PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG VÀ MIS

*Thông qua hệ thống thông tin các nhà quản trị có thể: -Ra những quyết định chủ động và tốt hơn.. a.M.I.S.Management Information System -Hệ thống thông tin quản trị là khái niệm chung d

Xác định sứ mạng

Phân tích nội bộ để nhận diện những điểm mạnh,

yếu

Thiết lập mục tiêu dài hạn

Xây dựng và chọn lựa các chiến lược để thực hiện

Thiết lập những mục tiêu ngắn hạn

Phân phối các nguồn lực Đề ra các chính sách

Đo lườngvà đánh giá kết quả

Hình thành chiến lược Thực thi CL Đánh giá CL

Chương IV : PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG & HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.

I Mô hình M.I.S (Management Information

System)

1 Nhu cầu thông tin

* Thông tin hiện nay được coi là một trong

những loại tài sản quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào

* Thông tin là một nguồn lực then chốt trong

DN cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác

*Thông qua hệ thống thông tin các nhà quản trị có

thể:

-Ra những quyết định chủ động và tốt hơn

-Tăng thêm giá trị sản phẩm, dịch vụ cung cấp

tới khách hàng

-Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động

-Giảm chi phí trong sản xuất, kinh doanh

-Khuyến khích đổi mới hoạt động trong nội bộ và

cung cấp dịch vụ cho bên ngoài

2.Mô hình M.I.S

a.M.I.S.(Management Information System)

-Hệ thống thông tin quản trị là khái niệm chung

dành cho tất cả các ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề

trong quản lý và điều hành trong tất cả lĩnh vực của DN

-M.I.S hướng tới hầu hết các vị trí trong DN, từ

người công nhân phân xưởng tới người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ, giúp đơn giản

hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý

-Hệ thống thông tin quản trị là toàn bộ những qui

tắc, những cách thức mà thông qua đó nhân viên sử dụng các thiết bị thu thập và phân tích các dữ kiện tạo ra thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp làm quyết định

-M.I.S mang lại cho nhà quản trị những dữ liệu

cần thiết để vạch ra chiến lược hiệu quả, nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh cho DN.

b.Các thành phần của M.I.S.

+Nền tảng của hệ thống thông tin.

*Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản

nhất, vai trò của hệ thống thông tin trong các DN.

*Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào

các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của DN

+Tổng quan về công nghệ thông tin và truyền

thông

*Trình bày những kiến thức liên quan về công

nghệ thông tin, bao gồm những kiến thức kỹ

thuật, thực tiễn, phần cứng, phần mềm, cấu trúc dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu

+Các ứng dụng trong DN

*Hệ thống thông tin cộng tác và tính toán cho

nhân viên

*Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất kinh

doanh

*Hệ thống thông tin hỗ trợ và ra quyết định cho

các nhà quản trị

*Hệ thống thông tin cho ‘Chiến lược phát triển

doanh nghiệp’

+Quản lý công nghệ thông tin trong DN

*Quản lý tài nguyên thông tin và công nghệ

*Lên kế hoạch và thực hiện các cơ hội cùng với

công nghệ thông tin, sẳn sàng thực hiện các cơ hội kinh doanh trong tương lai

*Các chính sách bảo mật và qui chế tài

nguyên công nghệ thông tin, thực hiện các qui định về bảo mật và áp dụng công nghệ thông tin trong DN.

c.Các đối tượng liên quan đến M.I.S.

-Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về

một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.

-Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm

bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin.

-Người sử dụng thông tin (trong và ngoài đơn

vị) truy cập và sử dụng các thông tin do

người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.

d Mô hình M.I.S

-Thiết lập nhu cầu thông tin.

-Xác định nguồn thông tin tổng quát

-Xác định nguồn thông tin riêng biệt

-Xây dựng hệ thống thu thập thông tin

-Dự báo những thay đổi

-Phát triển hồ sơ môi trường

-Phát triển ưu, nhược, cơ hội, đe dọa

-Phát triển những phản ứng chiến lược

-Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trị

II Thiết lập các nhu cầu thông tin.

không phải tất cả thông tin đều có giá trị cho quyết định.

*Cần xác định chính xác nhu cầu thông tin cho từng cấp, từng loại quyết định phù hợp với các yêu cầu về phạm vi & các lĩnh vực.

nhà quản trị nào cũng cần tiếp cận gồm các nhóm sau:

-Thông tin định hướng sản xuất kinh doanh, chủ yếu là các thông tin về quan hệ cung cầu.

-Thông tin bảo đảm lợi thế cạnh tranh như: thông tin về đối thủ, các cơ hội, nguy cơ đe dọa mà DN đối mặt

-Thông tin về nguồn lực, liên quan đến việc sử

dụng các yếu tố của sản xuất kinh doanh

-Thông tin về môi trường vĩ mô & vi mô nhằm

giúp DN dự đoán xu hướng của tình hình nhằm đề ra các bước đi hợp lý

*Thiết lập NCTT là cơ sở cho việc thu thập, xử lý & cung cấp thông tin sau này

2.Xác định nguồn dữ liệu thu thập.

a/Nguồn dữ liệu sơ cấp(chính yếu)

*Nguồn dữ liệu gốc: nguồn dữ liệu mới được DN

trực tiếp thu thập từ gốc và chưa qua quá trình xử lý.

*Phân loại nguồn dữ liệu sơ cấp.

-Dữ liệu sơ cấp nội vi.

-Dữ liệu sơ cấp ngoại vi.

b/Nguồn dữ liệu thứ cấp (thứ yếu)

*Nguồn dữ liệu thứ cấp: nguồn dữ liệu đã qua quá trình xử lý dùng cho một nhu cầu nào đó nhưng cũng có thể làm căn cứù phục vụ cho nhu cầu thông tin mới để nghiên cứu phục vụ cho một nhu cầu mới.

*Phân loại nguồn dữ liệu thứ cấp.

-Dữ liệu thứ cấp nội vi.

-Dữ liệu thứ cấp ngoại vi.

III Xây dựng hệ thống thu thập thông tin.

1.Phát triển một hệ thống thu thập thông tin.

*Rà tìm là một phương pháp tìm kiếm thông tin liên hệ tới những hoàn cảnh có liên quan.

rà tìm bất thường, bình thường và liên tục.

a.Thông tin cạnh tranh.

*Một tín hiệu thị trường của đối thủ cạnh tranh là bất cứ hành động nào của đối thủ cạnh tranh liên quan trực tiếp hay gían tiếp đến mục tiêu của DN

*Các loại tín hiệu thị trường:

-Đối thủ cạnh tranh có thể thông báo trước một hành động nào đó; điều này có nhiều lý do:

+Đi trước đối thủ khác

+Đe dọa hành động

+Thử phản ứng của đối thủ

+Thông báo sự hài lòng hay không đối với

cạnh tranh trong ngành

-Thông báo những kết quả và hành động nhằm

vào các đối thủ cạnh tranh

-Những chiến thuật thực sự của đối thủ cạnh

tranh

b.Thông tin tài nguyên nhân lực

*Nhằm cung cấp cho nhà quản trị những tiềm

năng chính xác về nguồn nhân lực, những chi phí và khả năng khai thác tiềm năng phục vụ cho những

chiến lược khác nhau cuả DN

c.Thông tin sản xuất

*Thường gắn liền với những chi phí sản xuất, khả năng sản xuất và các thông tin liên quan đến sản

phẩm

d.Thông tin về nghiên cứu và phát triển

*Liên quan đến sản phẩm mới, công nghệ mới, các qui trình sản xuất mới…liên quan về kỹ thuật.

*Đây là thông tin quan trọng, về sức mạnh cuả DN,

những thuận lợi và đe dọa.

*Những chính sách tài chính của đối thủ cạnh tranh, của ngành, của Nhà nước.

*Đây là nguồn thông tin giử vai trò quan trọng trong

việc cung cấp thông tin cho các cấp quản trị.

*Từ những thông tin này nhà quản trị đề ra những phân tích đối thủ, sản phẩm, thị trường và những chính sách

chiến lược thích hợp.

*Những thông tin này cung cấp cho các nhà quản trị

thái độ của nhân viên, tinh thần làm việc nhằm giúp các nhà quản trị xác định các phương thức quản trị hữu hiệu nhất.

2.Thực hiện hệ thống rà tìm để quan sát môi trường.

*Mục đích nghe ngóng môi trường là để ấn định

hướng đi, phương hướng, tốc độ và mức độ của những thay đổi nhằm xác lập những yếu tố thay đổi liên quan đến các chiến lược của DN.

*Mỗi DN có thời hạn thu thập dữ liệu khác nhau tuỳ thuộc vào môi trường, tuy nhiên khoảng cách giữa các kỳ thu thập càng xa thì càng khó khăn trong việc xử lý và

phân phối thông tin

IV.Dự báo sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

1.Những tiên đoán thay đổi của môi trường

*Để thực hiện những chiến lược trong tương lai của DN thì cần tiên đoán những hoàn cảnh mà DN phải đối diện

*Mục đích của việc tiên đoán hoàn cảnh là ước tính cường độ và thời điểm của những thay đổi ảnh hưởng đến DN, nói cách khác là khi nào những ảnh hưởng đó xảy ra và xác suất việc xảy ra thế nào

*Một số phương pháp tiên đoán thường dùng:

a.Ý kiến của các chuyên gia

-Tập hợp các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm sau đó yêu cầu cho các giải pháp để giải quyết vấn đề.

b.Xu hướng ngoại suy

-Dùng toán học và các hàm ngoại suy

-Phương pháp này thường không đạt độ tin cậy cao do những yếu tố môi trường thay đổi lớn trong tương lai

c.Xu hướng liên hệ

-Dùng tương quan giữa các chuỗi thời gian với những kết quả khác nhau nhằm tìm ra mối liên hệ trong tương lai

d.Ñaịt mođ hình naíng ñoông

-Söû dúng nhöõng heô thoâng phöông trình toaùn vaø thoâng keđ ñeơ tieđn ñoaùn söï thay ñoơi cụa mođi

tröôøng.

e.Phađn tích taùc ñoông ñan cheùo.

-Nhaỉm nhaôn ra moôt boô nhöõng xu höôùng then choât baỉng caùch ñaịt cađu hoûi: ‘Neâu bieân coâ A xạy ra thì noù taùc ñoông tôùi nhöõng xu höôùng khaùc nhö theâ naøo?’ sau ñoù thu thaôp taẫt cạ nhöõng keât quạ lái

thaønh moôt boô nhöõng lieđn keât, bieân coâ naøy seõ lođi

keùo bieân coâ khaùc.

f.Những kịch bản đa dạng

-Xây dựng những hình ảnh của tương lai có thể thay thế cho nhau, nêu rõ xác suất nào đó có thể xảy ra

g.Yêu cầu tiên đoán sự may rủi

-Tìm tất cả những biến cố chủ yếu ảnh hưởng

quan trọng tới DN, mỗi biến cố được cho điểmvề tính phù hợp và sự lôi cuốn, biến cố nào có điểm cao sẽ

được chú ý nghiên cứu

2.Thể hiện những hồ sơ môi trường

*Đây là một công cụ hữu ích phân tích môi trường, nhiệm vụ và tình hình nội bộ

*Một hồ sơ môi trường là tóm tắt tất cả

những yếu tố môi trường then chốt đối với DN, mỗi yếu tố được liệt kê và đánh giá theo ảnh

*Lợi ích của hồ sơ môi trường là những cơ hội và đe dọa được thể hiện rõ ràng, giúp các

nhà quản trị định hướng và giải quyết công việc chính xác và nhạy bén hơn.

3.Theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin quản trị *Phải không ngừng theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin quản trị để đảm bảo chắc chắn là hệ thống này hoạt động như dự kiến.

*Bất kỳ lúc nào không có sẳn thông tin cần thiết thì có nghĩa là hệ thống thông tin quản trị có vấn đề và hệ thống cần được điều chỉnh, mức độ điều chỉnh có thể không nhiều (như chỉ thay đổi hình thức của

một số báo cáo) hoặc cũng có thể đòi hỏi phải xem

xét lại toàn bộ hệ thống nhưng phải đảm bảo làm sao cho các thông tin được tạo ra xứng đáng với chi phí hệ thống thông tin quản trị của DN