Bài giảng Quản trị học: Chương 5 Chức năng tổ chức - MBA Lê Thành Hưng

Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - MBA Lê Thành Hưng

I Dinh nghia

Chức năng tổ chức là một tiên trình thiết lập cơ câu tô chức bộ máy quản

tri, bao gom:

- Cac khau quan tri

- Cac cap quan tri

- Quan hệ quyên hành

s Nội dung: si

‹ Thành lập các bộ phận trong tổ chức, phân

chia công việc để mỗi bộ phận, thành viên

đảm nhận những hoạt động cụ thê càn thiệt

‹ Thiệt kê và xác định các môi liên hệ trong tổ

chức vê nhiệm vụ , quyên hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó Phân chia quyên

Mục tiêu

Mục tiêu của công tác tô chức là tạo nên môi

trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi

bộ phận phát huy đươc năng lực và nhiệt tình của mình đóng góp vào việc hoàn thành mục

tiêu chung đã hoạch định trước

11.TAM HAN CUA QUAN TRI

ĐỊNH NGHĨA

Tâm hạn quản trỊ (tâm hạn kiểm soat) la

sô lượng nhân sự mà một quản trỊ viên

có thê trực tiếp chỉ huy hay điêu khiến

một cách hữu hiệu

Phan loai tam han quan tri rong, hep va y

Phan loai tam han quan tri rong, hẹp và ý gi

nghĩa của nó:

‹ SỐ lượng nhân viên mà nhà quản trị điều

khiên càng cao, thì có nghĩa là tâm hạn quản

trị càng rộng Ngược lại là tâm hạn quản trị

hẹp

, Vê mặt tổ chức: tầm hạn quản trị có liên

quan mật thiệt với đến cac tang nac trung gian trong bộ máy tô chức

A Tam han 4 (hep) B.Tâm hạn 8 (rộng)

Nang luc ,trinh do quan

ly , chuyén mon nghiép |

vu cua nha quan tri

:nhà quản trị có đây đủ

năng lực, trình độ quản

lý thi càng có khả năng điêu khiến nhiêu

Sự hiệu biết và trình độ làm việc của

nhân viên cap dưới s* Nhân viên của `" ty TECOTEC déu la các nhân viên có trình độ Đại học trong các ngành tin học, điện tử viễn thông, đo lường, vật lý, NI sinh, kinh tế, tài chính

kế toán Các kỹ sư đã được đào tạo trong

eTich chat công việc cua nhân viên ` Công việc câp dưới mà ôn định thì tâm hạn quản ˆ trị có khả năng tăng lên

TN didu khiên tự động &

BIEN PHAP LAM TANG TAM HAN QUAN TRI số 7

“: ©

“Nha quản trị phải thường xuyên tự nâng

cao năng lực, trình độ chuyên môn đề đáp

ứng những thay đôi của môi trường

Người Nhật, họ tin răng mọi giám đốc cân

phải là một doanh nhân giỏi đề lãnh đạo bât

cứ một bộ phận kinh doanh nào một cách

BIEN PHAP LAM TANG TAM HAN QUAN TRI sả

i

s*Nhà quản trị phải quan tâm chăm lo,

bôi dưỡng và nâng cao tay nghệ của nhân viên

s* Hãy dành thời gian đào tạo nhân viên

để nhận ra nhu câu thúc đây họ, cách phản ứng của họ đôi với phong cách

` m:v-Y

¢ Nha quản trị phải chăm lo đên công tác kê hoạch,

tô chức Thường xuyên cải tiễn các qui trình sản

ne

Khái Niệm gi 2

Quyên Ae nang lực cho phép nha quan tri yéu cau

hành động theo sự

chi dao cua minh

Các Loại Quyên Lực Và Nguôn Gôc Của Quyên wf “ri

được biêu hiện

dưới dang mot hinh non

10 quy luật quyên lực trong kinh doanh lô

i

Bao vé danh tiéng

Tu trong

Chổ dựa tin cậy

Sông giữa mọi người

Biết điểm dừng

Nhân vô thập toàn

Tập trung tiêu điểm

8

9

10 Biết mình biết người

NGUON GOC CUA QUYEN HANH `

Xuất phát từ chức vu

Su chap nhận của cập dưới

Theo Max Weber:

Su hop pháp khi đảm nhận chức vu

Cấp dưới thừa nhận quyên hành đó là chính đáng

Bản thần nhà S20 trị có khả năng & các

Như vậy, quyên hành quản trị được thê hiện

dưới 2 mặt:

Mặt hình thức: thể hiện qua chức vụ, chức

danh được bô nhiệm bởi pháp luật

+ Mặt nội dung: thê hiện ở năng lực trình độ, tư

cách đạo đức của nha quan tri duoc cap dưới

tin tưởng thừa nhận

IV PHAN CAP TRONG QUAN TRI

KHÁI NIÊM

+ Phân cap quản trị là phân quyên, ủy quyên

trong quan tri

“* Uy quyén(delegation) la giao pho quyén han

(authority) và trách nhiệm cho người khác đê

họ thay quyên thực hiện một nhiệm vu riéng

biệt

cap nay

Thực chât của việc phân cấp quản trị chính là sự phân chia hay ủy thác bớt quyên hành của nhà quản

tri cap trén cho cac nha quan tri câp dưới

Mục đích của phân cấp chủ yêu là để tạo điêu kiện cho xí nghiệp đáp ứng kịp thời nhanh chóng

và phù hợp với những yêu câu của tình hình thực

tê, đông thời huy động sức lực, trí tuệ và sự chủ

động sáng tạo của câp dưới

GIAO PHO QUYEN HANH lô

Giao phó quyên hành ôm:

a Xác định các kết quả mong muốn

b Giao nhiệm vu

c Giao phó quyên hạn đề thực hiện các

Các công việc này có liên quan chặt chẽ trong quá trình øiao phó quyên hành Nếu giao nhiệm vụ

mà không giao quyên thực hiện thì nhiệm vụ đó

không thê hoàn thành Nêu giao quyên mà không xác định rõ kết quả thì quyên hạn được giao đó sẽ

bị lợi dụng làm việc khác

Việc giao phó quyên hạn có thể băng văn bản hay băng miệng dưới dạng quy định cụ thê chung chung

“*Khi giao quyén han can phan biệt hai loại ủy 9) S4

.Việc giao pho Cian hạn phải rõ ràng

Trong đó việc ủy quyên băng văn bản cụ thê rat

có ích đối với các nhà quản trị được ủy quyên lẫn người ủy quyên

Ngoài ra việc giao quyên có thể bị thu hôi trong những điêu kiện cân thiết.Việc tô chức lại thường liên quan đến việc thu hôi hoặc giao lại quyên han cho một sô người nhật định

NHUNG NGUYEN TAC QUAN TRI gi

+ Giao quyên theo kết quả mong muôn: Việc giao

quyên nhăm trang bị cho người thực hiện một công cụ có khả năng thực hiện tôt các mục tiêu Vì

vậy quyên lực giao cho mỗi người quản lí phải

tương xứng với mục tiêu can dat duoc nham tao

cho họ có thê chủ động trong quy trình thực hiện

% Giao quyên theo chức năng: Mỗi bộ phận trong

tổ chức đêu có những chức năng nhât định cân

Nguyên tắc quyên hạn theo cập bậc là:

Việc duy trì sự ủy quyên đã định đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyên hạn của từng

người phải được chính họ đưa ra chứ không phải

được đây lên câp trên theo cơ cầu tổ chức

Nguyên tác thông nhất fronø mệnh lênh: Ƒ “-

Ï/T011 các mục tiêu trong toan bộ công ty Noi cach

khac la: Lam cho an khop Băng việc tập hợp nhân viên thông qua phân quyên và thông nhât lãnh đạo, bạn có thê sắp xêp phù hợp nhân viên của bạn với

72

Neguyén tac vé tinh tuyét doi trong trach nhiém:

Trách nhiệm không thê giao phó được, để tránh Mize rT

trên trôn tránh trách nhiệm về hành động của cấp dưới băng cách ủy IS) Mặt khác ne Te nhiệm của các cấp dưới đối với cấp trên của mình vê việc thực hiện nhiệm

vụ được gIao là tuyệt đôi, khi họ đã nhận sự phan cong va

nhận quyên thực thi nó

Nguyên tắc vê sự tương xứng siữa quyên han

và trách nhiệm

Nguyên tặc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa

Sơ đồ môi quan hệ øiữa nhiệm vụ

quyên hạn và trach nhiệm

IV.4 NGHỆ THUẬT GIAO QUYẺ £2

Muôn làm một nhà quản trị giỏi thì phải biết và

øiao phó quyên hạn hợp lí Công việc này đòi hỏi

nhà quản trị phải có nghệ thuật giao quyên một cách thích hợp với từng tình huông, điêu kiện va phải tê nhị để chuyển giao quyên lực một cách hiệu quả

š Khi giao quyền cần lưu y mot mot so diem sof

“aie &

© Xác định nhiệm vụ cân giao và giao phó quyên hạn theo ket qua can dat duoc

© Lua chon người theo công việc cân làm Đó

chính là yêu câu của hé thong giao pho quyên hạn

© Khen thuong thoa dang

người được ủy quyên khi họ hoàn tất công

việc trong đó đặc biệt

cân quan tâm đến việc

đê bạt, khăng định

quyên lực của họ

wf Thiét lap su kiém tra dung dan nham bao

đảm quyên hạn được sử dụng đúng và tôn trọng tính chủ động và sáng tạo của cấp dưới

sỹ Nooài những điềm cần lưu ý trên nhà quản

tri can phải có các thuộc tính cá nhan TU

công việc giao quyên thành công và có nghệ

thuát hơn

San sang tao co hội cho người khác gi?

s° EN là thuộc tính rất cu cho sự giao quyén: Nha quan tri phải săn lòng giúp

San sang chia se

+» Muôn cho viéc giao

quyên của mình có kết qua thi nha quan tri

phai biét quan tam dén

công việc mà cấp dưới

được giao đề kịp thời

oIúp đỡ và chia sẽ với những khó khăn của

họ, giúp họ làm việc

đạt hiệu quả tốt hơn

sao đó tạo diêu kiện cho họ khắc phục những

sai lâm của mình

San sang tin cay cầp dưới | , số rE]

+ Khi đã quyết định giao công việc cho ai đó thì

bạn phải thật sự tin tưởng họ Có như thê họ

mới có đủ tự tin và lòng nhiệt tình để hoàn

thành tôt công việc được giao mot cách nhanh

chóng

San sang lap ra va sw dung su kiém tra rong : ú ) j :

“* La nha quan tri gidi thi phải thường xuyên

kiếm tra nhưng công việc mình đã giao cho cấp dưới đề năm bắt kịp thời tiễn độ công việc của cấp dưới để kịp thời khắc phục những sai lâm sảy ra

V.5 Uu và nhược điêm của phân cầp quản trị số | ma

Tang cường quyên chủ động cho cơ sở, đề các nhà

quan trỊ câp dưới giải “Una kip thoi, nhanh chóng, sáng tạo và phủ hợp với những van dé phat sinh trong

thực tiễn tại cơ sở

ma Tao điều kiện tte dao tao va el trién các nhà quan

trị cấp dưới chuân bị thay thé cac nha quan tri cap

Khuyết điểm:

“* Su phan cap lam mat di tinh thong nhất, tập

trung cua tô chức, tạo ra sự phần tán tản mạn;

đôi khi các bộ phận chạy theo lợi ích cục bộ

ảnh hưởng đến lợi ích chung của toàn tô chức

+ Nêu năng lực, trình độ của nhà quản tri cap dưới có giới hạn thì kêt quả hoạt động của các đơn vị sẽ không khả quan, thậm chí hỏng việc

.6 MUC DO PHAN CAP QUAN TRI i

Khi nói đến quyên lực thường đề cập đến 2 xu hướng: phân

quyền và tập trung quyên lực

LAN Phan quyền là xu hướng phân tán các quyên ra quyết định trong một tô chức Nó là cơ sở của việc ø1lao phó quyên hạn

lập trung quyên lực là xu hướng quyên hành tập trung trong tay một sô người trong tô chức

KÍCH THƯỚC, QUY MÔ CỦA TỎ CHỨC số

+ Nêu kích thước và quy mô của lộ chức cảng lớn thì mức độ phân quyên trong t6 chu ah — tăng Tuc la càng phải làm nhiêu quyết định ở những cấp khác nhau

+ Khi quy mô tô chức vượt quá giới hạn nào đó, thì khi đó có Nụ làm giảm sút chất lượng và tốc độ ra quyết định, trong SINH kiện đó nên thực hiện phân quyên cho các cấp trong tô

GIÁ TRI CUA QUYẾT DINH VA SU QUAN TRON

CUA CONG VIEC

% Một nhiệm vụ hay quyết định càng quan trọng, thi nó càng Ít được phần quyên cho câp dưới

thực hiện

s%* Thông thường, người ta chỉ

phân cập những công việc có

Mức độ phân quyên có thê được tăng lên khi

co cac nha quan tri cap duoi tai gio1, đủ tin cay

đề ủy quyên cho họ

SU PHAN BO CAC BO PHAN, DON VI CUA TO gi

+ Thông thường, mức độ phân cap sé tang lên

đôi với các bộ phận ở rải rác, cách xa trung

tâm điêu hành, khó tiếp cận, liên lạc thường

xuyên với trung tâm Mỗi đơn vị lại sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu câu của địa bàn

TÍNH ÔN ĐINH CUA TO CHUC ~ a of ME

+ Thường chỉ tiễn hành phân cấp đối với các bộ phận, đơn vị dang ở trong tình trạng 6n định, phát triển tốt Và không thực hiện việc phân cấp đôi với các đơn vị mới thành ` hoặc đang ở trong tình trạng biên động xấu, không

l Khái niệm ]:

Cơ câ chức`'quản trị của một doanh nghiệp là tông

thê các bữ`ổhận khá nHàu đWợc-chuyên môn hóa theo

từng câp tạo thàn mot the thong nhat.Trong đó các bộ phận được giao Phố những nhiệm vụ, trách nhiệm: và

quyên hành rõ ràng, dưới sự lãnh đạo tập trung ¢ ; uản tri cao cap nhất tô chức,

Nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xây dựng MỐCC ©

bộ máy tô chức hợp lý và có hiệu quả | `

Co vr chức là một he I0 0x các mỗi

ota hể hoạt! độn Giính thúc bao øôm nhiêu công WÍŠe Tiêng rễ, cũng như lộ

“SA

thành những phân việc cụ thê nhăm xá

ai sé lam s00 2 viéc gi va su két hợi công việc nhăm chỉ rõ cho mọi ngiấ

họ phải cùng nhau là việc như thê nà

2 Những yêu câu đôi với một cơ câu tô chức quản trị Ƒ a oe }

i

Co câu tổ chức quản trị phải có khả năng phản ứng Ji

hoạt với bất kỳ tinh huông nào xảy ra trong sản xuất kin|

doanh

b Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động

Cơ câu tô chức quản trị phải đảm bảo hoạt động liên tục

bảo đảm tính chính xác của thông tin truyền đi trong cơ câu

c Đảm bảo tính kinh tê của quản trị

Chi phi quan tri it nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất

linh hoạt it bai ban)

“* Muc d6 tap trung hoặc phi tập trung quyên hành trong

hệ thống quản trị: Liên quan đến van dé tập quyên hoặc

phan cap, phan quyên, ủy quyên trong tô chức

4 Cac phuong phap hinh thành cơ câu tô chức ated

a Phuong phap tuong tu:

Là phương pháp dựa vào VIỆC thừa kế những kinh nghiệm

thành công và gạt bỏ những yếu tô bất hop lý của cơ câu tế

chức quản trị có nét tương tự với cơ câu tô chức xây dựng

thành cơ câu|cơ câu tổ chức nhanh, tiết kiệm chỉ không được đảm

phí, tích lũy kinh| bảo hiệm từ quá khứ

tifa

c Phuong phap định mức- chức nan

- Day la phuong phap hinh thanh co

cau to chuc bang cach lua chon cac

tiêu chuân đã được nghiên cứu săn

- Điêu kiện đê thực hiện phương pháp

này là đã có cơ câu tô chức quản trị

mâu tương ứng với tung qui mo

L4 X DIA Asạe alan a ala

sau — wo “ a B “

tương quan các yêu tơ ảnh hưởng đên cơ câu

- Đây là phương pháp hình thành cơ câu dựa trên việc sử dụng phương pháp phân tích tương quan

dé xác định mức độ tác động của từng yeu roel

quy mơ của cơ câu tơ chức

- Phương pháp này địi hỏi phải khảo sát điêu tra trên qui mơ lớn rât tơn kém và phải được xử lý băng máy vi tính Trên thực tê phương pháp này ít

được sử dụng