GIỚI THIỆU: Quy trình này được thiết lập nhằm hướng dẫn và kiểm soát quy trình đóng thùng dành cho hàng thành phẩm trong nhà máy, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi xuất khẩu qua Mỹ, đồng
Trang 1PHÊ DUYỆT
Trần Kim Thượng Lâm Thị Lan Thanh Lần
sửa
đổi
duyệt
mới
15/01/2014
I GIỚI THIỆU:
Quy trình này được thiết lập nhằm hướng dẫn và kiểm soát quy trình đóng thùng dành cho hàng thành phẩm trong nhà máy, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi xuất khẩu qua Mỹ, đồng thời tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành, phù hợp với nội quy công ty và đáp ứng yêu cầu của khách hàng về việc kiểm soát an ninh chống khủng bố khi xuất hàng qua Mỹ
II QUY TRÌNH KIỂM SOÁT:
1 Quy trình đóng thùng
Khi hàng bắt đầu lên chuyền, nhân viên phụ trách làm Packing List sẽ cân trọng lượng của áo và đo thùng carton để xác định được thể tích của thùng cần đặt Sau đó, nhân viên này sẽ đặt thùng để đóng cho đơn hàng Sau đó nhân viên này sẽ tiến hành làm Packing List
Hàng hóa được đóng gói xong sẽ được chuyển vào lưu giữ tại khu vực đóng thùng
Nhà máy có chỉ định một khu vực riêng biệt dành cho việc đóng thùng Khu vực này được phân biệt với các khu vực sản xuất khác bằng một hàng rào bằng sắt và là một khu vực được kiểm soát nghiêm ngặt Khu vực này luôn có một nhân viên bảo vệ đứng giám sát trong suốt giờ làm việc nhằm hạn chế sự ra vào của công nhân các bộ phận khác
Khi đã có Packing List, công nhân làm việc tại khu vực Đóng thùng sẽ tiến hành đóng dựa trên Packing List đó Trước khi đóng hàng vào thùng, trưởng bộ phận đóng thùng sẽ kiểm tra thùng để tránh có những vật thể lạ lẫn vào thùng hàng
Trưởng bộ phận đóng thùng sẽ kiểm soát tất cả quy trình đóng thùng để đảm bảo không có vật thể lạ nào có thể bị đóng vào trong thùng hàng Băng keo chống giả mạo sẽ
1
Trang 2-được sử dụng để dán thùng để đảm bảo an ninh hơn trong việc ngăn chặn giả mạo hàng trong thùng
Trước khi xuất hàng lên Container / xe tải, các thùng hàng phải được kiểm tra lại theo các thông tin sau:
- Cân thùng hàng để kiểm tra xem trọng lượng thùng có sự khác thường và
cũng để đảm bảo không vượt quá hoặc thấp hơn cân nặng đóng thùng cho phép
- Tem dán có dấu vết bất thường của việc sửa đổi hay không
- Nhãn hiệu hàng hóa có chính xác hay có dấu vết chỉnh sửa hay không
- Số lượng hàng hóa có trùng khớp với chứng từ xuất hàng hay không
Hàng hoá sẽ được cùng kiểm tra bởi nhân viên phụ trách xuất hàng, người quản lý kho thành phẩm và tổ trưởng bộ phận đóng thùng trước khi xuất hàng lên container / xe tải / phương tiện vận chuyển khác
Quá trình xuất hàng lên container / xe tải sẽ cùng được giám sát bởi nhân viên phụ trách của kho, nhân viên bảo vệ và nhân viên xuất nhập khẩu
Chú ý: Trong trường hợp việc đóng thùng bị gián đoạn (do đến giờ nghỉ trưa, ăn cơm
hay những lý do khác làm cho việc đóng thùng không được liên tục) thì công nhân tại bộ phận đóng thùng phải niêm phong tạm thời đối với những thùng hàng đang đóng dở, đưa thùng hàng vào khu vực lưu trữ an toàn Đồng thời một nhân viên bảo vệ phải giám sát tại khu vực đóng thùng để đảm bảo các thùng hàng không bị xáo trộn hoặc vật thể lạ có thể được bỏ vào thùng hàng
2 Xử lý sự cố khi xuất hàng:
Các sự cố khi xuất hàng bao gồm:
- Phát hiện các vật thể lạ / không xác định trong thùng hàng
- Xuất hàng thiếu hoặc dư
- Thùng carton bị rách hoặc bị ẩm ướt
- Thùng carton nặng hoặc nhẹ hơn tiêu chuan
Khi phát hiện những vấn đề trên đây, nhân viên xuất hàng phải thông báo cho quản lý hoặc bảo vệ ở vị trí gần nhất Sau khi nhận thông tin từ công nhân, nhân viên bảo
vệ phải bảo vệ hiện trường và thông báo cho đội trưởng bảo vệ, người sẽ thông báo cho ban giám đốc biết để giải quyết vấn đề Trong trường hợp phát hiện vấn đề nghiêm trọng, ban giám đốc sẽ thông báo cho cơ quan chức năng để tiến hành điều tra
Để kiểm soát và ngăn chặn sự cố khi xuất hàng, nhà máy chỉ định ít nhất hai người (gồm có người chịu trách nhiệm của kho hoàn thành và nhân viên bảo vệ giám sát việc xuất hàng) để kiểm soát số lượng xuất
Sau khi bốc dỡ hàng lên phương tiện vận chuyển, các nhân viên giám sát có liên quan phải cùng nhau đối chiếu số lượng mà mình kiểm tra Nếu số lượng của các nhân
2
Trang 3-viên giám sát giống nhau và giống trên Packing List thì sẽ ký tên và ghi số lượng mình đếm được trên hĩa đơn để xác nhận, thơng báo thơng tin về chuyến xuất hàng cho bảo
vệ trực tại cổng, cho đĩng Container / xe tải rồi niêm phong phương tiện lại
Trong trường hợp số lượng của các bên cĩ liên quan khơng khớp nhau hoặc số lượng đếm thực tế khơng khớp với chứng từ xuất hàng, nhân viên bảo vệ sẽ khơng ký tên lên hĩa đơn xuất hàng và phải báo ngay cho chuyên gia quản lý của kho hồn thành
và nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng rồi báo cho ban giám đốc biết để tiến hành điều tra làm rõ nguyên nhân Đồng thời, tồn bộ hàng hĩa đã bốc xếp lên Container / xe tải sẽ được dỡ xuống và quy trình kiểm tra phải được thực hiện lại từ đầu với sự giám sát của Ban giám đốc
Trong trường hợp phát hiện ra những vật thể bất hợp pháp hoặc xảy ra vấn đề nghiêm trong với số lượng hàng hĩa thì phải báo trực tiếp cho cơ quan luật pháp cĩ thẩm quyền của địa phương để điều tra thêm
Những sự cố bao gồm việc xuất hàng thiếu hoặc dư, phát hiện thùng carton bị thủng hoặc ướt, thùng nặng hoặc nhẹ hơn tiêu chuản phải được báo cáo ghi nhận lại bằng văn bản
………
3
-Tổ trưởng đóng thùng kiểm soát quy trình đóng thùng để đảm bảo không có vật thể lạ bị đóng vào thùng
Không OK
Không OK
Cân trọng lượng của sản phẩm
Đo thùng
Làm Packing List
Nhân viên làm Packing List sẽ cân trọng lượng của sản phẩm sau khi lên chuyền để đặt thùng
Thùng hàng sẽ được đo thể tích dựa trên các thông tin về kiểu đóng, kích thước áo và khấu trừ
Dựa trên những số liệu thu thập được và tính toán, nhân viên này sẽ đặt số lượng và mẫu mã thùng thích hợp và làm Packing List
Kiểm tra
Trước đóng
thùng
Kiểm tra tình trạng của thùng
Đóng thùng theo Packing List
Nhân viên phụ trách xuất
hàng
Kiểm tra với công ty vận
Vật thể bất hợp pháp
Tìm thấy những vật thể không cần thiết / dư thừa không phải là một phần của hàng hoá
OK
Quy trình
Đặt thùng
Trang 4III LƯU GIỮ HỒ SƠ:
Tất cả những báo cáo sẽ được nộp định kỳ để lưu giữ và bảo quản bởi phịng CSR Phịng CSR sẽ đưa ra tồn bộ hồ sơ lưu giữ trong trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc khi Nhà máy xảy ra sự cố cần kiểm tra
Trên là một số điều khoản quy định về việc theo dõi xuất nhập hàng hĩa của cơng ty Ban giám đốc đề nghị tất cả các đơn vị phối hợp và thực hiện đúng quy định trên Trong trường hợp bất kỳ cán bộ cơng nhân viên nào của cơng ty bị phát hiện là vi phạm những quy định đã đề ra trên nay sẽ bị xử lý theo quy định của cơng ty tùy theo mức độ vi phạm.
Các số điện thoại liên lạc trong trường hợp khẩn cấp
4
-Trọng lượng thấp hơn hoặc vượt quá cho phép
Việc xuất hàng được giám sát bởi nhân viên bảo vệ, quản lý kho và nhân viên phụ trách xuất hàng để chắc chắn rằng sẽ không có vật thể lạ nào có thể trà trộn vào
Có dấu vết sửa đổi Không OK
……….
Không OK OK
Cân trọng lượng của thùng
Báo cho chính quyền địa phương để điều tra thêm
Xuất hàng lên Container / xe
tải
Bắt buộc phải tiến hành điều tra thêm về những vật thể lạ chưa được xác định rõ ràng
OK
Xuất hàng
Dán băng keo chống giả mạo
Trang 5IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:
Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký Mọi quy định trước đây trái với quy trình này xem như bị bãi bỏ Ban giám đốc yêu cầu tất cả các phòng, ban và các bộ phận liên quan nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định này
5