GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

Đ I H C THÁI NGUYÊN

TR NG Đ I H C KINH T & QU N TR KINH DOANH

Ch biên: TS Đoàn Quang Thi u

GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ K TOÁN

NHÀ XU T B N TÀI CHÍNH

1

M C L C

Trang

Ch ng I

Đ I T NG, NHI M V VÀ PH NG PHÁP K TOÁN

I KHÁI NI M K TOÁN VÀ S PHÁT TRI N C A K

TOÁN 7

1 Khái ni m k toán 7

2 Vài nét về sự phát triển c a k toán 9

II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K TOÁN Đ C TH A NH N 10

1 M t s khái ni m và gi định 11

2 M t s nguyên tắc k toán 13

III Đ I T NG C A K TOÁN 17

1 Sự hình thành tài s n c a doanh nghi p 18

2 Sự v n đ ng c a tài s n trong ho t đ ng kinh doanh 22

IV NHI M V , YÊU C U VÀ Đ C ĐI M C A CÔNG TÁC K TOÁN 25

1 Đặc điểm c a k toán 25

2 Nhi m v c a k toán 26

3 Yêu cầu đ i với công tác k toán 26

V CÁC PH NG PHÁP C A K TOÁN 28

1 Ph ng pháp ch ng t k toán 29

2 Ph ng pháp tính giá 30

3 Ph ng pháp đ i ng tài kho n 30

4 Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán 30

Ch ng II CH NG T K TOÁN VÀ KI M KÊ I CH NG T K TOÁN 32

1 Khái ni m về ch ng t k toán 32

2 M t s quy định chung về ch ng t k toán 33

3 Phân lo i ch ng t k toán 34

4 Kiểm tra và xử lý ch ng t k toán 37

5 Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p 40

II KI M KÊ TÀI S N 43

1 N i dung công tác kiểm kê 43

2 Tác d ng c a kiểm kê 44

3 Phân lo i kiểm kê 45

4 Th t c và ph ng pháp ti n hành kiểm kê 45

Ch ng III TÍNH GIÁ Đ I T NG K TOÁN I PH NG PHÁP TÍNH GIÁ 48

1 Khái ni m và ý nghĩa c a ph ng pháp tính giá 48

2 Yêu cầu và nguyên tắc tính giá 49

II TÍNH GIÁ M T S Đ I T NG K TOÁN CH Y U 51

1 Tính giá tài s n c định 51

2 Tính giá v t t , hàng hoá mua vào 53

3 Tính giá thành s n phẩm hoàn thành 56

4 Tính giá thực t v t t , s n phẩm, hàng hoá xuất kho 58

Ch ng IV T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN I PH NG PHÁP T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN 64

1 Khái ni m ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán 64

2 Ý nghĩa c a ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán 64

II M T S BÁO CÁO K TOÁN T NG H P VÀ CÂN Đ I.65 1 B ng cân đ i k toán 66

2 Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh 78

3 Báo cáo l u chuyển tiền t 85

Ch ng V TÀI KHO N VÀ GHI S KÉP I TÀI KHO N 91

ấu c a tài kho n 91

3

2 Phân lo i tài kho n 94

II H TH NG TÀI KHO N K TOÁN DOANH NGHI P HI N HÀNH 101

1 H th ng tài kho n k toán 101

2 K t cấu chung c a các lo i tài kho n trong h th ng tài kho n 113

3 Tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích 117

4 M i quan h giữa tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích 118

III GHI S KÉP 120

1 Khái ni m 120

2 Định kho n k toán 123

3 Tác d ng c a ph ng pháp ghi s kép 127

Ch ng VI K TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CH Y U I K TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG C P 130

1 Khái ni m 130

2 Nhi m v k toán quá trình cung cấp 130

3 M t s tài kho n ch y u sử d ng để h ch toán trong quá trình cung cấp 130

4 Định kho n m t s nghi p v kinh t phát sinh ch y u 131

5 S đ k toán 133

II K TOÁN QUÁ TRÌNH S N XU T 137

1 Khái ni m 137

2 Nhi m v k toán quá trình s n xuất 137

3 M t s tài kho n sử d ng ch y u trong h ch toán quá trình s n xuất 138

4 Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh 139

5 S đ k toán 141

III K TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU TH S N PH M VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH 146

1 Khái ni m 146

2 Các ph ng pháp tiêu th s n phẩm 146

3 Nhi m v c a k toán quá trình tiêu th và xác định k t qu kinh doanh 147

4 M t s tài kho n sử d ng ch y u trong quá trình tiêu th 147

5 Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh: 148

6 S đ k toán 152

IV K TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH 158

1 Khái ni m 158

2 Nhi m v c a k toán 158

3 Tài kho n sử d ng để h ch toán 159

4 Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh 159

5 S đ k toán 164

Ch ng VII CÁC PH NG PHÁP KI M TRA S LI U K TOÁN I B NG CÂN Đ I S PHÁT SINH (B NG CÂN Đ I TÀI KHO N) 171

1 N i dung và k t cấu c a b ng cân đ i s phát sinh 171

2 Ph ng pháp l p b ng 172

3 Tác d ng c a b ng cân đ i s phát sinh 173

II B NG Đ I CHI U S PHÁT SINH VÀ S D KI U BÀN C 173

1 N i dung và k t cấu 173

2 Ph ng pháp l p b ng 174

III B NG T NG H P S LI U CHI TI T (B NG CHI TI T S D VÀ S PHÁT SINH) 175

1 N i dung và k t cấu c a b ng t ng h p s li u chi ti t 175

2 M t s b ng t ng h p s li u chi ti t áp d ng ph bi n 176

Ch ng VIII S K TOÁN, K THU T GHI S VÀ HÌNH TH C K TOÁN I S K TOÁN VÀ K THU T GHI S K TOÁN 185

1 Những vấn đề chung về s k toán 185

5

3 Kỹ thu t ghi s và chữa s k toán 189

II CÁC HÌNH TH C K TOÁN 198

1 Hình th c Nh t ký S cái 199

2 Hình th c k toán nh t ký chung 203

3 Hình th c k toán Ch ng t ghi s 207

4 Hình th c k toán nh t ký ch ng t 214

5 Hình th c k toán trên máy vi tính 219

Ch ng IX T CH C B MÁY K TOÁN Đ N V KINH T C S I NH NG V N Đ CHUNG V T CH C B MÁY K TOÁN 221

1 Nguyên tắc t ch c và nhi m v c a b máy k toán 221

2 C cấu t ch c phòng k toán 222

3 Quan h giữa phòng k toán với các phòng ch c nĕng khác 229

II CÁC HÌNH TH C T CH C B MÁY K TOÁN 230

1 Hình th c t ch c b máy k toán t p trung 230

2 Hình th c t ch c k toán phân tán 231

3 Hình th c t ch c k toán v a t p trung v a phân tán 233

III K TOÁN TR NG VÀ KI M TRA K TOÁN 233

1 K toán tr ởng 233

2 Kiểm tra k toán 236

TÀI LI U THAM KH O 239

L I NÓI Đ U

Nguyên lý k toán là môn học trang bị cho sinh viên các ki n th c

và khái ni m c b n về k toán làm c sở học t p và nghiên c u các môn học trong các chuyên ngành k toán, kinh t Nh n th c rõ vai trò quan trọng c a môn học này, Khoa K toán Tr ờng đ i học Kinh t và

Qu n trị kinh doanh Đ i học Thái nguyên t ch c biên so n “Giáo trình Nguyên lý k toán”

Giáo trình Nguyên lý k toán đ c biên so n trên tinh thần k

th a và phát huy những u điểm c a m t s giáo trình nguyên lý k toán, phù h p với đặc điểm ng ời học, đặc bi t là các sinh viên vùng trung du miền núi Cách trình bày c a giáo trình d hiểu, t đ n gi n

đ n ph c t p, t ngữ thông d ng Để ng ời học d học t p, nghiên c u

và tránh trùng lặp với các môn k toán chuyên sâu, giáo trình ch a đề

Mặc dù đã có nhiều c gắng, nh ng do h n ch về mặt thời gian

và là lần xuất b n đầu tiên nên cu n giáo trình không tránh kh i thi u sót Các tác gi mong nh n đ c các ý ki n có giá trị để lần xuất b n sau cu n giáo trình đ c hoàn thi n h n

Xin trân tr ọng cảm ơn!

TM T p th tác gi Đoàn Quang Thi u

m t kho n thù lao và s sử d ng s tiền này để mua những v t d ng

cần thi t cho đời s ng hàng ngày Dù không mở s sách để theo dõi

những s thu, chi này chúng ta v n cần bi t đã thu vào bao nhiêu, chi

ra bao nhiêu và còn l i bao nhiêu N u s chi lớn h n s thu chúng ta

ph i nghĩ cách để tĕng thu hay gi m chi Ng c l i n u s thu lớn h n

s chi, chúng ta s ph i nghĩ cách sử d ng s thặng d sao cho có hi u

qu nhất Chính vì th mà chúng ta cần ph i có thông tin tài chính để làm cĕn c cho các quy t định

T ng tự nh trên, các nhà qu n lý c a m t doanh nghi p hay c a

m t c quan nhà n ớc cũng cần có những thông tin về tình hình tài chính c a doanh nghi p hay c quan c a họ N u s thu lớn h n s chi

họ mu n bi t s thặng d đã đ c dùng để làm gì Còn n u s chi lớn

h n, họ mu n bi t t i sao l i có s thi u h t và tìm cách khắc ph c

V y các dữ ki n tài chính này ở đâu mà có? Câu tr lời là ở các s sách k toán do doanh nghi p hay c quan nhà n ớc ghi chép l u giữ

Vì th chúng ta có thể nói m c đích cĕn b n c a k toán là cung

cấp các thông tin về tình hình tài chính c a m t t ch c cho những

ng ời ph i ra các quy t định điều hành ho t đ ng c a t ch c đó

Mu n cung cấp đ c các dữ ki n tài chính này, k toán ph i thực

hi n m t s công vi c: ph i ghi nh n các sự vi c xẩy ra cho t ch c

nh là vi c bán hàng cho khách hàng; mua hàng t m t nhà cung cấp;

tr l ng cho nhân viên Những sự vi c này trong k toán gọi là nghi p v kinh t Sau khi đ c ghi nh n t p trung, các nghi p v kinh t phát sinh s đ c phân lo i và h th ng hóa theo t ng lo i nghi p v , t c là chúng ta s t p trung tất c các nghi p v nh bán hàng vào với nhau; Tr l ng cho nhân viên vào với nhau theo trình

tự thời gian phát sinh Sau khi tất c các nghi p v c a m t kỳ ho t

đ ng đã đ c ghi nh n và phân lo i k toán s t ng h p những nghi p

v này l i T c là tính ra t ng s hàng bán, t ng s hàng mua, t ng s

l ng tr cho nhân viên và cu i cùng là tính toán k t qu c a những nghi p v kinh t di n ra trong m t kỳ ho t đ ng bằng cách l p các báo cáo tài chính để Ban Giám đ c thấy đ c k t qu ho t đ ng c a t

t ng có nhu cầu sử d ng thông tin c a đ n vị k toán

K toán qu n trị là vi c thu th p, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh t , tài chính theo yêu cầu qu n trị và quy t định kinh t , tài chính trong n i b đ n vị k toán Định nghĩa về k toán trên nhấn m nh đ n công vi c c a những ng ời làm công tác k

9

toán

Trên m t ph ng di n khác m t s tác gi mu n nhấn m nh đ n

b n chất và ch c nĕng c a k toán thì phát biểu: K toán là khoa học

và ngh thu t về ghi chép, phân lo i, t ng h p s li u và tính toán k t

qu c a các ho t đ ng kinh t tài chính c a m t t ch c nhằm cung

cấp thông tin giúp Ban Giám đ c có thể cĕn c vào đó mà ra các quy t định qu n lý, đ ng thời cung cấp thông tin cho những ng ời có l i ích

và trách nhi m liên quan

Ngoài ra còn nhiều khái ni m nói lên nhiều khía c nh khác nhau

về k toán Tuy v y ng ời ta có những quan điểm chung về b n chất

c a k toán là: khoa học và ngh thu t về ghi chép, tính toán, phân

lo i, t ng h p s li u, còn ch c nĕng c a k toán là cung cấp thông tin trong đó thông tin k toán ph c v cho nhà qu n lý (nh Ch doanh nghi p, H i đ ng qu n trị, Ban giám đ c ), ng ời có l i ích trực ti p (nh các Nhà đầu t , các ch cho vay), ng ời có l i ích gián ti p (nh

c quan thu , c quan th ng kê và các c quan ch c nĕng)

2 Vài nét v s phát tri n c a k toán

Sự hình thành và phát triển c a k toán gắn liền với sự hình thành

và phát triển c a đời s ng kinh t , xã h i loài ng ời t thấp lên cao

M t s tài li u nghiên c u cho thấy lịch sử c a k toán có t thời

th ng c , xuất hi n t 5,6 ngàn nĕm tr ớc công nguyên Lịch sử k toán bắt ngu n trong lịch sử kinh t , theo đà phát triển c a những ti n

b kinh t - xã h i

Thời kỳ Ph c h ng cho phép khám phá ra m t kỷ nguyên mới,

ng ời ta thấy xuất hi n vĕn ch ng k toán M t trong những ng ời sáng ch đầu tiên ra các ph ng pháp k toán phần kép là m t nhà tu dòng Franciscain tên là Luca Pacioli, ông sinh ra t i m t thị trấn nh Borgo san Sepolchro trên sông Tibre vào nĕm 1445, là m t giáo s về

toán và đã so n th o ra m t tác phẩm vĩ đ i tựa nh m t cu n tự điển vào nĕm 1494 về s học, đ i s học, toán học th ng m i, hình học và

k toán Riêng về phần k toán, ông đã dành 36 ch ng về k toán kép

mà theo đó các tài li u k toán nh phi u ghi t m, s nh t ký, s cái và

m t s lớn các tài kho n đ c phân chia rõ r t nh tài kho n v n, tài kho n kho hàng, tài kho n k t qu s n xuất Ng ời ta coi ông nh là

ng ời cha c a ngành k toán và là ng ời cu i cùng có công đóng góp

lớn trong ngành toán học ở th kỷ 15 Do đã góp phần vào vi c truyền

bá kỹ thu t k toán, nên ông đ c xem là tác gi đầu tiên vi t về k toán và t đó k toán có b ớc phát triển không ng ng cho đ n ngày nay Tuy nhiên sự ghi chép vào s nh t ký những nghi p v kinh t phát sinh thời bấy giờ ch a đ c gọn và rõ r t, chỉ sử d ng b ng đ i chi u đ n gi n để kiểm tra và ch a có hình th c b ng t ng k t tài s n Ngày nay k toán là m t công c qu n lý quan trọng trong tất c các lĩnh vực c a đời s ng kinh t xã h i, ng ời ta đã sử d ng các

ph ng pháp hi n đ i trong k toán nh ph ng trình k toán, mô hình toán trong k toán, k toán trên máy vi tính

II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K

M t s khái ni m và những nguyên tắc c b n c a k toán đ c

chấp nh n chung trong công tác k toán nh : định giá các lo i tài s n, ghi chép s sách, ph ng pháp so n th o các báo cáo tài chính

Nhằm b o đ m sự d hiểu, đáng tin c y và có thể so sánh c a các thông tin k toán

Những khái ni m và nguyên tắc này đ c rút ra t kinh nghi m

thực ti n c a những ng ời thực hi n công tác k toán k t h p với quá trình nghiên c u c a các c quan ch c nĕng nh B Tài chính, T ng

c c Th ng kê, các chuyên gia kinh t … Sau đó đ c mọi ng ời th a

11

nh n nh là m t quy lu t và trở thành m t trong những vấn đề có tính pháp l nh c a công tác k toán th ng kê và đ c triển khai áp d ng

th ng nhất ở tất c các đ n vị kinh t trong ph m vi qu c gia Sau đây

là m t s khái ni m và những nguyên tắc c b n:

1 M t s khái ni m và gi đ nh

1.1 Khái niệm đơn vị kế toán

Khái ni m này t ng đ ng với khái ni m đ n vị kinh doanh Theo khái ni m này, thông tin tài chính đ c ph n ánh cho m t đ n vị k toán c thể M i đ n vị kinh t riêng bi t ph i đ c phân bi t là m t

đ n vị k toán đ c l p, có b báo cáo tài chính c a riêng mình Khái

ni m đ n vị k toán đòi h i các báo cáo tài chính đ c l p chỉ ph n ánh các thông tin về tình hình tài chính c a đ n vị k toán mà không bao hàm thông tin tài chính về các ch thể kinh t khác nh tài s n riêng c a ch sở hữu hay các thông tin tài chính c a các đ n vị kinh t

đ c l p khác Nói cách khác khái ni m đ n vị k toán quy định giới

h n về thông tin tài chính mà h th ng k toán cần ph i thu th p và báo cáo

1.2 Đơn vị thước đo tiền tệ

Thông tin do k toán cung cấp ph i đ c thể hi n bằng th ớc đo

tiền t K toán lựa chọn và sử d ng m t đ n vị tiền t làm th ớc đo Thông th ờng th ớc đo tiền t đ c lựa chọn là đ n vị tiền t chính

th c c a qu c gia mà đ n vị k toán đĕng ký ho t đ ng Mọi nghi p

v kinh t phát sinh đều đ c tính toán và ghi chép bằng th ớc đo tiền

t này Khi ghi chép các nghi p v kinh t , k toán chỉ chú ý đ n giá

thực t t i thời điểm phát sinh mà không chú ý đ n sự thay đ i s c mua c a đ ng tiền

Đ i với các đ n vị kinh t Vi t Nam, thông th ờng k toán ph i dùng đ ng Vi t Nam trong quá trình tính toán và ghi chép các nghi p

v kinh t phát sinh và ph i đặt gi thi t là s c mua c a đ ng tiền có giá trị bền vững hoặc sự thay đ i về tính giá trị c a tiền t theo giá c

nh h ởng không đáng kể đ n tình tr ng tài chính c a đ n vị kinh t Tuy nhiên khi có sự bi n đ ng lớn về giá c trên thị tr ờng thì k toán

ph i dựa vào những quy định, h ớng d n c a nhà n ớc để t ch c đánh giá l i các tài s n có liên quan t giá trị đã ghi s thành giá trị

đ ng thời để làm tĕng ý ngh~ã c a báo cáo tài chính k toán

1.3 Giả định ho t động liên tục

K toán ph i đặt gi thi t là doanh nghi p s ho t đ ng liên t c trong m t thời gian vô h n định hay s ho t đ ng cho đ n khi nào các tài s n c định hoàn toàn bị h h ng và tất c trách nhi m cung cấp

s n phẩm, hàng hóa hay dịch v c a đ n vị đã đ c hoàn tất hoặc ít

nhất là không bị gi i thể trong t ng lai gần

Gi định này đ c v n d ng trong vi c định giá các lo i tài s n đang sử d ng trong doanh nghi p Doanh nghi p đang sử d ng cho nên ch a bán hoặc không thể bán đ c do đó giá trị c a những tài s n này s đ c tính toán và ph n ánh trên c sở giá g c và sự đã hao mòn

do sử d ng T c là giá trị tài s n hi n còn là tính theo s tiền mà thực

sự doanh nghi p đã ph i tr khi mua sắm hay xây dựng tr đi giá trị đã hao mòn ch không ph i là giá mua bán ra trên thị tr ờng Mặt khác

gi thi t về sự ho t đ ng lâu dài c a doanh nghi p còn là c sở cho các ph ng pháp tính khấu hao để phân chia giá phí c a các lo i tài

s n c định vào chi phí ho t đ ng c a doanh nghi p theo thời gian sử

d ng c a nó

1.4 Khái ni ệm kỳ kế toán

Ho t đ ng c a doanh nghi p là lâu dài và liên t c, n u chờ cho tất

c các ho t đ ng s n xuất kinh doanh ng ng l i và mọi tài s n đều

đ c bán xong k toán mới l p báo cáo tài chính thì s không có tác

13

d ng gì trong vi c điều hành ho t đ ng c a Ban Giám đ c Để kịp

thời cung cấp các thông tin cần thi t cho vi c qu n lý doanh nghi p,

k toán ph i chia ho t đ ng lâu dài c a đ n vị thành nhiều kỳ có đ dài về thời gian bằng nhau, t đó d dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (l ) c a t ng kỳ

Gi định này dựa trên gi thi t ho t đ ng c a đ n vị s ng ng l i vào m t thời điểm nào đó để k toán có thể l p các báo cáo có tính

chất t ng k t tình hình ho t đ ng trong thời gian qua và cung cấp các thông tin về k t qu đ t đ c lúc cu i kỳ

Thông th ờng, kỳ k toán chính đ c tính theo nĕm d ng lịch t ngày 01 tháng 01 đ n h t ngày 31 tháng 12 c a nĕm Trong t ng nĕm

có thể phân thành các kỳ t m thời nh tháng, quý Thời gian để tính

kỳ t m thời là ngày đầu tiên c a tháng, quý đ n h t ngày cu i cùng

c a tháng, quý đó Trong ch đ k toán doanh nghi p ngoài kỳ k toán tính theo nĕm d ng lịch, trong những tr ờng h p đặc bi t, doanh nghi p có thể tính theo 12 tháng tròn sau khi đã thông báo cho

c quan thu và đ c phép thay đ i ngày k t thúc kỳ k toán nĕm

Vi c thay đ i này có thể d n đ n vi c l p báo cáo tài chính cho kỳ k toán nĕm đầu tiên hay nĕm cu i cùng ngắn h n hoặc dài h n.12 tháng,

nh ng không đ c v t quá 15 tháng

2 M t s nguyên t c k toán

2.1 Nguyên t ắc thực tế khách quan

Khi ghi chép ph n nh các nghi p v kinh t phát sinh vào những

giấy tờ hay s sách cần thi t, k toán ph i ghi chép m t cách khách quan nghĩa là ph i ph n ánh theo đúng những sự vi c thực t đã di n

ra và có thể d dàng kiểm ch ng l i đ c, không đ c ghi chép theo ý

ch quan nào đó mà làm ng ời đọc hiểu không đúng b n chất c a vấn

đề

đó, ch không ph i giá thị tr ờng ở thời điểm báo cáo Nguyên tắc này còn đ c gọi là nguyên tắc giá g c để thể hi n rằng k toán ghi

nh n giá trị tài s n và các kho n chi phí phát sinh theo giá g c là s

tiền mà doanh nghi p đã chi ra t i thời điểm phát sinh nghi p v

2.3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Doanh thu chỉ đ c ghi nh n khi đ n vị đã hoàn thành trách nhi m cung cấp s n phẩm, hàng hóa hay dịch v cho khách hàng và

đ c khách hàng tr tiền hoặc chấp nh n thanh toán Vi c ghi nh n doanh thu đ c h ởng ở thời điểm bán hàng nh trên s cho m t sự

đo l ờng thực t nhất vì:

- Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghi p đã thực hi n

hầu h t những công vi c cần thi t trong vi c bán hàng hoặc cung cấp

dịch v , những vấn đề còn l i là không đáng kể

- Vào bu i điểm bán hàng, giá c thanh toán đã đ c ng ời bán và

ng ời mua th a thu n là m t sự đo l ờng khách quan doanh thu đ c

h ởng và khi đó bên bán đã nh n đ c m t s tiền hoặc m t kho n

ph i thu

2.4 Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí

M i kho n doanh thu đ c t o ra, đều xuất phát t những kho n chi phí, vì v y khi xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng ph i xác định

những chi phí để t o doanh thu đó ở kỳ ấy

ất c các chi phí chi ra trong quá trình ho t đ ng c a doanh

15

nghi p đều có m c đích cu i cùng là t o ra doanh thu và l i nhu n Tuy nhiên trong t ng kỳ k toán (tháng, quý, nĕm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nh ng những chi phí đã ph i chi ra để đ t doanh thu đó ở kỳ tr ớc, vì v y nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ, ph i trên c sở những chi phí nào

t o nên doanh thu đ c h ởng trong kỳ Nh v y có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nh ng không đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ vì nó có liên quan đ n doanh thu đ c h ởng ở kỳ sau nh : chi phí mua nguyên v t li u để s n xuất trong kỳ sau Ng c l i, có

những tr ờng h p đã thu tiền nh ng di n ra tr ớc khi giao hàng hay cung cấp dịch v thì cũng ch a đ c ghi nh n là doanh thu Trong

tr ờng h p này k toán ph i coi nh m t món n ph i tr cho đ n khi nào vi c giao hàng hay cung cấp dịch v đã đ c thực hi n

2.5 Nguyên tắc nhất quán

Trong k toán có thể m t s tr ờng h p đ c phép có nhiều

ph ng pháp tính toán, m i ph ng pháp l i cho m t k t qu khác nhau Theo nguyên tắc này, khi đã chọn ph ng pháp nào thì k toán

ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán Tr ờng h p cần thi t sự thay đ i về ph ng pháp đã chọn cho h p lý thì trong phần thuy t minh báo cáo tài chính ph i gi i trình lý do t i sao ph i thay đ i

ph ng pháp và sự thay đ i đó nh h ởng nh th nào đ n k t qu tính toán so với ph ng pháp cũ

Ví d : Có nhiều ph ng pháp tính khấu hao tài s n c định; tính giá trị hàng t n khi cu i kỳ M i ph ng pháp s mang l i m t con

s khác nhau về chi phí và l i nhu n áp d ng ph ng pháp nào là tùy thu c vào điều ki n c thể c a t ng doanh nghi p vì tất c các ph ng pháp đó đều đ c công nh n, nh ng theo nguyên tắc này, k toán đã

lựa chọn áp d ng ph ng pháp nào thì ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán

2.6 Nguyên t ắc thận trọng

Vì m i m t s li u c a k toán đều liên quan đ n quyền l i và nghĩa v c a nhiều phía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh t thì có nhiều tr ờng h p không thể l ờng tr ớc h t đ c t đó đòi h i k toán ph i th n trọng, ph i có những ph ng án dự phòng những kh

nĕng xấu có thể xẩy ra trong t ng lai, nhất là đ i với các ho t đ ng kéo dài hay có tính lặp đi lặp l i nh các kho n đầu t ch ng khoán, hàng t n kho

- Doanh thu và thu nh p chỉ đ c ghi nh n khi có bằng ch ng

chắc chắn về kh nĕng thu đ c l i ích kinh t Còn chi phí ph i đ c ghi nh n khi có bằng ch ng có thể về kh nĕng phát sinh

2.7 Nguyên t ắc trọng yếu

K toán có thể b qua những y u t không nh h ởng, hoặc nh

h ởng không đáng kể đ n tình hình tài chính, nh ng ph i đặc bi t quan tâm đ n những y u t nh h ởng lớn đ n tình hình tài chính Các nghi p v kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p bao g m nhiều lo i với những giá trị lớn nh khác nhau

và có nh h ởng đáng kể hoặc không đáng kể đ n doanh thu hay chi phí hay ho t đ ng c a doanh nghi p trong t ng thời kỳ k toán

Theo nguyên tắc này, k toán có thể linh đ ng gi i quy t m t s

2.8 Nguyên t ắc công khai

Nguyên tắc này đòi h i tất c các ho t đ ng kinh t di n ra trong

kỳ c a đ n vị đều ph i đ c ph n nh đầy đ trong h th ng báo cáo tài chính, ph i gi i trình rõ ràng các s li u quan trọng để ng ời đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và ph i công b công khai theo quy định c a nhà n ớc

Đ i t ng chung c a các môn khoa học kinh t là quá trình tái s n

xuất xã h i trong đó m i môn khoa học nghiên c u m t góc đ riêng

Vì v y cần phân định rõ ranh giới về đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán nh m t môn khoa học đ c l p với các môn khoa học kinh t khác

Khác với các môn khoa học kinh t khác, k toán còn là công c

ph c v yêu cầu qu n lý ho t đ ng s n xuất kinh doanh ở các đ n vị kinh t c sở, thông qua vi c cung cấp các thông tin cán thi t cho Ban Giám đ c hay H i đ ng qu n trị Vì v y đ i t ng nghiên c u c a k toán là “Sự hình thành và tình hình sử d ng các lo i tài s n vào ho t

đ ng s n xuất kinh doanh trong m t đ n vị kinh t c thể” nhằm qu n

lý khai thác m t cách t t nhất các y u t s n xuất trong quá trình tái

s n xuất xã h i

Để hiểu rõ h n đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán chúng

ta cần đi sâu nghiên c u về v n, trên 2 mặt biểu hi n c a nó là tài s n

và ngu n hình thành tài s n và sau nữa là quá trình tuần hoàn c a v n

Để nghiên c u đ c toàn di n mặt biểu hi n này, tr ớc h t s nghiên

c u v n trong các t ch c s n xuất vì ở các t ch c này có k t cấu v n

và các giai đo n v n đ ng c a v n m t cách t ng đ i hoàn chỉnh Trên c sở đó chúng ta có thể d dàng xem xét các mặt biểu hi n nêu trên trong các đ n vị kinh t khác

1 S hình thành tài s n c a doanh nghi p

Bất kỳ m t doanh nghi p, m t t ch c hay th m chí m t cá nhân nào mu n ti n hành kinh doanh cũng đòi h i ph i có m t l ng v n

nhất định, l ng v n đó biểu hi n d ới d ng v t chất hay phi v t chất

và đ c đo bằng tiền gọi là tài s n Hay nói cáclh khác tài s n c a doanh nghi p là ngu n lực do doanh nghi p kiểm soát và có thể thu

đ c l i ích kinh t trong t ng lai nh :

- Đ c sử d ng m t cách đ n lẻ hoặc k t h p với các tài s n khác trong s n xuất s n phẩm để bán hay cung cấp dịch v cho khách hàng

- Để bán hoặc trao đ i lấy tài s n khác

- Để thanh toán các kho n n ph i tr

- Để phân ph i cho các ch sở hữu doanh nghi p

Mặt khác v n (tài s n) c a doanh nghi p l i đ c hình thành t nhiều ngu n khác nhau gọi là ngu n v n hay nói khác ngu n g c hình thành c a tài s n gọi là ngu n v n Nh v y tài s n và ngu n v n chỉ

là 2 mặt khác nhau c a v n M t tài s n có thể đ c tài tr t m t hay nhiều ngu n v n khác nhau, ng c l i m t ngu n v n có thể tham gia hình thành nên m t hay nhiều tài s n Không có m t tài s n nào mà không có ngu n g c hình thành cho nên về mặt t ng s ta có:

T ổng tài sản = Tổng nguồn vốn (1)

Tài s n c a bất kỳ doanh nghi p nào cũng đều đ c hình thành t

2 ngu n v n: ngu n v n c a ch sở hữu và các món n ph i tr T đó

ta có đẳng th c:

19

T ổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu (2)

a) T ổng tài sản là giá trị c a tất c các lo i tài s n hi n có c a

doanh nghi p kể c các lo i tài s n có tính chất hữu hình nh nhà

x ởng, máy móc, thi t bị, v t t , s n phẩm, hàng hóa và các lo i tài

s n có tính chất vô hình nh phần mềm máy tính, bằng phát minh sáng

ch , l i th th ng m i, b n quyền, Tài s n doanh nghi p th ờng chia làm 2 lo i: Tài s n l u đ ng và tài s n c định

+ Tài s ản lưu động là những tài s n thu c quyền sở hữu c a

doanh nghi p nh ng có giá trị nh (theo quy định hi n nay là < 10 tri u đ ng) hoặc thời gian sử d ng, thu h i, luân chuyển v n nh h n

1 nĕm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh Tài s n l u đ ng g m 3 lo i:

- TSLĐ s n xuất: Nh nguyên v t li u, công c , d ng c … đang

dự trữ trong kho chuẩn bị cho quá trình s n xuất hoặc đang trong quá trình s n xuất dở dang

- TSLĐ l u thông: Nh thành phẩm, hàng hoá dự trữ, hàng hoá

gửi bán

- TSLĐ tài chính: Nh v n bằng tiền, các kho n ph i thu, đầu t

ngắn h n

+ Tài s ản cố định là những tài s n có giá trị lớn (theo quy định

hi n nay là > 10 tri u đ ng) và có thời gian sử d ng, luân chuyển lớn

h n m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh nh tài s n c định hữu hình, vô hình, tài s n c định thuê ngoài dài h n, các kho n đầu t tài chính dài h n, các kho n đầu t xây dựng c b n Đặc điểm c a lo i tài s n này là không thể thu h i trong m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh

- TSC Đ hữu hình: Là những tài s n c định có hình thái v t chất

c thể do doanh nghi p nắm giữ để sử d ng cho ho t đ ng s n xuất, kinh doanh nh : máy móc, nhà cửa, thi t bị công tác, ph ng ti n v n

t i, ph ng ti n truyền d n

- TSC Đ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái v t chất c

thể, nh ng ph n ánh m t l ng giá trị lớn mà doanh nghi p đã thực sự

b ra đầu t nh : chi phí nghiên c u, phát triển, phát minh sáng ch ,

l i th th ng m i

- TSC Đ tài chính: Là giá trị c a các kho n đầu t tài chính dài h n

với m c đích ki m lời, có thời gian thu h i v n > 1 nĕm hay 1 chu kỳ

s n xuất kinh doanh nh : Đầu t liên doanh dài h n, cho thuê TSCĐ, đầu t ch ng khoán dài h n

b) N ợ phải trả là giá trị c a các lo i v t t , hàng hóa hay dịch v

đã nh n c a ng ời bán hay ng ời cung cấp mà doanh nghi p ch a tr

tiền hoặc là các kho n tiền mà đ n vị đã vay m n ở ngân hàng hay các t ch c kinh t khác và các kho n ph i tr khác nh ph i tr công nhân viên, ph i n p cho c quan thu Hay nói cách khác n ph i tr

là nghĩa v hi n t i c a doanh nghi p phát sinh t các giao dịch và sự

ki n đã qua mà doanh nghi p ph i thanh toán t các ngu n lực c a mình Nhìn chung doanh nghi p nào cũng có nhiều món n ph i tr vì mua chịu th ờng ti n l i h n là mua tr tiền ngay và vi c vay ngân hàng hay các t ch c tài chính khác để tĕng v n ho t đ ng c a doanh nghi p là hi n t ng ph bi n và có l i cho nền kinh t

Đ ng về ph ng di n qu n lý ng ời ta th ờng phân chia các kho n n ph i tr c a doanh nghi p thành n ngắn h n và n dài h n

+ N ợ ngắn hạn: là các kho n n mà doanh nghi p có trách nhi m

ph i tr trong 1 nĕm hoặc trong m t chu kỳ ho t đ ng kinh doanh

nh : vay ngắn h n ngân hàng, th ng phi u ngắn h n, l ng ph cấp

ph i tr cho công nhân viên

+ N ợ dài hạn: Là các kho n n có thời h n ph i thanh toán ph i

chi tr lớn h n m t nĕm hoặc lớn h n m t chu kỳ ho t đ ng kinh

21

doanh nh : Vay dài h n cho đầu t phát triển, th ng phi u dài h n, trái phi u phát hành dài h n ph i tr

c) V ốn chủ sở hữu là giá trị v n c a doanh nghi p đ c tính bằng

s chênh l ch giữa giá trị tài s n c a doanh nghi p tr (-) n ph i tr Ngu n v n thu c quyền sử d ng c a đ n vị, đ n vị có quyền sử d ng lâu dài trong suất thời gian ho t đ ng c a đ n vị hay nói cách khác

v n ch sở hữu là giá trị c a các lo i tài s n nh nhà cửa máy móc thi t bị, v n bằng tiền mà các ch thể s n xuất kinh doanh đã đầu t

để có thể ti n hành các ho t đ ng kinh t đã xác định M t doanh nghi p có thể có m t hoặc nhiều ch sở hữu Đ i với doanh nghi p Nhà n ớc do Nhà n ớc cấp v n và chịu sự giám sát c a nhà n ớc thì

ch sở hữu là Nhà n ớc Đ i với các xí nghi p liên doanh hay công ty liên doanh thì ch sở hữu là các thành viên tham gia góp v n Đ i với các công ty c phần hay công ty trách nhi m hữu h n thì ch sở hữu là các c đông Đ i với các doanh nghi p t nhân thì ch sở hữu là

+ Chênh l ch tỷ giá và chênh ! ch đánh giá l i tài s n

Cần l u ý s li u v n ch sở hữu là m t con s c thể, nh ng khi doanh nghi p bị suy thoái thì ch sở hữu chỉ đ c coi là sở hữu phần

tài s n còn l i c a đ n vị sau khi đã thanh toán h t các kho n n ph i

tr Mặt khác, quyền đòi n c a các ch n có hi u lực trên tất c các

lo i tài s n c a doanh nghi p ch không ph i chỉ có hi u lực trên m t

lo i tài s n riêng lẻ nào Vì th ta có:

Ngu ồn vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả (3)

2 S v n đ ng c a tài s n trong ho t đ ng kinh

Sự bi n đ i về hình thái t n t i c a các lo i tài s n ch y u ph thu c vào ch c nĕng c b n c a t ng doanh nghi p

- Đ i với doanh nghi p s n xuất: Ch c nĕng c b n là s n xuất và tiêu th s n phẩm làm ra thì tài s n c a đ n vị s thay đ i hình thái qua 3 giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u: cung cấp, s n xuất và tiêu th Xét trong m t quá trình liên t c, t ng ng với 3 giai đo n trên tài s n s thay đ i hình thái t tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng thành nguyên v t li u, d ng c , trang thi t bị để chuẩn bị thực hi n

k ho ch s n xuất Sau đó tài s n s bi n đ i t nguyên v t li u chính,

v t li u ph hao mòn tài s n c định thành 1 s n phẩm dở dang, bán

thành phẩm hay thành phẩm và t thành phẩm bi n đ i thành kho n thu hay tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng khi bán s n phẩm cho ng ời mua S tiền này đ c dùng để mua nguyên v t li u nhằm thực hi n cho quá trình s n xuất ti p theo Sự v n đ ng bi n đ i c a tài s n theo các giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u nh trên gọi là sự tuần hoàn c a tài s n

23

- Đ i với đ n vị kinh doanh th ng m i: ch c nĕng c b n là mua

và bán hàng hóa T ng ng với 2 quá trình này, tài s n c a doanh nghi p s bi n đ i t tiền thành hàng hóa khi mua hàng về nh p kho

và t hàng hóa thành kho n ph i thu hay bằng tiền khi bán hàng cho

ng ời mua S tiền này l i đ c dùng để mua hàng Sự bi n đ i này

cũng mang tính tuần hoàn

N u tính t m t hình thái t n t i c thể nhất định c a tài s n thì sau m t quá trình v n đ ng, tài s n trở l i hình thái ban đầu gọi là m t vòng tuần hoàn c a tài s n, m t vòng chu chuyển hay m t chu kỳ ho t

Trong quá trình tuần hoàn, tài s n không chỉ bi n đ i về hình thái

25

mà quan trọng h n là tài s n còn bi n đ i về l ng giá trị (tr tr ờng

h p huy đ ng thêm v n), giá trị tĕng lên c a tài s n t k t qu ho t

đ ng s n xuất kinh doanh là m c tiêu c a các doanh nghi p nhằm tĕng

v n c a ch sở hữu sau khi thực hi n đầy đ trách nhi m pháp lý c a

mình nh n p thu thu nh p t c là lấy thu bù chi và còn có lãi

Những thông tin về sự bi n đ i giá trị rất cần thi t cho vi c tìm

ph ng h ớng và bi n pháp th ờng xuyên nâng cao hi u qu c a quá trình tái s n xuất, quá trình v n đ ng và lớn lên c a tài s n

Tóm l i đ i t ng c a k toán là v n kinh doanh c a đ n vị h ch toán đ c xem xét trong quan h giữa 2 mặt biểu hi n là tài s n và ngu n hình thành tài s n (ngu n v n) và quá trình tuần hoàn c a v n kinh doanh qua các giai đo n nhất định c a quá trình tái s n xuất, cùng các m i quan h kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a

đ n vị

CÔNG TÁC K TOÁN

1 Đ c đi m c a k toán

K toán có những đặc điểm sau:

- C sở ghi s là những ch ng t g c h p l , b o đ m thông tin chính xác và có c sở pháp lý

- Sử d ng c 3 lo i th ớc đo là: giá trị, hi n v t và thời gian,

nh ng ch y u và bắt bu c là giá trị

- Thông tin s li u: Ch y u trình bày bằng h th ng biểu m u báo cáo theo quy định c a nhà n ớc (đ i với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo cáo do giám đ c xí nghi p quy định (đ i với n i b )

- Ph m vi sử d ng thông tin: Trong n i b đ n vị kinh t c sở và các c quan ch c nĕng c a nhà n ớc và những đ i t ng trên quan

nh các nhà đầu t , ngân hàng, ng ời cung cấp

- Ghi chép, tính toán, ph n ánh s hi n có, tình hình luân chuyển

và sử d ng tài s n, v t t , tiền v n; quá trình và k t qu ho t đ ng s n

xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử d ng kinh phí (n u có) c a

- Cung cấp các s li u, tài li u cho vi c điều hành ho t đ ng SXKD, kiểm tra và phân tích ho t đ ng kinh t , tài chính ph c v công tác l p và theo dõi thực hi n k ho ch ph c v công tác th ng kê

và thông tin kinh t

3 Yêu c u đ i v i công tác k toán

Để phát huy đầy đ ch c nĕng, vai trò và thực hi n đấy đ các nhi m v nói trên, công tác k toán ph i đ m b o các yêu cầu sau đây:

- K ế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hi n ở các

mặt:

27

+ Ch ng t ph i chính xác: ch ng t là khâu khởi điểm c a k toán, n i dung và s li u ghi trên ch ng t đúng với thực t c a các

ho t đ ng kinh t Toàn b công tác k toán có chính xác hay không

phần lớn ph thu c vào khâu l p ch ng t ghi chép ban đầu

+ Vào s ph i chính xác: ph i ghi chép, kiểm tra, tính toán đ m

b o sự chính xác s li u, sau đó x p đặt, l u trữ ch ng t đầy đ , gọn gàng ngĕn nắp

+ Báo cáo ph i chính xác: l p báo cáo ph i cẩn th n, kiểm tra s

li u th t chính xác tr ớc khi n p cho các n i nh n theo quy định và theo yêu cầu qu n lý

Nói chung các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo trên c sở các bằng ch ng đấy đ , khách quan đúng với thực

t về hi n tr ng, b n chất n i dung và giá trị c a nghi p v kinh t phát sinh Các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo đúng với thực t , không bị xuyên t c, không bị bóp méo

- K ế toán phải kịp thời: K toán chính xác nh ng ph i kịp thời

mới có tác d ng thi t thực đ n công tác điều hành ho t đ ng s n xuất kinh doanh thông qua vi c cung cấp kịp thời các thông tin ph c v yêu cấu qu n lý Mu n kịp thời thì nghi p v kinh t phát sinh lúc nào, ngày nào ph i đ c tính toán ghi chép ph n ánh vào s k toán lúc ấy, ngày ấy Vi c khóa s , l p báo cáo quy định vào thời gian nào

ph i làm đúng không ch m tr

- K ế toán phải đầy đủ: ph i ph n ánh đầy đ các nghi p v kinh t

phát sinh trên c sở các ch ng t g c h p l , h p pháp không thêm

bớt, không b sót và ph i ph n ánh tất c các ho t đ ng kinh t tài chính, thu c các lo i tài s n c a doanh nghi p Thực hi n đầy đ các nguyên tắc, th t c quy định mở đầy đ các lo i s sách cần thi t và

l p đầy đ các báo cáo k toán theo quy định

- K ế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công

vi c c a k toán t khâu ghi chép nghi p v kinh t phát sinh trên các

ch ng t g c đ n vi c phân lo i và h th ng hóa các nghi p v kinh t trên các s sách k toán và t ng h p l i thành các chỉ tiêu kinh t trên các báo cáo k toán đều ph i đ c trình bày m t cách rõ ràng d hiểu

Những thông tin về những vấn đề ph c t p trong báo cáo tài chính

ph i đ c gi i trình trong phần thuy t minh Các chỉ tiêu kinh t do k toán báo cáo ph i phù h p c về n i dung và ph ng pháp tính với các

chỉ tiêu k ho ch để ng ời đọc báo cáo d dàng so sánh đánh giá tình hình thực hi n k ho ch s n xuất kinh doanh c a đ n vị

Các thông tin và s li u giữa các kỳ k toán trong m t doanh nghi p và giữa các doanh nghi p chỉ có thể so sánh đ c khi tính toán

và trình bày nhất quán Tr ờng h p không nhất quán thì ph i gi i trình trong phần thuy t minh để ng ời sử d ng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ k toán, giữa các doanh nghi p hoặc giữa thông tin thực hi n với thông tin dự toán, k ho ch

- T ổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu

qu ả:

Công tác k toán cũng nh công vi c khác trong đ n vị khi ti n hành đều ph i thực hi n ti t ki m chi phí và đ t hi u qu cao góp phần nâng cao hi u qu ho t đ ng toàn đ n vị

Nh ng yêu cầu trên đ i với k toán đều ph i đ c thực hi n đầy

đ Tuy nhiên trong t ng giai đo n phát triển và m c đích sử d ng thông tin k toán mà yêu cáu này hay yêu cầu khác có đ c chú trọng

h n

K toán có những ph ng pháp riêng thích h p với đặc điểm c a

đ i t ng nghiên c u là tài s n, ngu n hình thành tài s n và sự tuần

29

hoàn c a tài s n trong các giai đo n s n xuất kinh doanh

- Xét trong quan h giữa tài s n và ngu n hình thành tài s n Đ i

t ng c a k toán luôn có tính 2 mặt, đ c l p nhau nh ng luôn cân

bằng với nhau về l ng giá trị

- Xét trong quá trình tuần hoàn tài s n, đ i t ng c a k toán luôn

v n đ ng qua các giai đo n khác nhau nh ng theo m t tr t tự xác định

và khép kín trong 1 chu kỳ nhất định

- Luôn có tính đa d ng trong m i n i dung c thể

- M i đ i t ng c thể c a k toán đều gắn liền với l i ích kinh t , quyền l i và trách nhi m c a nhiều phía

Ph ng pháp ch ng t k toán nhằm sao ch p nguyên tình tr ng

và sự v n đ ng c a các đ i k toán, đ c sử d ng để ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các b n ch ng t k toán

H th ng ch ng t k toán là cĕn c pháp lý cho vi c b o v tài

s n và xác minh tính h p pháp trong vi c gi i quy t các m i quan h

kinh t pháp lý thu c đ i t ng h ch toán k toán, kiểm tra ho t đ ng

s n xuất kinh doanh

2 Ph ng pháp tính giá

Tính giá là ph ng pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực ti p

và gián ti p cho t ng lo i ho t đ ng, t ng lo i tài s n nh : tài s n c định, hàng hoá, v t t , s n phẩm và lao v …

Ph ng pháp tính giá sử d ng th ớc đo tiền t để tính toán, xác định giá trị c a t ng lo i tài s n c a đ n vị thông qua vi c mua vào,

nh n góp v n, đ c cấp, đ c tài tr hoặc s n xuất ra theo những nguyên tắc nhất định

3 Ph ng pháp đ i ng tài kho n

Đ i ng tài kho n là ph ng pháp thông tin và kiểm tra quá trình

v n đ ng c a m i lo i tài s n, ngu n v n và quá trình kinh doanh theo

m i quan h bi n ch ng đ c ph n ánh vào trong m i nghi p v kinh

t phát sinh

Ph ng pháp đ i ng tài kho n đ c hình thành bởi cặp ph ng pháp tài kho n và ghi s kép Trong đó:

- Ph ương pháp tài khoản: Là ph ng pháp phân lo i và h th ng

hóa các nghi p v kinh t phát sinh theo t ng n i dung kinh t , nhằm theo dõi tình hình bi n đ ng c a t ng lo i tài s n, ngu n v n, t ng n i dung thu, chi trong quá trình s n xuất kinh doanh c a đ n vị

- Ph ương pháp ghi sổ kép: Là ph ng pháp ph n ánh sự bi n

đ ng c a các đ i t ng k toán, theo t ng nghi p v kinh t phát sinh, trong m i liên h khách quan giữa chúng, bằng cách ghi s tiền kép (m t s tiền ghi 2 lần) vào các tài kho n k toán liên quan

4 Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán

T ng h p và cân đ i k toán là ph ng pháp khái quát tình hình tài s n, ngu n v n và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a đ n

đ n vị đo l ờng là tiền t do đó cần ph i tính giá các y u t đầu vào

và đầu ra c a quá trình s n xuất kinh doanh

Mu n tính giá và ghi chép vào các tài kho n có liên quan m t cách chính xác thì ph i có những thông tin chính xác về t ng ho t

đ ng kinh t c thể c a đ n vị t c là ph i có những ch ng t h p l

ph n ánh nguyên vẹn nghi p v kinh t phát sinh và có đầy đ c sở pháp lý để làm cĕn c ghi s k toán Nh ng n u chỉ dựa vào ch ng t thì không thể ph n ánh h t sự bi n đ i c a tài s n Trong thực t có

những hi n t ng không th ng nhất giữa hi n v t với ch ng t , s sách do điều ki n khách quan gây ra nh : đ ờng dôi th a do ẩm ớt,

xĕng dầu bị hao h t do b c h i Để khắc ph c tình tr ng trên k toán

ph i ti n hành kiểm kê để kiểm tra s l ng và tình hình c thể c a hi n

v t, đ i chi u giữa s sách với thực t trong t ng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không N u không khớp đúng thì l p biên b n và cĕn

c vào biên b n (cũng là ch ng t ) mà điều chỉnh l i s sách k toán cho

khớp với thực t B o đ m cho các s li u c a k toán ph n ánh chính xác và trung thực về các lo i tài s n c a doanh nghi p

c pháp lý và có thể kiểm tra l i đ c t ng nghi p v kinh t đã phát sinh, k toán đã có ph ng pháp đáp ng yêu cầu đó gọi là ph ng pháp ch ng t V y c thể ch ng t là gì? và n i dung ch ng t ph i

có những y u t nào?

Lu t K toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin ph ản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm c ăn cứ ghi sổ kế toán “

Ch ng t k toán có nhiều lo i và đ c t p h p thành h th ng

ch ng t

Trong đó có 2 h th ng ch ng t k toán là: H th ng ch ng t k toán th ng nhất bắt bu c và h th ng ch ng t k toán h ớng d n

Dù là ch ng t bắt bu c hay ch ng t h ớng d n, n i dung c a

ch ng t k toán ph i có đầy đ các y u t sau đây:

- Tên gọi ch ng t (hóa đ n, phi u thu, phi u chi )

- S hi u c a ch ng t

- Ngày, tháng, nĕm l p ch ng t

- Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân l p ch ng t

- Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân nh n ch ng t

- N i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh

- Các chỉ tiêu về s l ng, đ n giá và giá trị

- Chữ ký, họ và tên c a ng ời l p và những ng ời chịu trách nhi m liên quan đ n ch ng t

Những ch ng t ph n ánh quan h kinh t giữa các pháp nhân thì

ph i có chữ ký c a ng ời kiểm tra (k toán tr ởng) và ng ời phê duy t (th tr ởng đ n vị), đóng dấu đ n vị

Đ i với những ch ng t liên quan đ n vi c bán hàng, cung cấp

dịch v thì ngoài những y u t đã quy định nêu trên còn ph i có chỉ tiêu: thu suất và s thu ph i n p Những ch ng t dùng làm cĕn c

trực ti p để ghi s k toán ph i c thêm chỉ tiêu định kho n k toán

2 M t s quy đ nh chung v ch ng t k toán

- Ch ng t k toán ph i đ c l p đầy đ s liên theo quy định

Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, trung thực, đấy đ các y u t g ch b

phần để tr ng Không đ c tẩy xóa, sửa chữa trên ch ng t Tr ờng

h p vi t sai cần h y b , không xé rời ra kh i cu n

- Th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị tuy t đ i không đ c ký trên ch ng t trắng, m u in sẵn khi ch a ghi đầy đ n i dung, y u t phát sinh

- Ch ng t k toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đ o kinh

t cũng nh trong công tác kiểm tra, phân tích ho t đ ng kinh t và

b o v tài s n c a đ n vị Ngoài vi c đ m b o tính pháp lý cho các s

li u trong s k toán, ch ng t k toán còn là c sở để xác định ng ời

chịu trách nhi m v t chất, nhằm ngĕn ng a những hi n t ng vi ph m các chính sách, ch đ , thể l kinh t tài chính do Nhà n ớc ban hành;

ph c v cho vi c thông tin kinh t , truyền đ t và kiểm tra vi c thực

hi n các m nh l nh chỉ thị c a cấp trên và có c sở để gi i quy t mọi

sự tranh chấp, khi u t n u có

3 Phân lo i ch ng t k toán

Để thu n ti n trong vi c phân bi t và sử d ng t ng lo i ch ng t

k toán, ng ời ta ti n hành phân lo i ch ng t theo các đặc tr ng ch

y u khác nhau nh : công d ng c a ch ng t ; địa điểm l p ch ng t ;

n i dung nghi p v kinh t , tính cấp bách c a thông tin trong ch ng

t

3.1 Phân lo i theo công dụng của chứng từ

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : ch ng t m nh

l nh; ch ng t chấp hành; ch ng t th t c k toán và ch ng t liên

h p

- Ch ứng từ mệnh lệnh: Là lo i ch ng t dùng để truyền đ t những

m nh l nh hay chỉ thị c a ng ời lãnh đ o cho các b ph n cấp d ới thi

ền mặt; l nh xuất kho v t t Lo i ch ng t này

35

chỉ mới ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh nh ng ch a nói tới

m c đ hoàn thành c a nghi p v , do đó ch a đ điều ki n ghi chép thanh toán vào s sách k toán

- Ch ứng từ chấp hành: Là những ch ng t ch ng minh cho m t

nghi p v kinh t nào đó đã thực sự hoàn thành nh : phi u thu tiền

mặt, phi u chi tiền mặt, phi u xuất kho Ch ng t chấp hành cùng

với ch ng t m nh l nh có đ điều ki n đ c dùng làm cĕn c ghi s

k toán

- Ch ứng từ thủ tục: Là những ch ng t t ng h p, phân lo i các

nghi p v kinh t có liên quan theo những đ i t ng c thể nhất định

c a k toán, để thu n l i trong vi c ghi s và đ i chi u các lo i tài

li u Đây chỉ là ch ng t trung gian, ph i kèm theo ch ng t ban đầu

mới đầy đ c sở pháp lý ch ng minh tính h p pháp c a nghi p v

- Ch ứng từ liên hợp: Là lo i ch ng t mang đặc điểm c a 2 hoặc

3 lo i ch ng t nói trên nh : Hóa đ n kiêm phi u xuất kho phi u xuất

v t t theo h n m c

3.2 Phân lo i theo trình tự lập chứng từ

Theo cách phân lo i này, ch ng t k toán đ c phân ra các lo i:

ch ng t ban đầu và ch ng t t ng h p

- Ch ứng từ ban đầu (còn gọi là ch ng t g c): Là những ch ng t

đ c l p trực ti p khi nghi p v kinh t phát sinh hay v a hoàn thành

Ch ng t ban đầu g m tất c các lo i hóa đ n, phi u xuất nh p v t t ,

l nh thu chi tiền mặt

- Ch ứng từ tổng hợp: Là lo i ch ng t dùng để t ng h p s li u

c a các nghi p v kinh t cùng lo i nhằm gi m nhẹ công tác k toán

và đ n gi n trong vi c ghi s nh : B ng t ng h p ch ng t g c hay

b ng kê phân lo i ch ng t g c

Ch ng t t ng h p chỉ có các giá trị pháp lý khi có ch ng t ban

đầu kèm theo

3.3 Phân lo i theo phương thức lập chứng từ

Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t m t lần

và ch ng t nhiều lần

- Ch ứng từ một lần: Là lo i ch ng t mà vi c ghi chép nghi p v

kinh t phát sinh chỉ ti n hành m t lần, sau đó đ c chuyển vào ghi s

k toán

- Ch ứng từ nhiều lần: Là lo i ch ng t ghi m t lo i nghi p v

kinh t ti p di n nhiều lần Sau m i lần ghi các con s đ c c ng d n

tới m t giới h n đã đ c xác định tr ớc đ c chuyển vào ghi vào s

k toán

3.4 Phân lo i theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t bên trong và ch ng t bên ngoài

- Ch ứng từ bên trong còn gọi là ch ng t n i b là những ch ng

t đ c l p ra trong n i b đ n vị k toán và chỉ liên quan đ n các nghi p v kinh t gi i quy t những quan h trong n i b đ n vị nh :

B ng tính khấu hao tài s n c định, biên b n kiểm kê n i b

- Ch ứng từ bên ngoài : Là những ch ng t về các nghi p v có

liên quan đ n đ n vị k toán nh ng đ c l p ra t các đ n vị khác

nh : Hóa đ n bán hàng, hóa đ n : c a các đ n vị cung cấp dịch v

3.5 Phân lo i theo n ội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong ch ứng từ

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t liên quan đ n các

n i dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:

- Chỉ tiêu lao đ ng và tiền l ng

- Chỉ tiêu hàng t n kho

37

- Chỉ tiêu bán hàng

- Chỉ tiêu tiền t

- Chỉ tiêu tài s n c định

3.6 Phân lo i theo tính c ấp bách của thông tin trong chứng từ

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t bình

th ờng và ch ng t báo đ ng:

- Ch ứng từ bình thường: Là những ch ng t mà thông tin trong đó

mang tính chất bình th ờng, đ c quy định chung đ i với các nghi p

- Ch ứng từ thông thường: là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng

giấy tờ để ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không ph i thể hi n qua d ng dữ li u đi n tử

- Ch ứng từ điện tử là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng dữ li u

đi n tử, đ c mã hoá mà không bị thay đ i trong quá trình truyền qua

m ng máy tính hoặc trên v t mang tin nh : b ng t , đĩa t , các lo i

vào, đều ph i t p trung vào b ph n k toán c a đ n vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đ c dùng để ghi s N i dung c a vi c

kiểm tra ch ng t k toán bao g m:

- Kiểm tra tính chính xác c a s li u thông tin trên ch ng t

- Kiểm tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t phát sinh

- Kiểm tra tính đấy đ , rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu ph n ánh trên ch ng t

- Kiểm tra vi c chấp hành quy ch qu n lý n i b , kiểm tra xét duy t đ i với t ng lo i nghi p v kinh t tài chính

Khi kiểm tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m

ch đ , qu n lý kinh t tài chính c a Nhà n ớc thì ph i t ch i thực

hi n, đ ng thời ph i báo ngay cho th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị

bi t để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp lu t hi n hành

Đ i với những ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung

và con s không rõ ràng thì ng ời chịu trách nhi m kiểm tra ph i tr

l i hoặc báo cho n i l p ch ng t bi t đề làm l i hay làm thêm th t c

và điều chỉnh sau đó mới dùng làm cĕn c để ghi s k toán

4.2 Ch ỉnh lý chứng từ

Chỉnh lý ch ng t là công vi c chuẩn bị để hoàn thi n đầy đ các

y u t trên ch ng t , phân lo i t ng h p ch ng t tr ớc khi ghi s k toán Chỉnh lý ch ng t g m: ghi đ n giá, s tiền trên ch ng t (đ i

với lo i ch ng t có yêu cầu này), ghi các y u t cần thi t khác, định kho n k toán và phân lo i ch ng t , t ng h p s li u các ch ng t cùng lo i (l p ch ng t t ng h p)

4.3 T ổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Luân chuyển ch ng t là giao chuyển ch ng t lần l t tới các b

ph n có liên quan, để những b ph n này nắm đ c tình hình, kiểm

39

tra, phê duy t, lấy s li u ghi vào s k toán Tùy theo t ng lo i ch ng

t mà có trình tự luân chuyển phù h p, theo nguyên tắc t ch c luân chuyển ch ng t ph i đ t đ c nhanh chóng, kịp thời không gây trở

ng i cho công tác k toán Để sự luân chuyển ch ng t , ghi s k toán

đ c h p lý nền n p, cần xây dựng s đ luân chuyển ch ng t k toán cho t ng lo i ch ng t , trong đó quy định đ ờng đi c a ch ng t ,

thời gian cho m i b ớc luân chuyển, nhi m v c a ng ời nh n đ c

Gi m s l ng ch ng t để đ cho nhu cầu, tránh th a hoặc trùng

lặp H n ch sử d ng ch ng t liên h p, ch ng t nhiều lần Xác định đúng những b ph n cần l u ch ng t để gi m s liên c a ch ng t

tới m c h p lý

Đ n gi n hóa n i dung ch ng t : Ch ng t chỉ bao g m những

n i dung th t cần thi t Đ n gi n hóa ti n tới th ng nhất, tiêu chuẩn hóa ch ng t

H p lý hóa th t c, ký, xét duy t ch ng t Quy ch hóa các b ớc

xử lý t ng lo i ch ng t Xây d ng s đ luân chuyển ch ng t khoa

học

4.4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ

Vì ch ng t k toán là tài li u g c, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm cĕn c vào s , ch ng t k toán ph i đ c sắp x p theo trình