ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG. Trường đại học Công nghệ Giao thông Vận tải. Ngô Thị Thúy An 70DCLJ11 70DCLG15001.................................................................................................................

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

*********

ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

NỘI DUNG …… 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG……… ….…3

1.1 Tổng quan về kho hàng……… 3

1.2 Mặt bằng kho ……….9

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa……… 15

1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho hàng……… 19

1.5 Hệ thống an ninh; phòng chống cháy nổ ……….21

CHƯƠNG 2: VẬN HÀNH KHO HÀNG……… 24

2.1 Nhập hàng……….24

2.2 Bảo quản và kiểm kê hàng hóa……….27

2.3 Xuất hàng……… 32

2.4 Dịch vụ GTGT hàng hóa của kho hàng………35

CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH CHI PHÍ VẬN HÀNH KHO HÀNG……… 37

3.1 Lập kế hoạch khối lượng hàng hóa nhập, xuất của kho trong kỳ………….40

3.2 Xác định các chi phí vận hành kho hàng……… 76

KẾT LUẬN ….…100

MỞ ĐẦU

Đồ án môn học Quản Trị Kho Hàng là một môn học rất cần thiết cho sinh viên

nghành Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng nói chung để giải quyết một vấn đềtổng hợp về lập kế hoạch xuất-nhập, bảo quản, dữ trữ hàng trong kho cũng như xâydựng các phương án xếp dỡ và vận chuyển các lô hàng nhập, xuất của kho sao chothời gian và chi phí tối ưu nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng hàng hóa Mụcđích là giúp sinh viên hệ thống lại những kiến thức đã học, nghiên cứu và làm quenvới công việc Quản trị kho hàng

Trong chương trình đào tạo cho sinh viên, nhà trường đã tạo điều kiện cho

chúng em được tiếp xúc và làm quen với việc nghiên cứu : “Đồ Án Quản Trị Kho Hàng” Do lần đầu tiên làm quen thiết kế với khối lượng kiến thức tổng hợp, còn có

những mảng chưa nắm vững cho nên dù đã rất cố gắng, song bài làm của em khôngthể tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy

cô, giúp em có được những kiến thức thật cần thiết để sau này ra trường có thể ứngdụng trong công việc cụ thể của sản xuất

Em xin chân thành cảm ơn !

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG

1.1 Tổng quan về kho hàng

* Khái niệm:

Kho hàng là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiênvật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầucho tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin vềtình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho

* Vai trò:

- Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà các tổ chức có thể gom lô hàng nhỏ thành

lô hàng lớn (đáp ứng đủ số lượng của đơn hàng) sau đó giao hàng đi Chi phí vận tảiđược tiết kiệm nhờ vào việc chi phí cho 1 đơn vị vận chuyển thấp hơn

- Tiết kiệm chi phí sản xuất: kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thànhphẩm nhờ đó giảm bớt hư hỏng, hao hụt hay mất mát đồng thời việc lưu trữ nguyênvật liệu tồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nguyên vậtliệu cần thiết

- Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớnhoặc mua theo kỳ hạn

- Duy trì nguồn cung ứng ổn định

- Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức

- Giúp doanh nghiệp có thể đương đầu với những thay đổi của thị trường (nhu

- Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất vớingười tiêu dùng

- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất

- Hỗ trợ cho các chương trình JIT (Just – In- Time) của nhà sản xuất và khách hàng

- Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải là những sảnphẩm đơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu khách hàng

- Kho là nơi lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm sản xuất thừa,…

để tiến hành phân loại, xử lý và tái chế Là 1 bộ phận quan trọng giúp hoạt động

“logistics ngược” thành công hơn

- Kho thành phẩm giúp tổ chức tiến hành phân phối, giải quyết đầu ra

Tuy nhiên dù là kho nào thì cũng bao gồm có một số chức năng chính sau:

* Hỗ trợ cho sản xuất:

- Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho sản xuất, để sản xuất sảnphẩm công ty có thể cần nhiều loại nguyên, nhiên, vật liệu, linh kiện, phụ tùng đượcsản xuất từ các nhà máy khác nhau Các nhà máy này sẽ vận chuyển vật tư về khonguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng hợp đồng đã thỏa thuận trước

- Hàng được dự trữ tại kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu Khonguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy

- Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thờigian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng.

* Tổng hợp sản phẩm:

Công ty sản xuất thường có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuấtnhững loại hàng khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng, mỗikhách hàng lại cần những sản phẩm khác nhau

Cho nên theo thỏa thuận các nhà cung cấp đưa hàng về kho trung tâm củacông ty Tại đây hàng hóa sẽ được phân loaị, tổng hợp, gia cố theo từng đơn hàngyêu cầu của khách rồi chuyển đến cho khách hàng

* Gom hàng:

Có những khách hàng cần những lô hàng lớn đồng thời tại một thời điểm cụthể một nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách Trường hợp nàyhàng sẽ được vận chuyển nguyên toa từ các nhà cung cấp về kho của công ty

Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lôhàng lớn để cung cấp cho khách hàng

* Tách hàng thành những lô hàng nhỏ:

Có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng

sẽ được đưa từ nhà máy về kho Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành nhiều

lô hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và tổchức vận chuyển đến khách

* Phân loại kho hàng:

Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trongmột tổ chức thì không nhất thiết phải xây dựng kho riêng của mình Có nhiều loại

kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quảkinh tế cao nhất Một số loại kho:

* Theo lĩnh vực logistics:

- Kho logistics cung ứng

- Kho logistics sản xuất

- Kho logistics phân phối

* Theo công đoạn logistics:

- Kho doanh nghiệp sản xuất

- Kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ

- Kho doanh nghiệp thương mại trung gian

- Kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng

* Theo liên kết giao thông:

- Kho hạng C

- Kho hạng D

* Theo nhiệm vụ chính của kho:

- Kho thu mua, kho tiếp nhận: loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác hayđầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hóa Kho này chỉ làm nhiệm vụgom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán

- Kho tiêu thụ: kho này chứa các thành phần của nhà máy sản xuất ra Nhiệm vụchính của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hìnhthành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mạihoặc đơn vị tiêu dùng khác

- Kho trung chuyển: là kho được đặt trên đường vận động của hàng hóa ở các ga,cảng, bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vậnchuyển khác

- Kho dự trữ: là loại kho dùng để dự trữ những hàng hóa trong một thời gian dài vàchỉ dược dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp

- Kho cung ứng, cấp phát: là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàngthuận tiện cho các đơn vị khách hàng

* Theo đặc điểm kiến trúc:

- Kho kín: có khả năng tạo môi trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảoquản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài

- Kho nửa kín: chỉ che mưa, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách vớimôi trường ngoài kho

- Kho lộ thiên: chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh hưởngbởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết.

* Theo hình thức sở hữu:

- Kho chủ sở hữu (kho riêng): thuộc quyền sở hữu và sử dụng riêng của doanhnghiệp có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho Loại hình kho nàythích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính

- Kho thương mại (cho thuê): hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cungcấp một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyển trên cơ sở thù lao biến đổi.Kho thương mại cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng

- Kho đi thuê

- Kho quốc gia/ địa phương

* Theo quy mô:

Dựa vào diện tích, dung tích, khối lượng và danh điểm hàng hóa dự trữ trongkho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng cán bộ công nhân viên

ở kho, kho hàng có thể chia thành 3 loại: kho lớn (tổng kho), kho trung bình và khonhỏ

* Theo chế độ nhiệt độ bảo quản:

- Kho không có sưởi ấm/ có sưởi ấm

- Kho lạnh

- Kho có nhiệt độ cố định

1.2 Mặt bằng kho

Mái kho: Mái kho được làm mái tôn đôi để giúp cho việc thông gió giữa hai lớpmái, tránh việc sự đột nhập của kẻ gian từ trên mái hay trên trần kho (nếu có) Máihiên đủ rộng để che vách kho tránh tia nắng mặt trời rọi thẳng vào, tránh nước mưahắt vào hay chảy vào nền kho

Cửa sổ thông gió: Được che bằng lưới sắt nhằm phòng tránh các loại côn trùng,chuột, bọ và được đặt ở trên cao để không bị vướng kệ, có thanh sắt chống trộm.Nền kho: Được thiết kế bởi 2 lớp: lớp phân cách nhằm ngăn chặn hơi nước từtrong đất và lớp nền cứng bằng bê tông có thể chịu được lực và sức nặng của xenâng Có độ cao thích hợp để phòng tránh mưa lũ hay ngập lụt, dảm bảo sự khôráo, thuận tuận cho việc bốc dỡ hàng hóa Phải được xử lý phòng tránh mối mọtphát sinh

Cửa kho: Kích thước cửa chính 4m x 4,5m ; cửa phụ 1,5m x 2m phù hợp cho việc

sử dụng các loại xe chuyên dùng trong việc xuất nhập hàng hóa Cửa kho được xâydựng chắc chắn, có khóa an toàn và hệ thống chống trộm

Hệ thống thoát nước:

- Dọc theo chiều dài chu vi của kho

- Đủ rộng, đủ sâu và đủ độ dốc dể nước có thể thoát ra nhanh, không đọng lại trong

hệ thống, tránh việc sinh sản các loại côn trùng sinh sống trong nước tù

Sân bãi: Là nơi sử dụng cho các xe giao nhận hàng hóa lên và xuống hàng, là phầnbao quanh kho, được thiết kế thấp hơn nền kho

Diện tích đường dành cho đi lại theo tiêu chuẩn 2,5m: Đảm bảo thuận tiện choviệc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho người, hàng hóa và phương

Hệ thống thông gió: Đảm bảo không có sự đột nhập của các loại côn trùng dịchhại qua hệ thống bằng lưới thép thích hợp Đảm bảo sự thông thoáng, sự lưuchuyển của không khí của kho hàng.

Hệ thống ánh sáng: Sử dụng hệ thống bóng đèn compact để đảm bảo có đủ độsáng để hoạt động trong kho chính xác, an toàn

Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Có đủ các thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiếtcho công tác phòng cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống bình cứuhỏa, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy,…

Hệ thống an ninh: Hệ thống camera quan sát 24/24, đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp,

có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, biện pháp phòng ngừa, ngăn chặnviệc ra vào của người không cho phép Các hoạt động trong kho luôn được giámsát chặt chẽ ngày đêm và đồng thời công tác an ninh kho cũng luôn được kiểm tra,huấn luyện và hỗ trợ bởi chính quyền địa phương

* Xây dựng kho mới:

- Chọn vị trí kho hợp lý để tiết kiệm được chi phí trong vấn đề sản xuất và lưuthông phân phối Vị trí nhà kho nên gần trung tâm thuận lợi cho việc phân phối nếu

là kho kinh doanh Có khoảng không gian phù hợp với phương tiện bốc dỡ hàng vàmột vài dự phòng phụ cho sự mở rộng trong tương lai

- Các điều kiện đia lý: kho nên gần đường liên tỉnh để có thể liên lạc nhiều nơihoặc nước khác và không nên ở trong một khu vực mà giao thông kẹt cứng

+ Nếu thường xuyên xuất nhập qua hệ thống xe lửa, tàu điện thì kho nên đặt gầncác trạm đó

+ Nếu xuất nhập khẩu qua cảng biển, nhà kho nên được bố trí gần chỗ hải cảng.Điều quan trọng là tính toán cự ly di chuyển sao cho hợp lý ít tốn kém, hạn chế gầnkhu vực dân cư đề phòng hỏa hoạn.

- Hệ thống điện nước, hệ thống cống rãnh thoát nước tốt trong khu vực và khôngquá xa những dịch vụ cốt yếu như điện nước và thông tin liên lạc

- Lựa chọn nhà kho thích hợp với nhu cầu và không nên là một nơi quá đắt:

+ Những yếu tố như việc lựa chọn vị trí, công trình xây dựng và những chi phí điềuhành cần phải được gắn kết lẫn nhau

+ Những nơi đặt phương tiện sản xuất sẽ được thiết kế để nhấn mạnh hiệu quả củatiến trình sản xuất, nhà kho cũng sẽ được thiết kế để nhấn mạnh hiệu quả cất giữhàng hóa, quá trình tiến hành công việc mua bán và gia công hàng hóa theo yêucầu

- Xác định nhu cầu của kho có thể thay đổi theo vụ mùa, thời vụ, thường phụ thuộcvào những yếu tố sau:

+ Loại hàng chứa trong kho

+ Ghi nhận con số khả năng kho có sức chứa là bao nhiêu tấn hay khả năng chứabao nhiêu thể tích

+ Mặt hàng thuộc loại nào, kích cỡ ra sao để định khu vực và đóng các khung kệcho phù hợp

+ Các nhiệm vụ kho phải thực hiện như kho dịch vụ, kho sản xuất, kho kinhdoanh, kho đông lạnh

+ Thời gian tồn kho trung bình của hàng hóa trong kho

+ Chiều cao của kho cũng tùy thuộc vào mặt hàng

+ Các dụng cụ và thiết bị bốc xếp hàng hóa, làm tăng lượng hàng vận chuyển sovới thời gian, pa lét để kê hàng.

+ Cân nhắc phương tiện bốc xếp cho phù hợp với đối tượng hàng hóa như dùngbốc xếp, xe nâng, cần cẩu…để trang bị hay tuyển dụng nhân sự bốc xếp

+ Huấn luyện nghiệp vụ nhân viên từ thủ kho, kế toán kho, bốc xếp…

+ Việc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay là sử dụng máy vi tính là hiệuquả

* Thuê nhà kho hiện có:

Trường hợp đi thuê kho thì thường kho được đặt trong những ngôi nhà cũ do đócần lưu tâm đến những vấn đề sau:

- Lối vào: cửa được đặt ở vị trí và có đủ chiều cao cho xe đi vào nhà kho để có thểbốc dỡ hàng gần nơi chứa hàng và có thể tận dụng tất cả thiết bị xử lý sẵn có

- Cấu trúc: những tòa nhà cũ thường có một hay những khuyết điểm sau:

+ Mái nhà quá cao và không có cách nhiệt hoặc mái nhà quá thấp nên thường nóng

+ Có những kiến trúc bên trong không cần thiết như nền móng cũ, những cănphòng nhỏ hay hàng rào Hoặc kho có các thùng và kệ chứa đã được xây dựngbằng gạch.

- Khi thuê kho có sẵn có thể dùng một số biện pháp sau khắc phục:

+ Với mái nhà cao, có thể tận dụng không gian bên trên bằng cách làm thêm mộttầng kệ nữa và cách nhiệt bằng cách lót bên dưới mái nhà bằng tấm cách nhiệt haytấm lót phù hợp

+ Nền nhà xấu có thể khắc phục bằng cách làm lại nền nhà mới bằng bê tông

+ Ánh sáng không đủ có thể đặt kính trên mái nhà, mở rộng và nâng các cửa sổ 2bên

+ Những bức tường hay vách ngăn không cần thiết có thể bỏ đi miễn là không ảnhhưởng đến cấu trúc chính của nhà

-Sơ đồ mặt bằng kho:

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1 Khu hành

chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo

quản C

Khu bảo quản D

Khu bao bì, hàng mẫu

Đặc điểm hàng

Tổng khối lượng hàng

Thời gian nhập hàng

Khối lượng tồn đầu ngày nhập

MM 1000 kg bao gói cứngHình khối, 65 T 18h, 16/10 15T, Khu A

DD 100 kg bao gói cứngHình khối, 80 T 20h, 16/10 10T, Khu C

TP 50 kg bao gói mềmHình khối, 70 T 7h, 16/10 10T, Khu D

HH 2000 kg bao gói cứngHình khối, 60 T 15h, 18/10 20T, Khu B

NN 60 kg bao gói mềmHình khối, 54 T 22h, 19/10 6T, Khu D

KK 120 kg bao gói cứngHình khối, 48 T 9h, 19/10 12T, Khu A

Hàng xuất:

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

Công ty X

45T hàng MM

25T hàng DD25T hàng TPCông ty Y

35T hàng MM

25T hàng DD25T hàng TPCông ty Z 40T hàng DD30T hàng TP Cửa 3 17h, 19/10Công ty E

28T hàng HH

18T hàng NN24T hàng KK

Cửa xuất 3

Cửa xuất 4

Công ty G

22T hàng HH

18T hàng NN24T hàng KKCông ty F

30T hàng HH

24T hàng NN12T hàng KK

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa

* Các loại thiết bị bảo quản hàng hóa trong kho:

* Các loại giá kệ hàng:

- Kệ đơn giản: gồm 2 loại:

Kệ nặng: phù hợp với nhiều chủng loại hàng kích cỡ khác nhau, hàng xuất chậm.Thích hợp với kho của doanh nghiệp khác nhau, gồm cả các doanh nghiệp logistics

và trung tâm phân phối lớn

Kệ nhẹ: phù hợp hàng vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô, sách, quần áo, Kệ nàythích hợp với kho, cửa hàng bán lẻ nhỏ và các đối tượng phục vụ nhu cầu hàngngày

- Kệ đi xuyên: Cho phép sử dụng tối đa chiều cao kho hàng Dùng cho nhiều loạihàng hóa nhỏ lẻ Có thể tăng hệ số sử dụng không gian kho lên 2-3 lần (gồm cả khu

dự trữ và khu chọn hàng)

- Kệ nghiêng: có độ dốc từ 3-50

Kệ có trang bị con lăn, di chuyển hàng trên nguyên tắc trọng lực tự nhiên Hệ số

dử dụng diện tích kho đến 60% nhờ xếp hàng sát nhau

Dễ dàng di chuyển và theo dõi hàng hóa, có khả năng tự động hóa, cơ giớihóa cao, có thể hoạt động ở nhiệt độ thấp

- Kệ di động:

Giúp tiết kiệm diện tích lối đi Kệ này thích hợp bảo quản hàng hóa có tốc độquay vòng chậm, không cần chọn hàng nhanh, hàng dự trữ lâu dài và hàng có giátrị cao Kệ xếp hàng nặng phía dưới Kệ di động có thể khóa điện hoặc khóathường

- Kệ ô ngăn kéo: để lưu trữ hàng rời và hàng lẻ

* Sàn để hàng:

Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho Sàn

để hàng có mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở Người ta xếp hàng hóa trên

cả bề mặt sàn dự trữ Sử dụng sàn tiết kiệm được diện tích nhà kho tuy nhiên mặtdưới sàn không thoáng bằng giá kệ

* Thiết bị đóng gói hàng: gồm máy đóng gói pallet, máy dán nắp thùng, kìm (dánbăng keo)

- Dùng để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận tải, xếp dỡ và lưu kho

- Tăng hiệu quả của quá trình xử lý hàng hóa nhờ vào việc đóng gói đúng cách

* Thiết bị vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa trong kho:

* Xe nâng: dùng điện hay chạy bằng nhiên liệu xăng hay dầu:

Xe nâng là thiết bị cơ giới xếp dỡ dùng để nâng hạ và vận chuyển hàng trongkho bãi cũng như trên phương tiện vận chuyển Tùy từng loại xe nâng có thể cóchiều cao nâng hàng từ 1.6-14.3m, trọng lượng nâng từ 1000-1600kg

Xe nâng thủy lực có khối lượng xử lý hàng không lớn (30-40 pallet/1 ca), trọnglượng từ 0.3-1T

Xe nâng điện tiện lợi hơn xe nâng thủy lực, tốc độ nâng của xiên hàng cao hơn

Xe nâng tự hành sử dụng tại các khu vực có cường độ xếp dỡ di chuyển hàngcao; có quy mô di chuyển rộng nhưng không gian di chuyển lại hạn hẹp.

Xe nâng có cần nâng kéo dài được cho phép nâng hàng với độ cao lớn

* Xe xếp dỡ: Là thiết bị cơ giới xếp dỡ hoàn chỉnh dùng trong công tác xếp dỡ hàngvới phương tiện vận tải, chuyển hàng và phân bố hàng hóa lên các giá kệ

Phân loại:

- Xe xếp dỡ có động cơ diesel, xăng, gas: xe này thường hoạt động ở các bãi hàng

- Xe xếp dỡ động cơ điện: hoạt động ở các kho hàng, nâng từ 1-5T, chiều cao nâng

từ 3-4.5m

* Nâng tay: Là thiết bị đơn giản để nâng hàng và di chuyển hàng bên trong kho ởkhoảng cách ngắn, thường dùng để đóng hàng Nâng tay có 2 loại là điều khiển bằngtay hoặc tự động

* Pa-let: có thể làm bằng gỗ, nhựa hoặc bằng kim loại

* Palăng: palăng gồm palăng xích và palăng điện

- Palang là thiết bị nâng hàng được treo trên cao, gồm một cơ cấu nâng và có thểthêm một cơ cấu di chuyển, thường có kích thước gọn nhẹ, kết cấu đơn giản

- Phân loại:

Theo dẫn động pa lăng có 2 loại: bằng tay (có nâng trọng nhỏ 0.5-20T) hoặcbằng điện hoặc khí nén (0.32-32T, nâng cao 30m, tốc độ nâng 3-15m/1 phút)

Theo cách thiết kế bộ phận giữ hàng: pa lăng giữ hàng bằng xích hoặc cáp

- Pa lăng áp dụng đối với hàng bao kiện có hình dáng ổn định và trong phạm vi nânghàng với hành trình nhỏ

* Xe đẩy bằng tay: là thiết bị đơn giản để nâng hàng và di chuyển hàng bên trongkho ở khoảng cách ngắn, thường dùng để đóng hàng.

* Rôbô công nghiệp:

Robot công nghiệp là một cơ cấu máy có thể lập trình được, có khả năng làmviệc một cách tự động không cần sự trợ giúp của con người Bên cạnh đó giữa cáctay máy có thể hợp tác được với nhau

- Dùng để xác định kích thước, trọng lượng khối hàng

- Xác định trọng lượng của PTVT, lượng hàng nhập xuất kho,

- Có các loại: cân đế, cân bàn, cân móc

* Kiểm nghiệm hàng hóa trong kho:

Trong thực tế có 3 phương pháp kiểm nghiệm hàng hóa: cảm quan, trong phòngthí nghiệm, hiện trường

Phương pháp cảm quan: là phương pháp kiểm nghiệm hàng hóa nhờ các giácquan của con người (nhìn, ngửi, nếm, sở,…) mà không dùng một loại công cụ nào

Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, tiết kiệm chi phí Nhược điểm

là mang tính chất chủ quan, không có khả năng xác định khối lượng hàng nguyhiểm, hư hỏng, độ tin cậy thấp

Phương pháp phòng thí nghiệm: dùng các máy móc, thiết bị để phân tích thànhphần và tính chất lý hóa của hàng hóa

Ưu điểm của phương pháp này là cho kết quả chính xác, khách quan Nhượcđiểm là phải đầu tư cho máy móc thiế bị khá lớn và tốn nhiều thời gian Khi kiểmnghiệm cần lấy mẫu hàng hóa nên có thể gây tổn thất hàng hóa

Phương pháp hiện trường: là phương pháp kiểm định hàng hóa trong điều kiệnsản xuất, dùng để xác định đặc tính khối lượng, thể tích hàng hóa nhằm cung cấpnhững số liệu cần thiết cho công tác khai thác vận tải Để tiến hành nghiên cứu cần

có các dụng cụ như thước cuộn, cân, thước đo góc, khí áp kế, thiết bị đo độ ẩm,…

1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho hàng

* TH1: DN có nhiều kho lớn rải rác nhiều nơi hay là một khu vực tập trung có

nhiều kho lớn như ở cảng Nhân sự kho có thể tổ chức như sau:

- Tổng quản kho

- Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho quản lý một số khu vực

- Mỗi kho có một thủ kho và một phó kho

- Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

- Nhân viên kho khu vực

- Tài xế lái xe nâng

- Tài xế xe tải giao hàng

* TH2: DN chỉ có một kho lớn, hàng hóa có nhiều chủng loại:

- Thủ kho

- Phó kho quản lý một số khu vực

- Một tổ trưởng hay trưởng nhóm khu vực phụ trách một hoặc hai chủng loại hàng

- Nhân viên kho khu vực

- Nhân viên giám sát (trong kho hàng có giá trị cao và nhỏ khó kiểm soát)

- Kho có đội bốc xếp riêng, lúc đó nhân viên khu vực sẽ đứng ra trông coi việc bốcxếp hay xe nâng làm việc trong khu vực kho mình phụ trách

- Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

- Tài xế xe nâng

- Nhân viên giao nhận

- Tài xế xe tải giao hàng…

* TH3: DN có một số kho nằm trong một khu vực và có nhiều chủng loại hàng:

-Trưởng kho

-Phó trưởng kho quản lý một số khu vực kho

-Mỗi khu vực chủng loại hàng là có một thủ kho khu vực và một phó kho

-Nhân viên kho khu vực

-Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

-Tài xế lái xe nâng

-Nhân viên giao nhận

-Tài xế xe tải giao hàng

- Với việc sử dụng camera quan sát là lựa chọn đúng để quản lý kho hàng và chủ

sở hữu có thể tập trung vào khu vực quan trọng và làm giảm nguy cơ xảy ra trộmcắp, thất thoát tài sản hàng hóa

- Giám sát cả khi vắng mặt: Sử dụng đầu ghi hình camera DVD or NVR cho phépbạn phát sóng các đoạn video từ hệ thống camera qua internet, như vậy có thể quản

lý nhiều kho hàng hoặc các cơ sở lớn một cách dễ dàng

- Đầu ghi hình camera còn cho phép kiểm tra an ninh kho hàng vào bất cứ lúc nào

từ máy tính, iphone,…

- Lắp đặt camera giám sát trong các khu vực mở rộng như các tầng của kho hàng.

- Lắp đặt máy quay ở tất cả các vị trí của cửa ra vào, lối thoát hiểm như vậy sẽgiám sát được các vấn đề vận chuyển và giao hàng

- Lắp đặt camera cố định ở những nơi lưu trữ các tài sản có giá trị

- Sử dụng camera quan sát trong các văn phòng và khu vực quản lý sẽ làm giảmcác hành vi trộm cắp tài liệu kinh doanh và tiền mặt

- Lắp đặt camera nhoài trời để bảo vệ cơ sở xây dựng bởi các hành vi phá hoại

* Hệ thống âm thanh thông báo.

Với những doanh nghiệp có nhà xưởng rộng với hàng nghìn công nhân, việcthông báo những tiin tức, kế hoạch của công ty đến từng công nhân là việc không

hề đơn giản Chính vì vậy hệ thống âm thanh thông báo ra đời để giúp giải quyếtcác vấn đề khó khăn này Bên cạnh việc ứng dụng với những nhà xưởng lớn, hệthống âm thanh nhà xưởng còn có thể được ứng dụng tại những khu trung tâmthương mại và bệnh viện, các nhà cao tầng, trung cư,…

* Hệ thống kiểm soát ra vào

- Đầu đọc kiểm soát ra vào: Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không chophép một người nào đó ra vào khu vực kiểm soát

- Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào cửa tự do

- Thẻ cảm ứng( nếu sử dụng vân tay thì không cần thẻ)

- Hệ thống quản lý trên máy tính: Quản lý ra vào, chấm công, thao tác từ xa vào cácđầu đọc kiểm soát vào ra

* Hệ thống báo cháy tự động: là hệ thống tự động phát hiện và thông báo địa

điểm cháy Hệ thống báo cháy tự động bao gồm trung tâm báo cháy, các đầu báocháy và các thiết bị ngoại vi khác

Nhiêm vụ:

- Tự động phát hiện ra cháy một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời trong vùng

hệ thống đang bảo vệ

- Tự động phát ra các tín hiệu báo động, chỉ thị và các tín hiệu điều khiển các thiết

bị ngoại vicuar hệ thống báo cháy nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó

Đặc biệt với hệ thống báo cháy tự động sử dụng đầu báo cháy khói thì còn có nhiệm

vụ quan trọng hơn là “cảnh báo” tức là phát hiện và thông báo sự sắp cháy, sự cháy

âm ỉ chư có ngọn lửa

* Hệ thống chữa cháy tự động.

Hệ thống sprinkler là hệ thống chữa cháy sử dụng vi xả khí ở chế độ thường trực,các vi xả khí chỉ làm việc khi nhiệt độ môi trường tại đó đạt đến một giá trị kíchhoạt nhất định Vì vậy, hệ thống sprinkler chỉ có khả năng chữa cháy theo điểm trênmột diện tích bảo vệ nhất định

Hệ thống sprinkler được sử dụng để bảo vệ các cơ sở có mức độ nguy cơ cháythấp và trung bình Đặc điểm chính của hệ thống này là trong đường ống luôn chứađầy nước và được duy trì ở một áp lực nước nhất định theo tiêu chuẩn nước chữacháy

CHƯƠNG 2: VẬN HÀNH KHO HÀNG

2.1 Nhập hàng

2.1.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ nhận hàng ở kho

- Tiếp nhận hàng hóa là khâu mở đẩu các nghiệp vụ kho Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa ở kho có ý nghĩa quan trọng sau đây :

+ Tiếp nhận đầy đủ về số lượng và đúng chất lượng hàng hóa tạo điều kiện để kho nắm được số lượng, chủng loại hàng hóa có trong kho, thực hiện tốt các nghiệp vụ tiếp theo, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ sản xuât, kinh doanh của đơn vị quản lý kho

+ Tiếp nhận hàng hóa theo đúng nguyên tắc, thủ tục, quy trình đối với từng loại sản phẩm và phương tiện chuyên chở hàng hóa sẽ phát hiện kịp thời tình trạng bao gói

và số lượng, chất lượng của hàng hóa có đúng theo hợp đồng hay không để có biện pháp xử lý các tình huống với các đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải và các đơn vị khác có liến quan

+ Tiếp nhận hàng hóa kịp thời, nhanh chóng góp phần giải phóng nhanh phương tiệnvận chuyển, bốc xếp, tăng năng lực tác nghiệp cho ga, cảng bảo đảm an toàn hàng hóa, tiết kiệm chỉ phí

=> Tóm lại : Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa ở kho góp phần hạn chế tìnhtrạng thiếu hụt, mất mát, hư hỏng sản phẩm, tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông, tăng lợi nhuận của đơn vị sản xuất, kinh doanh

hàng đó để chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết nhằm thực hiện tốt việc nhận hàng theo kế hoạch.

- Đưa nhanh hàng hóa từ nơi tiếp nhận đến nơi bảo quản hoặc chế biến của kho Để thực hiện tốt nhiệm vụ này cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho

* Trường hợp 6: Kho hàng lẻ nhập hàng từ kho hàng chẵn

- Nếu đơn vị phân hàng hóa làm 2 khu kho: khu kho hàng chẵn (hàng nguyên thùng,nguyên đai kiện) và khu hàng lẻ (hàng phát lẻ mỗi ngày) nhân viên ở kho lẻ chịu trách nhiệm phát hàng lẻ mỗi ngày và khi phát hết hàng phải lập thủ tục xuất hàng từkho chăn qua kho lẻ

* Trường hơp 7: Đối với các kho ở cảng

- Thông thường các tàu cập cầu cảng theo khu vực kho xếp hàng như khu hàng kim khí điện máy, khu thực phẩm Khi Đại lý tàu biển báo có tàu sắp đến, căn cứ vào Bảng liệt kê hàng hóa (Cargo Manifest) Phòng Điều độ cảng sẽ qui hoạch tàu sẽ cậpcầu cảng nào và hàng hóa sẽ được xếp vào kho nào Căn cứ vào bảng qui hoạch đó phòng Thương vụ cảng sẽ lập Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho cho từng chủ hàng (công ty nhập khẩu)

- Thông thường những Lệnh giao hàng/hóa đơn/Phiếu xuất kho được ký sau khi kiểm tra hàng hóa

- Trong trường hợp khiếu nại về hàng hóa hư hỏng hay thất lạc cần phải có một bản sao Lệnh giao hàng/Phiếu xuất kho/Hóa đơn đã điền vào đầy đủ các chi tiết gửi kèm

- Đối với hàng trả về kho thì những chứng từ trên phải được kiểm tra xem có được

ký duyệt đầy đủ của người có thấm quyền hay không, có được đóng dấu hợp lệ không?

2.1.5 Nguyên tắc Nhập hàng

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa, thiếu)

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng (đốỉ với hàng bị móp, đổ bể, bị trả về hay hàng quá hạn sử dụng)

- Chứng từ nhập hàng từ Cảng về gồm có: Tờ khai hải quan (trả về phòng Xuất Nhập khẩu), Biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển có 2 liên: Kho: 1liên và phòng kế toán: 1 liên)

- Sau đó Phòng kế toán lập Phiếu Nhập Kho (2 liên: Lưu phòng kế toán 1 liên, gửi Kho 1 liên) Có trường hợp thì Kho làm Phiếu Nhập kho

- Tiến hành cập nhật hàng nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính

- Chuyển những chứng từ có liên quan về phòng kế toán, phòng kinh doanh

2.1.6 Các bước thực hiện

- Đối với hàng nhập khẩu: Chứng từ nhập hàng từ Cảng về gồm có: Packing list + Catalogue hàng do Phòng Xuất Nhập khẩu mua hàng báo trước 2 ngày (bằng văn bản, email)

- Các bộ phận liên quan khác như phòng thu mua, phòng hành chính cũng báo trước cho kho một ngày để chuẩn bị mặt bằng nhập hàng

- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra chứng từ về mặt số lượng, tính hợp lệ, những chứng từ này có được ký duyệt đầy đủ, có chữ ký của người có thẩm quyền hay không và có được đóng dấu hợp lệ không

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa, thiếu) so với Packing list

- Vận chuyển hàng hóa nhập đến nơi bảo quản, hay nơi chế biến

- Khi nhập hàng cần đốĩ chiếu mã "Item No" so vói Packing list

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng (đối với hàng móp, bể, bị đổ bể, trả về)

- Sau đó kho hàng scan mã "Item No" chuyển bộ phận kế toán kho để làm Phiếu Nhập kho (2 liên: phòng Kế toán: 1 liên và Kho: 1 liên)

- Tiền hành cập nhật hàng nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính của kho hàng

- Chuyển những chứng từ có liên quan về phòng kế toán để làm Phiếu Nhập kho

- Thủ kho giữ 1 liên Phiếu Nhập kho, để vào hồ sơ lưu "Phiếu nhập kho" theo thứ tựthời gian

2.1.7 Những trường hợp cần xử lý khi nhận hàng

- Để đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc, chế độ giao nhận, đồng thờỉ đề cao tinh thần trách nhiệm của các bên liên quan, cần phải xử lý các trường hợp phát sinhtrong giao nhận :

a Trường hợp nhận hàng: Nếu chứng từ không hợp lệ, so lượng hàng hóa thực tế không khớp với hóa đơn, vận đơn; chất lượng hàng hóa không đúng tiêu chuẩn đều phải lập biên bản có đại diện của các bên liên quan xác nhận, làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan vầ đề ra biện pháp xử lý kịp thời

b Trường hợp nhận hàng mà thiếu hóa đơn thì bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế hoạch nhập hàng hoặc vận đơn để lập phiếu nhập kho Trên phiếunhập kho ghi: "Hàng nhập kho chưa có hóa đơn" đồng thời vào sổ theo dõi "Hóa đơn chưa đến", khi có hóa đơn phải kiểm tra đối chiếu với số hàng thực nhận rồi chuyển cho bộ phận nghiệp vụ vào sổ sách

c Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến thì cách giải quyết như sau:

+ Trưòng hợp đã nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra lại nội dung hóa đơn để ghi vào sổ : "Hàng đang đi trên đường"

+ Trường hợp chưa nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn,đến khi hàng hóa đến sẽ giải quyết như trường hợp hàng hóa và hóa đơn đến cùng một lúc

2.2 Bảo quản và kiểm kê hàng hóa

2.2.1 Bảo quản hàng hóa trong kho

2.2.1.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ

ra như ẩm mốc, côn trùng phá hoại, han rỉ, đổ vỡ

- Bảo quản tốt hàng hóa trong kho còn đòi hỏi phải sử dụng hợp lý diện tích kho, các trang thiết bị bảo quản trong kho; đồng thời còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất và công tác kiểm tra, kiểm kê hàng hóa tồn kho

- Bảo quản tốt hàng hóa trong kho có tác dụng trong việc giảm chi phí vận hành kho, giảm chi phí lưu thông của hàng hóa Trong các khoản chi phí ở kho, có khoản chi phí hao hụt hàng hóa Bảo quản tốt hàng hóa trực tiếp giảm bớt các chi phí hao hụt và các thiệt hại khác trong công tác quản lý kho Bảo quản tốt hàng hóa sẽ làm giảm chi phí cho 1 đơn vị hàng hóa qua kho, đồng thời hàng hóa có chất lượng tốt được khách hàng chấp nhận

2 Nhiệm vụ của nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho

- Bảo quản tốt số lượng và chất lượng hàng hóa lưu trữ trong kho, không ngừng giảm hao hụt tự nhiên dưới mức cho phép

- Đảm bảo sử dụng hợp lý diện tích, sức chứa kho và các trang thiết bị bảo quản hàng hóa trong kho

- Đảm bảo thuận tiện cho việc thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm tra, kiểm kê hàng hóa và tổ chức lao động trong kho

- Hạ thấp chi phí bảo quản, góp phần giảm chi phí lưu thông nói chung, chi phí kho nói riêng, góp phần giảm giá thành sản phẩm, hàng hóa qua kho

2.1.1.2 Nghiệp vụ bảo quản 1 số loại hàng trong kho

Trong những hoàn cảnh tốt nhất, chất lượng sản phẩm, hàng hóa chỉ được duy trì chứ không thể cải thiện hơn trong quá trình lưu kho

1 Bảo quản hàng nguyên vật liệu: Nhằm bảo quản nguyên vật liệu trong kho cho

tốt điều lưu ý là bảo vệ môi trường và một số điếm sau đây:

- Luôn giữ cho nhà kho sạch và trong tình trạng làm việc tốt

- Luôn luôn có các chỉ dẫn vị trí trong kho qua sơ đổ kho

- Tất cả hàng hóa trong kho phải được giữ trong tình trạng tốt, một số sản phẩm cần thiết phải có những chăm sóc định kỳ

- Kiếm tra thường xuyên hàng hóa để có thể phát hiện những hiện tượng hư hỏng

- Hệ thống thông gió phải thường xuyên hoạt động, kho lúc nào cũng mát phù hợp với nhiệt độ của hàng hóa chứa trong kho

- Đủ ánh sáng cho việc bốc dỡ hàng

- Tất cả những giấy tờ, bao bì thuộc phế liệu phải được loại bỏ nhằm tránh hỏa hoạn

2 Bảo quản hàng nông, lâm thổ sản: Do các loại rau xanh, hoa, trái cây…sẽ bị

giảm chất lượng hay bị hỏng khi tiếp xúc với oxit cacbon, ethylene và độ ẩm nên:

- Hệ thống thông gió luôn hoạt động, trong kho phải có các dụng cụ đo độ ẩm để kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ, khi cần thì sử dụng các thiết bị sây không khí, máy hút

ẩm

- Để thay thế cho việc thông gió, các tập giấy thấm pô tét permangaint có thể được đặt vào trong các kho hàng hay container ở ngăn làm lạnh nhằm hút hay hấp thụ các ethylene

- Điều chỉnh hay kiểm soát các loại khí làm giảm lượng ô xy và tăng nitơ và C02 được cung cấp cho các kho hay container có thiết bị đặc biệt để chuyên chở một số loại hoa quả nhất đinh, rau xanh, thịt và hải sản

- Dưới các quầy kệ hàng nông sản như gạo, đậu các loại cần có khoảng trống, nên

để hàng trên pa -lét nhằm thông gió

- Định kỳ đảo các hàng hóa để đề phòng mối, mọt, mục, ẩm

3 Bảo quản hàng đông lạnh

- Xếp hàng phù hợp vào khu vực mát, lạnh vừa, câp đông , giám sát quá trình bốc

dỡ và theo dõi nhiệt độ trong quá trình lưu kho, phải có nhật ký nhiệt độ để ghi diễn biến nhiệt độ từng thời điểm và điều chỉnh nhiệt độ cho phù hợp, kịp thời

a Hàng đông lạnh chia làm 3 loại:

- Hàng cấp đông: Nhiệt độ từ -12° c đến -7°c như các loại thịt, cá, bơ, có nhiều mặt hàng đòi hỏi độ lạnh hơn

- Hàng nhiệt độ lạnh: Nhiệt độ lạnh là trạng thái nhiệt độ không đủ để làm đông kết hàng hóa Nhiệt độ vận chuyển và bảo quản của loại hàng này là từ -1° đến 2°c Chẳng hạn như thịt với nhiệt độ này chi đủ để làm đông một lớp mỏng trên bề mặt

Các loại thịt tươi, cá tươi lưu kho thời gian ngắn hoặc vận chuyển tuyến ngắn, một

số loại trứng đều thuộc loại này

- Hàng nhiệt độ mát: Nhiệt độ từ 4° đến 10°c như trái cây, rau tươi lưu kho hay vận chuyển tuyên ngắn, thịt khô, cá khô, mực Khoang mát của các loại hàng này cần phải có thiết bị tuần hoàn khí lạnh b Những điều cẩn chú ý khi bảo quản hàng đônglạnh

- Trong kho phải đủ độ lạnh, nghĩa là phải đạt tới nhiệt độ mà loại hàng yêu cầu, khílạnh phải thẩm thấu vào tất cả hàng hóa, nhiệt độ phải đều trong toàn bộ không gian của kho hàng

- Giữa hàng hóa đông lạnh và vách chung quanh phải chừa khe hở để cho không khílạnh có thể lưu thông - Hàng phải được xếp cách xa đường ông dẫn lạnh và lỗ thải khí một khoảng cách thích hợp để tránh một số loại hàng vì để gần chúng mà quá lạnh và khô

- Vì khi xếp hàng đông lạnh phải chừa nhiều khe rảnh và không gian cho nên khi lập

kế hoạch xếp hàng phải dự kiến thể tích xếp hàng đông lạnh bị mất khoảng 10 đến 20% so với hàng không đông lạnh cùng loại

- Khi lưu kho hàng đông lạnh cần giữ nhiệt độ trong kho theo như chỉ định và cố gắng đừng để nhiệt độ biên đổi quá lớn Nhiều loại hàng hóa, khi nhiệt độ thay đổi trở nên biến chât gây tổn thất, hư hỏng - Điều chỉnh nhiệt độ và điều chỉnh để thay đổi không khí trong kho: Nói chung các loại thực phẩm ướp đông khi bảo quản trong hầm lạnh không cần thay đổi không khí, nhưng các loại trái cây, rau quả, trứngcần phải tiến hành thông gió thay đổi không khí hợp lý

- Khi lưu kho hàng đông lạnh phải có nhật kí kho lạnh ghi lại nhiệt độ kiểm tra, thời gian thông gió thay đổi không khí, đóng mở cửa kho và tất cả những kết quả quan sát được cũng như việc tiến hành các loại điều chỉnh

4 Chống côn trùng và vật gậm nhấm

- Một nguyên nhân gây ra hư hỏng biến chất một số hàng hóa lả do côn trùng và vật gậm nhấm phá hoại Muốn chống côn trùng và vật gậm nhấm phá hoại như mọt, mối, kiến, sâu, bọ, chim, chuột có hiệu quả cần phải nghiên cứu quy luật hoạt động, đối tượng phá hoại, quy luật sinh sản và cách phòng, trừ từng loại có hiệu quả nhất Mặt khác, phải thường xuyên kiểm tra và phát hiện kịp thời để sớm ngăn ngừa

sự phá hoại

1 Biện pháp phòng ngừa :

- Kho phải sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp

- Khi nhập hàng hóa vào kho phải kiểm tra kỹ Nếu thấy có hiện tượng bẩn, ẩm, mọt, bao bì hư hỏng, có côn trùng và vật gậm nhấm lưu trú, phá hoại thì phải tách riêng, để cách ly, làm vệ sinh rồi mới đưa vào nơi bảo quản

- Phải kiểm tra kỹ nền kho, sàn kho, có biện pháp phòng mối, mọt, chuột Trước khi chất xếp hàng hóa vào nơi dự

- Trang bị phương tiện, dụng cụ, hóa chất để phòng côn trùng và vật gậm nhấm từ ngoài xâm nhập vào kho, từ các cửa thông gió, cửa sổ, cửa kính, từ mái, trần xuống như lưới thép ngăn, phun thuốc trừ trước.,

2 Biện pháp loại trừ côn trùng và vật gậm nhấm:

- Sử dụng nhiệt độ cao hoặc nhiệt độ thấp để diệt côn trùng : nhiệt độ thích nghi cho

sự phát triển nhiều loại côn trùng là nhiệt độ từ 18°c đến 32°c Nhiệt độ cao quá hoặc qúa thấp có thể hạn chế hoặc tiêu diệt được một số loại côn trùng hoặc hạn chế

sự phát triển của chúng Người ta dùng biện pháp như đem phơi nắng (nhiệt độ cao)

để diệt côn trùng hoặc cho vào kho lạnh

- Sử dụng các hóa chất độc để tiêu diệt côn trùng : Khi phát hiện thấy côn trùng phá hoại có thể dùng các hóa chất để tiêu diệt Khi dùng loại này cần chú ý đến sự ảnh hưỏng của hóa chất đến ngưòi, đến hàng hóa

- Cách ly những hàng hóa bị côn trùng và vật gậm nhấm phá hoại để hạn chế sự lan rộng và xử lý bằng biện pháp thích hợp

- Đảo chuyển kho dự trữ loại hàng hóa khác để côn trùng, vật gậm nhấm mất đối tượng phá hoại

2.1.1.2 Các quy tắc trong lưu trữ và bảo quản hàng hóa

- Sử dụng Kệ hàng đúng tiêu chuẩn

- Sử dụng pa-lét phù hợp với kích thước và bao bì của hàng hóa

- Đủ ánh sáng trong kho

- Không để các vật dụng trên sàn kho

- Không khóa cửa thoát hiểm từ bên trong nêu còn người làm việc

- Diệt các loại côn trùng, sinh vật gây hại như mối, mọt, chuột

- Thực hiện nguyên tắc FIFO (First in - First out)

- Bảo quản hàng hóa:

+ Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theohướng dẫn của nhà sản xuất

+ Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp

2.1.2 Hạng mục kiểm tra khi nhập hàng

- Kiểm tra hạn sử dụng, kiểm tra ngày sản xuất và ngày hết hạn

- Nếu hàng hết hạn sử dụng thì để riêng 1 chỗ và phản hồi với nhà cung cấp

- Kiểm tra hàng hóa bị hư hỏng, chụp hình lại và để riêng Lập biên bản trả lại hàng cho nhà cung cấp

- Kiếm tra số lượng hàng hóa nhập: Đếm số lượng hàng so với chứng từ, chỉ ghi nhận số hàng hóa thực nhận

* Kiểm tra số lượng hàng nhập

- Phương pháp thông thường nhất của việc kiểm tra hàng hóa là kiểm tra trực tiếp: + Người kiểm tra đếm số lượng mỗi một loại hàng nhận được và kiểm tra so với hóađơn của nhà cung cấp hoặc Lệnh giao hàng

+ Nếu số lượng ăn khớp, người kiểm tra đánh dấu bên cạnh mỗi món hàng trên hóa đơn hoặc Lệnh giao hàng

- Lập lại các bước trên đối với tất cả các hàng nhận

- Nếu số lượng, màu sắc, kích cỡ và những đặc điểm khác của tất cả các món hàng đều đúng, lúc đó người kiểm tra ký vào hóa đơn hay Lệnh giao hàng

- Nếu số lượng không khớp, chúng cần phải được ghi chú lại trên hóa đơn hay Lệnh giao hàng Những món hàng không đồng nhất, không đúng thì không được chấp thuận nhận và được gửi trả lại cho nhà cung cấp ngay lập tức hoặc vào một ngày thỏa thuận

* Kiểm tra chất lượng

- Các loại hàng cần thiết phải kiểm tra chất lượng mẫu mã, chất liệu, thành phần thường do bộ phận kiểm tra chất lựợng hay bộ phận kỹ thuật đảm trách nhiệm vụ này

2.3 Xuất hàng

2.3.1 Các trường hợp xuất hàng

- Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua hàng đến kho của doanh nghiệp bán hàng nhận hàng

- Trường hợp 2: Doanh nghiệp bán hàng giao hàng tận kho của doanh nghiệp mua hàng

- Trường hợp 3: Doanh nghiệp bán ủy quyền cho đơn vị vận tải vận chuyển giao hàng tại kho doanh nghiệp mua hàng

- Trường hợp 4: Xuất hàng từ kho chẵn qua kho lẻ nội bộ của công ty

- Trường hợp 5: Xuất hàng từ kho của doanh nghiệp (kho trung tâm phân phối) đến kho các chi nhánh

- Trường hợp 6: Xuất hàng từ kho trung tâm phân phổi trả về nhà máy của doanh nghiệp

2.3.2 Nguyên tắc xuất hàng

- Chỉ có người có trách nhiệm (nếu là khách hàng thì phải có giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân phải cùng tên để đề phòng có ngưòi nhặt được chứng từ đi nhận hàng) cầm phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt mới được đến kho nhận hàng

- Chỉ xuất hàng đúng số lượng, trọng lượng và chủng loại đã được duyệt trên chứng

từ hay phiếu đề nghị xuất hàng

- Tiến hành cập nhật số liệu hàng xuất trên thẻ kho và trên máy vi tính; - Kiểm kê hàng hóa còn tồn trong kho

- Chuyên những chứng từ có liên quan về phòng kế toán, phòng kinh doanh 3 Các bước thực hiện

* Phòng Kinh doanh hay Phòng kế toán phát hành và giao các chứng từ có thể như sau:

- Phiếu Đặt hàng

- Phiếu Giao hàng

- Phiếu đăng ký gửi hàng

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Phiếu xuất kho hoặc hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho

* Kho nhận chứng từ để xuất kho

+ Từ Phiếu giao hàng, thủ kho xuất ra 'Phiếu giao hàng chẵn" và 'Phiếu soạn hàng lẻ" cho từng đối tượng nhân viên kho khu vực

+ Lập Phiếu Theo dõi giao hàng theo từng tuyến đường và số lượng mặt hàng cho từng xe chở hàng

- Trưởng nhóm khu vực kho:

+ Giao cho nhân viên kho khu vực soạn hàng vận chuyển ra khu vực tập kết hàng bàn giao cho thủ kho Cập nhật số lượng hàng xuất vào thẻ kho hàng xuất lẻ

+ Cuối buổi chiều báo cáo tình hình hàng nhập – xuất trong ngày khu vực kho mình phụ trách

- Phó kho soạn hàng chẵn cũng đem ra khu vực tập kết hàng bàn giao cho thủ kho, sau đó phó kho cập nhật vào thẻ kho hàng xuất nguyên kiện, nguyên lô

* Khi soạn hàng xong, hàng được đưa ra khu vực xuất hàng, thủ kho sẽ kiểm đếm lại:

- Mỗi lô hàng của một hóa đơn sẽ được kiểm đếm cụ thế từng mặt hàng so với hóa đơn, nếu không đúng loại hay số lượng thì xem lại Phiếu Soạn hàng lẻ và Phiếu Giao hàng chẵn nhằm xem nhân viên khu vực nào làm không đúng để điều chỉnh lại

- Hàng được phân lô cụ thể cho từng khách hàng và được nhân viên giao hàng của từng xe kiểm đếm lại lần nữa

- Sau đó hàng được xếp vào xe, dưới sự giám sát của Thủ kho hoặc Trưởng kho hoặc Trưởng phòng kho vận - tùy tổ chức của doanh nghiệp, nhân viên giao hàng vàtài xế (có đơn vị tuyển nhân viên giám sát hoặc bảo vệ giám sát thêm)

• Xếp hàng lên xe theo tuyến đường

• Kiểm tra cuối cùng trước khi đóng cửa xe

• Xem chốt cửa đã được đóng an toàn chưa rồi mới khởi hành

2.3.4 Hạng mục kiểm tra khi xuất hàng

- Mỗi lần kiểm tra khi xuất hàng, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để đối chiếu

- Sau mỗi lần kiểm tra, mặt hàng nào đủ số lượng, đảm bảo chất lượng thì thủ kho cho xuất hàng đó

2.3.5 Những trường hợp cần xử lý khi xuất hàng

- Khi tiến hành giao nhận hàng hóa với khách hàng, có thể xảy ra những trường hợp không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ lúc đó cần có sự bàn bạc giữa hai bên để củng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế

độ đã quy định

+ Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định Nếu một bên không chấp hành đúng thời hạn để lãng phí phương tiện, nhân lực, hư hao hàng hóa thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc không chấp hành thời hạn đó gây ra

+ Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ trong lô hàng giao, nêu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ pháp lý cho việc xử lý saunày

+ Trường hợp giao thiếu hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối

2.4 Dịch vụ GTGT hàng hóa của kho

2.4.1 Khái niệm

- VAS (Valued Added Service) trong định nghĩa chung gọi là Dịch vụ giá trị gia tăng Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như viễn thông, mobile, logistics… Ngoài các tính năng cơ bản mà sản phẩm hay dịch vụ bạn cung cấp, VAS là các giá trị tăng thêm khiến cho sản phẩm của bạn có giá trị hơn, có khác biệt hơn so với đối thủ Tạo ra VAS tốt, có giá trị là bạn đã góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp mình, của quốc gia mình so với các công ty khác, các nước khác

- Ví dụ như cả hai công ty cùng cung cấp một sản phẩm với chất lượng tương đươngnhau, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những giá trị tăng thêm để mang lại nhiều lợi ích hơn cho khách hàng của mình, giúp họ cảm thấy thỏa mãn hơn khi sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn

2.4.2 VAS Tại Việt Nam

- Hiện nay, các dịch vụ VAS đang nở rộ ở rất nhiều nơi trên thế giới trong đó có Việt Nam Theo các chuyên gia viễn thông, dịch vụ giá trị gia tăng đang đóng góp gần 50% doanh thu của các nhà mạng Điều đó chứng tỏ tầm quan trọng của loại hình sản phẩm này, các nhà mạng không thể sống mà không có VAS

- Hãy quên đi cách bán hàng truyền thống chỉ cung cấp sản phẩm và chăm chăm tìmkiếm khách hàng mới Các công ty biết sử dụng VAS một cách khôn ngoan sẽ

không những gia tăng được uy tín và lòng tin của khách hàng mà còn khiến tỉ lệ tái

sử dụng sản phẩm của họ tăng lên rõ rệt Một cách nói khác chính là “khách hàng trung thành với công ty của bạn”

2.4.3 VAS Trong Logistics – Dịch vụ Logistics của LEC GROUP

- Trong logistics, thuật ngữ VAS (Additional Logistic Services) cũng tương tự Đó

là các giá trị cộng thêm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ Logistics của công ty bạn

- Sự khác biệt giữa các nhà cung cấp dịch vụ logistics truyền thống và hiện đại chính

là số lượng các dịch vụ tăng thêm mà họ có khả năng cung ứng đến khách hàng của mình

- Bên cạnh các dịch vụ logistics cơ bản như cho thuê kho/bãi, dịch vụ cảng, các dự

án chuyển tải,… một số các dịch vụ tăng thêm (VAS) mà LEC GROUP cung cấp đến bạn là:

+ Sấy hàng rời

+ Lưu trữ hàng hóa, đóng bao

+ Các dịch vụ xếp dỡ hàng hóa từ tàu

+ Thông quan/hải quan: Thông quan cho hàng rời, hàng xá/ container

+ Chuẩn bị đầy đủ tờ khai và thủ tục hải quan

+ Tư vấn giao dịch với cơ quan hải quan

+ Giải quyết bất kỳ vấn đề liên quan đến hải quan hoặc các vấn đề phát sinh khác+ Kiểm đếm/cân tại cầu cân

Cửa xuất 2 Khu hành

chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo

quản C

Khu bảo quản D

Khu bao bì, hàng mẫu

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

Các khu vực lưu trữ, bảo quản hàng hóa: Khu A; B; C và D Mỗi khu vực có sứcchứa đủ lớn và các trang thiết bị cho phép bảo quản được tất cả các loại hàng nhậpkho.

Đặc điểm hàng

Tổng khối lượng hàng

Thời gian nhập hàng

Khối lượng tồn đầu ngày nhập

MM 1000 kg bao gói cứngHình khối, 65 T 18h, 16/10 15T, Khu A

DD 100 kg bao gói cứngHình khối, 80 T 20h, 16/10 10T, Khu C

TP 50 kg bao gói mềmHình khối, 70 T 7h, 16/10 10T, Khu D

HH 2000 kg bao gói cứngHình khối, 60 T 15h, 18/10 20T, Khu B

NN 60 kg bao gói mềmHình khối, 54 T 22h, 19/10 6T, Khu D

KK 120 kg bao gói cứngHình khối, 48 T 9h, 19/10 12T, Khu A

III, Hàng xuất

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

Công ty X

45T hàng MM

25T hàng DD25T hàng TPCông ty Y

35T hàng MM

25T hàng DD25T hàng TP

30T hàng TPCông ty E

28T hàng HH

18T hàng NN24T hàng KKCông ty G

22T hàng HH

18T hàng NN24T hàng KK30T hàng HH

Công ty F 24T hàng NN Cửa 3 9h, 22/10

12T hàng KK

IV, Các dữ liệu liên quan

1 Khoảng cách giữa các khu vực trong kho

- Thời gian kiểm đếm, kiểm tra chất lượng 1 lô hàng nhập và xuất là 1h và 1,5h

- Kho làm việc liên tục 2 ca, ban/ 1 ngày đêm, thời gian giao nhận ca, ban là 30 phút: từ 6h đến 6h30 và 18h đến 18h30

- Hàng tồn kho: 15T hàng MM nhập kho từ 7h ngày 12/10; 10T hàng DD nhập kho

từ 14h ngày 11/10; 10T hàng TP nhập kho từ 10h ngày 12/10; 20T hàng HH nhậpkho từ 8h ngày 14/10; 6T hàng NN nhập kho từ 16h ngày 14/10; 12T hàng KK nhậpkho từ 21h ngày 14/10

- Định mức thời gian các thao tác khi tính thời gian 1 chu kỳ xếp dỡ hàng của xenâng

Thời gian

Loại xe

t lấy hàng (giây)

t quay có hàng (giây)

t dỡ hàng (giây)

t quay không hàng (giây)