BÀI TIỂU LUẬN HỌC PHẦN BỔ SUNG KIẾN THỨC MÔN “KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG” Câu hỏi Dựa vào quy trình ra quyết định trong quản lý, anh chị hãy phân tích và giải quyết một tình huống quản lý cụ thể trong.
Trang 1BÀI TIỂU LUẬN HỌC PHẦN BỔ SUNG KIẾN THỨC
MÔN: “KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG”
Câu hỏi: Dựa vào quy trình ra quyết định trong quản lý, anh chị hãy phân tích
và giải quyết một tình huống quản lý cụ thể trong thực tiễn
I – Đặt vấn đề
Trong cuộc sống cũng như công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó có thể là chỉ đơn giản là các quyết định đơn giản như quyết định mua một món đồ hay không hay nhiều khi là một quyết định có tính trọng đại ảnh hưởng không chỉ cá nhân người ra quyết định mà còn ảnh hưởng đến cả tập thể, đặc biệt là với vai trò một nhà quản lý, thì việc phải đưa ra những quyết định quan trọng là việc không có gì là lạ Càng suy nghĩ rộng ra và đặt ra giả định cụ thể, ta mới có thể thấy được hết tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng to lớn của nó tới cuộc sống Vậy mỗi quyết định đều phải cần có quy trình cụ thể để có thể có được quyết định đúng đắn nhất, giải pháp hiệu quả nhất
II – Nội dung
1 Quy trình ra quyết định trong quản lý
Cuộc sống là những chuỗi sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt, mỗi vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ những góc độ khác nhau Vì vậy việc đưa ra quyết định là cách duy nhất chúng ta phải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình
Chúng ta thường đưa ra quyết định khi có một hay nhiều vấn đề đang tồn tại đòi hỏi việc đưa ra quyết định để giải quyết
Đối với quản lý giáo dục, bản chất của quản lý giáo dục là quá trình diễn
ra những tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong
hệ thống giáo dục Quản lý giáo dục là quá trình diễn ra những hoạt động nối tiếp nhau của chủ thể quản lý Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý thông qua một loạt các hoạt động nối tiếp nhau , một trong các hoạt động đó là
Ra quyết định quản lý Vậy để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn ta cần
thực hiện các bước ra quyết định như sau:
Bước 1: Xác định rõ bối cảnh của quyết định thành công
Trang 2Trước khi đưa ra một quyết định, đầu tiên bạn cần biết được chính xác quyết định mình cần đưa ra là gì? Tại sao bạn cần đưa ra quyết định này? Nếu thành công hay thất bại thì mức độ ảnh hưởng sẽ như thế nào? Thế nào là một quyết định thành công? Để có thể trả lời các câu hỏi này ta cần phải thu thập thông tin
Vai trò của thông tin trong quản lý
Thông tin là huyết mạch, làm nên sự vận động của quá trình quản lý
Hoạt động quan trọng hàng đầu của quản lý là thu nhận và phân tích thông tin
về trạng thái của đối tượng bị quản lý
Để quản lý và điều khiển hoạt động của hệ thống giáo dục thì người quản
lý phải nắm bắt được thông tin về hệ thống đó Những thông tin đó sẽ giúp người quản lý có cách nhìn nhận khách quan về hệ thống giáo dục, từ đó đưa ra những quyết định quản lý và những tác động quản lý phù hợp với hệ thống Chất lượng, hiệu quả quản lý giáo dục phụ thuộc chủ yếu vào việc nắm thông tin về hệ thống giáo dục của chủ thể quản lý
Thông tin trong quản lý giáo dục là thông tin có tính 2 chiều
Thông tin từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý muốn tác động lên đối tượng phải đưa ra các thông tin (quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, kế hoạch, chương trình…), đó chính là các thông tin điều khiển Sau đó, chủ thể quản lý phải thường xuyên theo dõi, thu nhận các thông tin phản hồi về kết quả thực hiện các nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của đối tượng quản lý
Thông tin phản hồi Từ đối tượng quản lý đến chủ thể quản lý
Đối tượng quản lý tiếp nhận các thông tin điều khiển của chủ thể để định hướng hoạt động, xác định kế hoạch hoạt động và tự điều khiển mình nhằm thực thi các chỉ thị, mệnh lệnh yêu cầu chủ thể quản lý
Trang 3Yêu cầu thu nhận và phân tích thông tin
Thông tin về hệ thống giáo dục phải được xem xét trên những dấu hiệu đặc trưng về dung lượng, số lượng, chất lượng và giá trị của thông tin
Dung lượng thông tin đối với hệ thống giáo dục là khả năng chứa thông tin của thông báo về hệ thống đó Nếu một thông báo có dung lượng càng lớn thì nó phản ánh càng nhiều về hệ thống
Số lượng thông tin là lượng thông báo về hệ thống giáo dục mà người quản lý hệ thống giáo dục đó tiếp nhận được trong một quảng thời gian xác định Một thông báo có số lượng thông tin cao là thông báo mà người tiếp nhận cảm nhận được nhiều thông tin về hệ thống
Chất lượng thông tin đối với hệ thống giáo dục là khả năng thông báo về bản chất của hệ thống giáo dục đó Một thông tin càng có chất lượng cao khi nó phản ánh càng rõ những mặt bản chất, quy luật vận động và sự phát triển của hệ thống
Giá trị thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu nghiên cứu hệ thống giáo dục của thông báo đối với người tiếp nhận thông tin Một thông báo có giá trị về thông tin là thông báo mà người tiếp thu nó có cảm nhận và hiểu biết nhiều về bản chất của hệ thống giáo dục đó
Bước 2: Nhìn nhận vấn đề một cách hợp lý
Ở bước này, các nhà lãnh đạo cần phải phân tích kỹ hơn để nhận biết được các yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của quyết định Sau đó bạn sẽ so sánh giữa từng các yếu tố về điểm mạnh, điểm yếu để có thể đưa ra một cái nhìn khách quan nhất Nếu cảm thấy khó khăn, hãy đặt thang điểm cho từng yếu tố chi tiết và đánh giá tổng thể số điểm mà từng yếu tố nhận được
Bước 3: Đề xuất các phương án
Trang 4Sau những quyết định đó thì phương án tiếp theo là gì? Nếu bạn chỉ quyết định và chưa hình dung ra được những phương án sau đó thì rất có thể rủi ro sẽ đến Là một người lãnh đạo, bạn đừng nên nghĩ rằng chỉ bản thân mình mới có
đủ năng lực để đề xuất các phương án Một nhà lãnh đạo tài năng là người có thể sử dụng được trí thông minh của những người khác chứ không phải chỉ là sử dụng tối đa năng lực của mình Vì vậy để việc này diễn ra hiệu quả hơn, bạn nên
tổ chức một cuộc họp với mục tiêu là nhóm sẽ đưa ra được các giải pháp cho quyết định này Trong cuộc họp bạn chỉ đứng vai trò là người điều phối và mong muốn nhận được các ý kiến từ mọi người, đây chắc chắn không phải là cuộc họp để bạn trình bày ý tưởng của mình và mọi người chỉ gật gù nghe the
Từ đó bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về mức độ khả thi của dự án cũng như có nhiều ý tưởng mới cho các hành động tiếp theo
Bước 4: Đánh giá các phương án
Sau khi đã xác định được các phương án ở trên thì ở bước này bạn cần xem xét đánh giá từng phương án về mức độ đáp ứng mục tiêu ban đầu như thế nào? Nó có thực sự phù hợp hay không? Mức độ khả thi của phương án đến đâu?
Một số biến số mà bạn cần lưu ý như: chi phí, lợi ích, tác động tài chính, các biến số vô hình (danh tiếng, thương hiệu,…), thời gian, tính khả thi, nguồn lực, rủi ro, đạo đức
Sau khi đã phân tích được các biến số trên, chắc chắn bạn sẽ biết được điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án là gì? Từ đó để sắp xếp mức độ phù hợp của từng phương án, cũng như có thế kết hợp giữa các phương án để đưa ra một phương án cuối cùng tối ưu nhất
Bước 5: Chọn phương án khả thi nhất
Đây chính là bước cuối cùng để bạn có thể đưa ra quyết định cho mình Sau khi đã đánh giá được các phương án, chắc chắn bạn sẽ có thể dễ dàng chọn
Trang 5ra được một phương án khả thi nhất Và đây chính là quyết định cuối cùng của bạn sau một quá trình đã phân tích kỹ lưỡng
Bước 6: Ra quyết định quản lý
Sau khi đã nắm chắc các thông tin, người quản lý dựa trên sự phân tích các thông tin đã nắm được để đề ra quyết định quản lý
+ Vai trò của việc ra quyết định:
Ra quyết định quản lý là bước khó khăn nhất và quan trọng nhất của hoạt động quản lý
Quyết định quản lý khi đã ban hành sẽ trở thành mệnh lệnh mang tính pháp lý, giữ vai trò định hướng cho mọi hoạt động quản lý
Quyết định quản lý đúng đắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của
hệ thống phát huy được hiệu quả tốt nhất
Ngược lại đôi khi điều kiện cơ sở vật chất đầy đủ nhưng hiệu quả hoạt động của hệ thống không cao vì thiếu những quyết định quản lý chính xác
+ Yêu cầu:
Quyết định quản lý giáo dục phải đảm bảo tính khoa học khách quan, tính phù hợp với thực tiễn và tính hiệu quả
Khi đề ra một quyết định quản lý đòi hỏi phải tính toán, cân nhắc đến lợi ích và sự ảnh hưởng của quyết định đó đến mọi đối tượng liên quan
Quyết định quản lý giáo dục không được mâu thuẫn với các điều khoản trong luật giáo dục và các quy định chung của Nhà nước và không đối lập với các quyết định đã được ban hành đang còn hiệu lực
Trang 6Người ra quyết định phải chịu trách nhiệm về sự ảnh hưởng của quyết định đó (Phạm vi ảnh hưởng, mức độ ảnh hưởng, tích cực, tiêu cực)
1.1.4.Tổ chức thực hiện quyết định
+ Vai trò:
Sau khi đã có quyết định quản lý đúng đắn thì việc tổ chức thực hiện quyết định đó có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự thành công hay thất bại
của hoạt động quản lý
Tổ chức thực hiện quyết định quản lý là bước đưa ra những biện pháp tác động quản lý lên đối tượng bị quản lý
Những biện pháp tác động này chính là những biện pháp điều khiển hoạt động của đối tượng quản lý, của toàn bộ hệ thống giáo dục
+ Yêu cầu:
Những biện pháp tác động này phải có tính mục đích xác định, phải nhằm chuyển hoá quyết định quản lý giáo dục thành hiện thực,
Những biện pháp tác động lên đối tượng quản lý phải hết sức mềm dẻo, linh hoạt, sáng tạo trong các điều kiện sư phạm cụ thể
Ở nhà trường, những tác động của chủ thể quản lý giáo dục phải phát huy được tính tích cực hoạt động của đối tượng bị quản lý
Phải tạo ra sự phối hợp hoạt động cùng nhau giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý
1.1.5.Thu nhận và phân tích thông tin về trạng thái mới của các đối tượng bị quản lý
+ Vai trò:
Trang 7Đây là bước cuối cùng trong một chu kỳ của hoạt động quản lý, đồng thời cũng là bước đầu tiên của chu kỳ hoạt động tiếp theo
Sau khi thực hiện các tác động quản lý, chủ thể quản lý phải thu nhận và phân tích thông tin về trạng thái mới của đối tượng bị quản lý
Việc nắm bắt và phân tích chính xác thông tin về trạng thái mới của đối tượng bị quản lý sẽ giúp cho người quản lý đánh giá đúng về hiệu quả của quyết định quản lý đã ban hành và đánh giá đúng các biện pháp tổ chức thực hiện của
hệ thống quản lý
+ Yêu cầu đối với chủ thể quản lý là phải phát hiện, đánh giá chính xác
sự biến đổi của đối tượng bị quản lý sau khi có tác động quản lý
Dựa trên sự đánh giá đó để phát hiện chỗ mạnh, chỗ yếu của hoạt động quản lý và có biện pháp điều chỉnh cho những hoạt động tiếp theo
Các hoạt động quản lý giáo dục diễn ra kế tiếp nhau, mỗi hoạt động là một bước, một giai đoạn tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý Giữa các bước đó vừa có tính độc lập tương đối vừa có quan hệ biện chứng với nhau, vừa hỗ trợ cho nhau, vừa chế ước lẫn nhau Thực hiện tốt bước này sẽ là
cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả của bước tiếp theo Vì vậy, trong quản lý giáo dục không được tuyệt đối hoá hoặc đơn giản hoá, xem nhẹ bất cứ một bước nào
III Vận dụng thực tế
Phân tích quy trình đưa ra quyết định tổ chức bồi dưỡng cho giáo viên trong tổ:
1 Thu thập và phân tích thông tin:
- Phân tích đặc điểm chung về trình độ chuyên môn của giáo viên trong tổ thông qua kết quả giáo dục năm cũ ( dự giờ, kết quả của học sinh )
- Xác định những khó khăn và thuận lợi mà hoàn cảnh, cơ sở vật chất
Trang 8- Tìm hiểu nhu cầu của Phụ huynh và học sinh, mong mỏi của giáo viên, yêu cầu của cấp trên để tìm ra nội dung cần bồi dưỡng
2 Phân tích và nhận biết những yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của quyết định
- Vì giáo viên lên lớp cả ngày, cuối giờ vẫn còn chấm bài, sổ sách nên việc lựa chọn thời gian để bồi dưỡng sao cho hợp lý là yếu tố vô cùng quan trọng
- Nội dung lựa chọn để bồi dưỡng cùng là yếu tố quan trọng: đó có phải là nội dung thực sự cần thiết? Giáo viên có thể tự bồi dưỡng nội dung đó hay cần mời các chuyên gia, các giảng viên, các nhà chuyên môn để hướng dẫn
3 Đề xuất các phương án:
- Đưa ra các phương án thực hiện việc tổ chức bồi dưỡng để giáo viên trong tổ chọn lựa
4 Tổ trưởng chuyên môn cùng các tổ viên cùng họp bàn để tìm ra phương án phù hợp nhất, có lợi nhất cho cả tập thể.
5 Chọn phương án khả thi nhất.
6 Quyết định thực hiện.
IV Kết luận.
Từ những vấn đề phân tích trên chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng đúng quy trình ra quyết định Nhà quản lý giỏi là những cá nhân biết xem xét và phân tích cặn kẽ các khía cạnh của vấn đề, biết đâu là điểm mạnh điểm yếu của tập thể, đâu là thuận lợi đâu là nguy cơ cần tránh, để từ đó chọn lựa được những phương án phù hợp và đưa ra quyết định đúng đắn