A LỜI MỞ ĐẦU Khi xã hội loài người xuất hiện, một loạt các quan hệ quan hệ giữa con người với con người, giữa con người với thiên nhiên, giữa con người với xã hội và cả quan hệ giữa con người với chín.
Trang 1A LỜI MỞ ĐẦU
Khi xã hội loài người xuất hiện, một loạt các quan hệ: quan hệ giữa con người với con người, giữa con người với thiên nhiên, giữa con người với xã hội
và cả quan hệ giữa con người với chính bản thân mình xuất hiện theo Điều này làm nảy sinh nhu cầu về quản lý Sử gia Daniel A.Wren đã nhận xét: “Quản lý cũng xưa cũ như chính con người vậy” Để khẳng định vai trò của quản lý, C.Mác đã chỉ ra: “Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý”, “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng”
Trải qua tiến trình lịch sử phát triển từ xã hội lạc hậu đến xã hội văn minh, trình độ sản xuất, tổ chức, điều hành xã hội cũng phát triển theo Đó là tất yếu lịch sử Trong tiến trình phát triển chung đó, quản lý dần trở thành một khoa học độc lập, có đối tượng nghiên cứu riêng, có phương pháp nghiên cứu và có hệ thống các khái niệm, phạm trù Mặc dù là ngành khoa học còn khá non trẻ với lịch sử phát triển hơn một trăm năm, nhưng những thành tựu mà khoa học quản
lý đã đạt được lại luôn có giá trị vô cùng to lớn trong mọi mặt của đời sống xã hội Một trong những thành tựu vĩ đại đó chính là việc hình thành nên các lý thuyết quản lý Các lý thuyết này thể hiện các cách tiếp cận khác nhau trong quá trình nghiên cứu của các tác giả Đó có thể là cách tiếp cận hướng trọng tâm vào toàn bộ tổ chức, cũng có thể là cách tiếp cận hướng trọng tâm vào nhà quản lý, hoặc vào người lao động… Do vậy mỗi lý thuyết đều mang một giá trị nhất định Trong tiểu luận này, tôi xin được trình bày về lý thuyết “quản lý khoa học”, cũng như việc liên hệ lý thuyết đó với thực tiễn nơi mình công tác hiện nay
Trang 2B PHẦN NỘI DUNG
I Thuyết quản lý khoa học (scientific management).
1.1 Giới thiệu về Thuyết quản lý khoa học.
Có nhiều tác giả về dòng lý thuyết này, song đại biểu ưu tú nhất và được gọi là cha đẻ của thuyết quản lý khoa học là Frederick Winslow Taylor (1856 –
1915) Tên gọi của lý thuyết này xuất phát từ tựa đề cuốn sách Những nguyên
tắc quản lý khoa học (The principles of scientific management) xuất bản năm
1911 của ông
Frederick Winslow Taylor sinh ra trong một gia đình khá giả ở Philadelphia, ông vào đời với nghề làm khuôn mẫu và điều khiển máy cơ khí trong một hãng địa phương trước khi chuyển đến công ty thép Midvale với tư cách là kỹ sư cơ khí Tại công ty này, ông nhanh chóng thành đạt, trong vòng 6 năm từ một kỹ sư thường trở thành kỹ sư trưởng Những gì ông quan sát được cho thấy “ tính chất trại lính” trong lao động của người công nhân Đó là loại lao động không tự giác, có tính gò ép, cưỡng bức của người thợ, khiến họ làm việc dưới khả năng Có ba lý do, theo Taylor, khiến người công nhân làm việc như vậy Thứ nhất, họ e sợ rằng, nếu tăng năng suất lao động có thể dẫn đến mất việc làm của các bạn thợ khác, thậm chí cả chính bản thân họ Thứ hai, hệ thống trả lương do giới chủ - giới quản lý đặt ra khiến người công nhân làm việc với nhịp
độ chậm Thứ ba, phương pháp công tác chung cũng như lề lối kinh nghiệm chủ nghĩa truyền từ thế hệ này qua thế hệ khác khiến cho hoạt động trở nên kém hiệu quả
Taylor tin rằng người quản lý có thể giải quyết vấn đề lao động có “tính
Trang 3tiếp cận này là việc sử dụng các biện pháp khoa học để quyết định xem một công việc phải được thực hiện như thế nào chứ không thuần tuý dựa vào kinh nghiệm sẵn có của cá nhân Có thể nói Taylor là người tiên phong sử dụng phương pháp nghiên cứu “bấm giờ chụp ảnh” (Time and motion study) Phương pháp nghiên cứu này dẫn đến việc phân chia công việc thành những yếu tố, thao tác nhỏ; loại trừ những thao tác không cần thiết, xác định cách tốt nhất để hoàn thành công việc; trên cơ sở đó xác định khối lượng công việc phải hoàn thành trong ngày
* Nội dung của lý luận quản lý một cách khoa học bao gồm các mặt:
1 Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân, phải nghiên cứu thời gian và thao tác cần thiết cho công việc để xây dựng định mức cho công việc Đó là nguyên lý định mức
2 Phải lựa chọn những thợ hạng nhất cho mỗi công việc
3 Nguyên lý tiêu chuẩn hoá
4 Xây dựng và thực hiện chế độ trả lương theo số lượng sản phẩm nhằm khuyến khích người lao động
5 Hai bên thợ và chủ đều phải nhận thức rằng việc nâng cao năng suất lao động có lợi cho cả hai bên, do đó cần có một cuộc “cách mạng tinh thần”, hợp tác và cùng nhau cố gắng
6 Tách biệt chức năng kế hoạch với chức năng thừa hành
7 Thực hiện chế độ chức năng và chế độ chức năng trực tuyến
8 Nguyên lý kiểm soát, quản lý về mặt cơ cấu tổ chức
* Taylor nêu ra bốn nguyên tắc quản lý khoa học:
Trang 41 Nghiên cứu một cách khoa học mối yếu tố của một công việc và xác định phương pháp tốt nhất để hoàn thành
2 Tuyển chọn công nhân một cách cẩn trọng và huấn luyện họ hoàn thành nhiệm vụ bằng cách sử dụng các phương pháp có tính khoa học đã được hình thành
3 Người quản lý hợp tác đầy đủ và toàn diện với công nhân để đảm bảo chắc chắn rằng người công nhân sẽ làm việc theo những phương pháp đúng đắn
4 Phân chia công việc và trách nhiệm sao cho người quản lý có bổn phận phải lập kế hoạch cho các phương pháp công tác khi sử dụng những nguyên lý khoa học, còn người công nhân có bổn phận thực thi công tác theo đúng kế hoạch đó
* Thực chất của việc quản lý một cách khoa học:
- Cách mạng tư tưởng hoàn toàn về vị trí của công nhân trong tổ chức
- Cách mạng hoàn toàn về trách nhiệm của công nhân đối với công việc của họ
- Cách đối xử của công nhân với những người đồng sự và với chủ thể quản lý
- Cuộc cách mạng tư tưởng hoàn toàn về cách đối xử của chủ thể quản lý với đồng sự và với công nhân
- Trách nhiệm của chủ thể quản lý đối với tất cả những vấn đề trong công việc hàng ngày
Trang 5* Một số tác giả khác của thuyết quản lý khoa học:
Khi bàn thảo đến “thuyết quản lý khoa học” cần phải nhắc đến hai vợ chồng Frank (1869 – 1924) và Lillian Gilbreth (1878 – 1972); họ là những người tiên phong trong nghiên cứu thời gian – động tác Hai ông bà phát triển một hệ thống các thao tác để hoàn thành một công tác Hai ông bà đưa ra một hệ thống xếp loại bao trùm các động tác như cách nắm đồ vật, cách di chuyển… Hệ thống các động tác khoa học nêu lên những tương quan giữa loại động tác và tần số với
sự mệt nhọc trong lao động, xác định những động tác dư thừa làm phí phạm năng lực, loại bỏ những động tác dư thừa, chú tâm vào những động tác thích hợp làm giảm mệt mỏi và tăng năng suất lao động
Một cộng sự thân cận của Taylor đã có những đóng góp đáng kể vào trào lưu “quản lý khoa học”, đó là Henri L Gantt (1861 – 1919) Ông vốn là một kỹ
sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong các nhà máy Ông phát triển sơ đồ Gantt
mô tả dòng công việc cần để hoàn thành một nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kế hoạch, ghi cả thời gian hoạch định và thời gian thực sự Ngày nay phương pháp Gantt là một công cụ quan trọng trong quản lý tác nghiệp Gantt cũng đưa ra một hệ thống chi tiêu công việc và hệ thống khen thưởng cho công nhân và quản lý viên đạt và vượt chỉ tiêu
1.2 Những đóng góp và hạn chế của Thuyết quản lý khoa học.
* Những đóng góp:
Trường phái quản lý khoa học có nhiều đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư tưởng quản lý:
- Phát triển kỹ năng quản lý qua phân công và chuyên môn hoá quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền
Trang 6- Xác định tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, đầu tiên dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động
- Nhấn mạnh việc giảm giá thành sản phẩm để tăng hiệu quả, dùng những phương pháp có tính hệ thống và hợp lý để giải quyết các vấn đề quản lý
- Coi quản lý như là một đối tượng nghiên cứu khoa học
* Hạn chế:
Mặc dù có nhiều đóng góp cho lịch sử phát triển của khoa học quản lý song trường phái này cũng có những hạn chế nhất định:
- Chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phức tạp, nhiều thay đổi Mới tính đến môi trường trong tổ chức, chưa xét đến môi trường bên ngoài
- Quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà đánh giá thấp nhu cầu xã hội và tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhân bản ít được quan tâm
- Cố áp dụng những nguyên tắc quản lý phổ quát cho mọi hoàn cảnh mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường, và cũng quá chú tâm đến vấn đề
kỹ thuật
- Với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân phải làm việc cật lực, Lênin phê phán đó là “khoa học vắt mồ hôi công nhân”
- Người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành
“những công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm - sinh lý, và như vậy là thiếu tính
Trang 7nhân bản Từ đó đã từng có ý kiến cho rằng thuyết này đã né tránh, dung hoà đấu tranh giai cấp mang tính cách mạng
- Không phát huy được tính sáng tạo của người lao động
Thuyết quản lý theo khoa học chủ yếu đề cập đến công việc quản lý ở cấp
cơ sở (doanh nghiệp) với tầm vi mô Tuy nhiên nó đã đặt nền móng rất cơ bản cho lý thuyết quản lý nói chung, đặc biệt về phương pháp làm việc tối ưu (có hiệu quả cao), tạo động lực trực tiếp cho người lao động và việc phân cấp quản lý
Vì nhấn mạnh đến hiệu quả kinh tế nên lý thuyết này được nhiều nhà tư bản áp dụng: được công ty Phần mềm Máy tính Microsoft ứng dụng rất thành công đem lại doanh thu tài chính mỗi năm đạt 50 tỷ USD với 57000 nhân viên ở trên 90 quốc gia Được Henry Ford ứng dụng trong việc lập ra hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km trong nhà máy ô tô con đạt công suất 7000 xe mỗi năm…
1.3 Đây là lý thuyết quản lý mà tôi tâm đắc nhất vì:
- Lý thuyết này ra đời thể hiện một sự lao động miệt mài, tinh thần trách nhiệm cao, sự tâm huyết, hứng thú và gắn bó với công việc của mình của các tác giả Chỉ có như vậy thì các ông mới có thể trải nghiệm, suy nghĩ, tìm tòi và cho
ra đời một lý thuyết quản lý mà đến thời điểm hiện nay nó vẫn còn mang nhiều giá trị Đây chính là sản phẩm lao động sáng tạo của các tác giả
- Đây là lý thuyết mang lại hiệu quả cao Nhờ áp dụng lý thuyết quản lý khoa học mà năng suất lao động của con người tăng lên đáng kể, lượng hàng hoá sản xuất ra đã tăng lên vượt bậc Những tư tưởng của lý thuyết này đã mở ra
Trang 8cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản
lý một cách khoa học trong thế kỷ XX
- Lý thuyết này thể hiện một sự chuyên nghiệp, thể hiện được tính khoa học trong quá trình lao động
- Sự ra đời của lý thuyết này đã đánh dấu sự ra đời của khoa học quản lý
- Có nhiều điểm, nhiều yếu tố thể áp dụng vào tổ chức của tôi để mang lại hiệu quả
II LIÊN HỆ THUYẾT QUẢN LÝ KHOA HỌC VỚI THỰC TIỄN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI.
2.1 Những điều đã áp dụng:
- Chuyên môn hóa, phân công nhiệm vụ theo chuyên ngành được đào tạo: Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường hiện có hơn 30 Phòng, Ban, Khoa,
Bộ môn, Trung tâm Mỗi đơn vị phụ trách một mảng công việc nhất định trong nhà trường, ví dụ Phòng Kế hoạch Tài chính phụ trách mảng tài chính của nhà trường, Phòng Công tác Học sinh Sinh viên quản lý đời sống của học sinh sinh viên trong nhà trường, Phòng Quản trị thiết bị chịu trách nhiệm tư vấn, lắp đặt, bảo dưỡng, tu sửa hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị trong trường, các Khoa
có trách nhiệm phân công người giảng dạy các môn thuộc lĩnh vực mà mình phụ trách…
Trong từng đơn vị của nhà trường cũng có sự chuyên môn hóa Mỗi người
sẽ phụ trách một mảng công việc nhất định với những quyền hạn và trách nhiệm liên quan, phù hợp với chuyên môn của mình Làm như vậy vừa phát huy được
Trang 9năng lực sở trường của từng người, đồng thời đây cũng là căn cứ cho việc khen thưởng khi có thành tích tốt, hoặc quy trách nhiệm khi xảy ra sai sót
- Các công việc, hoạt động của nhà trường được thiết kế phân chia thành một loạt nhiệm vụ liên quan Các nhiệm vụ liên quan này được tính toán sao cho khi thực hiện đảm bảo sự phối hợp ăn khớp, tránh chồng chéo nhau giữa các đơn
vị Ví dụ, với việc học lại của sinh viên: Trước hết Phòng Đào tạo có trách nhiệm tính điểm, thống kê ra những sinh viên học lại của từng môn, sau đó thông báo tới sinh viên theo thời gian quy định Sinh viên có trách nhiệm đăng
ký học lại với Phòng Đào tạo Phòng Kế hoạch Tài chính có trách nhiệm thu tiền học lại của sinh viên và thông báo tới Phòng Đào tạo danh sách những sinh viên
đã đóng tiền học lại Trên cơ sở danh sách đó, Phòng Đào tạo tổ chức lớp, lập thời khóa biểu học lại cho sinh viên Thời khóa biểu này sẽ được thông báo tới sinh viên học lại và các đơn vị liên quan Các Khoa chịu trách nhiệm phân công người giảng dạy theo đúng tiến độ đã đề ra Phòng Thanh tra Giáo dục có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho việc học lại được tiến hành theo đúng lịch; Phòng Quản trị thiết bị đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho quá trình học lại đó… Tất cả phối hợp với nhau tạo thành một dây chuyền đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của nhà trường
- Từ năm 2009 nhà trường đã xây dựng và thực hiện quản lý theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2008, trong hệ thống đó mô tả cụ thể quy trình công việc; mô tả vị trí, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, từng cán bộ, chuyên viên, giảng viên trong trường; tiêu chuẩn hoá phương pháp, thao tác và điều kiện tác nghiệp
- Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và yêu cầu với từng vị trí làm việc, nhà trường sẽ tuyển người vào làm việc đáp ứng theo các yêu cầu đó Ví dụ với
Trang 10giảng viên phải là người tốt nghiệp đại học chính quy loại giỏi trở lên, hoặc có bằng thạc sỹ loại khá đúng với chuyên ngành giảng dạy…
- Nhà trường luôn chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ thực hiện tốt các công việc chuyên trách:
+ Nhà trường luôn khuyến khích và tạo điều kiện (về thời gian, kinh phí…) để người lao động tự học tập, nâng cao trình độ chuyên môn của mình Ví
dụ, với những người đi học tiến sĩ sẽ được nhà trường hỗ trợ kinh phí học tập, đi học thạc sĩ nếu học giờ hành chính vẫn được hưởng nguyên lương và các chế độ khác…
+ Cử cán bộ, viên chức, giáo viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo… nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc
+ Đồng thời Nhà trường thực hiện các chương trình đào tạo nâng cao trình
độ đội ngũ cán bộ viên chức nhà trường thông qua các dự án hợp tác quốc tế như: Dự án “Tăng cường năng lực và thể chế đào tạo cán bộ tài nguyên và môi trường” với Hà Lan, nhà trường sẽ có thêm từ 5 -7 tiến sĩ về Quản lý biển, Quản
lý tài nguyên nước, Địa chất thủy văn; hợp tác với Ôxtrâylia về đào tạo cán bộ trong lĩnh vực khí tượng thủy văn và thủy văn biển; hợp tác với Cục khí tượng Nhà nước Trung Quốc về đào tạo dự báo khí tượng…
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa người quản lý và nhân viên: Người quản lý có bổn phận phải lập kế hoạch cho các phương pháp công tác, còn nhân viên có bổn phận thực thi công tác theo đúng kế hoạch đó: Ban giám hiệu có trách nhiệm vạch ra định hướng, đề ra mục tiêu chung và lập kế hoạch chiến
Trang 11vị lập kế hoạch hoạt động cụ thể của đơn vị mình theo năm học và theo từng công việc cụ thể, đồng thời phân công người thực hiện chúng Thuộc cấp có trách nhiệm thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra Tuy nhiên hiện nay thuộc cấp không phải chỉ tiếp nhận một chiều các tác động quản lý từ cấp trên, mà họ cũng có quyền tham gia vào quá trình lập kế hoạch, có những tác động phản hồi ngược trở lại với người quản lý
Trong quá trình thực hiện các kế hoạch và hoạt động đã đề ra, người quản
lý luôn giám sát để đảm bảo nhân viên luôn thực hiện đúng Cuối mỗi tháng, các đơn vị có trách nhiệm làm báo cáo với Hiệu trưởng tình hình hoạt động trong tháng của đơn vị mình, tổng kết những việc đã làm được và những việc chưa so với kế hoạch
- Biểu đồ Gantt được áp dụng trong việc lập thời khóa biểu, trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học
2.2 Một số kiến nghị.
- Tiếp tục chú trọng và thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, giảng viên, chuyên viên trong nhà trường
- Bên cạnh việc áp dụng những tư tưởng lý thuyết quản lý khoa học thì người quản lý cần chú trọng đến đặc điểm tâm lý – xã hội của từng người để tác động cho phù hợp, tức bên cạnh “con người kinh tế” còn cần chú ý đến “con người xã hội” Bên cạnh việc tạo động lực trực tiếp bằng các tác động kinh tế thì người quản lý phải biết quan tâm, động viên, khích lệ; tạo môi trường làm viêc thân thiện, đoàn kết, gắn bó, và giúp đỡ nhau cùng phát triển Đồng thời chú ý