Bai giang Ms Excel 2010

Các bảng tính trong Microsoft Excel Microsoft Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Microsoft Excel có nhiều tính năng ưu việt như - Tí

Phần 5: MICROSOFT EXCEL 2010 5.1 TỔNG QUAN

Microsoft Excel 2010 là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một chương trình hỗ trợ mạnh để thực hiện việc tính toán tính một cách chuyên nghiệp Các bảng tính trong Microsoft Excel (Microsoft Excel) bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Microsoft Excel có nhiều tính năng ưu việt như

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu;

- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách;

- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau;

- Vẽ đồ thị và các sơ đồ;

- Tự động hóa các công việc bằng các macro;

- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau mà không cần phải xây dựng các chương trình với giao diện rất thân thiện Hiện tại Microsoft Excel được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp

5.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

5.2.1 Dữ liệu kiểu chuỗi – Text

Dữ liệu kiểu text là tổ hợp của ký tự số, khoảng trắng, và các “ký tự phi số”

Ví dụ: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675 Text dùng để mô tả, giải thích, định danh đối tượng

Các phép tính được thực hiện trên text là phép kết ghép dữ liệu (&), phép so sánh một ngôi, phép so sánh hai ngôi và một số hàm xử lý text Mặc định dữ liệu kiểu text được canh trái ô khi kết thúc việc nhập (ấn phím Enter)

5.2.2 Dữ liệu kiểu số – Numbering

- Dữ liệu số là giá trị hằng gồm các ký số từ 0 đến 9, các ký tự như dấu + – ( ) , / $ % E e và Date, Time Nếu dữ liệu số nhập không hợp lệ thì được xem là dữ liểu kiểu chuỗi

- Tại thời điểm nào đó trong ô chứa dữ liệu kiểu số chỉ có duy nhất một dấu chấm hoặc dấu phẩy , dùng để phân cách phần nguyên đối với số nguyên và

thập phân đối với số thực

- Số âm bắt đầu bằng dấu trừ – hoặc được đặt trong cặp dấu mở (và đóng ngoặc đơn )

- Dấu $ dùng để nhập dạng tiền tệ

- Ký hiệu / dùng để nhập phân số Ví dụ: 1/2 hay 5 ½

- Ký hiệu % nhập số dạng phần trăm Ví dụ: 5% hay 1.50%

- E e hiển thị số khoa học Ví dụ: 103 = 1E+3 hay 1e+3

- Dữ liệu ngày và thời gian (Date & Time) cũng được xem là dữ liệu số Excel lưu trữ dữ liệu date ở dạng số (serial number) và thời gian ở dạng phân số với mẩu số 24 Có thể cộng, trừ hoặc thực hiện một số phép tính khác trên dữ liệu Date & Time, để sử dụng chúng trong công thức hãy bao quanh bằng cặp dấu

nháy kép nếu nhập trực tiếp (nhưng phải nhập đúng dạng thức của máy) Ví dụ

như công thức sau ="5/12/98"-"2/5/98” cho giá trị là 217

- Trong Excel dữ liệu date được đánh số từ 1 là ngày, tháng, năm đầu tiên của thế kỷ ví dụ như serial number là 1 sẽ biểu diễn cho ngày 01/01/1900

- Khi nhập đúng dạng Date & Time và định dạng hiển thị đúng chuẩn Excel

sẽ tự động cập dạng thức và biểu diễn theo dạng hiển thị đã thiết đặt trong Control Panel và định dạng trong Format cells

- Dấu : dùng phân cách giờ, phút, giây

- Dấu / phân cách ngày, tháng, năm

- Dấu cách (Space bar) dùng để tách Date & Time khi nhập dữ liệu trong cùng một ô Tùy theo thiết đặt trong Control Panel mà đồng hồ hệ thống và Excel nhận dạng Time là 12 hay 24 Để nhập Time ở dạng 12 hay 24 thì chúng ta định dạng hiển thị có/không AM/PM

- Mặc định dữ liệu kiểu số sẽ được canh phải ô khi kết thúc việc nhập, dữ liệu kiểu số nhập không hợp lệ được xem là dữ liệu kiểu chuỗi

5.2.3 Dữ liệu kiểu công thức – Formula

Dữ liệu nhập vào bảng tính có 2 loại

- Thứ nhất, hằng (constant) – là các dữ liệu do người dùng nhập và hiệu

chỉnh, hằng có thể là

+ Kiểu chuỗi (Text);

+ Kiểu số (Number) gồm có: số nguyên; số thực; phân số; dạng phần trăm, dạng số khoa học;

+ Date & Time

- Thứ hai, công thức (formula) – là biểu thức dùng để thực hiện những

phép tính trên các hằng (có thể là dữ liệu số hoặc chuỗi tùy vào loại phép tính) nhằm hiển thị giá trị trong ô nhập Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác Ký tự đầu tiên được nhập vào trong ô chứa dữ liệu kiểu công thức là dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+), kết quả trả về trong ô lập công thức tùy thuộc vào loại phép tính được thực hiện trên các hằng Trong công thức có các loại phép tính sau

5.2.3.1 Các phép tính số học

Phép tính Ký hiệu Ví dụ Kết quả tại ô nhập công thức

5.2.3.2 Các phép tính so sánh

Phép tính Ký hiệu Ví dụ Kết quả tại ô nhập công thức

5.2.3.3 Phép tính ghép dữ liệu: &

Chú ý:

- Các phép tính số học không thực hiện được trên đữ liệu kiểu chuỗi

- Dữ liệu kiểu chuỗi khi nhập trực tiếp vào công thức phải được đặt trong ngoặc kép “”

5.3 KHỞI ĐỘNG

Cách 1: Double click vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên Desktop

(nếu có)

Cách 2: Start/ Programs/ (All Programs Microsoft)/ Microsoft Office/

Microsoft Excel 2010

Cách 3:  + R (Start/ Run)/ Excel.exe/ OK

5.4 GIAO DIỆN MICROSOFT EXCEL 2010

5.4.1 Các thành phần của cửa số chương trình ứng dụng Microsoft Excel 2010

Title bar có các thành phần sau

- Customize Quick Access Toolbar có các nút lệnh như: New, Open, Save,

Undo, Redo, …., Open Recent File Ngoài ra chúng ta có thể thêm các nút lệnh khác vào đây bằng lệnh More Command

- Tên trình ứng dụng – Microsoft Excel

- Các nút lệnh

+ Minimize button: đưa cửa sổ ứng dụng về dạng biểu tượng nhỏ nhất lên

taskbar

+ Restore Down button: đưa cửa sổ ứng dụng về dạng trung gian, ở dạng

này chúng ta có thể di chuyển và thay đổi kích thước cửa sổ ứng dụng

+ Sau khi đưa cửa sổ ứng dụng về dạng trung gian thì Restore Down button sẽ chuyển thành Maximize button để phóng to cửa sổ ứng dụng lên toàn

màn hình

+ Close button: thoát khỏi trình ứng dụng và đồng thời đóng file

- Ribbon: Microsoft Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng Menu thành các nhóm lệnh trình bày dưới dạng nút lệnh Có các nhóm Ribbon chính: File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews,

View, Developer, Add-Ins

+ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá

trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng dữ liệu, các kiểu mẩu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, rút trích dữ liệu,…

+ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ

thị, các ký hiệu, …

+ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập

các thao tác in ấn

+ Formulas: Dùng để đặt tên vùng (Name box); chèn công thức thông qua nút Insert Function và là công cụ dùng kiểm tra kiểu dữ liệu trong các ô của

bảng tính

+ Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu bên trong và bên ngoài file

Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

+ Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích

vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính

+ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như phóng to, thu nhỏ,

chia màn hình, …

+ Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập

trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào nút

Office/ Excel Options/ Popular/ Show Developer tab in the Ribbon

+ Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Microsoft Excel mở một tập tin có sử

dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

5.4.2 Các thành phần của tập tin (Book, Workbook, File)

- Mỗi tập tin trong Microsoft Excel 2010 có thể chứa một hoặc nhiều bảng tính (Sheet), có tối đa 255 bảng và cũng là nơi dùng để xử lý dữ liệu Mỗi bảng

tính được gọi là một Sheet (có tối đa 16.348 cột và 1.048.576 dòng) Khi mở một

tập tin mới, Microsoft Excel 2010 sẽ lấy tên tập tin là Book1.xlsx và con trỏ ô sẽ nằm ở địa chỉ A1 của Sheet1

+ Dòng (Row) còn gọi là tiêu đề dòng được ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3,

…, 1.048.576

+ Cột (Column) còn được gọi là tiêu đề cột được ký hiệu theo các chữ cái

A, B, C , Z; AA, AB, …, AZ, BA, BB, … , ZZ; AAA, AAB, …, XFD (có tối

đa 16.384 cột trên một bảng tính – Sheet)

+ Ô (địa chỉ ô – Cell): là giao điểm của dòng và cột, ký hiệu <cột><dòng>

Ví dụ: Ô E5 là giao của cột E giao với dòng 5

+ Con trỏ ô: có dạng hình chữ nhật, ô có con trỏ ô xuất hiện được gọi là ô

hiện hành Phía dưới góc phải của con trỏ ô được gọi là Fill Handle (khi trỏ vào

có dạng dấu cộng màu đen) dùng để sao chép công thức và dữ liệu

+ Con trỏ chuột: có dạng dấu cộng màu trắng dùng để đánh dấu chọn ô,

vùng và di chuyển con trỏ ô

+ Vùng (địa chỉ vùng – Range): được xác định bởi ô góc trên bên trái và ô

góc dưới bên phải, giữa hai ô này có dấu : phân cách, ví dụ A5:E10

+ Sheet tabs: là nơi hiển thị tên và các nút điều khiển các sheet, nó được đặt

tại phía dưới bên trái của cửa sổ book Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác

ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần chuyển đến trong thanh sheet tab

- Chart sheet: cũng là một sheet trong book, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị

Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

5.4.3 Các loại địa chỉ ô

- Địa chỉ ô tương đối: công thức chứa địa chỉ tương đối sẽ thay đổi cột hoặc

dòng theo khoảng cách khi ta sao chép công thức từ nguồn sang đích đến Ký

hiệu: <CỘT><DÒNG>, ví dụ cột A, dòng thứ 5 được ghi như là A5

- Địa chỉ ô tuyệt đối: công thức chứa địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi cột

hoặc dòng khi ta sao chép công thức từ nguồn sang đích đến Ký hiệu:

<$CỘT><$DÒNG>, ví dụ cột A, dòng thứ 5 được ghi như là $A$5

- Địa chỉ ô hỗn hợp: công thức chứa địa chỉ hỗn hợp sẽ thay đổi cột hoặc

dòng theo khoảng cách khi ta sao chép công thức từ nguồn sang đích đến Có 2

dạng và được ký hiệu: <$CỘT><DÒNG> và <CỘT><$DÒNG>, ví dụ cột A, dòng thứ 5 được ghi như là $A5, A$5

- Địa chỉ vùng: tương tự như địa chỉ ô, địa chỉ vùng cũng có 3 loại là địa chỉ

vùng tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp

5.5 THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG

- File/Exit

- Ấn vào nút Close trên thanh tiêu đề

- Atl + F4

5.6 CÁC THAO TÁC TRÊN WORKBOOK

5.6.1 Tạo Workbook mới

- File/New/Blank Workbook

- Ctrl + N

5.6.2 Lưu Workbook

Bước 1:

- File/Save As

- File/Save

- Ctrl + S

Bước 2:

- Save in: Chọn đường đường dẫn chứa file

- File name: Nhập tên file cần lưu (tên file phải hợp lệ và không nhập phần

mở rộng)

- Save as type: Nếu có nhu cầu (nếu không thì để mặc định) mở file trên các

phiên bản Microsoft Excel 2003 trở trước để sử dụng ta chọn Excel 97-2003 Workbook

- Ấn vào nút Save để lưu lại nội dung file

5.6.3 Nhập và định dạng dữ liệu số hợp lệ

5.6.3.1 Số nguyên không có đơn vị đo lường, có dấu cách ngàn

B1: Thiết lập dấu cách ngàn, dấu cách thập phân và dấu phân cách giữa các tham số cho các hàm trong thư viện hàm của Mcrosoft Exlcel 2010 trên

Windows XP (Start/Control Panel/ Regional Language and Options/ Regional Options/Customize/Numbers)

Decimal Symbol: thiết lập dấu cách thập phân

Digit Grouping Symbol: thiết lập dấu cách ngàn

List Separator: thiết lập dấu cách cho các đối số trong hàm

B2: Chỉ nhập số nguyên, không nhập dấu cách ngàn

B3: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B4: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

5.6.3.2 Số nguyên có đơn vị đo lường, không có dấu cách ngàn

B1: Chỉ nhập số nguyên, không nhập đơn vị đo lường

B2: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B3: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

5.6.3.3 Số nguyên có đơn vị đo lường, có dấu cách ngàn

B1: Thiết lập dấu cách ngàn

B2: Chỉ nhập số nguyên, không nhập đơn vị đo lường và dấu cách ngàn

B3: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B4: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

5.6.3.4 Số thực không có đơn vị đo lường

B1: Thiết lập dấu cách thập phân

B2: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B3: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

B4: Nhập số thực, có nhập dấu thập phân (Del ) giữa phần nguyên và phần thập phân

5.6.3.5 Số thực có đơn vị đo lường

B1: Thiết lập dấu cách thập phân

B2: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B3: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

B4: Nhập số thực

5.6.3.6 Nhập số có ký hiệu phần trăm

B1: Quét khối vùng dữ liệu nhập cần định dạng

B2: Định dạng hiển thị (Format/Cells/Number)

B3: Chỉ nhập số, không nhập ký hiệu %

5.6.3.7 Nhập phân số

5.6.3.8 Nhập Date, có các dạng Date như sau

Dạng hiển thị 1: d/m/yy

Dạng hiển thị 2: d/m/yyyy

Dạng hiển thị 3: dd/mm/yy

Dạng hiển thị 4: dd/mm/yyyy

Từ 1 đến 4 có dạng thức là ngày/tháng/năm

Dạng hiển thị 5: m/d/yy

Dạng hiển thị 6: m/d/yyyy

Dạng hiển thị 7: mm/dd/yy

Dạng hiển thị 8: mm/dd/yyyy

Từ 5 đến 8 có dạng thức là tháng/ ngày/năm

Thao tác:

B1: Thiết lập dạng thức cho máy (Start/Control Panel/ Regional Language and Options/ Regional Options/Customize/Date)

Short Date Format: thiết lập dạng thức Date ngắn d/M/yy hoặc M/d/yy Long Date Format: thiết lập dạng thức Date dài dddd, MMMM dd, yyyy

hoặc MMMM dd, dddd, yyyy

B2: Quét khối vùng cần định dạng

B3: Định dạng hiển thị dữ liệu trong ô nhập

B4: Nhập dữ liệu theo yêu cầu

5.6.4 Quét khối dữ liệu trong ô

- Một ô – Cell: Click vào ô cần thực hiện thao tác

- Vùng – Range: Drag chuột từ ố góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải

(hoặc thực hiện ngược lại) của vùng cần quét khối

- Một cột: Click vào tiêu đề cột cần thực hiện thao tác

- Một dòng: Click vào tiêu đề dòng cần thực hiện thao tác

- Nhiều vùng không liên tiếp: Quét khối vùng thứ nhất, ấn giữ phím Ctrl và

đồng thời quét khối vùng thứ 2, thứ 3, …, thứ n, để kết thúc thả nút Ctrl và nút chuột

- Nhiều cột hoặc nhiều dòng không liên tiếp: Click vào tiêu đề cột hoặc

dòng thứ nhất, ấn giữ phím Ctrl và đồng thời Click vào tiêu đề của cột hoặc dòng thứ 2, thứ 3, …, thứ n của phạm vi cần đánh dấu chọn, để kết thúc thả nút Ctrl và nút chuột

- Nhiều cột hoặc nhiều dòng liên tiếp: Click vào tiêu đề cột hoặc dòng thứ

đầu tiên, ấn giữ phím Shift và đồng thời Click vào tiêu đề của cột hoặc dòng cuối cùng của phạm vi cần đánh dấu chọn, để kết thúc thả nút Shift và nút chuột

5.6.5 Sao chép dữ liệu

- Bước 1: Quét khối vùng cần sao chép

- Bước 2: Thực hiện lệnh sao chép

+ Home/ Copy

+ Phải chuột lên vùng đã quét khối/ Copy

+ Ctrl + C

- Bước 3: Click vào ô đích đến (góc trên bên trái của vùng đích đến nếu dữ liệu nguồn có nhiều ô)

Bước 4: Dán dữ liệu vào đích đến

+ Home/ Paste

+ Phải chuột lên vùng đã quét khối/ Paste

+ Ctrl + V

5.6.6 Sao chép (điền) số và công thức tự động

Trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô nguồn sao cho con trỏ chuột có dạng dấu cộng màu đen đậm, đồng thời thực hiện thao tác drag về hướng đích đến

5.6.7 Di chuyển dữ liệu

- Bước 1: Quét khối vùng cần di chuyển

- Bước 2: Thực hiện lệnh di chuyển

+ Home/ Cut

+ Phải chuột lên vùng đã quét khối/ Cut

+ Ctrl + X

- Bước 3: Click vào ô đích đến (góc trên bên trái của vùng đích đến nếu dữ liệu nguồn có nhiều ô)

Bước 4: Dán dữ liệu vào đích đến

+ Home/ Paste

+ Phải chuột lên vùng đã quét khối/ Paste

+ Ctrl + V

5.6.8 Chỉnh sửa dữ liệu

Bước 1:

+ Double click vào ô cần chỉnh sửa

+ Click vào ô cần chỉnh sửa sau đó click vào cần chỉnh sửa trên thanh công thức

+ Click chuột vào ô cần chỉnh sửa, sau đó ấn phím F2

Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa, để kết thúc việc chỉnh sửa ấn phím Enter

5.6.9 Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

5.6.10 Thêm, xóa cột hoặc dòng

5.6.11 Đặt, xóa tên vùng

5.6.12 Di chuyển, thêm, đổi, xóa tên Sheet

5.6.13 Mở Workbook đã lưu

5.6.14 Đóng Workbook