Tiểu luận nhóm hệ thống quản lý thu viện phí

Hệ thống quản lý thu viện phí liệu có phù hợp với cơ sở y tế hay không?...Không những vậy, đây cũng là một bài toán khó dành cho các nhà quản lý bệnh việncông khi có nhiều sự thay đổi tr

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ - QUẢN TRỊ BỆNH VIỆN

TIỂU LUẬN NHÓM

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU VIỆN PHÍ

Môn học: Quản trị hệ thống thông tin bệnh viện Giảng viên: Đặng Thanh Hùng

STT HỌ VÀ TÊN NỘI DUNG THAM GIA

(Trưởng nhóm)

 Phần Mở đầu

 Chương 3: Phân tích thiết kế

 Kiểm tra nội dung các thành viên

 Phần Mở đầu

 Chương 3: Phân tích thiết kế

 Kiểm tra nội dung các thành viên

 Chương 2: 2.2 Quy trình thu - nộp tiềnviện phí ngoài nước 2.3 So sánh &đánh giá quy trình trong và ngoài nước

 Chương 4: Kết luận và kiến nghị

 Chương 1: 1.3 Bài toán giải quyết 1.4.Kết cấu đề tài

 Chương 3: Phân tích thiết kế

 Chương 1: 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêuchung

 Chương 2: 2.1 Quy trình thu - nộp tiềnviện phí trong nước 2.3 So sánh & đánhgiá quy trình trong và ngoài nước

 Tổng hợp bài + chỉnh hình thức Word

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc trên thang điểm likert (1 – 5): 5 – Xuất sắc, 4 – Giỏi, 3 – Khá, 2 – Trung bình, 1 – Yếu

1 Nguyễn Thị Ngọc Tuyền

Lưu ý: Bảng đánh giá dựa trên việc các thành viên nhóm đánh giá cho nhau và tổng hợp đánh giá từ nhóm trưởng

MỤC LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM TỪNG THÀNH VIÊN ii

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

MỞ ĐẦU 1

2 Mục đích của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 3

1.1 Đặt vấn đề 3

1.2 Mục tiêu chung 4

1.3 Bài toán giải quyết 4

1.4 Kết cấu đề tài 5

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 6

2.1 Quy trình thu - nộp tiền viện phí trong nước 6

A Quy trình thu nộp viện phí tại Bệnh viện phụ sản - nhi Đà Nẵng 6

B Quy trình thu nộp viện phí tại Bệnh viện Bạch Mai 8

2.2 Quy trình thu - nộp tiền viện phí ngoài nước 15

2.3 So sánh & đánh giá quy trình trong và ngoài nước 19

Quy trình ở Việt Nam: 19

Quy trình ở nước ngoài: 20

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ 21

3.1 Lập kế hoạch 21

3.2 Phân tích 22

3.3 Thiết kế 24

3.3.1 Mô tả nghiệp vụ 25

3.3.2 Lưu đồ 26

3.3.3 Sơ đồ ngữ cảnh - Mức 0 26

3.3.4 Biểu đồ phân rã chức năng - BFD 27

3.3.5 Danh sách các thực thể được sử dụng 27

3.3.6 Ma trận thực thể chức năng 29

3.3.7 Các mô hình xử lý nghiệp vụ 29

3.3.8 Sơ đồ ERD 32

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 34

4.1 Nhận xét về hệ thống thông qua mô hình SWOT 34

4.2 Kết luận vấn đề 37

4.3 Đề xuất một số kiến nghị 38

PHỤ LỤC 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

DANH MỤC BẢNG BI Hình 2 1: Quy trình thanh toán tại bệnh viện Sản nhi Đà Nẵng 6

Hình 2 2: Quy trình thu nộp viện phí ngoại trú (bên trái) và nội trú (bên phải) của bệnh viện Bạch Mai 8

Hình 2 4: Quy trình thanh toán ở nước ngoài (bản Tiếng Việt) 16

Hình 2 5: Quy trình hoàn trả (Nếu có) 18

Hình 3 1: Sơ đồ nghiệp vụ thu tiền viện phí 26

Hình 3 2: Hệ thống quản lý thu tiền viện phí 26

Hình 3 3: Biểu đồ phân rã chức năng BFD 27

Hình 3 4: Ma trận thực thể chức năng 29

Hình 3 5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 29

Hình 3 6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 của “Tiếp nhận” 30

Hình 3 7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 của “Thanh toán ngoại trú” 30

Hình 3 8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 “Thanh toán nội trú” 31

Hình 3 9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 của “Báo cáo” 31

Hình 3 10: Sơ đồ ERD thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu trong hệ thống quản lý thu viện phí 33

YHình 4 1: Sơ đồ minh họa mô hình SWOT về Quy trình thu viện phí 36

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xã hội loài người đã chính thức bước sang một thời kỳ mới mang tên “Côngnghiệp hóa - Hiện đại hóa” Con người dần trở thành những công dân số hóa cùng vớicác lĩnh vực ứng dụng công nghệ 4.0 Trong đó, việc chuyển đổi số y tế cũng đóng vaitrò hết sức quan trọng trong công cuộc ứng dụng hệ thống thông tin vào quy trình quản

lý bệnh viện Việc thúc đẩy chuyển đổi số đấy được xem như là một giải pháp nhanhchóng để cải thiện chăm sóc bệnh nhân và xây dựng các quy trình hoạt động trở nênhiệu quả và hợp lý hơn Đồng thời, đáp ứng được nhu cầu chăm sóc sức khỏe củangười dân ngày một tăng cao Theo Jio Health, từ năm 2017 đến nay, Bộ Y tế đã vàđang từng bước xây dựng và hình thành hành lang pháp lý để làm cơ sở cho việc ứngdụng CNTT trong lĩnh vực y tế Chúng ta có thể nhìn lại những năm vừa qua khi đạidịch Covid-19 bùng phát đã tạo ra nhiều thay đổi cho nền y tế của nước nhà Nhu cầuthực hiện các xét nghiệm, tiêm phòng vaccine và điều trị hậu Covid lại tăng cao, dẫnđến một loạt các vấn đề, nguy cơ tiềm ẩn phát sinh khi nguồn nhân lực không đủ đểđáp ứng Các ứng dụng công nghệ đã trở thành một công cụ để giải quyết các vấn đềđấy bằng cách làm giảm áp lực lên chuỗi cung ứng sản phẩm, thiết bị y tế và hỗ trợquá trình khám chữa bệnh trở nên nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, chiphí cho cả người bệnh và bệnh viện Trong năm 2019, thị trường công nghệ y tế đượcđịnh giá 43,6 tỷ USD với tốc độ tăng trưởng 16,2% từ năm 2020 - 2027

Ngoài ra, tiền viện phí cũng là một vấn đề mà được người bệnh quan tâm nhấtkhi đến thăm khám tại một cơ sở Liệu rằng tiền viện phí đã được công khai minh bạchhay chưa? Hệ thống quản lý thu viện phí liệu có phù hợp với cơ sở y tế hay không? Không những vậy, đây cũng là một bài toán khó dành cho các nhà quản lý bệnh việncông khi có nhiều sự thay đổi trong cơ chế tài chính cùng với nhu cầu chi tiêu dànhcho các dịch vụ y tế ngày càng gia tăng, mang lại nguồn thu lớn cho bệnh viện, đòi hỏicác đơn vị, cơ sở y tế phải có một quy trình quản lý thu viện phí phù hợp

Dựa trên những nhu cầu thực tế đấy, nhóm tác giả đã thực hiện đề tài “Phân tích

và thiết kế hệ thống quản lý thu viện phí” dưới góc độ là những sinh viên tiếp thu cáckiến thức liên quan đến bộ môn quản trị hệ thống thông tin bệnh viện Đây là một đềtài thiết thực và cấp thiết, giúp cho chúng ta có một cái nhìn tổng quan về hệ thống

quản lý thu viện phí và ứng dụng kiến thức đã học vào việc xây dựng và hiểu được các

ý nghĩa của hệ thống muốn truyền đạt

2 Mục đích của đề tài

Đề tài được nhóm tác giả thực hiện với các mục đích như sau: Thứ nhất, tìm hiểu

và biết được một số quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc thu tiền viện phí ở một số

cơ sở khám chữa bệnh công trong và ngoài nước Thứ hai, phân tích và xây dựng đượcmột hệ thống quản lý thu viện phí của riêng nhóm tác giả Thứ ba, tổng hợp hóa lại cáckiến thức đã được học ở bộ môn Quản trị Hệ thống thông tin Bệnh viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý thu viện phí

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Đặt vấn đề

Cuộc sống ngày càng phát triển theo hướng công nghệ hóa và nhu cầu nâng caosức khỏe của người dân tại Việt Nam ngày càng tăng cao Do đó, y tế là lĩnh vực đangđược quan tâm hàng đầu và luôn chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong nền kinh tếcủa đất nước Vì vậy, nhằm đáp ứng được nhu cầu và sự cần thiết đó thì các bệnh viện

đã và đang đề ra nhiều giải pháp cụ thể trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, chấtlượng khám, chữa bệnh, từ việc đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật đếncải tiến các quy trình, cải cách thủ tục hành chính đáp ứng sự hài lòng của người bệnh.Mạng lưới bệnh viện của nước ta hiện nay có hơn 1400 cơ sở từ tuyến Trung ương đếnđịa phương, bệnh viện ngành và tư nhân) đã từng bước đáp ứng nhu cầu người bệnh.Thực tế hiện nay việc nâng cao chất lượng bệnh viện chính là việc làm thường xuyêncần thiết của các bệnh viện

Ngày nay tình trạng quá tải ở các bệnh viện vẫn còn vấn đề đáng lo ngại đối vớicác nhà quản lý bệnh viện Theo Báo Nhân dân cho hay “Hiện tại, mỗi ngày Bệnh việnHữu nghị Việt Đức có khoảng 2.000 bệnh nhân nội trú và khoảng 2.000 bệnh nhân đếnkhám Không chỉ riêng tại Việt Đức, tại nhiều bệnh viện tuyến Trung ương cũng rơivào cảnh quá tải sau dịch, bệnh nhân đến khám và nhập viện gia tăng đột biến TạiTrung tâm Y học hạt nhân và Ung bướu, Bệnh viện Bạch Mai bệnh nhân nhập việntăng gần gấp đôi so với thời gian cao điểm dịch Covid-19, đã rơi vào tình trạng quá tải,bệnh nhân phải nằm ghép Trung tâm Tim mạch của bệnh viện lúc nào cũng chật kíngiường bệnh, có thời điểm phải nằm ghép Bệnh viện K cũng trong cảnh tương tự khibệnh nhân tuyến dưới lên khám, chữa bệnh rất đông; bệnh nhân tái khám và ngườibệnh đến truyền hóa chất theo lịch hẹn liên tục.”

Song với tình trạng quá tải của bệnh viện và nhu cầu nâng cao sức khỏe của bệnhnhân sau dịch COVID-19 Đối với bệnh nhân, khi các bệnh nhân đến khám họ lại gặpcác vấn đề ở các phần thanh toán phí vì có rất là nhiều phí trước và sau khi bệnh nhân

đi khám chữa bệnh như phí khám bệnh, các phí trước khi xét nghiệm, phí nhập viện,phí tạm ứng, Cùng với đó là một số bệnh nhân thì lại không biết quy trình thanh toándiễn ra như thế nào và gây ra tình trạng tắc nghẽn tại một số phòng khám bệnh Đốivới bệnh viện, các bệnh viện vẫn chưa xây dựng được một quy trình thanh toán hợp lý

cho bệnh viện của mình, các phương thức thanh toán vẫn còn lạc hậu như chỉ thanhtoán tiền mặt và chưa công bố rõ được các khoản phải trả khi đi khám chữa bệnh tạibệnh viện.

Với những vấn đề nêu trên thì câu hỏi được đặt ra ở đây là "Chúng ta cần phảilàm gì để giúp những bệnh nhân tiết kiệm được thời gian, chi phí khi khám chữa bệnhtại bệnh viện?" và " Làm thế nào để bệnh viện có thể giảm bớt được vấn đề quá tải vàsai sót trong khâu thanh toán?"

1.2 Mục tiêu chung

 Hiểu được một số quy trình thu viện phí ở một số bệnh viện trong và ngoàinước Qua đó, làm rõ các bước trong quy trình, đưa ra các phương pháp cũngnhư xây dựng hệ thống mới, kiểm soát được những vấn đề rủi ro tiềm ẩn trongnhững hệ thống trước đó

 Cải tiến và xây dựng lại hệ thống quy trình quản lý thu viện phí

 Nâng cao khả năng ứng phó thực tế trong mọi tình huống

 Nhận xét về hệ thống thông qua mô hình SWOT, từ đó đưa ra một số nhậnđịnh cũng như đề xuất một số giải pháp, kiến nghị cho hệ thống quy trình quản

lý thu viện phí mà nhóm tác giả đã xây dựng

1.3 Bài toán giải quyết

 Quy định thống nhất cách thanh toán viện phí của bệnh nhân đến khám vàđiều trị bệnh

 Quy định trình tự, nội dung và trách nhiệm của cá nhân, đơn vị có liên quantrong quá trình thanh toán viện phí

 Hướng dẫn mọi người có liên quan thực hiện thanh toán viện phí thuận lợi,đúng chế độ và giảm thiểu các sai sót trong quá trình thanh toán

 Công khai, minh bạch trong quy trình quản lý thu viện phí tránh tình trạnggian lận

 Biết được những phòng ban, bộ phận nào tham gia vào quá trình quản lý thuviện phí Chức năng của từng phòng ban, bộ phận trong quy trình quản lý thuviện phí

 Phân tích, thiết kế quy trình quản lý thu viện phí hợp lý nhằm tăng cường hiệuquả quản lý nguồn thu viện phí, tăng sự hài lòng của người bệnh tại các cơ sở

 Đưa ra được ưu điểm, nhược điểm của quy trình quản lý nguồn thu viện phí từ

đó đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình

1.4 Kết cấu đề tài

Ngoài lời mở đầu, danh mục viết tắt, danh mục bảng biểu, sơ đồ, bài tiểu luậnđược kết cấu thành 4 chương:

 Chương 1: Giới thiệu tổng quan

 Chương 2: Hiện trạng quản lý nguồn thu viện phí ở các bệnh viện

 Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thu viện phí

 Chương 4: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 2.1 Quy trình thu - nộp tiền viện phí trong nước

A Quy trình thu nộp viện phí tại Bệnh viện phụ sản - nhi Đà Nẵng

Mô tả khái quát:

Hình 2 1: Quy trình thanh toán tại bệnh viện Sản nhi Đà Nẵng

Mô tả chi tiết:

1 Bệnh nhân đăng ký khám, chữa bệnh tại quầy số ID

2 Tiếp theo, tại quầy thu phí, nộp tiền viện phí, nộp tiền phiếu khám bệnh đối vớibệnh nhân không có thẻ BHYT, nộp tiền sổ khám (Nếu có) đối với bệnh nhân

5 Khi đã có kết quả, mang kết quả quay về phong khám ban đầu để được bác sĩkết luận và kê đơn thuốc

6 Cuối cùng, nhận thuốc tại quầy phát thuốc BHYT hoặc mua thuốc tại nhà thuốc

7 Trường hợp có chỉ định nhập viện, tạm ứng tiền tại quầy viện phí Khi ra viện,người bệnh đem theo bảng kê chi phí điều trị đến thanh toán tại quầy viện phínội trú

B Quy trình thu nộp viện phí tại Bệnh viện Bạch Mai

Mô tả khái quát:

Hình 2 2: Quy trình thu nộp viện phí ngoại trú (bên trái) và nội trú (bên phải) của

bệnh viện Bạch Mai

Mô tả chi tiết:

NỘI DUNG QUY TRÌNH THU NỘP VIỆN PHÍ NGOẠI TRÚ:

- Hỏi thăm yêu cầu của NB

- Xác định dịch vụ kỹ thuật cần thu tiền trênphiếu chỉ định của NB

- In Phiếu khám bệnh chỉ dẫn người bệnh lêncác phòng khám liên quan

Sau khi NB có chỉ định cận lâm sàng của BS:

* NB có th攃ऀ BHYT:

+ Trường hợp đúng tuyến: NB cầm “Phiếuchỉ định” đến từng phòng cận lâm sàng để làmcác chẩn đoán cận lâm sàng

+ Trường hợp trái tuyến: NB cầm “Phiếuchỉ định” đến phòng thu tiền để nộp 70% tiềndịch vụ kỹ thuật NV thu tiền xác nhận trên hệthống viện phí, đóng dấu vào các “Phiếu chỉđịnh” của bác sỹ, đồng thời giao cho NB

“Phiếu tổng hợp chi phí khám chữa bệnh” và

NB cầm các “Phiếu chỉ định” đến phòng chứcnăng cận lâm sàng để làm các chẩn đoán cậnlâm sàng

* NB không có th攃ऀ BHYT:

+ NB đến phòng thu tiền được NV thu tiềnđối chiếu chỉ định của BS với phần mềm việnphí, sau đó thu tiền theo quy định và xác nhận

số tiền đã nộp của NB, đồng thời giao cho NB

“Phiếu thống kê chi phí” (Mẫu 3) cho từng loạichỉ định cận lâm sàng, “Hóa đơn thanh toán”(Mẫu 2) ghi tổng chi phí khám chữa bệnh, NVthu tiền lưu lại “hóa đơn thanh toán”, còn lạitoàn bộ các Phiếu thống kê chi phí, hóa đơnthanh toán được trả cho NB để người bệnh đilàm các chỉ định cận lâm sàng

+ Sau khi NB làm đầy đủ các dịch vụ chẩnđoán cận lâm sàng theo chỉ định của BS, quaylại phòng BS khám ban đầu, BS đọc kết quả vàcho hướng xử trí:

* NB không phải nhạꄂp viện:

+ ĐĀi vơꄁi NB có th攃ऀ BHYT : NB nhận đơn

thuốc từ BS đến bàn đăng ký khám ban đầunộp số tiền chênh lệch và % BHYT còn lại vànhân viên thanh toán đóng dấu vào đơn thuốc,

NB đến phòng cấp phát thuốc của BV lĩnhthuốc

+ ĐĀi vơꄁi NB không có th攃ऀ BHYT: Nhận

đơn thuốc từ BS ra về

* NB phải nhạꄂp viện:

+ ĐĀi vơꄁi NB có th攃ऀ BHYT:

BS in Phiếu vào viện, sau khi làm hồ sơbệnh án ngay tại bốc khám của BS đó, NBquay lại nơi tiếp đón ban đầu để làm thủ tục

bảo hiểm, thanh toán % chênh lệch và cácdanh mục dịch vụ BHYT không thanh toán.

NB nhận lại Thẻ BHYT (và Giấy giới thiệuchuyển viện - nếu có) Sau đó đến phòng thuviện phí nộp tiền tạm ứng vào viện theo quyđịnh của từng khoa

+ ĐĀi vơꄁi NB không có th攃ऀ BHYT:

NB nhận Phiếu vào viện từ BS, sau khilàm hồ sơ bệnh án tại bốc khám đó, NB đếnphòng thu tiền, nộp tiền tạm ứng theo quy địnhcủa từng khoa

Nhân viên

thu tiền viện

phí ngoại trú

Lập “Báo cáo nộptiền dịch vụ và xétnghiệm” và “Báocáo thu tiền đồngchi trả và chênhlệch”

Cuối mỗi ngày từng nhân viên thu tiền tạicác điểm thu viện phí ngoại trú phải in “Báocáo nộp tiền dịch vụ và xét nghiệm”, “Báo cáothu tiền đồng chi trả và chênh lệch” chi tiếttheo từng mã bệnh nhân, đối chiếu với số tiềnthực thu của mình, nộp báo cáo, tiền về cho Tổtrưởng hoặc ngân hàng theo quy định

Tổ trưởng

Viện phí

Kiểm tra, đốichiếu

Tổ trưởng có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu

và toàn bộ số tiền viện phí thực thu được và sốtiền đã hoàn trả NB trong ngày của các nhânviên do mình quản lý với các báo cáo

Tổ trưởng tổ

viện phí

Tổng hợp, viếtbiên lai viện phí,nộp tiền ngânhàng; lập các báocáo theo quy định

*CuĀi m̀i ngày, Tổ trưởng tổ VP tổng hợp,

viết biên lai viện phí theo tổng số tiền của cả tổ

đã thu được trong ngày (nếu trong ngày có viếtbiên lai đỏ cho NB rồi thì phải giảm trừ biênlai tổng) Thực hiện nộp toàn bộ số tiền thuđược của Tổ vào ngân hàng hoặc về quỹ bệnh

viện theo quy định của Phòng tài chính - kếtoán.

Vào ngày làm việc kế tiếp, Tổ trưởng tổ viện

 “Báo cáo nộp tiền tổng hợp tại khoakhám bệnh”

 “Báo cáo thu tiền đồng chi trả và chênhlệch tổng hợp”

* ĐĀi vơꄁi BN có th攃ऀ BHYT đ甃Āng tuyến:

 “Bảng kê nộp tiền BHYT ngoại trúkhoa khám bệnh thu”

 “Báo cáo thu tiền đồng chi trả và chênhlệch tổng hợp”

Các báo cáo trên cùng với toàn bộ các

“Phiếu tổng hợp chi phí khám chữa bệnh”,

“Hóa đơn thanh toán” của từng người bệnhđược sắp xếp nộp về Tổ Kế toán nội bộ và kếtoán tiền mặt của phòng tài chính - kế toán

Kế toán tổ

kiểm soát

nội bộ

Đưa các chứng từvào lưu trữ theoquy định

Toàn bộ các Báo cáo do tổ viện phí ngoại trúnộp về cùng các hóa đơn thanh toán trên máy;Phiếu tổng hợp chi phí khám chữa bệnh được

kế toán Tổ kiểm soát nội bộ sắp xếp, kiểm trađưa vào kho lưu trữ theo quy định

NỘI DUNG QUY TRÌNH THU NỘP VIỆN PHÍ NỘI TRÚ:

- Hỏi thăm yêu cầu của NB

- Xác định chi phí điều trị của NB

- Xác định số tiền tạm thu trên phiếu kýquỹ

Nhân viên thu tiền

nội trú

Thực hiện theođối tượng và nhucầu điều trị củaNB

- Đối với tiền tạm ứng (ký quỹ) của NB:

NB vào viện từ khoa Khám bệnh, trườnghợp NB đã đóng tiền tạm ứng tại KKBnhưng chưa đủ theo yêu cầu của khoa Lâmsàng hoặc NB có sử dụng dịch vụ kỹ thuật

mà số tiền tạm ứng đợt 1 chưa đủ, BS trênkhoa lâm sàng yêu cầu nộp thêm, NB cầmgiấy yêu cầu nộp tiền theo đợt hoặc Giấyvào viện xuống tại điểm thu, nhân viên thutiền phòng tài chính kế - toán thu tiền tạmứng đợt cho NB

- Đối với chi phí nằm viện của NB (việnphí):

Hết đợt điều trị NB được xuất viện:Hành chính khoa lâm sàng tổng hợp chi phí

đã dùng thực tế của NB, in chi phí cả đợtđiều trị cho NB, NB cầm Phiếu thống kê chiphí đến phòng thanh toán viện phí Nhânviên thu tiền kiểm tra, đối chiếu tổng chiphí đã sử dụng, số tiền NB đã tạm ứngtrước cho bệnh viện, giải thích cho NB vềchi phí (nếu cần thiết), sau đó viết “Phiếuhoàn ký quỹ” cho NB đính k攃của Phiếu ký quỹ Đồng thời viết “Biên laithu tiền phí, lệ phí” ghi tổng chi phí NBphải nộp.

- Khi thanh toán tiền cho NB đồng thời

NV thu tiền làm thao tác xác nhận NB đã raviện trên hệ thống mạng viện phí

chiếu

- CuĀi ngày, tổ trưởng tổ viện phí có trách

nhiệm nộp tiền cho ngân hàng theo giờ quyđịnh hoặc nộp tiền về quỹ bệnh viện theoquy định

- Ngày kế tiếp, Tổ trưởng tổ viện phí in,

kiểm tra, ký xác nhận trên các báo cáo saucùng toàn bộ các chứng từ gốc đính k攃nộp về bộ phận kiểm soát nội bộ của phòngTài chính – kế toán và kế toán tiền mặt củabệnh viện:

 Báo cáo ký quỹ

 Báo cáo thu xét nghiệm

 Báo cáo “Chi tiết biên lai thanh toánviện phí”

 Báo cáo hoàn ký quỹ

 Báo cáo chi tiết chi phí bệnh nhânđiều trị nội trú ra viện.

 Của NB có thẻ và không có thẻBHYT đã thu viện phí bằng tiền mặt;

 Của đối tượng NB có thẻ BHYT đãthu bằng tiền mặt cho phần đồng chitrả và chênh lệch;

 Cho đối tượng NB không có thẻBHYT

Kế toán thu tiền

tại các điểm thu,

kế toán tổ kiểm

soát nội bộ

Đưa các chứng

từ vào lưu trữtheo quy định

- Nhân viên thu tiền tại các điểm viện phísắp xếp các thanh toán chi phí của NB,đưa vào kho lưu trữ theo quy định

- Kế toán tổ kiểm soát nội bộ kiểm soát,sắp xếp và đưa vào lưu trữ các Báo cáo

- Liên lưu biên lai thu tiền phí, lệ phítheo quy định

2.2 Quy trình thu - nộp tiền viện phí ngoài nước.

Mô tả khái quát:

Hình 2 3: Quy trình thanh toán ở nước ngoài (bản Tiếng Anh)

Hình 2 4: Quy trình thanh toán ở nước ngoài (bản Tiếng Việt)

Mô tả chi tiết:

1 Đăng ký bệnh nhân/Nhập nhân khẩu học của bệnh nhân:

Bước đầu tiên trong quy trình thanh toán y tế là thu thập dữ liệu bao gồm xácminh bảo hiểm ở định dạng chi tiết Điều này chỉ cần thiết cho bệnh nhân mới vì dữliệu của bệnh nhân cũ đã được lưu trữ trong hệ thống

2 Xác minh bảo hiểm:

Sau khi dữ liệu được thu thập, nhóm thanh toán y tế sẽ xác minh dữ liệu của bệnhnhân Trước tiên, tập trung vào các lợi ích chính sách và xác minh tính đủ điều kiện.Điều này cho họ một quyết định rõ ràng về việc có thể nhận được yêu cầu bảo hiểmcho các dịch vụ được cung cấp hay không (Đối với một số dịch vụ nhất định, cần có

sự cho phép trước của công ty bảo hiểm Nếu công ty bảo hiểm nói trên chấp nhận,

dịch vụ đã sẵn sàng được cung cấp.)

3 Mã hóa CPT & ICD-10:

Có hai loại mã y tế được sử dụng để chuẩn bị hóa đơn y tế: mã ICD-10 (Phânloại bệnh quốc tế) và mã CPT (Thuật ngữ thủ tục hiện tại) Mã ICD được sử dụng để

mô tả chẩn đoán của bệnh nhân và mã CPT tường thuật quy trình lâm sàng do bác sĩthực hiện Sau khi bệnh nhân trả phòng, tất cả thông tin thăm khám được gửi đếnchuyên gia mã hóa y tế, người chỉ định mã thủ tục Mã CPT và ICD chính xác là bắtbuộc để xác nhận các khoản thanh toán từ Người thanh toán Hãng bảo hiểm kiểm tratính chính xác của các mã quy trình và công cụ sửa đổi, yêu cầu bảo hiểm bị từ chốinếu mã chẩn đoán không tương ứng với quy trình đã thực hiện Cần phải có hiểu biết ởcấp độ chuyên gia về mã hóa y tế để biên dịch các hóa đơn y tế một cách chính xác, đó

là lý do tại sao các nguồn lập hóa đơn và mã hóa y tế là những chuyên gia được đàotạo có thể chuyển biên chính xác các chi tiết của chuyến thăm bệnh nhân thành các mãtiêu chuẩn

4 Nhập phí:

Nhập phí là giai đoạn trong quy trình thanh toán y tế khi các chuyên gia thanhtoán y tế ấn định giá trị được chỉ định theo phí dịch vụ Đây là một giai đoạn quantrọng khác trong đó người lập hóa đơn y tế xác định giá trị chính xác của dịch vụ đượccung cấp Phí được tính phải phản ánh chính xác mã và dịch vụ được cung cấp; bất kỳmục nhập sai hoặc bị tính phí quá cao nào có thể dẫn đến việc từ chối thanh toán

5 Gửi yêu cầu khiếu nại (nếu có):

Sau khi chuyên gia thanh toán y tế xác nhận tính chính xác của các tuyên bố, họ

sẽ sẵn sàng gửi Hầu hết, các yêu cầu y tế được gửi qua điện tử và các công ty bảohiểm có một lịch trình khác để gửi yêu cầu Ở giai đoạn này, cần phải đáp ứng tất cảcác yêu cầu của người thanh toán và sau đó các xác nhận quyền sở hữu sẽ được xử lý

6 Đăng thanh toán:

Vai trò của người gọi tài khoản phải thu (AR) là rất quan trọng trong bất kỳ quytrình thanh toán y tế nào Họ tập trung vào việc từ chối thấp hơn và tăng luồng thanhtoán Trọng tâm chính của họ là đảm bảo việc đăng thanh toán cho các dịch vụ đượccác nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thực hiện một cách chính xác Họ cótrách nhiệm chia sẻ thông tin chi tiết chính xác của bệnh nhân và sửa chữa nếu pháthiện ra bất kỳ sai sót nào

7 Theo dõi A/R (Khoản phải thu):

Nhóm theo dõi các khoản phải thu (A/R) trong một tổ chức chăm sóc sức khỏe

có trách nhiệm xem xét các khiếu nại bị từ chối đó và mở lại chúng để nhận đượckhoản bồi hoàn hợp pháp từ các hãng bảo hiểm

Việc theo dõi A/R còn giúp cho các tổ chức y tế: quản lý các khiếu nại bị từ chối,thu hồi các khoản thanh toán quá hạn, cung cấp sự ổn định tài chính, quản lý các xácnhận quyền sở hữu đang chờ xử lý

8 Quản lý từ chối

Một bước quan trọng khác trong quy trình thanh toán y tế là quản lý từ chối Quátrình này bao gồm việc giải quyết các khiếu nại bị từ chối và duy trì các hoạt động theodõi liên tục Nhóm quản lý từ chối cần thực hiện các hành động thích hợp để giảm cáclần từ chối và tăng tần suất thanh toán Mỗi khiếu nại bị từ chối phải được phân tích vànghiên cứu, và toàn bộ quá trình phải được đẩy nhanh để đảm bảo khoản bồi hoàn tốiđa

9 Đăng lại thanh toán

Bước cuối cùng trong quy trình thanh toán y tế là đăng lại thanh toán cho bệnhnhân Nhóm đăng bài ghi lại các từ chối và thanh toán Họ cũng có trách nhiệm gửigiải thích về quyền lợi, thư từ và lời khuyên chuyển tiền điện tử cho bệnh nhân Hơn

nữa, nhóm cần đối chiếu các khoản phải thu thanh toán hàng loạt và kiểm đếm chúngvới số tiền séc.

KHÁI QUÁT CHU TRÌNH HOÀN TRẢ (NẾU CÓ):

Hình 2 5: Quy trình hoàn trả (Nếu có)

Mô tả chi tiết:

1 Bệnh nhân gặp bác sĩ đánh giá bệnh nhân và viết ra tình trạng quan sát được

và điều trị Thông tin này sau đó được gán mã chẩn đoán ICD-10 và điều trịCPT thích hợp (và các công cụ sửa đổi mã nếu cần)

2 Các mã chẩn đoán và điều trị được ghi lại trên superbill Một số bác sĩ sẽ kiểmtra hoặc khoanh tròn các mã chẩn đoán và điều trị trực tiếp trên superbill Phầnlớn các cuộc thăm khám của bệnh nhân liên quan đến việc sử dụng nhiều mãgiống nhau

3 Chuyên gia thanh toán y tế tham gia vào đây Họ lấy thông tin bảo hiểm trênsuperbill và nhập vào phần mềm quản lý hành nghề (hoặc thanh toán y tế).Một yêu cầu được tạo ra từ thông tin này Yêu cầu điện tử được truyền hoặc tảilên công ty bảo hiểm hoặc công ty thanh toán bù trừ.

4 Nếu có vấn đề với xác nhận quyền sở hữu, chuyên gia thanh toán y tế sẽ theodõi để tìm hiểu lý do, sửa xác nhận quyền sở hữu và gửi lại Đơn kháng cáocũng có thể cần được viết và gửi k攃hiểm

5 Sau khi nhận được khoản thanh toán từ hãng bảo hiểm, nó được đính k攃một tuyên bố Thông báo về việc chuyển tiền Thông tin này được nhập vàophần mềm Nếu có bất kỳ trách nhiệm nào đối với bệnh nhân như đồng thanhtoán và đồng bảo hiểm, một bản kê khai bệnh nhân sẽ được in và gửi quađường bưu điện

6 Yêu cầu bồi thường chưa thanh toán đòi hỏi phải điều tra và theo dõi để giữcho các khoản phải thu ở mức thấp Các tài khoản bệnh nhân quá hạn có thểyêu cầu sao kê hoặc thư bổ sung để thu thập số dư chưa thanh toán Nếu vẫnchưa thanh toán, những khoản này có thể được chuyển cho một cơ quan thunợ

2.3 So sánh & đánh giá quy trình trong và ngoài nước.

Quy trình ở Việt Nam:

- Cuộc sống ngày càng hiện đại, người dân cũng dần chú trọng quan tâm hơn vềtình hình sức khoẻ, song đó công nghệ cũng ngày càng phát triển, việc bệnh viện đề racác quy trình thanh toán viện phí sao cho phù hợp với kết cấu bệnh viện giúp chongười bệnh hài lòng

- Các đội ngũ nhân viên thu ngân, kế toán có trình độ chuyên môn ngày càngđược cải thiện và phát triển Tuy nhiên vẫn còn một số bộ phận nhỏ vẫn có thái độ cư

xử không đúng mực, chưa hoàn thành trách nhiệm hướng dẫn người bệnh làm giảm đichất lượng bệnh viện trong mắt người dân

- Các thông tin thanh toán luôn được cập nhật trên hệ thống Tuy nhiên bệnh việnvẫn chưa triển khai mạnh mẽ việc thanh toán online hay ATM làm cho việc thu nộpviện phí cũng trở nên trì trệ.

Các quy trình thu nộp viện phí tại Việt Nam tiếp thu từ những quy trình thực tế từquốc tế dần trở nên hoàn thiện hơn, các bước thực hiện một cách có kế hoạch theo tuầntự

→ Đánh giá: Quy trình ở hai bệnh viện Phụ sản Nhi Đà Nẵng và bệnh viện Bạch

Mai, tuy không toàn toàn giống nhau nhưng xét về mức thực tế cả 2 quy trình đềuđược thiết kế một cách phù hợp Tạo nên luồng thu nộp viện phí có trình tự, các bướcthực hiện rõ ràng, minh bạch giúp cho người bệnh khi vào viện có thể dễ dàng thựchiện các bước theo quy trình đã được lên kế hoạch sẵn

Quy trình ở nước ngoài:

- Có thể thấy rằng quy trình thu-nộp viện phí tại các quốc gia khác cũng khôngkhác mấy tại Việt Nam, tuy nhiên với công nghệ hiện đại về các thiết bị máy móc vàcác phần mềm tiên tiến mà quy trình lấy phần nào có thể mượt mà hơn và nhanh chónghơn tại nước ta Các bước trong quy trình được xây dựng khá hợp lý và thông minhnhằm để giảm thiểu hết sức có thể các sai sót có thể xảy ra trong quá trình thanh toán

- Khi đăng thanh toán được thực hiện chính xác, chu kỳ doanh thu trong quytrình thanh toán y tế sẽ phát triển mạnh Với dòng tiền được cải thiện từ các bộ sưutập, các vấn đề được phát hiện và giải quyết nhanh hơn bao giờ hết giúp quy trìnhthanh toán y tế diễn ra suôn sẻ Các vấn đề trong quy trình thanh toán nếu được giảiquyết nhanh chóng, từ đó làm tăng hiệu quả của quy trình thanh toán y tế

- Các hình thức thanh toán viện phí online cũng đang ngày càng phổ biến tại cácbệnh viện nước ngoài Đây cũng là một điều tiên tiến trong quá trình thu-nộp viện phícủa họ