Khuyến khích nhân viên thông qua giao tiếp

Chia sẻ quan điểm của Công ty với người lao động sẽ giúp họ thêm tin tưởng và nhận thức rõ để cùng phấn đấu theo mục tiêu của Công ty.

Khuyén khich nhan vién thong qua

giao tiep

Chia sẻ quan điểm của Công ty với người lao động sẽ giúp

họ thêm tin tưởng và nhận thức rõ dé cùng phấn đấu theo

mục tiêu của Công ty

Ngày nay, khi ngồi trong một quán cà phê Cappucino ở một khu gọi là “Hồ con Rùa” ở TP Hồ Chí Minh mọi người thường thảo

luận xoay quanh cuộc đàm phán hòa bình mái về dải Gaza và

quan sát vụ phóng tàu vũ trụ Discovery của NASA Trong khi đó

ở văn phòng Công ty còn quá nhiều vẫn đề về giao tiếp nội bộ cần được thảo luận

Người lao động cần được thông tin về tình hình kinh doanh của

Công ty Bởi đó là chỗ dựa của cuộc sống và sự nghiệp của họ

Họ cần biết các mục tiêu ngắn hạn và cung hạn cũng như tâm

nhìn tương lai của Công ty Chia sẻ những thông tin với người

lao động sẽ làm họ thêm tin tưởng, nhận thức rõ và phan dau vi

mục tiêu của Công ty

Thực tế là khi Công ty chia sẻ mục đích kinh doanh tới các cấp

quản lý và sau đó đề họ phổ biến rộng rãi tới từng người lao

động, điều đó sẽ có tác dụng tích cực trong việc giúp họ hướng

vào tất cả các hoạt động của từng phòng, ban tới từng cá nhân

Chia sẻ thông tin từ Công ty không chỉ là lời cam kết và tin tốt

lành mà có thê còn bao gồm cả những khó khan hay van dé ma

mọi người cần cùng đồng tâm đề vượt qua thách thức hay các

rào cản Đề phân bố ngân sách trong năm, chúng ta thiết lập từng

mục tiêu cho từng phòng ban đề đưa ra một bản phân bỗ ngân

sách chặt chẽ và chỉ định kiểm soát ngân sách cho từng phòng ban Kết quả là đối với mỗi khoản chỉ, các trưởng phòng thường

phải hỏi chứng từ để phòng kế toán chấp nhận khoản chỉ của

mình Luôn luôn cần phải trao đổi hoặc tranh cãi lý do tại sao

chúng tôi phải chỉ cho khoản mục đó mà không chỉ vào khoản mục kia Chúng tôi luôn khuyến khích những cuộc trao đồi hay

tranh luận vì nó rất hữu dụng và kết quả là ngân sách được kiểm

soát chặt chẽ hơn bởi chính những người được phân bổ ngân

sách

Một khía cạnh nhạy cảm khác của hệ thống thứ bậc là người lao động muốn biết và cố gắng hiễu hệ thống thang bậc của Công ty

Họ muốn biết vị trí của mình hiện đang ở mục nào trong bảng

thang bậc của Công ty, còn bao nhiêu bậc nữa họ sẽ lên đến

được vị trí của sếp trực tiếp của mình hoặc sếp của sếp một tổ

chức mạnh sẽ không do dự khi công khai hệ thống thứ bậc trong

khi lượng cá nhân được giữ kín Trong thực tế, người lao động

sẽ tìm cách đề biết mức lương của nhau, do vậy sự vô tư trong

nội bộ đóng một vai trò rất quan trọng, kinh nghiệm của chúng tôi

đã chỉ ta rằng, thậm chí việc tăng lương hàng năm phải được áp

dụng và thông báo ngay lập tức tới người lao động để tránh

những vấn đề như giải thích, hay nghỉ ngờ cũng như sự ganh tị

lẫn nhau trong Công ty Là một người quản lý nhân sự, bạn chắc

chắn phải đối phó với nhiều khó khăn khi gặp những yêu cầu về

tăng lương cho từng cá nhân Điều này sẽ tỏ nên dễ dàng hơn nhiều nếu chúng ta đưa ra những tiêu chuẩn và thậm chí là

những công thức của việc tăng lương (như điều chỉnh (nếu có))

dé quản lý thang bậc, phần còn lại là một hệ thống đánh giá hiệu quả công bằng, cơ sở dữ liệu tương thích và các phần mềm liên quan

Hiều được hệ thống thứ bậc nghề nghiệp và yêu cầu đối với từng

vị trí sẽ thúc đây người lao động tự hoàn thiện mình và nâng cao năng lực trình độ để phân đấu cho sự thăng tiền nghề nghiệp về

Sau này

Trong giao tiếp hàng ngày, người lao động cần biết sự đánh giá

của nhà quản lý về mức độ hoàn thành công việc của họ chứ

không muốn đợi đến cuối năm để điền vào bảng đánh giá công

việc Một nhà quản lý giỏi luôn biết cách khen ngợi người lao

động mỗi khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ hiện tại và điều đó sẽ là

nguồn động viên lớn đối với người lao động, khi họ làm sai, cần

có sự nhắc nhở ngay lập tức đề tránh những sai lầm tiếp theo Theo kinh nghiệm của cá nhân, tôi đã gặp rất nhiều xung đột giữa

nhân viên và người điều hành trực tiếp của họ dẫn tới không còn

cách nào khác, bắt buộc một trong hai người phải ra đi do không thê đồng thuận được về một số điều rất nhỏ nhưng họ giữ kín

cho tới khi ghi vào bản đánh giá cuối năm và như vậy thì quá muộn Liệu bạn có bao giờ tự hỏi, người công nhân có cảm giác

như thế nào khi làm việc suốt năm mà không hề nhận được bắt

cứ nhận xét nào của sếp trực tiếp

Giao tiếp luôn phải có hai chiều Công ty và các cấp quản lý cũng

cần phải hiểu xem người lao động phản hồi những gì Tùy theo từng loại thông tin, có thê lựa chọn bằng cách trao đổi trực tiếp

hoặc thăm dò, nhưng quá trình xử lý thông tin và phản hôi lại

người lao động là cần thiết và không thé thiếu được, kết quả sau

đó cần được trao đổi một cách thẳng thắn và cởi mở Điều gì có

thê làm được bạn phải cam kết và việc gì ngoài khả năng bạn

cần phải chỉ rõ và không nên tránh né Nếu không, những ảnh hưởng tiêu cực trong lần trao đồi tiếp theo là không thể tránh

khỏi

Một khía cạnh khác nữa cần quan tâm là nên trao đổi trực tiếp

hay thông qua bản viết Thực tế cho thấy, trao đồi trực tiếp

thường dễ dẫn tới hiểu lầm trong khi qua bản viết thì lại tạo sự xa

cách Chúng tôi luôn luôn ủng hộ những buôi “trao đồi trực tiếp” nhung những vân đề nao dé dan tới hiểu nhằm thì nên xác minh thông qua bản viết Đôi khi, rất dễ với một vài dòng thông qua hệ thống email nội bộ

Trao đồi luôn là vấn đề rất nhạy cảm Tùy thuộc vào mức độ

khám phá, trao đổi có thê khuyến khích mạnh mẽ người lao động

hoặc cũng có thê gây rắc rồi cho tô chức của bạn Đương nhiên,

thông tin cần phải được chọn lựa cần thận vì nó sẽ không dừng lại ở nội bộ Công ty bạn và điều này không thuộc phạm vi của bài viết này