Bài giảng Microsft Excel ppsx

 Nhập các thứ trong một tuần hoặc các tháng trong một năm: nhập thứ/ tháng đầu tiên vào một ô sau đó bấm chuột rồi kéo chuột.. Sao chép Chọn miền cần sao chép  Ấn Ctrl+C bấm nút Copy

BÀI GIẢNG MICROSOFT EXCEL

Khởi động Excel

hình (Desktop)

 C2: Nháy chuột vào

Start/Programs/Microsoft Excel (Office 2000) hoặc Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel (Office 2003)

 C3: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.

Cửa sổ làm việc của Excel

Bảng tính

Ghi file vào ổ đĩa

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh

công cụ

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

 C3: Vào menu File/Save

 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện

tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước ( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ).

 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

 Nháy vào menu File/Save As hoặc ấn phím F12

 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp

Ghi file vào ổ đĩa với một tên khác

Thoát khỏi Excel

bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.

 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box:

 Yes: ghi tệp trước khi thoát,

 No: thoát không ghi tệp,

 Cancel: huỷ lệnh thoát

Tạo bảng tính

 Bấm chuột phải vào tên một Sheet bất kỳ

 Chọn Insert , sau đó chọn Worksheet rồi ấn OK

Ô và miền

 Hàng (row): Excel 2003 có 65536 hàng trong một

Sheet Tiêu đề hàng nằm ở đầu của mỗi hàng và

được đánh số từ 1 đến 65536

 Cột (column): trong một bảng tính của Excel 2003 có

256 cột Tiêu đề của cột được đánh số theo A, B,

C, , IU, IV

 Vùng giao nhau giữa 1 cột và 1 hàng gọi là 1 ô (cell).

 Miền (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau

(hình chữ nhật chứa từ hai ô trở lên)

Dịch chuyển con trỏ ô

của ô

 Dùng chuột bấm vào ô cần di chuyển

 Gõ phím F5

hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+G

 Sử dụng các phím di chuyển sau:

Gõ địa chỉ ô vào ô Reference rồi ấn OK

Các phím di chuyển con trỏ ô

 ← , ↑ , → , ↓ di chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

 Page Up di con trỏ lên 1 trang màn hình.

 Page Down di chuyển xuống 1 trang màn hình.

 Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

 Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.

 Ctrl + ← tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.

 Ctrl + ↓ tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.

 Ctrl + ↑ tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.

 Ctrl + ↑ + ← tới ô trái trên cùng (ô A1).

 Ctrl + ↑ + → tới ô phải trên cùng (ô IV1).

 Ctrl + ↓ + ← tới ô trái dưới cùng (ô A65536).

Ctrl + ↓ + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).

Chọn miền, dòng, cột, bảng

ô thấp phải rồi nhả chuột.

hàng và tên cột.

 Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.

Địa chỉ ô và địa chỉ miền

công thức để lấy số liệu

 Địa chỉ tương đối

 Bao gồm tên cột viết liền tên hàng: A10, D8 …

 Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức

 Địa chỉ tuyệt đối

 Thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó: $A10, $C$3, D$16 …

Địa chỉ ô và địa chỉ miền…

Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải

Trong đó địa chỉ ô có thể là địa chỉ tương đối hoặc địa chỉ tuyệt đối

 B2:D5

 $A$1:$D$7

 A3:A6;B2:D5

Nhập dữ liệu

dữ liệu bằng bàn phím, nhập xong gõ Enter.

 Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số, vd: 1/2; 1/4

 Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn

số, vd: 1 2/5

Nhập dữ liệu…

 Nhập dữ liệu tiếng Việt cần có bộ gõ tiếng Việt

(Vietkey, Unikey …) và bảng mã hỗ trợ tiếng Việt

Nhập dữ liệu…

 Nhập ngày tháng

 Nhập theo định dạng: mm/dd/yyyy hoặc mm-dd-yyyy

(tháng trước sau đó đến ngày và đến năm)

 Ví dụ:

12/25/2008 (ngày 25 tháng 12 năm 2008) 3/5/2009 (ngày 5 tháng 3 năm 2009)

 Nhập giờ

 Nhập theo định dạng: hh:mm:ss (giờ:phút:giây)

 Ví dụ:

Nhập dữ liệu…

 Có thể nhập dữ liệu cho các ô trong Excel bằng cách gõ

công thức vào các ô cần nhập dữ liệu rồi gõ Enter

 Công thức:

 Bắt đầu bởi dấu =, +

 Sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.

 Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)

 Nhập các thứ trong một tuần hoặc các tháng trong một

năm: nhập thứ/ tháng đầu tiên vào một ô sau đó bấm chuột rồi kéo chuột

 Nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một/nhiều miền: Chọn một/ nhiều miền, nhập dữ liệu vào một ô hiện thời, giữ Ctrl

và ấn enter

Các thao tác soạn thảo

Sao chép

 Chọn miền cần sao chép

 Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy hoặc vào menu Edit/Copy)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste hoặc vào menu Edit/Paste)

 Chọn ô/miền cần sao chép

 Di chuột tới góc phải dưới của ô/miền cần chép đến khi nào xuất hiện dấu + bấm chuột và kéo hết miền chép tới, sau đó nhả chuột ra

 Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay

Di chuyển (Move-Paste)

 Chọn miền

 Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut , menu Edit/Cut)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste , menu Edit/Paste)

Sửa dữ liệu trong ô

 Chọn ô chứa dữ liệu cần thay thế, gõ dữ liệu mới sau đó

ấn enter

 Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa

 Kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2 để xuất hiện dấu nháy, hoặc kích chuột trên thanh công thức

 Sửa nội dung

 Nhấn Enter

 Bấm vào tên hàng/cột để chọn hàng/cột cần xóa

 Chọn menu EditDelete hoặc đưa chuột vào phần bôi đen, bấm chuột phải rồi chọn Delete

 Sau khi xoá, các cột ở bên phải hoặc các hàng ở phía dưới sẽ dịch vào cột/hàng đã bị xoá

 Columns: Chèn các cột vào bên trái cột hiện thời

 Rows: Chèn các hàng lên phía trên hàng hiện thời

 Cells : Chèn ô, khi đó các ô của miền chọn dịch ra xa theo các tuỳ chọn

 Shift cells right: Dịch các ô sang phải

 Shift cells down: Dịch các ô xuống dưới

 Entire row: Dịch cả dòng

 Entire column: Dịch cả cột

 Tác dụng: Làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm

 Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedo… hoặc bấm nút trên thanh công cụ

Các thao tác định dạng

Thay đổi kích thước hàng/cột

 C1: Đưa chuột vào mép phải của ô tên cột hoặc mép dưới của

ô tên hàng, khi nào con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, bấm trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.

 C2: Đưa chuột vào mép phải của ô tên cột hoặc mép dưới của

ô tên hàng, khi nào con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, nháy kép chuột để được kích thước vừa khít

Thay đổi kích thước của hàng/cột …

 Thay đổi kích thước hàng

Định dạng ô

chọn Format Cells

 Tab Number: định cách hiển thị số

 Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu

 Tab Font: định font chữ

 Tab Border: định đường kẻ viền các ô

 …

Định dạng ô: Tab Number

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng dấu phẩy (,) để ngăn cách số hàng nghìn

Cách hiển thị số âm Giải thích

Định dạng ô: Tab Number

Kiểu tự tạo

Nhập định dạng ngày tháng

Khung xem trước

Định dạng ô: Tab Alignment

Căn dữ liệu theo

Hướng hiển thị văn bản

Định dạng ô: Tab Font

Định dạng ô: Tab Border

Không kẻ khung Khung bao ngoài Khung bên trong

Chọn đường kẻ

khung tương ứng

với từng vị trí

Chọn kiểu đường kẻ

Chọn màu đường kẻ

 Chỉ dùng ngoặc tròn, dù nhiều tầng ngoặc

 Có hàm không có tham số, nhưng vẫn phải có ngoặc

 VD: today(), pi()

 Các tham số ngăn cách nhau bởi dấu phẩy

 VD: sum(5,$A$1,B1:C2)

trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.

 Khi dùng cách này thao tác với các hàm lồng nhau như

ví dụ trên cần cẩn thận vì dễ nhầm lẫn

Hàm AND()

AND(logical1[, logical2 ])

Các đối số phải có giá trị logic là TRUE hoặc là FALSE

 Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số là đúng; trả về giá trị FALSE nếu có một hay nhiều đối số là sai

 Có thể dùng hàm AND() bất cứ chỗ nào, nhưng thường thì hàm AND() hay được dùng chung với hàm IF()

 Ví dụ

Hàm OR()

OR(logical1[, logical2 ])

Các đối số phải có giá trị logic là TRUE hoặc là FALSE

 Trả về giá trị TRUE nếu có một hay nhiều đối số là đúng; trả về giá trị FALSE nếu tất cả các đối số là sai

 Có thể dùng hàm OR() bất cứ chỗ nào, nhưng thường thì hàm OR() hay được dùng chung với hàm IF()

 Ví dụ

Hàm NOT()

NOT(logical)

logical : một biểu thức, một điều kiện kiểu logic

Hàm NOT() cho kết quả TRUE nếu biểu thức logic

là FALSE và ngược lại

Hàm LEFT()

 Dùng để trích xuất một hoặc nhiều ký tự bên trái của một chuỗi

 Cú pháp: LEFT(text [, num_chars])

 text : chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự

 num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên trái chuỗi text , mặc định

là 1.

 Ví dụ

=LEFT(“Dai hoc nong nghiep”,7)  “Dai hoc”

=LEFT(“Dai hoc nong nghiep”)  “D”

 Lưu ý

 num_chars phải là số nguyên dương

Hàm RIGHT()

 Dùng để trích xuất một hoặc nhiều ký tự bên phải của một chuỗi

 Cú pháp: RIGHT(text [, num_chars])

 text : chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự

 num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải chuỗi text , mặc định

là 1.

 Ví dụ

=RIGHT(“Dai hoc nong nghiep”,5)  “ghiep”

=RIGHT(“Dai hoc nong nghiep”)  “p”

 Lưu ý

 num_chars phải là số nguyên dương

 Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là

Hàm MID()

 Dùng để trích xuất một chuỗi con từ một chuỗi

 Cú pháp: MID(text, start_num, num_chars])

 text : chuỗi văn bản cần trích xuất

 start_num : vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái

 num_chars : số ký tự của chuỗi con cần trích ra

 Ví dụ

=MID(“Dai hoc nong nghiep”,5,3)  hoc

 Lưu ý

 num_chars, start_num phải là số nguyên dương

 Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là

Hàm SUM()

 Cho tổng của các tham số

 Cú pháp:

SUM(number1 [, number2 ])

 number1, number2… là các số cần tính tổng các đối số có thể là

các hằng số, địa chỉ ô, địa chỉ miền

Hàm AVERAGE()

 Cho giá trị trung bình cộng

 Cú pháp

AVERAGE(number1, number2, )

 number1, number2 , :Các số dùng để tính trung bình Các đối số

này có thể là các hằng số, địa chỉ ô, địa chỉ miền.

 Nếu đối số là địa chỉ miền thì chỉ những ô chứa giá trị trong miền

đó mới được tính; những ô rỗng, ô chứa giá trị logic, ô chứa text sẽ được bỏ qua

 Nếu không có đối số nào chứa số, MAX() sẽ trả về kết quả là 0

 Nếu đối số là địa chỉ miền thì chỉ những ô chứa giá trị trong miền

đó mới được tính; những ô rỗng, ô chứa giá trị logic, ô chứa text sẽ được bỏ qua

Hàm RANK()

 Trả về thứ hạng của một giá trị trong một tập dữ liệu, là độ lớn của trị này so với các trị khác trong danh sách

 Cú pháp

RANK(number, ref, order)

 Number : Là số muốn tìm thứ hạng của nó

 Ref : Là danh sách các số Các giá trị không phải là số trong ref sẽ được bỏ qua

 Order : Là một trị logic (0 hay 1) cho biết cách thức sắp xếp các số hạng trong ref

• Nếu = 0 (hoặc không nhập) thì giá trị nhỏ nhất xếp cuối cùng và lớn nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ các học sinh trong lớp dựa vào điểm)

• Nếu =1 thì giá trị nhỏ nhất xếp đầu tiên và giá trị lớn nhất xếp cuối cùng (VD xếp thứ cho các vận động viên tham gia đua xe dựa vào

Hàm RANK() (tiếp)

 Ví dụ

 Lưu ý: Hàm RANK() sắp xếp các số giống nhau với cùng một thứ

hạng Tuy nhiên, sự có mặt của những số giống nhau sẽ làm ảnh

hưởng đến hạng của các số theo sau Ví dụ, trong danh sách các số

nguyên, nếu số 10 có hai lần và được xếp hạng 7, thì số 11 sẽ xếp hạng

9 (không có hạng 8)

Hàm IF()

 Trả về một giá trị nếu điều kiện có giá trị TRUE, và một giá trị khác nếu điều kiện có giá trị FALSE

 Cú pháp

IF(logical_test, value_is_true [, value_is_false])

 ogical_test: Là bất kỳ giá trị hay công thức nào có thể trả về TRUE hoặc FALSE Ví dụ, A1=100 là một biểu thức logic Nếu giá trị trong A1 bằng 100, biểu thức sẽ trả về giá trị TRUE, còn ngược lại thì biểu thức trả về giá trị FALSE

 value_is_true: Giá trị trả về nếu logical_test là TRUE.

 value_is_false: Giá trị trả về nếu logical_test là FALSE

 Hàm IF() có thể lồng vào nhau

Hàm IF() (tiếp)

Giỏi: Điểm TB >= 8 Khá: 6.5 <= Điểm TB < 8 TB: 5 <= Điểm TB < 6.5 Kém: Điểm TB < 5

Hàm IF() (tiếp)

 Ví dụ 2:

Hàm IF() (tiếp)

 Ví dụ 3:

Hàm IF() (tiếp)

 Ví dụ 4:

Một số hàm số (8)

 SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tổng): hàm tính

Tính tổng tiền lãi của những mặt hàng có tiền nhập lớn hơn 160

(= 14 + 21 + 28)

Hàm SUMIF()

 Tính tổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trước

 Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])

 Range: Dãy các ô định điều kiện

 Criteria: Điều kiện để tính tổng

 Sum_range: Là vùng thực sự để tính tổng Nếu bỏ qua, Excel sẽ coi như sum_range = range.

 Lưu ý

 Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện cho

một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu như điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trước dấu ? hay *)

 Khi điều kiện để tính tổng là những ký tự, SUMIF() không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

Hàm SUMIF (tiếp)

Hàm COUNT()

 Đếm số lượng các ô chứa số và số trong danh sách tham số

 value1, value2 , : Là các tham số, các tham số này có thể

là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.

 Ví dụ hình count4

Hàm COUNTIF (tiếp)

 Ví dụ: hình countif 1 Đếm số ô có chữ "Táo" trong dãy A2:A5

COUNTIF(A2:A5, "Táo") = 2

 Đếm số ô có chữ "Táo" vào số ô có chứa chữ "Lê" trong dãy A2:A5

COUNTIF(A2:A5, “Táo”) + COUNTIF(A2:A5, “Lê”) = 3

 Đếm số ô có giá trị > 55 trong dãy B2:B5

COUNTIF(B2:B5, "> 55") = 2

 Đếm số ô có giá trị khác 75 trong dãy B2:B5

COUNTIF(B2:B5, "<>" & B4) = 3

Ví dụ tổng hợp

 Dùng hàm if:

 Điền Kết quả là Đỗ (nếu điểm

>=5)hay Trượt (nếu ngược lại)

 Điền vào cột học bổng

180000 nếu điểm >= 8

120000 nếu 7<= điểm <8

0 nếu điểm < 7

 Điền Xếp loại XS, Giỏi, Khá, TB,

Yếu, Kém dựa vào điểm 

Đếm số người được học bổng

 Tính tổng Học bổng với điểm

>= 8

Giỏi: Điểm >= 8 Khá: 6.5 <= Điểm < 8 TB: 5 <= Điểm < 6.5

Ví dụ tổng hợp (tiếp)

 Số người được học bổng: =COUNTIF(C2:C7,">0")

 Tổng học bổng với điểm >=8: =SUMIF(A2:A7,">=8",C2:C7)

Hàm VLOOKUP

 VLOOKUP (gtrị,bảng_tra_cứu,STT_cột_lấy_dữ_liệu, [1/0]):

tra cứu gtrị khớp với các g/t trong cột đầu tiên của

bảng_tra_cứu và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng nằm trên cột có STT được chỉ ở tham số thứ 3

 Nếu tham số thứ 4 bằng 1 (hoặc ko nhập): tra cứu tương đối

 Các giá trị trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

 Nếu gtrị tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu thì:

• Hàm sẽ thay thế bằng giá trị nhỏ hơn giá trị tra cứu và gần giá trị tra cứu nhất.

• Nếu không tồn tại giá trị nào nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tra cứu thì sẽ

trả về thông báo lỗi #N/A (not available).

Hàm VLOOKUP()

 Cú pháp:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num [,

range_lookup])

Tra cứu lookup_value khớp với các giá trị trong cột đầu tiên của

table_array và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng nằm trên cột

có STT là col_index_num.

 lookup_value : Giá trị dùng để tìm kiếm trong cột đầu tiên của

table_array

 table_array : Bảng dùng để dò tìm

 col_index_num : Số thứ tự của các cột trong table_array Số thứ tự

này được tính từ trái sang phải (cột chứa lookup_value là cột thứ nhất)

 range_lookup : Là một giá trị kiểu Borlean, để chỉ kiểu tìm kiếm:

tương đối hay tuyệt đối

Hàm VLOOKUP() (tiếp)

 Nếu range_lookup = 1 (hoặc mặc định) là kiểu dò tìm

tương đối

 Các giá trị trong cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

 Nếu lookup_value không có trong cột đầu tiên của table_array thì:

 Hàm sẽ thay thế bằng giá trị nhỏ hơn giá trị lookup_value và gần giá trị lookup_value nhất.

 Nếu không tồn tại giá trị nào nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lookup_value

thì sẽ trả về thông báo lỗi #N/A (not available).

 Nếu range_lookup = 0 là kiểu dò tìm tuyệt đối