Tổng hợp kiến thức về 5S

Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S Mục đích của phương pháp quản lý 5S Lợi ích của phương pháp quản lý 5S Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp quản lý 5S 5S và các công cụ quản lý trực quan Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S

BÁO CÁO ĐỀ TÀI TỔNG QUAN VỀ 5S

MỤC LỤC

Trang

I Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S 1-2

IV Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S 4-10

V Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp 10-11

quản lý 5S

VI 5S và các công cụ quản lý trực quan 11-12

VII Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S 12

I Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S :

1 Khái niệm của phương pháp quản lý 5S :

5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm

việc 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật : Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整

頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng)

- Sàng lọc : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần

thiết tại nơi làm việc Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S

- Sắp xếp : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy,

dễ lấy, dễ trả lại Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử

dụng

- Sạch sẽ : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn

- Săn sóc : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng

một cách liên tục Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S

- Sẵn sàng : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong

5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn

sẵn sàng sản xuất

Seiri Sort Sàng lọc Chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết Seiton Systematize/Stabilize Sắp xếp Sắp xếp các đồ vật đúng chỗ

Seiso Sweep/Shine Sạch sẽ Khu vực làm việc luôn được vệ sinh Seiketsu Sanitize/Standardize Săn sóc Duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Shitsuke Self-discipline/Sustain Sẵn sàng Thực hiện 4S trên một cách tự giấc và tập thể

Ý nghĩa của 5S qua tiếng Nhật, Anh, Việt

2 Nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S :

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 Phương pháp 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống sản xuất Toyota ( TPS ) vào khoảng đầu và giữa thế kỉ XX Năm 1986, 5S được phổ biến

ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Và được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư, Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S

từ năm 1993

5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực, nâng cao năng suất, chất

lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí

II Mục đích của phương pháp quản lý 5S :

- Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt

- Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức

- Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ

- Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót

- Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên

- Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm

- "5S là một phần trong công việc hàng ngày"

III Lợi ích của phương pháp quản lý 5S :

- Nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn

- Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến

- Tạo kỷ luật cho tổ chức

- Hỗ trợ công việc dễ dàng hơn

- Đem lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

- Đảm bảo sức khỏe của nhân viên

- Dễ dàng thuận lợi hơn khi làm việc

- Tạo tinh thần và bầu không khí khi làm việc

- Nâng cao chất lượng cuộc sống

- Nâng cao năng suất

- Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:

- Nâng cao năng suất (P - Productivity)

- Nâng cao chất lượng (Q - Quality)

- Giảm chi phí (C - cost)

- Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)

- Đảm bảo an toàn (S - Safety)

- Nâng cao tinh thần (M - Morale)

IV Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S :

Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch thực hiện, bao gồm các bước:

Bước Chuẩn bị :

- Nội dung:

- Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S

- Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S

- Cam kết thực hiện 5S.

- Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

- Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S

- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện

Bước Thông báo chính thức của lãnh đạo :

- Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S

- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người

- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể

- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin

- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

Bước Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh :

- Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh thông báo thực hiện 5S

- Chia vùng, phân công nhóm phụ trách

- Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

- Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty

- Sàng lọc mọi thứ không cần thiết

- Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm

1 SERI (SÀNG LỌC) : Là loại bỏ những cái không cần thiết

Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”

Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp

Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không Hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó

Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy Sau đó để riêng ra một chỗ

Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không Nếu không hãy hủy bỏ vật đó

Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn

để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học

2 SEITON (SẮP XẾP) : Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của

nó Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng

Bước 1:

- Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc

- Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn

Bước 2:

- Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp

- Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc

- Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng Những vật

ít dùng thì để xa hơn Nặng để dưới và nhẹ để trên

Bước 3:

- Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ

- Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm

Bước 4:

- Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố

- Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…

3 SEISO (SẠCH SẼ) : Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ

ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày Sau đây là một vài gợi ý cho

SEISO (Sạch sẽ) :

- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc

kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn

- Dành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ)

- Có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc

- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng

- Nếu muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó

- Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ

Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu

từ ngày hôm nay

4 SEIKETSU (SĂN SÓC) : Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) :

- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh

- Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc

- Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí

- Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng

và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S

5 SHITSUKE (SẴN SÀNG) :

Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh:

- Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống

- Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành

nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S

- Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn

+ Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn

+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch

sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà

V Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp quản lý 5S :

- Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ : Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho

phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo Sự hiểu biết, ủng hộ

và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết

- Tiến hành đào tạo : Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của 5S

là yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S

- Tự nguyện tham gia : Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành 5S như một thói quen Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S

- Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn : Chu trình thực hiện 5S cần

sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ Điều này nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức

VI 5S và các công cụ quản lý trực quan :

Một lợi ích quan trọng của 5S là khiến không gian làm việc sạch sẽ hơn,

từ đó dễ dàng hoàn thành công việc hơn Các công cụ trực quan như : nhãn, dấu sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng, rất hữu dụng cho mục đích trên Ngoài ra những công cụ này còn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của không gian làm việc

Một số công cụ được dùng phổ biến trong 5S là :

- Băng đánh dấu sàn : Được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu

vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm

- Nhãn và dấu hiệu : Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình 5S có thể dùng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết

VII Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S :

- Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản

lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại Thực hành 5S thành công tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an toàn, đem lại hiệu quả và thành công cho chính doanh nghiệp

- Đặc biệt, các lãnh đạo công ty cần tích cực tham gia quy trình 5S khi áp dụng trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp Vì khi nhân viên thấy cấp trên nghiêm túc, họ sẽ có động lực cố gắng hơn

- Có một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong việc thực hiện phương pháp 5S trong doanh nghiệp, cụ thể là các nhà lãnh đạo, các điều phối, quản lý,

- Các cá nhân muốn tăng năng suất làm việc của bản thân

VIII Tổng kết :

Phương pháp 5S áp dụng được với mọi loại hình tổ chức 5S phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc Đó là lý do phương pháp 5S trở lên phổ biến Người Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên

Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc Các công ty ở Việt Nam nói riêng và các nước nghèo, đang phát triển đều thường gặp phải một số vấn

đề như: Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng Không ngăn nắp Khi cần dùng đến đồ thì không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ… Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều Giao hàng chậm trễ Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng sức khỏe Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao Một số công ty đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9000 nên 5S là bước bắt buộc 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất