bài giảng quản trị học chương 5 chức năng kiểm tra - cđ ngề công nghệ ladec

_ CHUONG 5 CHUC NANG KIEM TRA Muc tiéu: + Hiểu được khái niệm, mục đích và vai trò của công tác kiểm tra + Hiểu được các nguyên tắc cần được áp dụng trong kiểm tra + Hiêu được tiên trìn

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐĂNG NGHỆ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

LADEC

QUAN TRI HOC

TP HO CHI MINH 2013

Trang 2

_ CHUONG 5 CHUC NANG KIEM TRA

Muc tiéu:

+ Hiểu được khái niệm, mục đích và vai

trò của công tác kiểm tra

+ Hiểu được các nguyên tắc cần được

áp dụng trong kiểm tra

+ Hiêu được tiên trình kiêm tra

Trang 3

| KHAI NIEM, MUC DICH VA VAI

TRO CUA KIEM TRA

Kiểm tra là một nỗ lực có hệ thông nhắm

thiết lập những tiêu chuẩn, hệ thông phản hôi thông tin nhăm so sánh những kết qua

đạt được với mục tiếu đã dé ra, va nham

đảm bảo răng những nguôn lực đã và đang được sử dụng là có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu cao nhất của tô chức.

Trang 4

TRO CUA KIEM TRA

2 Vai tro cua kiểm tra:

s* Bảo đảm các nguôn lực của t6 chức được sử

dụng một cách hữu hiệu

“+ Phat hiện kịp thời những vẫn đề sai lệch ,

những khó khăn trong quả trình thực hiện

mục tiêu

* Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết

đê đạt được mục tiêu

Trang 5

TRO CUA KIEM TRA

3 Muc dich cua kiém tra:

s* Bảo đảm két qua đạt được phù hợp với mục

tiêu của tô chức đặt ra

s* Bảo đảm các nguôn lực của tô chức được sử

dụng một cách hiệu quả

s* Làm sáng tỏ và đê ra những kêt qua mong

muôn một cách chính xác theo thứ tự

s* Xác định và dự đoán chiêu hướng chính thay

đôi như: thị trường, sản phầm, tài nguyên

Trang 6

TRO CUA KIEM TRA

3 Muc đích của kiểm tra:

s* Phát hiện kịp thời vẫn đê và những đơn vi

chịu trách nhiệm sua sai

* Làm đơn giản hóa các vân đê ủy quyên, chỉ

huy, quyên hành và trách nhiệm

* Đưa ra các tiêu chuẩn dé loại bớt những gi

không quan trọng, không cân thiết

“+ Pho bién chi dẫn liên tục cải tiễn để tiết kiệm

thời gian, nang cao năng suất, lợi nhuận

Trang 7

TRO CUA KIEM TRA

3 Cac hinh thirc kiém tra

A Kiểm tra lường trước:

s% Là loại kiểm tra được tiên hành trước khi hoạt

động thực sự

* Kiểm tra lường trước là tiên liệu các vẫn đê có

thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

Harold Koontz phân tích răng thời gian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm tra cân phải hướng về phía tương lai nêu như nó cân có hiệu quả

Trang 8

| KHAI NIEM, MUC DICH

3 Các hình thức kiểm tra

A Kiểm tra lường trudc:(tt)

Một sô kỹ thuật kiểm tra lường trước:

> Du bao mai vụ kết hợp với kê hoạch xúc tiễn E>Sử dụng phương pháp sơ đô mạng lưới còn gọi

là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương trình

SD trong hé thong cac dau vao dé kiém tra

lường trước về tiên mặt hoặc dự trữ hàng hóa

E> Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình

E> SD trong các hệ thông phản ứng của con người

Trang 9

B Kiếm tra đồng thòi

* Là loại kiểm tra được tiễn hành trong khi hoạt

động đang diện ra Loại hình kiêm tra này con

có những danh xưng khác: Kiêm tra đạt/không dat (Yes/no control)

* Hình thức kiêm tra đông thời thông dung nhất

là giám sát trực tiép (direct supervision)

s* Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo

phương thức kiêm tra đông thời

Trang 10

Khối Chí Phí Chỉ Phí Lượng Lao Động Bắt Buộc của Bán Trực Tiếp Nhà Máy

Lợi Nhuận trước 'T huế

Chi Phi Chi Phi Chi Phi Vật Liệu Bán Hàng Quản Lý

Trang 11

C Kiểm tra phản hôi

* Là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt

động đã xảy ra

s° Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ

trê về thời gian thường khá lớn hoặc xay ra sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuân hay kê hoạch da dé ra

“¢ Uu diém: có 2 ưu diém

Trang 12

C Kiểm tra phản hôi (tt)

* Ưu điểm (f£)

cân thiệt phải làm thê nào đê lập kê hoạch hữu

hiệu trong giai đoạn hoạch định của quả trình

quan tri

Giúp cải tiên động cơ thúc đây nhân viên

(employee motivation) lam viéc tot hon

Trang 13

Hình 9.3 Vòng Phản Hôi Kiểm Tra

Trang 14

Il CAC NGUYEN TAC KIEM TRA

1 Kiém tra phải theo kế hoạch

= Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế

hoạch hoạt động của tô chức và căn cứ theo cấp bậc của đôi tượng được kiêm tra

= Cơ sở đề tiên hành kiểm tra thường là dựa vào

kế hoạch, vì vậy thiết kế kiểm tra phải theo kế

hoạch hoạt động tô chức

= Kiém tra còn cân được thiết kế căn cứ theo cập

bậc của đôi tượng được kiểm tra

Trang 15

2 Kiếm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân

cac nha quan tri

= Điêu này sẽ giúp nhà quản trị năm được những

ơøì đang xảy ra, cho nên việc quan trọng là

những thông tin thu thập được trong quá trình

kiểm tra phải được nhà quản tri thong hiểu

= Thông tin mà NQT không hiểu thi sé khong thé

sử dụng, do đó kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa

Trang 16

3 Kiém tra phải được thực hiện tại những điểm

trong yéu

= Sai lệch giữa thực tế và mong đợi có lúc nhỏ,

có lúc lớn, có sai lệch ảnh hưởng nhỏ, có cái

ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng

“= NQT nên quan tâm đến những yêu tô có ý

nghĩa quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả của công ty vì đây là những yếu tô trọng yêu

Trang 17

4 Kiém tra phải khách quan

= Việc kiểm tra thực hiện theo định kiến của

NQT có thể dẫn đến đánh giá không chính xác,

tô chức gặp phải tốn thương

= Quá trình kiểm tra cân được thực hiện với thái

độ khách quan để đảm bảo kết quả và kết luận

kiêm tra được chính xác

Trang 18

5 Hé thong kiém tra phải phù hợp với đặc điểm

doanh nghiép

= Đề kiểm tra có hiệu quả cân xây dựng quy trình

và các nguyên tắc phù hợp với văn hóa của DN

VD: DN có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhn

viên được độc lập trong công việc, được phát huy sáng tạo —> kiểm tra không nên quá chặt chẽ

Trang 19

6 Kiém tra can phải tiết kiêm và đảm bảo hiệu

quả kinh tÊ

= Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng

thường khó trong thực hành

=Thông thường các nhà quản trị tôn kém rất

nhiêu cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch được do việc kiểm tra lại không tương

xứng

— NQT cân nỗ lực xây dựng, cải tiên công tác

kiểm tra của mình đề có hiệu quả hơn

Trang 20

ll CAC NGUYEN TAC KIEM TRA

7 Kiém tra phải dẫn đến hành động

= Kiém tra — phát hiện sai lệch —› tiên hành điêu

chỉnh — ĐỨNG ĐẮN

= Điều chỉnh: điêu chỉnh kê hoạch, sắp xếp lại tổ

chức, điêu động, đào tạo lại nhân viên hoặc

thay đôi phong cách lãnh đạo

= Kiểm tra —> phát hiện sai lệch > khong tién

hành điều chỉnh — KIÊM TRA LÀ VÔ ÍCH

Trang 21

ll TIEN TRINH KIEM TRA

Bao gôm 3 bước

Bước l1: Xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn

phương pháp đo lường việc thực hiện

Bước 2: Đo lường việc thực hiện

Bước 3: Điêu chỉnh các sai lệch

Trang 22

‹3.1 Xác định các tiêu chuẩn

s* Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào

đó các nha quản trị tiễn hành đánh giá và

kiểm tra đôi tượng bị quản trỊ

+ Tiêu chuân kiểm sốt có thê khác nhau

tùy thuộc vào đặc tính của đôi tượng cân

kiểm sốt

* Tiêu chuân mang tính định lượng sẽ

thuận lợi hơn trong kiểm sôi.

Trang 23

lil TIEN TRINH KIEM TRA

Những yêu câu của tiêu chuẩn :

o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng

o Mang tính chât hiện thực (thực tế)

o Tránh đưa ra những tiêu chuân mâu thuần nhau

O Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuân đê ra

o Dễ dàng cho việc đo lường.

Trang 24

il TIEN TRINH KIEM TRA

3.2 Đo lường kêt qua

“* Do lường đúng đôi tượng

“+ Do lường đúng thời điểm

s* Chọn lựa phương pháp và công cụ phù

hợp

s* Sử dụng đơn VỊ đo lường phù hợp với

đơn vị tiêu chuẩn.

Trang 25

3.3 Diéu chinh céc sai léch

s* Phát hiện nguyên nhân

(chủ quan hoặc khách quan)

s* Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)

s* Tiên hành điêu chỉnh

* Đánh giá kết quả điêu chỉnh

Trang 27

IV THUC HANH

¢ Phan tich khai niệm, mục đích và ÿ nghĩa của công tác kiêm tra

s Phân tích các nguyên tắc khi kiểm tra

_® Phân tích tiễn trình của kiểm tra

s° Thảo luận giải quyết các tình huông QT

cụ thể

(KIEM TRA)

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	857,82 KB