Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên

- Thông qua nhu cầu đó nhóm chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản Lý Ký Túc Xá Trường ĐH Mỏ Địa Chất” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CNTT- MMT

Đề tài :”Thiết Kế Hệ Thống Quản lý

Ký Túc Xá Đại học Mỏ - Địa chất Hà Nội”

GVHD : Nông Thị Oanh Nhóm thực hiện: “24”

Nguyễn Quốc Thắng(NT) MSV: 1421050187

Lê Thị Ly

Đỗ Thị Hương MSV: 1421050091

Hà Nội, 2017

L ỜI NÓI ĐẦU

- Hiện nay mọi người rất trú trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức Thành phố Hà Nội nói riêng và trường Đại học Mỏ - Địa Chất là nơi tập trung của khá nhiều sinh viên ở các tỉnh khác về học tập Vì là sinh viên ở các tính khác nhau tập trung nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết Sinh viên thường xin vào ở trong ký túc xá an ninh tốt tiền phòng không quá đắt, gần trường và có mô hình học tập tốt nên quá trìnhquản lý ký túc xá dần trở nên phức tạp và khó khăn

- Thông qua nhu cầu đó nhóm chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản Lý Ký Túc

Xá Trường ĐH Mỏ Địa Chất” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên.Dưới sự hướng dẫncủa cô Nông Thị Oanh

-Phần mềm được khảo sát tại ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất

- Trong quá trình tìm hiểu và làm bài có nhiều sai xót mong thầy góp ý để báo cáo của chúng em được hoàn thiện hơn

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

Chương 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐẠI CHẤT 4

I.1 : Khảo sát hiện trạng 4

a.Mục đích khảo sát hiện trạng 4

b.Mô tả ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất 4

c.Quy trình tổ chức và quản lý 5

d Xác định mục tiêu của hệ thống mới 7

I.2 Phân tích dữ liệu: * Các giấy tờ liên quan: 7

I.3 Xác lập dự án: 8

I.4 Phân tích hiện trạng hệ thống: 9

CHƯƠNG II Phân tích yêu cầu: 10

II.1 Phát hiện thực thể: 11

II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu : 13

1.Sơ đồ quản lý ký túc xá: 13

2 Biểu đồ phân cấp chức năng : 14

3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 15

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh : 17

Chương 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐẠI CHẤT

I.1 : Khảo sát hiện trạng.

a.Mục đích khảo sát hiện trạng.

- Chúng ta xây dựng hệ thống mở nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầy của người dung Việc khảo sát nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn , môi trường hoạt động của hệ thong

- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cung cách hoạt đọng của hệ thống

- Chỉ ra những chô hợp lý của hệ thong cần được kế thừa và những chỗ bất hợp lý của hệ thống , cần được khắc phục

b.Mô tả ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất

- Ký túc xá của trường Đại học Mỏ - Địa Chất được chia làm 3 khu :

• Khu A:

- Ký túc xá khu A gồm có 2 tòa D1 và D2, mỗi tòa 5 tầng với số lượng 120 phòng

có thể bố trí chỗ ở cho khoảng 1000 sinh viên nội trú Bên cạnh Ký túc xá là hệ thống căngteen, nhà ăn tiêu chuẩn, sân thể thao phục vụ sinh viên nội trú.Bên trongKTX là các hạng mục tiện ích như: phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ thống wifi đượcđầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên

- Bên trong KTX là các hạng mục tiện ích như: Phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ thống wifi được đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên Các phòngnội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gian riêng với

tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân Giá điện và nước sinh hoạt được tính theo quy định của Nhà nước

- Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gian riêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân Giá điện và nước sinh hoạtđược tính theo quy định của Nhà nước

• Khu B:

- Ký túc xá khu B (D3) gồm 09 tầng với tổng số 64 phòng, được trang bị thang máy hiện đại Ký túc xá nằm trong khuôn viên khu giảng đường, nên rất thuận tiện cho việc đi lại của sinh viên.

• Khu ký túc xá Lào:

- Gồm:1 nhà, 7 tầng, mỗi tầng 3 phòng

- Giành cho sinh viên nước ngoài ở (phần nhiều là người Lào), trường ta là một trong những trường được tiếp nhận du học sinh ở nước ngoài vào học tập, lượng sinh viên này cũng không nhỏ Hơn nữa nhà trường và nhà nước tạo điều kiện cho những sinh viên nước ngoài này ở cùng một khu cho việc giao tiếp và sinh hoạt lễ tết văn hóa của họ

=> Theo khảo sát của nhóm chúng em hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Mỏ Địa Chất còn nhiều bất cập như:

- Thiếu : Phương tiện quản lý

- Kém :Chu trình quá lâu ,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…

- Tốn:Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm

- Xử lí thông tin còn thủ công , tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt

c.Quy trình tổ chức và quản lý.

- Bộ phận quản lý ký túc xá thuộc Trung tâm hỗ trợ sinh viên với người đứng đầu là: TS Đỗ Thanh Sơn- Giám đốc và Phó giám đốc là: ThS Phạm Quang Ba

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

- Đầu mỗi năm học phòng CTSV sẽ lên ké hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của các khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường.Căn cứ trên chỉtiêu đầu vào năm học đó mà tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào

ký túc xá.Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiệp nhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá của nhà trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối trượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu kí túc xá

- Các tân sinh viên sẽ được đăng ký ở KTX trực tiếp bằng phiếu khi đi nhập học với ban quản lý:

- Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX

- Sau khi đã nhần đầy đủ thông tin các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc xá cảu sinh viên , phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận

hay không tiếp nhận sinh viên ở trương ký túc xá.

- Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu lý do cụ thể

-Trong thời gian tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào

ký túc xá ,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết

- Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một kỳ học Sau mỗi kỳ học trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tụcđăng kí nếu muốn tiếp tục ở lại ký túc xá

- Việc đăng ký tiếp tục ở lại ký túc xá phải được thực hiện theo đúng quy định do phòng CTSV đề ra.Sinh viên đang ở muốn chuyển phòng thì:

• Làm đơn đề nghị với ban quản lý

• Nhân viên xem xét yêu cầu, nếu thấy lý do hợp lý thì cho sinh viên đó chuyển

và chỉnh sửa lại trong hợp đồng

- Khi sinh viên đang ở ký túc khi muốn chuyển ra ngoài thì:

• Cần báo cáo trước với ban quản lý ký túc

• Nhân viên thêm chỗ trống vào danh sách phòng ở, tiện cho sinh viên khác đăng

ký vào và làm lại danh sách phòng, kết thúc hợp đồng sinh viên đó

- Quản lý ra vào của sinh viên trong ký túc xá: sinh viên ở trong ký túc xá phải cóthẻ ký túc, còn đối với sinh viên ở ngoài ra vào phải xuất tình thẻ sinh viên hoặcchứng minh thư nhân dân

- Quản lý điện, nước: cuối tháng ban quản lý sẽ cử người đi đến các phòng để chốt

hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo cho việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của lý túc xá.

d Xác định mục tiêu của hệ thống mới.

- Mang lại lợi ích nghiệp vụ : tang khả năng xử ly đáp ứng nhu cầu , tin cậy chínhxác an toàn bí mật

- Mang lại lợi ích kinh tế :giản biên chế, chi phí hoạt động, tang thu nhập…

- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng

- Khắc phục hệ thống cũ hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài

I.2 Phân tích dữ liệu:

* Các giấy tờ liên quan:

- Hợp đồng ký túc xá :

- Đơn xin ở nội trú KTX:

I.3 Xác lập dự án:

1 Mục tiêu dự án:

- Quản lý KTX là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và ăn ở củasinh viên ở trong KTX Trường Đại học Mỏ- Địa Chất cũng như để năng cao vềcông nghệ thông tin của nhân viên trong ban quản lý KTX

- Quản lý KTX trong các trường Đai học Mỏ -Địa Chất chính là qunar lý toàn bộsinh viên và nhân viên trong KTX về :thông tin hồ sơ , thông tin chỗ ở, phòngchống cho sinh viên mới vào…

- Chương trình “Quản lý KTX gồm nhiều lĩnh vực như quản lý sinh viên, quản lýnhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý thu chi, báo cáo thống kê ”

- Xây dựng chương trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý cáclĩnh vực đã nêu trên toán Bài đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn

đề đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái gì và quản lý như thế nào đểcông việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ công nhân viên

Nhằm tin học hóa trong vấn đề quản lý KTX trong nhà trường

2 Yêu cầu, nhiệm vụ:

a Yêu cầu

- Xây dựng được một bản phân tích chức ăng với các chức năng cần thiết của một hệ

thông quản lý KTX để có thể sử dụng cho việc phát triển phầm mềm và nậng cấp sau

này

- Quản lý ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận ,khoa học

và chính xác Để quản lý tốt ký túc xá chũng ta cần phải giải quyết tốt các côngviệc:

+ Quản lý được thông tin sinh viên: các thoojgn tin và tra cứu thông tin dễ dàng.+ Quản lý được thông tin nhân viên : các thông tin và tra cứu thông tin dễ dàng.+Quản lý được hợp đồng :có những điều khoản chặt chẽ , nội dung dễ hiểu…+Quản lý được thu chi trong ký tuc xá: thu tiền điện , nước, phòng…

+ Quản lý phòng ở của sinh viên

+ Báo cáo thống kê: quản lý tổng thể được hệ thống

• Yêu cầu phần mềm

- Phần mềm phải thiết kế chạy trên mạng cục bộ

- Phần mềm hoạt động đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng

- Giao diện phần mềm phải thuận lợi, thân thiện và dễ sử dụng

- Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành thông dụng

• Yêu cầu về người sử dụng

- Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học

- Hiểu và nắm vững các hoạt động của phần mềm

chính xác Có đủ tài liệu để người sử dụng tham khảo, dễ sử dụng

I.4 Phân tích hiện trạng hệ thống:

- Sau mỗi tháng mỗi phòng sẽ nhận giấy báo điện nước đề nghị đại diện phòng đóng

đúng thời hạn

BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ- ĐỊA CHẤT:

CHƯƠNG II Phân tích yêu cầu:

 NOISINH: Nơi sinh  DIACHI:Địa chỉ  SDT:Số điện thoại  PHONG:Phòng

 DIACHI:Địa chỉ  SDT:Số điện thoại

7/ Thực thể:NV_HC

− Mỗi thực thể cho biết vai trò của từng nhân viên trong phòng hành chính

 TENHD:Tên hoạt động  TGTCHUC:Thời gian tổ chức

 MSSV:Mã số sinh viên là thuộc tinh khóa cho biết thân nhân

đó họ hàng với sinh viên nào  TENTN:Tên thân nhân  DIACHI:Địa chỉ

Nhận xét :

- Từ sơ đồ tổ chức quản lí ký túc xá chúng ta có thể hình dung ra được quy cách hoạt động của ký túc xá Tuy sơ đồ không được hoàn chỉnh nhưng giúp ban quản lý ký túc xá quản lý sinh viên chặt chẽ hơn.Để quản lý tốt đòi hỏi ban quản lý phải linh hoạt cả về khâu tổ chức lẫn khâu quản lý

2 Biểu đồ phân cấp chức năng :

3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh :

5.1: Tiến trình: “quản lý hợp đồng”:

5.2: Tiến trình :”Quản lý sinh viên”

5.5.3:Tiến trình :“Quản lý phòng”

5.4:Tiến trình “Quản lý nhân viên"

5.5:Tiến trình“Quản lý điện nước”

5.6: Tiến trình “Báo cáo thống kê”

LỜI KẾTQua đề tài quản lí ký túc xá Trường tại Học Mỏ Địa Chất nhóm 24 đã tìm hiểu hoàn thành những kiến thức yêu cầu đề tài của giáo viên giảng dạy, qua đề tài này nhóm đã tìm hiểu cũng như hiểu thêm về quản lý ký túc xá

Nhìn nhận được những nhu cầu công việc tính chất trong quản lí ký túc xá

Với những kiến thức đã học có thể áp dụng mô hình trong quản lí ký túc xá ở tương lai, cũng như tiền đề cho chương trình , các môn học khác

Cảm ơn giáo viên giảng dạy đã giúp đỡ chúng em trong quá trình làm đề tài !