Kết quả tạm tính của việc áp dụng tỷ lệ này theo diện tích sàn phải dựa theo biện pháp mà theo đó tỷ lệ này được tính toán Giá thành phần: Sử dụng tỷ lệ giá không thôi thì không phù hợp
Trang 1DỰ Á N KH U NH À Ở C AO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT C T 8
Q U Ả N L Ý D Ự Á N
KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ
ARTELIA VIETNAM
Fl.11, HQ Building 193 C3 Bà Triệu Ha Noi
Tel.: +84 (04) 3734 7260
Trang 2HIỆU ĐÍNH Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ NGÀY
LƯU CHUYỂN TỚI
CĐT – CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH
Các Tư vấn/ nhà thầu
Trang 3NỘI DUNG
2.3.1. THEO DÕI NGÂN SÁCH 3
2.3.2. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHÁT SINH _ 3
2.3.3. PHÂN CHIA CÁC PHÁT SINH _ 3
2.3.5. LỆNH THAY ĐỔI _ 4
2.3.6. SỰ ĐIỀU TIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH _ 5
Trang 41 DỰ TOÁN CHO DỰ ÁN
Chi phí của một dự án có thể được ước tính dựa trên 02 phương pháp khác nhau:
Tỷ lệ: Các giá liên quan đến các đơn vị diện tích (bằng m²) – Có thể lấy được các con số tỷ lệ
thông qua các dữ liệu có được từ những dự án trước đó – Các con số này được xem là tối thiểu vì chúng là kết quả của quá trình đấu thầu Tỷ lệ này phải được sử dụng cẩn thận vì mỗi dự án có những đặc điềm riêng Cần phải cân nhắc đến ngày giá trị và cập nhật nếu cần thiết
Kết quả tạm tính của việc áp dụng tỷ lệ này theo diện tích sàn phải dựa theo biện pháp mà theo đó
tỷ lệ này được tính toán
Giá thành phần: Sử dụng tỷ lệ giá không thôi thì không phù hợp cho một số công việc và gói thầu
và không đủ chính xác cho các giai đoạn thiết kế phức tạp cao cấp (thiết kế chi tiết) Rất cần thiết
để tính toán khối lượng và nhân lên với giá thành phần tính toán được từ việc kết hợp các tỷ lệ khác nhau
Sử dụng tỷ lệ của giá thành phần phụ thuộc và tiến độ của thiết kế Dự án sẽ được chia nhỏ thành các phần logic để có thể đễ dàng đạt được mục tiêu
Dự toán không bao gồm phí quản lý thi công
Việc chọn lựa phương án tính tỷ lệ hay giá thành phần còn tùy thuộc vào các giai đoạn thiết kế của
dự án:
Trong giai đoạn thiết kế sơ bộ, mức giá quốc tế nên được sử dụng để ước tính cho các gói thầu hay một nhóm các gói thầu, còn giá thành phần là cho các khối lượng áng chừng
Cho dù là ở giai đoạn nào thì dự toán cũng phải bao gồm các khoản dự phòng Khoản dự phòng này là % khối lượng công việc ước tính mà có thể thay đổi từ:
3 tới 5% cho dự án mới
6 to 10% cho các công trình hiện có (làm mới hay cải tạo)
Phải xem xét các sự cố chưa tính đến mà có thể xảy ra trong giai đoạn thực hiện dự án do:
Các nghiên cứu thiết kế ít nhiều đã được xác định rõ (phụ thuộc vào thời gian phân bổ cho chúng), dẫn tới việc không nhất quán hay bỏ đi phạm vi công việc
Các phát sinh được nêu ra hoặc không trong suốt giai đoạn sau
Công trình hiện hữu hoặc môi trường có thể gây ra các khó khăn ngoài mong đợi
Thời gian thi công quá ngắn
Nhà thầu thất bại (trì hoàn hay phá sản…) trong thời gian thi công
Trang 5Yếu tố xấp xỉ: phải xem xét việc thiếu định nghĩa một số khía cạnh của dự án và độ không chính
xác của thiết kế, sự tiến triển của tình hình v.v Đây là phần trăm giá trị công việc ước tính mà sẽ giảm dần theo tiến trình dự án Yếu tố thường xuyên là:
Giai đoạn khả thi: 15 đến 10%
Giai đoạn thiết kế sơ bộ: 10 tới 8%
Giai đoạn thiết kế chi tiết (bắt đầu): 8 tới 5%
Giai đoạn thiết kế chi tiết (kết thúc): 5 tới 3%
Chủ đầu tư sẽ lưu ý đến điểm: Một dự toán không thể là một giá trị dự án chính xác Bởi vì nó dựa vào các dự án đã có với một tiến trình xác định nào đó mà không bao giờ giống nhau Do đó, yếu
tố xấp xỉ sẽ được đưa vào trong dự toán
Các nguyên tắc cơ bản:
Khoản dự phòng sẽ được bổ sung vào dự toán
Yếu tố xấp xỉ không được đưa vào, bởi vì nó có thể là “cộng” hay “trừ” CĐT là người đưa
ra quyết định có nên xem xét yếu tố này hay không
Rõ ràng rằng đây là bản dự toán chứ không phải bảng báo giá Hồ sơ bàn giao bao gồm:
Các đặc điểm chung của dự án (loại dự án, bề mặt, tài liệu tham khảo …)
Các dữ liệu đưa ra cho dự toán: ngày có giá trị, yếu tố xấp xỉ
Chỉ số kinh tế chính (tổng giá trị sẽ được tách ra theo các lĩnh vực chính và tỷ lệ chính)
Mô tả các công việc hay dịch vụ mà chưa được đưa vào dự toán
Tính toán chi tiết (nói chung)
Trước khi bàn giao cho CĐT, dự toán sẽ được Giám đốc xem xét và phê duyệt
Khuyến nghị nên đưa ra ý kiến đánh giá bằng lời về kết quả của dự toán cho CĐT, giải thích các giả thuyết đưa vào
Kiểm soát ngân sách là một trong các công việc quan trọng trong suốt quá trình thực hiện dự án Ngân sách sẽ được liên tục cập nhật và gửi hàng tháng lên CĐT Đây là một phần quan trọng của công tác báo cáo:
Nguyên tắc chính bao gồm việc so sánh quá trình sử dụng các chi tiêu dự kiến và các khoản đã dùng trong ngân sách mà có thể phát sinh thêm
Trang 62.2 THIẾT LẬP NGÂN SÁCH
Ngân sách của dự án phải được CĐT duyệt: nó được dựa trên dự toán ban đầu cho dự án mà CĐT đã chấp thuận và dựa trên các điều khoản dự phòng Ngân sách ban đầu được gọi là “ngân
sách gốc” và không thay đổi
Trong suốt quá trình thực hiện dự án, CĐT có thể yêu cầu thay đổi phạm vi công việc lúc đầu:
trong trường hợp này, một ngân sách mới, sẽ được cập nhật và gọi là “ngân sách mục tiêu”, xem
xét đến các khoản dự phòng được dùng theo những điều thay đổi bổ sung “Ngân sách mục tiêu”
có thể được thay đổi trong trường hợp chuyển sang các dự án khác (trong trường hợp này, ngân sách tổng không bị thay đổi)
Để đảm bảo theo dõi sát sao tiến độ của dự án, cần phải tách ngân sách tổng thành các sách đơn
lẻ cho từng gói thầu Điều khoản dự phòng chung có thể được tách ra giữa các gói thầu khác nhau theo tỷ lệ hoặc theo các phân tích chi tiết khác theo loại dự án công việc (tùy thuộc vào khả năng
có dự phòng hay không)
2.3.1 THEO DÕI NGÂN SÁCH
Cho bất kỳ các công việc dự án nào, phòng QS sẽ làm sẵn dự toán trước khi thực hiện dự án với bất kỳ phạm vi công việc nào Sau khi hợp đồng dự án được ký kết, tất cả các bên liên quan đều phải làm rõ ngân sách dành cho toàn dự án và giá trị ngân sách cụ thể phân bổ cho từng bên và phân bổ cho Tư vấn Artelia Dựa trên giá trị và dự toán, quản lý dự án sẽ đưa ra bản phân bổ ngân sách cho các hạng mục chính và các giai đoạn thi công chính trong suốt quá trình thực hiện
dự án PM sẽ tham khảo qui trình có tên ART.SEA/BLD.037 Budget control EN-VN Mẫu này có thể được sử dụng để làm cơ sở theo dõi trong suốt giai đoạn thực hiện dự án
Dự án bao gồm nhiều gói thầu và công việc giao dịch với nhiều nhà thầu và nhà thầu phụ Cần thiết cho các PM và PA để biết rõ việc phân bổ ngân sách chi tiết cho từng gói thầu Cần làm một file theo dõi dưới dạng excel, với các chi tiết cụ thể cho từng hạng mục Việc theo dõi này là quan trọng để so sánh với việc kiểm soát ngân sách tổng Các khoản chi tiêu dự kiến và phải dùng sẽ là lời giải thích cho ngân sách tổng thể khi có việc phải kiểm tra đối chiếu, cân đối
2.3.2 GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHÁT SINH
Đối với mỗi công việc gói thầu, khoản tiền hợp đồng (trọn gói) được đưa ra sau quá trình đấu thầu
và thương thảo hợp đồng với nhà thầu Đây là khoản tiền để tham chiếu cho việc kiểm soát dự án
Nó sẽ được viết vào cột “hợp đồng” trong tiến độ theo dõi
Yếu tố phát sinh dùng để giải quyết cho các công việc ngoài dự kiến, không được nhận ra trước khi chốt lại hợp đồng Chúng cần được hợp thức hóa đúng thủ tục bằng một thư thông báo tiến hành hay yêu cầu phát sinh do CĐT ký
2.3.3 PHÂN CHIA CÁC PHÁT SINH
Phải nhận ra các phát sinh và theo dõi riêng theo các khoản phân tích chi phí chi tiết
Các công việc ngoài dự kiến mà cho phép có các khoản dự phòng Kiểu chi phí này gọi là
“chi phí dự phòng”
Thay đổi phạm vi hay khối lượng do CĐT yêu cầu trong suốt thời gian thi công Loại phí
Trang 7 Các loại chi phí khác (các công việc do người sử dụng trong tương lai yêu cầu hoặc cho các công việc khác)
Loại phí được chọn cho một trong các loại phát sinh này phải rõ ràng
2.3.4 NHẬN DẠNG, TÍNH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC PHÁT SINH
Ngay khi dự phòng được các công việc bổ sung (dù là theo yêu cầu thủ tục hay đơn giản là được nhận ra dựa trên hoàn cảnh thực tế), phải tính toán một khoản dự phòng và cho thêm một dòng tương ứng vào trong kế hoạch kiểm soát ngân sách với dòng mô tả và khoản tiền được in nghiêng
trong cột này (dự phòng hay thay đổi phạm vi) Loại chi phí ở giai đoạn này: “dự phòng”
Sau khi kiểm tra các nhu cầu thay đổi phát sinh và so sánh nó với phạm vi ban đầu, thẩm định rằng các công việc bổ sung không có ghi trong hợp đồng, Quản lý dự án phải có báo giá từ nhà thầu Khoản tiền báo giá nhận được có thể viết khác đi so với kế hoạch về các khoản dự phòng và
loại chi phí đó trở thành: “báo giá ban đầu”
Khi có báo giá, PM sẽ:
Đảm bảo là phạm vi thay đổi sẽ được mô tả rõ ràng
Kiểm tra khối lượng chỉnh sửa
Đánh giá đơn giá áp dụng (hợp đồng, có được bằng cách tương tự hoặc tạo ra) và các tính toán liên quan
Không quên các công việc bị bỏ đi mà phải được giảm trừ từ thay đổi
Quan trọng là phải đánh giá mỗi báo giá, sửa nó bằng tay nếu cần thiết và để cho nhà thầu ký trên
số tiền đã thống nhất trên cùng hồ sơ, chỉ ra mỗi thay đổi phải được xem xét kiểm tra và thương lượng
Nếu báo giá được Quản lý dự án xem xét và phê duyệt nhưng vẫn chưa làm đúng theo quy tắc do
một lệnh thay đổi, loại chi phí tương ứng trở thành “Bảng báo giá đã phê duyệt”
Nếu số tiền bị từ chối hoặc bị hủy bởi Chủ đầu tư, nó sẽ xuất hiện ở cột “Số tiền bị từ chối”, ghi chép những gì đã được trích dẫn bởi Nhà thầu và thông tin về các khiếu nại trong tương lai có thể
có
2.3.5 LỆNH THAY ĐỔI
Khi thông báo giá cho một thay đổi được Quản lý Dự án và Chủ đâu tư đồng ý, một lệnh thay đổi (hoặc ít nhất một thông báo thực hiện) sẽ phải được phát hành tới Nhà thầu Tham chiếu tương ứng của nó (số lượng công việc và số lượng thời gian) và ngày phát hành tương ứng được thêm vào trong lịch trình theo dõi và số tiền sẽ xuất hiện trong một trong các cột liên quan ("dự phòng",
"Phạm vi sửa đổi" hay "khác") và được xem là chi phí đã cam kết (Các loại chi phí tương ứng sẽ
trở thành "đã cam kết")
Tổng chi phí cam kết cho mỗi đầu mục công việc (Hợp đồng + dự phòng + Phạm vi sửa đổi +
khác) được so sánh với ngân sách mục tiêu đó là tổng của: Ngân sách Gốc + Tổng của Phạm vi
sửa đổi + ngân sách có thể chuyển
Trang 82.3.6 SỰ ĐIỀU TIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH
Sử dụng bảng tính Excel để theo dõi ngân sách, có thể sử dụng một bảng tính cho mỗi hạng mục công việc
Mỗi bảng tính được liên kết với các trang trước đó là một bản tóm tắt của tất cả các hạng mục công việc (một dòng cho mỗi hạng mục) cho thấy ngân sách, chi phí cam kết mỗi loại phí, và tỷ lệ phần trăm