LUẬN VĂN: Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA potx

Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên

Lời nói đầu

ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên quen thuộc và trở thành công cụ hữu ích cho mọi lĩnh vực, ngành nghề Tin học giúp con người có tác phong làm việc nhanh hơn, khoa học hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn và đạt năng suất cao hơn trong công việc

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện mạo của các ngành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, vệ tinh viễn thông và tin học, internet là công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay Giờ đây hệ thống quản lý dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơ quan hay một doanh nghiệp hiện đại nào Vì mức độ quan trọng của nó mà người ta đã ví nó như hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan Khi mà cơ quan bị mất trí nhớ thì nó sẽ không thể tồn tại được

Ngày nay thông tin đã trở thành vấn đề sống còn của mọi lĩnh vực đời sống kinh tế

xã hội, đặc biệt trong vấn đề quản lý kinh tế Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường khi họ biết sử dụng thông tin như thế nào sao cho đạt hiệu quả nhất Vì vậy các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có riêng một bộ phận xử lý chuyên về xử lý thông tin Có những hãng chuyên về cung cấp dịch vụ thông tin đáp ứng những thay đổi trên phạm vi toàn cầu

ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của người sử dụng Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính

Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp

giấy bút thông thường Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu

Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết

định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp

công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn

Đề tài gồm các phần:

Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu

Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản

lý

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương I

Giới thiệu đơn vị thực tập

và đề tài nghiên cứu

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA

- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm

kế toán ASIA

- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội

- Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA được thành lập theo giấy phép số

978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001

Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ

- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần

- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn

30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ

- Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là:

Sản xuất phần mềm

Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính

kế toán và quản trị kinh doanh

- Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng

- Dịch vụ: Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp

- Mục tiêu: Đạt được và giữ vững vị trí số một trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp

- Phương châm: Chất lượng cao dịch vụ tốt

- Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng

- Chiến lược phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục

II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA

Trong nhiều năm qua nhà nước ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp

Ban giám đốc

P tổ chức

Hệ thống kinh

thuật

P.kĩ thuật

P.Tri

ển khai

dự án

Phòng bảo hành

phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp

vụ và có lực lượng lao động trực tiếp

Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của công ty

Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc

đi vắng

2 Phòng tổ chức:

Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lương, khen thưởng, )

Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê

và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị

Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu

III sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới

Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ

sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự

Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh Nhưng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thường Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân

sự của công ty là một trong những vấn đề được công ty quan tâm

Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu đầu tiên công ty quan tâm Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi

vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lương thì người quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là bao nhiêu tra cứu rất lâu

Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung được nhân viên Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban như thế nào đều không thể cập nhật nhanh

Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn

Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề:

 Quản lý thông tin cơ bản nhân sự

 Quản lý thông tin liên quan nhân sự

 Quản lý thông tin hệ thống

Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

I Hệ thống Thông tin

Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác Nếu quyết định không chính xác nó

sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử

lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

1 Sơ đồ hệ thống thông tin

Mô hình hệ thống thông tin

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa dữ liệu ra

Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung

2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Đích

Phân phát

Hệ thống thông tin

phục vụ

Cấp dưới

Ban lãnh đạo

Đầu Đầu

Thông

tin ngoài

Thông tin ra

Thông tin

đã được

xử lý

Thông tin thu

 Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý

 Cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra

 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý

và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời

Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin

Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty

Bộ phận quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý

Thông tin

đã

xử lý

Quyết định quản

lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân sự

Hồ sơ được

Dữ liệu quản

Thông báo của phòng

tin nhân

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời

điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống Mô

hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt

động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên

không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Mô hình giải đáp

câu hỏi: Như thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất

và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau

4 Cơ sở dữ liệu

4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng

những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy

tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng

dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để

lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản

lý khác nhau

Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con người và các phương

tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu

Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thống quản

lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữ liệu

 Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha - Con Một

thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể có một thực thể cha Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Một - Nhiều

 Mô hình mạng lưới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình

phân cấp Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngược lại Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có điểm yếu của nó Kích thước và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cho cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn

Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phát triển vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980 Vào năm 1970, khi nhận thấy những

nhược điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lưới, E.F Codd đã đưa ra mô hình quan

hệ (relational model)

 Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đường ranh giới rõ ràng giữa các phương diện logic và vật lý của việc quản trị CSDL Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần phải để ý tới cách trình

bày dữ liệu trên các phương tiện vật chất nữa Codd gọi mục tiêu này là mục tiêu độc lập

dữ liệu Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và những người dùng có thể hiểu được ngay Đây là mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu suất

và hiệu quả của việc trao đổi giữa người dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý

Mục tiêu thứ ba được gọi là mục tiêu xử lý tập hợp, nhằm tăng khả năng xử lý từ “lần lượt

từng bản ghi” đến “đồng thời nhiều bản ghi” Đạt được các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết một số ít dòng lệnh cho các chương trình ứng dụng đồng thời những người dùng và những cán bộ phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp

Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trường liến kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng Mô hình quan hệ

là mô hình được dùng phổ biến nhất hiện nay

Cơ sở dữ liệu nhân sự được tổ chức theo mô hình quan hệ

Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hướng đối tượng, mô hình này được dùng kết hợp với mô hình quan hệ

Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu, đây là điều hết sức cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu

Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu

5 Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Do đó phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm túc

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối

tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và

do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các giai đoạn của phát triển hệ thống

Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Phương pháp có các giai đoạn sau

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Một số khái niệm

 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật

- Kho lưu trữ dữ liệu

 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống

thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các

kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ

Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…

5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế lô gíc bao gồm các công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Tên người/bộ phận

Tên dòng dữ liệu

Tên tiến trình

xử lý

Tệp dữ liệu

Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá

Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá

Khái niệm cơ bản

 Thực thể quản lý (Entity)

Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới

Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, người làm dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm) Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong

 Quan hệ

Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ

qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện

mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể

B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

Một nhân viên có nhiều khoản lương nhưng lương đó chỉ thuộc về một nhân viên

 N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể

B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân viên theo học

Khả năng tuỳ chọn của quan hệ

Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ chọn

Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn

 Chiều của một quan hệ

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Người

ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều

 Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan

hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

 Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

Ví dụ:

Quan hệ giữa nhân viên và lương

 Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Ví dụ

Các máy tính hiện nay không biểu diễn được quan hệ ba chiều (nhiều chiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều

 Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ

Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ

 Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy

nhất mỗi lần xuất của thực thể

Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể Ví dụ, “Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên

Nhân viên Có Lương

Ví dụ: thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”

Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ

Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ

 Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và

vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

 Quan hệ hai chiều 1@1

Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng

 Quan hệ hai chiều loại 1@N

Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực

thể có số mức quan hệ N Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N

là tuỳ chọn trong quan hệ

 Quan hệ hai chiều loại N@M

Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô

tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ

5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương

án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương

án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:

+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật + Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá

 Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ

thống thông tin

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm:

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT

- Thiết kế các thủ tục thủ công

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra

- Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống

- Cách thực hiện các thủ tục thủ công

Một số nguyên tắc:

- Làm sao cho người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống.Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng

- Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm

- Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hình

- Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phải nhớ

- Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu

5.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chính gồm:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

5.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

II hệ thống thông tin quản lý nhân lực

Đối với một hệ thống thông tin quản lý nhân lực thì nó bao gồm các nội dung sau:

1 Cập nhật dữ liệu

Trong phần này nó phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên, để làm cơ

sở cho quản lý sau này Các dữ liệu cần cập nhật là:

- Hồ sơ nhân viên

- Xử lý phòng ban

- Xử lý quá trình công tác

-

3 Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra

đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ

4 Các loại báo cáo

Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho người sử dụng Dựa vào báo cáo người sử dụng mới có thể thống kê tính toán được các công việc cần thiết

- Danh sách nhân sự

- Bảng lương nhân viên

- Danh sách phòng ban

Chương III

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Phân tích là phương pháp nghiên cứu nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ cho công việc hàng ngày Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng một ứng dụng trên máy tính Hiệu quả đem lại của hệ thống chương trình ứng dụng phụ thuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu

I Phân tích và thu thập dữ liệu

1 Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty

1.1 Phân tích tình hình thực tế tại công ty

đó, nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa

- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như: chuyển đổi phòng ban, bổ xung thêm dữ liệu thì phải cập nhật kịp thời

- Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho hồ sơ lưu

- Mỗi tháng nhân viên lĩnh lương lại phải kiểm tra ngày công, bậc lương, hệ số lương, mức lương để xác định được lương nhân viên

- In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu

- Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh và chuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trường phần mềm kế toán Nhưng trong khâu nhân

sự thì vẫn áp dụng phương pháp thủ công thông thường rất phức tạp và mất nhiều thời gian

và công sức cho việc cập nhật, sao chép sửa chữa, xoá, tìm kiếm, do đó không đảm bảo được yêu cầu về thời gian và độ chính xác của báo cáo Để khắc phục nhược điểm đó yêu cầu có hệ thống phù hợp quy mô của công ty

1.2 Yêu cầu của hệ thống

Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty Hệ thống đó phải được ứng dụng thực tế và tin học hóa một cách khả thi, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong thời kì mới, phải thuận tiện an toàn và đạt hiệu quả cao

Để thực hiện các mục tiêu trên thì hệ thống mới cần làm các việc sau:

+ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác

+ Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp đẽ, rõ ràng

+ Tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

+ Chương trình sử dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu

về máy tính cũng có thể sử dụng được

2 Các thông tin đầu vào

2.1 Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầu

Bao gồm những thông tin cơ bản về CBCNV

2.2 Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu

- Bảng thông tin cơ bản nhân viên

- Bảng thông tin lương của nhân viên

- Bảng thông tin chức vụ của nhân viên

- Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên

- Bảng thông tin phòng ban của nhân viên

- Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên

- Bảng thông tin hệ thống

3 Các thông tin đầu ra

Bao gồm các báo cáo

- Danh sách nhân sự

- Bảng lương nhân viên

- Danh sách phòng ban

II Thiết kế lô gíc hệ thống

1 Sơ đồ IFD và DFD của hệ thống

* Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc

Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lương

Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra

Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

Nhân viên Phòng nhân Sự Phòng kế toán Giám đốc

Kho hồ

sơ cá nhân

Kho hồ

sơ nhân viên

Cập nhật tìm kiếm

Xử

lý

dữ

Thông tin

lương

* Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự

Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác Điều quan trọng là phải xác định được đầy đủ các thông tin vào ra

viên

Giám

đốc

Quản lý nhân sự

Yêu cầu

Thông tin

Lưu trữ

hồ sơ nhân sự nhân sự

Yêu cầu được đáp ứng