kiểm tra đánh giá chiến lược

-Kiểm tra quản trị: tập trung vào diễn tiến những hệ thống chính để đạt tới việc hoàn thành những mục tiêu CL.. *Những phương hướng sau đây có thể là hữu ích: +Những hệ thống báo cáo ph

Chương IX KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ CHIẾN LƯỢC.

I.Một số vấn đề liên quan đến đánh giá CL

1/Thực chất của quá trình đánh giá CL

*Đây là bước chính cuối cùng trong tiến trình quản

trị CL

*Mặc dù sự kiểm tra là bước cuối cùng nhưng nó lại

cung cấp những thông tin phục vụ cho giai đoạn thiết kê, hình thành CL cho thời kỳ tiếp theo

*Một phần đáng kể các thông tin trở lại cho quản trị xuất phát từ những thể thức kiểm tra.

Phân tích

Kiểm soát Thiết kế

2/Tiến trình kiểm tra (6 bước)

+Qui định những nội dung phải kiểm tra

+Đặt những tiêu chuẩn kiểm tra

+Đo lường sự thực hiện

+So sánh thực hiện với tiêu chuẩn

+Tìm ra nguyên nhân của những sai lệch

+Áp dụng hành động sửa chữa

II.Qui định những nội dung phải kiểm tra (Bước 1)

1/Ba loại kiểm tra cơ bản:

-Kiểm tra chiến lược: tập trung vào đánh giá CL và thực hiện sau khi CL được thảo ra, cả trong khi thực hiện

-Kiểm tra quản trị: tập trung vào diễn tiến những hệ thống chính để đạt tới việc hoàn thành những mục tiêu CL.

-Sự kiểm soát hoạt động: tập trung vào sự thực hiện của cá nhân và nhóm công tác

2/Những yếu tố thực hiện có thể được quản trị và đánh giá trên bốn phương diện:

-Số lượng

-Chất lượng

-Thời gian

-Chi phí

III.Đặt các tiêu chuẩn kiểm tra (Bước 2)

1/Những tiêu chuẩn thay thế

-Đặt những tiêu chuẩn thay thế đôi khi lại khó

khăn hơn nhiều bởi vì những mục tiêu không được xác định rỏ và bởi vì những chỉ tiêu thay thế là cần thiết -Những chỉ tiêu thay thế khi công việc khó khăn và không thể làm được Chẳng hạn hãy xem xét biện

pháp đo luờng hiệu quả của việc thực hiện quảng cáo Một quảng cáo tốt phải có một tác động tích cực vào khối lượng hàng bán ra nhưng tỉ lệ hàng bán gia tăng có phải được coi là do quảng cáo không Những yếu tố khác như giá cả cạnh tranh cũng ảnh hưởng tới doanh số nhưng tiêu chuẩn thay thế cũng ảnh hưởng ý định người tiêu thụ và việc mua hàng

2/Những sai số cho phép.

-Hầu hết những chỉ tiêu cũng phải bao gồm

những giới hạn sai số cho phép

-Việc thực hiện thật sự ít khi ăn khớp hoàn toàn với kế hoạch, ta thường thấy có những lệch lạc so với kế hoạch như là một phần bình thường của công việc -Những giới hạn đề ra thiết lập những biên giới trong đó lệch lạc có thể xảy ra và được coi là phù hợp với kế hoạch gốc

IV.Đo lường sự thực hiện (Bước 3)

1/Thông tin cho việc đo lường thành quả

a/Hệ thống thông tin cần thiết cho việc đo lường

thành qủa có thể lấy từ nhiều nguồn

*M.I.S có thể cung cấp rất nhiều thông tin cần thiết hơn nữa mặc dù không luôn đáng tin cậy Quản lý

phải phân biệt những thông tin nào cần thiết để đo

lường và đánh giá thành quả

*Những phương hướng sau đây có thể là hữu ích:

+Những hệ thống báo cáo phải phát sinh đủ thông tin để có được một hình ảnh đáng tin cậy của việc

thực hiện

+Thông tin cần thiết bao gồm tất cả thông tin về

những biến số có giá trị về mặt chiến lược Ví dụ: khối lượng hàng bán và chi phí đơn vị

+Những báo cáo phải được cấu trúc để biểu hiện sự thực hiện hay những triệu chứng bằng một cách có thể dẫn đến hành động, những biện pháp cần đến

hành động thì phải được nêu rỏ

+Những báo cáo phải đúng lúc và phát sinh với số lượng đủ để có thể có những hành động sửa chữa

nhưng cũng đừng thông thường tới mức tạo nên những sự tiêu hao thời giờ không cần thiết của quản lý

+Loại và lưu lượng thông tin phải đơn giản và

được xử lý sao cho phù hợp mỗi nơi nhận

+Những báo cáo thường phải nhằm vào những

ngoại lệ

b/Ngân sách là công cụ quan trọng cho việc kiểm soát quản trị.

*Nói cách khác ngân sách là một kế hoạch hoạt động dự kiến của DN và được sử dụng như là một chuyển tải

quan trọng để cung cấp thông tin đo lường việc thực hiện.

*Các loại ngân sách bao gồm: ngân sách tiền mặt, tư bản, bán hàng, hàng hoá và kiểm kê, ngân sách chi tiêu và

dị biệt Có nhiều ý kiến chung liên quan đến vấn đề này như:

-Việc đặt ngân sách một cách kiến hiệu và những lề lối kiểm tra không nhất thiết ngụ ý rằng tối thiểu hóa chi phí Kiểm tra hữu hiệu có thể đem theo những chi tiêu gia tăng hoặc giảm đi, mục tiêu của DN có thể tối ưu hay tối thiểu.

-Ngân sách giành chổ cho sự biến đổi Sự biến đổi liên quan tới khái niệm cho rằng nhiều chỉ tiêu liên

quan tới mức độ hoạt động, hàng bán.

-Ngân sách phải có tính chất mềm dẻo, nó có liên quan tới khái niệm cho phép sự kín đáo về quản lý và bỏ qua những con số về ngân sách.

-Một phần thiết yếu của việc kiểm tra ngân sách liên quan tới sự phân tích những khác biệt giữa thực

hiện mong đợi và thực hiện thực sự, nó giải thích cho ta thấy tại sao sự khác biệt đã xảy ra và đánh giá tính chất mong muốn của một biến số của sự khác biệt.

-Những hoạt động kiểm tra chi phí liên hệ và việc đặt ngân sách một cách có hệ thống là cực kỳ quan

trọng

2/Những kỹ thuật để đo lường.

a.Những số đo hướng về tiếp thị.

Năm dạng chính về những số đo thành quả tiếp thị

phân tích có thể được phân biệt.

+Sự phân tích số lượng bán liên quan tới phân tích so sánh mục tiêu thật sự bán hàng, sự phân tích này tập

trung vào những biến đổi về giá cả hoặc số lượng và

vào những hạng riêng biệt như sản phẩm, lãnh thổ.

+Phân tích thị trường tập trung vào sự tính toán phân tích liên hệ của khối lượng hàng bán của một hãng với khối lượng của một hãng cạnh tranh

+Phân tích những chi phí tiếp thị với doanh số có thể giúp ta biết rằng hãng không chi tiêu quá đáng để đạt được những mục tiêu bán hàng.

+Sự theo dõi thái độ khách hàng, những nhà bán buôn và những hãng tham dự hệ thống tiếp thị khác có thể chỉ dẫn những cung cấp chất lượng về phát triển vị trí thị trường Những kỹ thuật chính cho việc theo dõi thái độ bao gồm sự sử dụng những hệ thống khiếu nại và gợi ý, những cuộc điều tra khách hàng

+Phân tích hiệu quả tập trungcơ bản vào hiệu quả lực lượng bán hàng, quảng cáo, cổ động, phân phối.

b/Những kỹ thuật đo lường tài nguyên nhân lực

+Những số đo sản xuất tập trung vào số lượng, chất lượng của kết quả

+Những thước đo cá nhân bao gồm: sự vắng mặt, đi trễ, sự thường xảy ra sự cố, sự thăng tiến, mức lương +Những biện pháp phán xét cần thiết cho một số

loại nhân viên như những nhân viên quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ

c/Những chỉ tiêu đánh giá kết quả sản xuất Ba dạng tiêu chuẩn và biện pháp kiểm tra là:

+Kiểm tra trước những dữ kiện nhập.

-Kiểm tra trước số luợng vật liệu tập trung vào

những mức kiểm kê hữu hiệu liên quan tới việc làm

quân bình chi phí đặt hàng, chi phí kiểm kê Những

quản đốc phân xưởng phải ấn định số lượng mỗi món để đặt và mức thường xuyên.

+Kiểm tra đồng thời việc chế biến và giao chuyển.

-Sự kiểm tra đồng thời liên quan tới số lượng, thời điểm những số luợng dữ kiện xuất.

+Hậu kiểm tra những dữ kiện xuất.

-Trong khi những thể thức kiểm soát đồng thời và kiểm tra gia tăng khả năng chất lượng cao, xuất lượng sản sinh có hiệu suất, việc kiểm tra sau tập trung vào việc phân tích thật sự xuất lượng

-Hai kỹ thuật đã được sử dụng rộng rãi cho kiểm tra sau là:

*Sự phân tích chi phí tiêu chuẩn liên quan tới

việc đánh giá kết hợp nhân công trực tiếp, vật liệu

trực tiếp và chi phí ngoại vi để tìm chi phí thực sự cho mỗi đơn vị chi phí, nó được so sánh với chi phí đơn vị tiêu chuẩn để tìm sự khác biệt chi phí

*Những chất lượng kiểm soát thống kê tập trung vào việc phát hiện chất lượng hư kém, những lý thuyết lấy

mẫu thống kê giúp làm giảm bớt số lượng thời gian và chi phí dành cho chất lượng mong muốn

d/Kiểm toán.

*Kiểm toán là một quá trình có hệ thống trong việc thu nhận và đánh giá những bằng chứng, sự kiện một cách có mục đích, những bằng chứng này có liên quan đề cập đến việc khẳng định về hoạt động kinh tế và các sự kiện để

xác định mức độ quan hệ giữa những sự khẳng định đó với những tiêu chuẩn đã được đề ra và những bằng chứng này thông báo các kết quả đến những người có nhu cầu sử

dụng.

*Những người kiểm toán có thể chia thành ba nhóm: +Những người kiểm toán độc lập: được công nhận là kiểm toán viên độc lập.

-Họ kiểm tra tình trạng tài chính của một tổ chức để xem xét tình trạng tài chính của tổ chức đó có được chuẩn bị, sắp xếp theo những nguyên tắc kế toán chấp nhận chung không và họ cũng xem chúng đã trình bày đầy đủ những kế hoạch hoạt động của công ty hay

không

+Những người kiểm toán Nhà nước: được công

nhận là kiểm toán viên Nhà nước

-Họ có trách nhiệm trong việc bảo đảm theo dõi các tổ chức có phục tùng theo luật lệ, tình hình và

chính sách của Nhà nước hay không

-Họ có thể kiểm tra bất cứ tổ chức công cộng hay tổ chức cá nhân nào

+Những người kiểm toán nội bộ: nhân viên trong một tổ chức, có trách nhiệm trong việc bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị, định lượng hiệu quả hoạt động của công ty

-Để đánh giá hiệu quả hệ thống quản trị chiến

lược của một tổ chức, kiểm toán viên nội bộ thường yêu cầu tìm kiếm các câu trả lời cho các câu hỏi như: *Bạn có cảm thấy rằng hệ thống quản trị chiến lược tồn tại để cung cấp các dịch vụ cho bạn trong

việc làm mỗi ngày hay không? Nó giúp bạn như thế nào trong công việc?

*Hệ thống quản trị CL có cung cấp dịch vụ mà bạn cảm thấy được bảo đảm ở mức khởi đầu và thực hiện của nó? Ở những phạm vi nào nó thất bại và

thành công, theo bạn?

*Bạn có xem rằng hệ thống quản trị chiến lược đã được thực hiện gắn với chi phí và lợi nhuận? Có nơi nào mà bạn xem chi phí tăng vọt.

*Bạn có cảm thấy thõa mãn khi dùng hệ thống không? Nó có thể chú ý xem trong việc sắp xếp công suất của hệ thống vào nhu cầu của bạn, nếu có, ở chổ nào?

*Theo bạn hệ thống có đủ linh hoạt không?

Nếu không nên thay đổi chổ nào?

*Bạn có thể nghĩ rằng quản trị CL vẫn tiến

triển tự nhiên bình thường? Bạn có thể tác động quá trình này không? Nếu không thì tại sao?

*Bạn có giữ một lượng thông tin cá nhân trong

quyển ghi chép hay đâu đó của bạn không? Nếu có bạn có thể cung cấp thông tin đó cho hệ thống chứ? Bạn

thấy có lợi khi làm như thế không?

*Hệ thống có cung cấp thông tin cho bạn kịp thời, liên quan và chính xác không? Có nơi nào thiếu sót vấn đề này không?

*Bạn có nghĩ hệ thống quản trị CL sử dụng ít

nhiều hình thức và thủ tục phức tạp hơn để phát triển

thành công?

*Bạn có nghĩ rằng có những mối quan tâm lớn

đến tính tin cậy và an toàn của hệ thống thông tin? Bạn có đề nghị mới nào để cãi tiến cách thức vận hành của nó

V.So sánh thành tích với tiêu chuẩn (Bước 4).

*So sánh thành tích thật sự liên quan tới việc tiêu

chuẩn thực hiện

*Những tiêu chuẩn bị bỏ quên và trở thành công

việc vô bổ chỉ có trên giấy tờ Không có sự so sánh thì công việc hết sức chủ quan là thất thường

*So sánh kết quả và tiêu chuẩn cùng nhấn mạnh sự

đo lường thành tích bằng cùng những điệu kiện được sử dụng để đặt những tiêu chuẩn

VI.Tìm kiếm nguyên nhân của sai lệch (Bước 5)

*Một bảng kiểm tra tổng quát sau đây có thể giúp ích chúng ta:

-Những tiêu chuẩn có phù hợp với những mục tiêu chiến lược đề ra không?

-Những mục tiêu và những tiêu chuẩn tương ứng còn phù hợp với tình hình hiện thời không?

-Những CL để hoàn thành mục tiêu có còn thích hợp với tình hình hiện nay không?

-Cơ cấu tổ chức, hệ thống (thông tin) và sự hỗ trợ tài nguyên của hãng có đủ thực hiện thành công những CL và nhờ đó hoàn thành mục tiêu.

-Những hoạt động có thích hợp để đạt tiêu chuẩn

hay không?

VII.Tiến hành sửa chữa (Bước 6).

Danh sách 6 lãnh vực kiểm soát:

1/Xét lại những tiêu chuẩn.

*Mặc dù đây không phải là sự kiện thông thường

nhưng hoàn toàn có thể là những tiêu chuẩn không cùng hướng với những mục tiêu và chiến lược chọn lựa.

2/Xét lại những chiến lược.

*Nếu những mục tiêu và những tiêu chuẩn làm thích hợp, sự lệch hướng trong thực hiện có thể liên quan tới thị trường không có kết quả trong một thời kỳ bởi vì sự chuyển đổi hoàn cảnh.

3/Xét lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực.

*Sự thực hiện không đầy đủ đôi khi có thể bắt

nguồn từ một cấu trúc hệ thống hay trợ lực tài

nguyên

*Sự hỗ trợ tài nguyên như tiền có thể cần tới để thực hiện thành công một chiến lược như là một sự

hội nhập về sau hoặc tới trước

4/Xét lại những hoạt động

*Sự điều chỉnh thông thường, nhất là khi tiến trình thiết kế chiến lược đã tương đối thành công là những hoạt động

5/Sự tương quan.

*Quản trị phải nhớ rằng những điều chỉnh trong bất cứ lãnh vực nào cũng cần,liên quan tới một trong

những yếu tố khác

*Điều chỉnh mục tiêu có thể cần tới tiêu chuẩn

chiến lược khác nhau, tiêu chuẩn tài nguyên hoạt

động và có thể cơ cấu tổ chức khác nhau

6/Kiểm soát tiến trình thiết kế CL

*Một trong những dạng kiểm soát quan trọng nhất là theo dõi tiến trình thiết kế chiến lược để chắc chắn rằng nó hoạt động đúng và đóng góp vào thành quả chung của DN

*Việc thiết kế CL đã tạo triển vọng nhất cho những

DN nào có thể dùng nó một cách hữu hiệu và có hiệu quả.

Tóm lại:

-Bước lớn cuối cùng trong quản trị CL là kiểm tra

thành tích của DN theo ti61n trình gồm 6 bước nêu trên.

tố thành tích hoặc kết quả nào được coi là quan trọng.

-Tiêu chuẩn kiểm tra càng rõ ràng và đơn giản càng tốt Vì có một số mục tiêu và thành tích không đo lường một cách trực tiếp nên cần có các chỉ tiêu thay thế.

-Ngoài ra các nhà quản trị cần ý thức được rằng thành tích đạt được có thể khác xa so với kỳ vọng mà không cần đề ra các biện pháp chấn chỉnh Thông thường khi đề ra tiêu chuẩn kiểm tra phải định rõ mức sai lệch cho phép.

kiểm tra là phải xác định rõ các nguyên nhân dẫn đến kết quả thực hiện bị sai lệch so với tiêu chuẩn để ra

Một hiện tượng phổ biến là các nhà quản trị thường

thông qua các biện pháp chấn chỉnh khi chưa hiểu rõ

nguyên nhân sai lệch

-Trên cơ sở phân tích nguyên nhân vì sao có sự sai lệch có thể đề ra các biện pháp chấn chỉnh đúng đắn Có một số biện pháp mà Ban lãnh đạo có thể thông qua DN có thể xem xét lại tiêu chuẩn, xem xét lại

mục tiêu, xem xét lại chiến lược, xem xét thực tế hoạt động của các thành viên trong tổ chức

-Nhà quản trị cần xem xét tới một số yếu tố khác

trước khi tiến hành kiểm tra Đó là các vấn đề liên

quan tới sự kiểm tra thái quá và các cuộc kiểm tra mà chi phí bỏ ra lớn hơn so với lợi ích thu được