HOÀN THIỆN CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại PHÒNG nội vụ UBND HUYỆN tân PHÚ TỈNH ĐỒNG NAI

Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng nội vụ, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các c

’’’’’’’’’’’’’’’’’’

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khóa luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân,

được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của T.S ………

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong khóa luận này

là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất kì hình thức nào

Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

Đồng Nai, tháng 4 năm 2020

Sinh viên

………

LỜI CẢM ƠN

Đề tài: “Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận

tình quý báu của T.S ………, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận

lợi của trường Đại học …………

Nhân đây cho phép tôi được tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến T.S ……… -

người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt thời gian qua, tôi cũng xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp, những nhận xét quý báu của các thầy cô giáo giúp tôi hoàn thành bài khóa luận của mình

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè đã luôn động viên, khích lệ, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian làm khóa luận

Đồng Nai, tháng 4 năm 2020

Sinh viên

………

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI CẢM ƠN 3

MỞ ĐẦU 7

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 7

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 8

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

1.4 Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của nghiên cứu 9 1.5 Kết cấu của khóa luận 10

CHƯƠNG 2 11

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 11 1.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 11

1.1.1.Khái niệm 11

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư 12

1.1.3 Vị trí của công tác văn thư 13

1.1.4 Ý nghĩacủa công tác văn thư 13

1.1.5 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức Nhà nước 15

1.1.6 Nội dung công tác văn thư 19

1.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 38

1.2.1.Khái niệm 38

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 38

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ 39

1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ 39

1.3.CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ43

1.3.1.Môi trường làm việc 43

1.3.2.Khoa học công nghệ 44

1.3.3 Trình độ của cán bộ văn thư - lưu trữ 45

Chương 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 46

CHƯƠNG 4 47

KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 47

CHƯƠNG 5 48

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TÂN PHÚ TỈNH ĐỒNG NAI 48

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu Giải thích

VTLTNN – NVTW Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước – Nhiệm Vụ Trung Ương

MỞ ĐẦU

1.1.Tính cấp thiết của đề tài

Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó việc lưu trữ hồ sơ được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất

Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng nội vụ, văn phòng các tổ chức chính trị

- xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn

cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành

theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất

cứ cơ quan, đơn vị nào

Phòng nội vụ huyện Tân Phú là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện Tân Phú thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng…

Trong những năm qua công tác văn thư lưu trữ tại đây đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư lưu trữ của Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế: Vẫn còn tình trạng cán bộ hoạt động không chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ; Việc soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ban hành; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

và lưu trữ hồ sơ còn chậm, chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, hoạt động chỉnh lý tài liệu chưa toàn diện…

Xuất phát từ thực tiễn đó, để góp phần giúp cho Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú nhìn nhận, đánh giá chính xác hơn về thực trạng công tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ phòng, từ đó có những giải pháp, kiến nghị, đề xuất và phương hướng tổ chức công tác văn thư lưu trữ phù hợp trong thời gian tới Đó

chính là lý do để giả quyết định lựa chọn nội dung: “Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai” làm đề

tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nhằm đạt được những mục tiêu nghiên cứu sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về công tác văn thư – lưu trữ

- Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai

- Đưa ra các giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh

Đồng Nai

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội

vụ

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng

Nai

- Phạm vi thời gian: Dữ liệu nghiên cứu phản ánh thực trạng công tác văn

thư – lưu trữ trong giai đoạn 2017-2019

1.4 Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của nghiên cứu

1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn

Kết quả nghiên cứu của đề tài bước đầu giúp các cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là phòng nội vụ, có góc nhìn toàn diện hơn về công tác văn thư lưu trữ nhằm mang lại hiệu quả cao trong thực tiễn Bên cạnh đó đề tài còn đưa ra một số

đề xuất khắc phục những hạn chế còn tồn tại đối với công tác văn thư – lưu trữ tại

Tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai

1.4.2 Ý nghĩa khoa học

Nghiên cứu này góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận công tác văn thư  lưu trữ với loại hình cơ quan là phòng nội vụ trực thuộc UBND huyện

1.5 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, tóm tắt nội dung khóa luận, mục lục, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng, danh mục hình và biểu đồ, danh mục phụ lục, tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận bao gồm 5 chương chính sau:

Chương 1: Mở đầu

Chương 2: Cơ sở lý thuyết và tổng quan tài liệu

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Kết quả và thảo luận

Chương 5: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác văn thư – lưu trữ

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.1 Khái niệm

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa

là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây, công tác văn thư tức là những công việc có liên quan đến văn tự, thư

tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức

là làm công tác văn thư Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,…, dùng để ghi chép và truyền

đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước,nhà

nước và các tổ chức chính trị-xã hội (sau đây gọi là công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước) như sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nhà nước (Tại Khoản 2, Điều 1, Nghị định 110/2004/NĐ-CP)

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức

Nhà nước phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:

- Nhanh chóng: là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và

đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Chính xác

Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định

Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn

bản

- Bí mật: là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung

mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của

cơ quan, tổ chức Nhà nướccó nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm

việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một

trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức Nhà nước Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.1.3 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòn

1.1.4 Ý nghĩacủa công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức Nhà nướcvà phòng chống

tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản

vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính

pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ quan mà

còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

Giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm

việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà

nước và cơ quan

Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nướccũng như của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan, tổ chức Nếu trong quy trình hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng

pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan

-Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.5 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức Nhà nước

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật Trong thực tế, người cán bộ văn thư cơ

quan, tổ chức Nhà nướcphải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

- Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ

* Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức Nhà nước, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là

*Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện

trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp

vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan

để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về

nghiệp vụ

*Những yêu cầu khác:

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức Nhà nướckhông những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở,

kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

- Tính bí mật: Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

+ Có sự kín đáo

+ Có ý thức giữ gìn bí mật

+ Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để

văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác

+ Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của

Đảng, bí mật của cơ quan, tổ chức Nhà nước

-Tính tỉ mỉ: Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết

Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

+ Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,

không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê

và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v

+ Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh

- Tính thận trọng:

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan, tổ chức Nhà nướcvề công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm

- Tính ngăn nắp, gọn gang

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư

- Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc

Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn

và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư

- Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Nhà nướcnhư chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định

- Tính tế nhị

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn

bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội khi

có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Nhà nước Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc

1.1.6 Nội dung công tác văn thư

Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã nêu rõ Công tác văn thư gồm những công việc chính sau:

1.1.6.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường trải qua những công việc như sau:

Bước 1: Thảo văn bản

Tại Khoản 1 và 2, Điều 7, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm

pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

2 Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

c) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; d) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

e) Soạn thảo văn bản;

f) Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên

cơ quan, tổ chức) tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ

quan, tổ chức) hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

g) Trình duyệt dự thảo văn bản

Bước 2: Duyệt văn bản

Tại Khoản 1 và 2, Điều 8, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư  lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

2 Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên

cơ

quan, tổ chức) phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Tại Khoản 1 và 2, Điều 9, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư  lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

1 Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội

dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên

tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở

2 Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do

cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.)

3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Bước 5: Bản sao văn bản

Tại Khoản 1 đến Khoản 6, Điều 11, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư  lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

1 Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

3 Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức

(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định

4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật

có giá trị pháp lý như bản chính

5 Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên

cơ quan, tổ chức) những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính

1.1.6.2 Quản lý và giải quyết văn bản

a Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Khái niệm

Tại Khoản 3, Điều 2, chương I, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư  lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua

mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”

Nội dung, nghiệp vụ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc

văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư

phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 2: Kiểm tra, Phân loại, Bóc bì văn bản

Tại Khoản 1, Điều 14, Chương I Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư  lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra

số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi

trước khi nhận và ký nhận

Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, đơn vị mình cán bộ văn thư nhận trực tiếp văn bản phải kiểm tra sơ bộ xem ngoài bì văn bản đó có gửi đúng cho cơ quan mình không? Số lượng văn bản có đủ không? Nếu thiếu phải hỏi lại người chuyển văn bản cho đơn vị mình Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không? Có dấu hiệu bị rách, bị bóc văn bản bên trong hay không? Nếu có phải báo lại cho người phụ trách văn thư cơ quan và phải lập văn bản với người đưa văn bản đến

Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi đến cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận thành hai loại:

Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản

liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của

Cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản phải nhẹ nhàng không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số và ký hiệu văn bản đã ghi ở ngoài phong bì, không được làm mất dấu hiệu bưu điện trên phong bì

Đối với văn bản thường: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản, phải đối chiếu ký hiệu văn bản

đã được ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không?

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Mục đích của công việc đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến là để xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan

Tại Khoản 3, Điều 4, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Theo Điều 5 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định

1 Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể như sau:

Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng

để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;

Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,

tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập

sổ đăng ký đơn, thư riêng;

Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

b) Đăng ký văn bản đến

Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II

Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III

2 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được

thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng

ký văn bản mật đến

Bước 5: Trình văn bản đến

Tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định

a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)