TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA MARKETING BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢ[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA MARKETING
BÀI THẢO LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ: HOẠT
ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC
Giảng viên hướng dẫn Lớp học phần
Nhóm
: : :
ThS Vũ Diệu Hương 231_ECIT0311_06 4
Hà Nội, 2023
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN 1: LÝ THUYẾT 2
1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự 2
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 2
1.1.3 Vai trò, lợi ích của HTTTQL 2
1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 4
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự 4
1.2.2 Mô hình của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 5
1.2.3 Các thành phần chính HTTTQL nhân sự 8
1.2.4 Lợi ích của HTTTQL nhân sự 10
1.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HTTTQL NHÂN SỰ TẠI DOANH NGHIỆP 11
1.3.1 Thuận lợi 11
1.3.2 Khó khăn 11
1.4 LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT 13
1.4.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH phần mềm FPT 13
1.4.2 Phần mềm quản lý nhân sự Peoplesoft Human Capital Management 15
1.4.3 Thực trạng về việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FPT 17
1.4.4 Đánh giá việc triển khai phần mềm Peoplesoft HCM 19
PHẦN 2: BÀI TẬP 22
2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 22
2.1.1 Dữ liệu 22
2.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 22
2.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 23
2.2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC 26
Trang 32.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠT
ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC 27
2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 27
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 28
2.3.3 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 29
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 29
TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTTQL nhân sự) đang trở thành một phầnquan trọng trong quá trình quản lý nhân viên và hỗ trợ quyết định trong các doanhnghiệp Việc hiểu rõ mô hình, đặc trưng, và các thành phần chính của HTTT này, cũngnhư nhận thức về lợi ích và những thách thức liên quan đến triển khai nó tại các tổchức, là một phần quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhân sự
Với sự cấp thiết này, nhóm 4 đã lựa chọn đề tài: “Trình bày mô hình, đặc trưng
và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý nhân sự Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại công ty TNHH phần mềm FPT Quy trình nghiệp vụ: Hoạt động của thư viện trong trường đại học.”
Bài thảo luận này tập trung vào việc trình bày mô hình của HTTTQL nhân sự,điểm qua các đặc trưng và các thành phần quan trọng của nó Chúng ta cũng sẽ nhậndiện các lợi ích mà hệ thống này có thể mang lại trong các lĩnh vực đặc biệt là đối vớidoanh nghiệp, và phân tích các thuận lợi và khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phảikhi triển khai hệ thống này, cụ thể với công ty TNHH phần mềm FPT Giúp độc giảhiểu rõ hơn về sự quan trọng của HTTT quản lý nhân sự và cung cấp thông tin hữu íchcho các quyết định liên quan đến triển khai và sử dụng hệ thống này
Do kinh nghiệm cũng như kiến thức của các thành viên trong nhóm còn hạn chếnên khó tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, nhóm chúng em rất mong nhận được sựgóp ý của cô để có thể hoàn thiện bài hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5PHẦN 1: LÝ THUYẾT 1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý,lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản
lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổchức
Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, các chức năng củaHTTTQL gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử,nhờ đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng vàhiệu quả Các chức năng của HTTTQL kết hợp thành quy trình xử lý dữ liệu đầu vàothành thông tin đầu ra
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Phân loại theo cấp quản lý:
+ Mức chiến lược: HTTT hỗ trợ điều hành, hệ hỗ trợ ra quyết định
+ Mức chiến thuật: HTTT quản lý
+ Mức tác nghiệp: Hệ xử lý giao dịch, hệ thống tự động hoá văn phòng
Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ:
+ Hệ thống thông tin tài chính kế toán
+ Hệ thống thông tin quản lý sản xuất
+ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
+ Hệ thống thông tin marketing
Phân loại theo quy mô tích hợp:
+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng
+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
Trang 6+ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
1.1.3 Vai trò, lợi ích của HTTTQL
Hệ thống thông tin đối với tổ chức doanh nghiệp có 3 vai trò chính:
a) Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp
Việc triển khai các hệ thống thông tin các nghiệp giúp quá trình điều hành tổchức, doanh nghiệp có hiệu quả hơn, thông qua chúng các tổ chức doanh nghiệp có thểcắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và hoàn thiện được quá trình phânphối sản phẩm và dịch vụ của mình Ngoài ra việc triển khai các hệ thống thông tin tácnghiệp tạo ra một số hình thức hoạt động mới trong tổ chức, doanh nghiệp như:
Các hoạt động ảo, các hoạt động theo thỏa thuận, các hoạt động liên kết các hoạtđộng theo truyền thống với các bộ phận cấu thành từ các thiết bị công nghệ Khi triểnkhai các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ, chúng làm gia tăng giá trịcho các sản phẩm, nâng cao được chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt độngnghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp
Việc triển khai hệ thống thông tin giúp tổ chức doanh nghiệp có được lợi thếcạnh tranh và nhờ liên kết chặt chẽ với khách hàng tìm kiếm và các mối quan hệ chặtchẽ với các nhà cung cấp nguyên liệu, giúp quá trình điều hành tổ chức, doanh nghiệptrở nên hiệu quả hơn
Hệ thống thông tin có thể gia tăng giá trị của tổ chức, doanh nghiệp bằng nhiềucách như cải tiến mẫu mã, hình thức sản phẩm và cải tiến quá trình nghiệp vụ liênquan đến sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ quản lý trongquá trình ra quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh
Hệ thống thông tin khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong tổ chức, doanhnghiệp như phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới, tạo ra cơ hội kinh doanh hoặc tìmkiếm được các thị trường mới cho tổ chức, doanh nghiệp
b) Hỗ trợ các hoạt động quản lý
Giảm bớt các cấp quản lý trung gian: Các tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớnnhiều cấp thường quản lý kém hiệu quả và chậm đáp ứng yêu cầu xét duyệt cho mỗiyêu cầu công việc (Thường phát sinh từ cấp quản lý thấp nhất), mỗi nhà quản lý đềucần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và Tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả
Trang 7năng và quyền hạn được giao để khắc phục vấn đề này, hệ thống thông tin đã trợ giúpnhà quản lý nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát, đánh giá côngviệc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian và làm cho cấu trúc quản lý gọn nhẹhơn.
Tách rời công việc vị trí làm việc: Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các thaotác nghiệp vụ không còn bị lệ thuộc vào vị trí của người nhân viên Làm việc từ xa làmmột lợi ích điển hình vì không còn chi phí di chuyển, phạm vi tuyển dụng nhân sự làtoàn cầu, nhà kho lưu trữ có thể không cần thiết khi nguyên vật liệu được chuyển trựctiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu
Tổ chức lại các luồng công việc: Cách thức tổ chức thực hiện luồng công việctrong tổ chức, doanh nghiệp quyết định hiệu quả xử lý và thời gian đáp ứng yêu cầucủa tổ chức doanh nghiệp đối với xã hội Hệ thống thông tin thay thế xử lý nhân côngbằng các chức năng đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ thủ tụchành chính và các bước thực hiện trong quy trình xử lý nhằm tránh sai sót chủ quancấp sản chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện
Giáp tăng tính linh hoạt cho tổ chức, doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp tổchức, doanh nghiệp có thêm nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xãhội
c) Hỗ trợ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức doanh nghiệp
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, hệ thống thông tin đã vẫnđang đóng vai trò quyết định đối với hoạt động kinh doanh mang tính sống còn của các
tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống hỗ trợ tất cả các cấp quản lý: Giúp thay đổi mục tiêu hoạt động, sảnphẩm, dịch vụ hay các tương tác với môi trường, hỗ trợ các chiến lược kinh doanhtrong tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin đang được kỳ vọng là một trongnhững công cụ then chốt đảm bảo cho tổ chức, doanh nghiệp đạt được những ưu thếcạnh tranh trong một thế giới ngày càng phẳng Để có thể sử dụng hệ thống thông tinnhư một vũ khí cạnh tranh tổ chức doanh nghiệp phải biết xác định được các cơ hộicác chiến lược hoạt động kinh doanh nằm ở đâu, hệ thống thông tin chiến lược sẽ làmthay đổi các sản phẩm, dịch vụ và thủ tục nghiệp vụ của các tổ chức, doanh nghiệp, hỗtrợ doanh nghiệp đưa ra quyết định trong những trường hợp khó khăn
Trang 8Các tổ chức, doanh nghiệp ngày càng có xu hướng sử dụng hệ thống thông tintạo ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng trungthành, với các đối tác hợp tác với nhau để cùng phát triển lâu dài Sự liên minh nàyđược gọi là “quan hệ thông tin khách hàng”, theo đó hai hay nhiều tổ chức, doanhnghiệp chia sẻ dữ liệu với nhau vì lợi ích của tất cả các bên Hệ thống thông tin nàythường đòi hỏi sự thay đổi trong mục tiêu chiến lược kinh doanh, kiến trúc thông tincủa doanh nghiệp thay đổi trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp các hoạtđộng nghiệp vụ và kiến trúc thông tin của doanh nghiệp.
1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,
xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lựctrong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống có vai trò quan trọng tronghoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mạng lại có vai trò quan trọng trongviệc ra quyết định nhân sự tại cơ quan Ví dụ về các phần mềm quản lý nhân sự hiệnnay
Theo hình thức mua bán: phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêucầu(customize), phần mềm của nước ngoài, phần mềm bán
chức năng yêu cầu xử lý phức tạp và nhiều quy định riêng theo từng ngànhnghề, quản lý theo độ lớn của doanh nghiệp như, Tập đoàn đa ngành, chuỗitrung tâm phân phối, chuỗi khách sạn, nhà hàng, cửa hàng, …
Đặc điểm:
có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh
động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy luật nhà nước
cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnhđạo
lương khoán theo doanh thu
Trang 9 Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê Cho phép kết xuất số liệu
ra các định dạng khác nhau như: word, excel, pdf
nghiệp, chiến thuật và chiến lược
1.2.2 Mô hình của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Mô hình quản lý nhân sự là tất cả hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức liênquan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực, bao gồm thu hút, sử dụng, đánh giá, pháttriển và gìn giữ đội ngũ lao động phù hợp với doanh nghiệp, đủ về số lượng và cao vềchất lượng
Mô hình quản lý nhân sự liên quan chặt chẽ đến mô hình kinh doanh của doanhnghiệp Nếu có một mô hình quản trị nhân lực tốt, doanh nghiệp có thể:
xuất theo đúng kế hoạch Giữ chân được người tài, đặc biệt là những nhân sựphù hợp
của nhân viên, sử dụng đúng người đúng việc
Mô hình hệ thống thông tin quản lý được biểu diễn theo hình dưới đây, trong đóthông tin đầu vào gồm tất cả các thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác cótrong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệubên ngoài liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp
Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin quản lý
Trang 10Nguồn: PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) Giáo trình Hệ thống thông tin quảng lý,
Trường Đại học Thương Mại
Trong kế hoạch chiến lược của tổ chức thường bao gồm các mục tiêu và chiếnlược quan trọng về nguồn nhân lực Các chương trình chiến lược do các nhà lãnh đạoxác định sẽ là những định hướng hoạt động quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự.Ngoài ra, việc đề ra các chính sách kinh doanh, tách nhập các bộ phận trong đơn vị vàmọi liên kết giữa các tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến chức năng quản lý nhân sự
Dữ liệu về nhân sự của tổ chức thường bao gồm dữ liệu về nghề nghiệp, kỹ năng,kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL Những dữ liệunày có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việchoặc dự án
Để thực hiện được các chức năng nghiệp vụ của mình, bộ phận quản trị nhân lựcthường phải sử dụng dữ liệu do các Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số giờcông và đơn giá ngày công của mỗi nhân công được sử dụng để tính tiền lương chonhân công đó Những dữ liệu này được dùng để tính tổng chi phí lương cho từng bộphận trong tổ chức và cho toàn tổ chức Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sócsức khỏe, lương hưu và các chương trình phúc lợi khác của nhân viên cũng có thể cóđược một cách trực tiếp từ các HTTT xử lý lương
Dữ liệu về đặt hàng của khách hàng cũng thường được sử dụng để lên kế hoạch
về nguồn nhân lực Trên cơ sở các đơn đặt hàng cho những tháng tới hoặc năm tớingười ta có thể dễ dàng tính toán được nhu cầu về nhân lực
Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngoài có thể được dùng cho HTTTquản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệuthống kê về nhân lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công chonhân viên trong tổ chức Ngoài ra, các hiệp hội và tổ chức lao động khác cũng lànhững nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT quản lý nhân lực
Đầu ra của HTTT quản lý nhân sự bao gồm các báo cáo quản lý như báo cáolương thưởng, các khoản phúc lợi bảo hiểm; kế hoạch nhu cầu nhân sự; hồ sơ, lý lịchnhân sự; báo cáo kỹ năng làm việc Bằng việc cung cấp các báo cáo quản lý, HTTTquản lý nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ củađơn vị Ví dụ, trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm nhưNoel hay những ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả
là hết sức mấu chốt và quan trọng Các nhà quản lý sẽ dựa trên các báo cáo quản lýnguồn nhân lực và kế hoạch nhu cầu nhân sự để tiến hành phân công, điều phối các lái
Trang 11xe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng đúng thời hạn Và như vậy giá trị giatăng đã tới tay người sử dụng dưới hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh đúng hạn.
Trang 121.2.3 Các thành phần chính HTTTQL nhân sự
Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tácnghiệp, chiến thuật và chiến lược
a) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Hệ thống quản trị nhân
sự mức tác nghiệp là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động,
hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự, hệ thống thôngtin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
Quản lý lương: Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của
phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lại vàocuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phòng kế toán.Bảng chấm công bao gồm họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, sốngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép Sau khi nhận được bảng chấm công,nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu xem số lượng báo cáo cóđúng không, nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại, nếuđúng thì sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính lương.Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong doanh nghiệp, phạmtrù nghề nghiệp và nhân sự đang đảm đương vị trí đó; tiến hành phân tích công việctheo yêu cầu của các phòng ban, sau đó lấy thông tin nhân viên phù hợp yêu cầu đểtiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, vị trí việc làm còn thiếunhân sự
Quản lý người lao động: Nhân viên khi vào làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp
đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khámsức khỏe, bằng cấp chuyên môn Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợpđồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tháng thử việc đầutiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếpbậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc lànhững người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo nhân viên cần cập nhật vào
hệ thống gồm: mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơisinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ họcvấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương
Đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự: Hàng tháng các phòng ban
tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên thuộc phòng mình,sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu,xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật, thông tin đánh giá cònđược sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như đề bạt, thuyên chuyển,buộc thôi việc người lao động
Trang 13b) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Hệ thống quản trị nhân
sự mức chiến thuật là các hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, tuyểnchọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồnnhân lực
Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Bộ phận quản lý sẽ gửi yêu cầu lên
phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới Công việc tuyển chọn được tiến hànhtheo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ,sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra về những trắc nghiệm và phỏng vấn Bộ phậntuyển dụng gửi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồngthời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết, cuối cùng thông tin ứng viên
sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định tuyểnngười lao động, phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo, kếhoạch hóa trợ cấp cho người lao động
Quản lý tuyển dụng: Quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp, từ
việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho các vị trí cần tuyển dụng, cập nhậtdanh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ kho cơ sở dữ liệu, lên lịch thi tuyển, ghinhận và đánh giá kết quả thi tuyển, cho đến bước cuối cùng là chuyển hồ sơ ứng viêntrúng tuyển thành hồ sơ nhân sự, các chức năng chính của hệ thống là tìm kiếm ứngviên, in lịch thi tuyển, in kết quả thi tuyển rất hữu ích cho bộ phận tuyển dụng củadoanh nghiệp
Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những chức năng cốt
lõi của hệ thống Quản lý hồ sơ nhân sự gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơn giảnhoá nhiều thao tác như quản lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc Đồngthời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp mọi sự thay đổi đốivới nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: các thay đổi về hợp đồng lao động, phòngban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật
Quản lý đào tạo: Chức năng này giúp tổ chức, doanh nghiệp tổ chức và quản lý
các khóa đào tạo, lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo củatừng học viên, từ đó cung cấp các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó
Quản lý bảo hiểm xã hội: Quản lý quá trình tham gia đóng BHXH của nhân viên,
đồng thời hỗ trợ công tác tính toán mức tiền trích nộp hàng tháng cho cơ quan bảohiểm xã hội
Quản lý chấm công: Phân hệ này quản lý ca làm việc, ghi nhận dữ liệu chấm
công hàng ngày của nhân viên Xử lý dữ liệu để tính ra số ngày công, các loại công, số
Trang 14công làm ngoài giờ, làm ca đêm, phân hệ này còn quản lý ngày nghỉ phép và cân đốichỉ tiêu nghỉ phép cho nhân viên trong doanh nghiệp.
c) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến lược: Hệ thống quản trị nhân
sự mức chiến lược là các hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kếhoạch về nguồn nhân lực, hệ thống quản trị nhân sự mức chiến lược thường gồm bathành phần chính là cơ sở dữ liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược
và hàng loạt mô hình thống kê, đánh giá nguồn lực nhân sự
1.2.4 Lợi ích của HTTTQL nhân sự
Ngoài ra, phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin chi tiết toàn diện phục vụ choviệc ra quyết định của nhà quản trị, ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào nhữngthời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy độngnguồn lực tuyển dụng phù hợp Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà một công ty có thểđược hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấynhư truyền thống
Lợi ích của phần mềm nhân sự có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềm đượcchọn và đặc điểm của công ty Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành chocác thao tác hành chính thông thường, thời gian này có thể được chuyển hướng dànhcho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn để giúp cho doanh nghiệp tốt hơn.Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tácquản lý cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản
lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách
Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thểgiảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo
hồ sơ điện tử Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí do sử dụng tối thiểugiấy, kẹp giấy, mực và các vật liệu liên quan
Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi íchxuất phát từ từng loại phần mềm hoặc module cụ thể đã được chọn, như cải tiến kếhoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tậpmạnh mẽ
Trang 151.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HTTTQL NHÂN SỰ TẠI DOANH NGHIỆP
1.3.1 Thuận lợi
Một số thuận lợi khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanhnghiệp có thể kể đến bao gồm:
Dễ dàng quản lý nhân sự: ở doanh nghiệp có hệ thống quẹt thẻ từ và trang bị thẻ
cho mỗi nhân viên Vì vậy, khi sử dụng phần mềm, những công việc như hỗ trợ đăng
ký và phê duyệt ngày phép, tăng ca, yêu cầu tuyển dụng, đào tạo qua hệ thống website
và email, nhân viên đăng nhập vào hệ thống để đăng ký ngày phép, tăng ca, hệ thốngquản lý sẽ dễ dàng xử lý những tác vụ ấy
Tối ưu quá trình quản lý: phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp sẽ
tăng thêm hiệu quả sử dụng nguồn lực, tạo thêm nhiều cơ hội phát triển cho doanhnghiệp, tạo hiệu quả kinh doanh Phần mềm có quy mô, có đầy đủ tính năng và ưuviệt Dù kinh tế thị trường có nhiều biến động, cơ chế sản xuất thay đổi, khoa học kỹthuật công nghệ không ngừng phát triển và càng ngày càng tiên tiến thì phần mềm vẫn
có đủ những tính năng để cung cấp, phục vụ cho công tác nhân sự của doanh nghiệp
Tạo điều kiện cho việc ra quyết định quản trị tốt hơn: phần mềm quản lý nhân
sự với khả năng liên kết, tích hợp các phần mềm khác, có tính chuyên nghiệp và hữuích có thể giúp nhà quản trị ra quyết định tốt hơn và xử lý công việc tốt hơn
Tận dụng tối đa cơ sở vật chất doanh nghiệp: doanh nghiệp có hệ thống mạng
internet phục vụ công tác hoạt động cũng như kiểm tra giữa các phòng ban Thêm đócòn trang bị máy tính cho mỗi cá nhân trong các phòng ban thuộc bộ phận quản lý.Điều này đã tạo điều kiện cho phần mềm thực sự phát huy được hiệu quả tốt nhất
Tiết kiệm thời gian và chi phí: trước đây, mỗi năm, các doanh nghiệp nói chung
đều phải chi trả một khoản chi phí rất lớn cho văn phòng phẩm (giấy, bút, mực, ) Vìvậy, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm thiểu lượng hao phí văn phòngphẩm, về lâu dài thì đây cũng là cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Bên cạnh đó,
vì hệ thống được tự động hóa nên quy trình hoạt động sẽ được rút ngắn so với lúc sửdụng nhiều giấy tờ Ví dụ, khi nhân viên nộp báo cáo, cần có chữ ký của cấp trên,nhưng nếu như cấp trên không có ở công ty, bản báo cáo sẽ phải chờ chữ ký vào ngàykhác Nhưng bây giờ, hệ thống quản lý nhân sự cho phép các đơn vị sử dụng chữ ký
số, tức là đơn vị không cần vận chuyển đơn hay phải in ra để ký như trước
1.3.2 Khó khăn
Trang 16Việc triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự cần phải đòi hỏi sự chuẩn bị
kỹ lưỡng và sự tham gia của nhiều bộ phận trong một doanh nghiệp Khi đó, doanhnghiệp chắc chắn sẽ gặp phải những trục trặc trong thời gian đầu triển khai, tuy nhiên,nếu doanh nghiệp có những dự đoán trước những khó khăn có thể gặp phải và chuẩn bị
kỹ càng các phương án thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều Do đó, một số khókhăn điển hình mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai hệ thống thông tin quản
lý nhân sự như:
Khó khăn trong việc lựa chọn hệ thống phù hợp: Xây dựng và triển khai một
hệ thống thông tin quản lý cho nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rấtnhiều chi phí và nguồn lực về tương lai lâu dài Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lựachọn hệ thống đáp ứng được các nhu cầu và quy trình từ bao quát đến cụ thể có sự linhhoạt trong mỗi hoạt động Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần hiểu rõ hệ thốngthông tin đó thật sự dùng vào mục đích gì và đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự nghiêncứu, đánh giá kỹ lưỡng trong từng khâu hoạt động Từ đó mới có được hướng đầu tưđúng, chú trọng về cả cơ sở hạ tầng cũng như về giải pháp và đào tạo trong việc triểnkhai hệ thống của doanh nghiệp mình
Chi phí ban đầu bỏ ra khá lớn: Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi
sử dụng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả trong các doanh nghiệp, đặcbiệt đối với doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị con Tuy nhiên, khôngphải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này Vấn đềkhó khăn đầu tiên chính là tài chính Do để triển khai cần có sự đầu tư rất lớn khôngchỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phầnmềm lưu trữ, phân tích, quản lý, Mà quan trọng hơn là chi phí để tiến hành các côngviệc về nhân sự, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học chođội ngũ nhân viên, và có thể yêu cầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chuyên môncông nghệ, kỹ thuật mới
Khó khăn trong việc triển khai và thay đổi quy trình: Việc triển khai và vận
hành hệ thống thông tin quản lý nhân sự đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phậntrong doanh nghiệp từ trên xuống dưới Việc áp dụng một phương thức làm việc hoàntoàn mới sẽ tốn khá nhiều thời gian để hoạt động doanh nghiệp và đơn vị triển khaiphần mềm hệ thống thông tin thống nhất Hơn nữa, việc triển khai này thường đi kèmvới sự thay đổi quy trình và thủ tục quản lý nhân sự Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị
kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai
Nhân viên chống đối: Sợ hãi và phản đối trước mọi sự thay đổi là một phần bản
chất của con người Đội ngũ nhân viên tất nhiên đều hiểu được những lợi ích to lớncủa việc triển khai đồng bộ và thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới
Trang 17Nhưng thực tế, họ không muốn nghĩ đó là một công cuộc mang tính chiến lược lâu dài,
mà cho đó là một sự thay đổi mệt mỏi Họ trì hoãn, lười biếng, không chịu học tập đểthay đổi cách làm việc và áp dụng phương pháp hiệu, một số gây khó khăn khi sửdụng phần mềm trong công việc Vấn đề nhân sự luôn là bài toán nan giải với mọidoanh nghiệp, và đặc biệt trở nên đau đầu hơn trong việc triển khai thực hiện hệ thốngthông tin quản lý nhân sự mới
Nói tóm lại, bên cạnh những lợi ích to lớn mà hệ thống thông tin quản lý nhân sựđem thì đi kèm với đó là sự khó khăn trong quá trình triển khai trong chính doanhnghiệp Do vậy, doanh nghiệp cần lường trước những khó khó đó và quyết tâm thựchiện triển khai hiệu quả để đạt được những thuận lợi trong hoạt động lâu dài của tổchức
1.4 LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT
1.4.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH phần mềm FPT
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phần mềm FPT (FSOFT), là doanh nghiệp côngnghệ hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm tại Việt Nam, được thành lập vào năm 1999,FPT Software bắt đầu hành trình phát triển của mình từ Trung tâm Phần mềm Chiếnlược số 1 (FSU1), sau này được đổi tên thành FPT Software Với tầm nhìn chiến lược,FPT Software không chỉ là một nhà cung cấp dịch vụ phần mềm mà còn là một đối tácchiến lược đồng hành cùng các doanh nghiệp trên toàn thế giới
Hình 2: Logo FPT Software
Nguồn: FPT
Với hơn hai mươi năm hoạt động, FPT Software đã chứng minh vị thế của mìnhtrên thị trường quốc tế Năm 2002, công ty đạt chuẩn CMM-4, đưa tên tuổi của mìnhlọt vào danh sách danh 100 công ty hàng đầu thế giới về Quản lý chất lượng Đặc biệt,
Trang 18năm 2006, FPT Software vươn lên đạt tiêu chuẩn CMMi mức 5, khiến cho tên tuổi củaFPT được công nhận và đánh giá cao trên trường quốc tế Lịch sử phát triển của FPTSoftware được minh chứng rõ nét qua quá trình mở rộng quy mô toàn cầu Chỉ sau 8năm thành lập, công ty đã có mặt tại 7 thị trường trọng điểm trên thế giới, bao gồmNhật Bản, Singapore, châu Âu, Mỹ, Australia, Malaysia Trong đó, FPT SoftwareEurope (FEU) được khai trương vào năm 2008, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trongchiến lược quốc tế hóa của công ty.
FPT Software không chỉ là một doanh nghiệp kỹ thuật hàng đầu, mà còn là đơn
vị tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ và xuất khẩu phần mềm Hoạt động kinhdoanh cốt lõi của công ty bao gồm xuất khẩu phần mềm và cung cấp dịch vụ CNTT.Bên cạnh đó, FPT Software còn tập trung vào các lĩnh vực chuyển đổi số, điện toánđám mây, phân tích dữ liệu lớn, công nghệ di động và Internet vạn vật
Với đội ngũ lên tới hơn 2,700 nhân viên, trong đó 2,000 là những kỹ sư vớitrình độ cao, FPT Software tỏ ra tự hào với sức mạnh đa dạng và chất lượng của độingũ nhân sự đa ngôn ngữ của mình Không chỉ là những nhân sự sở hữu kiến thứcchuyên sâu, họ còn có kỹ năng toàn diện và một sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụkhách hàng trong nhiều lĩnh vực kinh tế Điều này không chỉ là bằng chứng cho sự chútrọng và đầu tư lâu dài của FPT Software vào sự phát triển của đội ngũ nhân sự mà còn
là cam kết mạnh mẽ về việc mang đến những giải pháp và dịch vụ chất lượng hàngđầu Với đội ngũ nhân sự nhân sự và đa ngôn ngữ, Công ty tự tin rằng có thể đáp ứngmọi yêu cầu và thách thức phức tạp từ thị trường toàn cầu
Trang 191.4.2 Phần mềm quản lý nhân sự Peoplesoft Human Capital Management
PeopleSoft Human Capital Management (HCM) là một sản phẩm của Oracle,được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả hơn các hoạt động liên quan đếnnhân sự HCM của PeopleSoft cho phép xây dựng một nền tảng dữ liệu nhân sự và cảithiện các quy trình kinh doanh Phần mềm cung cấp một bộ chức năng quản lý nhân sựhàng đầu, giúp tăng năng suất, tăng tốc độ hoạt động kinh doanh và giảm chi phí sởhữu
Từ việc tuyển dụng và quản lý nhân sự, đến việc dự đoán chính xác nhu cầunhân lực trong tương lai, PeopleSoft HCM giúp bạn quản lý một cách chủ động cáchoạt động nhân sự trong khi tập trung vào các sáng kiến kinh doanh chiến lược Một sốchức năng chính của PeopleSoft HCM bao gồm:
- Quản lý nhân sự trên một hệ thống duy nhất trong khi tuân thủ các luật và quyđịnh
- Quản lý lực lượng lao động: Dự báo, triển khai, theo dõi và quản lý lao động
- Quy tắc lao động và giám sát: Tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý thời gian để phêduyệt thời gian, giải quyết các ngoại lệ và đưa ra quyết định tốt hơn với phân tích dữliệu lao động doanh nghiệp theo thời gian thực
- Cung cấp dịch vụ cho lực lượng lao động: Cắt giảm chi phí và tăng năng suấtvới việc cung cấp dịch vụ cho lực lượng lao động
- Quản lý nhân sự: Thu hút, giữ chân và động viên một lực lượng lao động xuấtsắc với việc quản lý nhân sự tích hợp
PeopleSoft HCM đem lại sự đồng thuận trong quản lý nhân sự, từ việc tuyểndụng và phát triển nhân viên đến quản lý hiệu suất và phúc lợi Hệ thống này khôngchỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý nhân sự
mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững thông qua việc tối ưu hóa tài nguyên
và quản lý hiệu suất cá nhân
