Đồ án quản trị kho hàng

Khi sử dụng pallet để bảo quản hàng hóa trong kho có những lợi ích sau: +Hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị vỡ hoặc hỏng hóc +Hàng hóa được bảo quản cách mặt đất nên chống ẩm mốc +Có

ĐỒ ÁN MÔN HỌC QUẢN TRỊ KHO HÀNG

Người hướng dẫn: TS Hà Nguyên Khánh

Sinh viên thực hiện: Phan Thị Thu Hương

Mã sinh viên: 69DCLG20046

Lớp: 69DCLG21

Hà Nội, năm 2020

MỤC LỤC

ĐỀ 49: ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1

LỜI MỞ ĐẦU 4

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 5

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG 6

1.1 Tổng quan về kho hàng 6

1.1.1 Khái niệm kho hàng 6

1.1.2 Phân loại 6

1 Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho 6

2 Phân loại theo mặt hàng chứa trong kho 6

3 Phân loại theo loại hình xây dựng 7

4 Phân loại theo đặc điểm xây và thiết bị nhà kho 7

5 Phân loại theo độ bền 7

6 Theo phương thức quản lý 8

1.1.3 Nhiệm vụ của kho hàng 8

1.2 Mặt bằng kho 8

1.2.1 Mặt bằng kho 8

1.2.2 Khoảng cách giữa các khu vực trong kho 11

1 Nhập hàng 11

2 Xuất hàng 11

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa 11

1.3.1 Thiết bị bảo quản hàng hóa 11

1 Pallet 11

2 Sàn để hàng 11

3 Kệ, giá để hàng 11

1.3.2 Thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa 12

1 Xe nâng điện 12

2 Xe nâng tay 15

3 Xe vận chuyển giản đơn ( xe rùa) 16

1.3.3 Thiết bị kiểm kê hàng hóa 16

1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho 17

1 Thủ kho 17

2 Nhân viên điều phối SCM 18

3 Lái xe nâng 19

4 Nhân viên kho 19

1.5 Hệ thống an ninh,phòng chống cháy nổ 20

1.5.1 Hệ thống camera giám sát 20

1.5.2 Hệ thống âm thanh thông báo 21

1.5.3 Hệ thống kiểm soát ra vào 21

1.5.4 Hệ thống báo cháy tự động 21

1.5.5 Hệ thống chữa cháy tự động 21

CHƯƠNG 2 VẬN HÀNH KHO HÀNG 22

2.1 Quy trình nhập hàng 22

1 Mục đích 22

2 Phạm vi 22

3 Định nghĩa, thuật ngữ 22

4 Nội dung 22

2.2 Quy trình xuất hàng 26

2.3 Tổ chức bố trí, sắp xếp, bảo quản hàng hóa 28

2.3.1 Tổ chức bố trí sắp xếp hàng hóa 28

2.3.2 Tổ chức bảo quản hàng hóa 29

2.4 Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho hàng 31

2.5 Phần mềm quản lý kho hàng ABSoft (AB-Ls) 32

1 Chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng 33

2 Ưu điểm của việc quản lý kho bằng phần mềm quản lý kho AB-Ls 35

CHƯƠNG 3 XÁC ĐỊNH CHI PHÍ VẬN HÀNH KHO HÀNG 35

3.1 Lập kế hoạch về lô hàng nhập,xuất 36

3.1.1 Lập kế hoạch nhập hàng 36

3.1.2 Lập kế hoạch xuất hàng 37

1 Quá trình xuất hàng cho công ty X 37

2 Quá trình xuất hàng cho công ty Y 38

3 Quá trình xuất hàng cho công ty Z 39

3.2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chyển các lô hàng nhập, xuất của kho 39

3.2.1 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển các lô hàng nhập của kho 40

1 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng MM 40

2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng TP 42

3 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng DD 45

3.2.2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển các lô hàng xuất của kho 48

1 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng xuất cho công ty X 48

2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng xuất cho công ty Y 53

3 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển lô hàng xuất cho công ty Z 59

3.3 Xác định chi phí vận hành kho hàng 62

3.3.1 Các định mức chi phí 62

3.3.2 Chi phí nhân công 62

1 Chi phí nhân công vận hành 63

2 Chi phí nhân công xếp dỡ 63

3 Chi phí nhân công lái máy 63

3.3.3 Chi phí máy xếp dỡ 64

1 Chi phí nhiên liệu của máy 64

2 Chi phí khấu hao của máy 65

3.3.4 Chi phí vận hành kho cho lô hàng xuất 68

1 Chi phí vận hành kho cho lô hàng xuất của công ty X 69

2 Chi phí vận hành kho cho lô hàng xuất của công ty Y 69

3 Chi phí vận hành kho cho lô hàng xuất của công ty Z 70

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

Cửa xuất 1 Cửa xuất 2

Khu hành chính Khu bảo quản A Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D Khu bao bì, hàng mẫu

ĐỀ 49: ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

I.Mặt bằng kho hàng

II, Hàng nhập

Tên hàng nhập

Trọng lượng 1 kiện hàng

Đặc điểm hàng

Tổn

g khối lượng hàng

Thời gian nhập hàng

Khối lượng tồn đầu ngày nhập

20T,Khu A

15h,18/9

10T,Khu C

14h,18/9

20T,Khu D

III, Hàng xuất

Bên mua

hàng

Tổng khối lượng hàng xuất

Cửa xuất hàng

Thời gian hàng xuất

Y

30T hàng MM

30T hàng DD25T hàng TPCông ty

Z

30T hàng MM

20T hàng TP

IV, Các dữ liệu liên quan

1 Khoảng cách giữa các khu vực trong kho

- Thời gian kiểm đếm, kiểm tra chất lượng 1 lô hàng nhập và xuất là 1h và 1,5h

- Kho làm việc liên tục 2 ca, ban/ 1 ngày đêm, thời gian giao nhận ca, ban là 30 phút: từ6h đến 6h30 và 18h đến 18h30

- Hàng tồn kho: 20T MM nhập kho lúc 15h 15/9; 10T hàng DD nhập kho: 14h 14/9; 20Thàng TP nhập: 10h 14/9.

3 Lao động trong kho

- Tổng số công nhân xếp dỡ của kho là 20 người; lương bình quân 1 công nhân là 6,5triệu đồng/tháng; Trường hợp thiếu công nhân xếp dỡ thì thuê ngoài với mức thuê 180nghìn đồng/1ca/1 người Lương công nhân lái xe nâng: 8 triệu đồng/ tháng

- 1 ca làm việc bố trí 1 thủ kho và 2 nhân viên giao nhận và kiểm kê hàng hóa; lương củathủ kho: 11 triệu đồng/tháng, nhân viên giao nhận là: 9 triệu đồng/tháng

Xe4T

Thời gian trích khấu

- Chi phí cơ sở hạ tầng kho: 12 000đ/1T/1 ngày

- Chi phí bảo quản hàng hóa: 25 000đ/1T/1 ngày

- Chi phí quản lý và chi phí khác: 5 000đ/1T/1 ngày

V Nhiệm vụ của đồ án:

1 Lập kế hoạch nhập và xuát hàng của kho

2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển các lô hàng nhập, xuất của kho

3 Xác định chi phí vận hành kho hàng

LỜI MỞ ĐẦU

Kho hàng là thành phần cốt yếu của chuỗi cung ứng, hầu như liên quan đến cáccông đoạn từ khi nhận nguồn nguyên liệu thô, sản xuất trong hệ thống đến khi hoàn thànhsản phẩm

Các kho hàng cần được thiết kế và hoạt động theo một hệ thống với những yêu cầuđặc biệt, cần có các phương tiện, nhân viên và các thiết bị hoạt động Kho hàng thường làyếu tố khá là tốn kém trong chuỗi cung ứng và vì thế quản lý kho một cách hiệu quả nó

sẽ là hạng mục quyết định về cả giá cả lẫn dịch vụ khách hàng

Hiện nay, không có một doanh nghiệp nào hay bất cứ nhà bán lẻ nào thiếu đượchoạt động quản lý kho nếu muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả Quản lý kho đúng cáchkhông chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợiích thiết thực khác: bảo quản hàng hóa, tiết kiệm chi phí,….Tuy nhiên nếu quản trị khokhông hiệu quả có thể dẫn tới việc phát sinh nhiều chi phsi thừ khác, làm gia tăng giáthành sản phẩm khiến cho sản sản phẩm khó tiêu thụ (vượt khả năng chi trả của kháchhàng), không thu được lợi nhuận cao Chính vì vậy việc lên kế hoạch quản trị kho hàngmột cách hiệu quả là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đồ án môn học “ Quản trị kho hàng” đãgiúp em hiểu sâu hơn về kiến thức chuyên ngành đã được học Do thời gian thực hiện cóhạn và hiểu biết còn hạn chế nên trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những saisót, kính mong các thầy, cô xem xét và góp ý đề em có thể hoàn thiện hơn kiến thức củamình

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Hà Nguyên Khánh - người trực tiếp

hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đồ án để em có thể hoàn thành đồ án môn học

Em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG

1.1 Tổng quan về kho hàng

1.1.1 Khái niệm kho hàng

- Kho hàng hóa (Warehouse) là một bộ phận trong chuỗi cung ứng, thực hiện việc

dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình

độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất

- Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, xuất khẩu, bán buôn, kinhdoanh vận tải, hải quan, v.v Chúng thường là những tòa nhà lớn bằng phẳng xây dựngtrong các khu công nghiệp; khu đầu mối giao thông: cảng biển, sân bay, ga đường sắt,bến bãi ô tô

1.1.2 Phân loại

1 Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho

- Kho thu mua, kho tiếp nhận : Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai tháchay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hóa Kho nầy chỉ làm nhiệm vụ gomhàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dung hoặc các kho xuất bán khác

- Kho tiêu thụ : Kho này chứa các thành phẩm của xí nghiệp sản xuất ra Nhiệm vụchính của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình

thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mại

hoặc xí nghiệp tiêu dùng khác

- Kho trung chuyển : Là kho đặt trên đường vận động cùa hàng hóa ở các ga, cảng,bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

- Kho dự trữ : Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hóa trong một thời gian dài

và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp

- Kho cấp phát, cung ứng : Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàngthuận lợi cho các đơn vị khách hàng Đây là hệ thống kho nguyên, nhiên, vật liệu

của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho các nơi

sản xuất ; các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao hàng)cho các đơn vị tiêu dùng

2 Phân loại theo mặt hàng chứa trong kho

Theo mặt hàng chứa trong kho, thì kho chứa mặt hàng nào có tên gọi kho mặt hàng

đó như :

- Kho kim khí : kho gang, thép, đồng, chì, nhôm…

- Kho xăng dầu : kho xăng, kho dầu diêzen, kho dầu nhờn

- Kho than : kho than cám, kho than cục, kho than cốc

- Kho máy móc, thiết bị, kho máy công cụ tiện, phay, bào, kho máy bơm, kho máy

- khai khoáng, kho máy xây dựng

- Kho phụ tùng : kho phụ tùng ô tô, kho phụ tùng máy kéo, kho phụ tùng máy công

- cụ, kho phụ tùng- máy điện

- Kho hóa chất : kho axít HCl, H2SO4 v.v

- Kho hàng tiêu dùng, bao gồm các kho lương thực, thực phẩm, vải, quần áo, tạp

- phẩm v.v

3 Phân loại theo loại hình xây dựng

- Kho kín : Là loại kho có thể ngăn cách với mức độ nhất định ảnh hưởng trựctiếp.của môi trường bên ngoài tới các hàng hóa dự trữ, bảo quản trong kho Loại kho nàydùng để dự trứ và bảo quản những loại hàng hóa không chịu được ảnh hưởng trực tiếpcủa môi trường bên ngoài như mưa, nắng

- Kho nửa kín : Là loại kho chỉ có mái che, không có tường xung quanh, hoặc chỉ cómột, hai, ba mặt tường hoặc bốn mặt tường nhưng tường thấp hơn độ cao của mái hiên.Loại kho này dùng để dự trữ và bảo quản những loại hàng hóa cần tránh mưa,nắng

- Kho lộ thiên (ke, bãi hàng): đây là những sân, bãi có rải đá, bê tông hoặc đất nệnxung quanh có tường hoặc hàng rào Loại kho này dùng để dự trữ và bảo quản nhữnghàng hóa ít bị ảnh hưởng trực tiếp ở điều kiện ngoài trời

4 Phân loại theo đặc điểm xây và thiết bị nhà kho

- Kho thông thường : là loại kho xây dựng theo kiể thông thưòng, bằng vật liệuthông thường

- Kho đặc biệt : là loại kho có cấu tạo và thiết bị đăc biệt để bảo quản 1 hay một sốmặt hàng Ví dụ : kho có nhiệt độ thấp (kho lạnh)

- Kho độc hại và nguy hiểm : là loại kho chứa các loại hàng độc hại (thuộc trừ sâu,diệt cỏ ) và mặt hàng nguy hiểm (thuốc nổ, vũ khí, chất phóng xạ ) Loại kho này phảiđược xây dựng ồ khu vực riêng để bảo đảm yêu cầú an toàn

5 Phân loại theo độ bền

- Kho kiên cố : là loại kho có độ bền, có thể sử dụng trong một thời gian dài và chứađựng những vật liệu hàng hóa nặng.

- Kho bán kiên cố : là loại kho có độ bền chắc nhất định Có thời gian sử dụngtương đối dài

- Kho tạm (lán, lều) : Loại kho này chỉ sử dụng trong thời gian ngắn Loại kho nàyđược xây dựng bằng loại vật liệu xây dựng có độ bên chắc kém như tranh, tre, nứa, lá,giấy dầu

6 Theo phương thức quản lý

- Kho truyền thống

- Kho trung chuyển nhanh (cross docking)

- Trung tâm phân phối (Distribution center)

- Kho ngoại quan

1.1.3 Nhiệm vụ của kho hàng

- Giao, nhận hàng hóa chính xác, kịp thời

- Tồn trữ và bảo quản hàng hóa: Đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chấtlượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho hànghóa; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho

- Gom hàng : Khi hàng hoá,nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khácnhau thì kho hàng hóa đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, nhưvậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy, thị trường tiêu thụbằng việc tận dụng tốt trọng tải của các phương tiện vận tải

- Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng củakhách hàng, kho hàng hóa có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loạihàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quátrình bán hàng Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tớikhách hàng

- Phát triển các hoạt động dịch vụ giá trị gia tăng cho hàng hóa

1.2 Mặt bằng kho

1.2.1 Mặt bằng kho

 Mái kho: Mái kho được làm mái tôn đôi để giúp cho việc thông gió giữa hai lớpmái, tránh việc sự đột nhập của kẻ gian từ trên mái hay trên trần kho (nếu có) Mái hiên

đủ rộng để che vách kho tránh tia nắng mặt trời rọi thẳng vào, tránh nước mưa hắt vàohay chảy vào nền kho

 Cửa sổ thông gió: Được che bằng lưới sắt nhằm phòng tránh các loại côn trùng,chuột, bọ và được đặt ở trên cao để không bị vướng kệ, có thanh sắt chống trộm

 Nền kho: Được thiết kế bởi 2 lớp: lớp phân cách nhằm ngăn chặn hơi nước từtrong đất và lớp nền cứng bằng bê tông có thể chịu được lực và sức nặng của xe nâng Có

độ cao thích hợp để phòng tránh mưa lũ hay ngập lụt, dảm bảo sự khô ráo, thuận tuận choviệc bốc dỡ hàng hóa Phải được xử lý phòng tránh mối mọt phát sinh

 Cửa kho: Kích thước cửa chính 4m x 4,5m ; cửa phụ 1,5m x 2m phù hợp choviệc sử dụng các loại xe chuyên dùng trong việc xuất nhập hàng hóa Cửa kho được xâydựng chắc chắn, có khóa an toàn và hệ thống chống trộm

 Hệ thống thoát nước:

- Dọc theo chiều dài chu vi của kho

- Đủ rộng, đủ sâu và đủ độ dốc dể nước có thể thoát ra nhanh, không đọng lại trong

hệ thống, tránh việc sinh sản các loại côn trùng sinh sống trong nước tù

 Sân bãi: Là nơi sử dụng cho các xe giao nhận hàng hóa lên và xuống hàng, làphần bao quanh kho, được thiết kế thấp hơn nền kho

 Diện tích đường dành cho đi lại theo tiêu chuẩn 2,5m: Đảm bảo thuận tiện choviệc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho người, hàng hóa và phương tiện

dễ dàng đi lại

 Hệ thống thông gió: Đảm bảo không có sự đột nhập của các loại côn trùng dịchhại qua hệ thống bằng lưới thép thích hợp Đảm bảo sự thông thoáng, sự lưu chuyển củakhông khí của kho hàng

 Hệ thống ánh sáng: Sử dụng hệ thống bóng đèn compact để đảm bảo có đủ độsáng để hoạt động trong kho chính xác, an toàn

 Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Có đủ các thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiếtcho công tác phòng cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống bình cứu hỏa,thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy,…

Cửa xuất 1 Cửa xuất 2

 Hệ thống an ninh: Hệ thống camera quan sát 24/24, đội ngũ bảo vệ chuyênnghiệp, có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, biện pháp phòng ngừa, ngăn chặnviệc ra vào của người không cho phép Các hoạt động trong kho luôn được giám sát chặtchẽ ngày đêm và đồng thời công tác an ninh kho cũng luôn được kiểm tra, huấn luyện và

hỗ trợ bởi chính quyền địa phương

11

Cửa xuất 3 Cửa xuất 4

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D Khu bao bì, hàng mẫu

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa

1.3.1 Thiết bị bảo quản hàng hóa

1 Pallet

- Pallet là tấm kê hàng, là một cấu trúc phẳng dùng để cố định hàng hóa, sử dụngchung với kệ kho hàng để lưu trữ hoặc nâng lên bởi xe nâng tay, xe nâng máy hay cácthiết bị vận chuyển khác

- Pallet có vai trò cực kỳ quan trọng trong công tác bảo quản hàng bao kiện Nhờ cóPallet mà việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho dễ dàng, nhanh chóng và an toànhơn Khi sử dụng pallet để bảo quản hàng hóa trong kho có những lợi ích sau:

+Hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị vỡ hoặc hỏng hóc

+Hàng hóa được bảo quản cách mặt đất nên chống ẩm mốc

+Có thể di chuyển số lượng lớn hàng hóa trong một lần (cả pallet)

+Có thể nâng cả pallet chứa hàng lên kệ hoặc container an toàn, nhanh gọn

+Hàng hóa trong kho sẽ được bảo quản khoa học và cơ giới hóa

- Các loại Pallet thông dụng hiện nay: Pallet gỗ, pallet giấy ép, pallet nhựa,palletsắt

2 Sàn để hàng

- Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho Sàn đểhàng có mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở Người ta xếp hàng hóa trên cả bề mặtsàn dự trữ Sử dụng sàn tiết kiệm được diện tích nhà kho tuy nhiên mặt dưới sàn khôngthoáng bằng giá kệ

3 Kệ, giá để hàng

- Kệ đơn giản: gồm 2 loại:

+Kệ nặng: phù hợp với nhiều chủng loại hàng kích cỡ khác nhau, hàng xuất chậm.Thích hợp với kho của doanh nghiệp khác nhau, gồm cả các doanh nghiệp logistics vàtrung tâm phân phối lớn

+Kệ nhẹ: phù hợp hàng vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô, sách, quần áo, Kệ nàythích hợp với kho, cửa hàng bán lẻ nhỏ và các đối tượng phục vụ nhu cầu hàng ngày

- Kệ đi xuyên: Cho phép sử dụng tối đa chiều cao kho hàng.Dùng cho nhiều loạihàng hóa nhỏ lẻ Có thể tăng hệ số sử dụng không gian kho lên 2-3 lần (gồm cả khu dựtrữ và khu chọn hàng)

- Kệ nghiêng: có độ dốc từ 3-5o Kệ có trang bị con lăn, di chuyển hàng trên nguyêntắc trọng lực tự nhiên Hệ số dử dụng diện tích kho đến 60% nhờ xếp hàng sát nhau Dễdàng di chuyển và theo dõi hàng hóa, có khả năng tự động hóa, cơ giới hóa cao, có thểhoạt động ở nhiệt độ thấp

- Kệ di động: Giúp tiết kiệm diện tích lối đi Kệ này thích hợp bảo quản hàng hóa cótốc độ quay vòng chậm, không cần chọn hàng nhanh, hàng dự trữ lâu dài và hàng có giátrị cao Kệ xếp hàng nặng phía dưới Kệ di động có thể khóa điện hoặc khóa thường

- Kệ ô ngăn kéo: để lưu trữ hàng rời và hàng lẻ

1.3.2 Thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa.

1 Xe nâng điện

a Cấu tạo

 Hệ thống di chuyển phía sau

 Bao gồm lốp và xi lanh lái tổng thành được điều khiển bằng vô lăng thông qua

hệ thống thuỷ lực từ van chia

- Lốp phía sau của xe nâng thường có kích cỡ nhỏ hơn so với lốp trước Và thườngđược chia làm 2 loại chính là lốp hơi và lốp đặc Tuỳ theo mục đích công việc và môitrường công việc, chúng ta cần lựa chọn loại lốp phù hợp

 Mô tơ di chuyển

- Càng nâng, nĩa nâng

 Càng nâng có thiết kế hình dạng giống như chữ “L” được đặt ở phía đầu của xenâng Gồm có 2 phần chính là phần dài nhô ra được tiếp xúc trực tiếp với hàng hoá hoặcpallet, phần còn lại được liên kết với giá nâng

 Trên thị trường hiện tại có rất nhiều kiểu dáng và kích thước càng nâng khácnhau Nhìn chung, các kích thước phổ biến nhất và được nhiều người dùng lựa chọn nhất

sẽ dao động từ 1 mét – 2 mét Người sử dụng cần nắm rõ công việc của mình để có thểlựa chọn được loại càng nâng phù hợp

- Giá nâng

 Đây là bộ phận được lắp với càng nâng và di chuyển dọc theo khung nâng nhờcác hệ thống xy lanh và xích Các con lăn dẫn hướng được gắn trên giá nâng có tác dụnggiúp cho giá nâng có thể hoạt động ổn định và không bị rung lắc trong quá trình làm việc

Xe nâng có tải trọng nâng càng lớn thì kích thước của giá nâng cũng càng tăng

- Khung nâng

- Là bộ phận quan trọng, quyết định đến chiều cao nâng hàng hoá của xe nâng Gồm

có hai loại cơ bản là loại 2 khung và loại 3 khung nâng được lắp lồng ghép với nhau,thông qua hệ thống con lăn và đường ray trong khung

- Khung nâng được làm từ loại vật liệu thép có cường độ cao, khả năng chống chọivới sự va đập mạnh tốt

- Xi lanh nâng

 Tác dụng tạo ra lực nâng để thắng được trọng lượng của hàng hoá

 Các hư hỏng thường xuyên xảy ra đối với xy lanh nâng là mòn xước, tróc và rỗ

 Quá trình nâng hạ hàng hoá lên xuống

- Khi xe nâng đưa càng nâng vào trong vị trí pallet để nâng hàng Bộ phận bơm dầuthủy lực sẽ đẩy dầu nhiều hơn vào trong xi lanh nâng Khi đó khung nâng được đẩy lêncao Các tầng kim loại sẽ trượt trên ray thông qua các con lăn dẫn hướng và mỡ chịunhiệt để đi lên

- Hệ thống bánh đà khiến cho dây xích chạy, con lăn trên giá nâng di chuyển trongray để kéo càng nâng và hàng bên dưới lên cao.

- Xi lanh nghiêng ngả về phía sau có tác dụng giữ cho hàng hoá không bị trôi vềphía trước, đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành

- Khi khung nâng di chuyển đến độ cao cần thiết cần thiết, dầu lúc này sẽ khôngbơm vào xi lanh nữa Sau đó, hàng hoá sẽ được đặt tại vị trí mong muốn Kết thúc quátrình nâng, dầu trong xi lanh sẽ quay trở về thùng chứa Xi lanh nâng lúc này sẽ tụt xuốnglàm khung nâng hạ trở về vị trí ban đầu

- Tiếp theo, xe sẽ được di chuyển tới vị trí xếp đặt trong kho Xích trên Puly chạyngược vòng để giá nâng và càng nâng đi về vị trí thấp nhất Xi lanh nghiêng và xi lanhnâng hạ cũng được xả hết dầu về thùng chứa để trở lại trạng thái bình thường

c Thông số kĩ thuật

Chiều dài xe chưa

Phanh Thủy lực Thủy lực Thủy lực

- Càng xe: Làm bằng thép không gỉ, càng xe được sơn phủ lớp cách điện bên ngoài

để đảm bảo sự an toàn trong quá trình sử dụng

- Chiều cao:Chiều cao của xe nâng tay dao động từ 1.2m đến 3m tuỳ từng loại xe,dòng xe Trong đó, chiều cao phổ biến của xe nâng tay cao là 1.6m

- Bánh xe: Bánh xe của xe nâng tay thường được làm từ nhựa, thép hoặc lõi thépbọc nhựa PU bên ngoài Mỗi xe nâng có 4 bánh, bao gồm 2 bánh ở càng nâng và 2 bánhlái, tạo sự vững chắc khi vận chuyển hàng Một số xe còn lắp hệ thống phanh để kiểmsoát tốc độ khi vận chuyển

b Cách vận hành xe nâng tay

 Cách vận hành xe nâng tay cao

- Đối với xe nâng tay cao chân hẹp, chúng ta chỉ sử dụng được pallet loại 1 mặt Đốivới xe nâng chân rộng, chúng ta có thể sử dụng các loại pallet khác nhau

- Để vận hành xe nâng tay cao, chỉ cần điều chỉnh càng nâng bằng kích chân hoặctay thuỷ lực đến độ cao phù hợp để càng nâng vào gầm pallet Sau khi vận chuyển palletđến nơi cần đặt để, tiến hành xả van xả để càng nâng hạ xuống và tiếp tục vận hành tương

tự để vận chuyển các pallet khác

 Cách vận hành xe nâng tay thấp

- Cách vận hành xe nâng tay thấp cũng tương tự xe nâng tay cao, thậm chí đơn giảnhơn Bạn chỉ cần lựa chọn pallet có kích thước phù hợp, đẩy xe nâng tay thấp vào gầmpallet đó và nâng hạ hoặc di chuyển Khi cần hạ, gạt cần để van xả bên trong cho càng hạxuống rồi kéo xe nâng ra

c Thông số kỹ thuật

Xe nâng tay cao: Xe nâng tay cao sử dụng hệ thống thuỷ lực giúp việc nâng hạ hànghoá được đơn giản và dễ dàng hơn với:

- Chiều cao nâng tối thiểu: 1600mm

- Chiều cao nâng tối đa: 3000mm

- Tải trọng nâng: 1000kg – 2000kg

- Chiều rộng càng nâng: từ 330 – 740mm

- Chiều dài càng nâng: 1000mm

- Bánh xe lõi thép, bọc nhựa PU

Xe nâng tay thấp: Xe nâng tay thấp có cấu tạo đơn giản, dễ điều khiển và giúp nâng

hạ hàng hoá với trọng lượng lớn Cụ thể:

- Tải trọng nâng: từ 2 tấn – 5 tấn

- Chiều cao nâng tối thiểu: 85mm

- Chiều cao nâng tối đa: 200mm

- Kích thước càng nâng: càng hẹp (510mm x 1150mm), càng rộng (685mm x1220mm)

- Có nấc nâng hạ càng xe

- Tay cầm bọc nhựa

3 Xe vận chuyển giản đơn ( xe rùa)

Các loại xe rùa nói chung hay xe cút kít, xe rùa bánh hơi, xe rùa bánh đúc… đều cócấu tạo với 3 bộ phận chính: bánh xe, sườn xe, thùng xe với chất liệu chính là nhựa hoặcsắt, có kích thược và độ dày khác nhau

- Với xe rùa thùng sắt có độ dày 0.9mm thích hợp chuyên chở những vật liệu như

bê tông, đất đá, phù hợp chở những vật liệu có trong lượng từ 150-180kg

- Với xe rùa thùng sắt độ dày 06mm: thích hợp chuyên chở những vật liệu có trọngtải từ 100kg – 130kg => chủ yếu được sử dụng trong gia đình hoặc vườn nhở như chở đấtcát, phân bón, trái cây… => xe rùa thùng sắt mỏng có giá rẻ hơn so với xe rùa thùng sắtdày khoảng 20%

- Xe rùa thùng nhựa dung tích lớn (130l) => phù hợp sử dụng trong việc chở cácdụng cụ, thiết bị, vật liệu xây dựng… có kích thước lớn, cồng kềnh

- Xe rùa thùng nhựa có dung tích nhỏ (90l), loại này có giá cao hơn xe rùa thùng sắtdày khoảng 10%

- Ngoài ra, xe rùa thùng nhựa còn có ưu điểm mà thùng sắt không có đấy là không

bị rỉ sét với các vật liệu như muối, môi trường ẩm, có độ ăn mòn lớn…

1.3.3 Thiết bị kiểm kê hàng hóa

- Thiết bị kiểm kho là thiết bị cầm tay di động hiện đại có phần cứng và phần

- mềm cần thiết để thực thi quét mã vạch hàng hóa, hỗ trợ nhân viên kho kiểmsoát,theo dõi hàng tồn kho

- Thiết bị kiểm kho được sử dụng như một máy quét mã vạch di động, với ứng dụngkhông dây được tích hợp như một máy tính di động, có thể hoạt động độc lập,lưu trữ dữliệu.

- Công dụng của máy kiểm kho:

+Giúp quản lý dễ dàng và chính xác số lượng hàng tồn, hàng thực tế trong kho+Giảm được thiệt hại về hàng tồn kho quá lâu, và đưa ra được phương án kinhdoanh đối với hàng tồn kho

+Máy kiểm kho mã vạch giúp người dùng quản lý dễ dàng, chính xác đáp ứng được

số lượng hàng hóa cho khách hàng khi cần

+Tiết kiệm được thời gian và công sức cho người sử dụng, kiểm kê một cách nhanhchóng, tránh sự nhầm lẫn Tiết kiệm thời gian nhập số liệu thủ công như trước đây chỉ vớithao tác đơn giản là kết nối với máy tính và truyền dữ liệu từ thiết bị qua máy tính cần sửdụng

+Giảm được chi phí, tăng hiệu quả hoạt động của kho hàng

1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho

Tổ chức cơ cầu nhân viên kho hàng bao gồm: thủ kho, nhân viên điều phối SCM,lái xe nâng và nhân viên kho

- Xuất nhập hàng theo lệnh vận chuyển kiêm phiếu xuất kho/ nhập kho

- Dùng xe nâng tay sắp hàng ra khu vực cửa kho (xuất nhập hàng) và cùng côngnhân bốc dỡ hàng

- Thông báo bằng email/ điện thoại cho điều phối SCM số lượng hàng hóa sau khinhập hàng

- Thường xuyên thực hiện công tác vệ sinh, đề phòng cháy nổ trong kho, chủ độngphòng chống bão lụt.

- Khi ra về tắt điện cúp cầu giao điện và niêm phong kho

- Tham gia công tác kiểm kê hàng tháng, đề xuất phương án xử lý hàng hóa ứ đọng

và những hàng hóa kém phẩm chất

- Có nhiệm vụ kiểm tra, sắp xếp và bảo dưỡng hàng hoá trong kho theo qui định

- Từ chối xuất, nhập vật tư - hàng hóa trong kho khi không có đầy đủ chứng từ hợp

lệ, hay hàng hóa không đảm bảo chất lượng

2 Nhân viên điều phối SCM

 Mục đích công việc: Quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến chứng từ hàng lưukho

- Tiếp nhận Order/ Requesting Supply/ Packing List/ Invoice từ Khách hàng

- Kiểm tra hàng tồn Kho, báo lại cho khách hàng về lượng hàng nếu lượng hàngtrong kho có sai lệch so với order

- Liên lạc với khách hàng để xác định khoảng thời gian cấp hàng

- Chuyển Job File (các giấy tờ liên quan tham khảo quy trình nghiệp vụ thông quanhàng hóa) cùng với yêu cầu làm hàng (trên phần mềm FAST) cho nhân viên điều phốithông quan tiến hành thủ tục thông quan Xác nhận thời điểm hoàn thành thủ tục thôngquan để gửi kế hoạch cấp hàng (nếu cấp hàng cho đơn vị nhập khẩu có trụ sở ở nướcngoài)

- Báo kế hoạch (thời gian, địa điểm, loại xe, yêu cầu đặc biệt nếu có ) xe cho điềuphối xe sắp xếp phương tiện trước ½ ngày làm việc Và tổ chức thuê dịch vụ hỗ trợ cấphàng (nếu cần), trường hợp phát sinh chi phí so với hợp đồng thì phải báo lại cho kháchhàng và yêu cầu xác nhận bằng văn bản của khách hàng

- Lập chứng từ giao hàng (Lệnh giao hàng, phiếu giao nhận của khách hàng) và gửicho điều phối xe, thủ kho qua email hoặc fax Phải xác nhận lại bằng điện thoại nếukhông nhận được email phản hồi từ điều phối xe và thủ kho sau 30p

- Đề nghị nhân viên hiện trường phối hợp với lái xe để cùng giao hàng

- Chủ động nhận thông tin từ điều phối xe, báo cáo trạng thái chuyến đi cho Kháchhàng (khi có yêu cầu)

- Thu hồi phiếu giao nhận hàng hóa và kiểm tra xác nhận nhận hàng của khách hàng

từ Nhân viên điều phối xe

- Thu hồi lại tờ khai hàng hóa đã có đủ dấu của Hải quan từ điều phối hàng thôngquan

- Copy phiếu giao hàng và tờ khai để lưu chứng từ

- Trả phiếu giao hàng và các chứng từ gốc cho khách hàng (nếu có) Lập, yêu cầukhách hàng ký nhận và lưu biên bản bàn giao

- Lập và gửi Báo cáo sản lượng cho trưởng phòng trước 8h15 tuần kế tiếp

- Kết hợp cùng thủ kho để kiểm kê kho hàng tháng vào ngày cuối tháng, đối chiếu

số liệu với bảng theo dõi của khách hàng Lập biên bản kiểm kho, ký xác nhận các thànhviên tham gia Báo cáo ngay lập tức cho trưởng phòng khi có sai khác

- Gửi báo cáo hàng tồn kho cho trưởng phòng và khách hàng vào ngày mùng 3 hàngtháng

3 Lái xe nâng

 Trách nhiệm của nhân viên lái xe nâng:

- Lái xe nâng thực hiện việc dỡ hàng, chất hàng ra đúng nơi qui định theo chỉ đạocủa giám sát kho

- Kiểm tra và xác nhận số lượng hàng xuất, nhập, tồn

- Đảm bảo an toàn trong khi lái xe nâng

- Kiểm tra và bảo dưỡng, sửa chữa định kì xe nâng theo yêu cầu của cấp trên

- Hổ trợ khi các bộ phận cần xuất nhập hàng hóa

4 Nhân viên kho

 Mục đích công việc: đáp ứng kịp thời các yêu cầu và tiến độ hàng hóa kinhdoanh của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ

- Dọn dẹp hàng hóa, kiểm tra kho bãi, quét dọn sạch sẽ nơi làm việc, kiểm tra máymóc, cầu giao điện, phương tiện làm việc, công tác PCCC, tại nơi làm việc trước khivề.

- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho; tuyệtđối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho

- Thực hiện việc lập báo cáo, đối chiếu hàng hóa nhập xuất tồn và đối chiếu, hàngtuần, hàng tháng với các đơn vị liên quan Thực hiện những công việc khác do cấp quản

- Với việc sử dụng camera quan sát là lựa chọn đúng để quản lý kho hàng và chủ sởhữu có thể tập tring vào khu vực quan trọng và làm giảm nguy cơ xảy ra trộm cắp, thấtthoát tài sản hàng hóa

+Giám sát cả khi vắng mặt: Sử dụng đầu ghi hình camera DVR hoặc NVR cho phépbạn phát sóng các đoạn video từ hệ thống camera qua internet, như vậy có thể quản lýnhiều kho hàng hoặc các cơ sở lớn một cách dễ dàng

+Đầu ghi hình camera còn cho phép kiểm tra an ninh kho hàng vào bất kỳ lúc nào

từ máy tính, iphone,…

Lắp đặt camera quan sát cho kho hàng

+Lăp đặt camera giám sát trong các khu vực mở rộng như các tầng của kho hàng+Lắp đặt máy quay ở tất cả các vị trí của cửa ra vào, lối thoát hiểm như vậy sẽ giámsát được các vấn đề vận chuyển và giao hàng

+Lắp đặt camera cố định ở những nơi lưu trữ các tài sản có giá trị

+Sử dụng camera quan sát trong các văn phòng và khu vực quản lý sẽ làm giảm cáchành vi trộm cắp tài liệu kinh doanh và tiền mặt

+Lăp đặt camera ngoài trời để bảo vệ cơ sở xây dựng bởi các hành vi phá hoại

1.5.2 Hệ thống âm thanh thông báo

Với những doanh nghiệp có nhà xưởng rộng với hàng nghìn công nhân việc thôngbáo những tin tức, kế hoạch của công ty đến từng công nhân là việc không hề đơn giản.Chính vì vậy hệ thống âm thanh thông báo ra đời để giúp giải quyết các vấn đề khó khănnày Bên cạnh việc ứng dụng với những nhà xưởng lớn hệ thống âm thanh nhà xưởng còn

có thể được ứng dụng tại những khu trung tâm thương mại và bệnh viện, các nhà cao tầng, chung cư,…

1.5.3 Hệ thống kiểm soát ra vào

- Đầu đọc kiểm soát ra vào: Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không chophép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát

- Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào cửa tự do

- Thẻ cảm ứng(nếu sử dụng vân tay thì không cần thẻ)

- Hệ thống quản lý trên máy tính:quản lý ra vào, chấm công, thao tác từ xa vào cácđầu đọc kiểm soát vào ra

1.5.4 Hệ thống báo cháy tự động

- Hệ thống báo cháy tự động là hệ thống thiết bị tự động phát hiện và thông báo địađiểm cháy.Hệ thống báy cháy tự động bao gồm trung tâm báo cháy, các đầu báo cháy vàcác thiết bị ngoại vi khác…

1.5.5 Hệ thống chữa cháy tự động

- Hệ thống sprinkler là hệ thống chữa cháy sử dụng vòi xả kín luôn ở chế độ thườngtrực,các vòi xả chỉ làm việc khi nhiệt độ môi trường tại đó đạt đến một giá trị kích hoạt

nhất định.Vì vậy hệ thống sprinkler chỉ có khả năng chữa cháy theo điểm trên một diệntích bảo vệ nhất định

- Hệ thống sprinkler được sử dụng để bảo vệ các cơ sở có mức độ nguy cơ cháythấp,nguy cơ cháy trung bình.Đặc điểm chính của hệ thống này là trong đường ống luônchứa đầy nước và được duy trì ở một áp lực nhất định theo tiêu chuẩn áp lực nước chữacháy

2 Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho toàn bộ hoạt động trong nghiệp vụ quản lý chuỗi cungứng SCM

3 Định nghĩa, thuật ngữ

- SCM: dịch vụ lưu giữ và phân phối hàng hóa

Phiếu nhập kho: lệnh nhập hàng do phòng khai thác phát hành đến bộ phận xe kho, xuất từ phần mềm BSM

Báo cáo hoàn thành dịch vụ tháng: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ SCM phát sinhtrong tháng, xuất từ phần mềm BSM

- File nhập hàng: các hồ sơ liên quan đến nhập hàng (phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho nội bộ- chủ hàng phát hành) Được sắp xếp theo từng khách hàng và từng kho

4 Nội dung

Tiếp nhận yêu cầu

Báo cáo hoàn thànhdịch vụ tháng

Dựa trên lưu đồ, nhân viên kho sẽ làm các bước sau:

(1) Nhân viên điều phối SCM tiếp nhận qua email, fax yêu nhân viên phụtrách nhập hàng của kho gọi điện xác nhận lại với chủ hàng (nếu chưa nắm rõ các yêu cầucủa khách hàng)

(2) Điều phối nhập thông tin hàng hóa: Tên, số điện thoại người giao hàng,thời gian, kho cần nhập vào mục Lệnh nhập hàng trên phần mềm BSM

Lệnh nhập hàng bao gồm những thông tin cơ bản sau:

(3) Điều phối lập phiếu nhập kho từ phần mềm BSM (3 liên)

(4) Điều phối gửi phiếu nhập kho cho bộ phận xe kho qua email Xác nhận lạithông tin khách hàng với bộ phận xe kho

(5) Bộ phận xe kho liên lạc với người giao hàng (theo thông tin trên phiếunhập kho) và xác báo lại khoảng thời gian sẽ nhập hàng In 3 liên phiếu nhập kho

(6) Bộ phận xe kho nhập hàng Trước khi nhập hàng kiểm tra hàng hóa so vớiphiếu nhập kho điều phối gửi:

- Loại hàng: MM – 1000kg/kiện

- Số lượng: 80 kiện

- Tình trạng bao gói hàng hóa: bao gói lành lặn không bị rách, xước

(Nếu trường hợp hàng nhận bị bẹp, bao bị rách, rò rỉ… thì thủ kho cần liên lạc trựctiếp với nhân viên điều phối, để nhân viên điều phối thông tin lại với chủ hàng, xin giảipháp xử lý).

Thủ kho và người giao hàng ký nhận lượng hàng thực nhập vào phiếu nhập kho (3liên), phiếu xuất kho nội bộ (do chủ hàng phát hành) Sau đó xác báo lại lượng hàng thựcnhập bằng email nhân viên điều phối

(7) Kho lưu giữ 01 bản phiếu nhập kho, chuyển 01 phiếu xuất kho nội bộ và

01 phiếu nhập kho (nếu người giao hàng yêu cầu) cho người giao hàng, 01 bản chuyển vềvăn phòng cùng với tất cả các liên còn lại của phiếu xuất kho nội bộ

(8) Điều phối nhận và kiểm tra lại số lượng hàng trên phiếu nhập kho so vớilượng hàng thực tế nhập, ký nhận của thủ kho và người giao hàng từ bộ phận xe kho gửilên

(9) Lưu hồ sơ vào file nhập hàng của khách hàng đó (tại phòng Khai thác)(10) Gửi báo cáo hoàn thành dịch vụ hàng tháng cho Phòng Kế toán vào cuối tháng,

hỗ trợ kế toán làm thanh toán cho khách hàng

Oder/ Requesting Supply

Kiểm tra tồn kho

Xác nhận khoảng thời gian giao hàng

Kiểm tra PT

Không

Báo chi phí

OkLập lệnh giao hàngGửi lệnh và nhận xác báo

Giao hàng

Nhận chứng từ G/hàng

Gửi báo cáo

Cập nhật dữ liệu vào BSM

Thỏa thuận lại với K/hàng

Thông quan hàng hóa

OkOk

Điều phối và xe

khoĐiều phối/Xe

khoĐiều phối

Điều phối

Phiếu xuất kho/ Phiếu giao hàng/ Hóa đơn đi đường

Phiếu xuất kho/Phiếu giao hàng

Báo cáo hoàn thành dịch vụ tháng

Dựa trên lưu đồ, nhân viên kho sẽ làm các bước sau:

(1) Tiếp nhận qua email yêu cầu cấp hàng từ nhân viên chứng từ của Công Ty.(2) Cập nhật thông tin về lệnh xuất hàng:

(4) Điều phối yêu cầu phụ trách xe kho xác nhận phương tiện vận chuyển chođơn hàng

Kiểm tra giá và xác nhận dịch vụ hỗ trợ cấp hàng (xe nâng, bốc xếp, sà lan…).(5) Báo chi phí cho khách hàng trong vòng 30 phút sau khi nhận được order,

và lấy xác nhận bằng email/fax nếu khách hàng chấp thuận

(6) Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hoá đơn đi đường, cập nhật thông tinvào BSM nếu có thay đổi so với order ban đầu

(7) Điều phối liên lạc với người nhận hàng trực tiếp để xác định khoảng thờigian giao hàng để báo cho giao nhận thực hiện

(8) Gửi lệnh giao hàng cho bộ phận kho – xe và nhận xác báo, phối hợp với bộphận xe – kho lên kế hoạch giao hàng

Hàng hóa sẽ được kiểm tra lại:

- Bao bì: đúng chuẩn, không bị rách, bục

- Khối lượng: 1000kg/ kiện Số lượng: 30 kiện

Sau đó, bốc xếp lên xe tải trở hàng vào thời điểm đã lên kế hoạch trước để hàngđến kịp điểm đến ngày

9 Điều phối theo dõi giao hàng : Quá trình cấp hàng, theo dõi hành trình xe thôngqua camera kho và định vị GPS Báo cáo trạng thái chuyến đi/ hành trình cho khách hàng(theo yêu cầu của khách hàng)

(10) Bộ phận xe kho giao hàng theo đúng yêu cầu trên phiếu xuất kho Yêu cầukhách hàng ký nhận vào phiếu xuất kho và lệnh giao hàng

(11) Sau khi hàng giao cho người nhận, nhận và kiểm tra xác nhận của khách hàngtrên chứng từ giao hàng (phiếu xuất nhập kho, phiếu giao hàng) từ bộ phận xe kho Lưugiữ tại bộ phận theo từng khách hàng/ đơn hàng

12 Gửi báo cáo hoàn thành dịch vụ hàng tháng cho Phòng Kế toán vào cuối tháng,

hỗ trợ kế toán làm thanh toán cho khách hàng

2.3 Tổ chức bố trí, sắp xếp, bảo quản hàng hóa

2.3.1 Tổ chức bố trí sắp xếp hàng hóa

Phân bố và sắp xếp hợp lý hàng hóa ở kho sẽ đảm bảo thiện tiện cho việc bảo quảnhàng hóa, tiếp nhận và xuất hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tích khohàng hóa

+Hàng phuy dầu nhờn thì để trực tiếp trên mặt sàn, xếp 3 tầng

+Diện tích đường dành cho đi lại theo tiêu chuẩn 2,5m: Đảm bảo thuận tiện choviệc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho người, hàng hóa và phương tiện

dễ dàng đi lại

2.3.2 Tổ chức bảo quản hàng hóa

Bảo quản hàng hoá là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn

số lượng và chất lượng hàng hoá trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diệntích và dung tích kho, nâng cao năng suất thiết bị và lao động kho

Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản hàng hoá là công đoạn nghiệp vụ

cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng cơbản của kho hàng hoá; công đọan nghiệp vụ nàycó ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng củacông đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phát hàng, thực hiện mục tiêu của quá trình nghiệp vụkho

Công đoạn nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho phải thực hiện những yêu cầu sau:

- Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giảmđến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá ở kho;

- Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các loại thiết bị và laođộng kho;

- Tạo điều kiện để thực hiện tốt nhất quá trình nghiệp vụ kho

Hàng hoá trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bênngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo quảnhàng hoá, phát hiện hàng hoá bị giảm sút chất lượng, đề phòng hàng hoá mất mát, phải sửdụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm; vệ sinh, sát trùng ở kho;phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật; kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hoá

 Quản lý nhiệt độ, độ ẩm hàng hoá và kho:

Quản lý nhiệt độ, độ ẩm ở kho là một hệ thống các biện pháp khác nhau nhằm tạo racũng như duy trì nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với yêu cầu bảo quản hàng hoá Các biệnpháp tạo ra và duy trì nhiệt độ, độ ẩm ở kho bao gồm: thông gió; dùng chất hút ẩm; sấy

và bịt kín

 Vệ sinh, sát trùng ở kho:

Là một hệ thống các biện pháp để tiêu diệt sinh vật, vi sinh vật và loại trừ các tạpchất ảnh hưởng có hại đối với hàng hoá và kho

Nội dung của công tác vệ sinh sát trùng ở kho:

- Đảm bảo những điều kiện vệ sinh, phòng ngừa trùng bọ phát sinh:

+Điều kiện vệ sinh kho tàng: Phải thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh trong vàngoài kho Trong kho không được tạo nên những điều kiện cho sinh vật làm tổ Trước khi

nhập hàng, phải sát trùng kho Phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm trong kho thích hợp vớihàng hoá.

+Điều kiện hàng hoá: Hàng hoá phải sạch sẽ, đảm bảo các tiêu chuẩn bảo quản.+Điều kiện bao bì và thiết bị: Bao bì và thiết bị cũng phải luôn luôn sạch sẽ

+Điều kiện con người: Người làm công tác kho cũng phải đảm bảo luôn luôn sạchsẽ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chế độ kiểm tra vệ sinh, chế độ vệ sinh sáttrùng kho, hàng hoá và thiết bị

 Phòng cháy chữa cháy, phòng gian bảo mật:

- Cháy làm tổn thất nghiêm trọng tài sản của doanh nghiệp và xã hội, do đó phòngchống cháy là công tác cần phải được quan tâm đặc biệt Ở kho luôn phải sử dụng cácbiện pháp phòng chống cháy thích hợp và có các biện pháp dập tắt đám cháy nếu có hỏahoạn xảy ra

- Những biện pháp bảo mật phòng gian:

+Phải xây dựng nội quy phòng gian bảo mật và kiểm tra, đôn đốc nhân viên khothực hiện tốt chế độ và nộiqui đó

+Tổ chức lực lượng bảo vệ kho, hàng hoá Thường xuyên tuần tra, canh gác, xâydựng các phương án bảo vệ kho và hàng hoá

+Xây dựng và trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ: nhà kho phải có khoá chắcchắn, có điện bảo vệ ban đêm, có hàng rào xung quanh kho,

+Giáo dục và nêu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ và nhânviên kho

 Giám sát và kiểm tra hàng hóa kho hàng:

Giám sát và kiểm tra là 2 mặt công tác có mối quan hệ mật thiết với nhau:

- Giám sát là hoạt động có tính chất thường xuyên nhằm theo dõi quá trình nghiệp

vụ kho, tình trạng kho, hàng hoá, thiết bị, phát hiện kịp thời những hiện tượng bất thường

để có biện pháp xử lý

- Kiểm tra là tập hợp những thao tác cụ thể nhằm xác định cụ thể tình trạng kho,hàng hoá, thiết bị, tại một thời điểm nhất định để có biện pháp xử lý kịp thời

Phải quy định chế độ kiểm tra thường kỳ, lúc cần thiết có thể kiểm tra đột xuất; nếutheo dõi thấy hiện tượng khác thường cũng phải tổ chức kiểm tra ngay để phát hiện ranguyên nhân, từ đó có biện pháp xử lý.

2.4 Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho hàng

Những hàng hóa cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau Mã sẽ đượcđánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm Với cách làm này, hàng hóa sẽ dễ dàng

có thể được tìm thấy và quản lý tốt hơn

 Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm:

Sau khi đặt mã cho sản phẩm thì đến công đoạn in mã vạch lên decal, sau đó được

gỡ ra và dán lên sản phẩm Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng

để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đangchờ xuất xưởng

VD: Mã sản phẩm dầu máy nén khí AIRCOL SW 32: 3372453

Mã sản phẩm dầu máy nén khí AIRCOL SW 64: 3372459

- Quy trình nhập kho:

Nhân viên nhập kho dùng máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhậpkho, thông tin này sẽ được lưu trữ trên máy tính dưới dạng phiếu nhập kho Kể từ lúc nàycác sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch

- Quy trình xuất kho:

Nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch đểxuất kho Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truytìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuấtcho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống

- Quy trình kiểm kho:

Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trongkho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ choviệc xử lý Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực

tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phépcập nhật lại số liệu thực này

 Lợi ích của giải pháp này

- Quản lý một cách sát sao số lượng hàng tồn kho cũng như tuổi hàng tồn kho quyếtđịnh kinh doanh phù hợp

- Trợ giúp công tác quyết định nhập hàng / sản xuất mới

- Giảm đáng kể những thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá

- Đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu đặt hàng của khách hàng

- Giảm thời gian xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch

2.5 Phần mềm quản lý kho hàng ABSoft (AB-Ls)

Ngày nay, nếu không có sự trao đổi thông tin dữ liệu thì các kho bãi sẽ hoạt độngkém hiệu quả đi rất nhiều Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI),

sự thu thập dữ liệu tự động (automatic data collection) và hệ thống tần số vô tuyến (radiofrequency systems) đã tạo ra những lợi ích lớn trong việc quản lý kho bãi, bao gồm cảviệc gia tăng chất lượng dịch vụ cho khách hàng, giảm chi phí, và cải thiện việc vậnhành Những lợi ích kể trên từ giao diện với máy tính trong việc nhận, lưu trữ, kiểm soátchất lượng vả lỗi, dở hàng và chuyển hàng

Sự hoạt động của kho bãi vận hành bằng máy tính đã phát triển và cải thiện tiêuchuẩn, nơi đặt kho, đơn đặt hàng, trả hàng, và chuẩn mực công việc Ngày nay, việc dùngcàng ít giấy tờ cho việc nhận đơn hàng ngày càng phổ biển Kết quả tích cực từ hệ thốngvận hành bởi máy tính đã cải thiệt hiệu suất, giảm thiểu lỗi, cải thiện số lượng vật liệuđưa vào, sự thoái mái hơn cho công nhân, nâng cao dịch vụ khách hàng, và đạt được lợithế cạnh tranh chiến lược

AB-Ls là phần mềm được thiết kế chuyên dụng cho mục đích quản lý kho dựa trênkinh nghiệm nhiều năm ứng dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp xuấtnhập khẩu, doanh nghiệp kinh doanh điện máy-máy tính, doanh nghiệp xây dựng và cảnhững cửa hàng bán vật liệu xây dựng Phần mềm quản lý kho AB-Ls trợ giúp ngườiquản lý trong viêc trao đổi thông tin, theo dõi lô hàng… Cung cấp các biểu mẫu thống kêhàng nhập, hàng xuất, hàng tồn theo yêu cầu người dùng

- Kiểm kê kho: Cập nhật thông tin phiếu kiểm kê kho, thống kê số lượng hàng tồnkho, chênh lệch thực tế.

- Quản lý biểu mẫu thống kê: Cung cấp các biểu mẫu thống kê hàng nhập, hàngxuất, hàng tồn theo yêu cầu người dung

- Quản lý hệ thống: Quản trị hệ thống, quản lý phân quyền người dùng và dữ liệu

- Quản lý chung: Quản lý hàng hóa, quản lý danh mục hàng hóa theo khách hàng

1 Chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng

 Mô tả hệ thống kho theo nhiều thông số, nhiều cấp độ

Ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa:

- Tính năng, tìm kiếm nhanh

 Thực hiện nhập- xuất kho thông thường, theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu

Hoạt động xuất nhập kho được tổ chức theo 3 hình thức:

- Xuất nhập kho thông thường: phát sinh phiếu xuất nhập kho khi có nhu cầu lưu trữ

 Các chức năng hỗ trợ nghiệp vụ xuất- nhập kho

- Phát sinh phiếu xuất kho theo các hình thức khác nhau

- Thiết kế phiếu mẫu hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh chóng: thực hiện in ấn và thiết kếmẫu

- Cho phép thực hiện phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi lập phiếu nhập kho

- Hiện thị tồn kho hàng hóa khi phân bổ hàng xuất

- Theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng.

 Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp

Tồn kho hàng hóa sẽ tự động phát sinh tức thời theo các nghiệp vụ xuất nhập kho.Phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp xác định tồn kho:

- Cận hạn dùng xuất trước (FEFO)

- Nhập trước xuất trước (FIFO) Hiện công ty đang sử dụng phương pháp này

- Nhập sau xuất trước (LIFO)

Người dùng có thể lựa chọn quy tắc tồn kho: cho phép tồn kho âm hay không chophép tồn kho âm Trong trường hợp không cho tồn kho âm, phân hệ sẽ cảnh báo khi xuấtkho quá mức tồn kho hiện tại

Đơn giá xuất kho tự động theo các phương pháp và cách phân bổ hàng xuất kho.Thông tin tồn kho được thể hiện tức thời:

- Theo hệ thống kho: tồn kho theo từng loại hàng hóa sẽ được hiển thị theo từng đơn

- Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước khi hết hạn

- Danh sách hàng hóa hết hạn sử dụng, theo dõi hàng hóa quá hạn sử dụng

 Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho

- Phát sinh và ghi nhận thông tin về các đượt kiểm tra hàng hóa

- Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm: danh sách hàng hóa kiểm kê với sốlượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tínhtoán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện pháp xử lý chênh lệch

- Danh sách nhân viên tham giá kiểm kê

 Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa

- Hệ thống báo cáo được hiển thị theo dạng bảng và đồ thị, thuận tiện cho việc phântích