Qt.ht.01 Quy Trinh Kiem Soat Tai Lieu.doc

UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT HT 01 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ và tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hoàng Lộc Ninh Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phòng PCT[.]

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT.HT.01

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hoàng Lộc Ninh Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phòng PCT UBND huyện

Chữ ký

1 Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định này.

2 Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Huyện.

3. Mỗi đơn vị chỉ được phân phối 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao không có giá trị sử dụng và cần phải loại bỏ Khi các đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký ISO để có bản đóng dấu kiểm soát

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

□ P Tài chính kế hoạch □ P Nông nghiệp

□ P Tài nguyên môi trường □ P Công thương

□ VP HĐND và UBND □ P Thanh tra

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần sửa

đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi Trang sửa đổi Ghi chú

1 Mục đích:

Quy trình này nhằm quy định thống nhất cách thức biên soạn, phê duyệt, phân phối và quản lý các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện

2 Phạm vi áp dụng: Áp dụng để kiểm soát các tài liệu sau:

Quy trình áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu do UBND Huyện ban hành; tài liệu bên ngoài mà UBND Huyện phải áp dụng bao gồm: Tài liệu HTQLCL; Tài liệu nội bộ; Tài liệu bên ngoài

3 Tài liệu viện dẫn:

TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Thông tư số 01/2011/TT-BNV

4 Thuật ngữ, định nghĩa:

- Tài liệu nội bộ (bao gồm cả tài liệu HTQLCL): là các văn bản, tài liệu do

UBND Huyện ban hành và được sử dụng để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của UBND Huyện

- Tài liệu bên ngoài: là các tài liệu, văn bản do tổ chức, cơ quan, đơn vị ngoài

UBND Huyện ban hành được sử dụng trong các hoạt động chuyên môn của UBND Huyện (Văn bản pháp quy của cơ quan có thẩm quyền; tiêu chuẩn và tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác chuyên môn)

- Tài liệu kiểm soát là các tài liệu có đóng dấu của UBND ở trang phê duyệt,

được theo dõi trong danh mục phân phối tài liệu, mỗi khi sửa đổi được cập nhật tới người sử dụng, các tài liệu sử dụng đều có xác nhận của người soạn thảo và người kiểm tra và người phê duyệt

- Tài liệu lỗi thời: Là những tài liệu không còn hiệu lực sử dụng

- CBCC: cán bộ, công chức thuộc UBND Huyện

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

5 Nội dung quy trình:

5.1 Lưu đồ Quy trình viết, ban hành, sửa đổi HTCL (trang sau)

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Tài liệu tham chiếu, Biểu mẫu

Tất cả CBCC

Phiếu yêu cầu viết sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 Thủ trưởng đơn vị BM.HT.01.01 Thủ trưởng đơn vị BM.HT.01.01

Người được phân công

Bản dự thảo tài liệu Đại diện Lãnh đạo

Người được phân công

Lãnh đạo UBND,

Thư ký ISO BM.HT.01.02

Thư ký ISO

Thư ký ISO BM.HT.01.04

Yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu

Xem xét

Phân công viết, sửa đổi tài liệu

Dự thảo, lấy ý kiến góp ý

Xem xét

Hoàn chỉnh tài liệu

Phê duyệt

Cập nhật vào danh mục Tài liệu

Sao chụp, đóng dấu kiểm soát, ghi sổ

Phân phối bản mới, thu hồi bản lỗi thời

Thôn

g báo

Thông báo

5.2 Hình thức tài liệu:

a) Hình thức Sổ tay chất lượng, quy trình và các hướng dẫn (tài liệu HTQLCL) được quy định giống trang 1, trang 2 và trang 3 của quy trình này

b) Hình thức biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau nhưng cần phải có mã số và ngày áp dụng để kiểm soát ghi ở góc trên bên phải của biểu mẫu

c) Thể thức các tài liệu HTQLCL được thực hiện theo mục 5.5 của quy trình này

5.3 Hệ thống ký mã hiệu:

5.3.1 Quy định về tên viết tắt các loại tài liệu

- Sổ tay chất lượng STCL

- Quy trình QT

- Hướng dẫn công việc HD

- Nội quy NQ

- Biểu mẫu BM

- Chính sách chất lương CSCL

- Mục tiêu chất lượng MTCL

5.3.2 Quy định về tên viết tắt các phòng:

2 VĂN PHÒNG HĐND&UBND THỊ

3 PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH TCKH 10 THANH TRA HUYỆN TTr

5 PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

6 PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN VHTT 13 PHÒNG TƯ PHÁP TP

5.3.3 Quy định về mã hóa tài liệu:

Quy trình/Hướng dẫn/Quy định có mã hiệu: AA.BB.CC.DD (AA - kí hiệu viết tắt của Quy trình (QT)/Hướng dẫn (HD)/Quy định (QĐ)/Biểu mẫu (BM); BB - kí hiệu viết tắt của tên phòng /bộ phận có liên quan trực tiếp và nhiều nhất đến quy trình; CC

-Số thứ tự của tài liệu, DD là số thứ tự của biểu mẫu, từ 01 >99

Ví dụ: Quy trình QT.VP.01 là quy trình số 01 của Văn phòng

Biểu mẫu BM.VP.01.02 - là biểu mẫu số 02 thuộc quy trình QT.VP.01);

Ghi chú: Biểu mẫu được đánh số theo quy trình ban hành ra nó, khi nhiều quy trình

đểu sử dụng chung một biểu mẫu thì tùy theo tính chất của mỗi loại mà có thể đưa biểu mẫu về 1 quy trình quản lý

5.4 Nội dung tài liệu HTQLCL

a) Sổ tay chất lượng: Nội dung Sổ tay chất lượng được trình bày theo các quy

định của điều 4.2.2 – Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Sổ tay chất lượng của UBND Huyện bao gồm ít nhất những nội dung sau:

- Bảng theo dõi những thay đổi, sửa chữa tài liệu

- Mục lục

- Định nghĩa và chữ viết tắt

- Quản lý Sổ tay chất lượng

- Giới thiệu về UBND Huyện

- Sơ đồ tổ chức

- Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng

- Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng của UBND Huyện

b) Các quy trình:

Nội dung của quy trình bao gồm các mục sau:

1 Mục đích: Nêu mục đích của tài liệu

2 Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu được áp dụng

3 Tài liệu liên quan hay tài liệu viện dẫn: Liệt kê hay viện dẫn những tài liệu

được sử dụng khi thực hiện quy trình

4 Định nghĩa thuật ngữ: Nêu định nghĩa các thuật ngữ hoặc các chữ viết tắt

trong quy trình (nếu có)

5 Nội dung: Nêu nội dung chi tiết của quy trình và diễn giải sơ đồ quy trình.

AA BB CC DD

Loại tài liệu

Bộ phận ban hành

Số thứ tự của tài liệu

Số thứ tự của biểu mẫu

(Chỉ áp dụng với biểu mẫu)

6 Hồ sơ của quy trình: Các loại hồ sơ liên quan đến quy trình và cách thức lưu

trữ các hồ sơ đó

7 Phụ lục: Là tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có).

5.5 Trách nhiệm ban hành các loại tài liệu:

Tất cả các loại tài liệu nội bộ do UBND Huyện ban hành phải được lãnh đạo UBND Huyện phê duyệt và giao cho các bộ phận có liên quan viết và kiểm tra cụ thể như sau:

Loại tài liệu Người viết Kiểm tra Phê duyệt

Các quy

trình/Hướng dẫn Cán bộ được phân côngCác phòng chuyên môn Trưởng phòngchuyên môn Lãnh đạo UBNDHuyện

5.6 Nhận biết tài liệu hiện hành và Phân phối tài liệu:

Tài liệu được phê duyệt và ban hành theo hai hình thức: bản cứng và bản mềm a) Tài liệu sau khi được phê duyệt, thư ký ISO cập nhật vào danh mục tài liệu

theo biểu mẫu BM.HT.01.02 và sao chụp số lượng theo yêu cầu sử dụng để phân phối

cho các đơn vị liên quan;

Bản gốc được phê duyệt bằng giấy được nhận biết bằng chữ ký gốc của người biên soạn, kiểm tra và phê duyệt ban ISO lưu bản gốc chỉ có chữ ký tươi không đóng dấu đỏ của UBND Huyện ở phần phê duyệt

b) Tài liệu phân phối cho các phòng ban đơn vị trong UBND Huyện là Bản chính được sao từ bản gốc

c) Khi phân phối phải ghi vào Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 và có chữ ký

của người nhận Các tài liệu muốn phân phối ra bên ngoài phải được phép của lãnh đạo hoặc người được ủy quyền

d) Các Phòng ban có tài liệu phải lập danh mục tài liệu BM.HT.01.02 để theo

dõi, quản lý và thực hiện, cập nhật khi có thay đổi

5.7 Sửa đổi và cập nhật tài liệu

a) Trong quá trình sử dụng, nếu cần sửa đổi, bổ sung quy trình thì người đề nghị

phải ghi yêu cầu sửa đổi vào phiếu theo biểu mẫu BM.HT.01.01 và trình Trưởng phòng, ban xem xét Việc sửa đổi quy trình thực hiện theo sơ đồ trình bày trong 5.1;

b) Nội dung thay đổi được ghi trong bảng theo dõi thay đổi, cập nhật ở trang 2 của mỗi quy trình Trên mỗi trang nếu: Nội dung thay đổi dưới 1/3 trang thì phần nội dung đó được in nghiêng; Nội dung thay đổi nhiều hơn 1/3 trang thì phần thay đổi đó

không phải in nghiêng và ở Bảng theo dõi những thay đổi ghi thay đổi cả trang Số lần thay đổi tăng 01 đơn vị

c) Người quản lý quy trình có trách nhiệm cập nhật quy trình đã sửa đổi cho

những người sử dụng theo Danh mục và Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 đồng thời

phải thu hồi quy trình cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn

d) Quy trình thu hồi sẽ được huỷ bỏ, bản gốc quy trình cũ được giữ lại để tham khảo (nếu cần) nhưng trang bìa phải gạch chéo hoặc cắt góc cả quy trình để tránh nhầm lẫn

e) Trong trường hợp xây dựng được Hệ thống mạng LAN (mạng thông tin nội bộ) hoặc Webmail thì cán bộ phụ trách quản lý Tin học có thể Scan văn bản gốc thành các File có định dạng không thể sửa đổi có đuôi pdf (đọc bằng các phần mềm Acrobat reader hoặc Foxit reader) hoặc đuôi jpg (đọc bằng các phần mềm xem ảnh) rồi tải lên hệ thống mạng nội bộ hoặc webmail ở trong các thư mục có dấu hiệu phân biệt (ngày tháng cập nhận, số hiệu phiên bản,…) Cán bộ phụ trách tải các văn bản lên mạng cần gửi Email hoặc công văn thông báo về cách thức tải xuống và sử dụng cho các bộ phận trong UBND cũng như yêu cầu gửi Email phản hồi xác nhận đã sử dụng được văn bản Hệ thống quản lý chất lượng

5.8 Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài:

Tài liệu bên ngoài của UBND Huyện là các văn bản pháp luật có liên quan Các tài liệu này được quản lý tại các đơn vị sử dụng, bộ phận văn thư lưu trữ và các đơn vị sử dụng phải lập danh mục các tài liệu bên ngoài đang được sử dụng tại đơn vị của mình

theo biểu mẫu BM.HT.01.03 để kiểm soát và cập nhật kịp thời khi có các văn bản mới

ra đời

Các cán bộ, chuyên viên của UBND Huyện khi sử dụng các tài liệu bên ngoài có ảnh hưởng đến công việc của mình thì phải tự lập cặp file lưu riêng các tài liệu này đồng thời phải lập danh mục tài liệu bên ngoài kèm theo file Các cán bộ phải đảm bảo các tài liệu bên ngoài được sử dụng là bản có hiệu lực và hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nguồn gốc xuất xứ của chúng (Với các bản mềm phải từ các website chính thống của Chính phủ, Bộ ngành liên quan, khi được tải về cần lập các thư mục để quản lý trong máy tính)

6 Hồ sơ

lưu lưu lưu

1 Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 BanISO 3 năm Bằng giấy

2 Danh mục tài liệu BM.HT.01.02 ,, ,, ,,

3 Danh mục tài liệu bên ngoài BM.HT.01.03 ,, có tài liệu mới Cho đến khi ,,

4 Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 ,, ,, ,,

7 Phụ lục:

Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01

Danh mục tài liệu BM.HT.01.02

Danh mục tài liệu bên ngoài BM.HT.01.03

Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04

Chú ý:

(các biểu mẫu có thể được chèn thêm tiêu đề ở trên cho phù hợp với thể

thức trình bày văn bản theo quy định của UBND)

BM.HT.01.01

PHIẾU YÊU CẦU VIẾT / SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Tên và mã hiệu tài liệu được yêu cầu:

………

………

………

………

Đơn vị phòng liên quan:

Nội dung đề nghị viết/sửa đổi: ………

………

………

………

………

Người đề nghị: Ngày: Ký tên: Ý kiến của Trưởng đơn vị: ………

………

………

………

Ngày: Ký tên: Người được phân công viết/sửa đổi: Xong trước ngày: Ý kiến của Đại diện lãnh đạo: ………

………

BM.HT.01.02

DANH MỤC TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH

ĐƠN VỊ:

TT Tên tài liệu Mã tài liệu Lần sửa đổi Ngày ban hành 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

DANH MỤC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI

ĐƠN VỊ:………

T

T Tên tài liệu/ Trích yếu nội dung Số/Ký hiệu gian ban Thời

hành

Cơ quan ban hành Ghi chú

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

STT Tên tài liệu Ký hiệu Ngày ban hành Bộ phận nhận Ngày nhận Ký nhận