Quy Trình kiểm soát tài liệu document control sop

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL SOP) 1. MỤC ĐÍCH: Nhằm quy định một phương pháp thống nhất và đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của đơn vị soạn thảo hoặc đơn vị ban hành tài liệu trong Công ty TNHH ABC. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy định này áp dụng đối với tất cả tài liệu Hệ thống do các phòng ban, đơn vị trong Công ty TNHH ABC soạn thảo. Tiêu chuẩn này không áp dụng cho các văn bản giao dịch quốc tế. 3.TÀI LIỆU LIÊN QUAN: Văn bản quản lý Nhà nước mẫu trình bày TCVN 5700:2002 4. ĐỊNH NGHĨA 4.1.Thuật ngữ: Tài liệu: Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng dẫn thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc Hệ Thống như: Quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn công việc, quy trình công nghệ, Tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, quy định nội bộ trong Công ty, các loại biểu mẫu... Quy chế: Là văn bản ban hành quy định cơ chế hoạt động, các chính sách chung của Công ty. Quy định: Là văn bản ban hành quy định bắt buộc đối với người thực hiện công việc về tính chất, về nội dung. Quy trình, hướng dẫn: Là văn bản quy định trình tự thực hiện một nghiệp vụ hoặc hướng dẫn một bước công việc để thực hiện nghiệp vụ (Trong quy chế có thể có quy trình, quy định nhưng trong quy trình thì không có quy chế). Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do Công ty biên soạn và ban hành. Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại Công ty Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty và có đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ ở trang bìa. Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động trong Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo. Tài liệu này không nhất thiết phải cập nhật và không đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ. Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu hết hạn sử dụng và đã có tài liệu mới thay thế. Tài liệu lỗi thời phải được nhận biết bằng cách đóng dấu “TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI” hoặc gạch chéo lên trang bìa của tài liệu nhằm tránh sử dụng nhầm lẫn

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

(DOCUMENT CONTROL SOP)

Ngày hiệu lực Tổng số trang

Họ tên Tạ Thị Nhung Nguyễn Duy Việt Phan Thị Thu Nga

Chữ ký

Chức vụ TP TCHC Compliance Manager Tổng Giám đốc

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Số

TT

Mục sửa đổi/

Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Ghi chú:

1 Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định này của Quy trình

2 Nội dung trong quy trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo

3 Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.

1 MỤC ĐÍCH:

Nhằm quy định một phương pháp thống nhất và đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của đơn

vị soạn thảo hoặc đơn vị ban hành tài liệu trong Công ty TNHH ABC

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Quy định này áp dụng đối với tất cả tài liệu Hệ thống do các phòng ban, đơn vị trong Công ty TNHH ABC soạn thảo

Tiêu chuẩn này không áp dụng cho các văn bản giao dịch quốc tế

3.TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

- Văn bản quản lý Nhà nước mẫu trình bày TCVN 5700:2002

4 ĐỊNH NGHĨA

4.1.Thuật ngữ:

Tài liệu: Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng dẫn thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc Hệ Thống như: Quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn công việc, quy trình công nghệ, Tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, quy định nội bộ trong Công ty, các loại biểu mẫu

- Quy chế: Là văn bản ban hành quy định cơ chế hoạt động, các chính sách chung của Công ty

- Quy định: Là văn bản ban hành quy định bắt buộc đối với người thực hiện công việc về tính chất, về nội dung

- Quy trình, hướng dẫn: Là văn bản quy định trình tự thực hiện một nghiệp vụ hoặc hướng dẫn một bước công việc để thực hiện nghiệp vụ (Trong quy chế có thể có quy trình, quy định nhưng trong quy trình thì không có quy chế)

- Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do Công ty biên soạn và ban hành

- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại Công ty

- Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại

Công ty và có đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ ở trang bìa

- Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động trong Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo Tài liệu này không nhất thiết phải cập

nhật và không đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ.

- Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu hết hạn sử dụng và đã có tài liệu mới thay thế Tài

liệu lỗi thời phải được nhận biết bằng cách đóng dấu “TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI”

hoặc gạch chéo lên trang bìa của tài liệu nhằm tránh sử dụng nhầm lẫn

4.1.2 Hồ sơ: Các dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực hiện trong quá trình hoạt động của Công ty nhằm cung cấp các bằng chứng khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của Hệ Thống

Chữ viết tắt

GĐ : Giám đốc Công ty

PGĐ : Phó Giám đốc Công ty

Công ty : Công ty TNHH ABC

ĐD : Đại diện lãnh đạo

ĐUQ : Người được Giám đốc uỷ quyền

ĐG : Cán bộ phụ trách đánh giá

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

Đối với tài liệu nội bộ

Lưu đồ trình tự xây dựng, soạn thảo/sửa đổi tài liệu

Trách nhiệm Lưu đồ tiến trình thực hiện Tài liệu /Biểu mẫu

Tất cả mọi thành

viên của Công ty

Khi thấy việc viết

hoặc sửa tài liệu là cần thiết Điền vào

BM 00 01

GĐ/

Compliance

ĐD, Trưởng

phòng

Người được

ĐD/Trưởng

BM 00 03

Compliance

BM 00 04

Trưởng phòng

BM 00 03

Về hình thức

Trang bìa: Theo mẫu bìa quy trình này

Đề nghị viết/

sửa đổi

Phê duyệt

Xem xét

đề nghị

Cập nhật bản mới

vào danh mục tài liệu

của bộ phận

Phân công viết

Kết thúc

Viết và xin góp ý

Kiểm tra

Tiếp nhận tài liệu và cập

nhật vào danh mục Phân phối tài liệu Thu hồi bản lỗi thời

Trang một: “Bảng theo dõi sửa đổi” theo mẫu của quy trình này

Tiếp theo các trang được đánh số từ 3 đến 8: Gồm các nội dung chi tiết

Nội dung tài liệu

Các quy trình (Nội dung bao gồm 7 mục sau):

1 Mục đích

2 Phạm vi áp dụng

3 Tài liệu viện dẫn: Những tài liệu dẫn đến trong quy trình

4 Định nghĩa: Định nghĩa các từ viết tắt và các thuật ngữ trong quy trình (nếu có)

5 Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình (có lưu đồ và diễn giải) 5.1 Lưu đồ:

- Thứ tự các bước công việc trong quy trình

- Trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước

- Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc

- Ký hiệu lưu đồ: Sử dụng các ký hiệu sau Trường hợp có nhu cầu sử dụng các

ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình

1 Bắt đầu hoặc kết thúc quá trình

2 Các bước công việc cụ thể

4 Mũi tên chỉ bước tiếp theo của

quy trình

Diễn giải

Giải thích các công việc cần làm trong bước quy trình và/hoặc viện dẫn đến những tài liệu liên quan để thực hiện bước quy trình

1 Lưu hồ sơ: Nêu các loại hồ sơ cần lưu giữ có liên quan đến quy trình và cách

thức giữ hồ sơ đồ theo bảng sau:

TT Tên hồ sơ Nơi/người lưu P/pháp lưu T/gian lưu P/pháp huỷ

1 Quy trình cắt Văn phòng Theo qui định 07 năm Thiêu hủy

2 Phụ lục: Nêu các loại biểu mẫu kèm theo (nếu có)

a) Hướng dẫn công việc:

Hình thức và nội dung của hướng dẫn công việc có thể bao gồm các mục như trong quy trình

Nếu hướng dẫn đơn giản có thể viết ngay nội dung chi tiết

b) Các tài liệu nội bộ khác

Nội dung cụ thể tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng tài liệu đó

c) Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt tài liệu nội bộ

Quy trình và biểu mẫu Người được giao Compliance/Trưởng

phòng

GĐ/PGĐ

Hướng dẫn và biểu

mẫu

Người được giao Trưởng phòng GĐ/QA/ PGĐ

Quy định cách nhận biết và đánh mã hiệu tài liệu

Các Thông tin nhận biết tài liệu

Tên tài liệu

Mã tài liệu

Lần ban hành/ Sửa đổi:

Ngày hiệu lực:

Trang/Tổng số trang

Con dấu đóng trên trang đầu tài liệu

Cách đánh mã tài liệu

AA-BBB-xx

Số thứ tự của quy trình đánh số từ 01 đến 99

Ký hiệu đơn vị biên soạn quy trình Chỉ loại tài liệu là quy trình, quy chế, quy định

Ký hiệu loại văn bản (ký hiệu AA)

Cách đánh mã biểu mẫu

BM-AA-xx

Số thứ tự của biểu mẫu Số

Biểu mẫu Chỉ loại tài liệu là Biểu mẫu

Ví dụ:

BM 6.1-03 là: Biểu mẫu số 3 của Quy trình số 6.1 của Công ty

Mục lục: Nhằm thuận tiện cho việc tra cứu văn bản thì đối với các văn bản có số

từ 20 trang trở lên nhất thiết phải có mục lục chỉ dẫn nội dung

Tài liệu bên ngoài

Lưu đồ quá trình quản lý tài liệu bên ngoài

nhiệm

Văn thư

Cán bộ

khác

Vào sổ theo dõi công văn đến

BM-00 08

lượng đơn hang thì chuyển ĐUQ để cập nhật

- Nếu là tài liệu không ảnh hưởng đến Chất lượng đơn hàng thì chuyển cho các bộ phận liên quan

để giải quyết

soát vào trang đầu tài liệu và cập

nhật vào biểu mẫu BM 00 03 – Danh mục tài liệu đang sử dụng

00 06 - Sổ phân phối tài liệu

ĐD/người ĐUQ đóng dấu, gạch chéo vào trang đầu tiên của bản cũ phải thay (nếu có)

ĐD quản lý

Diễn giải

Tài liệu bên ngoài do Công ty sử dụng có ảnh hưởng đến Hệ Thống bao gồm: Văn bản pháp quy

Các tài liệu của khách hàng cung cấp (Hồ sơ khách hàng )

Danh mục các tiêu chuẩn được sử dụng để thực hiện công việc của Công ty (VD như bộ tiêu chuẩn tài liệu hệ thống, các tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc tế) do ĐD/ người ĐUQ quản lý Compliance thông báo/phân phối như phân phối các Quy trình của Hệ Thống tới các bộ phận/phòng ban liên quan

Phần bảng theo dõi những sửa đổi, bổ sung

Nhận tài liệu đóng dấu vào sổ

Chuyển

để giải quyết Phân loại

Thông báo cho ĐD/ người ĐUQ

đóng dấu, cập nhật

Phân phối tài liệu, danh mục mới/

Thu hồi tài liệu và danh mục

Thu håi tµi liÖu + danh môc

Lưu trữ bản hiện hành và lỗi thời

Tất cả thay đổi, cập nhật đối với các tài liệu của Hệ Thống đều được thực hiện theo sơ đồ trên

Nội dung thay đổi cập nhật được ghi trong “Bảng theo dõi những thay đổi”, cập nhật ở trang 2 của mỗi tài liệu

Trên mỗi trang, nếu nội dung thay đổi dưới 1/3 trang thì phần nội dung đó được

in nghiêng (hoặc đánh dấu)

Nếu nội dung thay đổi nhiều hơn 1/3 trang thì thay cả trang và ở “Bảng theo dõi những thay đổi” ghi thay đổi cả trang

Các bản tài liệu lỗi thời được đóng dấu Tài liệu hết hạn sử dụng và lưu đến khi

có bản lỗi thời mới, các bản lỗi thời khác được huỷ đi QA/người ĐUQ có trách nhiệm

cập nhật, theo dõi theo biểu mẫu BM 00 04 – Danh mục tài liệu hết hạn

Kiểm soát tài liệu

Dấu đỏ "ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI" đóng trên trang bìa của tài liệu được kiểm

soát

Dấu đỏ "Tài liệu hết hạn sử dụng" được đóng trên trang bìa của tài liệu lỗi thời (dùng khi gửi tài liệu ra ngoài hoặc tài liệu lỗi thời hết giá trị hiệu lực dùng để lưu) Các bộ phận phải đảm bảo các tài liệu áp dụng cho các hoạt động quản lý chất lượng (bao gồm cả tài liệu nội bộ, bên ngoài, các tiêu chuẩn….) tại bộ phận phải có dấu được kiểm soát và luôn có sẵn ở những vị trí cần sử dụng

Bản copy có dấu màu đen là tài liệu không được kiểm soát

Mẫu con dấu:

Ghi chú: Bộ phận/người sử dụng để tiện cho việc theo dõi khi phát hành hoặc thu về

Phân phối, quản lý tài liệu nội bộ

- Khi phân phối tài liệu, người phân phối (Compliance /người ĐUQ hoặc trưởng

bộ phận, phòng ban) phải cập nhật các thông tin vào biểu mẫu BM 00 05 - Sổ phân

phối tài liệu

- Compliance/người ĐUQ có trách nhiệm quản lý các tài liệu (bản gốc mới nhất) thuộc Hệ Thống của Công ty như Sổ tay chất lượng, các quy trình, các hướng dẫn, các biểu mẫu Compliance /người ĐUQ cập nhật, lưu giữ Danh mục tài liệu đang sử dụng (BM 00 03) của toàn Công ty;

ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI

- Trưởng các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ Danh mục tài liệu đang sử dụng (BM 00 03)

- Trong trường hợp các phòng, cá nhân có nhu cầu sử dụng nhiều bản thì phải đăng ký số lượng cần sử dụng với Compliance /người ĐUQ

6 LƯU HỒ SƠ

lưu

P/pháp lưu T/Gian

lưu

P/pháp huỷ

1 Những yêu cầu sửa

đổi tài liệu

Văn phòng Theo quy định 07 năm Thiêu huỷ

2 Phiếu góp ý tài liệu Văn phòng Theo quy định 07 năm Thiêu huỷ

7 PHỤ LỤC

BM 00 01 Phiếu yêu cầu sửa đổi/ban hành tài liệu

BM 00 02 Phiếu góp ý tài liệu

BM 00 03 Danh mục tài liệu đang sử dụng

BM 00 04 Danh mục tài liệu hết hạn

BM 00 05 Sổ phân phối tài liệu

BM 00 06 Sổ theo dõi Công văn đi

BM 00 07 Sổ theo dõi Công văn đến

SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN

SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

DANH MỤC TÀI LIỆU ĐANG SỬ DỤNG

The list of being used document

DANH MỤC TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI

PHIẾU GÓP Ý TÀI LIỆU

PHIẾU YÊU CẦU SỬA ĐỔI/

BAN HÀNH TÀI LIỆU