Kỹ năng Đàm phán

1. Ví dụ minh họa các hình thức đàm phán: • Đàm phán trực tiếp: Hai công ty A và B gặp gỡ tại văn phòng của A để thảo luận hợp đồng cung ứng sản phẩm. Đại diện hai bên sử dụng lập luận trực diện và các phương tiện như biểu đồ để thuyết phục đối phương. • Đàm phán qua trung gian: Công ty A muốn hợp tác với công ty C nhưng có mâu thuẫn trước đó. Một bên thứ ba, công ty B, đóng vai trò trung gian hòa giải và kết nối để đạt thỏa thuận. • Đàm phán qua trao đổi văn bản: Công ty D gửi email chi tiết về giá cả, thời hạn hợp đồng cho đối tác E. Hai bên trao đổi qua lại bằng văn bản để thống nhất điều khoản. • Đàm phán qua điện thoại: Đại diện công ty X gọi điện cho đối tác để thảo luận nhanh các điều khoản trước khi quyết định gặp trực tiếp. • Đàm phán trực tuyến (qua video call): Hai doanh nghiệp ở hai quốc gia khác nhau tổ chức cuộc họp qua Zoom để tiết kiệm chi phí đi lại, đồng thời xử lý các vấn đề một cách tương tác.

1 Ví dụ minh họa các hình thức đàm phán:

• Đàm phán trực tiếp: Hai công ty A và B gặp gỡ tại văn phòng của A

để thảo luận hợp đồng cung ứng sản phẩm Đại diện hai bên sử dụng lập luận trực diện và các phương tiện như biểu đồ để thuyết phục đối phương

• Đàm phán qua trung gian: Công ty A muốn hợp tác với công ty C nhưng có mâu thuẫn trước đó Một bên thứ ba, công ty B, đóng vai trò trung gian hòa giải và kết nối để đạt thỏa thuận

• Đàm phán qua trao đổi văn bản: Công ty D gửi email chi tiết về giá

cả, thời hạn hợp đồng cho đối tác E Hai bên trao đổi qua lại bằng văn bản để thống nhất điều khoản

• Đàm phán qua điện thoại: Đại diện công ty X gọi điện cho đối tác để thảo luận nhanh các điều khoản trước khi quyết định gặp trực tiếp

• Đàm phán trực tuyến (qua video call): Hai doanh nghiệp ở hai quốc gia khác nhau tổ chức cuộc họp qua Zoom để tiết kiệm chi phí đi lại, đồng thời

xử lý các vấn đề một cách tương tác

2 Hình thức đàm phán hiệu quả nhất:

Hiệu quả nhất phụ thuộc vào tình huống cụ thể Đàm phán trực tiếp thường được xem là hiệu quả nhất trong các tình huống phức tạp vì:

• Có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng thông qua giao tiếp trực diện

• Đọc được ngôn ngữ cơ thể và tín hiệu phi ngôn ngữ của đối phương

• Tăng sự tin cậy và khả năng thiết lập mối quan hệ bền vững

Tuy nhiên, hình thức quan trọng nhất là hình thức phù hợp với mục tiêu, tính chất giao dịch, và mối quan hệ giữa các bên Ví dụ, nếu cần tài liệu pháp lý rõ ràng, đàm phán qua trao đổi văn bản sẽ quan trọng hơn

3 Mô tả 5 hình thức đàm phán kinh doanh:

1 Đàm phán trực tiếp:

• Đặc điểm: Các bên gặp nhau trực diện để trao đổi và thảo luận.

• Ưu điểm: Hiệu quả, trực tiếp, dễ tạo lòng tin

• Hạn chế: Tốn kém thời gian, chi phí đi lại, dễ bị cảm xúc chi phối

2 Đàm phán qua trung gian:

• Đặc điểm: Một bên thứ ba độc lập hỗ trợ hai bên đàm phán

• Ưu điểm: Giải quyết mâu thuẫn, tạo sự trung lập

• Hạn chế: Phụ thuộc vào kỹ năng của trung gian, tốn thêm chi phí

3 Đàm phán qua trao đổi văn bản:

• Đặc điểm: Các bên giao tiếp bằng email, thư từ hoặc văn bản pháp lý

• Ưu điểm: Lưu trữ thông tin rõ ràng, minh bạch, tránh hiểu lầm

• Hạn chế: Thiếu tương tác cảm xúc, xử lý chậm

4 Đàm phán qua điện thoại:

• Đặc điểm: Các bên trao đổi nhanh qua các cuộc gọi

• Ưu điểm: Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

• Hạn chế: Không có tài liệu lưu trữ, thiếu ngôn ngữ phi lời

5 Đàm phán trực tuyến (video call):

• Đặc điểm: Sử dụng các nền tảng như Zoom, MS Teams để thảo luận từ xa

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, tương tác gần giống đàm phán trực tiếp

• Hạn chế: Phụ thuộc vào công nghệ, không hoàn toàn trực diện Tóm lại, mỗi hình thức có ưu và nhược điểm riêng, lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào tính chất và mục tiêu của đàm phán

Phân tích mô hình tương qua lực lượng giữa các đôi tác tham gia đàm phán

Phân tích mô hình tương quan lực lượng giữa các đối tác tham gia đàm phán Trong đàm phán, tương quan lực lượng giữa các bên tham gia được hiểu là sự khác biệt về quyền lực, vị thế, và khả năng ảnh hưởng đến kết quả đàm phán

Mô hình này giúp đánh giá lợi thế hoặc bất lợi của mỗi bên, từ đó xác định chiến lược phù hợp

1 Các yếu tố ảnh hưởng đến tương quan lực lượng:

1 Vị thế thị trường:

• Bên có sản phẩm hoặc dịch vụ độc quyền thường có lợi thế lớn hơn

• Ví dụ: Một nhà cung cấp duy nhất sẽ kiểm soát được giá cả và điều khoản

2 Mức độ phụ thuộc:

• Bên nào phụ thuộc nhiều hơn vào giao dịch sẽ ở thế yếu hơn

• Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ cần hợp đồng với một khách hàng lớn

để duy trì hoạt động

3 Thông tin:

• Bên nào nắm giữ thông tin chi tiết, đầy đủ và chính xác thường kiểm soát tình hình

• Ví dụ: Người bán biết rõ thị trường và nhu cầu khách hàng sẽ đàm phán hiệu quả hơn

4 Tài nguyên và năng lực:

• Bên có nguồn lực tài chính, nhân sự, và thời gian dồi dào thường có lợi thế

• Ví dụ: Một công ty đa quốc gia sẽ không chịu áp lực như một công

ty nhỏ thiếu vốn

5 Mức độ cam kết:

• Bên có chiến lược rõ ràng và sự cam kết mạnh mẽ sẽ tác động đến kết quả

• Ví dụ: Bên sẵn sàng rút khỏi đàm phán nếu không đạt được điều kiện sẽ gây áp lực cho đối phương

2 Các mô hình tương quan lực lượng:

a Mô hình cân bằng lực lượng (Win-Win)

• Đặc điểm: Các bên có sức mạnh tương đối ngang nhau, cùng cần nhau để đạt được mục tiêu

• Kết quả: Đàm phán dựa trên sự hợp tác, tạo ra giá trị chung và lợi ích đôi bên

• Ví dụ: Hai công ty hợp tác phát triển sản phẩm mới, mỗi bên đóng góp một phần chuyên môn

b Mô hình bất cân bằng lực lượng (Win-Lose)

• Đặc điểm: Một bên có quyền lực vượt trội hơn bên kia

• Kết quả: Bên mạnh áp đặt điều kiện, bên yếu chấp nhận vì không có lựa chọn

• Ví dụ: Một nhà bán lẻ lớn như Walmart ép giá nhà cung cấp nhỏ để giảm chi phí

c Mô hình đối kháng (Lose-Lose)

• Đặc điểm: Cả hai bên không nhượng bộ và không đạt được thỏa thuận

• Kết quả: Không bên nào đạt được mục tiêu, gây thiệt hại chung

• Ví dụ: Hai công ty cạnh tranh trực tiếp, không bên nào chịu giảm giá dẫn đến mất khách hàng vào tay đối thủ thứ ba

d Mô hình phụ thuộc lẫn nhau (Collaborative)

• Đặc điểm: Mỗi bên có thế mạnh riêng, phụ thuộc lẫn nhau để đạt lợi ích chung

• Kết quả: Hai bên hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ rủi ro và lợi ích dài hạn

• Ví dụ: Công ty sản xuất hợp tác với nhà phân phối để đưa sản phẩm

ra thị trường

e Mô hình mặc cả (Bargaining)

• Đặc điểm: Mỗi bên cố gắng thương lượng để đạt được lợi ích tối đa

• Kết quả: Thỏa thuận đạt được nhưng không tối ưu, đôi khi một bên

bị thiệt

• Ví dụ: Đàm phán giá giữa khách hàng và nhà cung cấp để giảm chi phí nhưng không cải thiện chất lượng

3 Chiến lược dựa trên tương quan lực lượng:

• Khi ở thế mạnh:

• Đề xuất điều kiện có lợi nhưng vẫn đảm bảo hợp tác dài hạn

• Duy trì sự tôn trọng đối tác để tránh phá vỡ mối quan hệ

• Khi ở thế yếu:

• Tăng giá trị thông qua các yếu tố khác như uy tín, chất lượng dịch vụ

• Tìm kiếm liên minh hoặc đối tác trung gian để cân bằng lực lượng

• Khi lực lượng cân bằng:

• Tập trung vào lợi ích chung và giá trị lâu dài

• Sử dụng kỹ năng đàm phán mềm dẻo để đạt thỏa thuận đôi bên cùng có lợi

Tóm lại, phân tích tương quan lực lượng giúp các bên lựa chọn chiến lược phù hợp, tối ưu hóa kết quả đàm phán, và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững

Chọn 1 loại quyền lực có năng lực ảnh hưởng đến cuộc đàm phán

Loại quyền lực có khả năng ảnh hưởng lớn đến cuộc đàm phán: “Quyền lực từ thông tin”

1 Định nghĩa:

Quyền lực từ thông tin là khả năng kiểm soát, nắm giữ, hoặc sử dụng thông tin

có giá trị để tạo ra lợi thế trong đàm phán Bên nào sở hữu thông tin đầy đủ, chính xác và độc quyền sẽ có khả năng kiểm soát hướng đi và kết quả đàm phán

2 Tác động của quyền lực từ thông tin đến đàm phán:

• Tăng lợi thế chiến lược:

• Bên nắm rõ thông tin về nhu cầu, giới hạn, và mong muốn của đối phương sẽ dễ dàng định hướng thỏa thuận theo mục tiêu của mình

• Ví dụ: Một nhà cung cấp biết rõ ngân sách và thời hạn cấp bách của khách hàng có thể điều chỉnh giá cả hoặc điều khoản giao hàng để đạt lợi thế

• Tạo áp lực lên đối phương:

• Sử dụng thông tin để tiết lộ các rủi ro hoặc cơ hội mà đối phương chưa nhận ra, buộc họ phải nhượng bộ

• Ví dụ: Một công ty biết đối thủ đang gặp khó khăn tài chính có thể đề nghị các điều khoản thanh toán linh hoạt hơn nhưng với giá cao hơn

• Xây dựng lòng tin:

• Việc cung cấp thông tin minh bạch có thể giúp thúc đẩy mối quan hệ hợp tác và tăng khả năng đạt được thỏa thuận win-win

• Kiểm soát kết quả:

• Thông tin có thể được sử dụng để phân tích và dự đoán phản ứng của đối phương, từ đó kiểm soát quá trình đàm phán

3 Cách phát huy quyền lực từ thông tin trong đàm phán:

1 Chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Nghiên cứu thông tin về đối tác, thị trường, và các yếu tố liên quan trước cuộc đàm phán

• Thu thập thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu, và mục tiêu của đối phương

2 Kiểm soát việc cung cấp thông tin:

• Chỉ cung cấp thông tin ở mức cần thiết để không làm lộ điểm yếu của mình

• Sử dụng thông tin để gây ấn tượng về sự hiểu biết và chuyên nghiệp

3 Phân tích thông tin đối phương:

• Lắng nghe để thu thập thông tin trong quá trình đàm phán

• Đặt câu hỏi chiến lược để khai thác thêm dữ liệu quan trọng

4 Đặt mình vào vị trí của đối phương:

• Hiểu cách đối phương sẽ sử dụng thông tin họ có để kiểm soát rủi

ro hoặc tối ưu hóa lợi ích

4 Ví dụ thực tế:

Trong một cuộc đàm phán giá cả giữa nhà cung cấp linh kiện và một nhà sản xuất ô tô:

• Nhà cung cấp: Sử dụng thông tin về nhu cầu gấp rút của nhà sản xuất để đề xuất giá cao hơn và yêu cầu thanh toán nhanh

• Nhà sản xuất: Dựa vào dữ liệu nghiên cứu thị trường để biết rằng nhà cung cấp không có khách hàng thay thế, từ đó đàm phán để giảm giá

Kết luận:

Quyền lực từ thông tin là loại quyền lực có ảnh hưởng lớn vì nó không chỉ giúp kiểm soát cuộc đàm phán mà còn tạo ra lợi thế lâu dài Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, thông tin cần được quản lý và sử dụng một cách chiến lược, minh bạch, và phù hợp với mục tiêu của cuộc đàm phán

Chọn 1 trong 2 sự khác biệt văn hoá giữa các quốc gia Ví dụ

Sự khác biệt văn hóa giữa các quốc gia: “Phong cách giao tiếp – Trực tiếp và Gián tiếp”

1 Đặc điểm chính của sự khác biệt:

• Giao tiếp trực tiếp (Direct Communication):

• Chủ yếu ở các quốc gia phương Tây như Mỹ, Đức, hoặc Úc

• Người nói thể hiện rõ ràng, thẳng thắn, tập trung vào thông điệp trực tiếp và cụ thể

• Không ngại tranh luận hoặc nêu ý kiến trái chiều

• Giao tiếp gián tiếp (Indirect Communication):

• Phổ biến tại các quốc gia châu Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, hoặc Việt Nam

• Người nói thường tránh làm mất lòng đối phương, diễn đạt ý tứ bằng ngụ ý hoặc thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ

• Coi trọng sự hài hòa và mối quan hệ hơn là sự thẳng thắn

2 Ví dụ thực tế:

Tình huống: Đàm phán kinh doanh giữa đối tác Mỹ và Nhật Bản

• Người Mỹ: Trực tiếp hỏi về giá cả và thời gian giao hàng, đưa ra đề nghị giảm giá rõ ràng để đẩy nhanh quyết định Họ coi trọng việc giải quyết vấn

đề nhanh chóng

• Người Nhật: Không trả lời từ chối ngay mà diễn đạt qua các cụm từ như “Chúng tôi sẽ xem xét” hoặc “Điều này có vẻ hơi khó”, ám chỉ sự không đồng ý Họ muốn tránh xung đột và duy trì sự hài hòa trong mối quan hệ

Kết quả: Người Mỹ có thể hiểu nhầm sự do dự của người Nhật là dấu hiệu họ chưa quyết định, trong khi thực tế, đó đã là cách từ chối khéo léo

3 Ý nghĩa trong kinh doanh:

• Nếu không hiểu sự khác biệt này, các bên có thể dễ dàng gặp xung đột hoặc hiểu lầm, dẫn đến thất bại trong đàm phán

• Người giao tiếp trực tiếp cần học cách nhạy cảm hơn với các tín hiệu phi ngôn ngữ và hàm ý

• Người giao tiếp gián tiếp cần học cách trình bày rõ ràng hơn khi làm việc với đối tác có phong cách trực tiếp

Kết luận:

Sự khác biệt về phong cách giao tiếp giữa trực tiếp và gián tiếp phản ánh rõ nét văn hóa quốc gia và ảnh hưởng sâu sắc đến quan hệ kinh doanh, đặc biệt trong môi trường quốc tế Hiểu và thích nghi với phong cách của đối phương là chìa khóa để thành công

So sánh 2 nền vh giàu ngữ cảnh và nghèo ngữ cảnh Cho ví dụ minh họạ

So sánh nền văn hóa “giàu ngữ cảnh” (High-Context Culture) và “nghèo ngữ cảnh” (Low-Context Culture)

1 Định nghĩa:

• Văn hóa giàu ngữ cảnh:

• Đặc trưng bởi sự giao tiếp gián tiếp, dựa nhiều vào các tín hiệu phi ngôn ngữ, ngữ cảnh và mối quan hệ

• Phổ biến ở các quốc gia châu Á (Nhật Bản, Hàn Quốc, Việt Nam), Trung Đông và Mỹ Latinh

• Văn hóa nghèo ngữ cảnh:

• Đặc trưng bởi giao tiếp trực tiếp, rõ ràng, tập trung vào lời nói và văn bản hơn là ngữ cảnh

• Phổ biến ở các quốc gia phương Tây như Mỹ, Đức, Bắc Âu

2 So sánh chi tiết:

3 Ví dụ minh họa:

Ví dụ 1: Đàm phán kinh doanh

• Văn hóa giàu ngữ cảnh (Nhật Bản):

Trước khi bàn về điều khoản hợp đồng, doanh nghiệp Nhật Bản thường dành thời gian để xây dựng mối quan hệ, thể hiện sự tôn trọng Họ có thể không nói

“không” trực tiếp, mà dùng các cụm từ như “Chúng tôi cần thêm thời gian để cân nhắc”

• Văn hóa nghèo ngữ cảnh (Mỹ):

Doanh nghiệp Mỹ sẽ nhanh chóng đi thẳng vào vấn đề, đề xuất rõ ràng về giá cả

và thời hạn Họ mong đợi câu trả lời cụ thể, như “đồng ý” hoặc “không đồng ý”

Ví dụ 2: Giao tiếp trong công việc

• Văn hóa giàu ngữ cảnh (Việt Nam):

Một nhân viên không hài lòng với công việc sẽ thể hiện qua thái độ hoặc hành động gián tiếp, như tránh gặp mặt sếp Họ ít khi thẳng thắn phàn nàn

• Văn hóa nghèo ngữ cảnh (Đức):

Nhân viên sẽ trực tiếp nói chuyện với quản lý và trình bày rõ ràng về lý do họ không hài lòng, thậm chí đưa ra đề xuất thay đổi

4 Ý nghĩa trong giao tiếp quốc tế:

• Thách thức:

• Người từ văn hóa nghèo ngữ cảnh có thể thấy người từ văn hóa giàu ngữ cảnh không rõ ràng, thiếu quyết đoán

• Ngược lại, người từ văn hóa giàu ngữ cảnh có thể thấy đối phương thô lỗ, thiếu tinh tế

• Giải pháp:

• Với văn hóa giàu ngữ cảnh: Tìm hiểu và nhạy cảm với tín hiệu phi ngôn ngữ

• Với văn hóa nghèo ngữ cảnh: Đề nghị giao tiếp rõ ràng hơn và đặt câu hỏi để tránh hiểu lầm

Kết luận:

Sự khác biệt giữa văn hóa giàu ngữ cảnh và nghèo ngữ cảnh không chỉ ảnh hưởng đến giao tiếp mà còn tác động sâu sắc đến mối quan hệ, cách làm việc

và kết quả đàm phán Hiểu và thích nghi với văn hóa đối tác là yếu tố quan trọng

để thành công trong môi trường quốc tế

CHọn 5 tiêu chí phong cách đàm phán để so sánh phương đông và phương tây

So sánh phong cách đàm phán giữa phương Đông và phương Tây dựa trên 5 tiêu chí

1 Phong cách giao tiếp

• Phương Đông:

• Giao tiếp gián tiếp, dựa nhiều vào ngữ cảnh, hàm ý và tín hiệu phi ngôn ngữ

• Tránh đối đầu trực tiếp, ưu tiên giữ hòa khí và mối quan hệ

• Ví dụ: Người Nhật thường nói vòng vo hoặc dùng cụm từ như

“Chúng tôi sẽ cân nhắc thêm” thay vì từ chối thẳng

• Phương Tây:

• Giao tiếp trực tiếp, rõ ràng, tập trung vào nội dung cụ thể

• Sẵn sàng nêu ý kiến trái chiều và tranh luận để đạt được thỏa thuận

• Ví dụ: Người Mỹ thường nói thẳng “Tôi không đồng ý với đề xuất này”

2 Mục tiêu đàm phán

• Phương Đông:

• Nhấn mạnh mối quan hệ lâu dài hơn là kết quả tức thời

• Ưu tiên sự hài hòa và hợp tác

• Ví dụ: Một doanh nghiệp Hàn Quốc có thể chấp nhận điều khoản kém lợi thế để duy trì mối quan hệ đối tác

• Phương Tây:

• Tập trung vào kết quả cụ thể, như lợi nhuận, thời gian, hoặc hiệu quả hợp đồng

• Hợp tác thường dựa trên cơ sở hợp đồng hơn là mối quan hệ cá nhân

• Ví dụ: Một doanh nghiệp Đức sẽ tập trung đàm phán chi tiết về giá

cả và thời hạn giao hàng

3 Tốc độ đàm phán

• Phương Đông:

• Chậm rãi, dành thời gian để xây dựng lòng tin và hiểu đối tác.

• Coi trọng quy trình và sự đồng thuận từ nhiều bên

• Ví dụ: Trong các cuộc đàm phán tại Trung Quốc, nhiều cuộc họp đầu tiên chỉ để tìm hiểu đối phương

• Phương Tây:

• Nhanh chóng, ưu tiên hiệu quả và đạt được thỏa thuận sớm

• Sẵn sàng đưa ra quyết định ngay nếu đạt được mục tiêu mong muốn

• Ví dụ: Người Mỹ thường kỳ vọng kết quả rõ ràng sau vài buổi đàm phán

4 Cách xử lý mâu thuẫn

• Phương Đông:

• Tránh đối đầu, sử dụng biện pháp hòa giải hoặc thỏa hiệp

• Thường chọn cách giải quyết vấn đề sao cho “đẹp lòng” cả hai bên

• Ví dụ: Người Việt Nam thường tránh chỉ trích trực tiếp trong các cuộc họp đàm phán

• Phương Tây:

• Đối diện mâu thuẫn một cách trực tiếp, sử dụng lập luận logic và lý

lẽ để giải quyết

• Sẵn sàng bảo vệ quan điểm cá nhân hoặc tổ chức

• Ví dụ: Người Đức sẽ phân tích các dữ liệu thực tế để bác bỏ quan điểm không hợp lý

5 Vai trò của cá nhân và tập thể

• Phương Đông: