1. Nhận định nào sau đây là chính xác? Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. Phông lưu trữ là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Đúng vì, theo khoản 4 điều 2 Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Bộ phận lưu trữ cơ quan thực hiện hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Sai vì heo khoản 6 điều 2 Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích Lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân 3. Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Sai, vì theo khoản 12 điều 2 của Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định. Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu. Đúng vì, theo khoản 4 điều 2 Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. 4. Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ. Sai vì theo khoản 14 điều 2 Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Đúng vì: theo khoản 14 điều 2 Luật Lưu trữ số 012011QH13 giải thích: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ. 5. Nhận định nào sau đây là chính xác về nguồn và thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan. Nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu vào Lưu trữ cơ quan là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó (theo cơ cấu tổ chức: gồm các đơn vị, tổ chức bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập). Các đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan. Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ cơ quan: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc bản chính, bản sao hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác.... Nguồn và thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ cơ quan gồm: Thu thập toàn bộ tài liệu giấy, điện tử hình thành ra trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân có thời hạn bảo quản từ 1 năm đến vĩnh viễn. 6. Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Đúng vì theo khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ số 012011QH13 quy định: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia, về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Sai vì theo khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ số 012011QH13 quy định: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị phụ thuộc vào thời gian 7. Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Đúng, vì Theo quy định khoản 1 điều 25 của Luật Lưu trữ số 012011QH13 là: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Khoản 2 điều 25 quy định: Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 điều 25 Luật Lưu trữ được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật. Sai, vì Theo quy định khoản 1 điều 25 của Luật Lưu trữ số 012011QH13 là: Người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về Lưu trữ có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trang 11 Nhận định nào sau đây là chính xác?
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân
Phông lưu trữ là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ
2 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Đúng vì, theo khoản 4 điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Bộ phận lưu trữ cơ quan thực hiện hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ
Sai vì heo khoản 6 điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích Lưu trữ
cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
3 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Sai, vì theo khoản 12 điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích:
"Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu
có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử" Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu
Đúng vì, theo khoản 4 điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Trang 24 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ.
Sai vì theo khoản 14 điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích: "Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ", thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
Đúng vì: theo khoản 14 điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích:
"Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ"
5 Nhận định nào sau đây là chính xác về nguồn và thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan.
Nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu vào Lưu trữ cơ quan là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của
cơ quan đó (theo cơ cấu tổ chức: gồm các đơn vị, tổ chức bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Các đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan
Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ cơ quan: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc bản chính, bản sao hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác
Nguồn và thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ cơ quan gồm: Thu thập toàn bộ tài liệu giấy, điện tử hình thành ra trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân có thời hạn bảo quản từ 1 năm đến vĩnh viễn
6 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn
là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
Đúng vì theo khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia, về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm Tài liệu hết
Trang 3giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
Sai vì theo khoản 1 điều 17 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị phụ thuộc vào thời gian
7 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đúng, vì Theo quy định khoản 1 điều 25 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 là: "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ" Khoản 2 điều 25 quy định: Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 điều 25 Luật Lưu trữ được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật
Sai, vì Theo quy định khoản 1 điều 25 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 là: "Người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về Lưu trữ có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp
kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ"
8 Nhận định nào sau đây là chính xác về Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu
để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử và loại tài liệu hết giá trị
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập Thành phần của Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức và Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên; người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Trang 4Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ tư nhân
9 Nội dung nào sau đây là điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan gồm
Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan đó
Có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch, thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng)
Có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ
Cơ quan, tổ chức có chưa có chức năng nhiệm vụ, rõ ràng
10 Nhận định nào sau đây là chính xác
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật,
sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và vật mang tin khác
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ
Tên cơ quan hình thành ra khối tài liệu được dùng để đặt tên phông, đồng thời cơ quan trong quá trình hoạt động đã hình thành ra khối tài liệu được gọi là đơn vị hình thành phông
Trang 5Lưu trữ lịch sử là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan
11 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý
về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Đúng vì theo Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:"Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình
Sai vì theo Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:"Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản
và sử dụng tài liệu lưu trữ, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình
12 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo yêu cầu cơ bản nào sau đây?
Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản
Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa
Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu phải được bó gói và xây dựng Danh mục hồ sơ
13 Trách nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập bổ sung tài liệu theo điều 10 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu và Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Lập tập lưu văn bản đi, văn bản đến của cơ quan tổ chức
Trang 614 Nhận định nào sau đây là chính xác nhất?
Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ
Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu được bảo quản lâu dài tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ
Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu được bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh
lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý
Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện
và tổng hợp và được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học
15 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Đúng vì theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức quy định về Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu của Thông tư 09/2011/TT-BNV
Sai vì theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức quy định về Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Lưu trữ tư nhân
16 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
Trang 7Sai vì Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là dự kiến các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản
Đúng vì theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức quy định: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản
17 Nhận định nào sau đây là chính xác
Phương án cơ cấu tổ chức- thời gian: Thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi, thường áp dụng đối với đơn vị hình thành phông đang hoạt động trong thực tế Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo thời gian và chia tiếp theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ
Phương án thời gian- mặt hoạt động Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế Toàn bộ tài liệu được chia theo thời gian, sau đó chia theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông,
Phương án mặt hoạt động- thời gian Phương án này áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi or đã ngừng hoạt động Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng mặt hoạt động, sau đó tài liệu lại được chia nhỏ theo đặc trưng thời gian, rồi được chia nhỏ hơn nữa theo một số đặc trưng phụ
Phương án cơ cấu tổ chức- thời gian: Thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi, thường áp dụng đối với đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động trong thực tế Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo thời gian và chia tiếp theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ
Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức: Thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, có nhiều thay đổi, những thay đổi có thể theo dõi được Phương án này đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan
NN ở Việt Nam Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo thời gian và chia tiếp theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ
Trang 818 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Có 10 tiêu chuẩn cơ bản
để vận dụng xác định giá trị tài liệu
Đúng vì, theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 có 10 tiêu chuẩn
cơ bản để vận dụng xác định giá trị tài liệu
Sai vì theo khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ
Hình thức của tài liệu; Trình trạng vật lý của tài liệu
19 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Tài liệu hết giá trị cần loại
ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
Đúng, vì theo khoản 3 điều 17 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu: Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
Sai vì theo khoản 3 điều 17 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu: Tài liệu hết giá trị cần giữ lại phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
20 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
Đúng vì theo khoản 2 điều 27 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12
Sai vì theo khoản 2 điều 27 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 12 đến hết ngày 31 tháng 12
21 Nội dung nào sau đây không phải là mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu
Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ
Tạo điều kiện bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 9Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan)
Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện
22 Nội dung nào sau đây không phải là tên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Ý nghĩa nội dung của tài liệu; tác giả tài liệu; ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông; Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu
Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
Hiệu lực pháp lý của tài liệu; ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài liệu
Hệ thống, chức năng, thông tin, sử liệu
23 Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích: Cơ quan, tổ chức, cá nhân
có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
a
b
24 Nhận định nào sau đây chính xác về thời hạn bảo quản tài liệu
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm
Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
Thời hạn bảo quản tài liệu gồm 2 mức Vĩnh viễn là Lâu dài
25 Nhận định nào sau đây là chính xác về tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Trang 10Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế-xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội
Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn
để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt
Tài liệu lưu trữ quý hiếm có thời hạn bảo quản lâu dài
26 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
=> Trả lời: hết giá trị
27 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất , kể từ ngày hủy tài liệu.
=> Trả lời: 20 năm
28 Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
=> Trả lời: thông tin
29 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền
Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị
Biên bản bàn giao tài liệu hủy cho Lưu trữ lịch sử
30 Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động , nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
=> Trả lời: thực tiễn