Đề tài: " Công tác văn thư " potx

Từ thực tế đó : Trường Trung Học Văn Thư Lưu Trữ Trung Ương II đã tổ chức đào tạongành văn thư nhằm đào tạo những cán bộ văn phòng có năng lực và trình độ chuyên môn đểgiúp các cơ quan đ

Luận văn

Đề tài: " Công tác văn thư "

Mục lục

Lu n v nậ ă 1

tài: " Công tác v n th " Đề ă ư 1

M c l cụ ụ 2

L I NÓI Ờ ĐẦ 12U B N T KI MẢ Ự Ể 13

BÁO CÁO CHUNG 15

A KH O SÁT B MÁY CH C N NG NHI M V , QUY N H N VÀ CÔNG TÁC V N TH C A Ả Ộ Ứ Ă Ệ Ụ Ề Ạ Ă Ư Ủ C QUAN :Ơ 16

I Quá trình hình thành và phát tri n c a Tr ng trung h c ph thông Pró :ể ủ ườ ọ ổ 16

II Quy n h n và nhi m v c a Tr ng trung h c ph thông Pró :ề ạ ệ ụ ủ ườ ọ ổ 17

III C c u t ch c c a tr ng THPT Pró – ơ ấ ổ ứ ủ ườ Đơn D ng :ươ 17

IV Kh o sát tình hình công tác v n th t i c quan :ả ă ư ạ ơ 19

PH N NGHI P V V N THẦ Ệ Ụ Ă Ư 21

I CÔNG TÁC V N THĂ Ư 22

1.Tình hình ban hành và s d ng v n b n c a c quan :ử ụ ă ả ủ ơ 22

2 T ch c qu n lý v n b n :ổ ứ ả ă ả 30

Tên c quan : TRơ ƯỜNG THPT PRÓ 47

M C L C V N B NỤ Ụ Ă Ả 47

STT 48

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 48

Ngày tháng v n b nă ả 48

Tác gi v n b nả ă ả 48

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 48

T sờ ố 48

Ghi chú 48

(1) 48

(2) 48

(3) 48

(4) 48

(5) 48

(6) 48

(7) 48

01 48

32/CV- HC 48

01.10.2005 48

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 48

- V/v: tri u t p H i ngh CB- VC n m h c 2006 2007ệ ậ ộ ị ă ọ 48

01 48

02 48

10.10.2005 48

V V n Công – P.Hi u tr ngũ ă ệ ưở 48

- Di n v n khai m c, tuyên b lý doễ ă ạ ố 48

05 - 06 48

03 48

10.10.2005 48

V V n Công – P.Hi u tr ngũ ă ệ ưở 48

- Gi i thi u danh sách đ i bi uớ ệ ạ ể 48

07 – 09 48

04 48

10.10.2005 48

Võ V n B o – CT công đoànă ả 48

- Ch ng trình h i nghươ ộ ị 48

02 - 04 48

05 48

29/BC-Pró 48

10.10.2005 48

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 48

- Báo cáo t ng k t n m h c 2005 – 2006.ổ ế ă ọ 48

10 – 13 48

06 48

30/KH-Pró 48

10.10.2005 48

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 48

- Báo cáo k ho chvà ph ng h ng n m h c 2006 – 2007.ế ạ ươ ướ ă ọ 48

14 – 17 48

07 48

31/KH-Pró 48

10.10.2005 48

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 48

- Báo cáo k ho ch công tác chuyên môn n m h c 2006 – 2007ế ạ ă ọ 48

18 – 20 48

08 48

32/KH-Pró 48

10.10.2005 48

Du Huê Lan – P Hi u tr ngệ ưở 48

- Báo cáo k ho ch các ho t đ ng ngoài gi c a n m h c 2006 - 2007ế ạ ạ ộ ờ ủ ă ọ 48

21 - 25 48

09 48

10.10.2005 48

Toàn thể 48

- Phát tham lu n và th o lu nậ ả ậ 48

26 48

STT 48

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 48

Ngày tháng v n b nă ả 48

Tác gi v n b nả ă ả 48

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 48

T sờ ố 48

Ghi chú 48

(1) 48

(2) 48

(3) 48

(4) 48

(5) 48

(6) 48

(7) 48

10 48

10.10.2005 48

i bi u Đạ ể 48

- Phát bi uể 48

27 – 30 48

11 48

10.10.2005 48

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 48

- Thông qua danh sách đ ng ký thi đua đ u n mă ầ ă 48

31 – 33 48

12 48

10.10.2005 48

Võ V n B o – CT công đoànă ả 48

- Ký k t giao c thi đua gi a chính quy n và công đoàn.ế ướ ữ ề 48

34 – 36 48

13 48

10.10.2005 48

Võ V n B o – CT công đoànă ả 48

- Khen th ng CB – VC hoàn thành xu t s c nhi m v n m h c 2004 – 2005ưở ấ ắ ệ ụ ă ọ 48

37 – 39 48

14 49

10.10.2005 49

Ch t ch UBND Huy n ủ ị ệ Đơn D ngươ 49

- Phát bi u c a đ ng chí ch t ch huy n ể ủ ồ ủ ị ệ Đơn D ng v công tác phát tri n giáo D c và đào t o huy n ươ ề ể ụ ạ ệ nhà 49

40 – 41 49

15 49

10.10.2005 49

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 49

- Chia tay GV nh n công tác tr ng m i.ậ ở ườ ớ 49

42 – 43 49

16 49

10.10.2005 49

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 49

- Di n v n b m c h i nghễ ă ế ạ ộ ị 49

44 – 45 49

10.10.2005 49

Nguy n Th Mai Uyên – Th kýễ ị ư 49

- Biên b n h i nghả ộ ị 49

46 - 48 49

Ngày 10 tháng 9 n m 2006ă 49

STT 51

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 51

Ngày tháng v n b nă ả 51

Tác gi v n b nả ă ả 51

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 51

T sờ ố 51

Ghi chú 51

(1) 51

(2) 51

(3) 51

(4) 51

(5) 51

(6) 51

(7) 51

01 51

01/ TT-Pró 51

30.9.2005 51

- Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Xin gi i quy t ph n đ t b sung cho tr ngả ế ầ ấ ổ ườ 51

01 51

02 51

18/TT-Pró 51

29.10.2005 51

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Xin ch tr ng mua trang thi t b cho phòng máy vi tínhủ ươ ế ị 51

02 51

03 51

20/TT-Pró 51

03.10.2005 51

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Đề ngh công nh n ph c p giáo d c Trung H c C S Xã Pró.ị ậ ổ ậ ụ ọ ơ ở 51

03 – 04 51

04 51

29/KH-Pró 51

11.10.2005 51

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 51

- K ho ch ki m tra n i b n m h c 2005 – 2006ế ạ ể ộ ộ ă ọ 51

05 – 10 51

05 51

20.03.2006 51

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Xin m r ng đ ng vào Tr ng THPT Próở ộ ườ ườ 51

11 51

06 51

36/KH-Pró 51

21.03.2006 51

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 51

- K ho ch đào t o và b i d ng t n m 2006 – 2010ế ạ ạ ồ ưỡ ừ ă 51

12 – 14 51

07 51

40/BC-Pró 51

25.03.2006 51

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Báo cáo giám sát, đánh giá đ u t d án: xây d ng nâng c p Tr ng THPT Pró – ầ ư ự ự ấ ườ Đơn D ngươ 51

15 – 20 51

08 51

41/BC-Pró 51

29.03.2006 51

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 51

- Báo cáo d ki n nhu c u b sung v d i ng CB-GV- CNV n m h c 2006- 2007.ự ế ầ ổ ề ộ ũ ă ọ 51

21 – 23 51

STT 52

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 52

Ngày tháng v n b nă ả 52

Tác gi v n b nả ă ả 52

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 52

T sờ ố 52

Ghi chú 52

(1) 52

(2) 52

(3) 52

(4) 52

(5) 52

(6) 52

(7) 52

09 52

45/TT-Pró 52

30.03.2006 52

Tr n V n Th o – Hi u tr ngầ ă ả ệ ưở 52

- Xin gi i quy t ch đ ngh h uả ế ế ộ ỉ ư 52

24 52

10 52

50/TT-Pró 52

V V n Công – P Hi u tr ngũ ă ệ ưở 52

- Xây d ng ph ng án thi t t nghi p n m h c 2005 – 2006ự ươ ố ệ ă ọ 52

25 – 28 52

M C L C V N B NỤ Ụ Ă Ả 53

STT 53

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 53

Ngày tháng v n b nă ả 53

Tác gi v n b nả ă ả 53

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 53

T sờ ố 53

Ghi chú 53

(1) 53

(2) 53

(3) 53

(4) 53

(5) 53

(6) 53

(7) 53

01 53

418/CV-GD 53

04.05.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - H ng d n ch ng trình b i d ng h c sinh gi i b môn đ a lý Trung h c Ph thông ướ ẫ ươ ồ ưỡ ọ ỏ ộ ị ọ ổ 53

01 – 05 53

02 53

461/CV-GD 53

16.05.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - H ng d n l p phí u đ ng ký d thi c a thí sinh.ướ ẫ ậ ế ă ự ủ 53

06 – 08 53

03 53

223/Q -GDĐ 53

06.09.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - i u đ ng cán b đi h c b i d ng cán b qu n lýĐ ề ộ ộ ọ ồ ưỡ ộ ả 53

09 53

04 53

949/CV-GD 53

08.09.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - H ng d n khung ch ng trình Tin h c l p 6,7,11,n m h c 2005 – 2006ướ ẫ ươ ọ ớ ă ọ 53

10 –15 53

05 53

958/CV-GD 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - T ch c thi tuy n sinh vào l p 10THPT cho h c sinh t T nh khác đ n không có gi y chuy n ổ ứ ể ớ ọ ừ ỉ ế ấ ể tr ng c a S n i h c sinh chuy n điườ ủ ở ơ ọ ể 53

16 – 20 53

06 53

1057/SGD& T- VPĐ 53

26.09.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - H ng d n công tác thi đua khen th ng n m h c 2005 – 2006ướ ẫ ưở ă ọ 53

21 – 23 53

07 53

1061/CV-GD 53

03.10.2005 53

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 53ng - H ng d n công tác thanh ki m tra vi c th c hi n đ i m i công tác giáo d c ph thông n m h c ướ ẫ ể ệ ự ệ ổ ớ ụ ổ ă ọ 2005- 2006 53

24 – 30 53

STT 54

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 54

Ngày tháng v n b nă ả 54

Tác gi v n b nả ă ả 54

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 54

T sờ ố 54

Ghi chú 54

(1) 54

(2) 54

(3) 54

(4) 54

(5) 54

(6) 54

(7) 54

08 54

1479/SGD-GDTrH 54

20.10.2005 54

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 54ng - H ng d n ki m tra, s k t h c k I n m h c 2005 - 2006ướ ẫ ể ơ ế ọ ỳ ă ọ 54

31 – 33 54

09 54

768/TP 54

21.10.2005 54

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 54ng - H ng d n đ ng ký s cá bi tướ ẫ ă ổ ệ 54

34 – 36 54

10 54

22.12.2005 54

S Giáo d c và ào T o Lâm ở ụ Đ ạ Đồ 54ng - H ng d n ki m tra h c k I môn ti ng anh 12 n m h c 2005 – 2006ướ ẫ ể ọ ỳ ế ă ọ 54

37 - 40 54

Tên c quan : TRơ ƯỜNG THPT PRÓ 55

H SỒ Ơ 55

M C L C H SỤ Ụ Ồ Ơ 56

STT 56

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 56

Ngày tháng v n b nă ả 56

Tác gi v n b nả ă ả 56

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 56

T sờ ố 56

Ghi chú 56

(1) 56

(2) 56

(3) 56

(4) 56

(5) 56

(6) 56

(7) 56

01 56

25/LT-Pró 56

10.10.2005 56

H i đ ng liên t chộ ồ ị 56

- V/v nâng b c l ng công ch c đ t tháng 10 n m 2005ậ ươ ứ ợ ă 56

01 – 02 56

02 56

1902/Q -UBNDĐ 56

15.10.2005 56

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 56ng - V vi c chuy n x p l ng c sang l ng m i cho bà H Th H ng H nhề ệ ể ế ươ ũ ươ ớ ồ ị ồ ạ 56

03 56

03 56

2000/Q - UBNDĐ 56

15.10.2005 56

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 56ng - V vi c nâng l ng cho bà Nguy n Th H i Y nề ệ ươ ễ ị ả ế 56

04 56

04 56

2001/Q - UBNDĐ 56

15.10.2005 56

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 56ng - V vi c chuy n x p l ng c sang l ng m i cho bà Nguy n Th H i Y nề ệ ể ế ươ ũ ươ ớ ễ ị ả ế 56

05 56

2002/Q - UBNDĐ 56

15.10.2005 56

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 56ng - V vi c nâng l ng cho ông V V n Côngề ệ ươ ũ ă 56

06 56

06 56

2003/Q - UBNDĐ 56

15.10.2005 56

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 56ng - V vi c nâng l ng cho bà Phan Th Ph cề ệ ươ ị ướ 56

07 56

07 56

35/BB-LT Pró 56

01.11.2005 56

H i đ ng liên t chộ ồ ị 56

- H p bàn nâng l ng tr c th i h n cho công ch c – viên ch c.ọ ươ ướ ờ ạ ứ ứ 56

08 - 09 56

STT 57

S - ký hi u v n b nố ệ ă ả 57

Ngày tháng v n b nă ả 57

Tác gi v n b nả ă ả 57

Trích y u n i dung v n b nế ộ ă ả 57

T sờ ố 57

Ghi chú 57

(1) 57

(2) 57

(3) 57

(4) 57

(5) 57

(6) 57

(7) 57

08 57

2015/Q - UBNDĐ 57

15.11.2005 57

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 57ng - V vi c nâng l ng cho bà Tr n Th Anh.ề ệ ươ ầ ị 57

10 57

09 57

2016/Q - UBNDĐ 57

15.11.2005 57

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 57ng - V vi c nâng l ng cho ông Võ V n B oề ệ ươ ă ả 57

11 57

10 57 2017/Q - UBNDĐ 57 15.11.2005 57

Uy ban nhân dân T nh Lâm ỉ Đồ 57ng

- V vi c nâng l ng cho bà Du Huê Lanề ệ ươ 57 12 57

L I NÓI Ờ ĐẦ U

Trong thời đại đổi mới đất nước , việc “ Hiện đại hoá” trong công tác văn phòng là mộtvấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức hết sức quan tâm Để đáp ứng nhu cầu trên trường trung họcVăn thư Lưu trữ Trung ương II đã đào tạo được nhiều nhân viên văn phòng được trang bịđầy đủ kiến thức về lĩnh vực hành chính văn phòng

Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cầnthiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, …

Từ thực tế đó : Trường Trung Học Văn Thư Lưu Trữ Trung Ương II đã tổ chức đào tạongành văn thư nhằm đào tạo những cán bộ văn phòng có năng lực và trình độ chuyên môn đểgiúp các cơ quan đơn vị trong việc phục vụ công tác quản lý và điều hành

Trong quá trình đào tạo, ngoài giờ học trên lớp Nhà trường còn tổ chức cho học viêntiếp xúc với thực tế công việc của cơ quan thông qua hình thức học tập đó là “ Thực tập tốtnghiệp ”

Thực tập tốt nghiệp có vai trò rất quan trọng, giúp học viên vận dụng những kiến thức

đã học vào thực tế công việc của cơ quan, mặt khác giúp học viên làm quen với môi trườnglàm việc của cơ quan để khi ra trường không bị bỡ ngỡ Cuối đợt thực tập, học viên nhận xétcủa mình trong quá trình thực tập thông qua bài “báo cáo thực tập” để từ đó Nhà trường nóichung và tổ giáo viên Hành chính văn thư nói riêng xem xét đánh giá mức độ vận dụng giữathực tế với lý thuyết của từng học viên Vì vậy đợt thực tập này có vai trò quan trọng đối vớihọc viên trong quá trình được đào tạo

Được sự giới thiệu của Nhà trường đồng thời sự chấp thuận của Ban Giám Hiệu trườngTHPT Pró – Đơn Dương, tôi đã về cơ quan thực tập từ ngày 01 tháng 8 năm 2006 đến ngày

15 tháng 9 năm 2006

Trường TH Văn Thư Lưu Trữ TWII CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Lớp TC VT-LT Lâm Đồng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đơn Dương , ngày 15 tháng 9 năm 2006

B N T KI M Ả Ự Ể

Kính gửi : Ban Giám hiệu Trường THPT Pró

huyện Đơn Dương tỉnh Lâm Đồng

Tôi tên là : Trần Nguyễn Linh Giang , hiện đang công tác tại trường và đang học lớp Văn Thư Lưu Trữ khoá 57 tại chức của Trường TH Văn Thư Lưu Trữ Trung Ương II mở tạiTrường TH Kinh tế kỹ thuật Lâm Đồng

Theo kế hoạch đào tạo của Trường, đồng thời được sự chấp thuận của Ban giám hiệu Nhà trường, tôi đã về lại cơ quan đang công tác và thực tập từ ngày 01 tháng 8 năm 2006 đến ngày 15 tháng 9 năm 2006 Trong quá trình thực tập, tôi luôn cố gắng thực hiện tốt nội quy làm việc của cơ quan : đảm bảo ngày công lao động, tiếp thu và vận dụng những gì đã học vào thực tế

Đối với công việc của mình, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập đề ra, luôn cố gắng tìm hiểu về hoạt động của cơ quan để học hỏi bổ sung những kiến thức đã học Đồng thời không ngừng kết hợp giữa thực tế và lý thuyết đã học nhằm tạo điều kiện cho công việc đạt kết quả tốt

Một số thuận lợi và khó khăn trong thời gian thực tập tại cơ quan :

Thuận lợi :

- Cơ quan nhận thực tập là cơ quan bản thân đang công tác nên việc tiếp xúc với nhữngvăn bản đã ban hành được dễ dàng

- Được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên

- Đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế để củng có kiến thức đã học

- Tiếp xúc và sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại Bản thân lại công tác tại cơquan cho nên mọi vướng mắc đều được giúp đỡ tận tình

Trong quan hệ ứng xử, luôn hòa nhã, vui vẻ, lễ phép với mọi người trong cơ quan vàđược mọi người yêu mến

Luôn hoàn thành những công việc mà lãnh đạo giao

Qúa trình thực tập đã biết vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế côngviệc của cơ quan

Khó khăn :

- Từ thực tế đến lý thuyết không đồng bộ, nên việc áp dụng lý thuyết vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn

- Cơ quan không có hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư nên cán bộ Văn thư chưa áp dụng được những quy định Nhà nước cụ thể là cách trình bày văn bản

- Sắp xếp công việc đôi khi còn thiếu khoa học Đó cũng là một hạn chế trong quá trình thực tập

Do bản tính rụt rè, hay e ngại nên tôi chưa mạnh dạn đề xuất những ý kiến của mình mặc

dù biết trong công tác văn thư của Trường

Trên đây là bản tự nhận xét của tôi trong qúa trình thực tập, kính mong lãnh đạo Trường trung học phổ thông Pró cho ý kiến nhận xét về bản thân

Suốt thời gian học tập học viên đã tổng kết những nhận xét của mình thành bài “ Báo

cáo Thực tập” Trong quá trình làm báo cáo, do sự tiếp thu và nhận thức của học viên còn

nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô cùng ban giám hiệu Trường trung học phổ thông Pró huyện Đơn Dương tỉnh Lâm Đồng

Em xin chân thành cảm ơn !

Học viên thực tập

Trần Nguyễn Linh Giang

NHẬN XÉT CỦA LÃNH ĐẠO TRƯỜNG THPT PRÓ – ĐƠN DƯƠNG

Đơn Dương, ngày tháng năm 2006

HIỆU TRƯỞNG

BÁO CÁO CHUNG

A KH O SÁT B MÁY CH C N NG NHI M V , QUY N H N Ả Ộ Ứ Ă Ệ Ụ Ề Ạ

Trường THPT Pró là đơn vị sự nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chịu sự quản

lý, chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo Dục và Đào Tạo Lâm Đồng, đồng thời chịu sự quản lý vềmặt Nhà nước của chính quyền địa phương ;

Trường THPT Pró có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoảntại kho bạc Nhà nước để giao dịch ;

Trường THPT Pró có chức năng giúp Sở Giáo Dục và Đào Tạo Lâm Đồng quản lý giáodục và đào tạo học sinh bậc THCS xã Pró và học sinh THPT ở 5 xã Nam sông Đanhim (Ka

Đô, Quãng Lập, Ka Đơn, Tu Tra và Próh )

II Quy n h n và nhi m v ề ạ ệ ụ

c a Tr ng trung h c ph ủ ườ ọ ổ thông Pró :

- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương trình giáodục trung học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ;

- Tiếp nhận học sinh, vận động học sinh bỏ học đến trường, thực hiện kế hoạch phổ cậpgiáo dục trung học trong phạm vi cộng đồng theo quy định Nhà nước ;

- Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh ;

- Quản lý, sử dụng đất đai trường Sở, trang thiết bị và tài chính theo quy địmh của phápluật;

- Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện cáchoạt động giáo dục;

- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trongphạm vi cộng đồng ;

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Trường có cơ cấu tổ chức như sau:

- Toàn bộ Hội Đồng sư phạm nhà trường gồm 95 người Trong đó:

+ 03 người :làm công tác quản lý

+ 06 người :làm công tác ngiệp vụ

+ 86 người :Trực tiếp giảng dạy trên lớp.

Và được chia thành các tổ , mỗi tổ quản lý chuyên môn của mình

+ Hiệu trưởng : Quản lý chung tất cả các mặt hoạt động của trường ,làm chủ tài khoản vàquyết định việc thu chi kinh phí nhà trường

+ Hiệu Phó:

Một hiệu phó chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn (gọi là Hiệu phó chuyênmôn ), quản lý về mặt chuyên môn toàn trường ; Hiệu phó chịu trách nhiệm về hoạt độngngoài giờ (gọi là Pho Hiệu trưởng hoạt động ngoài giờ ), quản lý về các hoạt động ngoài giờnhư : Lao động, cắm trại, quản lý về Đoàn Thanh niên, Đội Thiếu niên, Hoạt động văn thểnhà trường …

Cả 03 người này quản lý chung về mọi mặt hoạt động của trường và chịu trách nhiệmbáo cáo lên cấp trên các hoạt động của trường và chịu trách nhiệm báo cáo lên cấp trên cáchoạt động trong trường về mặt quản lý

Dưới Ban Giám hiệu là 07 tổ

+ Tổ Lý – Hoá : gồm 18người ( trong đó có một tổ trưởng, một tổ phó và 16 tổ viênthực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Lý – Hoá cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12).Phụ trách phòng nghe – nhìn của trường

+ Tổ Anh văn : gồm 14 người ( trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 10 tổ viên thựchiện công việc giảng dạy gồm các môn Anh cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12)

+ Tổ Ngữ Văn : gồm 13người (trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 11 tổ viên thựchiện công việc giảng dạy gồm các môn Ngữ Văn cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12)

+ Tổ Sử – Địa – Nghệ thuật : gồm 16 người (trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 14

tổ viên thực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Sử – Địa – Nghệ thuật cho tất cả cáckhối lớp từ 6 đến 12)

+ Tổ Sinh – Thể dục : Gồm 12 người ( trong đó có 01 tổ trưởng, và 11 tổ viên thựchiện công việc giảng dạy gồm các môn Sinh – Thể dục

+ Tổ Hành chính – Quản trị : Gồm 08 người Trong đó có 01 tổ trưởng, 01 tổ

phó và 06 tổ viên, các tổ viên thực hiện công tác nghiệp vụ của mình như sau

Kế toán: Theo dõi việc cấp kinh phí, và chi ngân sách cho hoạt động tài chính củatrường, theo dõi việc thu chi các loại quỹ của nhà trường

Văn thư : Quản lý học bạ học sinh khối 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 và theo dõi việc học sinhchuyển đi, chuyển đến, số lượng đầu vào, số lượng ra, quản lý sổ đăng bộ, quản lý dấu

trường Bên cạnh đó quản lý cả văn bản đi, văn bản đến, đánh máy văn bản, lưu trữ tài liệucủa trường.

Thư viện : Tổ chức phòng đọc cho CB – GV – CNV và toàn thể học sinh trong trườngnhư sách, báo, tài liệu tham khảo, quản lý sách, báo của trường Ngoài ra cán bộ thư việncòn kiêm cả việc quản lý trang thiết bị đồ dùng dạy học cho tất cả các môn trong trường

Bảo vệ: Bảo quản tất cả tài sản của trường ngoài giờ làm việc, sửa chữa những tài sản

hư hỏng ( không vượt quá khả năng )

Ngoài ra trường còn có các hoạt động đoàn thể như: Công đoàn, Chữ Thập Đỏ, ĐoànThanh niên, Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh, …

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG PRÓ

(Trang sau )

IV Kh o sát tình hình công ả tác v n th t i c quan : ă ư ạ ơ

1 Đặc điểm tình hình công tác văn thư: thuận lợi, khó khăn, tình hình tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư

Tất cả các văn bản đi đều giữ lại một bản và sắp xếp theo thứ tự thời gian ban hành vănbản

Toàn bộ công văn đến do Hiệu trưởng phân phối, văn bản quan trọng liên quan đếnnhiều bộ phận được pho to lại và gửi cho các bộ phận liên quan

Công văn đi do tổ, khối liên quan soạn thảo đều được Hiệu trưởng xem xét và rà soátlại trước khi ký và ban hành

Tình hình tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư :

Cán bộ văn thư : 01 người đang hợp đồng Vì là trường học nên cán bộ Văn thư phảikiêm luôn thủ quỹ của cơ quan nên trong quá trình làm việc cũng gặp nhiều thuận lợi và khókhăn

• Thuận lợi :

- Bản thân lại công tác tại cơ quan cho nên mọi vướng mắc đều được giúp đỡ tận tình

- Được sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám Hiệu trường THPT Pró – Đơn Dương và thầyTrần Văn Giáp - giáo viên hướng dẫn thực tập

- Được sự giúp đỡ về vật chất lẫn tinh thần của Ban Giám Hiệu Trường THPT Pró

- Được tiếp thu được nhiều kinh nghiệm của cơ quan

- Tiếp xúc và sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại

Công tác văn thư phải bố trí phòng riêng nhưng vì điều kiện cơ sở vật chất nên phònglàm việc của văn thư có rất nhiều người ra vào gây ồn , đi lại lộn xộn rất ảnh hưởng đến năngsuất làm việc.

2 Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư :

Để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, tập tttrung một lực lượngthông tin từ tất cả các phòng, ban ngành, đoàn thể nên công tác văn thư là nơi tiếp nhận vănbản nên Ban giám hiệu trường quan tâm đặc biệt đến công tác văn thư nói chung và cán bộvăn thư nói riêng Cán bộ văn thư được Nhà trường tạo điều kiện cho đi đào tạo về công tácnghiệp vụ văn thư do Trường TH Văn thư – Lưu trữ tổ chức tại Trường KT – KT LâmĐồng

Trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị khá đầy đủ nhưbàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy phô to, máy điện thoại Ngoài ra còn cócác trang thiết bị như cặp ba dây, nơi làm việc được bố trí thoáng mát thuận tiện cho việctiếp khách, phụ huynh học sinh đến liên hệ trao đổi công việc

Trường cũng thường xuyên tiếp nhận những công văn chỉ đạo, hướng dẫn về công tácvăn thư của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước như :công văn số : 425/VTLTNN-NVTW ngày

18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư , thông tư 55/2005/TTLT-BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

PH N NGHI P V V N Ầ Ệ Ụ Ă THƯ

I CÔNG TÁC V N TH Ă Ư

1.Tình hình ban hành và s d ng v n b n c a c quan : ử ụ ă ả ủ ơ

Cơ quan thường ban hành những loại văn bản sau :

Trường THPT Pró - Đơn Dương thường ban hành những loại văn bản sau : Quyết định,Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Kế hoạch, Biên bản, Công văn hành chính, …

Căn cứ vào nội dung, tính chất quan trọng của công việc để lựa chọn và ban hành vănbản cho phù hợp, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành là phương châm giúp cơ quanthực hiện tốt chức năng của mình Xuất phát từ đó những văn bản như : Quyết định, Báo cáo,Biên bản, Tờ trình được sử dụng thường xuyên Những văn bản này đựơc ban hành phổ biếnđến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết và thực hiện

Mỗi văn bản khi ban hành lưu lại ít nhất 02 bản: 01 bộ phận văn thư cơ quan, 01 ở hồ

sơ công việc của người soạn thảo Điều này rất thuận lợi trong quá trình tìm kiếm để nghiêncứu

Đối với công văn đến thì nhân viên văn thư tiếp nhận và chuyển giao cho các đơn vị và

cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu trưởng ( khi hiệu trưởng vắng )Với chức năng là quản lý, giáo dục và đào tạo học sinh bậc trung học trên địa bàn 05

xã Nam sông Đanhim nên cứ mỗi kỳ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông và kỳ thi tuyểntrung học phổ thông thì Trường trung học phổ thông Pró cũng ban hành và tiếp nhận nhữngvăn bản tài liệu mật( các đề thi ) Những trường hợp này cơ quan đã triển khai thực hiện rấtnghiêm túc ( chỉ có những người có trách nhiệm mới được biết và thực hiện )

1.1 Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan :

Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và căn cứ bản đều lệ trường trung phổthông quy định về nhiệm vụ quyền hạn của Hiệu trưởng trong Nhà trường thì Hiệu trưởngTrường trung học phổ thông được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Trường nói chung và thực hiện nhiệm vụquản lý các hoạt động trong Nhà trường nói riêng, hiệu trưởng Trường trung học phổ thôngPró đã ban hành Quyết định nhằm thực tốt nhiệm vụ quản lý của mình.

- Quyết định là văn bản để quy định ra chế dộ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chínhsách cho một hoặc một số đối tượng

Vì cơ quan là trường học nên thường ban hành quyết định cá biệt ( hành chính): Quyếtđịnh cá biệt là loại văn bản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn

đề, những sự việc, sự vụ cụ thể đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể

Thực tế Hiệu trưởng trường trung học phổ thông Pró được phép ban hành Quyết định

trường THPT Pró – Đơn Dương

- Tờ trình là loại văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn về mộtvấn đề, một chủ trương, một phương án, một chế đô, một chính sách, một tiêu chuẩn hoặcmột đề nghị sửa đổi chế độ chính sách

Ví dụ :

TỜ TRÌNH Xin thành lập hội đồng xét tuyển sinh lớp 10 năm học 2006 – 2007

- Thông báo là loại văn bản dùng để truyền đạt phổ biến thông tin trong các cơ quan,dơn vị, quần chúng nhân dân về tinh thần công tác, tình hình hoạt động các quyết định vềquản hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiện hoặc để biết

Ví dụ :

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi lịch học bồi dưỡng thay sách lớp 10 năm

Về việc phối hợp xử lý những trường hợp vi phạm pháp luật trong trường học.

* Ngoài những loại văn bản nói trên Trường THPT Pró – Đơn Dương còn ban hành các loại văn bản khác như : kế hoạch, thư mời, giấy mời, biên bản, …

1.2 So sánh thể thức văn bản của cơ quan được trình bày với quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước :

Một văn bản được hình thành yêu cầu phải có đầy đủ các thành phần bắt buộc của nó hay nói cách khác văn bản đó phải được hoàn chỉnh về mặt thể thức lẫn nội dung trước khi ban hành

Đối với trường trung học phổ thông Pró là một đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc hệthống giáo dục quốc dân, chịu sự quản lý của Sở về mặt giáo dục và đào tạo và giúp Sở trongviệc quản lý, giáo dục và đào tạo học sinh nên quá trình hình thành văn bản cũng được thựchiện rất nghiêm túc đảm bảo theo thông tư thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản tại cơ quan:

Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần của một văn bản hành chính được trình bày theo một cấu trúc nhất định và mang ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện thuậnlợi cho việc sử dụng văn bản và thể hiện giá trị pháp lý hiệu lực thi hành văn bản

Thể thức văn bản của trường THPT Pró – Đơn Dương được trình bày đầy đủ các thành phần bắt buộc như : Quốc hiệu ( tiêu đề, tiêu ngữ), Tên đơn vị chủ quản ,Tác giả, Số –

ký hiệu văn bản, Địa danh, Thời gian, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận, Thể thức đề ký và chức vụ của người ký, Dấu trường , …

Quốc hiệu : là thành phần biểu thị tên quốc gia và thể hiện chế độ chính trị mà Nhà

nước của quốc gia đó thực thi

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản Thực tế cơ quan trình bày :

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập Tự do – Hạnh phúc

- Tác giả ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếpcăn cứ quy định của pháp luật và căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơquan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chínhthức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt độnghoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: tên của cơ quan, tổchức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uy ban nhândân ( UBND), Hội đồng nhân dân ( HĐND), …

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái trang đầu của vănbản

Phần tên đơn vị chủ quản được trình bày bằng chữ in hoa trên tên cơ quan ban hànhvăn bản

Thực tế cơ quan trình bày

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật :

Số : / năm ban hành/ tên loại văn bản - tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ : Số : 02/ 2006/ QĐ-BGD&ĐT+ Đối với văn bản hành chính :

Số: / tên loại văn bản – tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ : Số : 03/ BC – THPT Pró

Lưu ý : Số của văn bản phải viết tay

Số và ký hiệu của văn bản được trình bày trên cùng một hàng Chữ số của văn bản là

số Ả Rập

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh là tên địa phương mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

Thời gian ban hành : là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng dấu (Ngày, tháng,năm là thời gian mà văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức hoặc ngày văn bảnđược thông qua.)

Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm ban hành văn bảnđược trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải bằng chữ in thường kiểu chữ nghiêng, giữađịa danh và ngày tháng năm được cách nhau bằng dấu phẩy, phải ghi đầy đủ bằng các từngày tháng năm không được viết tắt Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thêm 0 vào trước

Ví dụ : Đơn Dương, ngày 15 tháng 8 năm 2006

- Tên loại và trích yếu nội dung Tên loại là tên gọi của từng loại văn bản ( Quyết đinh, Báo cáo, Kế hoạch , …)

Trích yếu nội dung là câu tóm tắt ngắn gọn và phản ánh chính xác nội dung của vănbản đề cập đến

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày dưới địa danh và ngày tháng năm banhành văn bản Được trình bày ở giữa trang văn bản bằng chữ in hoa đứng, đậm

Đối với công văn hành chính thì trích yếu nội dung được trình bày dưới thành phần số

và ký hiệu Được trình bày bằng chữ in thường, đứng

Thực tế trường được trình bày hoàn toàn đúng với thông tư 55/2005/TTLT – BNV –VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Ví dụ 1 :

QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng coi và chấm thi học kỳ II năm học 2005 – 2006

Ví dụ2 :

BÁO CÁO

V/v Báo cáo tình hình chuẩn bị cơ sở vật chất dạy học môn tin học

Ví dụ 3 :

Số : 20/HC

Về việc : hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khối 12 năm học 2005 – 2006

- Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến.

Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14; khi xuống òng, chữđầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là6pt, khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pttrở lên

Thực tế trường được trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Ví dụ :

Căn cứ Điều 40 khen thưởng và kỷ luật của Điều lệ trường trung học được ban hành kèmtheo quyết định số 23/2003/QĐ – BGD&ĐT ngày 11 tháng 7 năm 2002 của Bộ trưởng BộGiáo Dục và Đào Tạo;

Căn cứ thông tư 08/TT ngày 21 tháng 3 năm 1988 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về việckhen thưởng và kỷ luật học sinh ;

Xét biên bản đề nghị của tập thể lớp 11A7, 10A12 và giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7,10A12 về việc xử lý kỷ luật học sinh ;

Xét biên bản họp hội đồng kỷ luật ngày 06 tháng 01 năm 2006 về việc đề nghị xử lý kỷluật học sinh ;

Nội dung văn bản được tính từ tên loại và trích yếu nội dung đối với công văn hànhchính thì nội dung được tính từ “ kính gửi” trở đi

Nơi nhận văn bản : là nơi tên cơ quan, cá nhân mà văn bản được chuyển tới để có

trách nhiệm giải quyết, theo dõi và biết Nơi nhận văn bản được trình bày ở góc trái cuốicùng của trang văn bản Cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng, nơi nhậnđược trình bày sát với lề trái của văn bản, ghi địa chỉ nơi nhận bắt đầu bằng dấu gạch ngang

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên dòng riêng sau đó có dấu hai chấm , chữ in thường cỡchữ 12 đậm, nghiêng Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản đượctrìmh bày băng chữ thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cánhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòngriêng , đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ;) riêng dòng cuối cùngbao gồm chữ “ lưu ” sau đó có dấu hai chấm( : ), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ” ( văn thư cơquan, tổ chức ), chữ viết tắt tên đơn vị ( hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu( chỉ trong những trường hợp cần thiết ) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùn g là dấu chấm

Thực tế cơ quan thực tập được trình bày như sau :

Ví dụ :

Nơi nhận :

- Như điều 3 “ để thực hiện”

Chữ ký phải là chữ ký chính thức đã được đăng ký không được dùng viết chì, mực

đỏ, mực dễ phai để ký văn bản, quyền hạn của người ký được trình bày bằng chữ in hoa cỡchữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở phía dưới gócphải trang cuối của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng Họ tên củangười ký được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm

Thực tế trường trình bày như sau :

Vũ Văn Công