Khóa luận Tốt nghiệp " Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp" pot

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tư pháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy được vai trò qua

Trường Đại học Thành Đô Khoa quản trị văn phòng



Khóa luận tốt nghiệp

Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục

Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp

SVTH : Nguyễn Quốc Hỷ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 7

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 7

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công tác văn thư 7

1.2 Nội dung của công tác văn thư 10

1.2.1 Soạn thảo văn bản 10

1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức 10

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 20

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan 23

CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ THUỘC BỘ TƯ PHÁP 25

2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi hành án dân sự 25

2.1.1 Vài nét về sự ra đời và phát triển của Tổng Cục Thi hành án dân sự. 25

2.1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp 26

2.1.3 Tổ chức và cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp 27

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự 27

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp 38

2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác 38

2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư 39

2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 40

2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Tổng cục 47

2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật 52

2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 52

2.2.8 Công tác lập hồ sơ 52

2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục thi hành án dân sự 53

2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục 54

2.3.2 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Tổng cục 54

2.3.3 Những khó khăn trong công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục 55

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP 58

3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư 58

3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp 59

3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm 59

3.2.2 Một số Kiến nghị khác 60

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 66

LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới

sự hoàn thiện Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu

của nền cải cách hành chính.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các

cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn nao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh

tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như

soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ

hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã

hội cho đất nước

Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóa luận tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất

về công tác Văn thư tại một cơ quan Nhà nước.

Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau ba năm học tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp

vụ tại Trường cao đẳng Công Nghệ Thành Đô (nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có

những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của bản thân mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc

sau khi tốt nghiệp ra trường.

Thực hiện Kế hoạch của trường Đại học Thành Đô về việc thực tập tốt nghiệp, Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập Thời gian thực tập

là 8 tuần bắt đầu từ ngày 22/03/2010 đến hết ngày

16/05/2010 Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng cục và cán bộ làm công tác Văn thư trong Văn phòng Tổng cục

đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang

bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của công tác văn thư.

Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt

công việc.

Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công

tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tài liệu và tham khảo những kinh nghiệm từ thực tế của những nhân viên cán bộ công chức về công tác văn thư, đã giúp em có nhìn nhận đúng và chính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm

quan trọng của hoạt động này.

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tư pháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư trong nền hành chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn về nhiêm vụ của công tác văn thư; nâng cao nhận thức của bản thân về công tác văn thư để áp dụng

vào thực tế công việc sau này.

Trong bài khóa luận tốt nghiệp của em trừ phần “Lời nói đầu” và “Kết luận”, khóa luận

được chia làm 3 chương chính:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn

thư

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.

Chương 3 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành

án dân sự - Bộ Tư pháp.

Trong một thời gian ngắn, vốn kiến thức còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận, song trong khuôn khổ của bản khóa luận này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai xót nhất định Em viết bản khóa luận này gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị và Thông tin thư viện và em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp

vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất

nước.

Em xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, Ngày 8

tháng 05 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Quốc Hỷ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công

tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các

cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân.

Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn thư Văn bản là phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp

nhất xuất phát từ hai nguyên nhân:

- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể

hữu hiệu

- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không thể tự biến đổi về mặt hình thức và đường nét…

Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có

độ tin cậy về mặt thông tin cao nhất so với các loại hình thông tin khác Do đó công tác văn thư phải bảo đảm hoạt động thông tin bằng văn bản Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ quan,

tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công

tác văn thư.

1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thư Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu được công tác văn thư.

Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu trong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng Chức năng chủ yếu của các Văn phòng là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phải thông

qua công tác văn thư Chính xác hơn là phải thông qua những công việc về văn bản, giấy tờ,

hồ sơ, tài liệu.

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.

Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước

của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Công tác quản lý Nhà nước nói chung, quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi phải được cung cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính xác Do đó, bất kỳ công việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu

quả.

Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu quả, đảm bảo đúng chế độ chính sách của Đảng

và Nhà nước Đồng thời giữ gìn được bí mật

Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân thực Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước là hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan Do đó giải quyết xong công việc, hồ sơ tài liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào lưu trữ Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào

1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết nhanh chóng Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra

hậu quả nghiêm trọng.

bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của

Nhà nước về công tác văn thư.

* Đảm bảo giữ gìn bí mật.

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các

cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau

có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bí mật của một cơ quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất cả những người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng

Nhà nước.

* Hiện đại hóa công tác văn thư.

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.

Vì vậy, nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư

đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của

mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất

lượng cao.

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc

áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu

quản của công tác văn thư.

1.2 Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nội dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Việc thực hiện các công việc của công tác văn thư được thực hiện theo một quy

trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:

1.2.1 Soạn thảo văn bản.

1.2.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản

đi.

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn

Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo Trước khi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi.

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhà nước ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách

nhiệm xem xét, giải quyết.

Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhất định theo quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà

nước có thẩm quyền.

Ghi số văn bản, được tập trung tại văn thư cơ quan lấy số chung của cơ quan.

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên viết tắt đơn vị

soạn thảo công văn đó.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký

riêng.

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành được viết đầy đủ, các chữ số dùng số Ả - Rập, đối với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng

khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ

và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản Việc đóng dấu có mức độ mât, tuyệt mật, tối mật trên văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư số 12/2002/ TT-BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ Công an ban hành, để hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật

Nhà nước Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng

có liên quan Việc đăng ký thực hiện theo hai cách: bằng sổ truyền thống hoặc bằng máy vi

tính.

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,

đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút trì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong tra cứu Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của

Nhà nước đã ban hành.

* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính

sử dụng chương trình quản lý văn bản.

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ

sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm

1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào

cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp

chương trình phần mềm đó.

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn

rõ ràng

Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật” Nếu là tài liệu gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì” bì ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ A Đối với văn bản mật, tối mật làm một bì Ngoài bì đóng dấu B, C Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư

số 12/2002/TT-BCA (A11).

Đối với những văn bản có dấu hiệu

“khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí đóng dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không

để hồ dính vào văn bản.

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc văn bản mật, khi chuyển kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá trình giải quyết Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định

tại khoản 3 của Thông tư số

12/2002/TT-BCA(A11)

- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan (trực tiếp, qua bưu điện)

đều phải có sổ chuyển giao văn bản.

Bước 5: Lưu văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (bản chính, bản

gốc).

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn

bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an

toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và

quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về

bảo vệ bí mật nhà nước.

1.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn

bản đến Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến

gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn

bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến

từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng

bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi

gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn

bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,

cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản

trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn

bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/ TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ

quan, tổ chức.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh

để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với

số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát

hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để

giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng

chứng.

Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày

đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục

đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu

“Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân

có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn

bản.

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá

nhân có liên quan Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn

bản đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc

lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập

ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để

mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ

2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên

lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các

Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản

tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu

dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng

cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm

1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp

chương trình phần mềm đó.

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông

tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân

phối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ

chức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng

ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ

sở dữ liệu văn bản đến.

* Sao văn bản đến: Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan đơn vị cần phải in sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác

* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã

có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người

có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng

chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến

có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có

ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá

nhân có liên quan.

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn

bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi,

đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm

vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy

định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản

đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến

đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.

Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc

giải quyết văn bản đến;

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng

thời hạn quy định.

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của

con dấu Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định

trên văn bản.

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ