Tác giả đã đưa ra những nội dung và chức năng của quản trị văn phòng: giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình kế hoạch; tổng hợp và quản lý thông tin; làm thư ký cho lãnh đaọ; tổ chức hộ
Trang 1-o0o -
ĐỀ TÀI SINH VIN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
CẤP TRƯỜNG - 2008
TÌM HIỂU NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG KHU VỰC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001 - 2007
Chủ nhiệm đề tài NGUYỄN VĂN THỎA
SV CHUYN NGNH LƯU TRỮ & QTVP
KHĨA 2005 -2009
Các thành viên
CAO SƠN LIỆN
SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌI VÀ NHÂN VĂN
-o0o -
ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
CẤP TRƯỜNG - 2008
TÌM HIỂU NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG KHU VỰC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001 – 2007
Người hướng dẫn khoa học:
T.S LÊ VĂN IN
Chủ nhiệm đề tài:
NGUYỄN VĂN THỎA
SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009
Các thành viên:
CAO SƠN LIỆN
SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009
NGUYỄN TRỌNG BIỂN
SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009
TP HỒ CHÍ MINH – 2008
Trang 3CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGÀNH LƯU TRỮ – QTVP VÀ NHU
CẦU NGUỒN NHÂN LỰC LƯU TRỮ – QTVP CỦA XÃ HỘI 12
1.1 Chuyên ngành Lưu Trữ – QTVP 12
1.1.1 Khái niệm chung 12
1.1.2 Những nội dung cơ bản của Lưu Trữ – QTVP 17
1.2 Người lao động trong lĩnh vực LT – QTVP: 22
1.2.1 Khái niệm người lao động trong lĩnh vực LT – QTVP: 22
1.2.2 Phạm vi và chức danh liên quan đến cơng tác lưu trữ - quản trị văn phịng: 22
1.2.3 Vai trò, nhiệm vụ và tiêu chuẩn của người làm công tác LT – QTVP 24
1.3 Nhu cầu về nguồn lao động Lưu trữ – QTVP của xã hội: 30
1.3.1 Khái niệm về nhu cầu: 30
1.3.2 Nhu cầu về nguồn lao động Lưu trữ – QTVP của xã hội trên thực tiễn: 30
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ – QTVP TRONG KHU VỰC DNNN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001-2007 32
2.1 Vài nét về khu vực doanh nghiệp nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh 32
2.1.2 Sơ lược về hệ thống DNNN tại TP HCM: 35
Thành phần kinh tế 36
2.2 Những nhu cầu đặt ra đối với nguồn lao động Lưu Trữ – QTVP của các DNNN tại TP Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2001-2007 38
2.2.1 Nhu cầu về mặt số lượng của các DNNN tại TP Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2001-2007: 38
2.2.2 Nhu cầu về mặt chất lượng nguồn lao động Lưu trữ – QTVP của các DNNN tại TP Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2001-2007 40
2.3 Thực trạng sự đáp ứng nhu cầu lao động về Lưu Trữ – QTVP của các DNNN tại TP Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2001-2007 56
2.3.1 Sự đáp ứng về mặt số lượng: 56
2.3.2 Sự đáp ứng về mặt chất lượng 57
2.4 Nguyên nhân của thực trạng đáp ứng nhu cầu lao động về Lưu trữ -QTVP do doanh nghiệp đặt ra 64
2.4.1 Nguyên nhân của sự đáp ứng về mặt số lượng 65
2.4.2 Nguyên nhân của sự đáp ứng về mặt chất lượng 65
KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO SỰ ĐÁP ỨNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ – QTVP TRONG CÁC DNNN 66
1 KẾT LUẬN 67
2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 68
TÀI LIỆU THAM KHẢO 72
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Nghiên cứu về thị trường lao động, tìm hiểu và nắm bắt nhu cầu của thị trường lao động là vấn đề quan trọng hàng đầu đặt ra đối với quá trình giáo dục và đào tạo, đặc biệt l đối với đào tạo bậc đại học hiện nay Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường với xu thế hội nhập với nền kinh tế thế giới hiện nay, vấn đề gắn kết giữa đo tạo với thị trường lao động (TTLĐ) đang là yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với các trường đại học trong việc đào tạo các chuyên ngành, đào tạo các sản phẩm của mình Mối quan hệ giữa đào tạo với TTLĐ chính
l cơ sở cho các đơn vị đo tạo xây dựng được mục tiêu với chương trình đào tạo phù hợp, đáp ứng được nhu cầu nguồn lao động trước sự phát triển của nền kinh tế
- xã hội Cụ thể TTLĐ là thước đo của chất lượng nguồn lao động
Trên thực tế trong những năm vừa qua nền giáo dục của chúng ta luôn đưa ra vấn đề đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của TTLĐ, đáp ứng nhu cầu của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá hiện nay Đặc biệt vấn đề này đã được đề cập đến trong việc hợp tác đào tạo nguồn lao động giữa nhà trường
và doanh nghiệp Đây cũng chính là yêu cầu cấp thiết đối với giáo dục và đào tạo đại học của chúng ta, đã trở thành chủ đề nóng trong những hội thảo về nâng cao chất lượng đào tạo nguồn lao động Cụ thể như hội thảo "Đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ theo nhu cầu của doanh nghiệp", (28-10-2007 giữa Bộ GD-ĐT với hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước)
Trước sự phát triển của nền kinh tế và yêu cầu mở rộng sản xuất, nhu cầu về nguồn lao động của các doanh nghiệp hiện nay đã có nhiều thay đổi so với những giai đoạn trước đó, thể hiện qua việc tăng cả về mặt số lượng và chất lượng Để doanh nghiệp có thể phát triển tốt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp là phải có nguồn cán bộ và lực lượng lao động có kỹ thuật tay nghề cao, trong đó nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ - quản trị văn phòng (LT-QTVP) trong doanh nghiệp ngày càng khẳng định vai trò,
vị trí quan trọng của mình
Trên thực tế cũng đã chứng minh nhu cầu lao động về LT-QTVP của TTLĐ hiện nay là rất lớn, đặc biệt là đối với khu vực phía Nam, nhiều cơ sở đào tạo đã
Trang 5được thành lập và hàng năm cung cấp một lực lượng lao động lớn đấp ứng nhu cầu cho xã hội, trong đó ngành LT-QTVP thuộc khoa Lịch sử trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP HCM) là một đơn vị đóng vai trò quan trọng hàng đầu, là đơn vị đào tạo bậc đại học duy nhất về LT-QTVP ở khu vực phía Nam Bộ môn LT-QTVP thuộc khoa Lịch sử trường ĐH KHXH&NV TP HCM được thành lập từ năm
2003, là một ngành còn hết sức non trẻ đang trong quá trình xây dựng và phát triển Bên cạnh đó công cuộc cải cách hành chính mà Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện cũng đã đặt ra những yêu cầu mới trong giai đoạn hiện nay Chính vì vậy công tác LT-QTVP phải có những thay đổi và quá trình đào tạo nguồn lao động LT-QTVP phải nghiên cứu về những nhu cầu mà TTLĐ đặt ra, trong đó việc đáp ứng nhu cầu về nguồn lao động LT-QTVP đối với các doanh nghiệp nhà nước (DNNN) tai thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) là một trong những thành phần quan trọng của TTLĐ ở phía Nam Vậy các DNNN tại TP HCM – những nhà tuyển dụng đặt ra những nhu cầu gì đối với nguồn lao động làm công tác LT-QTVP? thực trạng về sự đáp ứng nhu cầu lao động về LT-QTVP trong các doanh nghiệp này trong giai đoạn 2001-2007 như thế nào? Những câu hỏi này chỉ có thể trả lời một cách khoa học khi nghiên cứu sâu về những nhu cầu và đánh giá của các nhà tuyển dụng trong các DNNN tại TP HCM đối với người lao động làm trong lĩnh vực LT-QTVP Đó chính là lý do chúng tôi quyết định chọn đề tài
"Tìm hiểu nhu cầu lao động về Lưu trữ – Quản trị văn phòng trong khu vực doanh nghiệp nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007"
2 Tình hình nghiên cứu đề tài
Trong hội thảo khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn (ĐHQG HàNội, trường ĐHKHXH&NV - 12/2004)
PGS TS Nguyễn Hữu Tri: trong bài viết "Một số nhận thức về văn phòng,
quản trị văn phòng và đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai" 1 đã nêu lên: Ở thời kỳ "bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp, tổ chức hay cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích
và xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt kịp thời mang lại
1
Nguyễn Hữu Tri, Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Hà Nội, tr 1
Trang 6hiệu quả cao cho doanh nghiệp, tổ chức và xã hội Vì vậy cần quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng
Đi vào vấn đề văn phòng của các doanh nghiệp: Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã hội dựa trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giống các cơ quan nhà nước hay sự nghiệp Chính vì vậy thông tin trong các doanh nghiệp cũng mang tính chất thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến hành thích hợp
Tác giả đã đưa ra những nội dung và chức năng của quản trị văn phòng: giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình kế hoạch; tổng hợp và quản lý thông tin; làm thư ký cho lãnh đaọ; tổ chức hội họp, lễ tân; giao tiếp, đối nội, đối ngoại; theo dõi, đánh giá hoạt động của cơ quan; đào tạo bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên trong văn phòng … với những nội dung hoạt dộng phức tạp trên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng (QTVP) cũng như các bộ nhân viên văn phòng phải không ngừng học tập rèn luyện để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức
để hoàn thành tốt công việc được giao
Vì vậy trong đào tạo nguồn nhân lực văn phòng trong tương lai trước sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin tất yếu sẽ phát triển theo hướng "văn phòng điện tử hoá"-"văn phòng không giấy" Trong đào tạo cần trang bị cho nhân lực văn phòng những kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những nhà QTVP thông minh sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ, thành thạo máy vi tính và công nghệ thông tin
PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm với bài: "Văn phòng, công tác văn phòng và
đào tạo cán bộ quản trị văn phòng trong quá trình cải cách hành chính" 2 trong
quá trình cải cách hành chính có nhiều biến đổi trên các mặt đời sống xã hội Từ
đó nhiều yêu cầu mới cũng đang đặt ra đối với hoạt động quản lý nhà nước, trong
đó có các hoạt động thuộc lĩnh vực văn phòng Điều này đòi hỏi cán bộ văn phòng cần phải được trang bị những kiến thức mới thích hợp để có thể đáp ứng những yêu cầu do thực tế đặt ra Những kiến thức cơ bản cần được trang bị đó là: ký năng
xử lý thông tin - quan trọng hàng đầu; kiến thức cơ bản về soạn thảo và xử lý các
2
Nguyễn Văn Thâm, Văn phòng, công tác văn phòng và đào tạo cán bộ quản trị văn phòng trong quá trình cải cách hành chính, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Hà Nội, tr 18
Trang 7loại văn bản; các kỹ năng về giao tiếp; kỹ năng về tổ chức công việc trong cơ quan; kiến thức về bộ máy nhà nước, luật hành chính, công tác lập hồ sơ và tổ chức công tác văn thư
Để thực hiện mục tiêu đó cần: xây dựng chương trình chuẩn đào tạo dài hạn
ở các bậc; tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ; ứng dụng phương pháp giảng dạy thích hợp: nâng cao tính thực hành, theo tình huống, tạo tính hấp dẫn; xây dựng mô hình văn phòng mẫu để tham quan và thảo luận Nó đòi hỏi một
tư duy mới về hành chính
PGS TS Đào Xuân Chúc trong bài "Văn phòng và quản trị văn phòng - một
số nhận thức lý luận" 3 đã đưa ra khái niệm QTVP là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã định trước
QTVP được khái quát về các chức năng: chức năng hoạch định bao gồm xác
định mục tiêu hoạt động của tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể hướng về mục
tiêu, thiết lập hệ thống các kế hoạch hoạt động; chức năng tổ chức - nhân sự
TS Vũ Thị Phụng lại đi sâu vào vấn đề "Từ quản trị học đến quản trị văn
phòng" 4 để nêu lên những vận dụng từ quản trị học vào QTVP cho rằng nhà quản trị phải biết vận dụng các kỹ năng vê: Kỹ năng kỹ thuật hoặc chuyên môn nghiệp vụ; kỹ năng nhân sự' kỹ năng nhận thức, tư duy Tác giả đi đến kết luận QTVP là một lĩnh vực khoa học mang tính ứng dung cao, do đó việc nghiên cứu và đào tạo QTVP phải dựa trên cơ sở vận dụng hệ thống lý luận của quản trị học vào thực tiến tổ chức, điều hành hoạt động của các văn phòng
PGS Vương Đình Quyền "Cơ cấu lại ngành nghề đào tạo, điều chỉnh và bổ
sung chương trình đào tạo đại học - một nhiệm vụ cấp thiết của khoa LT - QTVP" 5
tác giả đưa ra việc cơ cấu thành hai ngành đào tạo riêng biệt để nâng cao chất lượng đào tạo Qua đó nêu lên những nội dung, kiến thức mà người học cần được
3
Đào Xuân Chúc Văn phòng và quản trị văn phòng - một số nhận thức lý luận, Hội thảo khoa học “Quản
trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Hà Nội, tr 32
4
Vũ Thị Phụng , Từ quản trị học đến quản trị văn phòng, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận
và thực tiễn”, Hà Nội, tr 47
5
Vương Đình Quyền, Cơ cấu lại ngành nghề đào tạo, điều chỉnh và bổ sung chương trình đào tạo đại học
- một nhiệm vụ cấp thiết của khoa LT – QTVP, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực
tiễn”, Hà Nội, tr 209
Trang 8trang bị để quản lý một văn phòng hiện đại, bao gồm: kiến thức về khoa học quản lý; kiến thức đại cương về quản trị văn phòng; kiến thức sâu về quản trị các mảng công việc chủ yếu của văn phòng như: quản trị về tổ chức, nhân sự, quản trị về kế hoạch, quản trị tài chính - kế toán, quản trị thông tin; kiến thức về tâm lý học quản lý; kiến thức về bộ máy nhà nước; kiến thức về pháp luật: luật dân sự, luật kinh tế, luật doanh nghiệp…; hệ thống kiến thức về công tác văn thư – lưu trữ
TS Phan Đình Nham với bài viết "Nhu cầu đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ
và QTVP các tỉnh phía Nam" 6 đã nêu lên nhu cầu đào tạo cán bộ LT-QTVP ở các tỉnh phíaNam thông qua những kết quả đào tạo đã đạt được ở các khoá tại chức và việc thành lập bộ môn Lưu Trữ - QTVP (khoa Lịch sử - trường ĐHHKHXH&NV) năm 2003, đáp ứng những nhu cầu đòi hỏi của xã hội Tác giả đã khẳng định vấn
đề đào tạo cán bộ LT – QTVP cho phía Nam là nhiệm vụ cấp bách, và cần nâng cao chất lượng đào tạo để đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của xã hội trong giai đoạn tới
TS Lê Văn In cũng quan tâm đến vân đề "Đổi mới nhận thức để nâng cao
chất lượng đào tạo về lĩnh vực LT - QTVP ở bậc đại học" 7 qua đó nêu lên quan niệm mới về văn phòng và chức năng nhiệm vụ của QTVP trong giai đoạn mới Nếu trước đây hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ tập trung vào các dây chuyền công nghệ, các xưởng, còn các dịch vụ văn phòng chỉ là nơi giải quyết công việc
sự vụ giấy tờ, thì ngày nay phải xác định lại vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh: "một doanh nghiệp làm
ăn có lợi nhuận cao là một doanh nghiệp quản trị hành chính văn phòng tốt" Chức năng cơ bản của hành chính văn phòng là chủ động thu thập, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo trong quản lý điều hành và thực hiện các dịch vụ cho lãnh đạo cho tất cả các bộ phận trong tổ chức (cơ quan, đơn vị), cho cán bộ nhân viên
Theo đó tác giả đã khái quát những tiêu chuẩn, năng lực phẩm chất của quản trị viên hành chính - văn phòng: được đào tạo sâu về chuyên môn quản trị HCVP; khả năng thực hiện nhiệm vụ, biết uỷ nhiệm công tác cho nhân viên cấp dưới; khả
6
Phan Đình Nham, Nhu cầu đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ và QTVP các tỉnh phía Nam, Hội thảo khoa
học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Hà Nội, tr 218
7
Lê Văn In, Đổi mới nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo về lĩnh vực LT - QTVP ở bậc đại học, Hội
thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Hà Nội, tr 225
Trang 9năng nghiên cứu khoa học; gần gũi, hoà đồng với nhân viên; có óc khôi hài; phong cách lịch sự, ngoại giao khéo; có tính kiềm chế; tự tin trong công việc; có óc đàm phám và khả năng nói thuyết phục…; về mặt năng lực (kỹ năng) cần được trang bị: khả năng tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch; sự thích nghi với công việc
và môi trường làm việc; tài phân tích dự đoán và suy tưởng; quan hệ tốt với mọi người; biết sử dụng óc khôi hài khi làm việc…
Trong cuốn Quản trị văn phòng doanh nghiệp 8 của các tác giả Phạm Hưng – Nguyễn Văn Đáng – Lê Văn In đã nêu lên những vấn đề cơ bản của văn phòng doanh nghiệp Nêu lên các chức năng của văn phòng, đặc biệt đã nêu trình bày khá chi tiết về nguồn nhân lực trong văn phòng doanh nghiệp Đây chính là nội dung làm nền tảng - cơ sở lý luận của đề tài
Theo đó tác giả đã khẳng định nhân lực văn phòng gồm hai loại chính:
- Lực lượng thư ký
- Các quản trị viên văn phòng
Thư ký văn phòng là một nghề, mà phạm vi tay nghề rất phức tạp Không còn thời kỳ chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít là làm được thư ký văn phòng Phạm vi tay nghề chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát mười một chức năng dịch vụ: kế toán, tài chính, xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, in ấn, bưu tín, viễn thông, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị Một người thư ký làm việc trong doanh nghiệp cần được trang bị rất nhiều kỹ năng chuyên môn, nghiệp
vụ và phẩm chất tư cách tốt Trong đó nêu lên những yêu cầu:
Tay nghề thư ký văn phòng phải được đào tạo có hệ thống
Trước hết là các kỹ năng: nói, nghe, đọc, viết, tính toán và năng lực suy đoán Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký
Các hiểu biết và năng lực về kinh tế
Các phẩm chất cá nhân
Ba mức yêu cầu về phẩm chất cá nhân
Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình thường Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người thư ký trong văn phòng hiện đại
8
Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia,
Hà Nội, 1995
Trang 10Những yêu cầu cao hơn khi người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao: đó là cao vọng nghề nghiệp
Tiếp đó là những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là cá quản trị viên văn phòng được xếp vào quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng Quản trị viên văn phòng
là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc
Quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo phản ánh sát đúng các tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng các tiêu chuẩn gồm bốn điểm:
Mức độ am hiểu các chức năng quản trị
Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị
Quản trị viên văn phòng phải giỏi điều hành công việc văn phòng
Những yêu cầu về phẩm chất cá nhân
Tóm lại vấn đề nhận thức mới, nâng cao chất lượng đào tạo về lĩnh vực LT - QTVP là chủ đề đang được rất nhiều nhà khoa học quan tâm Các tác giả đều đi sâu vào vấn đề nhận thức mới về quản trị hành chính văn phòng, qua đó nêu lên những lý luận sâu sắc về công tác quản trị hành chính văn phòng, đồng thời nêu lên những yếu tố thuộc về tiêu chuẩn, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất… mà người làm công tác LT - QTVP cần được trang bị để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình ở các cơ quan, tổ chức, ở các doanh nghiệp… đó là những hướng để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực LT - QTVP trong giai đoạn phát triển và đổi mới hiện nay Tiếp theo để nghiên cứu và tìm hiểu về nguồn lao động làm công tác LT – QTVP trong khu vực các DNNN, và vận dụng, kiểm nghiệm trên thực tiễn những vấn đề lý luận của khoa học LT - QTVP về người lao động trong lĩnh vực này, nhóm nghiên cứu chúng tôi quyết định đi sâu vào vấn đề "Tìm hiểu nhu cầu lao động về Lưu trữ – Quản trị văn phòng trong khu vực doanh nghiệp
nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007"
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích Tìm hiểu về nhu cầu của các DNNN đặt ra đối với nguồn lao
động làm công tác LT-QTVP và những đánh giá của các doanh nghiệp về sự đáp ứng nhu cầu của những người làm công tác LT-QTVP trong giai đoạn từ 2001-
Trang 112007, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu cho các DNNN tai TP HCM về nguồn lao động LT-QTVP trong giai đoạn mới
3.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu lý luân chung về những vấn đề cơ bản của công tác Lưu trữ – QTVP nhằm làm rõ tầm quan trọng của công tác này đối với hoạt động của các cơ quan tổ chức, với các doanh nghiệp Làm rõ những yếu tố năng lực - phẩm chất,
kỹ năng mà người làm công Lưu trữ – QTVP trong các doanh nghiệp cần được trang bị
Tìm hiểu nhu cầu của DNNN đối với nguồn lao động LT-QTVP
Thực trạng về sự đáp ứng nhu cầu nguồn lao động LT-QTVP của các DNNN tại TP HCM trong giai đoạn 2001-2007
Đưa ra những kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực LT-QTVP để có thể đáp ứng nhu cầu của các DNNN
4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
4.1 Cơ sở lý luận
Dựa trên nguyên tắc và cơ sở lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, tư
tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm lập trường, chủ trương chính sách của Đảng Đó
là nguyên tắc về phương pháp luận nghiên cứu dựa trên sự kế thừa và phát triển những luận điểm khoa học đã được nghiên cứu, dựa trên các đối tượng, khách thể trên cơ sở thực tiễn để đưa ra những luận điểm khoa học mới trong đề tài
4.2 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên sự kết hợp hệ thống các phương pháp:
4.2.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Dựa trên cơ sở tổng hợp và nghiên cứu, phân tích, hệ thống hoá các tài liệu lý luận và các kết quả nghiên cứu thực tiễn của các tác giả (bao gồm sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học …) về các vấn đề có liên quan đến đề tài
4.2.2 Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi:
Bao gồm hai loại phiếu hỏi:
Phiếu 1 Dành cho cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân tuyển dụng nguồn lao
động làm công tác Lưu trữ- Quản trị văn phòng
Phiếu 2 Dành cho cán bộ làm công tác Lưu trữ – QTVP trong các đơn vị doanh nghiệp nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh
Trang 12Nội dung bảng hỏi
Những nhu cầu của DNNN đặt ra đối với người lao động làm công tác QTVP
LT-Đánh giá của các doanh nghiêp về sự đáp ứng của người lao động làm công tác LT-QTVP đối với nhu cầu mà các DNNN đặt ra
Những kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao sự đáp ứng nhu cầu cho doanh nghiệp
Bảng hỏi được xây dựng trên cơ sở kế thừa bảng hỏi của đề tài "Sự đáp ứng của sinh viên ngành khoa học xã hội và nhân văn đối với yêu cầu của thị trường lao động hiện nay" (Đề tài cấp bộ - 2005, TS Nguyễn Anh Hồng (Khoa Giáo Dục học trường ĐHKHXH&NV TP HCM) và xác lập thêm một số nội dung cụ thể của những kiến thức, kỹ năng thuộc về ngành LT-QTVP và đi sâu vào khách thể nghiên cứu là khu vực DNNN tại TP HCM
4.1.3 Phương pháp xử lý thông tin và dữ liệu:
Các thông tin tư liệu: được tổng hợp xử lý theo các chủ đề lý luận của đề tài
Rút ra những luận điểm làm cơ sở cho việc nghiên cứu
Các thông tin định tính: được trích dẫn từ các công trình, báo cáo khoa học, hoặc những trích dẫn từ những ý kiến trong phỏng vấn… trong khi phân tích các trích dẫn hoặc những ý kiến được sử dụng kết hợp với số liệu thống kê định lượng
Các thông tin định lượng: Nhóm nghiên cứu chúng tôi đã xử lý các dữ liệu trên bảng hỏi bằng phần mềm xử lý số liêu SPSS cho ra các kết quả dưới dạng thống kê mô tả tần số và %, trị trung bình và độ lệch chuẩn (biểu thị sự phân tán các giá trị của biến được tính so với trị trung bình), kết hợp với kiểm định ý nghĩa giữa các yếu tố bằng phương pháp kiểm định Chi-Sque và kiểm định T - test
5 Giới hạn của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
- Nhu cầu của các DNNN về mặt số lượng và chất lượng của người lao động làm trong lĩnh vực LT-QTVP
- Sự đáp ứng của nguồn lao động LT-QTVP đối với nhu cầu đặt ra của DNNN tại TP HCM
Khách thể nghiên cứu:
Trang 13Đề tài nghiên cứu trên 62 khách thể thuộc các DNNN kinh doanh, sản xuất trên các lĩnh vực khác nhau tại TP HCM Trong đó gồm 41 cán bộ làm công tác LT-QTVP, 21 đại diện - nhà tuyển dụng của các DNNN
Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đề tài khảo sát phỏng vấn trên những nhà tuyển dụng và cán bộ làm việc trong các DNNN tại trong giai đoạn từ 2001-2007 vừa qua
Đề tài nghiên cứu nhu cầu doanh nghiệp về mặt số lượng lao động làm công tác LT-QTVP trên cơ sở phân tích tính chất quy mô hoạt động của doanh nghiệp chứ không đi cụ thể là tổng số lao động của tất cả các DNNN tại TP HCM cần là bao nhiêu
Đề tài nghiên cứu trọng tâm chủ yếu là nhu cầu về mặt chất lượng đối với người làm công tác LT-QTVP của các DNNN tại TP HCM
7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tham khảo cho các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu về người làm công tác LT-QTVP trong các DNNN
8 Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm 2 chương:
Trang 14Chương 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGÀNH LƯU TRỮ - QTVP VÀ
NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC LƯU TRỮ - QTVP CỦA XÃ HỘI
Chương 2 THỰC TRẠNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ - QTVP
TRONG KHU VỰC DNNN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001-2007
KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Trang 15CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGÀNH LƯU TRỮ – QTVP VÀ NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC LƯU TRỮ – QTVP CỦA XÃ HỘI 1.1 Chuyên ngành Lưu Trữ – QTVP
1.1.1 Khái niệm chung
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là sự "bùng nổ thông tin" và trước tác động của công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay đã làm cho việc nhận thức
về nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và các ngành khoa học theo những chiều hướng mới phù hợp với yêu cầu phát triển chung mà xã hội đặt ra Đặc biệt là đối với nhận thức về khoa học lưu trữ – quản trị văn phòng (LT - QTVP) Để làm rõ khái niệm LT - QTVP trong giai đoạn hiện nay chúng ta cần tìm hiểu trên tư duy nhân thức mới về lĩnh vực này trong các công trình khoa học, trong các bài viết của các tác giả nghiên cứu về khoa học LT – QTVP Để nhận thức được LT – QTVP chúng ta cần giải quyết các khái niệm cơ bản có liên quan:
1.1.1.1 Lưu trữ - công tác lưu trữ
Thuật ngữ "lưu trữ" đã xuất hiện từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp
"arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau được dung để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu.9
Lưu trữ theo nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại Đối với văn bản, tài liệu, công văn, giấy tờ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Chúng ta thường nói lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ bằng chứng,…
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam thì "lưu trữ" là giữ lại các văn bản, tài liệu
của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 162 Ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ" (Từ điển Lưu trữ Việt Nam)
Có thể khái quát về công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản và sử dụng có hiệu quả TLLT
Trong bài viết "Đổi mơi nhận thức về quản trị hành chính văn phòng - tiền đề nâng cao chất lượng dạy và học môn quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học" TS Lê Văn In nêu lên bốn cách thường hiểu về văn phòng:
Thứ nhất: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính
Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị
Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc,…
Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu nhạn, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc có liên quan đến công tác văn thư.10
Theo PGS TS Nguyễn Hữu Tri trong bài thảo luận "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương
lai", thì: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực
10
Khoa Lịch sử – trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP Hồ Chí Minh), Những vấn đề của khoa học lưu trữ
ở các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2005, tr 84
Trang 17hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.11 Và văn phòng cócác vai trò to lớn sau đây:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành đơn vị
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức
- là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức
- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng
PGS TS Đào Xuân Chúc với bài viết "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai"đã đưa ra
quan niệm rằng: "văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan,
doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức" 12
Nhìn chung địng nghĩa về văn phòng rất đa dạng, tuỳ theo các hướng tiếp cận
mà các tác giả đưa ra những khái niệm khác nhau, song có thể khái quát lại rằng:
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp Là bộ phận có chức năng tham mưu giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho
cơ quan; đồng thời là trung tâm đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối liên hệ của cơ quan Có thể nói, với vị trí đặc biệt như vậy nên hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả các bộ phận khác trong cơ quan
Khái niệm quản trị
Trang 18Theo Mike Harvey từ ngữ "quản trị" liên quan đến nhân sự của tổ chức chịu trách nhiệm điều hành doanh nghiệp một cách hữu hiệu trong khuôn khổ chính sách của công ty… Từ quản trị cũng liên quan đến hoạt động quản lý các nguồn tài nguyên và những nhiệm vụ của người khác để đạt được những mục tiêu xác định.13
Theo đó chức năng của quản trị bao gồm: hoạch định; tổ chức; tuyển nhân viên; định hướng; kiểm soát; sáng tạo; đại diên và giao tiếp
Theo hai nhà quản trị học Koontz và Ơ Donnell trong giáo trình "Những vấn
đề cốt yếu của khoa học quản lý" thì quản trị là "Có lẽ không có lĩnh vực hoạt
động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mỗi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định" Để đảm đương công việc quản lý của mình, các nhà quản trị phải thực hiện rất nhiều chức năng: như hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, phối hợp, kiểm tra, tài chính
Bên cạnh đó khi nghiên cứu về quản trị học các nhà nghiên cứu Việt Nam cũng đưa ra những khái niệm: "Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách hiệu quả mọi tài nguyên (gồm con người, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, tiền bạc, bí quyết công nghệ…) để hoàn thành các mục tiêu đã định"14
Phạm vi của quản trị
Quản trị thường được phân làm ba cấp:
Cấp quản trị cao cấp (Top management) bao gồm chủ tịch và phó chủ tịch hội đông quản trị, tổng giám đốc và các phó tổng giámđốc công ty
Cấp quản trị trung cấp (Middle management) bao gồm giám đốc các bộ phận chuyên môn, mà tại Việt Nam thường quen gọi là các phó giám đốc phụ trách chuyên môn, như giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh, giám đốc nhân sự, giám đốc tài chính,…
Trang 19Cấp quản trị tuyến thứ nhất (First line management) hay cấp cơ sở bao gồm các quản đốc, đốc công phân xưởng hay kiểm soát viên,…
Tóm lại trong phân loại cấp quản trị có nhiều cấp quản trị, song ở cấp nào đi chăng nữa các nhà quản trị đều phải thực hiện bốn chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:
Hoạch định (Planning): đề ra các mục tiêu chiến lược, soạn thảo và quyết định lựa chọn các kế hoạch tối ưu để đạt được mục tiêu đó
Tổ chức (Organizing): tuyển chọn, huấn luyện và sắp xếp nhân sự theo một
cơ cấu sao cho thích hợp để đạt được mục tiêu bằng cách phân công trách nhiệm
và quyền hạn cho mỗi người và phải biết phối hợp sao cho các hoạt động ăn khớp, tránh trùng lặp, lãng phí
Điều hành (Directing): lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng động viên (motivation) nhân viên, phối hợp thông tin sao cho có hiệu quả
Kiểm soát (Controlling): thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái, đi lệch với mục tiêu đã đề ra
Từ các khái niệm cơ bản trên về văn phòng và quản trị Vậy thực chất của quản trị văn phòng là gì?
Theo quy luật, các môn khoa học được hình thành và phát triển trên cơ sở những yêu cầu khách quan của đời sống xã hội và những thành tựu phát triển của khoa học khác Giữa các môn học có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, song chúng không giống nhau mà có sự độc lập tương đối Một khoa học được coi là đôc lập khi nó có đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu riêng của mình Theo mục đích, yêu cầu trên đây, nội dung quản trị văn phòng tập trung theo những hướng nghiên cứu vào những đối tượng chủ yếu sau:
- Sự tồn tại và phát triển của văn phòng cả về phương diện nguyên lý và
thực tế khách quan
- Các yếu tố tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
như: cơ cấu, tổ chức văn phòng, yếu tố nhân sự văn phòng, bao gồm cán bộ quản lý điều hành và nhân viên chyên môn, nghiệp vụ như: yếu
tố cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cho văn phòng; yếu tố môi
Trang 20trường chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội và tự nhiên có mối quan hệ với hoạt động văn phòng…
- Mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống văn phòng trên đây để
hình thành nên quá trình hoạt động có mục đích theo yêu cầu của nhà quản trị đối với mỗi loại văn phòng như thiết lập chương trình kế hoạch, điều hành, phối hợp thực hiện kế hoạch, kiểm tra và phân tích hoạt động của vă phòng…
- Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể trong quá trình quản lý điều
hành các yếu tố hoạt động trong văn phòng theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định phù hợp với tính chất hoạt động quản lý thông tin tổng hợp của văn phòng
- Để thực hiện tốt vai trò của mình, văn phòng không chỉ thừa nhận tồn
tại chính thức trong tổ chức, mà còn phải quản trị một cách khoa học nhằm đem lại hiệu quả cho hoạt động của cơ quan tổ chức
Vậy quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của
chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được mục đích nhất định.15
Co thể nói quản trị là hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho tập thể, tổ chức hướng về mục tiêu chung Với tính chất và nhiệm vụ quan trọng trong thực tiễn hiện nay rõ ràng quản trị văn phòng không phải chỉ đơn thuần là nhưng nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ,…mà các nghiệp vụ hoạt động phải được tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hoá va kiểm tra để hỗ trợ các bộ phận khác hoạt động có hiêu quả
Theo quan điểm đó PGS TS Đào Xuân Chúc nêu khái niệm: "quản trị văn phòng
là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hạch định, tổ chức phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động văn phòng, nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã định trước"16
1.1.2 Những nội dung cơ bản của Lưu Trữ – QTVP
Trang 21Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu
Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
Thống kê, kiểm tra tài liệu
Xác định giá trị tài liệu
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.2.2 Quản trị văn phòng:
Chức năng của quản trị văn phòng:
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung nó được mang theo những đặc tính về chức năng của khoa học quản trị Quản trị hành chính văn phòng có những chức năng như sau:
Chức năng hoạch định: đây là chức năng đầu tiên của quản trị hành chính văn phòng, vì các chức năng khác phụ thuộc vào chức năng này Hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải lên kế hoạch một cách xác thực bao gồm viêc xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể hướng về mục tiêu, thiết lập
hệ thống các kế hoạch hoạt động cụ thể
Chức năng tổ chức - nhân sự: để hoàn thành những mục tiêu nhiêm vụ của
cơ quan tổ chức thì buộc nhà quản trị phải đề ra được kế hoạch về nhân sự Nhà quản trị phải xác định được những việc cần phải làm và ai sẽ là người làm các công việc đó, các công việc đó phải được phối hợp như thế nào để đạt được mục tiêu
Chức năng điều hành phối hợp:
Đây là chức năng quan trọng trong quản trị văn phòng Nó liên quan đến con người trong tổ chức hay điều hành Đó là việc tuyển chọn, sắp xếp bố trí và chỉ huy con người làm việc nhằm hướng tới mục tiêu đã đặt ra
Trang 22Chức năng kiểm tra: đây là chức năng quan trọng liên quan đến việc xem xét kết quả thực hiện công việc của các đơn vị trong văn phòng Nó đo lường, điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ so với các mục tiêu và kế hoạch đặt ra Kiểm tra sẽ phát hiện được những sai sót trong quá trình thu thập, xử lý thông tin để có kế hoạch điều chỉnh, uốn nắn những sai lệch trong các bộ phận
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ với môi trường mà nó tồn tại Hay nói cách khác văn phòng tồn tại độc lập tương đối với các tổ chức, đơn vị khác về phương diện tự nhiên (vận động theo quy luật, liên hệ tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (hoạt động có ý thức, có mục tiêu, tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường) Có thể khái quát lại những chức năng của văn phòng như sau:
Một là chức năng tham mưu tổng hợp:
Hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó cáo yếu tố chủ quan thuộc người quản lý Bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học người quản lý phải căn cứ vào các yếu tố khách quan, cũng như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được thu thập chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để giải quyết kịp thời và đúng dắn
Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan tổ chức Nếu như các đơn vị chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính kế hoạch, xây dựng cơ bản, nghiệp vụ tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan Điều đó được thể hiện qua những công việc mà văn phòng đảm nhiệm sau đây:
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan;
- Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ra quyết định quản lý Văn phòng có thể thu thập thông tin qua kênh xử lý văn bản; qua dư luận xã hội; qua hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân; qua các
Trang 23phương tiện thông tin đại chúng… Những thông tin sau khi thu thập được thường phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện, khách quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp công tác thường kỳ về hoạt động của cơ quan
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng được giao soạn thảo Nếu là văn bản do các đơn vị chuyên soạn thảo, thì văn phòng chỉ cần thẩm định về hình thức và pháp chế văn bản., còn nếu văn bản do văn phòng soạn thảo, thì ngoài trách nhiệm thẩm định hình thức và pháp chế văn bản, văn phòng còn phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình lên lãnh đạo phê duyệt
Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra
và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được, phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động trên thuộc chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng trực tiếp với chức năng tham mưu của văn phòng mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị
Hai là, chức năng phục vu và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các phương tiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi như:
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan;
- Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, tổ chức bên ngoài và với công dân;
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo;
- Tiếp nhận công văn, phối hợp, theo dõi quá trình giải quyết văn bản;
- Đánh máy văn bản, in ấn văn bản, phát hành văn bản đi;
Trang 24- Quản lý tài sản vật tư;
- Quản lý tài chính, kế toán;
- Phục vụ y tế;
- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan;
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
- Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan
Để đảm bảo chức năng này thì văn phòng được tổ chức:
-Địa điểm củavăn phòng phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động giao dịch và đỡ tốn kém nhất
- Trong trụ sở cơ quan, các phòng, ban làm việc cần sắp xếp cho phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện, môi trường nhất định Các thiết bị cũng được bố trí hợp lý tiện lợi và hiêu quả
- Những sản phẩm do văn phòng cung cấp cho các hoạt động của cơ quan đơn vị trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng
Việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết Bởi vì nó sẽ khắc phục được hai cách quan niệm văn phòng không đúng hoặc chỉ coi văn phòng là đơn vị phục vụ hậu cần, hoặc là văn phòng chỉ ở chức năng tham mưu Do đó nhận thức đúng về văn phòng sẽ có ý nghĩa cho việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng nhằm làm cho hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả, đồng thời nâng cao năng suất và chất lượng công việc của toàn cơ quan
Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng nêu trên văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:
a Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, một năm của cơ quan;
b Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị hoạt động trong cơ quan; đề xuất và kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng;
c Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân; giải quyết công văn , giấy tờ của các cơ quan đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan và tổ chức theo dõi việc giải quyết các công văn, giấy tờ đó
Trang 25d Thực hiện nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm
về pháp lý, hình thức văn bản do cơ quan ban hành;
e Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi trả lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế
độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng;
f Mua sắm thiết bị mới xây dựng cơ bản, siửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;
g Tổ chức và thực hiện cong tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn
cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, tiếp kháchmột cách khoa học, vă minh;
h Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng
Như vậy công tác công tác lưu trữ và quản trị văn phòng là hai lĩnh vực khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động của văn phòng thì hai lĩnh vực này đều được thực hiện bởi bộ phận hành chính văn phòng Chính vì vậy ở đây chúng tôi nghiên cứu hai loại hình này trên ý nghĩa chung là công tác Lưu trữ – quản trị văn phòng
1.2 Người lao động trong lĩnh vực LT – QTVP:
1.2.1 Khái niệm người lao động trong lĩnh vực LT – QTVP:
Theo định nghĩa chung nhất người lao động là người có khả năng làm việc
trong một lĩnh vực cụ thể nào đó tạo nên các sản phẩm vật chất hoặc tinh thần cho chính bản thân và xã hội
Có hai loại hình lao động cần phân biệt: lao động giản đơn và lao động phức tap:
Lao động giản đơn là loại lao động không cần kiến thưc chuyên môn
Lao động phức tạp là lao động cần kiến thưc chuyên môn
Người lao động trong lĩnh vự lưu trữ – quản trị văn phòng là người được đào tạo và có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ- quản trị văn phòng làm việc ở môt cơ quan, tổ chức hay một đơn vị kinh tế, doanh nghiệp nào đó
1.2.2 Phạm vi và chức danh liên quan đến công tác lưu trữ - quản trị văn phòng:
Trang 26Công tác LT - QTVP là công tác chỉ thực hiện chức năng nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp…
Người làm việc trong lĩnh vực LT – QTVP
Trong một hệ thống hành chính - yểm trợ, có nhiều quản trị viên văn phòng, với các chức danh cụ thể khác nhau:
Phụ tá hành chính, trực tiếp với tổng giám đốc điều hành
Chánh, phó văn phòng
Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế toán
Thư ký điều hành hay thư ký tổng tổng giám đốc
Phụ tá hành chính, trực tiếp với tổng giám đốc điều hành: là người quán xuyến toàn bộ hệ thống hành chính - yểm trợ
Chánh, phó văn phòng: thường phụ trách về điều hành các công việc sự vụ của văn phòng Cũng có nơi không có phụ tá hành chính mà chỉ có chánh, phó văn phòng có nơi chỉ có phụ tá tổng giám đốc được giao phụ trách hệ thống hành chính - yểm trợ
Thư ký điều hành là thư ký hạng cao (top secretary) được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng
Như vậy quản trị viên văn phòng bao gồm năm chức danh nói trên Vì tên gọi, sự phân công và phối hợp giữa năm chức danh đó có mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp, nên không thể dễ dàng xác định đích danh một chức danh cụ thể nào đảm nhận phần việc gì mà chỉ gọi chung là quản trị viên văn phòng hơn nữa cách gọi đó còn phù hợp khi các quản trị viên văn phòng đều cần quán triệt một số nhiệm vụ, kỹ năng và phần việc gần như nhau
Ở những doanh nghiệp lớn có văn phòng đầu não, tổ chức tập trung theo chức năng dịch vụ, gồm trên dưới 10 phòng ban thì các quản trị viên (chánh, phó) các phòng, ban đó đương nhiên đều xếp vào cấp quản trị viên văn phòng
Văn phòng đầu não thường bố trí một nhóm chuyên viên tổng hợp trình độ cao, làm nhiệm vụ tổng hợp và xây dựng đề án với chức danh trợ lý tổng giám đốc theo chuyên đề được giao Một số nơi số chuyên viên này cũng được xếp vào hạng quản trị viên văn phòng
Trang 271.2.3 Vai trò, nhiệm vụ và tiêu chuẩn của người làm công tác LT – QTVP
Nhà QTHC là một chuyên viên cần được trang bị đầy đủ về tất cả những nguyên tắc và thực tiễn của quản trị và là người ý thức đầy đủ về sự cần thiết của cơng tác phối hợp các hoạt động hành chính văn phịng nội bộ
Trong cuốn Quản trị văn phịng doanh nghiệp17, khi đề cập đến nhân tố con người trong văn phịng doanh nghiệp Tác giả đã khẳng định nhân lực văn phịng
gồm hai loại chính:
- Lực lượng thư ký
- Các quản trị viên văn phịng
Phần trình bày dưới đây sẽcho thấy rõ về vai trị, nhiệm vụ và những tiêu chuẩn đặt ra đối với người làm cơng tác LT - QTVP trong doanh nghiệp
1.2.3.1 Nghề thư ký văn phịng:
a Thư ký văn phịng là một nghề, mà phạm vi tay nghề rất phức tạp Khơng cịn thời kỳ chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính tốn chút ít là làm được thư ký văn phịng Phạm vi tay nghề chuyên mơn nghiệp vụ thư ký bao quát mười một chức năng dịch vụ: kế tốn, tài chính, xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, in ấn, bưu tín, viễn thơng, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị, và được thể hiện thành
14 nhiệm vụ:
-Xử lý bưu tín
- Nhận và nĩi điện thoại
- Biên tập các văn thư thơng thường
- Chuẩn bị các thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản để báo cáo
- Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp
- Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và phác dịch ra
- Thu thập các dữ liệu trong và ngồi doanh nghiệp và nạp vào máy tính
- Đánh máy sao in tài liệu và chuẩn bị phát hành
- Phân phối thơng tin và truyền đạt cơng việc cho người khác
- Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ
17
Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In, Quản trị văn phịng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia,
Hà Nội, 1995, tr 50
Trang 28- Chuẩn bị các cuộc họp: chương trình cuộc họp, các tài liệu, lập biên bản cuôc họp
- Chuẩn bị các chuyến đi: hành trình, tài liệu các khoản chi
- Làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, dịch vụ nhà đất, luật
sư và toà án
- Hỗ trợ công tác quản lý
b Tay nghề thư ký văn phòng phải được đào tạo có hệ thống Nội dung đào
tạo phải bám sát các đòi hỏi của doanh nghiệp trên bốn mặt sau đây:
* Trước hết là các kỹ năng: nói, nghe, đọc, viết, tính toán và năng lực suy đoán
* Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký:
Phải đáp ứng đầy đủ mười bốn nhiệm vụ đã nêu ở trên Trong đó nhấn mạnh một số tiêu chuẩn:
-Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 wpm)
-Tốc ký đạt 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 wpm)
-Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý dữ liệu
-Trình bày, bản đánh máy, bản viết, bản in từ máy vi tính) hấp dẫn đẹp -Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fã
-Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng
-Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh Biết và sử dụng được ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký
Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, soạn thảo van bản, biết sử dụng ngoại ngữ… tất cả các kỹ năng trên đều phải được cập nhật hoá theo kịp những đổi mới không ngừng diễn ra
* Các hiểu biết và năng lực về kinh tế:
Có kiến thức kinh tế sơ sở, có tầm nhìn về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế
Nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức hoạt động kinh tế của công ty
* Các phẩm chất cá nhân: là yếu tố các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Vì người thư ký phải là người tin cậy, vì người thư ký, nhất là thư ký giám đốc, biết mọi việc một cách cặn kẽ
Trang 29- Người thư ký phải rất năng động, giỏi hợp tác, giỏi giao tiếp mới làm tốt công việc
- Người thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến
- Vị trí của người thư ký càng cao trên nấc thang nghề nghiệp thì đòi hỏi về phẩm chất cá nhân càng cao
c Ba mức yêu cầu về phẩm chất cá nhân:
- Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình thường
Có bảy điểm:
- Thẳng thắn, chân thành, trung thực
- Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo
- Thấu hiểu công việc được giao một cách chính xác, có mức độ linh hoạt khi được giao thêm việc
- Có ý thức kỷ luật, ý thức hoàn thành cong viẹc một cách tốt nhất
- Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ nhau
- Biết giữ gìn sức khoẻ, bảo đảm sức làm việc
- Ăn mặc, đi đứng, giao tiếp đúng mực
Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người thư ký trong văn phòng hiện đại Người thư ký cần có mười tính cách và phảm chất sau:
- Cao vọng nghề nghiệp, không ngừng phấn đấu vươn lên
- Ý thức tôn trọng nhau và hợp tác với nhau tạo thành ý thức đồng đội, ê kíp
- Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc
- Tạo được sự tin cậy nhau, dựa vào nhau
- Ý thứac làm việc tích cực, cần cù, hiệu quả
- Ý thức giữ kín loại tin tức không được tiết lộ
- Sự chín chắn
- Sự tự trọng
- Sự phấn đấu bền bỉ
- Năng lực sử dụng quản lý thời giờ hợp lý, hiệu quả
Những yêu cầu cao hơn khi người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao: đó là cao vọng nghề nghiệp, được các doanh nghiệp khuyến khích, được
Trang 30trường lớp đào tạo sớm nêu ra để người thư ký tương lai nuôi dưỡng và rèn luyện
Có 10 yêu cầu theo hướng đó:
- Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực
- Tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm hoàn thành tốt công việc
- Tài năng tổ chức trong xây dựng chương trình, kế hoạch, triển khai công việc, đảm bảo tính thời gian
- Năng lực thích nghi nhanh chóng và vững chắc với những đổi thay
- Chủ động sáng tạo
- Tự tin, hài hoà, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử
- Năng lực diến đạt đúng cả thông tin nói và viết
- Tài năng phân tích, dự báo và suy đoán
- Năng lực quan hệ, làm việc tốt với mọi người - với đồng cấp, với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến đến giao tiếp với công ty
- Năng lực sử dụng tính vui vẻ, hoà nhã, pha chút khôi hài đúng lúc trong giao tiếp ứng xử
- Vì thư ký cấp cao được xếp cùng nhóm với quản trị viên hạng trung, nên những yêu cầu trên đây rõ ràng là cao hơn một mức so với những yêu cầu nêu ở điểm (b) dành cho thư ký ở bậc khởi điểm và thư ký hạng trung
1.2.3.2 Nghề quản trị viên văn phòng doanh nghiệp
Những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là cá quản trị viên văn phòng được xếp vào quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc
Quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo phản ánh sát đúng các tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng Các tiêu chuẩn gồm bốn điểm:
1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị
- Bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra Cả
ba cấp quản lý, đều cần nắm các chức năng ấy, nhưng với mức độ có khác nhau Cấp quản trị cao tập trung nhiều hơn vào các chức năng hoạch định và tổ chức; cấp trung và cấp cơ sở dồn sức nhiều hơn cho cho chức năng điều hành và kiểm tra
Trang 31Đối với cấp quản trị viên văn phòng, mức độ am hiểu và vận dụng cả bốn chức năng ấy đều phải sâu sắc, bởi vì văn phòng có chức năng xử lý thông tin cả trên bốn mặt ấy, cung cấp thông tin và tư vấn tham mưu cho cấp quản lý xem xét
để ra quyết định cả trên bốn mặt ấy
Với sự am hiểu cả bốn chức năng ấy càng sâu sắc, thì quản trị viên văn phòng càng có kiến thức và năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đi sâu, đi sát, điều hành công việc văn phòng
2 Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị:
Như ta đã biết, có 3 loại kỹ năng mà cấp quản trị viên đều phải nắm được: kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng khái niệm chiến lược Tuy nhiên, ba cấp quản lý cần nắm ba loại kỹ năng ấy với mức độ khác nhau Cấp cao cần tập trung sức vào vận dụng kỹ năng tư duy chiến lược Cấp cơ
sở phải giỏi kỹ năng kỹ thuật và giao tiếp ứng xử Cấp trung, là cầu nối cấp trên với cấp cơ sở, cần hiểu biết và vận dụng được cả ba kỹ năng ấy
Đối với cấp quản trị viên văn phòng, mức độ am hiểu và vận dụng cả ba loại
kỹ năng đó phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lý thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng
Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đó càng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng
3 Quản trị viên văn phòng phải giỏi điều hành công việc văn phòng:
Một khi am hiểu và vận dụng các chức năng quản trị, quản trị viên văn phòng phải thực hiện bảy nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức, sắp xếp tốt chỗ làm việc của văn phòng
- Điều hành tốt công tác thông tin
- Điều hành tốt công tác nhân sự
- Điều hành tốt việc kết hợp các nghiệp vụ truyền thống với các thiết bị hiện đại
- Điều hành tốt vòng đời của tài liệu
- Điều hành tốt một ngày làm việc tại văn phòng
- Làm tốt công tác kiểm tra
4 Những yêu cầu về phẩm chất cá nhân:
Trang 32Cả hai mươi bảy yêu cầu đề ra cho thư ký, từ thư ký ở bậc khởi điểm đến thư
ký hạng cao (được xếp vào nhóm quản trị viên cấp trung) đều áp dụng cho quản trị viên văn phòng Tuy nhiên đối với quản trị viên văn phòng còn cần nhấn mạnh tám điểm phẩm chất sau đây:
- Thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin
- Tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý
- Nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan
- Xác định chính xác các ưu tiên
- Hoàn thành tốt công việc qua sự phối hợp vớiđồng sự, với người khác
- Quyết tâm làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp Dám làm dám chịu trách nhiệm
- Làm nhiều công việc hơn mức quy định
Trang 331.3 Nhu cầu về nguồn lao động Lưu trữ – QTVP của xã hội:
1.3.1 Khái niệm về nhu cầu:
Theo từ điển Tiếng Việt: nhu cầu là điều đòi của đời sống, tự nhiên và xã hội 18
ví dụ nhu cầu về ăn , ở, mặc
Theo chúng tôi nhu cầu là những yêu cầu và sự đòi hỏi cần được đáp ứng
của một chủ thể nào đó để duy trì sự tồn tại và phát triển của bản thân chủ thể đó
Môt nhu cầu nếu được đáp ứng tốt sẽ tạo điều kiện , động lực tốt cho chủ thể, còn nếu nhu cầu không được đáp sẽ dẫn đến những thiếu hụt về những vấn đề thiết yếu gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến sự tồn tại và phát triển của chủ thể
Nhu cầu lao động: là những yêu cầu, đòi hỏi về mặt số lượng và chất lượng đối với nguồn lao động thuộc một lĩnh vực nào đó của một chủ thể, cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp… hoạt động trong các lĩnh vực ngành nghề khác nhau
Nhu cầu lao đông về LT - QTVP: là những yêu cầu đòi hỏi cả về mặt số lượng và chất lượng đối với người lao đọng trong lĩnh vực LT - QTVP của một chủ thể, cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp… hoạt động trong các lĩnh vực ngành nghề khác nhau Người lao động trong lĩnh vực LT - QTVP sẽ đảm nhiệm những công
việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình nhằm duy trị ổn định và phát triển cho cơ quan tổ chức, đơn vị doanh nghiệp…
1.3.2 Nhu cầu về nguồn lao động Lưu trữ – QTVP của xã hội trên thực tiễn:
Trong thời đại bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, xu thế hội nhập đã thúc đẩy công cuộc cải các hành chính ở nước ta dẫn đến những đổi mới trong lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý hành chính văn phòng nói riêng có nhiều những đổi mới Trong xu thế phát triển và đổi mới ấy việc nắm bắt thông tin trở thành lợi thế và đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức, của doanh nghiệp
Steven L Shee phó chủ tịch hiệp hội Quản trị của Mỹ đã phát biểu: "Đối với một xí nghiệp kinh doanh ngày nay nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức năng, thì điều đó coi như một thảm họa, chẳng khác gì khước từ một quy trình công nghệ mới"
18
Viện ngôn ngữ học Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, 2006, tr 725
Trang 34Trên thực tiễn của Việt Nam hiện nay cũng đã thể hiện nhu cầu nguồn nhân lực
LT - QTVP là rất lớn Trong nhiều bài viết của các tác giả gần đây khi tổng kết về nhu cầu nguồn nhân lực LT – QTVP đã nói lên những vấn đề bức xúc đối với lĩnh vực công tác này, đặc biệt là vấn đề người lao động làm công tác luu trữ – quản trị
văn phòng Tác giả Nguyễn Quốc Bảo trong bài "Mấy suy nghĩ về nhu cầu đào tạo
nhân lực lưu trữ cho các tỉnh phía Nam hiện nay"19, dưới góc độ thống kê số liệu
đã phản ánh thực tế nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực lưu trữ cho các tỉnh phía Nam Cùng với sự khẳng định vai trò của lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước và quản lý xã hội, nhận thức của các ngành, các cấp và ở mỗi cơ quan, tổ chức về công tác LT – QTVP ngày càng được nâng cao hơn Qua khảo sát thực tế nhu cầu về làm văn thư lưu trữ đều có thể gặp ở mọi cấp, mọi ngành
TS Phan Đình Nham trong bài "Nhu cầu đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng các tỉnh phía Nam"20 đã tổng kết những viêc đã làm được trong công tác đào tạo nguồn cán bộ LT – QTVP cho các tỉnh phía Nam, từ đó nêu lên những yêu cầu bức xúc về đào tạo nguồn lao đông LT – QTVP cho khu vực phía Nam hiện nay đang là yêu cầu bức xúc
Như vậy có thể khẳng định trên thực tiễn của nền kinh tế xã hội hiện nay nhu cầu về nguồn nhân lực LT – QTVP là rất lớn Trong thời đại yêu cầu nhanh nhạy trong việc nắm bắt và xử lý thông tin, các cơ quan, tổ ngày càng nhận thức rõ vai trò của người làm công tác LT – QTVP Sự phát triển của nền kinh tế thị trường cũng đòi hỏi yếu tố tổ chức và quản lý hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phải thay đổi bộ mặt để thích ứng Vì vậy vì vậy công tác hành chính văn phòng hiện nay được ví như "một quy trình công nghệ mới", nó tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Vì vậy đội ngũ cán bộ làm công tác LT – QTVP ngày càng phải được chuẩn hóa, nâng cao trình độ chuyên môn Bên cạnh đó là sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh
tế xã hội, các doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng cũng đặt ra những nhu cầu lớn về nguồn lao động LT – QTVP Vì
19
Nguyễn Quốc Bảo, Mấy suy nghĩ về nhu cầu đào tạo nhân lực lưu trữ cho các tỉnh phía Nam hiện nay,
Kỷ yếu hội thảo khoa học Những vấn đề của Khoa học Lưu trữ ở phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước, TP Hồ Chí Minh, 2005, tr 117
20
Phan Đình Nham, Nhu cầu đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng các tỉnh phía Nam, Kỷ
yếu hội thảo khoa học, Hà Nội, 2005, tr218
Trang 35vậy đào tạo nguồn lao động LT – QTVP đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện nay đang là vấn đề đặt ra ngày càng cấp thiết
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ – QTVP TRONG KHU VỰC DNNN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI
ĐOẠN 2001-2007 2.1 Vài nét về khu vực doanh nghiệp nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh
2.1.1 Khái niệm DNNN
Hiện nay trên phương diện lý thuyết, có khá nhiều định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp, mỗi đĩnh nghĩa mang trong nó có một nội dung nhất định với một giá trị nhất định Đứng trên những quan điểm, phương thức và góc độ tiếp cân khác nhau các tác giả đưa ra những định nghĩa khác nhau về doanh nghiệp: chẳn hạn như:
Xét theo quan điểm luật pháp: doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bọ hoạt động động kinh
tế trong phạm vi vốn đầu tư do doanh nghiệp quản lývà chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và chính sách thực thi
Xét theo quan điểm chức năng : doanh nghiệp được định nghĩa như sau:
“Doanh nghiệp là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó người ta két hợp các yếu
tố sản xuất (có sự quan tâm giá cả của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên thị trường những sản phẩm hàng hoá hay dịch
vụ để nhận được khoản tiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” (M Farancois Peroux)
Xét theo quan điểm phát triển thì doanh nghiệp là một cộng đồng người xản xuất ra những của cải Nó sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được” (trích
từ sách " kinh tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat - nhà xuất bản Khoa học Xã hội 1992 )
Xét theo quan điểm hệ thống thì doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng “Doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác
Trang 36động qua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm bốn phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự
Ngoài ra có thể liệt kê hàng loạt các định nghĩa khác nữa khi xem xét doanh nghiệp dưới những góc nhìn khác nhau Song giữa các định nghĩa về doanh nghiệp đều có những điểm chung nhất, nếu tổng hợp chúng lại với một tầm nhìn bao quát trên phương diện tổ chức quản lý là xuyên suốt từ khâu hình thành tổ chức, phát triển đến các mối quan hệ với môi trường, các chức năng và nọi dung hoạt động của doanh nghiệp cho thấy đã là một doanh nghiệp nhất thiết phải được cấu thành bởi các yếu tố sau đây:
Yếu tố tổ chức: một tập hợp các bộ phận chuyên môn hoá nhằm thực hiện các chức năng quản lý như các bộ phạn sản xuất, bộ phận thương mại, bô phận hành chính quản trị…
Yếu tố sản xuất: các nguồn lực lao động, vốn, vật tư, thông tin
Yếu tố trao đổi: những dịch vụ thương mại – mua bán các yếu tố đầu vào, bán sản phẩm sao cho có lợi ở đầu ra
Yếu tố phân phối: thanh toán cho các yếu tố sản xuất, làm nghĩa vụ nhà nước, trích lập quỹ và tính cho hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp bằng khoản lợi nhuận thu được
Từ cách nhìn trên đây có thể phát biểu về định nghĩa doanh nghiệp như sau: Doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ trên cơ sở tối đa hoá lợi ích của người tiêu dùng, thông qua đó tối đa hoá lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu xã hội
Doanh nghiệp là một đơn vị tổ chức kinh doanh có tư cách pháp nhân: Tư cách pháp nhân của một doanh nghiệp là điều kiện cơ bản quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân, nó do nhà nước khẳng định và xác định Việc khẳng định tư cách pháp nhân của doanh nghiệp với tư cách là một thực thể kinh tế, một mặt nó được nhà nước bảo hộ với các hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác nó phải có trách nhiệm đối với người tiêu dùng, nghĩa vụ đóng góp với nhà nước, trách nhiệm với xã hội Đòi hỏi doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính trong việc thanh toán những hoản công nợ khi phá sản hay giải thể
Trang 37Doanh nghiệp là một tổ chức sống trong một thể sống (nền kinh tế quốc dân) gắn liền với địa phương nơi nó tồn tại
Doanh nghiệp là một tổ chức sống vì lẽ nó có quá trình hình thành từ một ý chí bản lĩnh của người sáng lập (tư nhân, tập thể hay Nhà nước); trong quá trình phát triển thậm chí có khi tiêu vong, phá sản hoặc bị một doanh nghiệp khác thôn tính Vì vậy cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào chất lượng quản lý của những người lãnh đạo tổ chức trong nó
Doanh nghiệp ra đời và sự tồn tại của nó luôn gắn liền với một vị trí địa phương nhất định, sự phát triển cũng như suy giảm của nó ảnh hưởng đến địa phương đó Và điều kiện vị trí, địa lý của địa phương thuận lợi là điều kiện thu hút các doanh nghiệp tập trung phát triển ở đó, đặc biệt là đối với những thành phố công nghiệp lớn Và thành phố Hồ Chí Minh hiện nay là một điển hình
Có nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, và DN được phân loại theo nhiều tiêu chí: như theo tiêu chí sở hữu tài sản DN gồm các loại: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiêp tư nhân, công ty, xí nghiệp, hợp tác xã… ở đây chúng tôi làm
rõ vài nét về doanh nghiệp nhà nước
Doanh nghiệp nhà nước: là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư vốn Nhà nước – người đại diện toàn dân – tổchức thực hiện chức năng quản lý trên mọi mặt hoạt dộng sản xuấ kinh doanh kể từ khi thành lập cho đến khi giải thể Doang nghiệp nhà nước tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự trong phạm
vi số vốn do doanh nghiệp quản lý
Khái niệm: Điều 1 Luật DNNN được Quốc hội thông qua ngày 24 - 4 -
1995 đã nêu: DNNN là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư vốn thành lập và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh hoặc hoạt động công ích nhằm thực hiện mục tiêu kinh tế xã hội Nhà nước quy định Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân có các quyền và nghĩa vụ dân sự, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh 21
Đặc điểm: với nhiệm vụ thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội và điều tiết vĩ
mô trong nền kinh tế thị trường đặt ra nhu cầu khách quan về sự hình thành và tồn tại các DNNN Quyền sở hữu tư liệu sản xuất thuộc về Nhà nước, đó là đặc điểmthứ nhất phân biệt DNNN với các tổ chức, cơ quan kháccủa Chính phủ DNNN được phân biệt với các loại hình DN khác bởi các đặc điểm sau đây: bảng 1.1
21
Trương Hòa Bình, Võ Thị Tuyết, Quản trị doanh nghiệp, Giáo trình điện tử, Khoa Kinh tế – Quản trị
kinh doanh (ĐH Cần Thơ)
Trang 38Bảng 1.1 So sánh DNNN với các loại hình DN khác:
Doanh nghiệp Nhà nước Các loại hình Doanh nghiệp khác
Cơ quan Nhànước có thẩm quyền ra quyết
định thành lập, thực hiện các mục tiêu kinh tế
xã hội đảm bảo tính định hướng Xã hội chủ
nghĩa
Cơ quan Nhà nước cho phép thành lập trên cơ sở đăng ký kinh doanh của các chủ thể kinh doanh
Ti sản l một bộ phận của ti sản Nh nước,
thuộc sở hữu của Nh nước (vì DNNNdo Nh
nước đầu tư vốn để thnh lập) DNNN khơng
cĩ quyền sở hữu đối với ti sản m chỉ l người
quản lý kinh doanh trn số ti sản của Nh nước
(khơng cĩ quyền sở hữu nhưng cĩ quyền
chiếm hữu, định đoạt v sử dụng)
Chủ thể kinh doanh là chủ sở hữu đối với tài sản kinh doanh của họ
Doanh nghiệp Nhà nước do nhà nứơc tổ chức
bộ máy quản lýcủa doanh nghiệp, Nhà nước
bổ nhiệm các cán bộ chủ chốt của doanh
nghiệp, phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch…
Các DNNN đang chiếm giữ một vị trí quan trọng trong nền kinh tế đất nước về sự tham gia đóng góp và vai trò trong quản lý của nền kinh tế thị trường theo đinh hướng Xã hội chủ nghĩa Các cơ chế quản lý DNNN đang tiếp tục được nghiên cứu cải tiến để hoạt động ngày càng có hiệu quả cao hơn, nâng cao sức mạnh cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ trên thị trường, giữ được vai trò chủ đạo trong nền kinh tế Để DNNN có thể hoạt động tốt trong một nền kinh tế cạnh tranh gay gắt và sự biến động ngày càng mạnh mẽ của nền khoa học công nghệ, DNNN phải có một đội ngũ quản lý, tổ chức với trình độ chuyên môn giỏi, trong đó nguuồn cán bộ làm công tác Lưu trữ –QTVP là một lực lượng quan trọng góp phần vào việc ổn định chiến lược tổ chức phát triển của doanh nghiệp
2.1.2 Sơ lược về hệ thống DNNN tại TP HCM:
Hoạt động của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh phát triển trên tất cả các ngành kinh tế Số lượng doanh nghiệp đăng ký tăng dần qua các năm Đặc biệt từ sau khi Luật doanh nghiệp ra đời ngày càng tăng lên rõ nét
Trang 39Tính đến 31/12/2000 số doanh nghiệp thực tế hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh là 8622 đơn vị, trong đó số doanh nghiệp nhà nước là 678 đơn v, doanh nghiệp ngoài nhà nước là 7387 đơn vị và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
là 577 đơn vị
Biểu 1.2 Doanh nghiệp nhà nước đến 31/12/2000
Số lượng Cơ cấu doanh
Bảng 1.3 Quy mô lao động của các doanh nghiệp nhà nước
Như vậy theo quy mô lao động của các DNNN tại thành phố Hồ Chí Minh,
số DN có quy mô lao động từ 50 - 199 người chiếm tỷ lệ cao nhất (37.2%), tiếp đó
là số DN có quy mô lao động từ 200 - 499 người chiếm tỷ lệ 25.8% không có DN nào có số lao động dưới 10 người
Trang 40Biểu 1.4 Kết quả hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước
Trong đđĩ Tỷ lệ (%) Tổng
doanh nghiệp
Lãi Lỗ Lãi Lỗ
678 622 56 91,7 8,3
Tỷ lệ doanh nghiệp nhà nước làm ăn cĩ lãi 622/678 đơn vị, chiếm 91.7%;
56 doanh nghiệp làm ăn thua lỗ chiếm 8.3%
Bảng 1.5 Doanh nghiệp nhà nước phân theo qui mơ vốn
Nhìn chung hệ thống doanh nghiệp nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh trong giai đoạn từ đầu năm 2001 cĩ quy mơ tương đối lớn Các doanh nghiệp hoạt động trên tất cả các lĩnh vực, ngành nghề Số doanh nghiệp làm ăn cĩ lãi chiếm tỷ
lệ cao (91.7%) Đây là loại hình doanh nghiệp cĩ ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc gia, và là thành phần quan trọng của thi trường lao động trong cả nước Dưới sự điều chỉnh và tác động của Nhà nước hệ thống doanh nghiệp nhà nước cĩ trình độ phát triển và cách thức hoạt động tương đối ổn định hơn các loại hình doanh nghiệp khác Đây là cơ sở quan trọng cho việc nghiên cứu tìm hiểu về hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là tìm hiểu về các thành phần lao động trong doanh nghiệp