Bài giảng Microsoft access

Muốn được như vậy thì từ bảng Hồ sơ sinh viên ta phải xem sinh viên đó có mã lớp như thế nào rồi lấy tên lớp từ bảng danh mục lớp, tiếp đến từ bảng danh mục lớp ta lại kiểm tra xem mã kh

Microsoft

Microsoft

Access

Access

CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI ACCESS.

1.1 Một số khái niệm:

1.1.1 Access là gì?

Là môt hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL), cung cấp các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để giải quyết các bài toán trong quản lý, thống kê, kế toán

Access thực hiện các chức năng sau:

- Tạo ra các bảng biểu để lưu trữ CSDL(Tables).

- Thông kê trích rút dữ liệu theo yêu cầu(Queries).

- Tạo ra các Form nhập xuất dữ liệu(Forms).

- Tạo ra các báo cáo từ CSDL(Reports).

- Tự động hóa vớI các tập lệnh(Macro).

- Thiết kế các modul bằng ngôn ngữ Visua Access(Modul).

-

Access được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows.

1.1.2 CSDL là gì?

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các thông tin được tổ chức cho một mục đích cụ thể, các thông tin này thường có hình ảnh bảng biểu

1.1.3 Thế nào là một CSDL quan hệ?

Đặt vấn đề Để quản lý Sinh viên ta có CSDL như sau:

Bảng 1: Danh mục khoa (DMKHOA):

Bảng 2: Danh mục lớp (DMLOP):

Bảng 3: Hồ sơ sinh viên (HSSV):

Bảng 4 Kết quả

Từ 3 bảng trên (Danh mục khoá, Danh mục lớp,Hồ sơ sinh viên) ta trích rút ra bảng kết quả đầy đủ các thông tin của mỗi một sinh viên bào gồm: (MSV,Họ đệm, Tên,Tên khoá,Tên lớp) Muốn được như vậy thì từ bảng Hồ sơ sinh viên ta phải xem sinh viên

đó có mã lớp như thế nào rồi lấy tên lớp từ bảng danh mục lớp, tiếp đến từ bảng

danh mục lớp ta lại kiểm tra xem mã khoá là bao nhiêu rồi lấy tên khoá từ bản danh mục khoá, Như vậy, việc lấy dữ liệu từ các bảng khác nhau để tổng hợp thành một bảng đầy đủ thì người ta gọi đó là mỗi qua hệ giữa các bảng (relationnal)thông qua một trường khoá

1.2 Các đối tượng trong Access.

1.2.3 Biểu mẫu (Forms)

Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình.

1.2.4 Báo cáo (Report).

Là công cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ các bảng (Table) hoặc từ truy vấn (Queries)

1.2.5 Macro.

Là một đoạn chương trình gồm một hoặc dãy các hành động dùng để tự động hoá các thao tác với CSDL và tổ chức giao diện chương trình.

1.2.5 Modul.

Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên tắc của lập trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access

1.3 Khởi động và thoát khỏi Access.

a Khởi động.

Start/Program/Microsoft Access.

o Blank Database (Tạo CSDL từ đầu)

o Database Wizard (Tạo CSDL theo khuôn mẫu)

o Open Existing Database (Mở CSDL có sắn).Chọn 1 trong 3 tuy chọn sau đó kích vào nút lệnh OK

• Tại hộp thoại File New Database nhập tên tệp

• Tại hộp thoại Database chọn Tables/New

• Tại hộp thoai New table chọn Design View/OK

− Các kiểu dữ liệu trong Access.

• AutoNumber (Tự động chèn dữ liệu số theo từng record)

• Text (Dữ liệu kiểu văn bản)

• Number (Dữ liệu kiểu số)

• Date/Time (Dữ liệu kiểu ngày tháng)

• Currency (Dữ liệu kiểu tiền tệ)

• Yes/No (Dữ liệu kiểu logic)

• OLE Object (Nối kết các đối tượng)

• Hyperlink (Liên kết các đối tượng)

• Memo (Dữ liệu lưu trữ lớn)

− Các đối tượng để tạo bảng.

• Field Name (Tạo tên cột)

• Data type (Kiểu dữ liệu cột)

• Description (Mô tả cột)

• File Properties (Các thuộc tính cột)

1.4.2 Các thuộc tính của trường.

Tác dụng của thuộc tính.

• Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.

• Nhập liệu theo mẫu.

• Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai.

• Tăng tốc độ tìm kiếm.

− Field Size: (Độ dài của trường).

− Text số ký tự tối đa cho phép.

− Number Miền giá trị của số.

• Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255

• Integer: kiểu nguyên đơn.(-32768 đến 32767)

• LongInteger: kiểu nguyên kép (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)

• Single: kiểu số thực đơn (1.4E-45 đến 3.4E 38)

• Double: kiểu số thực kép …

– Format: (Định dạng trường).

Xác định cung cách hiển thị dạng số, dạng tiền tệ, dạng ngày tháng

• <: Hiển thị toàn bộ ký tự ở dạng chữ thường.

• >: Hiển thị toàn bộ ký tự ở dạng chữ hoa.

• ! : Nhập dữ liệu từ trai sang.

− Decimal Places: (Xác định số chữ số thập phân).

− Input Mask: (Khuôn dạng nhập dữ liệu).

• 0 vị trí dành cho các chữ số bắt buộc phải nhập

• 9 vị trí dành cho các chữ số không bắt buộc phải nhập

• a vị trí dành cho cả chữ và số, không bắt buộc phải nhập

• A vị trí dành cho cả chữ và số, bắt buộc phải nhập

• L vị trí dành cho 1 chữ cái, bắt buộc

• C vị trí dành cho một kí tự bất kỳ, không bắt buộc phải nhập

• Dấu phân cách thập phân(.), hàng ngàn(,), ngày giờ(/)

− Caption: (Tiêu đề của trường).

Nó chỉ có tác dụng khi hiển thị còn quá trình xử lý dữ liệu thì Access sẽ làm việc thông qua tên trường.

− Default Value: (Giá trị ngầm định).

Dùng đề quy định một giá trị ban đầu của một loại dữ liệu.

− Validation Rule: (Quy tắc hợp lệ).

Kiểm tra các điều kiện trước khi nhập một mẫu tin mới.

− Validation Text: (Thông báo lỗi khi một bản ghi vi phạm điều kiện).

− Required: Trường bắt buộc phải có số liệu.

Yes/No Bắt buộc hoặc không bắt buộc phải nhập liệu cho trường.

− AllowZerolength: Cho phép chuỗi có độ dài bằng Zero (Yes/No).

− Indexed: Cách tạo chỉ mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates).

CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT MỘT CSDL.

2.1 Một số quy tắc khi thiết kế dữ liệu:

Quy tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại dữ liệu thống nhất

Quy tắc 2: Một bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà phân biệt được các bản ghi khác nhau

Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng

Quy tắc 4: Có thể thay đổi được một số trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường khác)

2.3 Sửa cấu trúc và sửa dữ liệu.

Chọn trường sau đó kéo thả đến vị trí mới

- Thay đổi kiểu trường:

• Đổi từ Text sang:

1 Memo: Xoá chỉ mục

2 Number: Văn bản đó phải là dạng số và dấu phẩy hợp lệ.

3 Data/Time: Văn bản đó phải là dạng ngày tháng hoặc có thể nhận dạng được

4 Currency: Văn bản đó phải chứa dữ liệu hợp lý.

• Chuyển từ Memo sang kiểu sau:

1 Text: Chỉ dùng 255 ký tự đầu tiên.

2 Number: Văn bản đó phải là dạng số và dấu phẩy hợp lệ.

3 Data/Time: Văn bản đó phải là dạng ngày tháng hoặc có thể nhận dạng được

4 Currency: Văn bản đó phải chứa dữ liệu hợp lý.

• Chuyển từ Autonumber sang kiểu sau:

b Sửa dữ liệu

b1 Chọn bảng

b2 Kích chuột vào Open

- Thêm bản ghi mới:

Mở menu Insert/New record

2.4 Quan hệ dữ liệu.

- Quan hệ 1:N

Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có mỗi quan hệ với nhiều bản

ghi trong bảng thứ 2 (Ví dụ: Quan hệ giữa khoá học với DS Sinh viên).

- Quan hệ 1:1

Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có mỗi quan hệ với một bản ghi

trong bảng thứ 2 (Ví dụ: Quan hệ giữa Sinh viên với khoá học).

- Quan hệ N:N

Là quan hệ nhiều bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có mỗi quan hệ với nhiều bản

ghi trong bảng thứ 2 (Ví dụ: Quan hệ giữa kỳ học với môn học).

2.5 Thiết lập mối quan hệ.

a Tạo mối quan hệ

b1 Mở menu Tools/RelationShips

b2 Chọn bảng trong họp thoại Show table

b3 Kéo thả giữa hai bảng cần kết nối

b4 Chọn Create để tạo quan hệ

b Xoá mối quan hệ

Kích chuột vào đường nối các mối quan hệ gõ Delete

2.6: Một số thao tác với bảng.

2.6.1 Tạo bảng bằng Datasheet View:

B1 Chọn Table/New/Datasheet View

B2 Đặt tên trường:

Kích đúp chuột vào tên trường sau đó nhập tên mới rồi ấn phím Enter

2.6.2 Tạo bảng bằng Table Wizard:

B1 Chọn Table/New/Table Wizard

B2 Chọn mẫu bảng tại Sample Tables

B3 Chọn trường của bảng tại Sample Fields (có thể đổi tên trường bằng cách chọn lệnh Rename Field) Chọn Next

B4 Đặt tên bảng chọn Next

B5 Chọn Finish để hoàn tất

2.6.3 Tạo bảng bằng Inport Table:

B1 Chọn Table/New/Inport Table

B2 Chọn kiểu dữ liệu sau đó chọn bảng

B3 Thực hiện theo các bước chỉ dẫn

2.6.4 Tạo bảng bằng Link Table:

Thực hiện các bước như tạo Inport Table 2.6.5 Xuất dữ liệu.

• Sort Ascending: Tăng dần.

• Sort Descending: Giảm dần.

2.6.7 Lọc dữ liệu.

B1: Mở bảng cần lọc

B2: Mở menu Record/Filter/Advanced Filter/Sort…

B3: Xác định các đối tượng và tiêu chuẩn lọc

- Chọn các trường cần lọc tại Field

CHƯƠNG 3: TRÍCH RÚT DỮ LIỆU.

3.1 Mục đích truy vấn dữ liệu (Queries).

Sau khi đã tạo các bảng và lưu trữ dữ liệu chúng ta thường phải thực hiện các thao tác liên quan đến nguồn dữ liệu như:

–Tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó.

–Cập nhật thông tin cho nguồn dữ liệu.

–Xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó.

3.2 Các loại truy vấn dữ liệu:

1.Truy vấn lựa chọn (Select Query).

2.Truy vấn tạo bảng (Make – Tabe Query).

3.Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query).

4.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query).

5.Truy vấn xoá dữ liệu (Delete Query).

6.Truy vấn thống kê (Crosstab Query).

3.3 Cấu trúc cơ bản của query.

– Field: Tên trường cần lấy.

– Table: Tên bảng của trường cần lấy – Sort: Sắp xếp dữ liệu.

– Show: Xác định hiển thị trường chọn – Criteria: Tiêu chuẩn của dữ liệu hiển thị – Or:Kết hợp tiêu chuẩn dữ liệu hiển thị.

3.4 Cách Tạo truy vấn dữ liệu:

b1 Tại cửa sổ Database chọn mục Queries.

b2 Kích chuột vào New.

b3 Chọn mục Design view.

b4 Chọn bảng rồi kích chuột vào Add.

b5 Mở menu Query/Chọn loại truy vấn.

b6 Chọn các trường và tiêu chuẩn cần lấy

b7 Chạy Query (Mở menu Query/Run hoặc kích vào nút lệnh (!) b8 Đặt tên cho Query.

3.5 Một số phép toán khi truy vấn dữ liệu:

• Lựa chọn (Hoặc) : OR

3 Các toán tử BETWEEN, IN và LIKE

Phép so sánh gấn đúng với dữ liệu kiểu chuỗi.

Cú pháp LIKE <Biểu thúc chuỗi>

Các ký hiệu thường dùng trong biểu thúc chuỗi.

• * : Thay thế cho một nhóm ký tự.

• ? : Thay thế cho một ký tự.

• !: Dùng cho phép loại trừ.

4 Một số hàm xử lý truy vấn.

• Date(): Trả về ngày tháng của hệ thống.

• Day(Date): Trả về ngày của giá trị Date.

• Month(Date): Trả về tháng của giá trị Date.

• Year(Date): Trả về Năm của giá trị Date.

• Left(Xâu,N): Trả về N ký tự bên trái của xâu văn bản.

• Right(Xâu,N): Trả về N ký tự bên phải của xâu văn bản.

• Mid(Xâu,N,M): Hàm trả về N ký tự bắt đầu từ vị trí M.

• Upcase(Xâu): Hàm chuyển đổi xâu ký tự thành chữ in hoa.

• Trim(Xâu): Hàm loại bỏ ký tự trắng bên trái và bên phải của xâu ký tự.

• Sum:Tính tổng các giá trị của trường trong nhóm.

• Avg:Tính tổng trung bình các giá trị của trường trong nhóm.

• Min: Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.

• Max: Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm.

• Count: Đếm số bản ghi trong nhóm.

3.6 Các loại truy vấn.

3.6.1 Truy vấn lựa chọn (Select Query).

Select Query có kết quả là các bảng dữ liệu nhưng các bảng đó ở dạng ảo chứ không tồn tại trong CSDL.

Các bước tạo truy vấn Select Query.

Có 8 bước tạo truy vấn (Đã học ở phần 3.4)

3.6.2 Truy vấn tạo bảng (Make – Table Query).

Make – Table Query là loại truy vấn dùng để tạo ra một bản mới chứa dữ liệu

từ các bảng dữ liệu đã có.

Các bước tạo truy vấn Make – Table Query.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4.

- Bước 5: Mở menu Query/ Make – Table Query Sau đó nhập tên tệp mới trong hộp thoại Make Table.

- Bước 6: Chọn trường và tiêu chuẩn của bảng mới

- Bước 7,8 thực hiện như các bước tạo query đã học ở phần 3.4.

3.6.3 Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query).

Dùng để cập nhập dữ liệu cho bảng.

Các bước tạo truy vấn Update Query.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4.

- Bước 5: Mở menu Query/ Update Query

- Bước 6: Chọn trường và giá trị cần cập nhật vào dòng Update to

- Bước 7,8 thực hiện như các bước tạo query đã học ở phần 3.4.

3.6.4 Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query).

Dùng để ghép dữ liệu cho bảng từ một bảng khác.

Các bước tạo truy vấn Append Query.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4.

- Bước 5: mở menu Query/ Append Query Sau đó chọn bảng cần ghép ở hộp thoại Append.

- Bước 6: Chọn các trường cần ghép tại dòng Append to.

- Bước 7,8 thực hiện như các bước tạo query đã học ở phần 3.4.

3.6.5 Truy vấn xoá dữ liệu (Delete Query).

Dùng để xoá dữ liệu trong bảng

Các bước tạo truy vấn Delete Query.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4

- Bước 5: Mở menu Query/ Delete Query

- Bước 6: Chọn tiêu chi cần xóa trong bảng

- Bước 7,8 thực hiện như các bước tạo query đã học ở phần 3.4

3.6.6 Truy vấn thống kê (Crosstab Query).

Dùng để thống kê dữ liệu

Các bước tạo truy vấn Crosstab Query.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4

- Bước 5: Mở menu Query/Crosstab Query

- Bước 6: Chọn cách thức và tiêu chuẩn thông kê

- Field: Tên cột lựa chọn cột cần hiển thị

- Table: Tên bảng chứa cột sử dụng

- Total: Lựa chọn kiểu thống kê

- Crosstab: Dạng hiển thị của cột

• Row Heading: Lựa chọn dữ liệu làm dòng

• Column Heading: Lựa chọn dữ liệu làm cột

• Value: Lựa chọn dữ liệu thông kê

- Bước 7,8 thực hiện như các bước tạo query đã học ở phần 3.4

Ghi chú: Với dạng Query Crosstab chúng ta phải xác định được các yếu tố sau:

1 Phải xác định dữ liệu làm dòng, dữ liệu làm cột, dữ liệu cần thống kê

2 Phải có ít nhất 3 trường để thực hiện query, 1 làm dòng, 1 làm cột, 1 thống kê

3.7 Một số dạng truy vấn khác.

1 Truy vấn nhóm dữ liệu

Là dạng truy vấn nhóm các loại dữ liệu giống nhau tạo thành 1 dữ liệu

Các bước tạo truy vấn nhóm dữ liệu.

- Thực hiện từ bước 1 đến bước 4 trong 8 bước đã học ở phần 3.4

- Bước 5: Chọn trường và tiêu chuẩn cần hiển thị

- Bước 6: Mở menu View chọn Total (Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ)

- Thực hiện các bước còn lại như các truy vấn khác

2 Truy vấn hỏi đáp

Là dạng truy vấn mà các điều kiện hiển thị được nhập từ bàn phím

Các bước tạo truy hỏi đáp.

- Thực hiện các bước như những truy vấn khác

- Tại Criteria: Tạo một tham số hỏi đáp được nằm trong dấu ngoặc vuông[ ]

3 Tạo các truy vấn bằng công cụ Wizard.

Là công cụ dựng sẵn để thiết kế các truy vấn

Các bước tạo truy vấn Wizard.

Bước 1: Tại cửa sổ Database chọn Queries/New

Bước 2: Chọn Wizard trong hộp thoại New Query.

Bước 3: Chọn bảng cần tạo Query ở đối tượng Table/Queris Bước 4: Chọn trường cần tạo ở hộp Available Fields.

Bước 5: Đặt tên cho truy vấn sau đó kích vào Finish

CHƯƠNG 4: TẠO VÀ SỬ DỤNG BIỂU MẪU (FORM).

4.1 Khái niệm:

Là phương tiện giao diện cơ bản giữa người dùng với Access, thông qua đó để thiết

kế các biểu mẫu nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp

và những mục đích khác nhau

4.2 Các dạng biểu mẫu cơ bản:

1 Dạng Columnar (Hình cột trụ): Dạng này cho phép nhập hoặc hiển thị dữ liệu dưới dạng cột

2 Dạng Tabular (Bảng): Dạng này cho phép nhập hoặc hiển thị dữ liệu dưới

dạng bảng biểu

3 Dạng Datasheet (Bảng tính): Dạng này cho phép nhập hoặc hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng tính

4.3 Tạo biểu mẫu bằng công cụ Form Wizard.

• Các bước tạo Form.

Bước 1: Tại cửa sổ Database chọn Forms/New hoặc mở menu Insert/Form.Bước 2: Lựa chọn phương thức và dữ liệu để tạo form

- Chọn mục Form wizard trong hộp thoại New Form

- Chọn bảng dữ liệu để tạo form

- Chọn nút lệnh OK

Bước 3: Chọn dữ liệu, chọn trường của dữ liệu để tạo form

- Tại Tables/Queries chọn bảng dữ liệu

- Tại Available fields chọn cột cần tạo.

- Select fields là cột được chọn để tạo form.

- Chọn nút lệnh Next

Bước 3: Chọn mẫu form.

Bước 4: Chọn kiểu của mẫu form

Bước 5: Đặt tiều đề và hình thức sử dụng cho Form.

• Chỉnh sửa và bổ sung các đối tượng vào Form.

- Mở Form ở chế độ Deisgn

- Sử dụng chức năng Control Wizard trên thanh công cụ ToolBox

- Chọn đối tượng cần bổ sung

- Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại Wizard