Bài giảng Microsoft Access: Bài 1 Xây dựng CSDL - GV. Phạm Thanh An

Bài giảng Microsoft Access: Bài 1 - GV. Phạm Thanh An

Chương 1 : Xây dựng CSDL

Giảng viên: ThS.Phạm Thanh An

Nội dung

 Bảng, Trường, Bản ghi, Khóa

 Tạo cấu trúc bảng;

 Chỉnh sửa cấu trúc của bảng

 Thiết lập thuộc tính LookUp

 Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vèn dữ liệu;

 Nhập dữ liệu cho CSDL

Bảng

Field

Record

Tên bảng

Bảng dữ liệu (2)

 Bảng dữ liệu (Tables)

 Nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng

 Mỗi cột lưu giữ một loại thông tin

 Mỗi dòng lưu trữ thông tin của một đối tượng bao

gồm tất cả các cột

 Một CSDL

 Có thể có nhiều bảng

 Các bảng phải được thiết kế

 Có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết

 Giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu

 Dễ dàng bảo trì CSDL (Thuận tiện trong cập nhật, tìm kiếm, truy vấn)

 Trường khoá

 Các bản ghi.

Bảng dữ liệu (4)

 Bảng ở trạng thái thiết kế cấu trúc - Design view

Các thành phần của Bảng

 Mỗi bảng có một tên gọi.

 Tên bảng thường được đặt sau khi tạo

xong cấu trúc của bảng,

 Có thể đổi lại tên bảng

ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng

Các thành phần của Bảng

 Trường (Field – cột)

 Lưu trữ thông tin liên quan đến một thuộc tính của đối tượng

 Mỗi cột chỉ chứa duy nhất một loại dữ liệu

 Mỗi cột trong bảng là duy nhất

Các thành phần của Bảng

TT Kiểu dữ liệu Mô tả Độ lớn

1 Text Xâu ký tự dài tối đa 255 ký tự

2 Memo Xâu ký tự có độ dài tối đa 65.535 ký tự

3 Number Số nguyên, thực dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

4 Date/time Ngày tháng/giờ dài 8 Byte

5 Currency Tiền tệ dài 8 Byte

6 AutoNumber Số nguyên tự động được đánh số 4 bytes

Các thành phần của Bảng

TT Kiểu dữ liệu Mô tả Độ lớn

7 Yes/No Kiểu Logic Dữ liệu chỉ nhận một trong 2

giá trị true/false

8 OLE Object Đối tượng Hình ảnh, âm thanh, đồ họa

9 Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ một danh

sách các giá trị của một trường ở bảng khác

Tiến trình thiết kế CSDL

 Tìm ra các kiểu thực thể (đối tượng, chủ thể, khái niệm, sự kiện)

Ví dụ:

khác hàng và các cuộc gọi đến công ty của khách hàng và được nhân viên công

ty tiếp nhận”

 Khách hàng

 Cuộc gọi

 Nhân viên

 Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào,

người dùng có thể sửa được dữ liệu bản

ghi đó

 Bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF.

Các thành phần của Bảng

 Tập hợp của một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp

 Dữ liệu trên cột khóa chính trong bảng

Tạo bảng bằng Design View

Trường khóa

Các thuộc tính của trường Kiểu dữ liệu

Tạo bảng bằng Design View

 Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname

 Chọn kiểu trường trong cột Data Type

 Mô tả (Discreption): Để giải thích cho rõ hơn một

trường nào đó Văn bản mô tả sẽ được hiển thị khinhập số liệu cho các trường Phần này có thể cóhoặc không

 Xác định các thuộc tính của trường trong bảng

Properties

 Lưu bảng : Mở Menu File, chọn Save, đặt tên bảng, chọn OK

Tạo bảng bằng Table Wizard

 B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

 B2: Chọn Table Wizard từ hộp thoại New

Table, OK

 B3: Chọn các trường cần thiết , Kích nút next

 * Đổi tên trường :chọn Rename Field, gõ tên

trường mới,OK

 B4: chọn Next, đặt tên bảng  Finish

 B5: Nhập dữ liệu vào bảng

Tạo bảng bằng Table Wizard

THUỘC TÍNH CỦA TRƯỜNG

 Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.

 Nhập liệu theo mẫu.

 Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai.

 Tăng tốc độ tìm kiếm.

Tổng quan về các thuộc tính của

trường

Field Size Số ký tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number.

Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số

Decimal Places Số chữ số thập phân trong kiểu number và cunency.

InputMask (Mặt lạ nhập) Quy định khuôn dạng nhập liệu

Caption Đặt nhãn cho trường Nhãn sẽ được hiển thị khi nhập liệu thay

vì tên trường (nhãn mặc định).

Default Value Xác định giá trị mặc định của trường

Validation Rule Quy tắc dữ liệu hơp lệ Dữ liệu phải thoả mãn quy tắc này mới

được nhập

Required Không chấp nhận giá trị rỗng Cần phải nhập một dữ liệu cho

trường.

AllowZeroLength Chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text, Memo.

Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này

Thuộc tính của trường

 Thuộc tính Field Size

 Với trường Text Độ dài mặc định là 50 Độ dài hợp lệ có thể đặt là từ 1255

 Với trường Number: Mặc định là Double (8 byte), có thể chọn các kiểu sau từ Combo Box:

 FieldSize Miền giá trị Số byte lưu trữ

Thuộc tính của trường

 Thuộc tính Format.

 Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày

dữ liệu theo dạng General.

trường Number

 Giả sử Decimal Places = 2 - Hai chữ số

phần thập phân

Thuộc tính của trường

 Giá trị Format Số Được trình bày

Thuộc tính của trường

 Ghi chú:

 1 General Number: Không phụ thuộc vào Decimal Places, hiện số chữ số thập phân cần thiết nhất

 2 Decimal Places = n : Mọi dạng (trừ General

Number) hiện đúng n chữ số thập phân

 3 Decimal Places = Auto : Khi đó:

 Dạng Fixed: 0 số lẻ

 Dạng khác (trừ General): 2 số lẻ

Thuộc tính của trường

 Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường DATE/TIME.

 Giá trị Format Ngày/giờ được trình bày

 General Date 1/31/92 4:30:00 PM (U.S)

31/01/92 16:30:00 (U.K)

 Long Date Friday, January 31 , 1992 (U.S)

31 January 1992 (U.K)

 Medium Date 31-Jan- 1992

 Short Date 1/31/92 (U.S)

31/01/92(U.K)

 Long Time 4:30:00 PM

 Medium Time 04:30 PM

 Short Time 16:30

Thuộc tính của trường

trường YES/NO

 Giá trị Format ý nghĩa

 Yes/No Giá trị logic là Yes và No

 True/Falsse Giá trị logic là True và False

 On/Off Giá trị logic là On và Off

Thuộc tính của trường

 Thuộc tính Default Value

 Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định cho trường Giá trị mặc định có thể là một hằng hay một hàm của Access

 Thuộc tính Required (trường bắt buộc phải có số

Thuộc tính của trường

 <>0 giá trị nhập vào phải khác 0

 0 or >l00 giá trị nhập vào phải bằng 0 hoặc lớn hơn 100

 Like "K???" phải nhập 4 ký tự, ký tự đầu phải là K

 Like "CTY*" ba ký tự đầu phải là CTY

Thuộc tính của trường

 <#1/1/92# ngày nhập trước năm 1992

 >=#1/1/1980# ngày nhập sau năm 1980

 >=#1/1/91# and <#1/1/92# ngày nhập phải trong năm 1991

 Thuộc tính Indexed

 Thuộc tính này có thể nhận các giá trị:

 No Không tạo chỉ mục hoặc xoá chỉ mục đã lập

 Yes (Dupticates Ok) Tạo chỉ mục

 Yes (No Duplicates) Tạo chỉ mục kiểu Unique (các giá trị cần khác nhau như thể khoá chính)

KHOÁ CHÍNH

 Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duynhất một bản ghi

 Lợi ích.

 Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá

nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác

 Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các mẫu tin sẽ được trình bầy theo thứ tự khoá chính

 Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khoá chính

 Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng

 Xoá khoá chính: Khoá chính là không bắt buộc Khi

đã thiết lập khoá chính, mà ta lại muốn xoá đi thì cách làm như sau: Chọn View Indexes Kết quả nhận

được cửa sổ Indexes trong đó chứa các trường của khoá chính như sau:

KHOÁ CHÍNH

 Chọn các trường (của khoá chính, mỗi trường trên một dòng) cần xoá rồi bấm phím Delete.

LƯU CẤU TRÚC BẢNG

VÀ ĐẶT TÊN BẢNG

 Sau khi hoàn chỉnh việc thiết kế, ta cần ghi cấu trúc bảng lên (ra và đặt tên cho bảng Cách làm như sau:

 Chọn File, Save hoặc bấm chuột tại biểu tượng save

trên thanh công cụ Khi ghi lần đầu thì Access sẽ

hiện cửa sổ Save as:

 Trong hộp Table Name ta đưa vào tên bảng, rồi bấmOK

 Tên bảng không nên chứa dấu cách, các ký tự đặc biệt khác hoặc chữ Việt có dấu

LƯU CẤU TRÚC BẢNG

VÀ ĐẶT TÊN BẢNG

 Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quá trình ghi lại cấu trúc bảng, máy tính sẽ hỏi:

 Nhấn Yes- máy tính sẽ tạo thêm một trường mới có

tên ID và thiết lập trường này làm khoá Nếu không

muốn như vậy hãy nhấn No; nhấn Cancel để huỷ

lệnh cất

Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng

sau:

của trường

Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng

 Xoá trường: Chọn trường, bấm phím Delete hoặc chọn

Delete Row từ Menu Edit Chú ý: Để xoá đồng thời

nhiều trường, ta có thể dùng các phím Shift và Ctrl để chọn các trường cần xoá, rồi bấm phím Delete

hoặc chọn Edit, Delete Row

 Để thay đổi nội dung (tên, kiểu, ) của một trường, ta

chỉ việc dùng bàn phím để thực hiện các thay đổi cần thiết

 Để chèn thêm một trường mới ta làm như sau: Chọn trường mà trường mới sẽ được chèn vào trước, rồi

chọn Edit, Insert Row

 Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển, rồi kéo trường tới vị trí mới

Thay đổi cấu trúc bảng

 chọn bảng cần thay đổi cấu trúc, rồi bấm nút Design.

 Nhận được cửa sổ thiết kế của bảng được chọn.

 Thay đổi cấu trúc bảng.

 Cuối cùng ghi lại các thay đổi.

Nhập dữ liệu vào bảng

 Để nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại, ta làm như sau:

 Từ cửa sổ Database chọn mục Table đề mở cửa sổ Tables

 Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần nhập dữ liệu, rồi bấm nút Open (hoặc nhấn đúp chuột lên tên bảng) cần nhập dữ liệu

 Kết quả nhận được cửa sổ nhập liệu chứa các bản ghi đã nhập

 Ta có thể xem, sửa và bổ sung các bản ghi mới trong cửa sổ nhập liệu

 Chú ý: Để chọn Font chữ thích hơp, ta dùng chức

năng Font của menu Format

Chuyến đổi giữa hai chế độ nhập dữ liệu

và thiết kế bảng

 Khi đang ở cửa sổ

thiết kế, ta có thể

chuyển sang cửa sổ

nhập liệu và ngược lại,

bằng cách dùng menu

View

 Chọn menu View sẽ

nhận được các chức

năng sau: Datasheet

View – Hiện cửa sổ

nhập dữ liệu, Design

View – Hiện cửa sổ

thiết kế

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Mối quan hệ giữa các bảng là sự gom nhóm các

bảng, trong đó mỗi bảng giữ một vai trò nhất định

 Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép

thêm, sửa xoá bản ghi, cung như truy vấn dư liệu

 Nguyên tắc đặt quan hệ là chỉ định một hoặc một

nhóm trường chứa cùng giá trị trong các mẫu tin có liên quan

 Thông thường đăt quan hệ giữa khoá chính của mộtbảng với trường nào đó của bảng khác (bảng này gọi

là bảng quan hệ), các trường này thường cùng tên,cùng kiểu

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 K/N Khóa ngoại (foreign key): Một (một số) trường được gọi là khóa ngoại của một bảng nếu nó là khóa chính của bảng khác

 Các loại quan hệ trong Access: Trong Access tồn tại

2 kiểu liên kết: liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều)

 Quan hệ 1-1: Các trường sử dụng để tạo quan hệ trong hai bảng đều là khoá chính Khi đó, mỗi bản ghi trong bảng quan hệ phải có một bản ghi tương ứng trong bảng khoá chính, ngược lại, với mỗi giá trị khóa trong bảng chính thì chỉ có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Quan hệ 1-n: trường liên kết dùng trong bảng chínhphải là khoá chính, còn trường trong bảng quan hệ làkhoá khoá ngoại

 Có nghĩa: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều

(n) Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 bản ghi của bảng 1

 Để thiết lập mối quan hệ 1-n, chúng ta lấy khóa chính của bảng bên 1, thêm làm khóa ngoại của bảng bên n

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Cách tạo quan hệ

 Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship

 Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập

quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu

chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn

Relationship | Show table):

 Cách đưa các bảng lên cửa sổ thiết lập quan hệ (Database) như sau:

 Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thường thì chọn tất cả) ;

 Nhấn nút Add;

 Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Bước 3: Thực hiện tạo như sau:

 Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảng này thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng kia Khi đó hộp

thoại Edit Relationships xuất hiện:

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm

bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau:

Để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu;

đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan Khi đó, nếu một bản ghi ở

bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi có quan

hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1 CHA, toàn bộ các con của cha

đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON);

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo

 Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa

2 bảng đang thiết lập:

 One – To – One Kiểu 1-1

 One – To – Many Kiểu 1-n

 Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng Dưới đây là một số kiểu liên kết được Access tự động xác định:

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Có thể kéo bảng tới các vị trí khác để nhận được các đường quan hệ dễ xem và đẹp hơn.

 Để xoá một quan hệ vừa lập, ta kích chuột tại đường quan hệ (sẽ thấy đường đậm

hơn), rồi bấm phím Delete.

Xem và điều chỉnh các quan hệ đã có

trong CSDL

 Xem các quan hệ đã có

 Từ menu Tools chọn RelationShips

 Từ RelationShips chọn Show All để xem tất cả quan hệ

 Muốn xem các quan hệ của một bảng, chọn bảng đó, chọn

Show Direct từ RelationShips.

Ví dụ về CSDL trong trường học

Một số thao tác xử lý dữ liệu trên

bảng

 Xoá bản ghi

 Xoá bản ghi là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khỏi bảng Với bảng dữ liệu đang mở có thể thực hiện 2 bước sau để xoá các bản ghi:

 Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá Có thể

chọn một hoặc nhiều bản ghi bằng cách dùng chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn;

 Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: mở thực đơn Edit

| Delete Record

Một số thao tác xử lý dữ liệu trên

bảng

 Cách sắp xếp dữ liệu trên bảng đang mở như sau:

Một số thao tác xử lý dữ liệu trên

bảng

 Lọc dữ liệu: Lọc dữ liệu trên một bảng đang mở như sau:

 Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu

Một menu xuất hiện:

 Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang

chọn Có rất nhiều cách để xác định điều kiện lọc:

 Nếu muốn lọc những bản ghi có cùng giá trị của bản ghi đang chọn hãy chọn mục

 Muốn lọc những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó, hãy gõ điều kiện lên mục:

 Ví dụ:

 Gõ >=10 - để lọc ra những bản ghi có giá trị trường đang

thiết lập lọc lớn hơn hoặc bằng 10;

Một số thao tác xử lý dữ liệu

trên bảng

 Gõ <>3 - lọc ra những bản ghi có giá trị trường

đang lọc khác 3,…

 Đặc biệt: giá trị trống, rỗng được miêu tả là Null;

 Lọc ra những người tên Nam gõ như sau Like

'*Nam';

 Lọc ra giá trị trong khoảng 10 đến 15 gõ như

sau: Between 10 And 15 (

 Muốn huỷ chế độ đặt lọc, nhấn phải chuột lên bảng dữ liệu và chọn mục :

Thuộc tính LOOKUP

 Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có

quan hệ 1.

Thuộc tính LOOKUP

 VD: thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường khachID

của bảng HOADON sang trường khachID của bảng

KHACH trong CSDL quản lý bán hàng:

 Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ra

(bảng HOADON) ở chế độ Design View bằng cách:

chọn tên bảng, nhấn nút Design;

 Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại

cột Data Type của trường cần thiết lập thuộc tính

LOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup

Wizard từ danh sách thả xuống: