Tổng hợp kiến thức về LEAN

BÁO CÁO ĐỀ TÀI TỔNG QUAN VỀ LEAN MỤC LỤC Định nghĩa về LEAN Định nghĩa về mô hình LEAN Các cấp độ của mô hình LEAN Lịch sử và nguồn gốc hình thành mô hình LEAN Các đối tượng áp dụng mô hình LEAN Lợi ích của mô hình LEAN Các nguyên tắc chính của mô hình LEAN Các công cụ trong mô hình LEAN Phương pháp Kaizen Phương thức quản lý Kanban – “bảng thông tin” Phương pháp 5S – 5 Nguyên tắc cơ bản Phương pháp sản xuất tinh giản qua Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) Phương pháp Tập trung quy trình PDCA – Focus PDCA Các ứng dụng của mô hình LEAN Các công ty đã ứng dụng LEAN thành công

BÁO CÁO ĐỀ TÀI TỔNG QUAN VỀ LEAN

MỤC LỤC

1 Định nghĩa về LEAN

2 Định nghĩa về mô hình LEAN

3 Các cấp độ của mô hình LEAN

4 Lịch sử và nguồn gốc hình thành mô hình LEAN

5 Các đối tượng áp dụng mô hình LEAN

6 Lợi ích của mô hình LEAN

7 Các nguyên tắc chính của mô hình LEAN

8 Các công cụ trong mô hình LEAN

a Phương pháp Kaizen

b Phương thức quản lý Kanban – “bảng thông tin”

c Phương pháp 5S – 5 Nguyên tắc cơ bản

d Phương pháp sản xuất tinh giản qua Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM)

e Phương pháp Tập trung quy trình PDCA – Focus PDCA

9 Các ứng dụng của mô hình LEAN

10 Các công ty đã ứng dụng LEAN thành công

1 Định nghĩa về LEAN :

Lean trong tiếng Anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền mạch

2 Định nghĩa về mô hình LEAN :

- Mô hình LEAN là tổ hợp các phương pháp, cách thức áp dụng trong việc quản lý, nhằm loại bỏ lãng phí, những bất hợp lý trong quá trình sản xuất

→ Để có chi phí thấp hơn và khả năng cạnh tranh cao hơn đối thủ của người sản xuất, loại bỏ chi phí không hiệu quả là vô cùng cần thiết

→ Mô hình này giúp tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt những yêu cầu luôn biến động và ngày một khắt khe của khách hàng

- Theo nguyên lý trên, mô hình LEAN tập trung vào nhận diện và loại bỏ những hoạt động không tạo thêm giá trị (Non Value-Added) cho khách hàng nhưng lại làm tăng chi phí trong chuỗi những hoạt động sản xuất, cung cấp dịch

vụ của 1 doanh nghiệp

3 Các cấp độ của mô hình LEAN : Mô hình có 3 cấp độ chính :

+ LEAN manufacturing là sản xuất tinh gọn

+ LEAN enterprise là doanh nghiệp tinh gọn

+ LEAN thinking là tư duy tinh gọn

Minh họa về LEAN

8 lãng phí chủ yếu mà LEAN chỉ ra

Mô hình LEAN manufacturing ( sản xuất tinh gọn )

4 Lịch sử và nguồn gốc hình thành mô hình LEAN :

- Các mục đích cơ bản của mô hình LEAN là việc nhận diện lãng phí được bắt nguồn từ Benjamin Franklin với cuốn sách "Poor Richard’s Almanack" (1739) Trong cuốn tài liệu trên, ông cho rằng việc giảm thiểu các lãng phí

không cần thiết có thể giúp tăng lợi nhuận và tăng doanh số bán hàng

- Sau đó, tiếp nối Benjamin Franklin, các nhà kinh tế học lớn cũng dần cho ra đời cuốn sách đề cập về quan điểm của ông, và những bước sơ khai của

mô hình LEAN trong các thập kỉ tiếp theo Mãi cho đến năm 1990, thuật ngữ Lean Manufacturing mới được chính thức có mặt trong cuốn “The Machine that Changed the World” của giáo sư James Womack và có các định nghĩa rõ ràng về LEAN

- Henry Ford là người đầu tiên thực sự tích hợp một hệ thống sản xuất có tên là ‘sản xuất hàng loạt’ dùng để chuyên sản xuất số lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩn Ford đã tạo ra cái mà ông gọi là dòng chảy sản xuất, bao gồm sự di chuyển liên tục của các yếu tố thông qua toàn bộ quá trình sản xuất Phương thức này đã giúp Ford chế tạo và lắp ráp các bộ phận của một chiếc ô tô trong vòng vài phút thay vì vài giờ hoặc vài ngày Không giống như sản xuất thủ công,

hệ thống sản xuất hàng loạt cung cấp các thành phần được trang bị hoàn hảo có thể thay thế cho nhau Quá trình này rất thành công và cho phép Công ty Ford Motor sản xuất hơn 15 triệu chiếc xe Model T trong khoảng thời gian từ 1908 đến 1927 Trong Thế chiến II, quân đội Hoa Kỳ đã áp dụng hệ thống sản xuất hàng loạt của Ford

- Năm 1926, Sakichi Toyoda thành lập Công ty máy dệt tự động Toyoda Vài năm sau, công ty đổi tên thành Toyota khi bắt đầu sản xuất ô tô Năm 1950, Eiji Toyoda, cháu trai của Sakichi, đã tham gia chuyến thăm ba tháng tới nhà máy Rouge của Ford ở Dearborn, Michigan

- Sau khi nghiên cứu hệ thống sản xuất của Ford, Eiji Toyoda hiểu rằng

hệ thống sản xuất hàng loạt do Ford sử dụng không thể áp dụng tại Toyota Thị trường Nhật Bản quá nhỏ và có nhiều nhu cầu về hàng hóa nên rất khó để sản xuất hàng loạt Hệ thống sản xuất hàng loạt của Ford tập trung vào số lượng sản xuất thay vì tiếng nói của khách hàng Toyota hợp tác với Taiichi Ohno để phát triển một phương tiện sản xuất mới có thể giúp sản phẩm được sản xuất nhanh hơn, chi phí thấp hơn, chất lượng cao hơn và quan trọng nhất là đa dạng hơn Sau một loạt các thử nghiệm, cuối cùng, Ohno đã cho ra đời phương pháp

Toyota Production Systems (TPS) Lean Manufacturing như chúng ta thấy ngày nay rất nhiều dựa trên hệ thống sản xuất Toyota (TPS)

Lịch sử hình thành và phát triển qua các thời kỳ của mô hình LEAN

5 Các đối tượng áp dụng mô hình LEAN :

Do bản chất của mô hình LEAN là tập trung vào việc loại bỏ những lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm trị giá cho khách hàng

→ Nên phạm vi những đối tượng tổ chức có thể áp dụng LEAN đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống

→ Mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ như chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, những cơ quan hành chính,

6 Lợi ích của mô hình LEAN :

Lean Manufacturing là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của

hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất Cụ thể hơn, các mục tiêu bao gồm:

● Giảm phế phẩm và sự lãng phí : Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu

hình không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu

● Giảm thiểu thời gian chờ giữa các công đoạn sản xuất : Giảm thời

gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm;

● Giảm thiểu tồn kho : Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn

sản xuất, nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn;

● Cải thiện năng suất lao động : Lean cải thiện năng suất lao động, bằng

cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc (không thực hiện những công việc hay thao tác không cần thiết);

● Tận dụng được các thiết bị và mặt bằng : Tận dụng thiết bị và mặt

bằng – Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả hơn bằng cách loại

bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy;

● Tăng sự linh hoạt trong sản xuất : Lean có khả năng sản xuất nhiều loại

sản phẩm khác nhau một cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

7 Các nguyên tắc chính của mô hình LEAN :

Các nguyên tắc chính trong Lean Manufacturing có thể được tóm tắt như sau:

● Nhận thức về sự lãng phí : Bước đầu tiên là nhận thức về những gì có

và những gì không làm tăng thêm giá trị từ góc độ khách hàng Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là thừa và nên loại bỏ Ví dụ như việc vận chuyển vật liệu giữa các phân xưởng là lãng phí và có khả năng được loại bỏ

● Chuẩn hoá quy trình – Lean : đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi

tiết cho sản xuất, gọi là Quy Trình Chuẩn, trong đó ghi rõ nội dung, trình

tự, thời gian và kết quả cho tất các thao tác do công nhân thực hiện Điều này giúp loại bỏ sự khác biệt trong cách các công nhân thực hiện công việc

● Quy trình liên tục – Lean : thường nhắm tới việc triển khai một quy

trình sản xuất liên tục, không bị ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi Khi được triển khai thành công, thời gian chu kỳ sản xuất sẽ được giảm đến 90%

● Sản xuất “Pull” – Còn được gọi là Just-in-Time (JIT) : sản xuất Pull

chủ trương chỉ sản xuất những gì cần và vào lúc cần đến Sản xuất được

diễn ra dưới tác động của các công đoạn sau, nên mỗi phân xưởng chỉ sản xuất theo yêu cầu của công đoạn kế tiếp

● Chất lượng từ gốc – Lean : nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc và

việc kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi các công nhân như một phần công việc trong quy trình sản xuất

● Liên tục cải tiến – Lean : đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng

cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng Điều này cũng đòi hỏi sự tham gia tích cực của công nhân trong quá trình cải tiến liên tục

8 Các công cụ trong LEAN :

Những công cụ hỗ trợ thực hiện Lean được sử dụng linh hoạt tại từng doanh nghiệp phụ thuộc vào điều kiện đặc thù của từng nơi Kaizen, Kanban, 5S, Sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) và phương pháp tập trung vào quy trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là những công cụ nổi bất nhất và được áp dụng nhiều nhất

số đó

a Phương pháp Kaizen – công cụ nổi tiếng nhất :

- Kaizen là một trong những công cụ của sản xuất tinh gọn nổi tiếng nhất hiện nay Khi được sử dụng một cách chính xác, triết lý này sẽ thúc đẩy sự cải tiến liên tục về chất lượng, công nghệ, quy trình, năng suất, văn hóa công ty và

an toàn trong doanh nghiệp Sau Thế chiến II, triết lý Kaizen được hình thành bắt đầu tại nhà máy sản xuất ô tô của Toyota, và dần trở thành một trong những

đòn bẩy quan trọng giúp Nhật Bản xây dựng lại nền sản xuất nói riêng và kinh

tế nói chung sau sự tàn phá của chiến tranh

- Kaizen tận dụng kiến thức và sự khéo léo từ mọi thành viên công ty, từ cấp độ quản lý đến đội ngũ nhân viên có nhiệm vụ dọn dẹp Do vậy, ý tưởng cải tiến có thể xuất phát từ mọi bộ phận, khu vực trong doanh nghiệp như bộ phận sản xuất, mua hàng, quản lý, hậu cần, tài chính… Những cải tiến được thực hiện riêng lẻ sẽ không dẫn đến những thay đổi lớn trong doanh nghiệp tuy nhiên những thay đổi nhỏ diễn ra liên tục trong một khu vực sản xuất sẽ dẫn đến

những cải tiến đáng kể về năng suất, an toàn và hiệu quả công việc trong khi các lãng phí được hạn chế

- Một loại Kaizen hiện đại hơn là lên kế hoạch cho các sự kiện, thường được gọi là Sự kiện Kaizen Sự kiện Kaizen là các hoạt động chính thức được thiết kế để tạo ra sự thay đổi nhanh chóng tại nơi làm việc Chúng được thực hiện để hỗ trợ quá trình Kaizen và thường hướng tới các khu vực cụ thể cần được cải thiện Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích khi chúng mang lại hiệu quả nhanh chóng và có thể kết nối nhiều người trong doanh nghiệp cùng thực hiện phương pháp Kaizen

b Phương thức quản lý Kanban – “bảng thông tin” :

- Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”, tuy nhiên khi được sử dụng trong doanh nghiệp nó được gọi là phương thức quản lý Kanban

- Kanban là phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bằng các bảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn Các phiếu này được quy định màu sắc để phân biệt tính chất khác nhau giữa các quy trình dựa trên quy ước của từng doanh nghiệp Trong dây chuyền sản xuất không có chi

tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất không có sản phẩm tồn kho, cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho

- Thông tin trên Kanban bao gồm:

+ Tên và mã số các bộ phận chi tiết,

+ Tên và vị trí nơi sản xuất ra các bộ phận chi tiết đó (ở quy trình trước),

+ Tên và vị trí nơi các bộ phận chi tiết sẽ đến (quy trình sau),

+ Vị trí khu vực tồn trữ,

+ Số lượng các bộ phận chi tiết trong một lô hàng, loại thùng chứa, sức chứa mỗi thùng …

- Phương pháp này đảm bảo độ chính xác về thời gian, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu … trong hoạt động sản xuất doanh nghiệp Do vậy từng nhân viên thực hiện từng giai đoạn dây chuyền khác nhau cần duy trì tính chính xác khi phân loại Kanban Kanban gắn liền với Kaizen trong đó các đội và cá nhân được khuyến khích tham gia liên tục cải tiến các giải pháp Kanban và quy trình sản xuất chung Kanban, như một công cụ tinh gọn, có thể được thực hiện cùng với Kaizen và 5S

c Phương pháp 5S – 5 Nguyên tắc cơ bản :

- Hệ thống bao gồm năm nguyên tắc cơ bản (năm S) giúp cải thiện hiệu quả công việc 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng) Trong thực tế, phương pháp này tăng cường hiệu quả trong công việc bằng cách thức sau:

● Sàng lọc: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi từng khu vực làm việc (Seiri)

● Sắp xếp: Sắp xếp lại từng khu vực làm việc duy nhất để tối đa hóa hiệu quả công việc (Seiton)

● Sạch sẽ: từng khu vực làm việc phải được dọn dẹp gọn gàng và sạch sẽ tối đa sau mỗi ca làm việc để giúp tìm và loại bỏ các vấn đề trước khi chúng trở thành rắc rối thực sự trong doanh nghiệp (Seiso)

● Săn sóc: Nhân viên phải cải thiện các tài liệu hay quy trình để có thể dễ dàng áp dụng hơn trong các lĩnh vực công việc khác nhau trong doanh nghiệp (Seiketsu)

● Sẵn sàng: Nhân viên phải đảm bảo mỗi bước trên được lặp lại để đảm bảo hoạt động cải tiến diễn ra liên tục (Shitsuke)

- Là một công cụ của Lean, 5S được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm sản xuất, phát triển phần mềm và chăm sóc sức khỏe 5S là cách thức dễ thực hiện nhất trong Mô hình Lean Manufacturing và có thể kết hợp cùng các phương thức khác như Kaizen, Kanban trong một doanh nghiệp

d Phương pháp sản xuất tinh giản qua Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM)

- VSM – Sơ đồ chuỗi giá trị là phương pháp này thường được sử dụng để phân tích các quy trình hiện tại, nêu bật các vấn đề phát sinh và phát triển các giải pháp để thay đổi hệ thống doanh nghiệp toàn diện Chính bản thân tên công

cụ này – Bản đồ luồng giá trị cũng cho ta thấy, phương pháp cung cấp một cách trực quan nhất thông qua sơ đồ hay bản đồ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các vấn

đề hiện có bằng cách:

● Thể hiện sự tương tác giữa tất cả các khâu trong quy trình Từ đó doanh nghiệp có thể xác định cần tập trung cải tiến, giảm hoặc loại bỏ lãng phí trong dòng chảy giá trị của công ty;

● Thể hiện các yếu tố quan trọng trong chuỗi giá trị như lập kế hoạch, quy trình làm việc của bộ phận, quản lý vật liệu …giúp doanh nghiệp nhìn lại

và phân tích tính đúng đắn của các yếu tố dó;

- Bằng cách lập bản đồ trực quan thể hiện các mối quan hệ của tất cả các bước trong một quy trình, các vấn đề và tổn thất tiềm ẩn (lãng phí thời gian, tài nguyên hoặc vật liệu) sẽ dễ dàng được xác định hơn Một khi nguyên nhân của các vấn đề đã sáng tỏ, việc đưa ra các biện pháp xử lý sẽ dễ dàng hơn nhiều Khi thực hiện phương thức này thường xuyên, các giải pháp sẽ được thể hiện một cách trực quan cho phép tất cả những ai tham gia hiểu được tác động và các thay đổi được đưa ra so với quy trình ban đầu Nhà quản lý doanh nghiệp cũng

sẽ có bức tranh toàn cảnh về toàn bộ quá trình thay đổi trong doanh nghiệp khi điều đó xảy ra Thông qua VSM, tất cả các quy trình mới được thể hiện bằng bản đồ trực quan được cập nhật, cho phép quá trình cải tiến được thực hiện liên tục Cũng vì lý do ấy, doanh nghiệp có thể áp dụng VSM song song với Kaizen

để quá trình thay đổi đạt được kết quả tốt nhất

e Phương pháp Tập trung quy trình PDCA – Focus PDCA

- Focus PDCA là một biến thể của quy trình Plan – Do – Check – Act nguyên bản và có những chuyển đổi mới hơn so với bản gốc ban đầu Focus PDCA là phương pháp tiếp cận có tổ chức, có hệ thống, có tính logic trong cải thiện quá trình kinh doanh Sức mạnh của công cụ này đến từ từng giai đoạn thực hiện rõ ràng và có mục đích

- Mục đích của Focus PDCA là xây dựng quá trình giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình tiêu chuẩn trong doanh nghiệp Cách tiếp cận này thiết lập một vòng tròn phân tích, phản hồi, kế hoạch hành động và phản hồi toàn diện để đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã đề ra