động của DN Thông tin này được thu nhận, xử lý và

tổng hợp thông qua các

phương pháp theo từng khâu

mm Tap chi KE loin 5 “#6 10/ 2008

công việc của kế toán

Trước hết, các thông tin

này thể hiện trên các chứng từ

kế toán, qua hệ thống hạch

toán ban đầu KTQT thiết lập nên những mô hình, kết cấu thông tin khác nhau theo yêu cầu của nhà quản lý

Hiện nay, có hai quan điểm

tổ chức hệ thống tài khoản

phục vụ cho KTQT: Theo quan

điểm thứ nhất, trong trường

hợp kế toán tài chính (kế toán pháp quy) thuộc loại hình “kế toán tnh, tính thuế”, các tài

khoản chi phí giá thành được tách khỏi hệ thống tài khoản

chung của kế toán tài chính,

do đó, người ta xây dựng

những tài khoản riêng biệt để

phản ánh thông tin của KTQT

theo nhu cầu quản lý Theo quan điểm thứ hai, trong

trường hợp kế toán tài chính (kế toán pháp quy) thuộc loại hình “kế toán động”, các thông tin chỉ tiết theo từng đối

*Học viện Tài chính

tượng và theo từng yêu cầu

quản lý sẽ được phản ánh thu

nhận bằng cách sử dụng rộng

rãi kết quả của kế toán chỉ tiết

để có được những thông tin

quá khứ cần thiết

Hệ thống kế toán pháp quy

của Việt Nam hiện nay thiên

về kế toán động nên sẽ lựa

chọn theo quan điểm thứ hai

Thong qua thong tin vé chi phi

của từng trung tâm, từng bộ

phận để tính giá thành cho

từng loại sản phẩm Tuỳ theo

yêu cầu của nhà quản lý để

KTQT xác định giá thành toàn

bộ, hay giá thành có phân bổ

hợp lý định phí, hay giá thành

theo biến phí Bên cạnh đó

KTQT cũng xác định phương

pháp xử lý, cung cấp thông tin

cụ thể với các đối tượng khác

Tiếp đó, KTQT lập các báo cáo

bộ phận chí tiết theo yêu cầu

quản lý DN

Thông tin quá khứ mà

KTQT cung cấp theo quan

điểm lựa chọn của kế toán Việt

Nam nhìn chung có sự phù hợp

nhất định với số liệu của kế

toán tài chính, đây là luồng

thông tin cần thiết trong quá

trình quản lý DN: Thông tin

quá khứ mà KTQT cung cấp là

luồng thông tin thực hiện cung

cấp chỉ tiết cụ thể cho từng bộ

phận, từng mục tiêu theo yêu

cầu của nhà quản lý, phản ánh

một cách đầy đủ chi tiết những

hoạt động kinh tế đã phát sinh

trong quá trình tổ chức điều

hành thực hiện kế hoạch sản

xuất kinh doanh (SXKD) ở

nhiều cấp độ quản lý khác

nhau Luồng thông tin này

mang tính tin cậy ở mức độ

nhất định vì các thông tin này

được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu từ hệ thống hạch toán ban đầu trong hệ thống kế toán của DN

Trên cơ sở thông tin quá

khứ đã thu nhận được, KTỌQT

tiến hành so sánh với thông

tin kế hoạch dự toán, từ đó, phân tích chênh lệch tìm ra nguyên nhân của những hạn

chế, giúp nhà quản lý khắc phục điều chỉnh kịp thời nhằm quản lý ngày càng hiệu

lực và hiệu quả hơn

Thông qua quá trình thu

nhận, cung cấp thông tin quá khứ của KTQT mà kiểm soát được quá trình điều hành thực hiện, ngăn chặn và kiểm tra, phát hiện những sai sót, đánh

giá trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ ở từng cấp độ

quản lý, từng bộ phận, khắc

phục sai sót, hạn chế để quản

lý tốt hơn

Luồng thông tin quá khứ là một trong những cơ sở khoa

học để xây dựng dự toán chỉ

phí SXKD Hơn nữa, có một số thông tin rất khó nhận diện

hoặc đòi hỏi tính chính xác ở mức độ cao để phục vụ cho

công tác dự toán, phải được

quan sát qua thực tế nhiều kỳ,

chẳng hạn như thông tin về

biến phí, định phí

Thông tin quá khứ mà

KTQT cung cấp để thực hiện

tốt hơn các chức năng phân

tích, đánh giá và dự đoán, giúp

cho nhà quản lý kiểm soát,

phân tích và đánh giá trách

nhiệm quản lý trong việc thực hiện kế hoạch SXKD, đúc rút

kinh nghiệm làm cơ sở cho

việc dự đoán thông tin tốt hơn

trong các kỳ hoạt động tiếp

theo Tuy vậy, trong một tình

huống cụ thể của quyết định

ngắn hạn thì những thông tin

quá khứ sẽ không thể thay đổi

cho dù người quản lý quyết

định lựa chọn phương án nào,

vì vậy, thông tin quá khứ không phải là thông tin được

sử dụng trực tiếp để xem xét

trong quá trình lựa chọn

phương án kinh doanh cụ thể

trong quyết định ngắn hạn

Thong tin tuong lai ma

KTQT cung cấp có được thông

qua chức năng dự đoán của

KTQT như dự toán chi phí SXKD trên cơ sở tình hình SXKD thực tế, hàng loạt các

dự đoán về tình hình SXKD

trong tương lai cũng như tình

hình về thị trường: dự toán về

chi phí, thu nhập cho từng phương án đang xem xét trong

một tình huống quyết định ngắn hạn

Một trong những thông tin tương lai quan trọng mà KTQT cung cấp là định mức chi phí,

chỉ phí tính trước Theo đó,

người ta xác định trước chi phí

mong muốn và so sánh với chỉ phí thực tế để tìm ra chênh

lệch, bản chất của các chênh

lệch và tìm những nguyên nhân giả định cho những chênh

lệch đó Hơn nữa, là để có những thông tin thực sự hữu

ích, thích hợp tư vấn cho nhà quản lý ra quyết định

Thông tin tin tương lai có

rất nhiều ưu điểm Trong

trường hợp áp dụng hệ thống

hạch toán linh hoạt, khi giả định đã tính trước cho một thời

Tap ché KE lod số Ming 10/2008 | 13 |

Nghiên cứu trao đổi

kỳ nào đó, có thể tạm ghi chép

vào sổ kế toán ngay khi biết rõ

số lượng mà không cần chờ

cho đến khi tính được giá thực

tế Nghiên cứu số liệu được

ghi nhận từ việc phân tích

chênh lệch giữa thông tin quá

khứ với thông tin tương lai để

rút kinh nghiệm cho quản lý

cũng như dự đoán ngày càng

chính xác hơn Theo quan

điểm kinh tế, một kết quả dự

tính được ngay từ đầu có sai

biệt một chút còn hơn là biết

chắc chấn chính xác mà phải

chờ đợi một thời gian dài

Quan trọng hơn nữa, dự toán

được thu nhập, chi phí và kết

quả một cách nhanh chóng,

linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản

lý giải quyết nhanh chóng các

đơn đặt hàng cũng như các

tình huống cụ thể trong việc ra

quyết định ngắn hạn

Các thông tin tương lai được

sử dụng rộng rãi trong quá

trình ra quyết định ngắn hạn

Tuy vậy, không phải bất cứ

thông tin tương lai nào cũng là

thông tin thích hợp cho ra

quyết định ngắn hạn Thông tin

khác nhau dùng cho các mục

đích khác nhau, chỉ những

thông tin tương lai liên quan

trực tiếp đến việc có thể dự

toán về chi phí, thu nhập và kết

quả phù hợp cho từng phương

án để xem xét lựa chọn

Thông tin thích hợp và

thông tin không thích hợp

Các quyết định có trước

khi xảy ra hành động và sau

đó các hoạt động này dẫn đến

những hậu quả hay kết quả

Xét về mặt kinh tế, tiêu chuẩn

lựa chọn trong quyết định

ngắn hạn là phương*án có thu

nhập cao nhất hoặc chi phí thấp nhất

Thông tin về chi phí và thu

nhập là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn

hạn thì phải đạt hai tiêu chuẩn

cơ bản: Thông tin đó phải liên

quan đến tương lai; Thông tin

đó phải có sự khác biệt giữa

các phương án đang xem xét

và lựa chọn Các thông tin

không thoả mãn cả hai hoặc một trong hai tiêu chuẩn trên

là các thông tin không thích

hợp đối với quyết định ngắn hạn, cụ thể:

Thông tin không liên quan

đến tương lai, nói cách khác,

đó là những thông tin quá khứ như một khoản đã thu, hoặc đã chi ra trong quá khứ có liên quan tới tình huống đang xem

xét sẽ không thay đổi được cho

dù quyết định như thế nào

Chẳng hạn, những khoản chỉ

phí đã chi ra được gọi là chi phí chìm, loại chi phí này luôn tồn tại dưới mọi phương án,

chúng luôn bằng nhau và do

đó, khi so sánh những dòng chi phí của các phương án đang

xem xét lựa chọn, khoản chi phí này triệt tiêu nhau, vì vậy,

chi phí chìm luôn là thông tin không thích hợp cho việc ra

quyết định ngắn hạn

Thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án đang

xem xét và lựa chọn: Thông tin

về chỉ phí, thu nhập đã phát sinh trong quá khứ luôn là thông tin không có tính chênh lệch, và không phải là thông

Eg Taf ché Ke loin sé “4 10/2008

tin thích hợp Còn những thông

tin về thu nhập và chỉ phí cho

đù có liên quan đến tương lai song không có sự khác biệt

giữa các phương án đang xem xét thì luôn triệt tiêu nhau khi

so sánh dòng chi phí và dòng

thu nhập của các phương án

đó, vì vậy, những thông tin này

không cố ý nghĩa trong so

sánh, và chúng là những thông tin không thích hợp cho việc ra

quyết định ngắn hạn

Việc nhận diện thông tin

thích hợp giúp cho nhà quản lý nhìn nhận nhanh chóng những

vấn để chủ yếu thông qua

những thông tin đã chọn lọc nhưng vẫn đảm bảo tính khoa

học, để có quyết định nhanh

chóng, đúng đắn, từ đó, có thể chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh Trong những tình huống

cụ thể của quyết định ngắn

hạn (tiếp tục hay loại bỏ kinh

doanh một bộ phận; mua

ngoài hay tự sản xuất; tiếp tục sản xuất thành thành

phẩm rồi mới bán hay bán ngay nửa thành phẩm; chấp

nhận một đơn đặt hàng đặc

biệt, ) cần có những thông

tif khác nhau, đồi hỏi KTQT

luôn phải thu thập thông tin,

xử lý phân tích thông tin để

loại bỏ những thông tin

không thích hợp, sau đó trình

bày những thông tin thích hợp với các phương án đang xem xét dưới dạng so sánh giúp cho nhà quản lý lựa chọn phương án tối ưu phù hợp với mục tiêu quản lý và

tiêu chuẩn lựa chọn quyết

định ngắn hạn