Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER

Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNERThảo luận nhóm: Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 Fashion Partner trình Thảo luận nhóm: Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 Fashion Partner trình Thảo luận nhóm: Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 Fashion Partner trình

LỜI MỞ ĐẦU 1

I TỔNG QUAN VỀ S4 FASHION PARTNER: 2

1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty: 2

2 Lĩnh vực hoạt động, sản xuất, chức năng và nhiệm vụ của công ty 2

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại công ty 2

3.1 Cơ cấu tổ chức 2

4 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán 5

4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 5

4.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán 6

4.3 Chế độ kế toán áp dụng tài công ty 7

4.4 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 7

II CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG: 9

III QUY TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH

S4 FASHION PARTNER: 10

1 Quy trình mua hàng 10

1.1 Lưu đồ chứng từ 10

1.2 Mục tiêu 11

1.3 Mô tả lưu đồ 11

2 Nhận hàng mua 18

3.1 Lưu đồ chứng từ 18

3.2 Mục tiêu 21

3.3 Mô tả quy trình 21

3 Quy trình ghi nhận nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp: 25

3.1 Lưu đồ: 25

3.2 Mục tiêu 28

3.3 Mô tả: 28

4 Đánh giá nhà cung cấp cuối quy trình: 31

4.1 Lưu đồ: 31

4.2 Mục tiêu: 32

4.3 Mô tả: 32

IV ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI S4 FASHION PARTNER: 35

IV MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM PHÁT HUY HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH MUA HÀNG- PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER: 36

1 Nghiệp vụ mua nhận hàng 36

1.1 Tính có thật 36

1.2 Sự phê chuẩn 36

1.3 Tính đầy đủ 36

1.4 Sự đánh giá 37

1.5 Sự phân loại 37

1.6 Đúng hạn 37

1.7 Chuyển sổ và tổng hợp 37

2 Nghiệp vụ thanh toán 37

2.1 Tính có thật 37

2.2 Sự phê duyệt 38

2.3 Tính đầy đủ 38

2.4 Sự đánh giá 38

2.5 Sự phân loại 38

2.6 Đúng hạn 38

KẾT LUẬN 39

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thị trường, đặc biệt là giai đoạn khó khăn hiện nay đã tạo một áp lực mạnh mẽđối với các doanh nghiệp là làm sao để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và tạo ra lợi nhuậncao nhất Để đạt được điều này, một vấn đề quan trọng mà các công ty luôn tìm cách tối ưuhóa là giảm thiểu chi phí và chống thất thoát tài sản Đối với một doanh nghiệp sản xuất quy

mô lớn như công ty TNHH S4 FASHION PARTNER thì quá trình mua nguyên phụ liệuphục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp Do đó một hệ thống kiểm soát nội

bộ quy trình mua hàng - phải trả chặt chẽ tại công ty sẽ ngăn ngừa được các rủi ro, hạn chếđến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí đầu vào.Ngoài ra kiểm soát tốt quy trình mua hàng sẽ có tác động tích cực đến các quy trình khác,như quy trình sản xuất sẽ có được nguyên liệu phù hợp nhất để sản xuất, đáp ứng đúng, đủtheo đơn hàng của khách hàng Từ đó công ty sẽ dần tạo được uy tín với khách hàng, đẩymạnh quá trình tiêu thụ, mở rộng sản xuất Tóm lại kiểm soát tốt quy trình mua hàng gópphần mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Xuất phát

từ thực tế đó, nhóm đã chọn đề tài nghiên cứu là “Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER”.

Nhóm thực hiện: Nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

I TỔNG QUAN VỀ S4 FASHION PARTNER:

1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty:

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER được thành lập ngày 10/7/2008 theo quyếtđịnh số 3232/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp

Tên gọi công ty: Công ty TNHH S4 FASHION PARTNER

Địa chỉ: Lô A- C1 – CN&A -14 – CN, KCN Mỹ Phước 3, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương

Giám đốc/Đại diện pháp luật: Sebastian Sasse

Là công ty mới thành lập, tuy nhiên ông ty được đầu tư với số vốn khá lớn, các trang thiết bịmáy móc tiên tiến, tuyển chọn trình độ nhân viên có tay nghề, nên qua 5 năm hoạt động đếnnay công ty đã hoạt động khá mạnh, việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao với tốc độtăng trưởng từ 15-25% một năm

Ngày nay, công ty đã xây dựng thương hiệu của mình trên thị trường các nước nhưSingapor, Đài Loan, Hồng Kong …

2 Lĩnh vực hoạt động, sản xuất, chức năng và nhiệm vụ của công ty

Hoạt động chính: Sản xuất hàng may sẵn, may trang phục sản xuất

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại công ty

3.1 Cơ cấu tổ chức.

3.1.1 Sơ đồ tổ chức –bộ máy quản lý

Nhóm thực hiện: Nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

Quan hệ phối hợpQuan hệ lãnh đạo trực tiếp

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thuật sản xuất

Xí nghiệp may 1

Xí nghiệp may 2

Xí nghiệp

cơ khí

3.1.2 Chức năng của từng bộ phận, phòng ban trong công ty:

Giám đốc: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty Giám đốc cũng là người

chịu trách nhiệm trước luật, lãnh đạo công ty hoạt động theo đúng pháp luật hiện hành, đảmbảo an toàn về mọi mặt

Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám

đốc PGĐ sẽ được giám đốc phân công trách nhiệm, ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnhvực chuyện môn, nghiệp vụ hoặc các công việc theo yêu cầu cụ thể của tổ chức bộ máy

Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất, quản

lý nguồn nhân lực, thực hiện đào tạo tuyển dụng và phân công lao động, thực hiện tốt cácthông tư công văn bảo mật theo quy định, thực hiện tốt các công tác chính trị nội bộ, bảo vệmôi trường, phòng cháy chữa cháy, duy trì an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp

Phòng tài chính kế toán : Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh

của công ty Phòng tài chính- kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụngvốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư và tập hợpđầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phânphối thu nhập một cách công bằng và hợp lý theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, thựchiện các nghĩa vụ thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng về quản lý vàchịu trách nhiệm trước GĐ về mọi hoạt động

Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều độ kế hoạch sản

xuất kinh doanh của công ty; quyết định cung ứng và quản lý phụ tùng, vật tư, nguyên liệu,từng loại hàng hóa, thực hiện các hoạt động kinh doanh phụ trách đầu ra cho các sản phẩmcủa công ty Phòng gồm:

- Bộ phận mua hàng:

Nhiệm vụ khảo sát giá nhà cung cấp, lập hợp đồng, đơn đặt hàng,… Theo yêu cầu muanguyên vật liệu và các đồ dùng cần cho việc sản xuất

- Bộ phận nhận hàng:

Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua trước khi nhập kho

Phòng kỹ thuật sản xuất bao gồm:

- Bộ phận kho:

Tiến hành quản lý xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm theo yêu cầu của bộ phận sản xuất

4 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán

4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Phòng Tài chính- Kế toán gồm có 7 nhân viên tại công ty và một số nhân viên ở các xínghiệp trực thuộc:

Kế toán giá thành

Kế toán vật tư

Kế toán công nợ

4.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán

Bộ máy kế toán tại công ty hiện được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác

kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán Các bộ phận như: kho, các phân xưởng cónhiệm vụ ghi chép số liệu … rồi định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán

- Kế toán trưởng:

Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Giám đốc giám sát tình hình tài chính

và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn,các phương pháp kinh doanh … thực hiện các quy định về kế toán, tài chính trong đơn vị.Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ …

- Kế toán tổng hợp:

Lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của Bộ tài chính và của công ty

Ghi và giữ sổ cái, sổ thống kê

Theo dõi công tư xây dựng cơ bản, tổng hợp các khoản tiền, lương cho từng xí nghiệp được

bộ phận thống kê gửi lên Phân bổ lương cho từng sản phẩm, cuối tháng kết chuyển cho kếtoán tính giá thành

Theo dõi tăng giảm sử dụng tài sản cố định, hằng tháng trích khấu hao và trích chi phí trảtrước cố định Cuối tháng lập bảng tính khấu hao tài sản cố định rồi chuyển cho kế toán giáthành

- Kế toán vật tư:

Cập nhật số liệu nhập xuất tồn từng loại vật tư về cả số lượng lẫn giá trị

Kiểm kê, đánh giá định kỳ và cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp

Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu

- Kế toán giá thành:

Cuối tháng lập báo cáo

+Báo cáo phân bổ tiền lương

+Báo cáo trích khấu hao tài sản cố định

+Báo cáo sử dụng điện nước

+Báo cáo sản phẩm dở dang ở xí nghiệp

+Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu,công cụ dở dang

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

Tính giá thành chi tiết cho từng loại sản phẩm ở từng công đoạn

Ghi các loại sổ chi tiết có liên quan đến phần công việc của mình

Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu

- Kế toán thanh toán:

Theo dõi các loại vốn bằng tiền, các khoản đi vay và các khoản thanh toán

Hàng tháng theo dõi tình hình sử dụng điện và các chi phí khác bằng tiền theo từng xínghiệp Cuối tháng gửi báo cáo tình hình sử dụng điện, nước, hóa đơn các chi phí khác để kếtoán giá thành phân tích và phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí

Lập các báo cáo thống kê về phần công việc của mình khi có yêu cầu

- Kế toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, các khoản phải thu khách hàng và phải trả cho người bán Lậpbáo cáo công nợ khi cần thiết

- Thủ quỹ:

Bảo quản và thực hiện thu chi bằng tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ …

Sử dụng các sổ chi tiết để quản lý quỹ

Lập báo cáo thu chi khi có yêu cầu

- Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp:

Tính lương cho công nhân ở xí nghiệp mình

Theo dõi tính hình nhập xuất tồn các loại nguyên liệu, thành phẩm của đơn vị mình và lậpbáo cáo định kỳ

Tổ chức luân chuyển chứng từ

Kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại chứng từ, định khoản, theo dõi chi tiết và tổng hợp,hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lập báo cáo tài chính

4.3 Chế độ kế toán áp dụng tài công ty.

Công ty áp dụng chế độ kế toan theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006, sửa đổi bổsung theo thông tư số 116/2007/TTT-BTC ngày 31/12/2007 của BTC

4.4 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “ nhật kí chung” Hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổNhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

các tài khoản kế toán phù hợp Đơn vị thực hiện ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời vớiviệc ghi sổ Nhật ký chung.

Đơn vị thực hiện ghi nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làmcăn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ cuối tháng,tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái,sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật kýđặc biệt

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Hệ thống sổ chi tiết mà công ty đang sử dụng là: sổ theo dõi sản xuất, sổ tài sản chi tiếtthành phẩm hàng hóa, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định Hệ thống tổnghợp là sổ cái tài khoản 111,112, 131, 152, ,

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

II CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG:

- Đặt hàng: Khi công ty nhận được đơn hàng của khách hàng, bộ phận Kỹ thuật- sản

xuất thực hiện tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên định mức tiêu hao nguyênvật liệu của công ty và số lượng thành phẩm cần sản xuất, gửi kèm Phiếu yêu cầu mua hàng.Khi được xét duyệt thì mới được lập Đơn đặt hàng gửi cho bộ phận mua hàng

- Lựa chọn nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu tốt, đảm

bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ ,… (dựa vào tiêu chí xét chọn của công ty) thìđược ưu tiên lựa chọn cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty

Công ty đưa ra những nguyên tắc đạo đức đối với nhà cung cấp như không tặng quà, hoahồng cho nhân viên mua hàng, chỉ làm việc với những nhận viên mua hàng đã được chỉđịnh, … để các giao dịch kinh doanh được thực hiện trung thực, liêm chính

Thường xuyên tìm kiếm các nguồn cung cấp mới, tốt để tránh bị thiếu hụt nguồn nguyênvật liệu khi các nhà cung cấp cũ gặp vấn đề về nguồn cung cũng như để so sánh giá cả giữacác nhà cung cấp nhằm tối thiểu hóa chi phí cho công ty

- Thanh toán: Ưu tiên thanh toán trước cho các nhà cung cấp mà thường xuyên cung

cấp các loại nguyên vật liệu chính phục vụ cho việc sản xuất của công ty

Sau khi kiểm tra độ chính xác của hóa đơn, kế toán theo dõi công nợ riêng rẽ cho từngnhà cung cấp và theo dõi hóa đơn theo thời hạn thanh toán để xác định thời gian thanh toánkịp thời, chính xác

Việc thanh toán cho nhà cung cấp luôn được phê duyệt và chuyển tiền bằng hình thứcchuyển khoản hay chi tiền mặt (theo thỏa thuận trên hợp đồng) và đóng dấu “đã thanh toán”

để tránh thanh toán 2 lần cho cùng hóa đơn

- Tất cả các hợp đồng đều phải có sự phê duyệt của ban giám đốc nhằm tránh rủi rogian lận

- Khen thưởng cho bộ phận mua hàng nói chung và nhân viên nói riêng khi hoàn thànhtốt việc mua hàng, đem lại lợi ích cho công ty

- Các giấy tờ cần lưu ở nhiều bộ phận khác nhau như Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho,Phiếu chi, … cần được lập thành nhiều liên, đánh số liên tục và lưu trữ

- Các chứng từ làm việc chỉ được thực hiện khi có đầy đủ sự phê duyệt trên chứng từ

Nhóm thực hiện: Nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

III QUY TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH

Bảng YCMH 1

Lựa chọn,

so sánh NCC

BP mua hàng

Thông tin NCC Bảng báo giá

Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh

Phê duyệt PSS

Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh (duyệt)

A

A

Soạn thảo Hợp đồng

Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh

N

ĐĐH ĐĐH Đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

BP nhận hàng

Sau đó, bảng định mức kỹ thuật sẽ được đính kèm với phiếu yêu cầu mua hàng gửi choTrưởng Bộ phận sản xuất Ngoài ra nhân viên bộ phận sản xuất cần kết hợp với thủ kho đểbiết được số lượng tồn kho nguyên vật liệu và số lượng cần mua thêm.

 Nhà quản lý phê duyệt mua hàng

 Trưởng bộ phận sản xuất

Dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng và bảng định mức kỹ thuật, xem xét việc yêu cầu muahàng như vậy là phù hợp chưa? Nếu đã phù hợp, trưởng bộ phận sản xuất sẽ ký tên phêduyệt việc mua hàng

Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER

PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA, CÔNG CỤ

Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN VĂN A

Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng kỹ thuật

Căn cứ nhu cầu: Mua nguyên vật liệu cho Hợp đồng bán hàng số hiệu HĐA34/04

Đề xuất các loại hàng hóa, vật tư, công cụ sau:

Ghi chú

TPHCM, ngày 23 tháng 4 năm 2014

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

 Lựa chọn nhà cung cấp

 Bộ phận mua hàng

Trong một số trường hợp khách hàng sẽ yêu cầu một số nhà cung cấp nguyên vật liệu cụ thể

để sản xuất cho đơn đặt hàng của họ

Nếu khách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp thì Bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp tìm kiếmnguồn cung cấp dựa trên bảng báo giá của tối thiểu 3 nhà cung cấp, việc lựa chọn nhà cungcấp nào dựa trên nhiều nguồn thông tin khác nhau

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung ứng trên tất cả các phương tiện thông tin đại chúng,quảng cáo, chào hàng, các đối tác quen biết trong ngành để tìm ra nhà cung ứng với chi phíhợp lý nhất Việc tìm kiếm nhà cung ứng phải đáp ứng các nhu cầu:

- Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượng và quy trìnhsản xuất sản phẩm

- Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nhu cầu công ty

- Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty

- Ngoài ra có một số yêu cầu như: Hỗ trợ trợ quá trình vận chuyển, thái độ phục vụ,…Thông qua những thông tin thu thập trên, bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất cùng nhaulựa chọn nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí:

- Năng lực sản xuất

- Trình độ công nghệ

- Quy mô sản xuất, thị phần

- Năng lực tài chính, các khách hàng chính của nhà cung cấp

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER

BẢNG SO SÁNH GIÁ CUNG CẤP NGUYÊN PHỤ LIỆU ( HĐA34/04)

Người lập: Nguyễn Thị B

Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN THỊ B

Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng mua hàng

TPHCM, ngày…tháng…năm…Tên nhà cung cấp

Loại nguyên

phụ liệu

Đơn vị tính Công ty cổ

phần nguyênphụ liệu NhaTrang

Công ty TNHH Phương Đông

Công ty TNHH QuốcOai

Phê duyệt mua hàng

Bộphận mua hàng gửi thông tin của các nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh và bảng báogiá cho Ban giám đốc Sau khi xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc sẽ ký phê duyệt chọnnhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất

Mẫu bảng báo giá

CÔNG TY TNHH NGUYÊN PHỤ LIỆU MAY QUỐC OAI

Văn phòng đại diện: 33 Hông lạc, P.14, Q.Tân Bình, TP.HCM

nguyên liệu vải may mặc với những chi tiết sau:

Chú ý: - Đơn giá trên chưa bao gồm VAT

- Bảng giá có hiệu lực từ ngày 05/04/2014 đến 20/04/2014

- Vận chuyển trong phạm vi TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương

- Chi phí vận chuyển thỏa thuận trong hợp đồng

Mọi thắc mắc xin liên hệ qua số điện thoại (08) 22060234 để biế rõ hơn chi tiết

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

 Lập hợp đồng và gửi cho khách hàng

Sau khi BGĐ phê duyệt mua hàng, bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan đến việcmua hàng soạn thảo hợp đồng với những điều khoản được xem là những thỏa thuận cơ bảncho các đơn đặt hàng trong tương lai Sau đó Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng đã lập chonhà cung cấp và sắp xếp thời gian giao nhận

Đầu mỗi quý, trưởng các bộ phận kỹ thuật - sản xuất sẽ lập dư toán chi phí trong quý, kýnhận và chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi

Khi có chi phí phát sinh, phòng kỹ thuật sản xuất sẽ phân công nhân viên ghi chép cập nhậtcác chi phí

Cuối quý, so sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh, tiến hành phân tích tình hình thực hiện

kế hoạch chi phí để tiến hành lập dự toán cho quý sau

 Lập bảng phân tích chi phí:

 Trưởng bộ phận kỹ thuật – sản xuất

Cuối quý, trưởng bộ phận tiến hành tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch về chi phí phátsinh trong tháng rồi gửi về bộ phận kế toán

 Kế toán tổng hợp

Đối chiếu sổ nhật ký với sổ theo dõi chi phí của từng bộ phận và đối chiếu với bảng tổnghợp tình hình thực hiện kế hoạch của trưởng bộ phận nhằm quản lý chi phí mua hàng củatừng bộ phận

Dưới đây là minh họa bảng lập chi phí mua NVL trực tiếp tại công ty

Tên NVL : Vải các loại, nút và phụ tùng, chỉ các loại, vật liệu khác

HTK: thành phẩm

Chi phí NVL trực tiếp bao gồm chi phí phụ liệu, bao bì, nút, phụ tùng và vật liệu khác

CPNVLTT= SLSPSX x Mức tiêu hao NVL x Đơn giá mua

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

CPNVLTT chịu ảnh hưởng 3 nhân tố

- Số lượng sản phẩm sản xuất

- Định mức tiêu hao NVL

- Đơn giá mua

Tổng cộng 1.103.124.945 1.535.766.981 1.078.792.533 1.135.014.783

Thông qua bảng phân tích chi phí NVL trực tiếp chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợicủa định mức tiêu hao nguyên liệu và giá cả nguyên liệu từ đó bộ phận quản lý có tráchnhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này vàđồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí NVL

Chi phí NVL trực tiếp được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất

ra 1 đơn vị thành phẩm Giá mua NVL trực tiếp do bộ phận kinh doanh khảo sát trên thịtrường Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanhphải dự báo được biến động này để tránh được những rủi ro Định mức tiêu hao dựa trênđịnh mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước

Kiểm soát chi phí NVL mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chiphí đã giúp cho việc kiểm soát được số lượng và chất lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ

để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan Đây là khâu rất quan trọng và rấtkhó quản lý, để xảy ra tiêu cực

Dự toán chi phí mua NVL trực tiếp được lập theo từng quý được trưởng bộ phận, Giám đốchoặc Phó Giám đốc ủy quyền phê duyệt Trường hợp mua hàng đột xuất phải có sự phêduyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền

2 Nhận hàng mua

III.1 Lưu đồ chứng từ

Nhóm thực hiện: nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

Nhóm thực hiện: Nhóm 5 GVHD: THS Trần Thị Thu Hằng

Bộ phận nhận hàng

Nhà cung cấp

Phiếu gởi hàng (cùng hàng hóa)

Đối chiếu đặt hàng, đếm hàng

Phiếu gởi hàng Bảng nhập hàng Phiểu kiểm tra phụ liệu

A

BP mua hàng

Phiếu gởi hàng Bảng nhập hàng Phiểu kiểm tra phụ liệu

Đối chiếu lại Bảng nhập hàng và Đơn đặt hàng, Hợp đồng Xử lý CL (nếu

có)

Phiếu gởi hàng Bảng nhập hàng

Phiểu kiểm tra phụ liệu

N A

B

B

Bảng nhập hàng

Lập phiếu nhập kho