TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TS Trịnh Việt Tiến (Chủ biên) PGS TS Trần Đình Thảo, ThS Đỗ Thị Hải Hà, ThS Đoàn Văn Tình, ThS Hoàng Thị Công, TS Nguyễn Văn Tạo, ThS Nguyễn Thị Hoa GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NH[.]
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Đối tượng, khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị nhân lực
1.1.1 Đối tượng của quản trị nhân lực
Học phần quản trị nhân lực là một bộ phận của khoa học lao động, nghiên cứu mối quan hệ giữa con người trong tổ chức Nó tập trung vào việc xác định cách đối xử với nhân viên, các phương pháp thúc đẩy sự tương tác và hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức Các đòn bẩy, kích thích và các quy định pháp lý đều nhằm nâng cao tinh thần làm việc, phát huy tối đa tiềm năng sáng tạo của nhân viên Mục tiêu cuối cùng là kết hợp nỗ lực chung để nâng cao hiệu quả công việc và nâng cao năng suất trong sản xuất.
Nguồn nhân lực của tổ chức được hình thành từ các cá nhân có vai trò khác nhau, liên kết với nhau để đạt các mục tiêu chung Việc xây dựng một đội ngũ nhân sự hài hòa đòi hỏi sự quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả từ bộ phận quản trị Tổ chức thành công phụ thuộc vào khả năng phối hợp và quản lý nguồn nhân lực một cách bài bản nhằm nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu chiến lược.
Quản trị nhân lực gồm nhiều chương trình khác nhau, tập trung giải quyết các nội dung có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi nội dung đều đòi hỏi phương pháp tiếp cận khoa học và linh hoạt để xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện Hệ thống này đảm bảo sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy khả năng sáng tạo và phát triển của từng người, từ đó kết nối các cá nhân thành một thể thống nhất nhằm đạt các mục tiêu chung Đối tượng nghiên cứu chính của quản trị nhân lực là người lao động và các mối quan hệ trong quá trình lao động, đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng và duy trì các hoạt động hiệu quả của tổ chức.
1.1.2 Khái niệm quản trị nhân lực
Hoạt động quản trị bắt đầu xuất hiện từ khi con người hình thành xã hội và hợp nhất thành tổ chức Mỗi hình thái kinh tế-xã hội đều gắn liền với phương thức sản xuất riêng, thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực quản trị ngày càng phức tạp Xu hướng này phản ánh sự tăng trưởng liên tục của kinh tế, chính trị và xã hội, gây ra những thay đổi lớn trong hoạt động quản trị theo từng giai đoạn phát triển của xã hội loài người.
Quản trị nhân lực là tổng thể các hoạt động, chính sách và quyết định quản lý ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên Đây là một phạm trù đa dạng, phản ánh cách tiếp cận và nhận thức khác nhau của từng tổ chức và cá nhân Hiểu rõ vai trò của quản trị nhân lực giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Quản trị nguồn nhân lực được hiểu là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng nhằm thu hút, đào tạo và phát triển nhân lực một cách hiệu quả Việc xây dựng chính sách tuyển dụng phù hợp giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài, trong khi các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên đảm bảo họ nâng cao kỹ năng và đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự gắn kết và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Điều này giúp doanh nghiệp giữ vững lợi thế cạnh tranh trên thị trường và phát triển lâu dài.
Quản trị nhân lực ngày nay được hiểu là các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả đóng góp của từng cá nhân vào mục tiêu chung của tổ chức Các hoạt động này giúp tối ưu hóa khả năng và kỹ năng của nhân viên, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Quản trị nhân lực hiện đại còn chú trọng đến việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Với chiến lược quản trị nhân lực phù hợp, tổ chức có thể tăng cường năng suất và đảm bảo sự thành công lâu dài trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
1 Trần Kim Dung (2011), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng hợp thành phố HCM. chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được những mục tiêu của cá nhân”.
Các tổ chức và doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức đòi hỏi tối đa hóa hiệu quả cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình Để đạt được sự cân bằng giữa tính nhất quán và sáng tạo, các tổ chức dựa vào nguồn nhân lực và quản trị nhân lực như là tài sản quan trọng nhất trong điều kiện biến đổi không ngừng.
Mọi tổ chức đều do các thành viên là con người hoặc nguồn nhân lực của tổ chức tạo thành Nguồn nhân lực của tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, gồm thể lực, trí lực và tâm lực Những yếu tố này đóng vai trò cốt lõi trong sự phát triển và thành công của tổ chức Do đó, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả là chìa khóa để nâng cao năng suất và thúc đẩy sự bền vững của tổ chức.
Thể lực của con người thể hiện qua sức khoẻ của thân thể, phụ thuộc vào dáng vóc và tình trạng sức khoẻ chung Phẩm chất thể lực còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như độ tuổi, giới tính, cũng như các chỉ số về sức khỏe của mỗi người Việc duy trì thể lực tốt là chìa khóa để nâng cao chất lượng cuộc sống và tăng cường sức đề kháng.
- Trí lực: Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm.
- Tâm lực: Tâm lực chỉ lòng nhiệt huyết, sự trung thành, cống hiến và niềm tin, nhân cách của từng con người.
Quản trị nhân lực là chức năng cơ bản của quản trị tổ chức, bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để đạt mục tiêu của tổ chức Quản trị nhân lực còn đặc trưng bởi quy trình tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức.
Quản trị nhân lực là việc áp dụng hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng nhằm thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì con người trong tổ chức Mục tiêu của quản trị nhân lực là hướng tới việc đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức và nhân viên Việc quản lý nhân sự hiệu quả giúp tổ chức phát triển bền vững và nâng cao năng suất lao động Quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy sự gắn kết và phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên.
1.1.3 Mục tiêu của quản trị nhân lực
Trong quá trình quản trị nhân lực trong tổ chức, mục tiêu chính là đạt được các mục tiêu phù hợp với đối tượng quản lý, nhà quản lý và xã hội Điều này đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức, nâng cao năng lực của nhân viên và góp phần vào sự tiến bộ chung của cộng đồng.
Triển khai hoạt động quản trị nhân lực hiệu quả giúp tổ chức tối đa hóa đóng góp của người lao động bằng cách kết hợp, phát triển nguồn lực cá nhân và tập thể để tạo ra giá trị mới, hướng tới đạt mục tiêu hoạt động của tổ chức Đồng thời, quản trị nhân lực cũng mang lại sự hài lòng và thúc đẩy mục tiêu cá nhân của người lao động, giúp họ cảm thấy thỏa mãn khi tham gia vào quá trình làm việc phục vụ tổ chức.
Chức năng của quản trị nhân lực
1.2.1 Nhóm chức năng thu hút nhân lực
Chức năng thu hút nhân lực nhằm đảm bảo đủ số lượng nhân viên có phẩm chất, trình độ và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc Quá trình này bao gồm các hoạt động quan trọng như hoạch định nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng và bố trí nhân lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động tổ chức.
Hoạch định nhân lực là quá trình đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức Quá trình này giúp xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để đạt được các mục tiêu phát triển Việc xây dựng các giải pháp phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động Hoạch định nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tổ chức có đủ nhân lực phù hợp để thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét và khảo sát các nhiệm vụ cùng hành vi liên quan đến công việc cụ thể Quá trình này giúp xây dựng các chức năng nhiệm vụ rõ ràng cũng như xác định tiêu chuẩn về trình độ kỹ thuật phù hợp Ngoài ra, phân tích công việc còn giúp xác định các yêu cầu về trình độ, kỹ năng và phẩm chất cần thiết của nhân sự để đảm bảo hiệu quả công việc Những thông tin này là cơ sở quan trọng cho quá trình tuyển dụng và xác định chính sách đãi ngộ phù hợp.
Tuyển dụng nhân lực là quá trình quan trọng giúp tổ chức đảm bảo có đủ số lượng nhân viên phù hợp để đáp ứng các nhiệm vụ yêu cầu Việc tuyển dụng còn nhằm nâng cao chất lượng nhân sự, giúp tổ chức vận hành hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh Đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp về số lượng và chất lượng là yếu tố then chốt để tổ chức hoạt động một cách thành công và bền vững.
Bố trí nhân lực: Trên cơ sở hoạch định, phân tích nhà quản lý đưa ra quyết định biên chế lao động, thuyên chuyển, đề bạt, thăng tiến.
1.2.2 Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nhân lực
Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nhân lực nhằm nâng cao phẩm chất, trình độ lành nghề, kỹ năng và nhận thức mới cho nhân viên, góp phần tăng giá trị nhân lực của tổ chức Đào tạo và phát triển giúp nâng cao khả năng thực hiện công việc và thích ứng với môi trường biến động Các hoạt động bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật công nghệ và cập nhật phương pháp quản lý tiên tiến cho cán bộ quản lý là cần thiết, thông qua các chương trình đào tạo tại các cơ sở hoặc tổ chức đào tại chỗ để nâng cao năng lực của người lao động.
Nhóm chức năng này bao gồm các hoạt động như: tư vấn hướng nghiệp, đào tạo, bồi dưỡng, bổ túc, phát triển nhân lực.
1.2.3 Nhóm chức năng duy trì nhân lực
Nhóm chức năng duy trì nhân lực nhằm sử dụng hiệu quả và hợp lý nguồn nhân lực, tập trung vào phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên Chính sách động viên và tạo động lực phù hợp giúp tăng cường sự gắn bó trung thành với tổ chức, nâng cao tinh thần trách nhiệm và nhiệt huyết của nhân viên Ngoài ra, nhóm chức năng này còn thúc đẩy duy trì các mối quan hệ lao động ổn định, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
- Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thang lương, bảng lương.
- Thiết lập và áp dụng các chính sách tiền lương, tiền thưởng, thăng tiến, kỷ luật, phúc lợi, phụ cấp.
- Quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc.
- Ký hợp đồng lao động và giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp lao động.
- Bảo hiểm xã hội, y tế và an toàn lao động.
Triết lí quản trị nhân lực và quá trình hình thành, phát triển quản trị nhân lực
1.3.1 Triết lí quản trị nhân lực
Trong quản lý, triết lý thể hiện quan điểm của nhà quản lý về cách tiếp cận và tác động vào đối tượng chủ thể nhằm đạt được kết quả công việc tối ưu Việc lựa chọn phương thức phù hợp là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Hiểu rõ triết lý quản lý giúp các nhà lãnh đạo định hướng chiến lược, tối ưu hoá quá trình điều hành và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên Áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp góp phần xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất và thành công lâu dài của doanh nghiệp.
Triết lý quản trị nhân lực phản ánh quan điểm, suy nghĩ và ý niệm của người lãnh đạo ở các cấp, được cụ thể hóa bởi nhà lãnh đạo cấp cao để áp dụng phù hợp với tổ chức Nó thể hiện phương thức quản lý và nhãn quan của người quản lý, được hình thành từ đặc điểm pháp lý, khoa học và trải nghiệm thực tiễn của nhà quản lý Triết lý này phản ánh cách nhìn nhận và đánh giá về con người nói chung cùng nhân sự trong tổ chức Một số quan điểm nổi bật, như quan điểm coi con người như một công cụ lao động, tiêu biểu bởi các nhà quản lý cổ điển như F.W Taylor, Gantt, Gilbert, Fayol.
Quan điểm "con người muốn được cư xử như những con người" xuất phát từ các nhà tâm lý xã hội trong các quốc gia tư bản công nghiệp, nhấn mạnh rằng con người có nhu cầu được tôn trọng và đối xử công bằng trong môi trường làm việc và xã hội Các nhà lý luận tiêu biểu như Elton Mayo, Gregor, Maslow, Lewin, Mảier và Rogers đã phát triển các quan điểm về tâm lý xã hội, cho rằng sự hiểu biết và đáp ứng đúng đắn những nhu cầu tâm lý của con người là chìa khóa thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả trong quản lý nhân sự Điều này nhấn mạnh vai trò của việc tạo ra môi trường làm việc nhân văn, thân thiện, giúp con người phát huy tối đa tiềm năng và cảm thấy hài lòng trong cuộc sống và công việc.
Có quan điểm cho rằng con người có tiềm năng phát triển và cần được khai thác tối đa, đặc biệt khi nhắc đến các nhà tư tưởng nổi bật như William Ouichi, Peter Drucker, Richard Chandler, Herbert Simon và Hugo Munsterberg Những chuyên gia này nhấn mạnh rằng việc khai thác tiềm năng của con người không chỉ thúc đẩy sự phát triển cá nhân mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự tiến bộ của xã hội và tổ chức Theo họ, việc nhận diện và phát huy tiềm năng tối đa của mỗi người là chìa khóa để đạt được thành công bền vững.
Học thuyết X của Douglas McGregor được đưa ra vào những năm 1960, dựa trên việc tổng hợp các lý thuyết quản trị nhân lực phổ biến tại phương Tây thời điểm đó Học thuyết này giả định rằng con người có xu hướng tiêu cực, thiếu động lực và dễ lười biếng trong công việc Theo đó, quản trị cần phải áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ để thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên Đây là một trong những mô hình quản trị nổi bật giúp hiểu rõ về tư duy của nhà quản lý trong thời kỳ đó.
Lười biếng là bản tính tự nhiên của con người, khi họ chỉ muốn làm ít mà không có chí tiến thủ Họ thiếu động lực để vươn lên và ngại đảm nhận trách nhiệm, thường cam chịu để người khác lãnh đạo.
Ngay từ khi sinh ra, con người đã có xu hướng coi mình là trung tâm và thiếu quan tâm đến nhu cầu của tập thể Bản tính tự nhiên của con người thường chống lại sự đổi mới, dễ bị lừa dối bởi những kẻ xấu có dã tâm Trong môi trường tổ chức, sự thiếu linh hoạt và sự không hiểu biết về đổi mới có thể dẫn đến thất bại, đồng thời làm giảm hiệu quả hoạt động chung Hiểu rõ đặc điểm này là yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự phát triển bền vững và đổi mới sáng tạo trong tổ chức.
- Từ những giả thiết về bản tính con người nói trên, học thuyết X cũng cung cấp phương pháp lý luận truyền thống là:
- Quản lý nghiêm khắc dựa vào sự trừng phạt;
- Quản lý ôn hòa dựa vào sự khen thưởng;
Quản lý nghiêm khắc và công bằng dựa trên cơ sở kết hợp giữa trừng phạt và khen thưởng giúp nâng cao hiệu quả công tác Học thuyết X đề xuất phương pháp quản lý theo ba nguyên tắc chính, nhằm thúc đẩy sự phối hợp của nhân viên và nâng cao năng suất làm việc Áp dụng các nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể xây dựng môi trường làm việc tích cực, cân bằng giữa kỷ luật và động viên, từ đó đạt được mục tiêu phát triển bền vững.
Nhà quản trị có trách nhiệm tổ chức các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu kinh tế Họ phải quản lý các yếu tố như tiền, vật tư, thiết bị và con người để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ Việc tổ chức và điều phối các nguồn lực này là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp Nhà quản trị cần có khả năng lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát các yếu tố này một cách chiến lược, hướng tới tối đa hóa hiệu quả kinh tế.
- Đối với nhân viên, cần chỉ huy họ, kiểm tra, điều chỉnh hành vi của họ để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
- Dùng biện pháp thuyết phục, khen thưởng, trừng phạt để tránh biểu hiện hoặc chống đối của người lao động đối với tổ chức.
Học thuyết X mang quan điểm tiêu cực về bản chất con người và có tính chất máy móc trong cách tiếp cận Theo lý thuyết này, các nhà quản trị thời đó chưa hiểu rõ đầy đủ về các cấp độ nhu cầu của con người, dẫn đến cách nhìn nhận về nhân viên một cách hạn chế và thiếu linh hoạt.
Những nhà quản trị theo thuyết X thường hiểu đơn giản rằng người lao động chỉ có nhu cầu về tiền bạc, thiếu sự tin tưởng và đánh giá đúng bản chất con người Họ không tin tưởng vào khả năng tự điều chỉnh của nhân viên mà dựa vào hệ thống quy định và kỷ luật của tổ chức Khi xảy ra vấn đề, họ thường đổ trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể để kỷ luật hoặc khen thưởng, phản ánh cách tiếp cận kiểm soát chặt chẽ và thiếu tin tưởng vào động lực tự nhiên của nhân viên.
Mặc dù học thuyết X còn tồn tại những hạn chế, nhưng không thể kết luận rằng nó hoàn toàn sai lầm, bởi những thiếu sót của nó phản ánh mức độ hiểu biết về quản trị trong thời kỳ đó Việc nhận diện những điểm yếu của học thuyết X chính là bước đệm để phát triển các lý thuyết quản trị tiến bộ hơn trong tương lai Từ khi ra đời đến nay, học thuyết X vẫn giữ vai trò quan trọng và được áp dụng rộng rãi trong các ngành sản xuất và dịch vụ, chứng tỏ giá trị thực tiễn của nó.
Học thuyết X giúp các nhà quản trị nhìn nhận lại bản thân để chỉnh sửa hành vi cho phù hợp.
Học thuyết Y do Douglas McGregor đề xuất vào những năm 1960, như là một bước tiến cải thiện trong lý thuyết quản trị nhân lực Đây được xem là sự “sửa sai” hoặc phát triển từ học thuyết X, dựa trên việc nhận thức rõ những hạn chế trong quan điểm cũ Học thuyết Y đưa ra các giả thiết tích cực hơn về bản chất con người, nhấn mạnh khả năng tự giác, sáng tạo và trách nhiệm của nhân viên trong môi trường làm việc.
Lười nhác không phải là đặc điểm bẩm sinh của con người; thay vào đó, con người luôn có khả năng lao động trí óc, lao động chân tay cũng như nghỉ ngơi và giải trí Các hoạt động này đều phản ánh bản chất đa dạng và linh hoạt của con người trong việc cân bằng giữa làm việc và thư giãn Vì vậy, sự lười nhác chỉ là một phần nhỏ trong quá trình sinh hoạt hàng ngày, không định nghĩa toàn bộ tính cách con người.
- Điều khiển và đe dọa không phải là biện pháp duy nhất thúc đẩy con người thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Tài năng con người luôn tiềm ẩn, vấn đề là làm sao để khơi gợi dậy được tiềm năng đó.
- Con người sẽ làm việc tốt hơn nếu đạt được sự thỏa mãn cá nhân.
- Từ cách nhìn nhận về con người như trên, học thuyết Y đưa ra phương thức quản trị nhân lực như:
- Thực hiện nguyên tắc thống nhất giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân.
- Các biện pháp quản trị áp dụng đối với người lao động phải có tác dụng mang lại “thu hoạch nội tại”.
- Áp dụng những phương thức hấp dẫn để có được sự hứa hẹn chắc chắn của các thành viên trong tổ chức.
- Khuyến khích tập thể nhân viên tự điều khiển việc thực hiện mục tiêu của họ, làm cho nhân viên tự đánh giá thành tích của họ.
Nhà quản trị và nhân viên phải có ảnh hưởng lẫn nhau để tạo ra môi trường làm việc tích cực Theo học thuyết Y, con người không phải là những cỗ máy mà sự khích lệ nằm trong chính bản thân họ; vì vậy, nhà quản trị cần xây dựng một môi trường làm việc tốt bằng cách kết hợp mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức Khi nhân viên hiểu rằng để đạt được mục tiêu cá nhân, họ cần thực hiện tốt mục tiêu của tổ chức, họ trở nên chủ động hơn trong công việc Đánh giá nhân viên theo học thuyết Y mang tính linh hoạt, khuyến khích nhân viên tự đặt ra mục tiêu và tự đánh giá thành tích, giúp họ cảm thấy tham gia tích cực vào hoạt động của tổ chức, từ đó tăng trách nhiệm và nhiệt huyết làm việc.
Bộ máy quản trị nhân lực trong tổ chức
1.4.1 Cấu trúc bộ máy quản trị nhân lực
Bộ máy quản trị nhân lực là thành phần quan trọng trong tổ chức, hình thành ngay từ khi tổ chức thành lập và duy trì hoạt động Nó đóng vai trò là bộ phận tham mưu, hỗ trợ và thực hiện các công tác quản lý nhân sự, giúp cán bộ quản lý đạt được mục tiêu tổ chức Bao gồm tất cả những người được phân công công tác quản lý lĩnh vực nhân sự, bộ máy này có thể có cơ cấu khác nhau tùy theo quy mô và loại hình tổ chức.
Bộ máy Quản trị nhân lực là tập hợp các cán bộ có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực quản trị nhằm hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra nguồn lực của tổ chức Mục tiêu của quản trị nhân lực là đảm bảo tổ chức đạt được mục đích đề ra với hiệu quả và hiệu lực tối đa Trong môi trường biến đổi liên tục, bộ máy quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc thích nghi và duy trì hoạt động vận hành hiệu quả của tổ chức.
Cấu trúc bộ máy quản trị nhân lực trong tổ chức phụ thuộc vào quy mô và khối lượng công việc của tổ chức đó Quy mô của bộ máy quản lý nhân sự được xác định dựa trên số lượng công việc cần thực hiện, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả và phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự của tổ chức Việc xây dựng cấu trúc nhân sự phù hợp góp phần tối ưu hóa quá trình quản lý nhân lực, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu phát triển lâu dài.
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và các yếu tố nội bộ, bên ngoài như đặc điểm công việc, độ phức tạp của hoạt động, trình độ nhân lực và quản lý nhân lực, loại hình sở hữu, tình hình phát triển kinh tế quốc gia, chính sách kinh tế - xã hội của Nhà nước, các quy định pháp luật, tiến bộ công nghệ và tư duy của người quản lý, bộ phận quản trị nhân lực cần xây dựng phù hợp Họ phải đảm bảo tính cân đối về số lượng nhân sự, cơ sở vật chất và nguồn vốn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, sự đóng góp vào mục tiêu tổ chức cũng như các bộ phận khác, nhằm duy trì một bộ máy tinh gọn và phù hợp lĩnh vực hoạt động Ngoài ra, cần đảm bảo tính linh hoạt trong cơ cấu tổ chức và các quy định, có khả năng điều chỉnh nhanh chóng để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu nhân lực của tổ chức.
Trong các tổ chức, bộ phận phụ trách công tác nhân lực thường có tên gọi đa dạng như phòng hoặc ban “tổ chức lao động”, “tổ chức cán bộ”, “lao động - tiền lương”, hoặc sáp nhập với chức năng quản trị hành chính thành phòng “tổ chức - hành chính” Việc lựa chọn cấu trúc và tên gọi của bộ phận này phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của tổ chức về quy mô, cách tổ chức, và các chức năng nhỏ như tuyển dụng, tiền lương, đào tạo, an toàn, quan hệ lao động Quy mô của phòng nhân sự còn ảnh hưởng lớn bởi quy mô sản xuất, đặc điểm và tính chất phức tạp của sản phẩm cùng công nghệ gia công, từ đó doanh nghiệp sẽ phân tích công việc để xác định và định biên lao động phù hợp.
Quản lý cấp trung gian
Quản lý cấp trung gian
Quản lý cấp trung gian
Sơ đồ 1.1 Mô hình cấu trúc bộ máy quản trị nhân lực 1.4.2 Phân chia trách nhiệm quản trị nhân lực trong tổ chức
Lãnh đạo cấp cao đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn diện nguồn nhân lực trong tổ chức, bao gồm các hoạt động tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm, sa thải, cũng như luân chuyển và thuyên chuyển nhân sự Trong khi đó, lãnh đạo cấp trung gian tập trung vào việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong bộ phận của mình thông qua phân công công việc, đánh giá kết quả, giám sát quá trình làm việc và tham gia đào tạo, phát triển nhân viên Họ cũng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo cấp cao về các chính sách nhân sự và phương pháp quản lý phù hợp để tối ưu hóa nguồn nhân lực tổ chức.
Bộ phận quản trị nhân lực hay quản trị cấp bộ phận có trách nhiệm hỗ trợ các cán bộ lãnh đạo thực hiện quản lý nhân sự hiệu quả Bộ phận này đảm nhiệm việc xác định các bảng biểu mẫu, giúp nhà quản lý đo lường chính xác kết quả công việc của nhân viên Ngoài ra, họ còn tham gia vào quá trình xác định và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của người lao động để đảm bảo tuân thủ nội quy tổ chức.
Các yếu tố tác động đến quản trị nhân lực
1.5.1 Các yếu tố bên trong tổ chức
Các yếu tố nội tại của tổ chức, doanh nghiệp như định hướng chiến lược, mục tiêu rõ ràng, chính sách quản trị hiệu quả, nguồn nhân lực chất lượng cao, nguồn lực tài chính vững mạnh, trình độ khoa học kỹ thuật tiên tiến, khả năng nghiên cứu và phát triển, cùng với yếu tố văn hóa và tâm lý xã hội ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Đánh giá các yếu tố này cần xem xét từ nhiều góc độ để hiểu rõ tác động tổng thể đến hiệu suất và thành công của doanh nghiệp.
Mục tiêu của tổ chức là yếu tố nội bộ quan trọng ảnh hưởng đến các bộ phận chuyên môn, giúp định hướng toàn bộ hoạt động Mỗi cấp quản trị cần hiểu rõ mục tiêu phát triển của tổ chức để đưa ra các chiến lược phù hợp Mục tiêu tổ chức được xem như kim chỉ nam, hướng dẫn mọi hoạt động nhằm đạt được thành công chung của tổ chức.
Bộ phận nhân lực phải dựa vào định hướng của tổ chức để đề ra mục tiêu phục vụ phát triển tổ chức cho phù hợp.
Chính sách của tổ chức trong lĩnh vực quản trị nhân lực rất đa dạng và phù hợp với chiến lược sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức Các chính sách này cần đảm bảo lợi ích hài hòa giữa người sử dụng lao động và người lao động, đòi hỏi sự linh hoạt và nghiên cứu sâu sắc mối quan hệ giữa các bên Các chính sách quan trọng như về nơi làm việc an toàn, chính sách khuyến khích tài chính và tâm lý nhằm tạo động lực cho nhân viên, cũng như chính sách trả lương và đãi ngộ nhằm thúc đẩy năng suất làm việc dựa trên cả chất lượng và số lượng.
Văn hóa của tổ chức là nhận thức tồn tại xuyên suốt trong mỗi tổ chức Các cá nhân mang nền tảng văn hóa, lối sống và nhận thức khác nhau, phù hợp với các vị trí công việc đa dạng trong tổ chức Điều này dẫn tới việc mỗi thành viên thể hiện văn hóa tổ chức theo những cách khác nhau, nhưng vẫn có những mẫu chung phản ánh đặc trưng của văn hóa tổ chức đó Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến cách các thành viên nhận thức và hành xử, cả trong nội bộ lẫn quan hệ với bên ngoài tổ chức.
Văn hóa tổ chức của một tổ chức hiện hữu ở các mặt:
- Sự tự quản của nhân viên trong tổ chức (trách nhiệm, tính độc lập, ứng xử, phong cách làm việc ).
- Các quy định, quy chế của tổ chức.
- Sự hỗ trợ của các nhà quản lý với nhân viên.
- Tinh thần đoàn kết và thể hiện tinh thần đồng đội trong tổ chức.
- Sự xem xét, khen thưởng, cách khen thưởng và những căn cứ, cơ sở của nó.
- Xung đột, sức chịu đựng và cách giải quyết những xung đột.
- Các rủi ro có thể có và sự chịu đựng những rủi ro có thể có.
Văn hóa tổ chức ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến quản trị nhân lực Khi tuyển dụng nhân viên mới, nhà quản lý không chỉ tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng và năng lực phù hợp, mà còn phải xem xét liệu họ có phù hợp với văn hóa hiện tại của tổ chức hay không Việc tuyển dụng những nhân viên thích nghi với văn hóa tổ chức giúp tăng cường sự thống nhất và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.5.2 Các yếu tố bên ngoài tổ chức
Các yếu tố bên ngoài tồn tại với tác động đa dạng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tổ chức, bao gồm lực lượng lao động, quy định pháp luật, chính quyền, công đoàn, cổ đông, cạnh tranh, khách hàng, tiến bộ khoa học kỹ thuật, khung cảnh kinh tế và văn hóa xã hội Những yếu tố này, dù riêng lẻ hay kết hợp, có thể tạo ra tác động mạnh mẽ đến công việc của nhà quản trị nhân lực, đòi hỏi họ phải thường xuyên nhận thức và phân tích Trong đó, yếu tố kinh tế đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến mọi loại hình tổ chức, từ doanh nghiệp đến chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận, thông qua các thành tố như mức tăng trưởng, lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp, và chính sách kinh tế vĩ mô.
Môi trường kinh tế vĩ mô đóng vai trò quyết định sự lành mạnh và thịnh vượng của nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, ngành nghề, tổ chức và nguồn nhân lực Hiểu rõ bản chất và định hướng của môi trường kinh tế giúp các tổ chức điều chỉnh chiến lược phù hợp, từ đó thúc đẩy phát triển bền vững.
Nền kinh tế ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến khả năng tạo giá trị và thu nhập Các yếu tố kinh tế quan trọng như tỷ lệ tăng trưởng GDP, lãi suất, tỷ suất hối đoái và tỷ lệ lạm phát đều ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp Bên cạnh đó, yếu tố lực lượng lao động xã hội cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình môi trường hoạt động của tổ chức, ảnh hưởng đến nguồn nhân lực và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nhân lực của tổ chức phụ thuộc vào lực lượng lao động xã hội, trong đó các yếu tố như dân số, quy mô dân số, cấu trúc tuổi lao động và phân bố địa lý dân cư đều ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng nhân lực mà tổ chức có thể tuyển dụng và phát triển Bên cạnh đó, môi trường chính trị và pháp luật cũng đóng vai trò quan trọng, tác động đến khả năng tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
Thể chế chính trị và hệ thống pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Sự ổn định chính trị và khung pháp lý vững chắc là yếu tố then chốt giúp quản trị tổ chức hiệu quả, đảm bảo các hoạt động được thực hiện chặt chẽ và theo quy định Các yếu tố pháp luật, như luật lao động, các quy định về quản trị doanh nghiệp và các chính sách liên quan, tác động mạnh mẽ đến quản trị nhân lực trong tổ chức Vision, chính sách pháp luật rõ ràng không chỉ giúp tổ chức duy trì ổn định mà còn thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Cách thức tương tác giữa các tổ chức, doanh nghiệp và chính phủ.
Sự thay đổi lãnh đạo, thể chế, chính sách nếu liên tục sẽ gây ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của tổ chức.
Các chính sách mới và triết lý phát triển của quản lý nhà nước, bao gồm các đạo luật như Luật công chức, viên chức; Luật tổ chức chính quyền địa phương; Luật chống độc quyền; Luật thuế; Luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp và ngành nghề kinh tế Trên phạm vi toàn cầu, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các vấn đề pháp luật và chính trị quốc tế như chính sách thương mại đa phương, ưu đãi, trợ giá, và các rào cản bảo hộ quốc gia Ngoài ra, yếu tố môi trường văn hóa xã hội cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và điều chỉnh các chính sách quản lý phù hợp với bối cảnh quốc tế và nội địa.
Môi trường văn hóa - xã hội bao gồm các chuẩn mực và giá trị được xã hội công nhận và tôn trọng, ảnh hưởng sâu rộng đến cách con người sống, làm việc, sản xuất và tiêu thụ Sự biến đổi của các yếu tố này thường diễn ra chậm hơn so với các yếu tố khác do tính dài hạn và tinh tế của nó, đồng thời phạm vi tác động rất rộng Các đặc điểm quan trọng mà nhà quản trị cần chú ý là: tác động của văn hóa xã hội thường mang tính lâu dài, khó nhận biết, và ảnh hưởng mạnh mẽ đến các hoạt động kinh doanh thông qua các quan niệm về đạo đức, thẩm mỹ, phong tục, tập quán, và trình độ nhận thức của xã hội. -Nắm bắt sâu sắc yếu tố văn hóa - xã hội để nâng tầm chiến lược kinh doanh của bạn ngay hôm nay với [Talkpal](https://pollinations.ai/redirect/2699274)!
Mỗi tổ chức hoạt động trong một môi trường cạnh tranh, luôn có các tổ chức và doanh nghiệp khác có chức năng giao thoa hoặc tương đồng, đòi hỏi phải chú ý đến sự vận động của đối thủ Sự không ngừng thay đổi này làm cho các chủ thể phải đặc biệt quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng từ cạnh tranh, trong đó quản trị nhân lực của đối thủ đóng vai trò quan trọng Các yếu tố chính tác động đến chiến lược cạnh tranh bao gồm các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên và quản lý nguồn nhân lực của các doanh nghiệp cạnh tranh Việc nắm bắt các thay đổi trong quản trị nhân lực giúp tổ chức đề ra các chiến lược phù hợp để duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Quan điểm hoặc giá trị về mặt tổ chức.
- Các hệ thống kiểm soát.
- Các nhân viên quản trị, lãnh đạo điều hành.
- Sự nhất trí của lãnh đạo về hướng đi trong tương lai.
- Thành phần Hội đồng quản trị.
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân lực, doanh nghiệp cần phân tích công việc rõ ràng, đánh giá thực hiện công việc chính xác và đầu tư vào đào tạo, phát triển nhân viên nhằm tối ưu hóa nguồn lực Đồng thời, việc nghiên cứu môi trường khoa học, kỹ thuật và công nghệ của đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Các phương pháp này góp phần tạo ra đội ngũ nhân sự phù hợp, nâng cao hiệu suất làm việc và thích nghi nhanh với xu hướng đổi mới công nghệ.
Sự thay đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ đang tác động mạnh mẽ đến nhiều lĩnh vực của xã hội, đặc biệt là trong quản trị nhân lực Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu khoa học vào quản lý nhân sự như quản lý dữ liệu nhân viên, theo dõi số năm công tác, chu trình lương thưởng, thông tin khen thưởng, kỷ luật và dữ liệu cá nhân đã trở thành xu hướng chủ đạo Những tiến bộ khoa học cụ thể giúp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tính minh bạch trong quản lý nguồn nhân lực, góp phần thúc đẩy quá trình số hóa và hiện đại hóa các hoạt động nhân sự.
- Các thể chế, chính sách về khoa học, công nghệ.
- Các hoạt động liên quan đến việc sáng tạo ra các kiến thức mới.
- Chuyển dịch các kiến thức đó đến các đầu ra: các sản phẩm, các quy trình thực hiện công việc mới.
- Thay đổi công nghệ bao gồm cả sáng tạo và hủy diệt cả cơ hội và đe dọa.
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Khái niệm
Trong tổ chức, chuyên môn hóa lao động phân chia các nghề thành các công việc cụ thể, mỗi công việc bao gồm nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi một hoặc nhiều người lao động tại các vị trí công việc khác nhau Công việc là tập hợp các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức, thường liên quan đến nhiều vị trí làm việc có hoạt động và năng lực tương tự nhau Một công việc có thể được thực hiện bởi một người hoặc nhóm người, và là phần cấu thành của vị trí việc làm trong hệ thống tổ chức.
Cán bộ là công dân Việt Nam được bầu cử, phê chuẩn và bổ nhiệm để giữ các chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội Họ hoạt động ở các cấp trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là cấp tỉnh) và cấp huyện như huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện) Các cán bộ này làm việc trong biên chế và nhận lương từ ngân sách nhà nước, đảm bảo thực thi các nhiệm vụ chính trị, hành chính của đất nước.
1 Luật Cán bộ, Công chức, 2008.
Công chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào các ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện Họ làm việc trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân nhưng không phải là sĩ quan hay quân nhân, hạ sĩ quan chuyên nghiệp Công chức còn làm việc trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và được hưởng lương từ ngân sách nhà nước Đặc biệt, lương của công chức trong bộ máy này được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị theo quy định của pháp luật.
Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm và làm việc tại các đơn vị sự nghiệp công lập Họ làm việc theo hợp đồng lao động và hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ: Là việc biểu thị từng loại lao động riêng biệt với mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc nhóm người lao động nhằm hoàn thành mục tiêu chung Đây chính là hoạt động chính mà mỗi cá nhân hoặc tập thể đảm nhận để đảm bảo hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ Trong mỗi công việc, các nhiệm vụ cụ thể, đều hướng tới mục tiêu chung và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức Việc xác định rõ công việc giúp nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa quy trình làm việc trong môi trường doanh nghiệp.
Nghề nghiệp là tập hợp các công việc có nội dung tương tự và liên quan đến nhau, đòi hỏi người lao động phải có kiến thức đồng bộ và hiểu biết về đặc tính vốn có của từng lĩnh vực Các nghề nghiệp đa dạng này phát triển dựa trên những yếu tố đặc thù, góp phần tạo nên sự phong phú và đa dạng trong thị trường lao động Việc hiểu rõ các đặc điểm của nghề nghiệp giúp người lao động lựa chọn phù hợp với năng lực và sở thích của mình, nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bản thân.
1 Luật Cán bộ, Công chức, 2008.
2 Luật viên chức, 2010. về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo, và kinh nghiệm để thực hiện.
Vị trí việc làm là đơn vị cụ thể phản ánh chính xác công việc và nhiệm vụ của người lao động tại một thời điểm nhất định Đây là khái niệm xác định rõ ràng về vị trí lao động trong tổ chức, giúp đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong quản lý nhân sự Việc xác định vị trí việc làm cụ thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất làm việc.
Vị trí việc làm theo luật Cán bộ, công chức là công việc gắn liền với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức, nhằm xác định biên chế và bố trí công chức phù hợp trong cơ quan, tổ chức, đơn vị Việc phân định rõ ràng vị trí việc làm giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức sự nghiệp công lập Đảm bảo tuân thủ quy định về vị trí việc làm là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, nâng cao chất lượng công tác của cán bộ, công chức.
Vị trí việc làm theo Luật viên chức là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý phù hợp, đóng vai trò quan trọng trong xác định số lượng người làm việc và cơ cấu viên chức Đây là căn cứ để tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức hiệu quả trong các đơn vị sự nghiệp công lập, đảm bảo hoạt động của các tổ chức công lập diễn ra thuận lợi.
Chức danh nghề nghiệp là tên gọi thể hiện trình độ và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức trong từng lĩnh vực nghề nghiệp 1
Nhóm công việc là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm công việc, trong đó nhóm công việc cụ thể hơn nghề nhưng rộng hơn công việc Nó đề cập đến tập hợp các công việc có tính chất gần nhau hoặc có khả năng thay thế lẫn nhau cao nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm, giúp hiểu rõ hơn về sự phân loại và tổ chức các nhiệm vụ trong môi trường lao động.
Hệ thống nghề là một tập hợp các nghề trong tổ chức công phù hợp hướng tới mục đích chung Ví dụ, hệ thống nghề chăm sóc sức khỏe nhằm mục tiêu chăm sóc bệnh nhân và bao gồm nhiều nghề như bác sĩ (bác sĩ nhi khoa, bác sĩ sản khoa, bác sĩ nha khoa), y tá và hộ lý.
Thiết kế công việc là bước quan trọng trong quá trình phân tích công việc, đóng vai trò khởi đầu để xác định cách thức và thủ tục thực hiện công việc hiệu quả Quá trình này liên quan chặt chẽ đến việc định hình vị trí làm việc trong tổ chức, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để tạo thành một công việc hoàn chỉnh, nhằm giao cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả Đây còn là quá trình xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của một vị trí, cùng với các phương pháp thực hiện phù hợp và mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức Việc thiết kế công việc giúp xác định các tiêu chuẩn về trình độ hiểu biết, kỹ năng, năng lực và yêu cầu kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ được phân công Khi thiết kế công việc, cần xác định ba yếu tố quan trọng liên quan đến công việc để đảm bảo hiệu quả tổ chức và phù hợp với điều kiện lao động.
Nội dung công việc bao gồm tổng thể các hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm cần thực hiện, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả Công việc còn liên quan đến việc sử dụng các thiết bị, máy móc, dụng cụ phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra Ngoài ra, công việc cũng đòi hỏi phải duy trì các mối quan hệ công tác cần thiết để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Các trách nhiệm đối với tổ chức bao gồm những nhiệm vụ chung mà mỗi người lao động cần thực hiện, như tuân thủ các quy định, chế độ làm việc và các quy tắc nội bộ của tổ chức Việc này góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức Đồng thời, tuân thủ các trách nhiệm này giúp nhân viên thể hiện ý thức trách nhiệm và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Thông tin thu thập thực hiện phân tích công việc
Trong quá trình thực hiện phân tích công việc, việc thu thập thông tin là yếu tố then chốt để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả của quá trình phân tích Cần tập trung vào việc thu thập các thông tin cụ thể và đầy đủ, giúp xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn của công việc Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc xây dựng mô tả công việc chính xác mà còn nâng cao khả năng tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn Việc phân tích công việc dựa trên dữ liệu chính xác sẽ mang lại lợi ích lớn trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp và phát triển tổ chức bền vững.
Điều kiện làm việc bao gồm các yếu tố như chế độ tiền lương, tiền công, thưởng, kỷ luật và mức độ quan trọng của công việc để đảm bảo động lực làm việc Các yếu tố về vệ sinh lao động và an toàn trong công việc đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo vệ sức khỏe người lao động và giảm thiểu rủi ro tai nạn Sự cố gắng về thể lực, cùng với những rủi ro và tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sức khỏe của nhân viên Ngoài ra, các yếu tố về tâm sinh lý trong khi thực hiện công việc cũng cần được chú trọng để duy trì tinh thần lao động ổn định và nâng cao năng suất.
Thông tin về phương pháp làm việc bao gồm cách thức thực hiện các công việc, mối quan hệ trong quá trình làm việc, cách hợp tác với khách hàng và phối hợp hoạt động với các nhân viên khác Ngoài ra, còn đề cập đến phương pháp thu thập và xử lý số liệu cũng như cách làm việc với các loại máy móc, trang thiết bị kỹ thuật để đảm bảo hiệu quả công việc.
Thông tin về phẩm chất của người thực hiện công việc bao gồm trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả Ngoài ra, yếu tố về tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, tư tưởng, quan điểm cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng yêu cầu công việc Các đặc điểm cá nhân cần có hoặc đặc thù riêng biệt nhằm phù hợp với tính chất công việc cũng cần được xem xét để đảm bảo năng lực và phù hợp với môi trường làm việc.
Thông tin về máy móc, trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc cần bao gồm số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và chức năng của các thiết bị Việc nắm rõ tác dụng và cách sử dụng, bảo quản thiết bị tại nơi làm việc là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình vận hành Các trang thiết bị phải được giữ gìn và vận hành đúng quy trình để kéo dài tuổi thọ và tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu khi thực hiện công việc đối với nhân viên bao gồm quy định rõ ràng về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả công việc Tiêu chuẩn hành vi yêu cầu nhân viên duy trì thái độ chuyên nghiệp, trung thực và tôn trọng đồng nghiệp, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực Trong khi đó, tiêu chuẩn kết quả đề ra các chỉ tiêu rõ ràng về năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc, giúp đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên một cách chính xác Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy phát triển cá nhân và đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Phương pháp quan sát là cách tiếp cận trực tiếp nhằm thu thập thông tin về quá trình làm việc của người lao động Người quan sát sẽ đến nơi làm việc và sử dụng các giác quan cùng các công cụ hỗ trợ để theo dõi toàn bộ chu kỳ công việc Trong quá trình quan sát, họ ghi chép cẩn thận các hoạt động và thời gian thực hiện để phân tích hiệu quả công việc Đồng thời, người quan sát còn trao đổi trực tiếp với người lao động để làm rõ các bước và thu thập dữ liệu chính xác, góp phần nâng cao hiệu suất và cải tiến quy trình làm việc.
Quan sát tại nơi làm việc giúp các nhà phân tích công việc xác định chính xác thời gian, mức độ thường xuyên và độ phức tạp của từng nhiệm vụ và trách nhiệm Phương pháp này cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện làm việc, các thiết bị, máy móc, dụng cụ và nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thực hiện công việc Đồng thời, việc quan sát cũng đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, góp phần nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Phương pháp quan sát là công cụ hiệu quả để đánh giá các công việc có tính đo lường rõ ràng và dễ quan sát, phù hợp với các nhiệm vụ không mang tính chất tình huống phức tạp Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp hạn chế về độ chính xác do hội chứng Hawthorne, khi sự chú ý của người quan sát ảnh hưởng đến hành vi của người được quan sát Do đó, cần kết hợp phương pháp quan sát với các công cụ đánh giá khác để đảm bảo tính khách quan và chính xác của dữ liệu thu thập.
Phương pháp quan sát trong thu thập thông tin phân tích công việc là phương pháp phổ biến và đáng tin cậy, giúp ghi nhận chính xác các hành vi và hoạt động thực tế của người lao động Khi tiến hành quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, người thực hiện có thể ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan để phục vụ cho quá trình phân tích công việc Ưu điểm của phương pháp này là phù hợp với các công việc dễ đo lường, dễ quan sát và không mang tính tình huống phức tạp, như công việc của y tá trực hoặc nhân viên kế toán.
Phương pháp quan sát có thể gặp phải hạn chế do hội chứng Hawthorne, khi nhân viên có thể thay đổi cách làm việc do biết mình đang bị quan sát, dẫn đến dữ liệu không chính xác Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên kết hợp quan sát với các thiết bị kỹ thuật như quay phim, video hoặc đồng hồ bấm giờ để ghi lại thời gian hao phí trong quá trình thực hiện công việc Thực hiện quan sát theo chu kỳ công việc để đảm bảo ghi nhận đầy đủ các bước và thời gian cần thiết để hoàn thành một công đoạn Bên cạnh đó, trao đổi trực tiếp với nhân viên giúp làm rõ những điểm chưa rõ hoặc bổ sung thông tin thiếu sót trong quá trình quan sát, góp phần nâng cao tính khách quan và chính xác của dữ liệu thu thập.
2.3.2 Ghi chép các sự kiện
Phương pháp ghi chép các sự kiện giúp nhà quản lý yêu cầu nhân viên lưu trữ thông tin về quá trình thực hiện công việc, bao gồm cách thức, hiện trạng và kết quả công việc Nhân viên có thể ghi lại hoạt động hàng ngày trong sổ, nhật ký hoặc lưu trữ điện tử nhờ công nghệ thông tin Phương pháp này tạo ra nguồn dữ liệu đáng tin cậy để phân tích và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ quản lý ra quyết định chính xác hơn.
Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động, phân biệt giữa những lao động làm việc hiệu quả và không hiệu quả Phương pháp này giúp khái quát hóa các đặc trưng riêng của công việc cần mô tả và các yêu cầu của công việc Ưu điểm nổi bật của phương pháp ghi chép hành vi là thể hiện tính linh hoạt trong cách thực hiện công việc của nhiều người khác nhau, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và đào tạo nhân sự.
Phương pháp này đòi hỏi nhiều thời gian để quan sát, tổng hợp và phân loại các sự kiện, gây ra sự chậm trễ trong quá trình phân tích thông tin Ngoài ra, nó còn gặp hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Phương pháp này yêu cầu nhà quản lý bắt buộc nhân viên ghi nhật ký ghi lại toàn bộ các hoạt động công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, giúp theo dõi và phân tích hiệu quả làm việc Nhật ký ngày làm việc do chính nhân viên ghi chép các nhiệm vụ đã giao và kết quả đạt được, từ đó đánh giá hiệu suất làm việc từng loại công việc Ưu điểm của phương pháp này là giúp phân tích thời gian tiêu hao cho từng loại nhiệm vụ, từ đó xác định mức độ thường xuyên và phát hiện các lãng phí như thiếu nguyên vật liệu, dụng cụ hoặc thời gian chờ đợi Nhật ký ngày làm việc rất hữu ích trong việc phân tích các công việc khó quan sát, đặc biệt dành cho các kỹ sư, nhà khoa học hoặc nhà quản lý cao cấp thực hiện công việc phức tạp Phương pháp này còn khuyến khích sự tham gia của nhiều người để cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác.
Phương pháp ghi nhật ký công việc có nhược điểm chính là người lao động có thể ngại ghi lại những lỗi sai do chủ quan, ảnh hưởng đến tính trung thực của dữ liệu Mặc dù mang lại thông tin tham khảo cho nhà quản lý, nhưng việc ghi chép chi tiết và trung thực có thể bị hạn chế do người lao động không muốn tiết lộ các lỗi, bí mật nghề nghiệp hoặc những kinh nghiệm tự tích lũy Do đó, phương pháp này chỉ cung cấp một mức độ thông tin nhất định, phù hợp để hỗ trợ quản lý hơn là đưa ra các phân tích chính xác hoàn toàn.
Phỏng vấn trong phân tích công việc là phương pháp thu thập thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm của các công việc thông qua các cuộc trao đổi trực tiếp với nhà quản lý hoặc nhóm lao động Phương pháp này giúp điều chỉnh và hoàn thiện mô tả công việc, nâng cao hiệu quả làm việc Phỏng vấn có thể thực hiện bởi chuyên gia hoặc hội đồng phỏng vấn, có thể là phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm cùng thực hiện công việc hoặc bộ phận phụ trách Đây là phương pháp phổ biến để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực, xác định nhu cầu đào tạo và giá trị của công việc, đảm bảo công việc phù hợp với yêu cầu thực tế.
Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, nhóm nhân viên hoặc cán bộ phụ trách công việc đó, giúp xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực, xác định nhu cầu đào tạo và định giá trị công việc Phương pháp này mang lại hiệu quả cao trong việc xác định tiêu chuẩn năng lực nhân viên và cải thiện chất lượng công việc.
Phỏng vấn là phương pháp hiệu quả để khám phá nhiều thông tin quan trọng về hoạt động và các mối quan hệ trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể phát hiện Ngoài ra, phỏng vấn còn tạo cơ hội để giải thích rõ các yêu cầu và chức năng công việc, giúp hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí.
Phương pháp phỏng vấn phân tích công việc có nhược điểm là người được phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời Nhân viên thường xem quá trình phân tích công việc như một công cụ để mở đầu cho các hoạt động thay đổi tổ chức, tinh giản biên chế hoặc nâng cao định mức, dẫn đến xu hướng đề cao trách nhiệm và khó khăn của mình đồng thời giảm nhẹ tầm quan trọng của công việc người khác Ngoài ra, phỏng vấn đòi hỏi nhân viên thu thập thông tin phải dành nhiều thời gian làm việc trực tiếp với từng cá nhân, gây tốn kém thời gian và công sức Để nâng cao chất lượng của quá trình phỏng vấn phân tích công việc, cần chú ý đến các biện pháp tối ưu hóa quy trình và tăng cường kỹ năng của cán bộ thực hiện.
Nghiên cứu công việc trước khi phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình phỏng vấn, hãy lựa chọn người thực hiện công việc giỏi nhất làm người phỏng vấn chính Người này cần có khả năng mô tả rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và cách thức thực hiện công việc để đánh giá chính xác năng lực của ứng viên Việc chọn đúng người phỏng vấn không chỉ giúp xác định kỹ năng phù hợp mà còn đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nâng cao khả năng tìm ra ứng viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển.
Sản phẩm của phân tích công việc
2.4.1 Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng, liệt kê rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như điều kiện làm việc của vị trí tuyển dụng Nội dung này còn giải thích về yêu cầu kiến thức, kỹ năng, trình độ học vấn và phẩm chất cần thiết của người lao động Bản mô tả công việc giúp định hướng công việc rõ ràng, đảm bảo người lao động hiểu đúng trách nhiệm và mong đợi từ vị trí của mình Đây cũng là cơ sở để tuyển dụng, đánh giá hiệu quả làm việc và phát triển nhân sự trong doanh nghiệp.
Bản mô tả công việc thường bao gồm thành phần và các nội dung sau:
Phần nhận diện và thông tin chung của mô tả công việc bao gồm tên công việc, mã số công việc, bộ phận hoặc địa điểm thực hiện, chức danh lãnh đạo trực tiếp, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả Các thông tin này giúp xác định rõ ràng công việc, đảm bảo sự rõ ràng trong quá trình quản lý và phân công nhiệm vụ Việc cung cấp đầy đủ những dữ liệu này là bước quan trọng để xây dựng một bản mô tả công việc chính xác, hướng tới hiệu quả công việc cao nhất.
Phần thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc phải trình bày rõ ràng, chính xác về các chức năng và trách nhiệm của người lao động trong công việc Nội dung này cần mô tả chi tiết các nhiệm vụ phải thực hiện, cách thực hiện và lý do tại sao những nhiệm vụ đó quan trọng để đạt được hiệu quả công việc Điều này giúp người lao động hiểu rõ phạm vi công việc, trách nhiệm của mình và tầm quan trọng của các nhiệm vụ đối với mục tiêu chung của tổ chức.
Thẩm quyền của người thực hiện công việc cần được xác định rõ ràng nhằm đảm bảo phạm vi quyền hạn trong các quyết định về tài chính, nhân sự và thông tin Việc phân định rõ ràng này giúp người thực hiện công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng quy trình Đồng thời, việc thiết lập giới hạn rõ ràng về quyền hạn góp phần tăng cường kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý trong tổ chức Trong các quyết định liên quan đến tài chính, nhân sự và thông tin, quyền hạn cần được xác định chính xác để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm cao.
Các mối quan hệ trong công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với người khác ở trong và ngoài đơn vị.
Điều kiện làm việc bao gồm môi trường vật chất với các máy móc, công cụ, trang bị cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả công việc Thời gian làm việc cần tuân thủ các quy định rõ ràng, đảm bảo vệ sinh và an toàn lao động Ngoài ra, các phương tiện đi lại phục vụ công việc và các điều kiện nhân sự đặc thù cũng là những yếu tố quan trọng để duy trì môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Cán bộ quản lý nhân sự
Báo cáo với: Giám đốc
Các nhiệm vụ, trách nhiệm
Chức năng chính của vị trí gồm thiết kế và thực hiện các chính sách liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự, tuyển dụng, phỏng vấn và lựa chọn lao động cho các vị trí khác nhau Đóng vai trò xây dựng chương trình định hướng cho nhân viên mới nhằm thúc đẩy thái độ tích cực đối với mục tiêu tổ chức Quản lý các hoạt động về bảo hiểm, hưu trí, tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển và thôi việc của nhân sự Thực hiện điều tra tai nạn lao động và lập báo cáo trình ban thanh tra để đảm bảo an toàn lao động Nghiên cứu thị trường lao động về tiền lương để đưa ra chính sách lương hợp lý, cạnh tranh Phối hợp với trưởng bộ phận và quản đốc sản xuất để giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời báo cáo về nhân sự rời khỏi công ty, tiến hành phỏng vấn để xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp giảm thiểu tình trạng nghỉ việc và biến động nhân sự Tham gia đàm phán với công đoàn để xây dựng và ký kết thoả ước lao động tập thể, đảm bảo môi trường làm việc ổn định và công bằng.
Có kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ ổn định và hiệu quả Hiểu biết về các chính sách và quy định của nhà nước về hoạt động kinh doanh là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý Nắm vững luật lao động giúp quản lý nhân sự phù hợp, công bằng, đồng thời thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và minh bạch trong tổ chức.
Kỹ năng nghiên cứu lao động bao gồm việc sử dụng thành thạo các phương pháp như chụp ảnh, bấm giờ, phỏng vấn và điều tra xã hội học để thu thập dữ liệu chính xác Ngoài ra, khả năng giao tiếp tốt và xây dựng mối quan hệ con người là yếu tố quan trọng để thực hiện công việc hiệu quả Sử dụng thành thạo vi tính giúp hỗ trợ phân tích dữ liệu và thao tác các công cụ nghiên cứu một cách chuyên nghiệp.
Giáo dục: Tốt nghiệp ĐH hoặc tương đương về quản lý NL các trường công lập.
Kinh nghiệm: Tối thiểu có 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhân sự hoặc quản trị kinh doanh.
2.4.2 Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê các yêu cầu chính mà nhân viên cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, thể hiện các tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng Các tiêu chuẩn này phản ánh các tiêu chí định lượng và định tính cần thiết để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng yêu cầu Việc xây dựng bản tiêu chuẩn công việc giúp nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo chất lượng công việc của nhân viên.
Bản tiêu chuẩn công việc phản ánh rõ các yêu cầu về số lượng và chất lượng của nhiệm vụ cần hoàn thành, được thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu cụ thể Tùy từng tổ chức, tiêu chuẩn công việc có thể được xây dựng một cách có hệ thống cho từng nhiệm vụ hoặc áp dụng chung cho nhóm công việc Trong lĩnh vực sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu dựa trên các mức lao động như số sản phẩm cần sản xuất mỗi giờ hoặc thời gian tiêu hao cho mỗi sản phẩm, thường đi kèm với hệ thống khuyến khích vượt mức Với công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định tiêu chuẩn thường phức tạp hơn, nhưng cần cố gắng sử dụng phương pháp định lượng để đánh giá rõ ràng hơn Khi áp dụng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá, có thể kết hợp các câu tiêu chuẩn mang tính chất định tính như “Không để khách hàng phàn nàn vì xử sự thiếu lịch thiệp” để đảm bảo chất lượng công việc.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
(đối với nhân viên kinh doanh bán hàng quần áo, Công ty may A thực hiện trong tháng)
Thực hiện 100 cuộc gọi điện thoại.
Liên hệ 10 khách hàng mới.
Thiết lập ký gửi sản phẩm tại 05 của hàng phân phối. Đạt 100.000.000 (đ) doanh thu cho sản phẩm áo sơ mi Đạt 100.000.000 (đ) cho sản phẩm quần âu.
Thực hiện thắng lợi 5 cuộc đàm phán.
Thực hiện báo cáo chi tiết cuối tháng.
Tổng hợp các thông tin phản hồi cho bộ phận thiết kế, sản xuất, lãnh đạo.
2.4.3 Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là văn bản liệt kê các tiêu chí cần đạt như phẩm chất, trình độ, kiến thức, kỹ năng, thái độ, kinh nghiệm, tinh thần, thể lực và tâm lý phù hợp Các yêu cầu này đảm bảo người lao động đáp ứng được các yếu tố cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả Ngoài ra, bản yêu cầu còn xác định các yêu cầu đặc thù khác phù hợp với đặc thù của mỗi công việc.
Bản yêu cầu về công việc là một tài liệu quan trọng chỉ ra các điều kiện và tiêu chuẩn cần thiết để một cá nhân có thể hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả Nó xác định rõ những yêu cầu về kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm cũng như phẩm chất cá nhân phù hợp với vị trí tuyển dụng Việc xây dựng các yêu cầu này giúp đảm bảo rằng người thực hiện công việc đáp ứng các tiêu chí cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu của tổ chức Đây là bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng và đánh giá nhân sự, giúp chọn lựa những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
Các yêu cầu đối với người thực hiện công việc đa dạng do tính chất công việc khác nhau, nhưng chung quy lại thường bao gồm các yếu tố như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng cần thiết, kinh nghiệm và thâm niên trong nghề, thành tích đã đạt được, trình độ ngoại ngữ (bao gồm loại ngoại ngữ và mức độ thành thạo), cùng với các phẩm chất cá nhân như tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng tiến bộ, hoàn cảnh gia đình, nghị lực, khả năng thích nghi, làm việc độc lập và chịu áp lực công việc Ngoài ra, còn có các yêu cầu đặc biệt khác phù hợp để đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Các bước tiến hành phân tích công việc và
a Các bước tiến hành phân tích công việc
Trong quá trình hoạt động của người lao động trong tổ chức, bộ phận quản trị nhân lực cần phân tích công việc liên tục để thích nghi với sự biến đổi không ngừng của môi trường Các bước phân tích công việc được thực hiện một cách có hệ thống, nhằm thiết kế lại công việc, xây dựng hệ thống khen thưởng, kỷ luật phù hợp Quá trình này giúp tối ưu hóa hoạt động nhân sự và nâng cao hiệu quả tổ chức, đảm bảo phù hợp với yêu cầu phát triển trong môi trường thay đổi liên tục.
Trong quá trình phân tích công việc, bước đầu tiên là xác định mục đích và nhu cầu của việc phân tích, giúp rõ ràng mục tiêu cần đạt được cho từng công việc cụ thể Việc này đảm bảo các mục đích của phân tích công việc được thể hiện rõ ràng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lập kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo trong quản lý nhân sự Xác định mục đích chính xác còn giúp tối ưu hoá hiệu quả công việc và nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
- Điều chỉnh hoạt động quản lý năng suất, chất lượng.
- Điều chỉnh, thiết kế lại công việc.
- Điều chỉnh hoạt động thực hiện công việc của người lao động.
- Thi đua, khen thưởng, luân chuyển, thuyên chuyển nhân lực.
- Rà soát lại công việc chung của tổ chức.
Trong bước 2, nhà quản lý cần lựa chọn công việc để phân tích, xem xét xem nên đánh giá toàn bộ nhóm công việc hoặc chỉ tập trung vào những công đoạn tiêu biểu và nhiệm vụ chính Việc xác định rõ phạm vi phân tích giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc Chọn lọc những phần công việc điển hình phù hợp sẽ giúp đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp và đáp ứng yêu cầu chung của tổ chức.
Bước 3 trong quá trình phân tích yêu cầu lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, như phỏng vấn, quan sát, nhật ký, ghi chép hoặc bản hỏi, tùy thuộc vào đặc thù công việc Việc không nên áp dụng quá nhiều phương pháp cùng lúc giúp đảm bảo dữ liệu tập trung và dễ dàng phân tích hơn Lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ tăng hiệu quả và độ chính xác của quá trình thu thập thông tin, từ đó hỗ trợ công tác phân tích đạt kết quả tốt hơn.
Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin.
Bước 5 trong quá trình quản lý công việc là phân tích thông tin để xác định chính xác các yếu tố quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Vai trò của bộ phận quản trị nhân lực rất quan trọng trong việc phân tích công việc, giúp xác định các nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết và điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp Sử dụng kết quả phân tích công việc hiệu quả sẽ hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động quản lý, đảm bảo tuyển dụng đúng người, đào tạo phù hợp và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Trong phân tích công việc bộ phận quản trị nhân lực đóng vai trò then chốt, vừa là đơn vị tư vấn, tham mưu cho tổ chức, vừa thực hiện các nhiệm vụ chính trong tất cả các công đoạn tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự và phát triển nguồn lực Bộ phận quản trị nhân lực đảm bảo các hoạt động nhân sự diễn ra hiệu quả, đồng thời hỗ trợ chiến lược phát triển của tổ chức, góp phần nâng cao hiệu suất doanh nghiệp Vai trò của bộ phận này còn bao gồm tư vấn chính sách nhân sự phù hợp, xây dựng môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển bền vững của nguồn lực nhân viên.
- Tư vấn tham mưu cho lãnh đạo xác định mục đích của phân tích công việc trong kỳ.
- Xây dựng hệ văn bản phục vụ quản lý phân tích công việc.
- Điều phối các hoạt động phân tích công việc.
- Tiến hành thu thập và xử lý thông tin trong phân tích công việc
- Tư vấn, tham mưu sử dụng kết quả thông tin thu được sau phân tích công việc.
1 Trình bày khái niệm: Công việc, nhiệm vụ, vị trí việc làm, nghề, phân tích công việc, thiết kế công việc.
2 Trình bày các thông tin cần thu thập phục vụ phân tích công việc.
3 Trình bày nội dung các phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc.
4 Trình bày cấu trúc, nội dung bản mô tả công việc;
5 Trình bày cấu trúc, nội dung bản tiêu chuẩn công việc;
6 Trình bày cấu trúc, nội dung bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
7 Trình bày nội dung các bước phân tích công việc.
8 Đánh giá vai trò của bộ phận quản trị nhân lực trong phân tích công việc.
9 Phân tích, xác định mối quan hệ thực tiễn của phân tích công việc, mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
10 Anh chị hãy xây dựng hệ ngân hàng câu hỏi phục vụ thu thập thông tin trong phân tích công việc.
12 Anh chị hãy bày tỏ quan điểm về tính cấp thiết của ban hành tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp đối với quản lý nhà nước về nhân sự.
