(TIỂU LUẬN) thảo luận nhóm TMU phân tích các quyết định cơ bản trong quản trị vận chuyển hàng hóa đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị vận chuyển tại doanh nghiệp việt nam hiện nay và ví dụ minh họa

Lời mở đầuNgày này, dưới sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường, hàng hóakhông còn được tiêu thụ tại nơi sản xuất mà còn được tiêu thụ ở rất xa nơi sản xuất.Như vậy, để giải

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mục lục

Lời mở đầu 4

I PHÂN TÍCH CÁC QUYẾT ĐỊNH CƠ BẢN TRONG QUẢN TRỊ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA 5

1.1 Xác lập mục tiêu vận chuyển hàng hóa 5

1.1.1 Mục tiêu chi phí 5

1.1.2 Mục tiêu chất lượng phục vụ 5

1.2 Thiết lập mạng lưới và tuyến đường vận chuyển 6

1.3 Lựa chọn phương thức vận tải 8

1.4 Tích hợp trong vận chuyển hàng hóa 10

1.4.1 Tích hợp vận chuyển căn cứ theo mật độ khách hàng và khoảng cách 10

1.4.2 Tích hợp vận chuyển theo qui mô khách hàng 11

1.4.3 Tích hợp vận chuyển và dự trữ hàng hóa 11

1.5 Quản lí và điều hành hoạt động vận chuyển trong doanh nghiệp 12

1.5.1 Chuẩn bị vận chuyển và đóng ghép đơn hàng 12

1.5.2 Xác định tuyến đường cụ thể và báo cáo tình trạng hàng vận chuyển 12

1.5.3 Thương lượng với các hãng vận tải, kiểm soát và quản lí khiếu nại 12

1.6 Hệ thống chứng từ trong vận chuyển hàng hóa 13

1.6.1 Hệ thống chứng từ trong vận chuyển nội địa 13

1.6.2 Hệ thống chứng từ trong vận chuyển quốc tế 14

II Đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị vận chuyển tại doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 15

2.1 Thực trạng hoạt động quản trị vận chuyển 15

2.1.1 Vận tải đường bộ 16

2.1.2 Vận chuyển hàng không 16

2.1.3 Đường sắt 16

2.1.4 Đường biển 17

2.1.5 Đường thủy 17

III MINH HỌA TẠI DOANH NGHIỆP GIAO HÀNG TIẾT KIỆM 18

3.1 Mạng lưới vận chuyển 18

3.2 Tích hợp trong vận chuyển hàng hóa 18

3.3 Quản trị và điều hành hoạt động vận chuyển trong doanh nghiệp 18

3.3.1 Chiến lược vận tải: Lấy khách hàng làm trung tâm 18

3.3.2 Khai thác công nghệ 19

3.3.3 Tổ chức và quy trình 20

3.3.4 Phục hồi và quản lý đơn hàng chủ động 21

3.4 Ưu, nhược điểm của hoạt động vận chuyển của giao hàng tiết kiệm 21

3.4.1 Ưu điểm 21

3.4.2 Nhược điểm 21

3.4.3 Giải pháp 22

Kết luận 23

Lời mở đầu

Ngày này, dưới sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường, hàng hóakhông còn được tiêu thụ tại nơi sản xuất mà còn được tiêu thụ ở rất xa nơi sản xuất.Như vậy, để giải quyết tình trạng hàng hóa nơi thừa, nơi thiếu; nơi sản xuất và điểmtiêu thụ, phải gắn liền với hoạt động vận chuyển, một hoạt động nhằm thay đổi vị trícủa hàng hóa từ nơi này đến nơi khác bằng sức người hoặc các phương tiện vận tải.Với sự phát triển vượt bậc của kinh tế Việt Nam cũng như của toàn thế giới, dòngchảy của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm sẽ nhanh hơn và nhiều hơn.Song song với nó, quá trình chuyên môn hóa vẫn không ngừng tiến bộ, đã đang và sẽxuất hiện nhiều hơn doanh nghiệp, tổ chức chỉ chuyên môn về vận chuyển Sự pháttriển về dịch vụ logistics có ý nghĩa đảm bảo cho việc vận hành sản xuất, kinh doanhcác dịch vụ khác được đảm bảo về thời gian và chất lượng

Vận chuyển là hoạt động đưa hàng hóa từ tay người sản xuất đến tay người tiêudùng Nếu xét về chức năng quản trị logistics của doanh nghiệp, vận chuyển hàng hóamột mặt nhằm bổ sung dự trữ cho doanh nghiệp, mặt khác nhằm cung cấp dịch vụlogistics cho khách hàng, vì vậy vận chuyển phải thực hiện cả hai nhiệm vụ logisticsdoanh nghiệp: nâng cao chất lượng dịch vụ logistics khách hàng và giảm chi phí Dịch

vụ logistics tại Việt nam chiếm khoảng 15-20%GDP mỗi năm Trong đó, khâu quantrọng nhất trong logistics là vận tải đã chiếm từ 45-60% đóng góp cho nguồn lợi thuđược

Trước hết về đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản trị vận chuyển sẽ giúp chochiến lược marketing của doanh nghiệp thành công trong việc phân phối đủ rộng và

đủ sâu để đáp ứng một cách hoàn hảo nhu cầu của thị trường Thứ hai vận chuyển sẽđáp ứng yêu cầu về mặt thời gian Vì nếu bạn là nhà phân phối, có thể là siêu thị bạn

sẽ nghĩ gì nếu trong kho của bạn không có hàng hóa để bán cho khách hàng ngày hômnay nhưng lại đầy ắp vào ngày hôm sau Hơn nữa công nhân và máy móc của bạn phảitrả lương hoặc khấu hao hằng ngày đang phải đợi nguyên liệu do vận chuyển chậm trễ

để tiến hành sản xuất chính kinh tế nói chung và logistics nói riêng, chúng em đi phântích các quyết định trong quản trị vận chuyển vì vậy, quản trị vận chuyển được coi làhuyết mạch của chuỗi cung ứng

Nhận thấy được tầm quan trọng của quản trị vận chuyển hàng hóa với nền hànghóa gắn với thực trạng hoạt động quản trị vận chuyển tại doanh nghiệp Viêt Nam hiệnnay nhóm em sẽ đưa ra những phân tích chung đồng thời ví dụ minh họa cụ thể vềhoạt động quản trị của công ty cổ phần giao hàng tiết kiệm

I PHÂN TÍCH CÁC QUYẾT ĐỊNH CƠ BẢN TRONG QUẢN TRỊ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

1.1 ác lập mục tiêu vận chuyển hàng hóa X

1.1.2 Mục tiêu chất lượng phục vụ

Thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng và sử dụng về thời gian, địađiểm, qui mô và cơ cấu mặt hàng trong từng lô hàng vận chuyển Mức độ phục vụkhách hàng trong vận chuyển hàng hóa được thể hiện ở hai khía cạnh đặc thù và quantrọng nhất đó là thời gian và độ tin cậy

Thời gian vận chuyển: Trong một chu kì thực hiện đơn đặt hàng, thời gian vậnchuyển chiếm tỷ lệ nhiều nhất, vì thế thời gian hay tốc độ vận chuyển có liên quan đếnviệc đáp ứng kịp thời hàng hóa và mức dự trữ hàng hóa của khách hàng Tốc độ và chiphí vận chuyển liên quan với nhau theo hai hướng Thứ nhất, các phương tiện vậnchuyển có tốc độ nhanh hơn thì cước phí sẽ cao hơn; thứ hai, tốc độ vận chuyển càngnhanh, thời gian dự trữ trên đường càng giảm Vì thế, chọn phương án vận chuyểnphải cân đối được tốc độ và chi phí vận chuyển

Độ tin cậy trong vận chuyển hàng hóa thể hiện qua tính ổn định về thời gian vàtính an toàn của hàng hóa khi di chuyển các tuyến hàng Sự dao động trong thời gianvận chuyển là khó tránh khỏi do những yếu tố không kiểm soát được như thời tiết,tình trạng tắc nghẽn giao thông, … Độ ổn định vận chuyển ảnh hưởng đến cả dự trữcủa người mua, người bán và những cơ hội, rủi ro trong kinh doanh Việc đảm bảo tốttính ổn định trong vận chuyển, chủ hàng cũng cần có sự linh hoạt trong môi trườngkinh doanh biến động để đáp ứng được nhu cầu vận chuyển đột xuất và cấp bách củakhách hàng

Để đạt được mức độ đáp ứng khách hàng cao thì thường phải vận chuyển với tần

số lớn, khối lượng nhỏ, … như vậy thì chi phí vận chuyển và chi phí logistics sẽ tăng.Vậy nên, trong quá trình xậy dựng kế hoạch chiến lượng vận chuyển cần phải khéoléo đạt được sự cân đối giữa chi phí vận chuyển và chất lượng phục vụ Trong một sốtrường hợp, chi phí thấp là cần thiết nhưng trong một số trường hợp khác thì mức độphục vụ là quan trọng hơn để đạt được mục đích đáp ứng nhu cầu cung ứng hàng hóacho khách hàng

1.2 Thiết lập mạng lưới và tuyến đường vận chuyển

Mạng lưới và tuyến đường vận chuyển cần được thiết kế để đảm bảo sự vận động hợp lý của hàng hóa trong kênh Logistics theo những điều kiện nhất định Có những phương án vận chuyển khác nhau:

a, Vận chuyển thẳng đơn giản

Sơ đồ vận chuyển đường thẳng đơn giản

Vận chuyển thẳng là vận chuyển thẳng tất cả các lô hàng được chuyển trực tiếp

từ từng nhà cung ứng đến các địa điểm của khách hàng

- Ưu điểm:

 Xóa được các khâu trung gian

 Tăng cường khả năng dịch vụ khách hàng, cách thức quản lý đơn giản

 Giảm được số lần xếp dỡ hàng hóa và sẽ giảm được chi phí vận chuyểntrong cự ly ngắn

 Giảm được dự trữ tại doanh nghiệp

- Nhược điểm:

 Nếu mỗi địa điểm chỉ cần khối lượng hàng nhiều thì phương án này sẽ làmtổng chi phí vận chuyển tăng, do cước phí cao cộng với chi phí lớn cho việcgiao nhận nhiều lô hàng nhỏ

Phương án vận chuyển thẳng được coi là hợp lí nếu nhu cầu tại từng địa điểmkhách hàng là đủ lớn để vận chuyển đầy xe hoặc khi vận chuyển những mặt hàng cồngkềnh, trọng lượng lớn như đồ gỗ, máy giặt, tủ lạnh

b, Vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng

Sơ đồ vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng

Tuyến đường vòng là hành trình vận chuyển trong đó người vận chuyển sẽ giaohàng từ một nhà cung ứng tới lần lượt nhiều khách hàng hoặc gom các lô hàng từnhiều nhà cung ứng tới một khách hàng

- Ưu điểm:

Tăng hiệu suất sử dụng trọng tải khi có nhiều lô hàng nhỏ

Mật độ khách hàng lớn và tập trung một vị trí Thiết kế tuyến đường vòng đặc biệt phù hợp khi mật độ khách hàng dày đặc, cho dù khoảng cách vận chuyển

là dài hay ngắn

c, Vận chuyển qua trung tâm phân phối

Sơ đồ vận chuyển qua trung tâm phân phối

Vận chuyển qua trung tâm phân phối là phương tiện vận chuyển hàng hóa từnguồn hàng tới khách hàng phải qua ít nhất một khâu trung gian là trung tâm phân

phối Sau đó, trung tâm phân phối này chuyển những lô hàng tương ứng đến từngkhách hàng trên địa bàn hoạt động của mình.

 Trung tâm phân phối tạo nên một khâu trung gian giữa nhà cung ứng và kháchhàng để thực hiện 2 nhiệm vụ: dự trữ và chuyển tải

 Sự hiện diện của trung tâm phân phối có thể giúp giảm chi phí của toàn bộchuỗi cung ứng logistics khi các nhà cung ứng ở xa khách hàng và chi phí vậnchuyển lớn

1.3 Lựa chọn phương thức vận tải

Để duy trì và tạo dựng các mối quan hệ với khách hàng bạn cần phải thể hiệnnăng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian, điạ điểm, quy mô và cơ cấumặt hàng trong từng lô hàng vận chuyển Trong đó thời gian và độ tin cậy là 2 yếu tốquan trọng nhất để tạo nên một dịch vụ khách hàng mong muốn

Trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng nhiều bởi thời gian vận chuyển.Trong một chu kì đặt hàng thời gian vận chuyển chiếm nhiều nhất và do đó tốc độ vậnchuyển có liên quan đến việc đáp ứng hàng hoá kịp thời cho khách hàng

Độ tin cậy trong vận chuyển hàng hoá thể hiện qua tính ổn định về thời gian vàchất lượng dịch vụ hàng hóa khi vận chuyển

Tuy nhiên, trong thị trường cạnh tranh thì quyền thương lượng của khách hàngngày càng tăng Họ luôn đòi hỏi một sản phẩm tốt hơn hoặc rẻ hơn Chính vì vậydoanh nghiệp phải đánh đổi giữa chi phí và chất lượng dịch vụ Trong hoạch địnhchiến lược doanh nghiệp phải khéo léo đạt được sự cân đối giữa chi phí vận chuyển vàchất lượng dịch vụ Đó là trách nhiệm hàng đầu đối với nhà quản trị vận chuyển haylogisics.

a, Tiêu thức lựa chọn:

- Chi phí:

 Cước phí: Chi phí lớn nhất và dễ nhận thấy nhất, tính bằng đơn vị tấn-km

 Chi phí tại bến: phí thuê bến bãi, bốc dỡ chất xếp hàng hoá (có thể được tính trọn gói, cũng có thể tính riêng ngoài cước vận chuyển)

 Phí bảo hiểm: tuỳ thuộc giá trị lô hàng và phương tiện giao thông

- Thời gian vận chuyển:

 Bao gồm tổng thời gian vận chuyển trọn gói từ khi chủ hàng gửi từ điểm xuấtphát tới tận địa điểm khách hàng, trong đó gồm có các yếu tố:

o Tốc độ vận chuyển: có quyết định lớn nhất đến thời gian giao nhận hànghóa

- Năng lực vận chuyển:

 Cho biết khối lượng hàng hoá và địa bàn hoạt động mà đơn vị vận tải có thể chuyên trở được trong một khoảng thời gian nhất định thể hiện qua số lượng phương tiện vận tải và các thiết bị đi kèm.

 Thể hiện ở khả năng tiếp cận đến đúng địa điểm và vị trí theo yêu cầu của khách hàng

b, Quy trình lựa chọn phương thức vận tải:

Bước 1: Xác định tiêu thức và tầm quan trọng mỗi tiêu thức

Bước 2: Tầm quan trọng của mỗi tiêu thức được xác định theo hệ số phù hợp với quan điểm người của người nhận hàng

Bước 3: Lựa chọn đơn vị vận tải: đánh giá về chất lượng dịch vụ và chi phí đối với những đơn vị vận tải mà doanh nghiệp đã từng kí hợp đồng

Bước 4: Giám sát và đánh giá dịch vụ lựa chọn

1.4 Tích hợp trong vận chuyển hàng hóa

1.4.1 Tích hợp vận chuyển căn cứ theo mật độ khách hàng và khoảng cách

Phương án vận chuyển căn cứ theo mật độ khách hàng và khoảng cách

Vận chuyển qua trung tâm phân phối, từ đó chuyển tải theo đường vòng

Vận chuyển qua trung tâm phân phối, từ đó chuyển tải theo tuyến đường vòngMật độ trung bình Vận chuyển hợp

đồng với chuyến đường vòng

Vận chuyển không đầy thùng tải

Vận chuyển không đầy thùng tải / Vậnchuyển bưu kiện

đồng với tuyến đường vòng / Vận chuyển không đầy thùng tải

Vận chuyển không đầy thùng tải / Vận chuyển bưu kiện

Vận chuyển bưu kiện

Trong trường hợp mật độ khách hàng đông nhưng khoảng cách xa kho/TTPPthì việc sử dụng dịch vụ vận chuyển công cộng cho quãng đường dài tới kho/TTPPgần khu vực khách hàng sẽ hiệu quả Khi mật độ khách hàng thưa thớt thì vận chuyểnhợp đồng với đơn vị vận tải nhỏ (không đầy xe) thì sẽ tối ưu hơn bởi vì có thể phốihợp các lô hàng với nhau.

Vận chuyển bưu kiện là phương án lựa chọn khi mật độ khách hàng rất thấp

mà khoảng cách vận chuyển lại xa Phương án này được xem là quan trọng cho cácdoanh nghiệp trong lĩnh vực như thương mại điện tử, bán hàng qua catalog, … Loạihình này tốc độ nhanh, thời gian ngắn, an toàn hàng hóa tốt và chi phí cao Trên thếgiới, các công ty như FedEx, UPS, DH, … rất thành công trong lĩnh vực vận chuyểnbưu kiện với phạm vi hoạt động toàn cầu Họ có mạng lưới kho tập hợp tại trung tâmthương mại quốc tế lớn Có hệ thống thông tin quản lí, thiết kế, vận hành, giám sátnăng động Và sở hữu nhiều máy bay, cano, xe tải đảm bảo chất lượng lô hàng Nhucầu với loại hình này đang mở rộng khi quan điểm cung ứng tức thì JIT (just in time)được ứng dụng phổ biến

1.4.2 Tích hợp vận chuyển theo qui mô khách hàng

Doanh nghiệp phải tính đến qui mô và địa điểm khách hàng khi thiết lập mạnglưới và tuyến đường vận chuyển sao cho phù hợp Đáp ứng những đơn hàng lớn thì cóthể vận chuyển đầy xe hoặc đầy toa tàu, còn nhỏ thì nên sử dụng đơn vị vận tải nhỏ,vận chuyển không đầy xe hoặc vận chuyển theo tuyến đường vòng Khi cung ứnghàng hóa có 2 loại chi phí: chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng Cùng mộtquãng đường thì chi phí vận chuyển không đổi dù khách hàng lớn hay nhỏ nhưng chiphí giao hàng với khách hàng nhỏ sẽ lớn hơn nếu tính trên từng đơn vị hàng hóa Vìthế, nên phân loại khách hàng theo qui mô: lớn (L), vừa (M), nhỏ (S) rồi sử dụngtuyến đường vòng để cung ứng cho khách hàng với tần số khác nhau

1.4.3 Tích hợp vận chuyển và dự trữ hàng hóa

Tích hợp vận chuyển theo nhu cầu thị trường và giá trị sản phẩm

Sản phẩm

Nhu cầu lớn Tích hợp vận chuyển dự trữ bảo hiểm

Chia nhỏ dự trữ chu kì Sử dụng phương tiện vận chuyển chi phí thấp để

bổ sung dự trữ chu kì Sử dụng phương tiện nhanh để đáp ứng dự trữ bảo hiểm

Không tích hợp vận chuyển bất kì loại dự trữ nào Sử dụng phương tiện chi phí thấp để bổ sung dự trữ.Nhu cầu nhỏ Tích hợp vận chuyển tất cả các loại dự

trữ trong cùng một chuyến hàng Sử dụng phương tiện vận chuyển nhanh để đáp ứng đơn hàng nếu cần thiết

Chỉ tích hợp vận chuyển dự trữ bảo hiểm Sử dụng phương tiện chí thấp để bổ sung dự trữ chu kì.Với các mặt hàng có tốc độ lưu chuyển cao, nhu cầu thị trường lớn mà có giá

chuyển qua trung tâm phân phối gần với khách hàng để tiết kiệm chi phí vận chuyển.Đối với các mặt hàng giá trị thấp thì phối hợp vận chuyển có vai trò đặc biệt quantrọng đối với cạnh tranh xuất khẩu Những mặt hàng này có nhu cầu thị trường thấpnên phối hợp khi vận chuyển dự trữ bảo hiểm để giảm chi phí vận chuyển và có thể sửdụng phương tiện chi phí thấp để bổ sung dự trữ chu kì.

1.5 Quản lí và điều hành hoạt động vận chuyển trong doanh nghiệp

1.5.1 Chuẩn bị vận chuyển và đóng ghép đơn hàng

Đây là khâu phối hợp với bộ phận quản lí kho và là công việc quan trọng đầutiên để đảm bảo đầy đủ thiết bị, mặt hàng, nhân công và các điều kiện cần thiết kháccho công tác chuẩn bị giao hàng hoặc nhận hàng Lập kế hoạch tốt, bám sát yêu cầuvận chuyển thực tế sẽ đảm bảo dòng hàng hóa luân chuyển nhịp nhàng, thuận lợi ở cáccửa ra vào kho bãi, hạn chế đến mức tình trạng phải chờ đợi, thậm chí tắc nghẽn, đểxếp hoặc dỡ hàng, giảm bớt lãng phí trong doanh nghiệp

Lịch trình vận chuyển, lịch giao nhận hàng và kế hoạch sử dụng thiết bị, mặtbằng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Khâu chuẩn bị và lập kế hoạch vận chuyểnphải xem xét các đặc tính vật lí hàng hóa cũng như khối lượng, kích thước của lôhàng Đóng ghép hàng hóa trong vận chuyển có lợi ích rất rõ ràng, khi một chuyếnhàng có thể ghép chung nhiều đơn hàng đơn lẻ cùng một tuyến đường, góp phần tiếtkiệm và giảm chi phí vận chuyển cho các chủ hàng Ngày nay, với sự hỗ trợ của côngnghệ thông tin, các phương án ghép hàng có thể chủ động và thích nghi ở nhiều địađiểm, nhiều đối tác và trên cung đường phức tạp hơn

1.5.2 Xác định tuyến đường cụ thể và báo cáo tình trạng hàng vận chuyển

Xác định được tuyến đường tối ưu, hành trình tốt nhất mà phương tiện vận tải

sẽ đi là một phần quan trọng trong quản trị vận chuyển Phần mềm xác định tuyếnđường TMS (Transportation management system) được ứng dụng cho nhiệm vụ này

Bộ phận vận tải chịu trách nhiệm đảm bảo xác định xác định tuyến đường hợp lí nhất,kết nối thuận tiện các điểm nhận hàng và giao hàng, trong khi đáp ứng tốt yêu cầucung ứng hàng hóa Việc báo cáo tình trạng hàng vận chuyển cho người nhận hàngbằng thư điện tử hoặc theo dõi lộ trình đơn hàng trên website đã trở nên phổ biến, cóthể chủ động trong kế hoạch giao nhận hàng và triển khai các công việc tiếp theo, liênquan đến thời gian, địa điểm và dịch vụ xếp dỡ cần thiết

1.5.3 Thương lượng với các hãng vận tải, kiểm soát và quản lí khiếu nại

Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong chuỗi ung ứng đều phảithuê ngoài dịch vụ vận chuyển ở nhiều mức độ khác nhau Việc lựa chọn các hãng vậntải được tiến hành thông qua quá trình thương lượng và đàm phán để đạt được mứcgiá công bằng, hợp lí, phù hợp với các yêu cầu dịch vụ của các bên gửi hàng và nhậnhàng “người vận chuyển chính” dùng để chỉ mối quan hệ liên kết của chủ hàng vớimột vài nhà cung cấp dịch vụ vận tải đáng tin cậy Hệ quả của mối quan hệ tin cậy đó

là khả năng tiết kiệm thời gian trong quá trình giao nhận hàng, tăng năng suất laođộng và chất lượng dịch vụ ổn định Mối quan hệ giữa chủ hàng và đơn vị vận tải luônvận động theo những thay đổi trên thị trường dịch vụ vận tải và các doanh nghiệp sản