TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG

Sau bốn năm học tập tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và hai tháng thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Chi Lăng cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Chi Lăng. Được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của Quý thầy cô trong trường, của các bác, cô, chú, anh, chị trong Phòng Nội vụ, em đã hoàn thành đ ợt thực tập một cách tốt đẹp. Được sự giới thiệu của nhà trường, và sự tiếp nhận của phòng Nội vụ huyện Chi Lăng em đã được đến thực tập, tìm hiểu thực tế tại phòng Nội vụ Huyện Chi Lăng. Tạo điều kiện cho em đưa những lý thuyết đã học tại trường đem ra thực hành soi chiếu và áp dụng trong thực tế hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung, phòng Nội vụ nói riêng. Qua kỳ thực tập, em đã quan sát và học hỏi được nhiều điều về công việc, kỹ năng nghiệp vụ hành chính cũng như trách nhiệm trong công việc, tác phong, thái độ ứng xử làm việc nơi công sở. Giúp em thêm vững vàng, tự tin với nghề nghiệp mình đã chọn. Quá trình thực tập 2 tháng tại phòng Nội vụ, em đã được quý cơ quan tạo mọi điều kiện, hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình. Bản thân em đã dần làm quen và tiếp xúc với môi trường làm việc công sở, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của người làm công tác văn thư- lưu trữ cho em biết được công việc của một cán bộ văn thư-lưu trữ và vai trò của cán bộ làm công tác trong hoạt động của cơ quan. Đó chính là cơ hội cho tôi vận dụng những kiến thức, lý luận đã được học vào thực tiễn công việc, giúp tôi được tiếp cận trực tiếp và được thực hiện các nghiệp vụ văn thư-lưu trữ một cách cụ thể, tích lũy cho tôi những bài học bổ ích và rút ra những kinh nghiệm cho bản thân, bổ sung cho bản thân những kiến thức còn thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn, vận dụng vào công việc sau khi ra trường. Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Văn thư-Lưu trữ trong thời gian học tập tại trường và thời gian thực tế thực tập tại phòng Nội vụ đã giúp em hiểu rõ hơn tầm quan trọng của người làm công tác văn thư-lưu trữ. Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn là lời chúc sức khỏe chân thành nhất đến cô Chu Thị Hậu , các Quý thầy cô trong khoa Văn thư –Lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Chúc cho trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thành công trong sự nghiệp trồng người; khoa Văn thư –Lưu trữ đào tạo được nhiều hơn nữa những cán bộ, công chức giỏi cho tương lai; Nhân đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo UBND huyện Chi Lăng dăc biệt là cô Phan Thị Phương trưởng Phòng Nội Vụ huyện Chi Lăng và cô Vy Thị Nga cán bộ chuyên viên của Phòng Nội Vụ huyện.Chúc các bác, cô, chú, anh, chị trong Phòng Nội Vụ cũng như các phòng ban của huyện Chi Lăng hoàn thành tốt nhiệm vụ và gặt hái được nhiều thành quả trong công việc của mình.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

*********

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG

Cán bộ hướng dẫn : VY THỊ NGA

HÀ NỘI -2017

LỜI CẢM ƠN

Sau bốn năm học tập tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và hai thángthực tập tại Phòng Nội vụ huyện Chi Lăng cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện Chi Lăng Được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của Quý thầy cô trongtrường, của các bác, cô, chú, anh, chị trong Phòng Nội vụ, em đã hoàn thành đ

ợt thực tập một cách tốt đẹp

Được sự giới thiệu của nhà trường, và sự tiếp nhận của phòng Nội vụhuyện Chi Lăng em đã được đến thực tập, tìm hiểu thực tế tại phòng Nội vụHuyện Chi Lăng Tạo điều kiện cho em đưa những lý thuyết đã học tại trườngđem ra thực hành soi chiếu và áp dụng trong thực tế hoạt động của cơ quanquản lý hành chính nhà nước nói chung, phòng Nội vụ nói riêng Qua kỳ thựctập, em đã quan sát và học hỏi được nhiều điều về công việc, kỹ năng nghiệp

vụ hành chính cũng như trách nhiệm trong công việc, tác phong, thái độ ứng xửlàm việc nơi công sở Giúp em thêm vững vàng, tự tin với nghề nghiệp mình đãchọn

Quá trình thực tập 2 tháng tại phòng Nội vụ, em đã được quý cơ quan tạo mọiđiều kiện, hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình Bản thân em đã dần làm quen và tiếp xúcvới môi trường làm việc công sở, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của ngườilàm công tác văn thư- lưu trữ cho em biết được công việc của một cán bộ vănthư-lưu trữ và vai trò của cán bộ làm công tác trong hoạt động của cơ quan Đóchính là cơ hội cho tôi vận dụng những kiến thức, lý luận đã được học vào thựctiễn công việc, giúp tôi được tiếp cận trực tiếp và được thực hiện các nghiệp vụvăn thư-lưu trữ một cách cụ thể, tích lũy cho tôi những bài học bổ ích và rút ranhững kinh nghiệm cho bản thân, bổ sung cho bản thân những kiến thức cònthiếu sót để hoàn thiện chuyên môn, vận dụng vào công việc sau khi ra trường

Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Văn thư-Lưu trữ trong thời gianhọc tập tại trường và thời gian thực tế thực tập tại phòng Nội vụ đã giúp em hiểu

rõ hơn tầm quan trọng của người làm công tác văn thư-lưu trữ

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn là lời chúc sức khỏe

trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chúc cho trường Đại Học Nội Vụ Hà Nộithành công trong sự nghiệp trồng người; khoa Văn thư –Lưu trữ đào tạo đượcnhiều hơn nữa những cán bộ, công chức giỏi cho tương lai; Nhân đây em xin gửilời cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo UBND huyện Chi Lăng dăc biệt là cô PhanThị Phương trưởng Phòng Nội Vụ huyện Chi Lăng và cô Vy Thị Nga cán bộchuyên viên của Phòng Nội Vụ huyện.Chúc các bác, cô, chú, anh, chị trongPhòng Nội Vụ cũng như các phòng ban của huyện Chi Lăng hoàn thành tốtnhiệm vụ và gặt hái được nhiều thành quả trong công việc của mình.

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân

em Các số liệu trong bài viết được cung cấp chính xác tại Phòng Nội vụ huyệnChi Lăng nơi em thực tập Các kết quả này chưa từng được công bố tại nghiêmcứu khoa học nào

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

UBND Ủy ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục đích ý nghĩa và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4, Phương pháp nghiên cứu 3

5 Cấu trúc của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 4

1.1 Lịch sử hình thành chức năng quyền hạn của cơ quan tổ chức 4

1.1.1 Lich sử hình thành 4

1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND & UBND huyện 5

1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức 8

1.2.1 Vị trí, chức năng 8

1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG 14

2.1 Hoạt động quản lý 14

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về văn thư lưu trữ 14

2.2 Thực trạng công Văn thư 15

2.2.1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15

2.2.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 17

2.2.3 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến 20

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 23

2.3 Thực trạng công tác lưu trữ 26

2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 27

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 28

2.3.4 Thống kê,xây dựng công cụ tra tìm 30

2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 31

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ QUẢ THỰC TẬP TẠI 35

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được 35

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ cho cơ quan 35

3.3 Một số khuyến nghị 35

3.2.1 Đối với cơ quan tổ chức 35

C PHẦN KẾT LUẬN 37

D PHỤC LỤC 39

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết đất nước ta đang trong sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đạihóa đất nước Muốn đáp ứng được sự nghiệp đó các ngành, các lĩnh vực phảităng cường đổi mới về phương pháp làm việc, công việc càng nhiều thì văn bảngiấy tờ được sản sinh ra càng lớn từ đó công tác văn thư-lưu trữ dần được quantâm về cả chiều rộng lẫn chiều sâu bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động hànhchính thông qua các văn bản tài liệu đảm bảo thường xuyên cho bộ máy quản lýcủa cơ quan mặt khác làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần nâng caohiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức là căn cứ để giải quyết công việc hàngngày Vì thế công tác văn thư-lưu trữ có ỹ nghĩa hết sức quan trọng và là côngtác thường xuyên của cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước

Là sinh viên đang theo học chuyên ngành văn thư-lưu trữ trong thời gianhọc tập tại trường và thời gian thực tế thực tập tại phòng Nội vụ đã giúp em hiểu

rõ hơn tầm quan trọng của người làm công tác văn thư-lưu trữ, có thể nói cán bộlàm công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực tham mưu, trợ giúp cho thủtrưởng cơ quan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng phát triển về quy mô đào tạo vớirất nhiều ngành đang được xã hội quan tâm như: ngành Hành chính học, Quảntrị văn phòng, Quản lí nhân lực… đặc biệt là ngành văn thư-lưu trữ đã đượctrường đào tạo từ những ngày đầu khi nhà trường mới được thành lập vớiphương châm “Học thật thi thật và ra đời làm thật”, “Học đi đôi với hành, lýluận gắn với thực tiễn” chính vì thế nhà trường đã tạo mọi điều kiện để sinh viênnắm vững kiến thức kể cả lý thuyết lẫn thực hành để vận dụng vào thực tiễntrong công tác nghiệp vụ sau này của bản thân.Vì vậy, Trường Đại Học Nội Vụ

Hà Nội sau khi truyền đạt những kiến thức cơ sở lý thuyết cho sinh viên, đã tạođiều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằmgiúp cho sinh viên có đầy đủ kiến thức rèn luyện thêm kỹ năng tay nghề, nghiệp

vụ để sau khi hoàn thành chương trình học tập tại trường có thể tự tin bước vàocông tác, lĩnh vực, ngành đã được đào tạo tại trường.

Dưới sự chỉ đạo của nhà trường, hướng dẫn của thầy,cô trong khoa văn thư-lưutrữ và sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Nội vụ huyện Chi lăng đã tạo điều kiệncho tôi thực tập tại phòng từ ngày 10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 3 năm 2017Quá trình thực tập 2 tháng tại phòng Nội vụ, em đã được quý cơ quan tạomọi điều kiện, hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình Tôi đã dần làm quen và tiếp xúc vớimôi trường làm việc công sở, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của người làmcông tác văn thư- lưu trữ cho tôi biết được công việc của một cán bộ văn thư-lưutrữ và vai trò của cán bộ làm công tác trong hoạt động của cơ quan cũng nhưnhững thuận lợi và khó khăn của người cán bộ làm trong lĩnh vực văn thư lưutrữ Đó chính là cơ hội cho em vận dụng những kiến thức, lý luận đã được họcvào thực tiễn công việc, giúp tôi được tiếp cận trực tiếp và được thực hiện cácnghiệp vụ văn thư-lưu trữ một cách cụ thể, tích lũy cho tôi những bài học bổ ích

và rút ra những kinh nghiệm cho bản thân, bổ sung cho bản thân những kiếnthức còn thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn, vận dụng vào công việc sau khi ratrường

Qua thời gian hai tháng thực tập tại Phòng nội huyên Chi Lăng giúp cho bảntân tôi thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ vì vậy em chọn đềtài “Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện ChiLăng

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài viết : công tác Văn thư lưu trữ tại PhòngNội vụ huyện Chi Lăng

Phạm vi nghiên cứu : thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại huyện ChiLăng

3 Mục đích ý nghĩa và nhiệm vụ nghiên cứu

Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trên địa bànhuyện nói riêng và trên toàn quốc nói chung

Hiểu được lịch sử hình thành cơ quan, và đơn vị chịu trách nhiệm trụctiếp trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ.

Biết cách thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ như :bảo quản và sử dụng con dấu ; lập hồ sơ; chỉnh lý khoa học tài liệu …

Qua nghiên cứu thây được những thuận lợi và khó khăn trong công tácvăn thư lưu trữ qua đó đề xuất ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng côngtác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện và đưa ra một số khuyến nghị nhắm nângcao chất lượng công tác văn thư lưu trữ đói với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

4, Phương pháp nghiên cứu

Bài viết của em sử dụng một số phương pháp như :

Phương pháp phân tích tổng hơp

Phuơng pháp qua nạp diễn dịch

Phương pháp quan sát

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần lời cảm ơn lời cam đoan bảng chữ viết tắt nài viêt em có bachương

Chương 1 Giới thiệu khái quát về cơ quan tổ chức và bộ phận văn thưlưu trữ tại cơ quan

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan

Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập và đề xuất khuyến nghị tại cơ quan thựctập

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC

1.1 Lịch sử hình thành chức năng quyền hạn của cơ quan tổ chức 1.1.1 Lich sử hình thành

Theo quyết định của Hội đồng Chính phủ năm 1964, về việc thống nhấtđịa giới hành chính giữa huyện Ôn Châu và 8 xã phía đông nam của huyện BằngMạc hợp nhất thành một huyện có tên gọi là Chi Lăng Chi Lăng là một huyệnmiền núi nằm ở phía nam của Tỉnh Lạng Sơn, phía tây giáp huyện Văn Quan,phía bắc giáp huyện Cao Lộc, phía đông giáp huyện Lộc Bình, phía nam giáphuỵện Hữu Lũng và huyện Lục Ngạn (Bắc Giang),

Huyện được chia thành 21 đơn vị hành chính: có 2 thị trấn và 19 xã

Huyện có diện tích tự nhiên, 704.81 km2 trong đó đồi núi chiếm 3/4 diệntích, với dân số khoảng 80 nghìn người, mật độ trung bình 1135 người/km2 đượcxếp vào huyện có mật độ dân số đông so với các huyện khác trong tỉnh

Với địa hình chiếm 3/4 là đồi núi, huyện sẽ có những mặt thuận lợi và khókhăn nhất định từ lâu, bao thế hệ con người Chi Lăng đã không ngừng tìm tòi

và sáng tạo trong sản xuất phục vụ đời sống vật chất lâu dài, tuy đời sống củangười dân trong huyện vẫn gặp nhiều khó khăn, nhưng đời sống vật chất củangười dân trong huyện từng bước đựơc cải thiện,bộ mặt văn hoá xã hội đã có sựthay đổi mới mẻ, theo chiều hướng phát triển văn minh phù hợp với sự phát triển

đi lên chung trong tỉnh và trên toàn quốc

Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, HĐND và UBND Tỉnh Lạng Sơn, màtrực tiếp là sự lãnh đạo của Huyện uỷ, HĐND & UBND huyện Chi Lăng và sựphối hợp chặt chẽ giữa các ban ngành đoàn thể, cũng như được sự ủng hộ củanhân dân trong huyện đã phát huy được sức mạnh tập thể vững mạnh, cùng nhauxây dựng quê hương Chi Lăng giàu mạnh phồn vinh

Chi Lăng một mảnh đất anh hùng nơi đây đã đi vào lịch sử chống giặcngoại xâm, ghi bao nhiêu chiến công hiển hách của nhưng thế hệ đi trước (ChiLăng Xương Giang)…

Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Chi lăng rất tự hào về mảnh đất anh

đói giảm nghèo, là huyện có tiềm lực phát triển kinh tế nhanh so với các huyệnkhác trong tỉnh.

1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND & UBND huyện.

1.1.2.1 Chức năng của UBND huyện Chi Lăng

UBND huyện Chi Lăng do HĐND huyện bầu ra là cơ quan chấp hành củaHĐND, là cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương UBND huyện chịu tráchnhiệm thi hành Hiến pháp, pháp luật, và các văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp

HĐND, UBND huyện Chi Lăng tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tậpchung dân chủ

1.1.2.2 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện Chi Lăng trong việc thựchiện quản lý nhà nước

* UBND huyện Chi Lăng thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương trongcác lĩnh vực: kinh tế, Nông - lâm - ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thươngmại, dịch vụ du lịch, giáo dục, y tế, văn hoá, khoa học công nghệ, an ninh quốcphòng, truyền thanh, và các lĩnh vực khác như quản lý nhà nước về đất đai, vàcác tài nguyên khác

* Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật,kiểm tra việcchấp hành hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị định của HĐND cùng cấp

* Tổ chức chỉ đạo UBND các xã thị trấn thực hiện các biện pháp bảo quảntài sản của nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,bảo vệ tính mạng, danh dự nhân phẩm và lợi ích hợp pháp của công dân…

* Tổ chức thực hiện công tác bầu cử đại biểu quốc hội và HĐND theo quyđịnh của pháp luật

* Tổ chức thực hiện quản lý và tổ chức biên chế lao động và tiền lương

* Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định củapháp luật

* Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định củapháp luật và phối hợp với các cơ quan hữu quan, để đảm bảo thu đúng thu đủ,thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

UBND huyện Chi Lăng chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐNDcùng cấp và UBND cấp trên.

c) Cơ cấu tổ chức:

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Huyện Chi Lăng

Chủ tịch UBND huyện Chi Lăng

Phó chủ tịch

KT – XDCB Phó chủ tịchVH - XH

Phòng Tàinguyên &môitrường

VP HĐND

và UBND

huyện

Phòng Tàichính-Kếhoạch

Phòng Kinh

tế và Hạ tầng

Phòng Laođộng- thươngbinh và xã hội

Phòng Dântộc

CÁC UỶ VIÊN UBND

Phòng Y tế

Phòng Văn hoá

và thông tin

Phòng NN&PTNông thôn

Phòng Nội Vụ

Phòng giáodục và đào tạo

Phòng Tư phápThanh tra nhànước huyện

1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức

Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật

Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nộivụ

1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn

* Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụtrên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

* Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

* Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

* Về tổ chức bộ máy

- Tham mưu giúp UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổchức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện theo hướng dẫncủa các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu để Uỷ bannhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thểcác cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;

- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định;

- Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định củapháp luật

* Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hànhchính, sự nghiệp hàng năm;

- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp;

- Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã

* Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp và cán bộ, côngchức cấp xã

- Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

* Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính

- Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việcbầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của Uỷ ban nhân dânhuyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện các thủ tục để trình Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân cấp xã; giúp Uỷ ban nhân dân huyệntrình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định củapháp luật;

- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐNDcùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính củahuyện;

- Giúp UBND trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểmtra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, khu phố trên địa bàn huyện theoquy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, khu phố

* Về công tác tôn giáo

- Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo trên địa bàn huyện;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp củaUBND tỉnh và theo quy định của pháp luật

* Về công tác thanh niên

- Trình UBND ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn,năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụthuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao

* Về công tác văn thư, lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởngtrong hoạt động văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

* Về công tác thi đua, khen thưởng

- Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của huyện;

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt độngcủa hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện

- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND vàGiám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bànhuyện

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn huyện

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với

công chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND huyện

- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội Vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND huyện

- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giaotrên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.1.2.3 Sơ đồ tổ chức của cơ quan

Trực tiếp gián tiếp phối hợp

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ẠI

TRƯỞNG PHÒNG

Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi công tác

tổ chức bộ máy, biên chế CC, VC; công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố

cáo; chủ tài khoản cơ quan.

t

CÔNG CHỨC

Theo dõi

các lĩnh vực công

Theo dõi các lĩnh vực công tác:

CCHC;

đào tạo, bồi dưỡng

CC, VC;

Văn thư lưu trữ;

Văn phòng cơ quan

CÔNG CHỨC

Theo dõi các lĩnh vực công tác: Tổ chức bộ máy; Hội;

Quản lý

sử dụng biên chế

HC, SN;

Cán bộ,

CC, VC

CÔNG CHỨC

Theo dõi các lĩnh vực công tác: Xây dựng chính quyền địa phương

và địa giới hành chính,

CB, CC cấp xã

CÔNG CHỨC

Theo dõi các lĩnh vực công tác: Tổ chức phi chính phủ, Tôn giáo, Thanh niên, Thi đua khen

- thưởng

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về văn thư lưu trữ

2.1.1.1 Các văn bản của trung ương

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửađổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định vềquản lý hồ sơ tài liệu trong hoạt động của HĐND-UBND ,xã, phường, thị trấn

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thểthức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;

- Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Thực hiện việc quản lý văn bản đi, đến và Hướng dẫn tổ chức lập hồ sơ côngviệc, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ;

- Luật lưu trữ

2.1.1.2 Các văn bản của địa phương

- Hàng nămUBND huyện đã xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ,

trên cơ sở kế hoạch của huyện các cơ quan đơn vị, UBND, các xã, thị trấnthường xuyên chỉ đạo thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư đảm bảo thốngnhất các khâu nghiệp vụ văn thư từ soạn thảo đến ban hành văn bản cho tất cảcác cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng quy định của nhànước;

Ban hành quyết định số 3346/QĐ-UBND, ngày 16/8/2012 quy chế vềcông tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn huyện thay thế quyết định số01/2008/QĐ-UBND ngày 27/5/2008 quy định về công tác văn thư - lưu trữ;

Ban hành quyết định số 3346/QĐ-UBND, ngày 16/8/2012 quy chế vềcông tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn huyện thay thế quyết định số01/2008/QĐ-UBND ngày 27/5/2008 quy định về công tác văn thư - lưu trữ

2.1.1.2 Đào tạo bồi dưỡng công chức ,viên chức trong lĩnh vực văn thưlưu trữ, quản lí , công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

Hàng năm Phòng Nội Vụ cử cán bộ của phòng đi tập huấn các kỹ năngnghiệp vụ trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ do Sở Nội Vụ tỉnh tổ chức.

Ngoài ra còn cử cán bộ đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư luu trữ Tham khảo các mô hình nâng cao hoạt động văn thư lưu trữ của các cơquan cấp trên, các cơ quan trên địa bàn huyện

2.1.1.3 Thanh tra kiểm tra giải quyết

Hàng năm phòng đã thành lập các đoàn kiểm tra theo sự phân côngUBND huyện đi các xã kiểm tra trong công tác văn thư lưu trữ nhằm khắc phụcnhững sai sót công tác văn thư lưu trữ cũng như kiên quyết xử lý các cá nhân cóhành vi sai phạm trong công tác văn thư lưu trữ, các hành vi làm thất thoát hưhại tài liệu lưu trữ

2.2 Thực trạng công Văn thư

2.2.1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một trong những yếu tố quantrọng trong hoạt động của cơ quan Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên soạnthảo văn bản về các lĩnh vực chuyên môn mình chuyên quản Sự phân công hợp

lý này đem lại hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản của phòng Nội vụhuyện Chi Lăng

Sau khi văn bản được chuyên viên chuyên quản phụ trách lĩnh vực cótrách nhiệm soạn thảo trực tiếp trên máy tính và chuyển trực tiếp bằng phầmmềm Eoffice cho lãnh đạo phòng duyệt bản thảo sau đó chuyển lại cho chuyênviên soạn thảo văn bản chỉnh sửa, chuyên viên chỉnh sửa xong chuyển lại cholãnh đạo phòng kiểm tra lại lần cuối và chuyển Chánh văn phòng HĐND vàUBND huyện xem xét và chuyển cán bộ văn thư văn phòng kiểm tra thể thứcvăn bản nếu văn bản đảm bảo đúng thể thức chuyển lại Chánh văn phòngHĐND & UBND huyện in và trình Chủ tịch huyện Ký văn bản sau đó Chủ tịchhuyện chuyển văn bản cho văn thư vào sổ đăng ký công văn đi sau đó cán bộvăn thư chuyển văn bản cho nhân viên phòng máy nhân văn bản sau khi nhânvăn bản xong chuyển lại cho cán bộ văn đi đóng dấu văn bản và gửi văn bản

theo quy định ( Phòng Nội vụ huyện là cơ quan tham mưu cho UBND ban nhân

dân huyện làm công tác quản lý nhà nước trên một số lĩnh vực được phân công

chính vì vậy việc soạn thảo văn bản chủ yếu là soạn thảo văn bản giúp HĐND

và UBND huyện các lĩnh vực chuyên quản tất cả các khâu nghiệp vụ văn thư đều thực hiện theo phầm mềm Eoffice và theo chu kỳ khép kín) Văn bản của

phòng Nội vụ khi ban hành cũng được thực hiện theo đúng quy trình đã quyđịnh

Trưởng phòng chỉ ký vào văn bản khi văn bản đã đảm bảo các thành phầnthể thức của văn bản, chữ ký nháy, ký tắt của cán bộ soạn thảo

* Nội dung các bước soạn thảo:

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản;

- Chọn tên loại văn bản;

- Thu thập và xử lý thông tin;

- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

Vì vậy văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý Hoạtđộng quản lý và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng mang tính thườngxuyên Khi xây dựng và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan

có thẩm quyền đề ra đối với việc ban hành văn bản như các quy định về thể thứcvăn bản, trình tự thủ tục soạn thảo, ký duyệt, đóng dấu Bởi vậy việc xây dựng

và ban hành văn bản của cơ quan phải có những văn bản quy định về chức năngnhiệm vụ và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan đơn vị và thực hiệnđúng những văn bản chỉ đạo theo hướng dẫn của nhà nước

2.2.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Công tác quản lý văn bản đi của phòng Nội vụ huyện Chi Lăng được thựchiện chặt chẽ và cẩn thận đúng với quy trình của nhà nước quy định Các văn

bản sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo và làm thủ tục ban hành theo đúng trình

tự, và khâu cuối cùng của văn bản được hoàn tại cán bộ làm bút chì

Đăng ký công tác văn thư.

* Quy trình quản lý văn bản đi:

1 Kiểm tra thể thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

2 Trình văn bản cho lãnh đạo ký;

3 Đóng dấu và ghi số, ngày, tháng ban hành văn bản;

4 Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi;

5 Chuyển giao văn bản đi;

6 Sắp xếp, bảo quản, sử dụng bản lưu

Tại phòng Nội vụ Huyện Chi lăng việc đăng ký văn bản đi vào sổ đượcđăng ký theo mẫu in sẵn, thông tin trong sổ rõ ràng, chính xác, không viết bằngbút chì Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Phòng Nội vụ sử dụnghai hình thức đăng ký văn bản đó là vừa đăng ký bằng sổ đối với văn bản mật vàbằng máy vi tính đối với các văn bản hành chính thông thường theo tên gọi vănbản cuối năm in và đóng quyển từng loại sổ Việc đăng ký văn bản đi nhằm theodõi, kiểm tra số lượng văn bản ban hành trong 1 năm để quản lý văn bản mộtcách chặt chẽ, chính xác và việc phục vụ tra tìm, nghiên cứu tài liệu về sau đượcnhanh chóng và thuận lợi

Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Phòng Nội vụ Huyện Chi Lăng:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHI LĂNG

* Nội dung bên trong sổ đăng ký công văn đi:

bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận văn bản

Số lượng bản

Đơn vị hoặc người lưu văn bản

Ghi chú

Tên ngườinhận Ghi chú

Việc lưu giữ văn bản tại phòng Nội vụ được thực hiện một cách chínhxác, khoa học, phòng đã có các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệutránh bị mối mọt

Quy trình quản lý văn bản đi của phòng đã làm đúng quy định và đem lạihiệu quả tương đối cao trong công việc sổ đăng lý văn bản đi được quản lý chặtchẽ, bản lưu được sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản, giúp cho việc lập hồ

sơ được thuận lợi, đồng thời cán bộ chuyên môn nắm vững được nghiệp vụ, hiểu

rõ nội dung công việc, điều kiện thực tiễn để hoàn thành công việc, đẩy mạnh

các hoạt động của cơ quan, giúp công tác quản lý các nghành các cấp đượcthường xuyên liên tục, kịp thời và chính xác.

2.2.3 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến

Văn bản đến và văn bản đi đều do cán bộ cơ quan hình thành ra tạo nênmột phương tiện, công cụ, rất đặc biệt trong hoạt động quản lý của các cơ quan

để văn bản có thể phát huy được tối đa tác dụng, ý nghĩa thì vấn đề tổ chức vàquản lý giải quyết các loại văn bản đến có tầm quan trọng rất lớn Bởi vì hiệuquả của từng công việc quản lý ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc xử lý và phântích đánh giá thông tin, ở trong các văn bản kịp thời triệt để hay không

Văn bản đến là tất cả các văn bản khác gửi đến cơ quan mình bằng nhiềuđường có thể văn bản gửi qua đường Bưu điện, gửi trực tiếp; chuyển bằng phầmmềm Eoffice, phát tại hội nghị

Về nguyên tắc tất cả các văn bản đến cơ quan dưới bất kỳ hình thức nàođều phải được tập chung tại bộ phận văn thư để văn thư phân loại, ghi số đếnvào văn bản đến rồi mới phân phát cho các phòng ban theo đúng nhiệm vụ đượcgiao và xử lý theo nguyên tắc thống nhất, nhanh chóng, kịp thời, chính xác

* Quy trình các bước quản lý và giải quyết văn bản đến của phòng Nộivụ:

B

ư ớc 1: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến;

Bước 2: Đóng dấu văn bản đến;

Bước 3: Đăng ký văn bản đến;

Bước 4: Trình văn bản đến;

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

Các quy trình được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước Các khâunghiệp vụ được thực hiện khẩn trương chính xác, kịp thời và hiệu quả