thực hành quản trị dự án phần mềm

Mục tiêu  Kiểm soát tiến trình thực hiện dự án,  Kiểm soát chất lượng sản phẩm của dự án,  Kiểm soát bất kỳ sự thay đổi nào xãy ra đối với các sản phẩm đã ký kết trước đó,  Quản lý c

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

THỰC HÀNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM

Sinh viên : Hoàng Tiến Sơn

Trần Nhật Phong

Võ Quang Hòa Huỳnh Tấn Lợi

Nhóm : 09A

Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Văn Nguyên

Đà Nẵng 2011

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6

1.1 M ỤC TIÊU 6

1.2 T ỔNG QUAN 6

1.2.1 BƯỚC 01: GIAI ĐOẠN KICK OFF 6

1.2.2 BƯỚC 02: HỌP BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 7

1.2.3 BƯỚC 03: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (Quality Control) 7

1.2.4 BƯỚC 04: KIỂM SOÁT VIỆC TIẾN HÀNH DỰ ÁN 7

1.2.5 BƯỚC 05: KIỂM SOÁT THAY ĐỔI 8

1.2.6 BƯỚC 06: QUẢN LÝ CÁC KHÓ KHĂN 9

1.2.7 BƯỚC 07: TÌNH HUỐNG NGOẠI LỆ 10

1.2.8 BƯỚC 08: ĐÁNH GIÁ CUỐI GIAI ĐOẠN 11

CHƯƠNG 2 TÀI LIỆU LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 14

Chương 3 Tài liệu quản trị dự án 18

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1 Bối cảnh và lý do thực hiện đề tài

Trong khuôn khổ Thực hành bộ môn Quản trị dự án phần mềm, nghiên cứu về phương pháp quản lý dự án phần mềm Nhằm giúp sinh viên làm quen và tìm hiểu sâu quản trị dự án, mỗi nhóm sinh viên cần thực hiện một đề tài thể hiện sự nghiên cứu và quá trình học tập của mình Vì vậy trong khuôn khổ bài thực hành, nhóm

chúng em thực hiện đề tài: “Web sites du lịch Quảng Bình” nhằm hiểu sâu hơn về

Quản trị dự án.

2 Phương pháp triển khai đề tài

Các bước triển khai đề tài theo đúng kế hoạch:

1 Tìm kiếm tài liệu

2 Đọc và chọn lọc tài liệu

3 Viết đề cương nghiên cứu, tổng quan tài liệu

4 Triển khai nghiên cứu

5 Triển khai xây dựng demo

6 Viết báo cáo kết quả

Chương 1 Cơ sở lý thuyết

 Quản trị dự án Công nghệ phần mềm

1.1 Mục tiêu

 Kiểm soát tiến trình thực hiện dự án,

 Kiểm soát chất lượng sản phẩm của dự án,

 Kiểm soát bất kỳ sự thay đổi nào xãy ra đối với các sản phẩm đã ký kết trước đó,

 Quản lý cấu hình của các sản phẩm thành phần của từng giai đoạn và

cả dự án,

 Giải quyết bất kỳ vấn đề được phát hiện ra trong suốt một giai đoạn,

 Cung cấp các báo cáo kiên định về sự quản lý như đã được định nghĩa trong kế hoạch của từng giai đoạn,

 Kiểm tra sự tận tâm của nhóm dự án và sự mong đợi của khách hàng

1.2 Tổng quan

 Bước bắt đầu giai đoạn

 Các bước được thực hiện trên nền tảng đang xãy ra trong suốt một giai đoạn

 Các bước được thực hiện vào cuối giai đoạn

 Bước chỉ thực hiện trong tình huống ngoại lệ

 Giám sát và kiểm tra tiến trình dự án, qua việc sử dụng trạm kiểm soát thường xuyên gồm nhóm dự án và kiểm định chính thức Ban dự án (Project Board-P.B)

 Kiểm tra chất lượng sản phẩm

 Kiểm tra cách thức thay đổi …

 Kiểm tra và giai quyết các vấn đề phát sinh trong suốt tiến trình thực hiện dự án

1.2.1 BƯỚC 01: GIAI ĐOẠN KICK OFF

 Đạt được sự thỏa thuận và sự tận tụy của nhóm dự án với kế hoạch từng giai đoạn

 Thành lập tổ chức quản lý/quản trị dự án

 Initiates the on-going day by day execution of stage activities

 Bắt đầu giai đoạn kiểm tra các phương pháp

1.2.2 BƯỚC 02: HỌP BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Mục tiêu:

 Bảo đảm các thành viên trong Ban dự án hiểu và chấp nhận vai trò và trách nhiệm của họ

 Bảo đảm Ban dự án cung cấp hướng dẫn thực hiện dự án

 Bảo đảm Ban dự án được thông báo về tình trạng và các vấn đề của dự

án kịp thời

 Cho phép Ban dự án cung cấp hướng dẫn cho giám đốc dự án

 Cho phép giám đốc dự án được tiếp nhận các quyết định khả thi

 Bảo đảm quyền sở hữu dự án bởi Ban dự án

1.2.3 BƯỚC 03: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (Quality Control)

 Mục tiêu

 Bao gồm các nhân viên kỹ thuật và kinh doanh

 Đảm bảo sản phẩm đạt được tiêu chuẩn kỹ thuật

 Đảm bảo sản phẩm đạt được luật kinh doanh

 Đảm bảo sự rõ ràng của sản phẩm

 Đảm bảo không có sự nhập nhằng trong sản phẩm

 Công bố phiên bản của sản phẩm (a baseline version of the product)

 Cải tiến liên tục phương pháp kiểm tra chất lượng

1.2.4 BƯỚC 04: KIỂM SOÁT VIỆC TIẾN HÀNH DỰ ÁN

 Mục tiêu:

- Giám sát và kiểm soát việc tiến hành dự án

- Thu thập thông tin thực tế về công việc và chi phí thực hiện

- Thu thập những con số ước lượng mới nhất cho việc hoàn thành dự án

- So sánh việc thực hiện trong thực tế với kế hoạch

- Quyết định nguyên nhân của các sai lệch

- Lập lại kế hoạch

- Xác định những tình huống có thể chịu đựng được

- Bao gồm tất cả các phần việc của tổ chức dự án sao cho dự án có thể thực hiện đúng như dự kiến

Khái quát:

Công việc được tiến hành chính xác y như trong kế hoạch là điều không bình thường Dự án cũng vậy Bản chất của dự án là lúc nào cũng sẽ

có thêm những thông tin mới làm ảnh hưởng đến sự tiến triển của dự án Điều quan trọng là phải giám sát xem sự việc thực hiện theo sát kế hoạch đến mức nào và có những phản ứng thích hợp nếu như dự án có thay đổi lớn so với kế hoạch

Như đã định nghĩa ở phần Khởi đầu của dự án, quy trình kiểm soát thực hiện dự án hình thành nền tảng của việc kiểm soát thực hiện trong suốt các giai đoạn của dự án Quy trình này bao trùm từ việc theo dõi tiến

độ hàng ngày của nhóm cho đến việc báo cáo cho Ban quản lý dự án Các điểm kiểm soát được thực hiện hàng tuần trong suốt thời gian thực hiện dự án và có đủ phương tiện hỗ trợ Phải nắm bắt được thông tin

về thực hiện dự án và điều chỉnh kế hoạch trước khi có cuộc họp về tình hình dự án Điều này cho phép buổi họp tập trung vào quyết định phải làm

gì tiếp theo

Quy trình kiểm soát cũng bao gồm việc xác định mức độ nào có thể chấp nhận được trong việc thực hiện dự án

Khi tình hình thực tế vượt quá mức độ chấp nhận được thì Giám đốc giai đoạn nên thực hiện các nhiệm vụ trong phần tình huống ngoại lệ để nắm lại quyền kiểm soát dự án

1.2.5 BƯỚC 05: KIỂM SOÁT THAY ĐỔI

 Mục tiêu:

- Kiểm soát các công việc phụ trội đối với kế hoạch hoạt động trong giai đoạn, để có thể:

- Đánh giá các đề nghị thay đổi

- Đưa ra những giải pháp thay thế

- Đánh giá ảnh hưởng của các giải pháp thay thế

- Nắm được tất cả các đề nghị thay đổi và biện pháp giải quyết

- Cho phép thay đổi đối với những sản phẩm đã hoàn thành, sao cho:

- Các Giám đốc giai đoạn và Ban quản lý dự án có thể thực hiện những thay đổi có kiểm soát đối với phạm vi dự án, kế hoạch làm việc và chi phi

Khái quát

Khi đang tiến hành dự án, những người có liên quan sẽ hiểu rõ hơn sản phẩm cuối cùng sẽ như thế nào và họ cần phải làm gì để làm ra được sản phẩm do Sự hiểu biết rõ hơn này thể hiện ở những thay đổi đối với

những hoạt động của giai đoạn và thay đổi đối với các sản phẩm Điều này

sẽ phá vỡ:

- Kế hoạch làm việc của dự án và của giai đoạn

- Chi phi dự án và giai đoạn

- Phạm vi dự án

Nhưng thay đổi này không phải lúc nào cũng có thể tránh được, nhưng ảnh hưởng của chúng phải được tiên liệu trước và kiểm soát

Những yếu tố thay đổi có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau nhưng đều phải được Ban quản lý dự án bảo trợ mới được xử lý Người yêu cầu thay đổi sẽ báo cáo về đề nghị đó

Những biện pháp thay thế và ảnh hưởng của chúng đối với dự án sẽ được xác định và đề xuất

Đề xuất này sẽ được trình lên Ban quản lý dự án để quyết định xem nên chấp nhận nó hay nên đưa ra đề xuất thay thế khác

1.2.6 BƯỚC 06: QUẢN LÝ CÁC KHÓ KHĂN

 Mục tiêu:

- Giải quyết các khó khăn ảnh hưởng tới sự thành công của dự án,

- Xác định các khó khăn ảnh hưởng tới dự án

- Ước định mức độ ảnh hưởng của khó khăn đó đối với dự án

- Xác định cấp quản lý nào sẽ đưa ra quyết định liên quan tới những khó khăn đó

- Theo dõi sự tiến triển của khó khăn, sao cho

- Dự án có thể được thực hiện theo kế hoạch

Khái quát

Trong quá trình thực hiệndự án sẽ luôn có những khó khăn xảy đến.Một số khó khăn có thể chịu đựng được, nhưng một số khác lại khá quan trọng

Khó khăn có thể do sự tổ chức dự án và do môi trường có ảnh hưởng tới dự án

Bất kỳ khó khăn nào xảy đến cũng cần phải được đánh giá và giải quyết càng hiệu quả càng tốt

Khó khăn có thể kéo dài, thậm chí sau khi người ta tưởng nó đã được giải quyết Vì thế cần phải theo dõi nó cho đến khi nó đã được giải quyết hoàn toàn

1.2.7 BƯỚC 07: TÌNH HUỐNG NGOẠI LỆ

 Mục tiêu

- Có hành động thích hợp khi một dự án không đi đúng hướng, để có thể

- Giảm thiểu ảnh hưởng tới dự án

- Được tất cả các bên của Tổ chức dự án đồng ý, sao cho dự án vẫn có thể dược hoàn thành tốt đẹp

Khái quát

Bản báo cáo ban đầu của dự án ghi rõ các mức chấp nhận được của:

- Chi phí

- Kế hoạch làm việc

- Chất lượng

Trong thời gian thực hiện dự án, có thể:

- Một giới hạn nào đó do Ban quản lý dự án đề ra bị vượt qua

- Một sự đình trệ quan trọng về kỹ thuật xảy ra và được ghi nhận

- Một sự lệ thuộc quan trọng vào một dự án khác không thực hiện được nữa

Ảnh hưởng của những việc này là kế hoạch của giai đoạn hiện tại sẽ không thực hiện được và vì thế chúng ta phải làm lại kế hoạch cho giai đoạn theo tình huống mới Điều này được thực hiện bằnng cách chuẩn bị một Bản báo cáo tình huống ngoại lệ

Bản báo cáo tình huống ngoại lệ đáp ứng những mục đích cần thiết của bất kỳ kế hoạch nào Nó phải bao gồm tất cả những thông tin thường

có trong bản kế hoạch của giai đoạn, vì sau khi được chấp thuận nó sẽ thay thế cho Bản kế hoạch hiện tại hơn nữa nó cũng cho thấy ảnh hưởng của những tình huống ngoại lệ Vì lý do đó, Bản báo cáo tình huống ngoại lệ cũng bao gồm thông tin về tình huông ngoại lệ đã xảy ra, những phương

án đã được xem xét và đề nghị biện pháp giải quyết

Bên cạnh thông tin có trong Bản kế hoạch của giai đoạn, Bản báo cáo tìnhhuống ngoại lệ còn có những điểm sau:

- Giải thích tại sao tình huống đó lại là ngoại lệ và hòan cảnh nào dẫn đến tình huống đó

- Ước đoán về kế hoạch làm việc, chi phí, ảnh hưởng về chức năng,chất lượng, và kỹ thuật nếu không có biện phap giải quyết

- Đưa ra biện pháp khắc phục (thay đổi phạm vi, tổ chức, ngân sách, thời lượng, v.v…)

- Những hệ quả của biện pháp khắc phục này đối với cả hai Kế hoạch giai đoạn và Kế hoạch dự án

- Lời đề nghị

Bản báo cáo tình huống ngoại lệ do Giám đốc giai đoạn viết avà nộp cho Ban quản lý dự án tại buổi Họp đánh giá giữa giai đoạn Khi cân nhắc các biện pháp khăc phục, cần phải lưu ý đến cả hai: Bản mục tiêu của dự

án và Bản yếu tố kiểm soát gốc Nếu được chấp thuận, Bản báo cáo này sẽ trở thành bản kế hoạch hiệu quả cho phần còn lại của giai đoạn

1.2.8 BƯỚC 08: ĐÁNH GIÁ CUỐI GIAI ĐOẠN

 Mục tiêu

- Dẫn chứng bằng tài liệu cho thấy kết quả của giai đoạn hiện tại và chuẩn bị cho giai đoạn kế tiếp, trình lên ban quản lý, để:

- Tóm tắt công việc đã được thực hiện trong giai đoạn này

- Xác định nhữngnhiệm vụ cần thiết cho giai đoạn tới

- Chuẩn bị kế hoạch làm vịêc cho giai đoạn tới

- Cung cấp thông tin toàn bộ thông tin để có thể đưa ra quyết định

- Được sự đồng ý về tât cả các khoản trong phạm vi dự án

- Được chấp thuận về phương pháp chung và kế hoạch hoạt động của

dự án

- Được chấp thuận về mặt kinh doanh (Business Case) của dự án

- Được chấp thuận về mặt Tổ chức dự án

- Được giao phó tìm nguồn cung cấp các thứ cho dự án

- Được chấp thuận về phương pháp và kế hoạch làm việc cho giai đoạn kế

- Được chấp thuận về nhữngthay đỏi dối với quy trình kiểm soát đã được đề ra cho dự án

- Cung cấp hồ sơ về kế hoạch giai đoạn và kế hoạch dự án để quản lý

và kiểm soát dự án nếu nó được phép tiến hành

- Xác nhận rằng giai đoạn này đã chấm dứt, để có thể đưa ra quyết định về việc có nên theo đuổi và cho phép tiếp tục dự án không Khái quát

Bản đánh giá cuối giai đoạn nên được làm cuối mố giai đoạn của dự

án Giám đốc giai đoạn và Đội dự án báo cáo tình hình phát triển đưa đề xuất lên Ban quản lý dự án để xin chấp thuận họặc tiếp tục tiếp tục tiến hành giai đoạn kế họặc xác nhận là dự án đã hoàn thành một cách tốt đẹp

Bản đanh giá này điểm lại những tiến triển chung của dự án và kế hoạch tiép tục dự án

Khi làm Bản dự án ban đầu, phải làm kế hoạch chi tiết cho giai đoạn

kế tiếp của dự án Tương tự vậy, trong mỗi giai đoạn đều cần phài có kế hoạch chi tiết cho giai đoạn sau, trừ giai đoạn cuối cùng

Bản kế hoạch dự án tổng quát cung cấp một cái nhìn chung về những hoạt động trong mỗi giai đoạn Những hoạt đông này cần phải được xác định rõ hơn cho giai đọan kế, chi tiết tới mức tất cả các nhiệm vụ cần thiết đều phải được xác định Việc này cần phải được làm cùng một cách như khi làm Bản kế hoạch dự án tổng quát Đó là sử dụng một quy trình đã được chứng minh la tốt, họặc nếu không có sẵn thì vạch ra một quy trình mới

Một khi đã làm được điều này rồi, cần phải tính đến các nguồn cần thiết cho giai đoạn kế Nguồn bao gồm nhân sự, cả tòan lẫn bán thời gian,

và các loai nguồn khác như văn phòng, thiết bị, v.v… Sau đó, làm biểu đồ thời gian và ước tính chi phí cho giai đoạn

Công việc thực hiện trong giai đoạn được đối chiếu với một tài liệu nhất quán có ghi rõ công việc đã được hòan thành đến thời điểm hiện tại, các kế hoạch của dự án, và kế hoạch cho giai đoạn kế

Bản kế hoạch dứ án đã điều chỉnh bao gồm những thông tin mới cập nhât về:

- Phạm vi dự án

- Kế haọch dự án tổng quát

- Ngân sách tổng quát cho dự án

- Tổ chức dự án

- Tình huống kinh doanh của dự án

- Các chuẩn mực và quy trình kiểm soát được sử dụng trong dự án

Kế hoạch cho giai đoạn kế bao gồm:

- Kế hoạch giai đoạn

- Các chuẩn mực đánh giá chất cho sản phẩm của giai đaọn kế

- Các giới han kiểm soát của giai đoạn kế

- Ngân sach cho giai đoạn kế

Việc làm những kế hoạch này là một quá trình lặp đi lăp lại và có thể bắt đầu ngay trong giai đoạn hiện tại

Cũng nên làm một Bản báo cáo cuối giai đoạn tóm tắt công việc đã được thực hiện trong giai đoạn đó và những dề xuất lên Ban quản lý dự án

Khi đã chấp thuận các kế hoạch cho giai đoạn kế, Ban quản lý dự án

sẽ cugn cấp tài chính và các nguồn khác, hiểu và chấp nhận các giả định, các điều kiện tiên quyết và rủi ro Họ phải bảo đảm rằng các quy trình phát triển, quy trình kiểm soát thay đổi và chất lượng được điều hành một cách hiệu quả

Sự chấp thuận này cũng đanh dấu sự chính thức ủy nhiệm cho Giám đốc giai đoạn kết quả sản phẩm của gaii đoạn, trong giới hạn thời gian và ngân sách cho phép, và trong các mức độ giới hạn được chấp nhận

Chương 2 Tài liệu lập kế hoạch dự án

1 Tên dự án:

XÂY DỰNG WEBSITE DU LỊCH QUẢNG BÌNH

(Mã số: DL001)

2 Thời gian thực hiện: từ tháng 13/09/2011 đến tháng 20/12/2011

3 Chủ đầu tư:

Tên cơ quan: Công ty du lịch Quảng Bình Tourism

Địa chỉ: 123 Phan Chu Trinh, Đồng Hới, Quảng Bình

Điện thoại: (0523) 586 579 – 987 234 Email:

hoangson@gmail.com

4 Đơn vị thực hiện:

Tên cơ quan: Công ty Phát triển Phần mềm The Soar

Địa chỉ: 15A Quang Trung, Hải Châu, Đà Nẵng

Điện thoại: (0511) 3810425 – 3818040 Email:

hs.the.soar @yahoo.com

5 Mục tiêu của dự án:

- Xây dựng website quảng bá du lịch cho tỉnh Quảng Bình

- Website sử dụng bảng mã UTF-8 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu mysql

- Website cho phép giới thiệu các điểm du lịch trong tỉnh Quảng Bình

- Website cho phép giới thiệu các nhà hàng, khách sạn và các đặc sản ẩm thực tại các điểm du lịch

- Website cho phép quản lý các tour du lịch

- Website cho phép khách hàng đăng ký các tour du lịch trực tuyến

- Website cho phép phân quyền sử dụng cho nhiều người bao gồm: admin và nhân viên phòng thông tin Đồng thời cho phép tất cả mọi người có thể truy cập dưới dạng guest để xem thông tin

- Cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tin về nhà hàng khách sạn và các tour du lịch

6 Tính khả thi:

- Việc quản lý công việc trên máy tính đã được các công ty thực hiện rộng rãi.

- Chủ đầu tư có văn phòng làm việc nối mạng Internet và hệ thống máy tính cao