Dẫn nhập về dự án

Dẫn nhập về dự án

DẪN NHẬP VỀ DỰ ÁN

MKC CORP.

CÁC ĐẶC TÍNH CHÍNH CỦA DỰ ÁN

 Định nghĩa:

 Một dự án là một nỗ lực nhất thời để tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ, hay một

hệ thống nói chung, có tính cách đặc thù mới lạ.

 Các đặc tính chính để phân biệt một dự án với các hoạt động khác:

 Mục tiêu của dự án.

 Tính phức tạp.

 Tính đặc thù.

 Tính mới lạ.

 Tính không thường xuyên.

 Vòng đời dự án.

CÁC ĐẶC TÍNH CHÍNH CỦA DỰ ÁN

 Mục tiêu của dự án:

 Một dự án sẽ có một mục tiêu duy nhất có thể thực hiện được, một sản phẩm, một dịch vụ, hay một hệ thống cuối cùng được tạo ra.

 Ví dụ: Dự án xây dựng một nhà máy điện dùng năng lượng mặt trời

 Tính phức tạp của dự án:

 Một dự án thông thường do nhiều phòng ban của tổ chức thực hiện phối hợp.

 Việc thực hiện dự án cần nhiều kỹ năng và chuyên ngành khác nhau của các nhà

quản lý, chuyên viên, nhân viên

 Ví dụ: Các Phòng Hành chánh-Nhân sự, Kỹ thuật, Tài chính, Sản xuất, Bán hàng với những chuyên ngành Sales & Marketing, Quản trị nhân sự, Tài chính Kế toán, Quản trị sản xuất, Thiết kế kỹ thuật, …

CÁC ĐẶC TÍNH CHÍNH CỦA DỰ ÁN

 Tính đặc thù của dự án:

 Mọi dự án đều mang tính đặc thù khi chúng bao gồm tất cả các hoạt động đặc trưng chưa bao giờ có trước đó, hoặc hiếm khi xảy ra giống nhau.

 Chú ý: Các hoạt động một khi xảy ra nhiều lần mang tính thủ tục thì không được coi là một dự án

 Ví dụ: Xây một loại nhà mang một số đặc tính mới là một dự án Tuy nhiên xây dựng nhà hàng loạt thì không còn là một dự án nữa.

 Tính mới lạ:

 Một dự án luôn khác những gì đã thực hiện trước đó

 Ví dụ: Một sản phẩm có một công nghệ mới, các tiện ích sử dụng mới, kiểu dáng mới,…

CÁC ĐẶC TÍNH CHÍNH CỦA DỰ ÁN

 Tính không thường xuyên:

 Các dự án đều mang tính giai đoạn Một cấu trúc tổ chức tạm thời, với các chức

năng tạm thời, sử dụng các nguồn lực và cơ sở vật chất tùy biến để tạo ra một sản phẩm hay một dịch vụ mới

 Sau khi đạt được mục tiêu, tổ chức dự án sẽ được giải tán hay tái cấu trúc cho một dự án khác

 Vòng đời dự án:

 Một dự án là một quá trình thực hiện công việc để đạt mục tiêu Trong quá trình đó sẽ có nhiều giai đoạn khác nhau tạo ra các sản phẩm trung gian khác nhau.

 Hình thái cấu trúc tổ chức, các chức năng, các nguồn lực sẽ thay đổi khi dự án

tiến triển theo các giai đoạn từ đầu cho đến khi kết thúc dự án

HAI CHIỀU KÍCH ĐẶC TRƯNG

 Độ bất ổn:

 Độ bất ổn được biểu hiện thông qua tính chất khó xác định chính xác các chi phí

dự án, thời gian thực hiện, và các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm cuối cùng.

 Chú ý: Khi độ bất ổn gần nhu không còn do dự án được thực hiện lặp lại nhiều lần, dự án đó được xem như một quy trình mang tính thủ tục

 Tính phức tạp của một dự án thể hiện qua:

 Cấu trúc tổ chức: Nhiều cấp độ quản lý - Mối liên hệ chức năng – Các quy trình,

thủ tục

 Kỹ năng sử dụng: Nhiều chuyên ngành khác nhau tích hợp các tác vụ.

 Công nghệ: Các công nghệ mới lạ.

CÁC MỤC TIÊU CƠ BẢN

 Chi phí

 Chi phí tổng thể

 Lơiï nhuận cuối cùng

 Lợi ích đạt được

 Thời gian

 Thời gian theo hạn định

 Hiệu năng

 Đặc tính kỹ thuật của sản phẩm hay dịch vụ

 Đáp ứng yêu cầu khách hàng

 Mức độ thỏa mãn khách hàng

DẪN NHẬP VỀ

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

MKC CORP.

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Khái niệm về Quản trị dự án (QTDA):

 Quản trị dự án là áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để hoàn tất các mục tiêu của dự án đã đề ra.

 Nhà Quản lý dự án:

 Người đứng đầu dự án, chịu trách nhiệm chính tích hợp và điều phối tất cả các

thành phần công việc của các bộ phận chức năng để hoàn tất các mục tiêu

 Tổ chức dự án:

 Các nhóm chức năng gắn kết nhau hướng về các mục tiêu chung Việc thực hiện dự án là những nỗ lực mang tính đồng đội cao.

 Hệ thống quản lý dự án

 Gồm có cấu trúc tổ chức, cấu trúc công việc, thông tin về thời biểu và ngân

sách, các quy trình và thủ tục để thực hiện dự án

CÁC LOẠI HÌNH GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

 Người xúc tiến dự án (Project Expeditor)

 Là người đẩy nhanh việc thực hiện dự án - Mục tiêu là thống nhất các thông tin.

 Điều phối viên dự án (Project Coordinator)

 Là người kiểm soát việc thực hiện dự án - Mục tiêu là thống nhất việc kiểm soát.

 Giám đốc dự án (Matrix Manager)

 Là người quản lý toàn bộ việc thực hiện dự án - Mục tiêu là thống nhất việc

quản lý trong các tổ chức dự án dạng ma trận.

 Giám đốc dự án (Pure Project Manager)

 Là người lãnh đạo toàn bộ việc thực hiện dự án - Mục tiêu là thống nhất lãnh

đạo trong các tổ chức dự án thuần túy

VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

 Khái niệm Vòng Đời Dự Aùn:

 Một dự án có một thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định.

 Một dự án được thực hiện qua nhiều giai đoạn.

 Các giai đoạn chung của Vòng Đời Dự Aùn:

 Giai đoạn bắt đầu.

 Giai đoạn định hình.

 Giai đoạn thực hiện.

 Giai đoạn kết thúc.

VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

 Giai đoạn bắt đầu dự án:

 Chủ Đầu Tư:

 Nhu cầu một sản phẩm, một dịch vụ mới nảy sinh

 Nắm bắt các nhu cầu, xác định mục tiêu và các yêu cầu cụ thể

 Xác định tính khà thi về mặt công nghệ, chi phí, thị trường, sản xuất, …

 Phê chuẩn nghiên cứu khả thi và cam kết thực hiện của cấp lãnh đạo cao nhất

 Tiến hành thủ tục đấu thầu

 Đấu thầu và đánh giá hồ sơ thầu

 Chọn thầu và ký kết hợp đồng thầu

VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

 Giai đoạn định hình dự án:

 Nhà Thầu:

 Thiết lập tổ chức dự án

 Nắm bắt các yêu cầu công việc của chủ đầu tư

 Mô tả phạm vi công việc (SOW)

 Mô tả cấu trúc công việc (WBS)

 Hoạch định thời biểu thực hiện các gói công việc (Scheduling)

 Dự thảo ngân sách hoạt động (Budgeting)

 Xây dựng các kế hoạch thực hiện, kiểm soát, đánh giá (Project Summary Plan)

VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

 Giai đoạn thực hiện dự án:

 Nhà Thầu:

 Thực hiện theo giai đoạn - Giám sát và đánh giá kết quả

 Tổ chức đấu thầu phụ - Mua sắm thiết bị - Lắp đặt và xây lắp…

 Giai đoạn kết thúc dự án:

 Nhà Thầu:

 Nghiệm thu dự án và bàn giao cho Chủ Đầu Tư

 Chuyển giao công nghệ cho Chủ Đầu Tư

 Kết thúc dự án

CÁC TRỞ NGẠI THƯỜNG GẶP

 Nguồn nhân lực - Tổ chức

 Kỹ năng, kiến thức về quản lý và thực hiện dự án kém - Các phòng ban chức năng và quy trình kém hiệu quả - Cấu trúc tổ chức không phù hợp

 Nguồn vốn

 Ngân sách không đủ để thực hiện song song nhiều dự án

 Cơ sở vật chất

 Không đủ nhà xưởng sản xuất - Máy móc thiết bị lỗi thời - Công nghệ lạc hậu

 Thời gian

 Thời gian thực hiện dự án từ khi đấu thầu cho đến giai đoạn thiết kế, triển khai thực hiện, kiểm tra, nghiệm thu bàn giao dự án ngắn

 Các quy chế Nhà nước

BÀI TẬP LỚN 1

 Xác định các mục tiêu của dự án:

 Mục tiêu thực hiện ?

 Lợi ích đạt được ?

 Thời gian thực hiện ?

 Đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu cơ bản của dự án ?

 Xác định vòng đời dự án:

 Mô tả phạm vi công việc?

 Các giai đoạn của vòng đời dự án - Tên gọi ?

SO SÁNH 2 LĨNH VỰC QUẢN LÝ

 Các hoạt động duy trì liên tục

 Không trả giá quá đắt khi điều

chỉnh sai lầm

 Tài nguyên được huy động cho

tiến trình bình thường

 Ê-kíp làm việc thường được duy trì

tốt và ổn định

 Cam kết dài hạn

 Tiến trình và các vấn đề trở nên

quen thuộc sau một thời gian

 Những thử thách khó nhất là

những giai đoạn đầu

 Chương trình có thể tiếp tục vô

hạn định

 QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Các hoạt động chỉ được duy trì trong thời hạn nhất định

 Phải trả giá đắt khi làm sai

 Tài nguyên được huy động theo tốc độ nhanh hơn bình thường

 Phải tuyển nhân viên mới và cần thời gian để thích nghi

 Cam kết ngắn hạn

 Mỗi dự án có tiến trình khác nhau và những vẫn đề mới

 Những thử thách đều hiện diện trong suốt quá trình dự án

 Dự án có thể kết thúc trước hạn định

KHÁI NIỆM THAM KHẢO

 Dự án đầu tư là một tổng thể các chính sách, hoạt động và chi ph1 liên quan chặt chẽ với nhau, được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

 Một dự án là một mục tiêu cần thực hiện, bởi những thành phần tham gia, trong một bối cảnh rõ ràng, trong một thời hạn nhất định với những phương tiện được xác định, cần sử dụng những công cụ thích hợp

 (Kỹ năng quản trị dự án, Nguyễn Ngọc Lâm, 1998, Tr.5)

 Quản trị dự án đầu tư bao gồm các hoạt động tổ chức, điều hành, quản lý các quá trình: lập dự án, thẩm định xét duyệt dự án, chuẩn bị thực hiện và thực hiện dự án, sản xuất kinh doanh theo dự án, đánh giá kết quả, hiệu quả thực tế của dự án trong từng thời kỳ và cả thời hạn đầu tư.

 (Quản trị dự án đầu tư, TS Nguyễn Xuân Thủy, 1994, Tr.8)

 Chương trình là tập hợp các hoạt động huy động và sử dụng tài nguyên theo các chiến lược đã chọn để đạt mục tiêu.

(Kỹ năng quản trị dự án, Nguyễn Ngọc Lâm, 1998, Tr.21)

TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG DỰ ÁN

 Bước 1: Phân tích tình hình

 Bước 2: Xác định mục tiêu

 Bước 3: Chọn chiến lược

 Bước 4: Lên kế hoạch

 Bước 5: Thực hiện

 Bước 6: Theo dõi, giám sát

 Bước 7: Đánh giá kết quả