Đàm phán

PHÂN LOẠI THEO HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN Đàm phán trực tiếp là hình thức đàm phán mà các bên tham gia gặp mặt trực tiếp tại cùng một địa điểm để trao đổi, thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng. Trong quá trình này, các bên có thể giao tiếp trực tiếp qua lời nói, ngôn ngữ cơ thể và các biểu hiện khác, giúp tạo ra một môi trường giao tiếp mở, linh hoạt và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau. Xây dựng mối quan hệ: Gặp mặt trực tiếp giúp các bên xây dựng lòng tin, hiểu rõ hơn về nhau và tạo nền tảng cho những hợp tác lâu dài. Truyền đạt thông tin hiệu quả: Ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và nhanh chóng hơn so với các hình thức giao tiếp trực tuyến. Linh hoạt: Các bên có thể linh hoạt điều chỉnh các điều khoản và giải quyết các vấn đề phát sinh ngay lập tức. Tạo sự tin tưởng: Gặp mặt trực tiếp tạo cảm giác tin tưởng và minh bạch hơn. VD Đàm phán hợp đồng: Đại diện của hai công ty gặp gỡ trực tiếp để thảo luận và ký kết hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ...

PHÂN LOẠI THEO HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

Đàm phán trực tiếp là hình thức đàm phán mà các bên tham gia gặp mặt trực tiếp tại cùng

một địa điểm để trao đổi, thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng Trong quá trình này, các bên có thể giao tiếp trực tiếp qua lời nói, ngôn ngữ cơ thể và các biểu hiện khác, giúp tạo ra một môi trường giao tiếp mở, linh hoạt và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau

Xây dựng mối quan hệ: Gặp mặt trực tiếp giúp các bên xây dựng lòng tin, hiểu rõ hơn về

nhau và tạo nền tảng cho những hợp tác lâu dài

Truyền đạt thông tin hiệu quả: Ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt giúp truyền tải

thông tin một cách rõ ràng và nhanh chóng hơn so với các hình thức giao tiếp trực tuyến

Linh hoạt: Các bên có thể linh hoạt điều chỉnh các điều khoản và giải quyết các vấn đề

phát sinh ngay lập tức

Tạo sự tin tưởng: Gặp mặt trực tiếp tạo cảm giác tin tưởng và minh bạch hơn

VD Đàm phán hợp đồng: Đại diện của hai công ty gặp gỡ trực tiếp để thảo luận và ký kết hợp

đồng cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ

Đàm phán qua trung gian là một hình thức đàm phán trong đó một bên thứ ba trung lập,

thường được gọi là người trung gian, tham gia vào quá trình đàm phán để hỗ trợ các bên liên quan đạt được thỏa thuận Người trung gian đóng vai trò như một cầu nối, giúp các bên hiểu rõ hơn về quan điểm của nhau, tìm ra điểm chung và giải quyết các vấn đề

• Khi các bên không thể tự giải quyết mâu thuẫn: Khi các bên liên quan đã cố gắng

đàm phán trực tiếp nhưng không đạt được kết quả, sự tham gia của một người trung gian có thể giúp phá vỡ bế tắc

• Khi cần một bên thứ ba khách quan: Người trung gian cung cấp một góc nhìn khách

quan, giúp các bên tránh được những cảm xúc tiêu cực và tập trung vào việc tìm ra giải pháp

• Khi cần bảo vệ thông tin: Trong một số trường hợp, các bên có thể muốn giữ bí mật

thông tin nhạy cảm Người trung gian có thể giúp bảo vệ thông tin này

Ưu điểm của đàm phán qua trung gian:

• Tăng khả năng đạt được thỏa thuận: Người trung gian giúp các bên tìm ra giải pháp

đôi bên cùng có lợi

• Giảm thiểu xung đột: Người trung gian giúp làm giảm căng thẳng và tạo ra một bầu

không khí tích cực hơn

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đàm phán qua trung gian thường nhanh hơn và ít tốn

kém hơn so với việc giải quyết tranh chấp qua tòa án

Vai trò của người trung gian:

• Làm cầu nối: Người trung gian truyền đạt thông tin giữa các bên, giúp họ hiểu rõ hơn

về quan điểm và lợi ích của nhau

• Tìm kiếm điểm chung: Người trung gian tìm kiếm các điểm chung giữa các bên và đề

xuất các giải pháp khả thi

• Điều tiết cuộc đàm phán: Người trung gian giúp duy trì một bầu không khí tích cực

và đảm bảo rằng cuộc đàm phán diễn ra một cách hiệu quả

Ví dụ trong kinh doanh:

Đàm phán hợp đồng: Khi hai công ty đang trong quá trình đàm phán hợp đồng nhưng gặp

khó khăn trong việc thống nhất các điều khoản, một luật sư hoặc chuyên gia tư vấn có thể được mời làm người trung gian để giúp các bên đạt được thỏa thuận

Giải quyết tranh chấp lao động: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa công ty và nhân

viên, bên t3 hòa giải là công đoàn của cty có thể được mời để giúp các bên tìm ra giải pháp và tránh kiện tụng

Đàm phán qua trao đổi văn bản là hình thức đàm phán mà các bên tham gia giao tiếp với

nhau chủ yếu thông qua các văn bản viết như email, thư, hoặc các tài liệu chính thức khác Thay vì gặp mặt trực tiếp, các bên sẽ trao đổi thông tin, đưa ra đề xuất và phản hồi qua lại bằng văn bản

Ưu điểm của đàm phán qua trao đổi văn bản:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần phải di chuyển, sắp xếp lịch hẹn, giúp tiết

kiệm thời gian và chi phí

• Tạo hồ sơ rõ ràng: Tất cả các thông tin, đề xuất và thỏa thuận đều được ghi nhận bằng

văn bản, tạo ra một hồ sơ rõ ràng và dễ tham khảo

• Có thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng: Các bên có thể dành thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng

trước khi đưa ra phản hồi, giảm thiểu rủi ro đưa ra quyết định vội vàng

• Thuận tiện cho nhiều bên tham gia: Dễ dàng mời nhiều người tham gia vào quá trình

đàm phán, bất kể khoảng cách địa lý

VD Tình huống: Công ty A muốn mua một lô hàng nguyên liệu từ công ty B

Quá trình đàm phán:

• Công ty A gửi email cho công ty B để yêu cầu báo giá và các điều khoản hợp đồng

• Công ty B gửi email trả lời với bảng báo giá chi tiết và bản nháp hợp đồng

• Hai bên trao đổi qua email để điều chỉnh các điều khoản như giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán

• Cuối cùng, hai bên thống nhất và ký kết hợp đồng qua email hoặc qua bưu điện

Đàm phán qua điện thoại là hình thức đàm phán mà các bên tham gia giao tiếp với nhau

thông qua điện thoại Đây là một phương pháp phổ biến trong kinh doanh, đặc biệt khi các bên ở xa nhau hoặc muốn tiết kiệm thời gian

Ví dụ cụ thể:

1 Đàm phán với nhà cung cấp:

• Tình huống: Một công ty sản xuất muốn tìm một nhà cung cấp nguyên liệu mới

• Quá trình đàm phán:

o Công ty gọi điện cho các nhà cung cấp tiềm năng để yêu cầu báo giá

o Hai bên trao đổi về chất lượng sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán

o Đàm phán về giá cả để đạt được mức giá phù hợp cho cả hai bên

Đàm phán trực tuyến là hình thức đàm phán mà các bên tham gia giao tiếp và đàm phán

với nhau qua các nền tảng trực tuyến như: phần mềm hội nghị trực tuyến, ứng dụng nhắn tin, email, hoặc các diễn đàn trực tuyến Thay vì gặp mặt trực tiếp, các bên sẽ sử dụng công nghệ để trao đổi thông tin, đưa ra đề xuất và đạt được thỏa thuận

Ưu điểm của đàm phán trực tuyến:

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần di chuyển, giúp tiết kiệm thời gian và chi

phí đi lại

Linh hoạt: Có thể tham gia đàm phán từ bất kỳ đâu có kết nối internet

Tăng hiệu quả: Có thể chia sẻ tài liệu, dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

Mở rộng phạm vi: Có thể kết nối với các đối tác ở bất kỳ đâu trên thế giới

VD Công ty A (Việt Nam) muốn hợp tác với Công ty B (Hoa Kỳ) để phân phối sản phẩm của Công ty B tại thị trường Việt Nam.Do khoảng cách về vị trí địa lí khá xa nên Cả hai công ty quyết định sử dụng nền tảng Zoom để tiến hành đàm phán các điều khoản,giá cả,thay đổi phát sinh và ký kết hợp đồng

Bước 4: Cuối cùng, đối tác có thể cảm thấy họ đang nhận được một thỏa thuận tốt hơn so với

mức giá ban đầu và chấp nhận mức giá 130.000 USD, dù ngân sách của họ là 100.000 USD

.VD đề nghị cao

Bước 1: Bạn bắt đầu với mức giá cao, ví dụ là 150.000 USD cho bộ máy công nghiệp này

Bạn có thể giải thích rằng bộ máy của bạn có tính năng vượt trội, tiết kiệm năng lượng và có tuổi thọ lâu dài, và rằng giá cả này là hợp lý so với giá trị của nó

Bước 2: Đối tác sẽ phản hồi rằng mức giá này quá cao so với ngân sách của họ và yêu cầu

giảm giá hoặc đàm phán lại Bạn có thể đồng ý với mức giá cao hơn so với ngân sách của họ nhưng vẫn thấp hơn đề nghị ban đầu

Bước 3: Bạn có thể giảm giá xuống mức 130.000 USD, nói rằng đây là mức giá đặc biệt hoặc

ưu đãi, thể hiện sự linh hoạt trong đàm phán Bạn cũng có thể đưa ra các điều kiện bổ sung như dịch vụ bảo trì miễn phí trong một năm hoặc hỗ trợ kỹ thuật để làm tăng giá trị cho đối tác

Ví dụ về chiến thuật đưa ra đề nghị thấp

Giả sử Công ty A muốn mua một lô hàng nguyên liệu từ Công ty B Công ty A biết rằng giá thị trường trung bình cho loại nguyên liệu này là 100$/tấn Tuy nhiên, để áp dụng chiến thuật đưa ra đề nghị cao, Công ty A có thể làm như sau:

• Đưa ra đề nghị ban đầu: Công ty A đưa ra đề nghị mua với giá 80$/tấn Mặc dù

đây là một mức giá thấp hơn giá thị trường, nhưng nó vẫn cao hơn so với mức giá

mà Công ty A thực sự sẵn sàng trả

• Lý giải đề nghị: Công ty A đưa ra những lý do để giải thích tại sao họ lại đưa ra

mức giá này, chẳng hạn như:

• Số lượng hàng hóa lớn mà họ muốn mua

• Chất lượng sản phẩm cần đáp ứng các tiêu chuẩn cao

• Mối quan hệ hợp tác lâu dài mà họ mong muốn xây dựng

Chiến thuật đề nghị cả gói

Ví dụ: Đàm phán mua sắm nguyên liệu

• Thay vì: Đàm phán riêng về giá cả, số lượng, và điều kiện thanh toán cho

từng loại nguyên liệu

• Đề nghị gói: Đưa ra một gói mua hàng lớn bao gồm nhiều loại nguyên liệu

khác nhau, với mức chiết khấu hấp dẫn và điều kiện thanh toán linh hoạt

Ví dụ:

Giả sử bạn là một nhà cung cấp phần mềm và đang đàm phán với một công ty về việc bán phần mềm quản lý tài chính Thay vì chỉ đơn giản đưa ra mức giá của phần mềm, bạn có thể

sử dụng chiến thuật "đề nghị cả gói" bằng cách cung cấp một gói dịch vụ bao gồm:

• Phần mềm với giá ưu đãi

• Hỗ trợ kỹ thuật miễn phí trong 6 tháng

• Đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm

• Cập nhật phần mềm miễn phí trong 1 năm

Mặc dù giá của gói này có thể cao hơn giá ban đầu mà đối tác mong đợi, nhưng bạn sẽ đưa ra lý do rằng việc mua gói dịch vụ đầy đủ này giúp họ tiết kiệm chi phí về lâu dài, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc Khi đó, đối tác sẽ cảm thấy giá trị tổng thể của gói dịch vụ cao hơn, thay vì chỉ xem xét riêng lẻ các thành phần

Chiến thuật này không chỉ giúp tăng giá trị giao dịch mà còn tạo sự hài lòng cho cả hai bên, vì mỗi phần của gói đều đáp ứng nhu cầu và mong muốn của đối tác

Ví dụ khác về chiến thuật chia nhỏ đề nghị:

Giả sử bạn là một nhà sản xuất thiết bị công nghiệp và đang đàm phán với một công ty lớn về việc cung cấp máy móc cho dây chuyền sản xuất của họ Bạn có một gói đề nghị bao gồm việc cung cấp cả máy móc, bảo trì, đào tạo nhân viên và hỗ trợ kỹ thuật

Thay vì đưa ra một hợp đồng tổng thể cho tất cả các dịch vụ, bạn có thể chia nhỏ đề nghị như sau:

• Bước 1: Đề nghị cung cấp máy móc với mức giá ưu đãi, bởi công ty này đang cần máy

móc mới để cải thiện sản xuất Bạn chỉ tập trung vào việc cung cấp thiết bị và thỏa thuận giá

cả hợp lý mà không đề cập đến các yếu tố khác ngay lúc đầu

• Bước 2: Sau khi công ty đồng ý mua máy móc và thấy hiệu quả từ việc sử dụng chúng, bạn

tiếp tục đề nghị dịch vụ bảo trì, đảm bảo rằng họ sẽ không gặp vấn đề lớn trong quá trình vận hành máy móc Điều này giúp công ty yên tâm hơn khi biết rằng thiết bị sẽ được bảo trì và sửa chữa khi cần

• Bước 3: Sau khi các yếu tố trên đã được chấp nhận, bạn tiếp tục đề nghị cung cấp dịch vụ

đào tạo cho nhân viên công ty, giúp họ làm quen với các tính năng của máy móc và vận hành chúng hiệu quả hơn

• Bước 4: Cuối cùng, bạn đề xuất một hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật dài hạn để giải quyết các

vấn đề kỹ thuật trong tương lai, đảm bảo rằng công ty sẽ luôn nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi cần

Bằng cách chia nhỏ các đề nghị, bạn giúp đối tác dễ dàng đồng ý với từng phần của hợp đồng

mà không cảm thấy bị "quá tải" hoặc e ngại trước một thỏa thuận quá lớn Mỗi phần trong đề nghị đều mang lại giá trị cụ thể, và khi các phần nhỏ được chấp nhận, cơ hội để bạn thuyết phục đối tác về các phần còn lại sẽ cao hơn