8 ct8 art qap pfa payment process and final account vn

QUÁ TRÌNH THANH TOÁN CỦA TƯ VẤN Các nhà Tư vấn tham gia vào qui trình này gồm có:  Nhà thiết kế gồm Kiến trúc  Kiểm soát chất lượng như theo yêu cầu tại Thông tư 11  Đào tạo hướng

DỰ Á N KH U NH À Ở C AO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT C T 8

KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG – QUY TRÌNH THANH TOÁN VÀ QUYẾT TOÁN

ARTELIA

ARTELIA VIETNAM

Fl.11, HQ Building 193 C3 Bà Triệu Ha Noi

Tel.: +84 (04) 3734 7260

SỬA ĐỔI Ý KIẾN NGÀY

LƯU CHUYỂN TỚI

CĐT – CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH 

Các Tư vấn/ nhà thầu 

NỘI DUNG

2.1. CÁC LOẠI HÓA ĐƠN KHÁC NHAU _ 3 2.2. ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC THỰC TẾ _ 3 2.3. THIẾT LẬP MỘT CHỨNG CHỈ XÁC NHẬN GIÁ TRỊ 3

4.1. GIỚI THIỆU _ 6 4.2. QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN 6 4.3. BÁO CÁO QUYẾT TOÁN 6 4.4. XÁC NHẬN GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN _ 7

1 QUÁ TRÌNH THANH TOÁN CỦA TƯ VẤN

Các nhà Tư vấn tham gia vào qui trình này gồm có:

 Nhà thiết kế (gồm Kiến trúc)

 Kiểm soát chất lượng (như theo yêu cầu tại Thông tư 11)

 Đào tạo hướng dẫn vận hành cho tất cả người dùng trước khi bàn giao

 Bất kỳ tư vấn nào được yêu cầu cho Dự án, được Chủ đầu tư chỉ định (ví dụ giám sát độc lập, kiểm tra thiết kế, vv…)

Những tư vấn này có hợp đồng trực tiếp với Chủ đầu tư và hóa đơn tài chính của họ sẽ được gửi tới Chủ đầu tư Hóa đơn tài chính sẽ phải ghi rõ các thông tin tối thiểu sau đây:

 Tổng số tiền theo hợp đồng

 Số tiền của các thay đổi, phát sinh được chấp thuận (nếu có)

 Số tiền lũy kế được xuất hóa đơn tương ứng với dịch vụ đã được thực hiện đến nay

 Số tiền đã thanh toán

 Số tiền đươc viết hóa đơn (Khoản trả mỗi lần)

 VAT

 Số tiến được viết hóa đơn có VAT

Nếu Quản lý dự án (ARTELIA) xét thấy số tiền ghi trên hoá đơn không tương ứng với dịch vụ thực

sự thực hiện, thì Quản lý dự án có thể:

 Hoặc yêu cầu sửa hoá đơn từ đơn vị tư vấn tương ứng với dịch vụ Quản lý dự án theo thực

tế đã thực hiện

Trong cả hai trường hợp, Quản lý dự án thông báo cho Chủ đầu tư về quyết định của mình trong vòng 7 ngày sau khi nhận được hóa đơn Chủ đầu tư sẽ trả lại cho Tư vấn thông báo về tình trạng

thanh toán này

Biểu đồ sau đây tóm tắt các quy trình phê duyệt với số ngày dự kiến, bắt đầu từ D-ngày nhận được hóa đơn

Một bản sao của hoá đơn được duyệt sẽ được lưu giữ ở văn phòng hiện trường cùng với mọi thư

từ liên quan tới quá trình phê duyệt (nếu có)

Đại diện Chủ đầu tư, Artelia nhận hóa đơn từ

đơn vị tư vấn, nhà thầu

Đăng ký hóa đơn và chuyển tới Quản lý dự án - PM

(ARTELIA)/

PM (ARTELIA) kiểm tra nếu công việc đã được thực hiện theo hóa

đơn

Số tiền viết hóa đơn đúng với khối lượng công việc

đã thực hiện và theo thỏa thuận hợp đồng

PM (ARTELIA) ký đề nghị thanh toán và chuyển tới Giám đốc dự

án Tư vấn hoặc Nhà thầu để ký

Hóa đơn được phê duyệt được chuyển tới phòng tài chính của Nhà thầu hoặc Tư vấn để tiến

hành thanh toán

Nhà thầu, Tư vấn nhận

được thanh toán

Có

Không chấp thuận nhưng

có thể sửa chữa

Not accepted/

KhôNong được chấp thuận

Hóa đơn bị từ chối thanh toán PM hoặc

PA thông báo cho Nhà thầu và tư vấn

PM (ARTELIA) yêu cầu tư vấn hoặc nhà thầu sửa hóa đơn

sao cho phù hợp

Tư vấn hoặc nhà thầu chuẩn bị

và đệ trình hóa đơn sửa đổi

Không chấp thuận

2 QUY TRÌNH THANH TOÁN CỦA NHÀ THẦU: THỦ TỤC

CHUNG

2.1 CÁC LOẠI HÓA ĐƠN KHÁC NHAU

Dựa vào quốc gia và Hợp đồng, Nhà thầu có thể được thanh toán dựa vào những hồ sơ sau đây:

 Hóa đơn của Nhà thầu (đối với các lệnh trả tiền)

 Các khoản trả mỗi đợt (đối với các hợp đồng dài hơn 1 tháng) được đệ trình bởi nhà thầu

 Đề xuất thanh toán hoặc chứng chỉ xác định giá trị được được lập bởi Quản lý dự án và đã thống nhất với Nhà thầu

Theo một quy luật chung, tất cả các tài liệu lập hóa đơn phải được tính toán với số tiền lũy kế

2.2 ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC THỰC TẾ

Đối với khoản trả mỗi đợt hoặc chứng chỉ xác nhận giá trị, số tiền phải trả là cố định hoặc theo một

kế hoạch thanh toán hoặc theo tiến độ của công trình thực tế thực hiện được

Trong trường hợp sau, việc phân chia công việc được mô tả trong các tài liệu hợp đồng không phải luôn luôn phù hợp để đánh giá giá trị tiến độ thực tế; vì vậy cần thiết phải tách ra từng khoản khác nhau, chia theo hạng mục, công việc và vị trí có tính đến:

 Phạm vị công việc (để có được danh sách các công việc toàn diện)

 Tiến độ thời gian chi tiết của nhà thầu (để có được trình tự của các công việc)

 Biểu giá (để có được giá trị của mỗi công việc)

Một công việc là một yếu tố xây dựng (hoặc một phần của công việc) mà đã được hoàn thành và

sẽ bao gồm các nghiên cứu thiết kế, chuẩn bị hiện trường (thiết bị, vật tư, sản xuất), việc thực hiện các công việc với kiểm soát chất lượng, vệ sinh và vận hành (đối với các hạng mục kỹ thuật)

Để đảm bảo không "trả tiền quá cao", nhà thầu, nên thông báo trước phần trăm đáng kể giá trị hợp đồng để đảm bảo rằng tất cả các công việc sẽ được thực hiện đúng và rằng tất cả các hồ sơ hoàn công sẽ được giao

2.3 THIẾT LẬP MỘT CHỨNG CHỈ XÁC NHẬN GIÁ TRỊ

 ARTELIA đã phát triển một mẫu chứng chỉ xác nhận giá trị, được gọi là “Đề xuất thanh toán”

tính đến 2 loại thông tin:

 Thông tin liên quan đến tiến độ của công trình (căn cứ vào hợp đồng hoăc các lệnh thay đổi), cũng như vật tư cụ thể hoặc sản xuất gia công nếu xảy ra

 Thông tin liên quan tới phần bổ sung hoặc giảm trừ theo thỏa thuận hợp đồng giữa Chủ đầu

tư và Nhà thầu như sau:

o Thanh toán tạm ứng (đối với sản xuất gia công, vật tư…)

o Giá điều chỉnh/ giá điều chỉnh

o Tiền giữ lại (bản hành)

o Tiền phạt hoặc tiền bồi thường thiệt hại có thể có

o Các chi phí chung

Bất kỳ khoản thanh toán tạm ứng nào sẽ được nhà thầu cung cấp kèm theo các hồ sơ sau:

 Một bảo đảm ngân hàng tương đương với số tiền tạm ứng

 Một Hóa đơn hoặc do Nhà thầu phát hành hoặc do ARTELIA (Chứng chỉ xác nhận giá trị) Thanh toán tạm ứng này được thanh toán sau mỗi tháng hoặc như là một số tiền cố định hoặc như

là theo phần trăm của số tiền ghi trên hóa đơn

Mẫu biểu chứng chỉ xác nhận giá trị sẽ được thể hiện ở Phụ lục 1 Nó sẽ chỉ ra số tiền lũy kế, số

tiền đã thanh toán (cho đến hết tháng trước) và số tiền thanh toán tháng này (bằng cách trừ đi cột đầu tiên từ cột thứ 2) Mẫu chứng chỉ thanh toán sẽ được áp dụng theo chức năng các nhu cầu

của dự án và các yêu cầu pháp lý của quốc gia

Được lập bới Quản lý Dự án, chứng chỉ sẽ được nhà thầu xác nhận (được xác nhận ở trên đầu của biểu mẫu) và ký bởi Chủ đầu tư (hoặc đại diện của Chủ đầu tư)

3 XỬ LÝ VÀ PHÊ DUYỆT CHỨNG CHỈ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ

Định giá trị của các công việc lập từ BOQ

ARTELIA kiểm tra trước báo cáo của Nhà thầu (theo

tiến độ dự kiến vào cuối tháng)

Nhà thầu đệ trình báo cáo thanh toán (6 bộ) đến

ARTELIA

ARTELIA kiểm tra báo cáo theo tiến độ công việc và định giá giá trị của các công việc – rà soát các thay đổi

Kiểm tra bởi Kỹ sư khối lương của Chủ đầu tư

OK?

Đồng ý

ARTELIA ban hành chứng chỉ thanh toán có xác nhận của Giám đốc DA của Nhà thầu và đệ trình để thanh

toán cho Nhà thầu

Xử lý đề xuất thanh toán bởi phòng tài chính của Nhà

thầu

Thanh toán cho Nhà thầu

Không đồng ý

4 QUYẾT TOÁN

4.1 GIỚI THIỆU

Thanh toán quyết toán tương ứng với các thỏa thuận chung giữa các bên (Chủ đầu tư và Nhà thầu) trên tất cả các dịch vụ và các công việc thực tế đã thực hiện được của Nhà thầu và thù lao của mình theo hợp đồng

Thanh toán này khác với việc nghiệm thu Công trình: Chủ đầu tư không thể từ chối chấp nhận Các công việc vì lý do duy nhất là không có thoả thuận về sự thanh toán của mình

4.2 QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Nhà thầu sẽ lập chứng từ quyết toán trong khoảng thời gian nêu trong Hợp đồng (về nguyên tắc là

60 ngày sau khi nghiệm thu sơ bộ) bao gồm:

 Số tiền trọn gói theo Hợp đồng

 Các phạm vi công việc điều chỉnh (bổ sung hoặc lược bỏ) mà đã được Chủ đầu tư sắp xếp (thay đổi hoặc các lệnh thay đổi)

 Điều chỉnh giá (của số tiền trọn gói và phạm vi công việc điều chỉnh) – nếu áp dụng

Chứng từ này sẽ được đệ trình tới Quản lý Dự án để xem xét

4.3 BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Quản lý Dự án kiểm tra chứng từ quyết toán khi nhận được và thực hiện kiểm tra cụ thể:

 Số tiền trọn gói tương ứng với số tiền hợp đồng đã thỏa thuận

 Phạm vi công việc điều chỉnh tất cả được xác minh bằng việc phát hành thông báo đã thực hiện hoặc một lệnh thay đổi được Chủ đầu tư ký

 Tính toán giá điều chỉnh (nếu có) là chính xác

Sau việc kiểm tra này, Quản lý Dự án lập báo cáo quyết toán qua việc xem xét 3 ý nêu trên và có thể bổ sung tiền thưởng hoặc loại bỏ tiền phạt

Bảng quyết toán cùng với các chứng từ được phát hành bởi Nhà thầu sẽ được chuyển cho Chủ đầu tư (về nguyên tắc không muộn hơn 45 ngày sau khi nhận được chứng từ quyết toán) Chủ đầu tư sẽ thông báo cho Nhà thầu sau khi đã nhận được hồ sơ Thông báo này hoặc được gửi bằng thư bảo đảm hoặc tốt hơn là thảo luận trực tiếp với Nhà thầu trước khi ký

Các tài liệu hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu phải lường trước được:

 Trường hợp nếu Nhà thầu không đệ trình đúng thời gian các chứng từ quyết toán (trong trường hợp này, Quản lý Dự án phải chuẩn bị hồ sơ theo các chi phí thực tế)

 Khung thời gian cho Nhà thầu để phê duyệt hoặc từ chối hồ sơ thanh quyết toán được Chủ đầu tư thông báo

4.4 XÁC NHẬN GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN

Thông thường, các thỏa thuận về Báo cáo quyết toán không cho phép tính toán một cách hoàn

toàn chứng chỉ xác nhận giá trị liên quan Ba điểm sau đây cũng nên được xem xét

 Khoản tiền giữ lại cho bảo hành: nếu Nhà thầu đã cung cấp một bản cam kết thực hiện hợp đồng và rằng số tiền của bản cam kết đó không bao gồm khoản tiền giữ lại, nên yêu cầu Nhà thầu một bản cam kết bổ sung

 Các chi phí chung có thể tính vào Nhà thầu

 Các giảm trừ có thể có khác

oOo

PHỤ LỤC 1

TÊN PHỤ LỤC

1 QUY TRÌNH VÀ CHỨNG CHỈ THANH TOÁN GIAI ĐOẠN

Hành động/ Nhiệm vụ Hành động bởi Thời gian thực hiện Tiếp nhận đề nghị thanh toán tạm từ

Cuối mỗi tháng - ngày 25

Kiểm tra hồ sơ thanh toán tạm do nhà thầu đệ trình bao gồm các hồ sơ nghiệm thu, ITP, hồ sơ bàn giao mặt bằng, các hồ sơ phát sinh đã ký, hồ

sơ QA/ QC…

Đánh giá hiện trường/thỏa thuận;

khuyết tật, NCRs… ? Nhà thầu/ Artelia 1 ngày

Chuẩn bị chứng chỉ thanh toán Artelia Theo hợp đồng

Đệ trình bản thảo đề nghị thanh toán

để Chủ đầu tư xem xét/ chấp thuận Artelia/Chủ đầu tư 2 ngày

Phát hành chứng chỉ thanh toán tạm Artelia 1 ngày

Nhà thầu đồng ý/ ký xác nhận Nhà thầu 1 ngày

Chủ đầu tư đồng ý/ ký xác nhận Chủ đầu tư 2 ngày

Chuẩn bị và đệ trình hóa đơn đến bộ phận kế toán của Chủ đầu tư Nhà thầu 1 ngày

BIỂU ĐỒ - QUY TRÌNH THANH TOÁN/ CHỨNG CHỈ THANH TOÁN TẠM

Các bước

2

3

4

6

7

8

9

10 1

5

Các bước Hành động/ Nhiệm vụ Thực hiện bởi Thời gian thực hiện

dự kiến - phụ thuộc vào giá trị và tỷ lệ của công việc thay đổi

Nhà thầu

Nếu nhà thầu thấy Chỉ dẫn công trường có ảnh hưởng đến chi phí

- Chỉ dẫn công trường

- Bản vẽ thi công đã duyệt (nếu cần)/ cả bản vẽ mới và cũ ghi chú

cụ thể thay đổi

- Tiến độ của Yêu cầu phát sinh (nếu cần)

- Hồ sơ liên quan

- Giá trị của phát sinh

nếu không, trả lời cho Nhà thầu và Chủ đầu tư/ Artelia

Nếu có, Yêu cầu phát sinh có hiệu lực

Artelia kiểm tra/ đánh giá Yêu cầu phát sinh

- Kiểm tra khối lượng với nhà thầu

- Kiểm tra tỷ lệ với nhà thầu

Nhà thầu/Artelia Được các bên thống nhất

Đưa vào Chứng chỉ thanh toán tạm tiếp theo - sau đó thanh toán Nhà thầu

Artelia phát hành đánh giá về Yêu cầu phát sinh đến Chủ đầu

tư/Nhà thầu

Artelia kiểm tra và xác nhận Yêu cầu phát sinh có hiệu lực theo hợp

đồng hay không

BIỂU ĐỒ QUY TRÌNH YÊU CẦU PHÁT SINH

Nhà thầu kiểm tra Chỉ dẫn công trường Nếu không ảnh hưởng đến

chi phí, nhà thầu tiến hành thực hiện công việc ngay

Nhà thầu đệ trình thông báo Yêu cầu phát sinh trong vòng 3 ngày

bao gồm cả dự toán sẽ được theo dõi khi đệ trình Yêu cầu phát

sinh đầy đủ bao gồm các nội dung sau càng sớm càng tốt:

Nhà thầu

3

5

2

4

6

7

8

9

1

11

10

EMPLOYER/ CHỦ ĐẦU TƯ CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH Date: 10-Sep-17

PROJECT MANAGER/ BAN QLDAARTELIA VIETNAM

CONTRACTOR/ NHÀ THẦU …….

Contract No./ Hợp đồng số : … Ref/ Số tham chiếu: CT8.ART…… IPC No… A 42,236,700,000 B

-C 42,236,700,000 D 30% 12,671,010,000 E

-F

-G

-H

-I

-J

-K 12,671,010,000 L %

-M %

-N

-O

-P

-Q VAT Included 12,671,010,000 R S 12,671,010,000 Reference: Tham chiếu Attachment Đính kèm VARIATIONS (CONTRACT ADDENDUM) / PHÁT SINH (PHỤ LỤC HĐ) DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 My Dinh, Hanoi, Vietnam PACKAGE NAME TÊN GÓI THẦU: … INTERIM PAYMENT CERTIFICATE No

CHỨNG CHỈ THANH TOÁN TẠM SỐ … CONTRACT PRICE (VAT Included) GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG (Bao gồm thuế) THE CONTRACTOR'S DEDUCTIBLE VAT INCLUDED (ELECTRICITY, WATER, SANITATION )

CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ CỦA NHÀ THẦU BAO GỒM THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (TIỀN ĐIỆN, NƯỚC, VỆ SINH )

ANTICIPATED CONTRACT SUM (A+B)

TỔNG GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG (A+B)

ADVANCE PAYMENT

TẠM ỨNG

ESTIMATED VALUE OF SERVICES EXECUTED TO DATE (Cumulative)

CÔNG VIỆC, DỊCH VỤ ĐÃ HOÀN THÀNH TỚI NAY (Lũy kế)

VARIATION ORDERS

GIÁ TRỊ PHÁT SINH

MATERIAL ONSITE TẠM ỨNG VẬT TƯ TRÊN CÔNG TRƯỜNG TOTAL VALUE OF WORKS (E+F+G)

TỔNG GIÁ TRỊ THỰC HIỆN (E+F+G)

VAT 10% (H*10%)

THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG 10% (H*10%)

TOTAL VALUE OF WORKS AFTER TAX (H+I)

TỔNG GIÁ TRỊ THỰC HIỆN SAU THUẾ (H+I)

TOTAL AMOUNT INCLUDING ADVANCE PAYMENT TO DATE (D+J) VAT Included

TỔNG GIÁ TRỊ BAO GỒM TIỀN TẠM ỨNG SAU THUẾ (D+J) Bao gồm thuế

LESS RETENTION

TIỀN GIỮ LẠI %

LESS ADVANCE PAYMENT (J*%)

KHẤU TRỪ TIỀN TẠM ỨNG(J*%)

WITHHELD AMOUNT FOR QUALITY PROOF IF ANY

GIÁ TRỊ TẠM GIỮ CHỜ CHỨNG MINH CHẤT LƯỢNG NẾU CÓ

FINES (INCLUDING VAT)

CÁC KHOẢN PHẠT HỢP ĐỒNG SAU THUẾ

TOTAL AMOUNT DUE TO DATE AFTER DEDUCTIONS (K+L+M+N+O+P)

TỔNG GIÁ TRỊ ĐẾN NGÀY SAU KHI ĐÃ GIẢM TRỪ CÁC KHOẢN SAU THUẾ (K+L+M+N+O+P)

LESS AMOUNT CERTIFIED PREVIOUSLY

KHẤU TRỪ GIÁ TRỊ SAU THUẾ ĐÃ XÁC NHẬN LẦN TRƯỚC

TOTAL AMOUNT FOR THIS PAYMENT (Q+R) VAT Included

TỔNG GIÁ TRỊ CĐT PHẢI THANH TOÁN CHO NHÀ THẦU KỲ NÀY (Q+R)

In words: …

…

Chức vụ…

Hà Nội, ngày tháng năm 201x Hà Nội, ngày tháng năm 201x