Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức

Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức

CHƯƠNG

CHUC NANG TO CHUC

[.Một sô khái niệm căn bản

2 Thiêt lập cơ câu tô chức

3 Phân quyên và ủy quyên trong

quản trị

I MOT SO KHAI NIEM

Khái niệm chức năng tô chức

Chức năng Tô chức là Chức năng quản

trị liên quan đến hoạt động xây dựng và

phát triển cơ câu (bộ máy) to chức để đảm nhận những hoạt dong can thiét, xac lap

các môi quan hệ về quyên hạn và trách

nhiệm giữa các bộ phận trong tô chức đó.

Nội dung của Chức năng tô chức

+ Thiết kê, phát triển cơ câu tô chức

+ Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình

làm việc

+ Thiét lap hé thong quyén luc va phan

quyen.

Vai trò của chức năng tô chức

°° Bảo đảm các mục tiêu và kê hoạch sẽ được

triên khai vào thực tê

+ Tạo ra môi trường làm VIỆC thích hợp cho các

ca nhan và cho cả tập thê

Tác động tích cực đến VIỆC sử dụng các nguôn

lực một cách hiệu quả nhật

Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí

trong hoạt động quản trị

Những vẫn đê khoa học trong công tác tô chức

> Tâm hạn quản trị : là sô lượng bộ phận, phân

hệ, cá nhân dưới quyên mà một câp quản trỊ có khả năng điêu hành hữu hiệu nhât

s» Tâm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông SỐ

cua co cau (cap bac va phan hé)

s» Tâm hạn bị tác động bởi nhiều yêu tô : tâm lý

hành vị, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật,

Tâm kiêm soát = 4 Tâm kiêm soát = § ‹)®

Quyên hành: là năng lực cho phép yêu cau

người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình + Quyên hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

* Quyên hành gan voi vi tri va cap bac quan tri

“* Quyên hành được hình thành từ nhiều yêu tổ

> Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ

>Sự chấp nhận của các đôi tượng liên quan

>Năng lực và đạo đức nhà quản trị

Phan quyên trong quan tri: la qua trinh chuyen giao quyên lực từ câp trên

xuống cap dưới trong những giới hạn nhất

định

s*Là xu thê của quản trị hiện đại

s*Làm gia tang kha năng linh hoạt và thích

nghi của hệ thông

s*Đáp ung nhu cau gia tang qui mo hoat

động của các hệ thông lớn

Il XAY DUNG CO CAU TO CHUC

Khải niệm

Cơ câu tô chức (bộ máy quản lý) là một

chỉnh thể các khâu các bộ phận khác nhau,

được chuyên môn hoá và có những trách

nhiệm, quyên hạn nhật định, có môi liên hệ

phụ thuộc lẫn nhau và được bô trí theo các cấp quản trị nhăm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.

Xây dựng cơ câu tổ chức

1.Cac yéu cau khi xây dựng cơ cầu tô chức

Các yêu

cầu

1 Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc

phải phủ hợp với thực tế, phải có khả

năng thay đổi nhanh chóng

2 Xác định trách nhiệm và quyên hạn rõ ràng ở môi bộ phận, tránh chông chéo

3 Mỗi bộ _phận có thể có nhiều nhiệm vụ

nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều

bộ phận giải quyết

4 Xác định các luông thông tin dọc và

ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối

hợp nhịp nhàng và cần đổi giữa các bộ

phận

Il XAY DUNG CO CAU TO CHUC

2 Các yêu tô ảnh luưởng đến cơ cầu tô chức

Mục tiêu và chiên lược phat trién cla DN

Quy mo hoat dong cua DN

Dac diém hoat dong cua DN

Môi trường hoạt động của DN

Khả năng về nguồn lực của DN

Il XAY DUNG CƠ CÂU TÔ CHỨC

3 Các nguyên tắc thiết kê cơ cầu tô chức

Nguyên tac gan voi mục tiêu

Nguyên tắc thông nhât chỉ huy

Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

Nguyên tắc cân đôi

Nguyên tắc linh hoạt

An toàn trong hoạt động

Il XAY DUNG CO CAU TO CHUC

4 Quan điểm thiết kế cơ câu tô chức

Quan điểm cô điển

“ Tinh bai bản cao , quy định chỉ tiết các

chức danh, hệ thông quyên lực phân biệt

ro

s» Mô hình hướng vào /ép guyền và phân

cap chat ché

s* Ít chú trọng hợp tác

Il XAY DUNG CO CAU TO CHUC

Quan diém hién dai:

“*Tinh bài bản thấp, quy định ít chức danh

‹*Chú trọng đến phân guyền và phi tap

trung hoá

s+Nhân mạnh đến tính hợp tác và giải

quyết theo tình huông.

2 Xay dung co’ câu tô chức

Các mô hình cơ cấu tô chức

@ Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

®@ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có

Coin Quin Ch i

Quan doc

Uu diém Nhược điểm

trong việc ra các quyết định quản trị @ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

© Không đòi hỏi nhà quản trị phải có @ Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận

© Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Cơ Câu Quản Trị Trực Tuyên - Chức Năng

¥

Ouan doc << Quan doc << Quản doc

Phan x1wo6n dle (1| (714.4140410002Á 7 Phản xương `

© Uudiém ® Nhược điểm

Có được ưu điểm của cơ câu trực tuyến và cơ câu chức Nhiều tranh luận vẫn xay ra

Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị

chức năng

Cơ Câu Quản Trị Ma Trận

Ưu điểm

© Tổ chức linh động

©Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

© Dap ung được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

Ill PHAN QUYEN VA UY QUYEN

TRONG QUAN TRI

4Phan quyên là xu hướng phân tán quyên ra quyêt định trong CC TC

#Phân quyên là cơ sở đề thực hiện

Uỷ quyền

QUYEN HAN VA TRACH NHIEM

4 Quyén hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để

tác động đến suy nghĩ và hành động của người

khác

+ Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người

được sử dụng quyên hạn, buộc họ phải gánh chịu

về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc

# Quyên hạn luôn luôn phải cân băng (tương

xứng) với trách nhiệm.

UY QUYEN

“Utiy quyén 1a giao cho ai d6 trach nhiém va quyên hạn

đê thay mặt bạn thực hiện công việc “

'#' Lý quyên công việc # ø1aO VIỆC

# Uỷ quyên công việc tức là thoả thuận với người khác nham:

Trao cho ho trach nhiệm thay mặt bạn thực hiện

công việc

Trao cho họ guyên hạn đề có thê thực hiện công việc

Phân bô øguôn lực cần thiệt cho người được uỷ

quyên - cũng như những người khác đê họ có thê thực hiện công việc.

TAI SAO PHAI UYQUYEN ?

® Loi ich doi voi người được ủy quyên

Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như

năng lực của họ

Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực

hơn với công việc

Thực hiện uỷ quyên thành công còn mang đến

cơ hội phᣠtriển cho các thành viên vốn có

năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc

Lợi ích đôi với nhà quản lý:

Tập trung vào những công việc chính yêu Giam duoc ap luc cong viéc

Nâng cao hiệu quả công việc của tập thê

Đào tạo nha QT ké can

VISAO MOT SO NHA QUAN TRI LAI NGAI

UY QUYEN?

Khong tin tuong vao trinh do va nang luc cua nhan

viên

Sợ không kiểm soát được những nhiệm vu da giao

So nhan vien sé khong thực hiện tốt những nhiệm vụ

duoc giao

Ngại tôn nhiêu thời gian và công sức cho việc lập kê hoạch và huân luyện nhân viên vì đó là những yêu tô cân thiệt đề uỷ quyền có hiệu quả

Sợ những người glao việc sẽ làm tôt hơn mình

QUA TRINH UY QUYEN HIEU QUA

Chuẩn bị uỷ quyên

Lựa chọn người dé uy quyé

Lap ké hoach

Những công việc nên uy quyên

Những công việc lắp lại

Những vấn đề nhỏ nhặt và tôn nhiêu thời gian

Công việc không cân đến năng luc cba NOT Công việc giup nhân viên phát triên

Những việc không nên ủy quyên

Đánh giá thành tích hoặc kỷ luật nhần viên Hoạch định chiến lược để phát triển công ty

Ra quyết định quan trọng về nhân sự

CHON NGUOI PHU HOP DE UY QUYEN

s> Người phù hợp để uỷ quyền công việc là :

Người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cân

thiết

Người có kỹ năng chuyên môn, nhưng chưa có kinh

nghiệm thực hiện công việc

Người có chuyên môn sân và có thê phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyên

Người có thời gIan đề thực hiện công việc

Người sẵn lòng nhận lây trách nhiệm thực hiện công việc được uỷ quyên

Đề ủy quyên thành công

Tin tưởng vào nhân viên

Cụ thê và rõ ràng

Những chỉ dẫn cân thiết

Hãy “quản lý” đừng “làm” Giam sat hop ly

Động viên kip thời

Tránh “ủy quyên ngược”

Đúng người, đúng việc

Những lưu ý khi ủy quyên

Uy quyền dựa trên những thê mạnh Của người được uỷ quyên để giúp họ phát huy tôi đa

những năng lực của bản thân

Uy quyền dựa trên cơ sở của lòng tin của

người uỷ quyên đôi với người được uy quyén, qua do trao cho ho day đủ những quyên han dé

họ thực hiện sự uỷ quyên

Uy quyén luôn phải săn với kiểm tra đề đảm bảo vân đê uỷ quyền được thực hiện đúng