Đề cương quản lí dự án

Đề cương ôn tập quản lý dự án. Môn quản lý dự án là một môn học giúp sinh viên hiểu về cách quản lý các dự án. Nó bao gồm các khía cạnh như lập kế hoạch, phân tích rủi ro, quản lý tài nguyên và thời gian, đánh giá tiến độ và quản lý chất lượng. Môn học này cũng giúp sinh viên hiểu về các công cụ và kỹ năng cần thiết để quản lý các dự án hiệu quả

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP: QUẢN LÍ DỰ ÁN

1.1 Quản lí dự án: Khái niệm, mục tiêu, tác dụng, các lĩnh vự của quản lí dự án?

 Khái niệm

- Quản lí dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kĩ thuật

và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

- Gồm 3 giai đoạn:

 Lập kế hoạch

 Điều phối thực hiện dự án

 Giám sát

 Mục tiêu

- Mục tiêu cơ bản của quản lí dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kĩ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt

và theo tiến độ thời gian cho phép

C=f(P,T,S)

Trong đó, C: Chi phí

P: Mức độ hoàn thành công việc

T: thời gian

S: phạm vi dự án

Phương trình trên cho thấy, chi phí là 1 hàm của các yếu tố: P,T,S

Chi phí dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thành công việc tốt hơn, thời gian kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh chi phí 1 số khoản mục đầu nguyên vật liệu Mặt khác, thời gian kéo dài sẽ dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi,… làm phát sinh tăng 1 số khoản mục chi phí

- 3 yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thành công việc có mối quan hệ chặt chẽ Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của cùng 1 dự án Nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải hi sinh một hay hay mục tiêu kia

- Trong qt quản lí dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu Tức là hi sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian

và không gian cho phép nhằm thực hiện tốt các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lí dự án

- Nếu công việc diễn ra đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu

- Tuy nhiên, kế hoạch thực thi thường có những thay đổi do nhiều nguyen nhân nên đánh đổi là 1 kĩ năng quan trọng đối với nhà quản lí dự án

 Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lí, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án ở mỗi giai đoạn của dự án, có thể một mục tieu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần tuân thủ, trong khi mục tiêu khác có thể thay đổi Do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác

 Tác dụng

 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lí

dự án với KH và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

 Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

 Các lĩnh vực của quản lí dự án

- Lập kế hoạch tổng quan:

Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lí khác nhau của dự

án đã được kết hợp một cách đầy đủ và chính xác

- Quản lí phạm vi:

Là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

- Quản lí thời gian:

Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

- Quản lí chi phí:

Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

- Quản lí chất lượng:

Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện

dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

- Quản lí nhân lực:

Là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

- Quản lí thông tin:

Là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt 1 cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và các cấp quản lí khác nhau Thông qua quản lí thông tin có thể trả lời 3 câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lí dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

- Quản lí rủi ro:

Là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lí từng loại rủi ro

- Quản lí hợp đồng và hoạt động mua bán:

Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lí các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị,….cần thiết cho dự án Qúa trình quản lí này nhằm giải quyết các vấn đề: bằng cách nào

dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài? Tiến

độ cung, chất lượng cung ra sao?

1.2 Các mô hình tổ chức quản lí dự án

1.2.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án

- Là hình thức tổ chức quản lí mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất,

tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư tự lập ra ban quản lí dự án để quản lí việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền

- Điều kiện áp dụng:

 Cho các dự án có quy mô nhỏ, kĩ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư

 Chủ đầu tư phải có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để quản lí dự

án

- Ưu điểm:

 Tiết kiệm chi phí nhất

 Truyền đạt nhanh chóng, thống nhất các chỉ thị, mệnh lệnh

- Nhược điểm:

 Đòi hỏi chủ đầu tư phải có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm

 Cùng 1 lúc phải thực hiện nhiều công việc

 Phải có bộ máy đủ năng lực (bị giới hạn bởi trình độ, nghiệp vụ)

1.2.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

- Là mô hình tổ chức quản lí trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lí dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lí có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lí việc thực hiện dự án

- Chủ nhiệm điều hành là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lí, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự

án Mọi quyết định của chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vấn quản lí dự án

- Ưu điểm:

Chi phí rẻ hơn so với mô hình chìa khóa trao tay

- Nhược điểm:

Chi phí đắt hơn so với mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án

1.2.3 Mô hình chìa khóa trao tay

- Là hình thức tổ chức trong đó ban quản lí dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư- chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án

- Mô hình này cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn

bộ dự án

- Mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho ban quản lí dự án và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra, là tổng thầu ban quản lí dự án không chỉ được quyền giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúng thầu

- Trong trường hợp này, bên nhận thầu không chỉ là một cá nhân mà còn là 1 tổ chức quản lí dự án chuyên nghiệp

- Điều kiện áp dụng:

 Những dự án đòi hỏi kĩ thuật cao, độ phức tạp lớn

 Quy mô siêu lớn

 Thời gian lâu dài

- Ưu điệm:

 Có thể tìm thấy nhiều nhà thầu chất lượng

 Không đòi hỏi kiến thức, trình độ chuyên môn hay kinh nghiệm ở chủ đầu

tư

 Chủ đầu tư chuyển giao tất cả nghĩa vụ, trách nhiệm, rủi ro cho tổng thầu

 Chủ đầu tư đc giải phóng các công việc, sự vụ liên quan đến dự án để có thể thực hiện các công việc khác

- Nhược điểm:

 Chi phí tốn kém nhất trong các mô hình

 Việc lựa chọn tổng thầu phải minh bạch

 Bán lại thầu nhiều lần làm ảnh hưởng đến chất lượng của dự án

1.3 Phân biệt quản lí dự án và quản lí quá trình sản xuất liên tục của doanh nghiệp Quản lí quá trình sản xuất liên tục của DN Quản lí dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại, mà có tính

mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối lượng lớn hàng hóa địch vụ được sản

xuất trong 1 thời kì

(sx hàng loạt)

Tập trung vào 1 loại hay 1 số lượng nhất định hàng hóa, dịch vụ

(sx đơn chiếc) Tgian tồn tại của các cty, DN lâu dài Thời gian tồn tại của dự án giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc

ra quyết định

Số liệu thống kê ít có nên không được sử dụng nhiều vào các quyết định về dự án Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời

gian

Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất của dự án

Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

1.4 Nội dung của kế hoạch tổng thể dự án

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ,…

Gồm những nội dung chính sau:

 Giới thiệu tổng quan về dự án

Là giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện gồm + mục tiêu cần đạt của dự án

+ lí do ra đời của dự án + phạm vi dự án

+cơ cấu tổ chức quản lí nhân sự của dự án +liệt kê mốc tgian quan trọng trong qtrinh thực hiện dự án

 Mục tiêu của dự án

1 số mục tiêu cụ thể như + mức lợi nhận do dự án tạo ra + Thị phần của DN

+ Năng lực cạnh tranh của DN + Mục tiêu kte-xh

 Thời gian và tiến độ

- Phải làm rõ đươc lịch trình thực hiện của dự án, là căn cứ để ban quản lí dự án quản lí điều hành, cho phép xđ dễ dàng các công việc then chốt, xác định ngày bắt đầu-kết thúc

- Kế hoạch tiến độ được lập phải gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ sở để lập các

bộ phận kế hoạch khác

- 1 số nội dung chính cần làm rõ như : trình tự công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí,…

 Xem xét khía cạnh kĩ thuật và quản lí dự án

- Về kĩ thuật: so sánh kĩ thuật dự án với khả năng kĩ thuật hiện có

- Về quản lí: cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lí (vd: sd hợp

đồng thầu phụ)

 Kết hoạch phân phối nguồn lực

- Trong phần kế hoạch phân phối nguồn lực cần làm rõ: nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từng loại nguồn lực dành cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án, tìm kiếm khả năng giải quyết thiếu hụt,…

 Ngân sách

- Phản ánh toàn bộ các hđ của dự án, bao gồm hđ thu và chi

- Có nhiều loại ngân sách (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,….)

- Kế hoạch ngân sách là 1 tập họp nhiều loại kế hoạch xác định tổng nhu cầu về vốn, kế hoạch huy động vốn,… Cũng như đưa ra các thủ tục quản lí chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án

 Nhân sự

- Trình bày những yêu cẩu riêng về công tác nhân sự dự án

- Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho dự án

- Kế hoạch về quy mô lao động, tiền lương

 Hợp đồng

- Hợp đồng cung cấp chính về máy móc, NVL

- Hợp đồng thầu phụ

- Hợp đồng phân phối sản phẩm

- Hợp đồng tư vấn

 Kiểm tra, đánh giá dự án

- Trình bày những phương pháp thu thập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát quá trình thực hiện dự án

 Khó khăn tiềm tàng

- Nguyên nhân: tình trạng vi phạm hợp đồng, thất bại về kĩ thuật, ảnh hưởng của thời tiết, hạn chế nguồn lực,…

- Tuy nhiên, thời điểm xảy ra rủi ro không phải cùng 1 lúc

 Cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và xây dưng kế hoạch đối phó

1.5 Dự toán ngân sách dự án

- Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hđ dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án

 Phương pháp dự toán ngân sách

- PP dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

Cấp cao nhất phê duyệt và đưa ra 1 con số và đưa con số này xuống cấp dưới để tính toán và đưa ra các thông số chi tiết để chi tiết hóa các con số đưa xuống

- Ưu điểm:

Tổng ngân sách phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự

án

Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chi tiêu tốn kém cũng đc xem xét trong mối tương quan chung

- Nhược điểm:

Phải có sự kết hợp nhiều lại ngân sách

Có sự cạnh tranh giữa nhà quản lí dự án và nhà quản lí chức năng

Bị bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên

- PP dự toán ngân sách từ thấp lên cao

Cấp dưới lập dự toán ngân sách từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các mục được duyệt và trình lên cấp trên để tiến hành phê duyệt

- Ưu điểm:

 Ng lập ngân sách thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với công việc nên họ có thể dự tính khá chính xác

 Là biện pháp đào tạo các nhà quản lí cấp thấp trong việc dự toán ngân sách

- Nhược điểm:

 Đòi hỏi có danh mục đầy đủ các công việc của dự án Trong thực tế điều này khó đạt được

 Các nhà quản lí cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới

 Cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm nên thường dự toán vượt mức cần thiết

- Pp lập dự toán ngân sách theo dự toán

Dựa trên cơ sở các khoản thu và chi phí phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án

- Pp lập dự toán theo chi phí:

Tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu sau đó tổng hợp lại theo từng

 Phân loại:

- Theo tính chất hđ

Ngân sách dự án

Ngân sách cho các hđ không theo dự án

- Theo thời gian

Ngân sách dài hạn

Ngân sách ngắn hạn

 Khái toán và dự toán chi phí công việc của dự án

- Các bước thực hiện

 Thiết kế dự án

 Phạm vi công viện

 Hóa đơn NVL, bảng kê các chi tiết, NVL sử dụng

 Kế hoạch chi tiết

 Định mức chi phí tiền công, giờ máy

1.6 Quản trị rủi ro dự án

1.6.1 Dự báo rủi ro trong quản lí dự án

Nhận biết rủi ro

- Các rủi ro liên quan đến môi trường DA

- Các rủi ro liên quan đến việc thực hiện DA

- Các rủi ro liên quan đến an toàn lao động, sức khỏe lđ

- Các rủi ro liên quan đến thời gian, tiến độ thực hiện dự án

- Các rủi ro liên quan đến chi phí thực hiện dự án

- Các rủi ro liên quan đến xã hội

- Xác định nhu cầu khách hàng

- Xác định, quản lí khai thác kĩ thuật và công nghệ trong DA

- Các đối thủ thay đổi phương thức sản xuất và cạnh tranh

- Các nhà cung cấp nguồn lực cho dự án gặp trắc trở trong sản xuất

1.6.2 Các biện pháp phòng ngừa rủi ro

Né tranh rủi ro

- Là loại bỏ khả năng bị thiệt hại, là việc không chấp nhận dự án có rủi ro quá lớn biện pháp này được áp dụng trong TH khả năng bị thiệt hại cao và mức độ thiệt hại lơn

Vd: nhiều nhà đầu tư nc ngoài không đầu tư vào những nước có sự bất ổn về chính trị vì độ rủi ro cao

- Tuy nhiên trong 1 số TH, có loại rủi ro không thể né tránh

Vd: rủi ro bị phá sản => chỉ có thể giảm thiệt hại

Chấp nhận rủi ro

- Là trường hợp chủ đầu tư hoặc cán bộ dự án hoàn toàn biết trước về rủi ro và những hậu quả của nó nhưng sẵn sàng chấp nhận những rủi ro thiệt hại nếu nó xuất hiện

- Áp dụng cho mức độ thiệt hại ở mức thập và khả năng bị thiệt hại không lớn

Tự bảo hiểm

- Là phương pháp quản lí rủi ro mà đơn vị chấp nhận rủi ro và tự nguyện kết hợp thành 1 nhóm gồm nhiều đơn vị có rủi ro tương tự khác, đủ để dự đoán chính xác mức độ thiệt hại

- Giải pháp có đặc điểm:

 Là hình thức chấp nhận rủi ro

 Thường là sự kết hợp giữa các đơn vị đầu tư trong cùng công ty bố mẹ hoặc

1 ngành

 Có chuyển rủi ro và tái phân phối chi phí thiệt hại

 Có hoạt động dự đoán mức thiệt hại

 Hệ thống tự bảo hiểm cũng phải đáp ứng mọi chi tiêu của hệ thống bảo hiểm

 Lợi thế nâng cao khả năng ngăn ngừa thiệt hại, thủ tục chi trả bảo hiểm nhanh gọn đồng thời nâng cao khả năng sinh lợi vì tạo ĐK quay vòng vốn

Ngăn ngừa thiệt hại

- Là hoạt động nhằm làm giảm tính thường xuyen của thiệt hại khi nó xuất hiện

- Để ngăn ngừa thiệt hại cần xác định nguồn gốc thiệt hại Có 2 nhóm nhân tố chính: nhân tố môi trường đàu tư và nhân tố thuộc về nội tại dự án

- 1 số biện pháp: thuê bảo vệ, đào tạo lại lao động,…

Giảm bớt thiệt hại

- Là việc chủ đầu tư, cán bộ quản lí dự án sử dụng các biện pháp đo lường, phân tích, đánh giá lại rủi ro 1 cách liên tục và dụng các kế hoạch đối phó, làm giảm thiệt hại khi nó xảy ra

Chuyển dịch rủi ro

- Là biện pháp trong đso 1 bên liên kết với nhiều bên khác để chịu chung rủi ro

- Biện pháp này giống với bảo hiểm ở chỗ: độ bất định về thiệt hại được chuyển từ

cá nhân sang nhóm nhưng khác ở chỗ bảo hiểm không chỉ đơn thuần bao gồm chuyển dịch rủi ro mà còn giảm được rủi ro thông qua dự đoán thiệt hại bằng luật

số lớn trước khi nó xuất hiện

VD: hđ thuê tài sản, thiết bị, là những hđ chuyển dịch rủi ro, người đi thuê chuyển rủi ro tài sản hào mòn sang người cho thuê

Bảo hiểm

- Là sự chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng Từ trên quan điểm xã hội, bảo hiểm không chỉ đơn thuần là việc chuyển dịch rủi ro mà còn làm giảm rủi ro vì nhóm