QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP

HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HCM, QUY MÔ CÔNG TY, DOANH NGHIỆP ( VỪA VÀ NHỎ ). QUY ĐỊNH THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ. KHÁI NIỆM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

CÓ QUY MÔ LỚN VÀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ NHỎ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Mã phách:……….(Để trống)

Hà Nội - 2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 2

1.1 Khái niệm văn phòng và văn phòng doanh nghiệp 2

1.2 Các loại hình văn phòng trong doanh nghiệp 3

1.3 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 7

1.4 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8

1.5 Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp 10

CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ LỚN VÀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ NHỎ 11

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 11

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mô lớn 11

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mô nhỏ 16

CHƯƠNG 3: SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ LỚN VÀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ NHỎ 19

3.1 Điểm giống nhau giữa hai quy mô văn phòng doanh nghiệp lớn và nhỏ 19

3.2 Điểm khác nhau giữa hai quy mô văn phòng doanh nghiệp lớn và nhỏ 19

KẾT LUẬN 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

MỞ ĐẦU

Hiện nay Việt Nam có năm loại hình doanh nghiệp chính đó là công ty

cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệmhữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân Tuỳthuộc vào quy mô kinh doanh, số lượng công nhân viên tham gia vào quátrình sản xuất, hoạt động kinh doanh, … mà tổ chức khối văn phòng doanhnghiệp sao cho phù hợp Đồng thời văn phòng là cửa ngõ của mỗi doanhnghiệp, vì trong kinh doanh mỗi doanh nghiệp luôn có mối quan hệ đối nội vàđối ngoại thông qua khối văn phòng, cũng là nơi điều hành mọi hoạt động củadoanh nghiệp Nhưng đối với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn

và doanh nghiệp có quy mô kinh doanh nhỏ thì chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng có những điểm khác nhau, nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu về chức

năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mô lớn và văn phòng doanh nghiệp có quy mô nhỏ” để tìm hiểu.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài này là tìm hiểu, nghiên cứu chức năng,nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mô lớn và văn phòng doanhnghiệp có quy mô nhỏ, từ đó đánh giá được sự giống nhau và khác nhau giữahai văn phòng doanh nghiệp này

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp đang hoạt độngkinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau và thời gian hoạt động kinh doanh

ổn định từ 05 (năm) năm trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

Bài Tiểu luận có bộ cục 3 Chương:

 Chương 1: Khát quát chung về văn phòng doanh nghiệp

 Chương 2: Chức năng và nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp có quy

mô lớn và văn phòng doanh nghiệp có quy mô nhỏ

 Chương 3: Sự giống nhau và khác nhau giữa văn phòng doanhnghiệp có quy mô lớn và văn phòng doanh nghiệp có quy mô nhỏ

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH

NGHIỆP

1.1 Khái niệm văn phòng và văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng là từ chỉ khu vực làm việc hay nơi làm việc với văn bảngiấy tờ hoặc nơi tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý hành chính của cơquan tổ chức và doanh nghiệp

Văn phòng được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của cácdoanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức Văn phòng thường được đặt tại tòa nhàcao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất chocác doanh nghiệp Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắpxếp phù hợp, đủ trang thiết bị, bàn ghế, máy tính để nhân viên có thể làmviệc Tại văn phòng, những nhân viên và lãnh đạo công sẽ ngồi làm việc cùngnhau Bên cạnh là vị trí để mọi người đến làm việc, nơi đây thường xuyêndiễn ra hội họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng

Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động mà bộ phận này ở các doanhnghiệp có thể được gọi là Văn phòng hoặc gọi là Phòng Hành chính Đây là

bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của tất cả các doanh nghiệp

Bên cạnh đó, văn phòng làm việc không chỉ đơn giản là nơi làm việccủa cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp mà văn phòng làm việccòn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của một doanh nghiệp.Nhận định được tầm quan trọng của văn phòng làm việc được coi là bước đầucho sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp

Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mìnhkhông còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những công

ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng làniềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào Trong một không gian mở và cực

kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoànthành công việc của mình.

Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như làngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắnkết giữa nhân viên và công ty là rất lớn

Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng

để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cảmọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêucủa tổ chức

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thươnghiệu Văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặtcủa cả công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây

ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc củacông ty Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phongcách và cá tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tácghi nhớ thương hiệu của công ty

Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card,website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thốngnhận diện thương hiệu của một tổ chức Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sửdụng nội thất văn phòng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo

ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt trong vănphòng doanh nghiệp

1.2 Các loại hình văn phòng trong doanh nghiệp

Văn phòng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển củadoanh nghiệp Ngày nay văn phòng không còn đơn thuần là nơi làm việc củanhân viên Nó là nơi định hướng phong cách và hướng đi của doanh nghiệp.Chính vì thế hiện nay các doanh nghiệp hầu như đều rất chú trọng và đầu tư

vào xây dựng văn phòng làm việc một cách chuyên nghiệp và hiện đại nhất cóthể.

Ở Việt Nam với số lượng doanh nghiệp ngày một tăng cao, các loạihình văn phòng cũng vì thế mà trở thành đề tài được rất nhiều đơn vị quantâm Có thể kể đến một vài loại hình văn phòng sau:

 Văn phòng truyền thống

Đây là loại văn phòng phổ biến nhất, lâu đời nhất được nhiều công ty

sử dụng để có một văn phòng làm việc đàng hoàng, xây dựng một nơi làmviệc lâu dài ổn định Đặc điểm tạo nên sự khác biệt của văn phòng truyềnthống so với các loại hình văn phòng khác đó chính là doanh nghiệp sở hữutoàn bộ không gian mà không cần phải chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào.Nhờ đó mà công ty có thể tự quyết phong cách thiết kế, bài trí mà chẳng phảinhìn mặt ai Nhân viên công ty cũng nhờ đó mà có không gian riêng tư làmviệc, tính bảo mật thông tin doanh nghiệp cao

Nhưng có chi phí thuê văn phòng khá cao so với các doanh nghiệp mớikhởi nghiệp nên thường thì mô hình này chỉ dành cho doanh nghiệp lớn cónguồn tài chính ổn định, còn đối với doanh nghiệp trẻ thì họ sẽ tìm tới cácloại hình văn phòng dưới đây

 Văn phòng hiện đại

Thời đại công nghệ phát triển các doanh nghiệp hiện nay hướng đếnnhững xu hướng thiết kế và lựa chọn các loại hình văn phòng hiện đại ngàymột nhiều Đặc điểm của những loại hình văn phòng hiện đại này chính làkhông gian linh hoạt, nhiều tiện ích như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, vănphòng làm việc riêng, văn phòng thông minh, căn hộ văn phòng

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉkinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế

Thường các nhân viên sẽ làm việc ở nhà, thậm chí có thể làm việc ởthành phố khác Loại hình dịch vụ mới này giúp bạn tiết kiệm được thời gian

và chi phí, nhân lực trong việc thành lập một văn phòng đại diện, chi nhánhhoặc địa điểm kinh doanh

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo chính là chi phí thấp Bạn hoàntoàn có đầy đủ tất cả tiện ích cho công việc kinh doanh mà chỉ phải bỏ ra mộtkhoản nhỏ

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê văn phòngkhông chỉ với doanh nghiệp trẻ mà còn cả các doanh nghiệp lớn cần mở nhiềuchi nhánh mới

Đối với việc kinh doanh, danh tiếng của công ty thật sự rất quan trọng,bên cạnh chất lượng thì cần có sự chuyên nghiệp nữa Một địa chỉ công tyđàng hoàng, ở ngay các quận lớn thì sẽ tạo được hình ảnh chuyên nghiệp và

sự tin cậy cho khách hàng Cơ sở vật chất đầy đủ, nhiều tiện ích, dịch vụ sẽ hỗtrợ các thủ tục hành chính

Tuy là ảo nhưng bạn vẫn có một văn phòng đầy đủ phòng họp, phòngtiếp khách, internet, điện nước, dịch vụ nhận thư từ bưu phẩm, lễ tân tiếpkhách…

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là các nhân viên từ các công ty khác nhau cùng làmviệc chung một văn phòng với mục đích giảm bớt chi phí mà vẫn có được chỗlàm việc đầy đủ tiện nghi Bạn có thể thuê một chỗ ngồi hoặc nhiều chỗ ngồihoặc chỗ ngồi linh hoạt theo ngày, theo giờ… tùy theo nhu cầu của công tybạn

Có ưu điểm tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng Bạn chỉ thuê mộtvài chỗ ngồi làm việc nên dĩ nhiên chi phí rẻ hơn nhiều so với thuê cả mộtvăn phòng Tuy là thuê chỗ ngồi nhưng bạn vẫn có đầy đủ bàn ghế, tủ, Wifi,điện nước, các thiết bị văn phòng,…

Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp chiếm được cảm tình củakhách hàng là một địa chỉ giao dịch cụ thể, có thật và nhân viên cũng sẽ muốngắn bó lâu dài với công ty có một văn phòng chỗ ngồi làm việc thoải mái vàđầy đủ Cho nên văn phòng chia sẻ là một giải pháp tối ưu nhất.

Trong quá trình làm việc, chủ doanh nghiệp ngồi làm việc cùng với cácbạn từ công ty khác, về lâu dài trò chuyện với nhau thì sẽ có mối quan hệ tốtđẹp, tạo điều kiện hợp tác với nhau

Văn phòng làm việc riêng

Phòng làm việc riêng tạo hiệu quả làm việc cao bởi thiết kế yên tĩnh.Theo nhiều nhà nghiên cứu, phòng làm việc riêng tốt nhất nên yên tĩnh, cócửa sổ và có cây xanh bên ngoài để tạo ra không gian thoải mái cho ngườingồi làm việc khơi nguồn sáng tạo

Phòng làm việc riêng từ 2 đến 6 người được bố trí trong không gianchung, khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng tiện ích phòng họp, phòng kháchtrong văn phòng nhưng khi muốn làm việc riêng có một phòng riêng chuyênnghiệp và lịch sự

Khác với văn phòng truyền thống còn nhiều mặt hạn chế Loại hình vănphòng thông minh được đánh giá rất cao bởi tính năng và khả năng hỗ trợdoanh nghiệp trong công việc Văn phòng thông minh đã xuất hiện khái niệm

từ lâu Tuy nhiên phải chờ cho đến khi công nghệ đám mây, trí tuệ nhân tạohọc máy (AI) phát triển thì loại hình văn phòng này ngày càng được ứng dụngmột cách mạnh mẽ

các văn phòng loại hình này chính là vừa có thể làm văn phòng làm việc, vừa

có thể làm chỗ nghỉ ngơi, trú chân qua đêm mà lại tiết kiệm chi phí

1.3 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

 Chức năng tổng hợp, cung cấp thông tin và tham mưu

Chức năng tổng hợp được đánh giá là một hoạt động cần thiết chocông tác quản lý Nhân viên hoặc chuyên viên thực hiện công tác tổng hợpphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Để làm được điều này đòi hỏi phảinắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải nắm bắtchính xác kịp thời mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng hiện thựccủa các nhà quản lý Nên cần khối văn phòng của doanh nghiệp thực hiệnchức năng này

Tham mưu là chức năng quan trọng của hoạt động trong văn phòngdoanh nghiệp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếmnhững quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủthể làm công tác tham mưu trong tổ chức, doanh nghiệp có thể là cá nhân haytập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý

Thực tế, tại những tổ chức, doanh nghiệp thường đặt bộ phận thammưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để ý kiến thammưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phântích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhấtđịnh

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộphận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đềxuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa lànơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ýkiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp

1.4 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

 Tổ chức bộ máy và xác định phạm vi, chức danh của các bộ phậnthuộc khối văn phòng

 Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản

lý của doanh nghiệp

Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồnthông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đãđược định trước

Xử lý thông tin thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lýcủa các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu;chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác địnhđúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp,phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuấtsáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp Đây là khâu then chốt,phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin,bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp chohoạt động của cơ quan, tổ chức Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thôngtin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạtđộng này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụngthông tin

Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn vàhiệu quả các vấn đề sau:

 Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

 Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

 Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mụctiêu

 Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

 Xây dựng quy chế về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp và vănphòng

 Soạn thảo các quyết định quản lý hành chính

Quyết định trong quản lý hành chính là những quyết định được xác lậptrong lĩnh vực quản lý hành chính để thể hiện ý chí quyền lực tổ chức doanhnghiệp, của người có chức vụ, tổ chức và cá nhân có nhiệm vụ, được thựchiện hướng tới việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính tổ chức, doanhnghiệp

Ví dụ về một số quyết định như: Quyết định tăng lương, quyết địnhluân chuyển công tác, quyết định tuyển dụng, quyết định kiểm điểm/ kỷ luật,

…

 Tổ chức hội họp của doanh nghiệp

Văn phòng doanh nghiệp tổ chức các cuộc hội họp về nhiều lĩnh vựcgiải quyết được nhiều vấn đề trong doanh nghiệp như khiếu nại chất lượngsản phẩm, dịch vụ; các vấn đề nội bộ khác trong doanh nghiệp và đối tượngtrong các cuộc họp cũng đa dạng: khách hàng, đối tác, nhân viên công ty, lãnhđạo công ty, …

 Tổ chức xây dựng các chương trình công tác

 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

 Tổ chức quản lý các nghiệp vụ văn phòng ( kỹ năng soạn thảo vănbản, quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ, kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng tổchức các hoạt động và sự kiện, lưu trữ, thư ký, …).

1.5 Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác trong doanhnghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối hợp các đơn vị, phòngban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của doanh nghiệp.Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo thì văn phòng thường làđầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác thực hiệncác nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như việc xâydựng và thực hiện nội quy, quy chế lao động thì phải có sự tham gia tất cả cácđơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách nhiệmđôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị, phòng bankhác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạotrong việc đảm bảo thực hiện tốt các nội quy, quy chế của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ LỚN VÀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CÓ QUY MÔ NHỎ

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp