Quy trình kiểm soát xuất hàng

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Quy trình này được thiết lập nhằm mục đích hướng dẫn cách thức thực hiện hoạt động xuất hàng, để đảm bảo hoạt động xuất hàng được thực hiện đúng yêu cầu pháp luật và quy định của Công ty

Changes Record Ghi chép chỉnh sửa

Revision

Phiên bản

Date Ngày tháng

Changes Nội dung chỉnh sửa

Prepared by

Lập Biểu

Reviewed by Xem xét

Approved by Phê Duyệt

1 MỤC ĐÍCH VÀ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Quy trình này được thiết lập nhằm mục đích hướng dẫn cách thức thực hiện hoạt động xuất hàng, để đảm bảo hoạt động xuất hàng được thực hiện đúng yêu cầu pháp luật và quy định của Công ty

Bộ phận XNK chịu trách nhiệm thực hiện quy trình này.

2 ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT

XNK: Bộ phận Xuất nhập khẩu

3 PHÒNG BAN, BỘ PHẬN NHẬN TÀI LIỆU

 Ban Tổng giám đốc công ty, bộ phận XNK

 BẢO VỆ

4 NỘI DUNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG

A Đăng ký tại cổng bảo vệ

Bất kỳ xe vận chuyển hàng hóa nào cũng phải đăng ký tại cổng bảo vệ trước khi vào bên trong Công ty, thủ tục đăng ký như sau:

1) Tài xế xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc hoặc bằng lái

2) Phụ xế (nếu có) cũng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc/giấy giới thiệu Phụ xế sẽ đi cùng với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất – nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu đúng nơi qui định, sau đó người này sẽ ra ngoài phòng bảo vệ ngồi sau khi làm xong nhiệm vụ của mình

3) Nếu là container thì tài xế sẽ giao seal & giấy tờ của hãng tàu cho bộ phận Bảo vệ của Công ty, hai bên sẽ xác nhận bằng văn bản việc giao nhận chứng từ và seal

4) Công ty chỉ hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo & kiểm tra nhân viên (tài xế, phụ xế) kỹ lưỡng Tài xế & phụ xế phải được đào tạo hướng dẫn cách xử lý các tình huống bất ngờ , khẩn cấp ( kẹt xe , đánh lộn , bánh xe bị xẹp,… ) xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa

B Kiểm soát an ninh ở khu vực đóng gói , kho thành phẩm & khu vực xuất hàng

1) Khu vực này được bố trí riêng biệt, tách rời hẳn với các bộ phận khác và có cảnh báo

“không phận sự - miễn vào” Chỉ những người được cấp thẻ C-TPAT mới được vào nhằm hạn chế sự tiếp cận của các đối tượng khác, để nhận biết những đối tượng lạ mặt xâm nhập với lý do không rõ ràng

2) Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh, bảo

vệ phải được huấn luyện về chính sách & qui trình an ninh cần thiết

3) Quản lý nhà máy, trưởng bộ phận phải theo dõi giám sát các nhân viên trong quá trình làm việc về thái độ, tinh thần, sự hợp tác…, nếu phát hiện những biểu hiện khả nghi,

bất thường sẽ phối hợp với phòng nhân sự để tìm hiểu, điều tra nhằm hạn chế những tình huống xấu xảy ra, ảnh hưởng đến sự an toàn của con người & hàng hóa

C Kiểm tra xe tải hoặc container rỗng

1) Bộ phận bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra tải hay container/thùng xe tải rỗng theo các mẫu hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe, số cont., số seal, kiểm cont.,/xe rỗng theo tiêu chuẩn 7 điểm : vách trước , bên trái , bên phải , sàn , trần , cửa bên trong & bên ngoài , bên trong & bên dưới cabin ,…) Sau đó, bảo vệ kiểm tra phải ký tên vào biên bản kiểm cont’ và lưu giữ trong 1 năm

 Mặt trước: gõ vào vách xem có phát ra âm thanh như bị rỗng hay không, kiểm tra xem có dấu vết

bị sửa chữa một cách bất thường không Nếu bên trong được sửa chữa thì bên ngoài phải nhìn thấy dấu sửa Đo chiều cao, dài, độ dày của vách để xét tính đồng nhất.

 Bên trái, bên phải, trần: gõ vào vách xem có phát ra âm thanh như bị rỗng hay không, kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa một cách bất thường không

 Sàn: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa một cách bất thường không, đo chiều cao, dài, độ dày của vách để xét tính đồng nhất.

 Bên trong/ngoài cửa container: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa một cách bất thường không, cửa container có làm bằng vật liệu có màu sắc khác so với kết cấu chung của nó hay không.

 Bên ngoài và gầm xe: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa bất thường không

2) Trong trường hợp bảo vệ phát hiện bất kỳ khác thường nào thì phải báo cho nhân viên phòng xuất nhập khẩu ngay lập tức Nhân viên chịu trách nhiệm của phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với hãng tàu để yêu cầu giải thích & đưa ra hướng giải quyết cụ thể, trả container lại cho hãng tàu

3) Lưu ý quá trình kiểm cont rỗng phải được ghi nhận lại

4) Đối với xe tải/cont rỗng khi chưa chất hàng phải đậu ở khu vực riêng biệt và được khóa lại

D Kiểm tra vận chuyển hành lên container

1) Thùng hàng thành phẩm phải được kiểm tra đối chiếu về số lượng và qui cách thùng

so với trên paking list, nhằm đảm bảo không có bất kỳ vật lạ ở bên trong thùng carton xuất khẩu

2) Hàng xuất được bố trí trong kho

3) Trước khi chất hàng lên container/xe tải , bảo vệ và quản lý hay tổ trưởng đóng gói sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list & ghi nhận vào form kiểm soát số thùng được đưa lên container /xe tải Trường hợp phát hiện bất kỳ sự khác

biệt, sai lệch về mã hàng, số lượng thừa hay thiếu, quá trình xuất hàng phải ngừng ngay lập tức Tất cả những bộ phận liên quan như bảo vệ , kho thành phẩm, xuất nhập khẩu sẽ thảo luận làm rõ & thống nhất với nhau trước khi tiếp tục lên hàng để đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng được lên đúng container Sau đó báo cáo lại sự việc và lưu lại ít nhất 1 năm

4) Quá trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những người có trách nhiệm (phó Giám Đốc, quản đốc, tổ trưởng đóng gói, bảo vệ, nhân viên XNK), nhằm tránh hành hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên trong

5) Quá trình xuất hàng phải được chụp hình ghi nhận theo công đoạn: lúc cont./xe tải rỗng (chưa lên hàng) , lúc hàng lên được phân nửa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont & niêm phong

6) Quản ly bộ phận thành phẩm, đóng gói, nhân viên bảo vệ, nhân viên xuất nhập khẩu cùng giám sát toàn bộ quá trình lên hàng

7) Nhân viên bảo vệ cần tuần tra giám sát quanh khu vực lên hàng trong suốt thời gian lên hàng

E Quản lý seal

1) Sau khi nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu nhân viên phòng xuất nhập khẩu phải kiểm tra tình trạng niêm chì (để xem nó mới hay cũ – đã qua sử dụng), số seal, so sánh số seal với số container…, và ghi vào báo cáo quản lý seal

2) Seal nhận từ hãng tàu, nhà cung cấp seal phải đạt tiêu chuẩn PAS ISO 17712

3) Sau khi hàng hóa được chất lên container xong, Giám sát lên cont’ sẽ tiến hành khóa niêm phong container/xe tải (đóng seal nếu có), nhằm đảm bảo không có bất cứ vật lạ lọt vào bên trong container/thùng xe tải hàng xuất

4) Quá trình này phải được chụp hình ghi nhận lại

5) Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực bốc dỡ hàng trong suốt quá trình bốc dỡ 6) Hồ sơ quản lý Seal được lưu giữ 1 năm

 Đối với seal tạm/ ổ khóa của nhà máy:

- Ổ khóa do tổ trưởng đóng gói/Giám sát lên cont’ cất giữ và phân phối (gồm 2

ổ khóa, mỗi ổ khóa có 3 chìa : 1 chìa do NV – XNK / 1 chìa do bảo vệ / 1 chìa

do kho giữ)

- Sau khi bốc dỡ hàng, Giám sát lên cont’ sẽ khóa và niêm phong cửa cont./xe tải Khi cont./xe tải đến cảng/sân bay, nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty

sẽ kiểm tra tình trạng cont./xe tải, ổ khóa /seal và ghi nhận vào báo cáo

- Sau khi giao hàng, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang ổ khóa về bàn giao lại cho tổ trưởng đóng gói/Giám sát lên cont’

- Seal tạm do nhân viên XNK cất giữ Khi xuất hàng, nhân viên XNK sẽ phân phối seal cho Giám sát lên cont’/tổ trưởng đóng gói Sau khi bốc dỡ hàng, Giám sát lêncont’/tổ trưởng đóng gói sẽ niêm phong cont./xe tải

- Quá trình phân phối ổ khóa/seal tạm sẽ được ghi nhận vào sổ

F Kiểm soát container/xe tải lưu qua đêm tại Công ty

1) Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng một phần, vì một lý do nào đó phải dừng, chờ lên nốt phần hàng còn lại, thì quản lý kho thành phẩm và bảo vệ phải kiểm tra bên trong cont./xe xem có vật gì lạ/hay người ở bên trong hay không trước khi khóa & niêm phong cửa cont./xe Mục đích tránh những tình huống xấu xảy ra, sau đó báo bộ phận bảo vệ biết

2) Trường hợp cont,/xe tải lên hàng xong, quản lý kho thành phẩm cũng phải sắp xếp kiểm tra bên trong xem có vật gì lạ nhét vào kẽ giữa của cont’ hay thùng carton hay không Sau đó cho khóa & niêm phong cẩn thận và báo cho bộ phận bảo vệ biết cont./

xe này sẽ được lưu qua đêm ở Công ty

3) Bộ phận bảo vệ phải sắp xếp người tuần tra xung quanh khu vực có đậu cont./xe tải 4) Ngoài ra, cont./xe tải phải được đậu trong một khu vực an ninh & không ai được vào khu vực này nếu không có sự cho phép Bảo vệ phải giám sát khu vực này 24/24 cho đến khi hàng được vận chuyển ra cảng/sân bay

G Áp tải hàng đến cảng

1) Tài xế xe tải hay container sẽ ký xác nhận trách nhiệm vận chuyển hàng của mỗi chuyến xuất hàng

2) Kiểm soát thời gian: Từ Vinh Gia đến Cảng Tiên Sa (Đà Nẵng):180 phút

Thời gian trên là trong điều kiện bình thường, không bao gồm thời gian giải quyết các

sự cố, trục trặc

3) Từ lúc cont./xe tải chở hàng xuất khẩu rời khỏi Công ty, Nhân viên XNK của nhà máy tại cảng/sân bay sẽ thường xuyên liên lạc với tài xế để theo dõi quá trình vận chuyển để đảm bảo hàng được chuyển đến kho hải quan an toàn

4) Trong quá trình vận chuyển hàng, nếu có bất kỳ khó khăn, trở ngại gì (kẹt xe, xe bị xẹp bánh …,) tài xế phải gọi điện báo cho nhân viên XNK để xin hướng dẫn

5) Trong trường hợp bị Công an chặn lại xét hỏi và giữ không cho đi, tài xế xe tải/cont phải lập tức gọi điện báo cho nhân viên XNK tại Công ty Ngay sau đó Trưởng phòng XNK sẽ cùng với đại diện Ban Giám Đốc mang tất cả giấy tờ có liên quan đến nơi xảy ra vụ việc để giải quyết nhằm tránh gây ảnh hưởng đến lịch trình xuất khẩu và tiến hành niêm phong xe tải/cont lại với sự chứng kiến của XNK Trong trường hợp, thùng carton bị hư hay hàng hóa bị xáo trộn, xe tải/cont phải quay trở về nhà máy để kiểm tra, sắp xếp lại rồi mới xuất

Số liên lạc của Người phụ trách an ninh tại khu vực xuất hàng: