Tổ Chức Cuộc Họp ,Hội Nghị Ở Cơ Quan ( Tiểu Luận - Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng - Đề Tài - )

Khái niệm họpHọp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách giải quyết công việc, thông quađó thủ trưởng các cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt độngtr

MỤC LỤC

Chương I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Ở CƠ QUAN 2

I Khái niệm họp 2

II Các loại cuộc họp 2

III Vai trò của cuộc họp 3

Chương II: TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 5

I Nguyên tắc tổ chức họp 5

II Các bước chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị 5

III Công tác chuẩn bị cho một cuộc họp, hội nghị 7

a Về cơ sở vật chất 7

b Về thời gian tiến hành các cuộc họp 8

c Xác định thành phần tham dự cuộc họp 8

d Về giấy mời 9

e Về công văn, tài liệu cần thiết 9

IV Tiến trình xây dựng một cuộc họp, hội nghị 9

a Bắt đầu cuộc họp: 9

b Trong quá trình họp 10

c Sau cuộc họp 10

TỔNG KẾT 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

Chương I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Ở CƠ QUAN

I Khái niệm họp

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách giải quyết công việc, thông qua

đó thủ trưởng các cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của mình theo quy định của pháp luật

Cuộc họp hay hội nghị đều là hình thức của hoạt động quản lý, một cách giải quyết công việc nhưng hội nghị mang tính chất quan trọng hơn, có quy mô lớn hơn với thành phần tham gia hội nghị thường là những lãnh đạo, cán bộ có chức vụ cao trong cơ quan Thư kí văn phòng thường là người trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp, hội nghị dựa trên những yêu cầu về mục đích họp, tiêu chí đề ra của lãnh đạo và những điều kiện vật chất của cơ quan

II Các loại cuộc họp

Họp tham mưu tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của chuyên gia, nhà khoa học nhằm có thêm thông tin, có cơ sở, có căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới giải quyết những công việc có tính quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ của cấp dưới

Họp chuyên môn là họp để trao đổi, thảo luận về những vấn đề chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các đề án

Họp giao ban là họp của lãnh đạo để nắm tình hình, triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết công việc thường xuyên

Họp tập huấn, triển khai (hội nghị, tập huấn) là họp để quán triệt, thống nhất nhận thức

và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

Họp tổng kết (hội nghị tổng kết) hàng năm là họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm, bàn phương hướng, nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị

Họp sơ kết, hoặc tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) chuyên đề là họp đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng

III Vai trò của cuộc họp

Những cuộc họp, hội nghị có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kì

cơ quan, tổ chức nào Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, giải quyết các vấn

đề, tạo động lực, tăng hiệu suất công việc

Mỗi cuộc họp đều có một mục tiêu nhất định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, hiệu quả làm việc của cơ quan Họp có thể để tìm giải pháp cho một vấn đề hoặc tiếp cận một

cơ hội thay đổi, phát triển mới

Hội họp là dịp gặp nhau trao đổi, tranh luận, giải quyết công việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cơ quan nhằm tìm ra phương án tốt nhất cũng như cách thức phối hợp nhịp nhàng để cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Trong một tổ chức lớn thì điều này càng có ý nghĩa quan trọng

Đối với các cơ quan, tổ chức khác, hội họp cũng là cơ hội lớn để họ tìm hiểu đối tác, phát triển mối quan hệ giữa hai bên

IV Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp

Phát huy sức mạnh tổng hợp của tập thể

Giải quyết các vấn đề về tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương hoặc về giải pháp cho các hoạt động của tổ chức

Giải quyết những vấn đề mà một cá nhân không thể thực hiện được

 Từ những vai trò, ý nghĩa nêu trên, có thể thấy, nếu cuộc họp, hội nghị tổ chức thất bại, không đi đến một kết quả nhất định sẽ ảnh hưởng đến công việc, thành tích của cơ quan, làm mất thời gian của những người tham gia hội họp Do đó, đây vừa là cơ hội, vừa

là thách thức để những thư ký văn phòng phát huy hết vai trò, năng lực nghiệp vụ của mình Họ không những phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp mà còn phải nhanh nhạy

xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra trong lúc họp cũng như thành thạo các bước tiếp theo sau khi cuộc họp kết thúc Vì vậy, mỗi cuộc họp, hội nghị được tổ chức thành công đều có một phần công lao không nhỏ của mỗi thư kí văn phòng

Chương II: TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ

I Nguyên tắc tổ chức họp

Người thư ký không những cần nắm vững nguyên tắc chung để tổ chức các cuộc họp thành công (phải đảm bảo tính dân chủ và tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham dự) mà còn cần phải nắm vững các nguyên tắc sau:

- Đảm bảo giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp, giải quyết công việc của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền cho cấp trên giải quyết

- Chỉ tiến hành họp khi cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng Không dùng cuộc họp để thay thế các quyết định quản lý, điều hành

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công xử lý công việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành tập trung, thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan

- Theo chương trình, kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm

- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý

- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hành động của từng loại cơ quan, đơn vị

II Các bước chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị

1) Không phải vấn đề nào cũng nhất thiết phải tổ chức họp Do đó, người thư ký cần lưu ý những trường hợp không tổ chức họp sau:

- Họp phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên (đối với những văn bản quy định về chủ trương, chính sách lớn, quan trọng,

những nhiệm vụ trọng tâm cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, khi cần thiết, có thể tổ chức họp để quán triệt tập huấn, tạo ra sự thống nhất nhận thức và hành động)

- Việc sơ kết, kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm

- Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, dịch họa hoặc trường hợp khẩn cấp khác

- Những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết

- Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo, cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng và hoàn thiện các đề án, các dự án lớn quan trọng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, theo trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan

- Cấp trên triệu tập cấp dưới đến để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm

vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc chế độ đi công tác địa phương

- Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm

- Giải quyết công việc mang tính chuyên môn, kỹ thuật hoặc giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp lớn quan trọng (họp trù bị)

- Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng cách thức khác, không cần thiết phải thông qua cuộc họp

2) Khi đảm nhận công tác chuẩn bị cho một cuộc họp, người thư ký cần:

- Xác định mục đích và tính chất cuộc họp

- Quy định thành phần họp

- Xác định thời gian họp

- Lựa chọn và trang bị phòng họp

- Chuẩn bị phương tiện làm việc (in ấn tài liệu, ghi âm…)

- Làm giấy mời

- Chuẩn bị ghi biên bản, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

- Kiểm tra lần cuối

III Công tác chuẩn bị cho một cuộc họp, hội nghị

a Về cơ sở vật chất

- Chọn không gian họp phù hợp Không nên chọn phòng họp quá lớn so với số lượng người tham gia vì dễ khiến không gian bị loãng, phân tán âm thanh, gây sao nhãng, thiếu sự tập trung

- Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị nghe nhìn như máy tính, máy chiếu, micro, loa, đường truyền internet , người thư ký cần phải chuẩn bị trước Nên chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê, mướn) để có nhiều thời gian dự phòng và

xử lí trong trường hợp thiết bị gặp trục trặc kĩ thuật hoặc hư hỏng

- Ngoài ra, người thư ký cũng cần lưu ý việc chuẩn bị các vật dụng cần thiết (như giấy, viết ), chuẩn bị nước uống hoặc đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp, sắp xếp bàn ghế phù hợp với qui mô, tính chất cuộc họp

+ Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường và người tham dự ngồi thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì cuộc họp

+ Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì nên xếp ngồi theo hình chữ U, ngồi đối diện với bàn của người chủ trì

+ Đối với cuộc họp ít người thì nên dùng một bàn hình chữ nhật

- Đặt các dịch vụ kèm theo như lễ tân, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón (nếu cần)

b Về th i gian ti n hành các cu c h p ời gian tiến hành các cuộc họp ến hành các cuộc họp ộc họp ọp

- Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi

- Họp chuyên môn từ 1 buổi đến 1 ngày (loại đề án lớn có thể kéo dài 2 ngày)

- Họp tổng kết công tác không quá 1 ngày

- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 - 2 ngày

- Họp tập huấn triển khai công tác từ 1 - 3 ngày

- Các cuộc họp khác, tuỳ theo nội dung cần bố trí thời gian cho phù hợp, nhưng không được quá 2 ngày

c Xác định thành phần tham dự cuộc họp

Nên chọn lọc thành phần tham dự cuộc họp vì nếu trong cuộc họp có những người không có phận sự hoặc không có năng lực giải quyết vấn đề, cuộc họp dễ bị phân tán, đi lệch hướng, không hiệu quả

Một cuộc họp cần có những thành phần sau:

+ Những người ra quyết định cho các vấn đề liên quan

+ Những người cung cấp thông tin cần thiết cho cuộc họp

+ Những người quan tâm, có năng lực giải quyết vấn đề nêu ra trong cuộc họp + Những người thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp

Số lượng tối đa cho một cuộc họp thông thường trong cơ quan thường là 10 người Cuộc họp càng tinh gọn, quá trình họp càng đi vào trọng tâm và những người không tham

dự họp có thể dành thời gian cho những việc quan trọng khác

d Về giấy mời

Nội dung giấy mời họp phải có: người triệu tập và chủ trì; thành phần tham dự; người được triệu tập, người được mời tham dự; nội dung, thời gian, địa điểm họp; những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự

Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp; trừ các cuộc họp đột xuất

e Về công văn, tài liệu cần thiết

Người thư kí cần gửi thông tin xác định phạm vi thảo luận cũng như mục tiêu cần đạt được một cách rõ ràng đến những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành Việc không xác định mục tiêu, phạm vi thảo luận dễ khiến cuộc họp kéo dài nhiều giờ mà không đạt được yêu cầu đề ra, đồng thời để lại ấn tượng xấu cho những người tham dự Việc gửi thông tin này có thể bằng văn bản hoặc qua email

Thu thập, kiểm tra kĩ lưỡng các tài liệu, văn bản có liên quan đến những vấn đề nêu trong cuộc họp Một thông tin thiết sót hoặc sai lệch có thể ảnh hưởng đến tiến trình, kết quả công việc

Phân loại, sắp xếp, trình bày tài liệu, văn bản hợp lí, rõ ràng

IV Tiến trình xây dựng một cuộc họp, hội nghị

a Bắt đầu cuộc họp:

- Giới thiệu đại biểu vào chương trình (lưu ý việc rà soát lại danh sách thành phần tham dự với số lượng thực tế)

- Nêu mục tiêu cũng như quy trình của cuộc họp:

Phần này chỉ chiếm thời lượng nhỏ nhưng đem lại hiệu quả lớn cho cuộc họp Mặc dù

đã có văn bản hoặc email gửi trước đó nhưng khi bắt đầu họp, người thư kí cũng cần phải truyền đạt lại mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp Như vậy, các thành viên tham gia cuộc họp có thể xác định lại lần nữa những gì sẽ trình

bày, thảo luận hoặc biết điều chỉnh cho đúng hướng nếu chưa đọc qua thông báo Đó là cơ

sở để cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp

b Trong quá trình họp

- Điều hành thảo luận: dẫn dắt chương trình, lắng nghe các ý kiến, hỗ trợ người chủ trì giải quyết hoặc xoa dịu những tranh luận, mâu thuẫn nảy sinh trong cuộc họp

- Khuyến khích mọi người thảo luận, nêu ý kiến và ra quyết định: bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng,

do đó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn

- Bám chắc vào lịch trình họp ban đầu và đề nghị những ý kiến không liên quan sẽ bàn luận trong cuộc họp khác

- Ghi chép biên bản xuyên suốt cuộc họp: việc ghi biên bản của cuộc họp là rất quan trọng, thường thì thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp Nội dung của một biên bản cuộc họp, hội nghị cần có những chi tiết cần thiết sau:

1 Tên cơ quan

2 Thời gian và địa điểm họp

3 Thành phần tham dự

5 Các báo cáo trong cuộc họp

6 Các thảo luận trong cuộc họp

7 Kết thúc cuộc họp và kết luận

c Sau cuộc họp

Người thư kí nhanh chóng biên tập, rà soát lại các phần việc của cuộc họp Nếu đã hoàn thành thì có thể kết luận cuộc họp thông qua:

- Kết luận từng phần việc

- Kết luận toàn bộ.

- Nội dung thống nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành hoặc quyết định cuối cùng của người chủ trì cuộc họp

- Ghi chú phần việc chưa thống nhất, chưa bàn bạc ở phần kết luận

- Đọc công khai biên bản cuộc họp Biên bản được thông qua nếu 100% ý kiến tán thành

- Trình lãnh đạo thông qua biên bản đã được tán thành

- Tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong cuộc họp để lập hồ sơ

Lưu ý, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên

dự họp và cả những người vắng mặt Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng nhưng biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã được bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp Những thắc mắc, ý kiến riêng của một số thành viên không có cơ hội đưa ra trong cuộc họp sẽ được ghi lại trong

sổ tay cần được người thư ký thu thập Bên cạnh đó, những ý kiến phản bác từ các thành viên trong cuộc họp cũng phải được ghi chép lại Mọi ý kiến đều được trân trọng và lưu trữ cẩn thận

Ngoài ra, người thư kí có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các quyết định, nghị quyết được thông qua sau cuộc họp

Đảm bảo 1 cá nhân nào đó trong tổ chức không tùy tiện thực hiện, tùy tiện thay đổi những nội dung đã được thống nhất trong cuộc họp

Rút kinh nghiệm, sửa chữa sai sót để chuẩn bị tốt cho buổi họp sau

Tạo mối quan hệ tốt và giữ liên lạc khi cần thiết với những người đã tham gia buổi họp

TỔNG KẾT

Như đã nêu ở trên, chúng ta có thể thấy cuộc họp, hội nghị là một điều rất quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ mô hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nào.

Các cuộc họp truyền thống trong công ty thường được biết đến là một công việc làm tốn thời gian của các bộ phận tham dự nhưng luôn phải diễn ra vì đó là nơi

để giao lưu giữa cấp lãnh đạo và nhân viên Đó cũng là nơi giúp nhân viên thể hiện được vai trò, bổn phận của mình đối với công ty Ngày nay khi các doanh nghiệp đang phát triển rất mạnh và ngày càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp hơn trong các hoạt động của từng bộ máy cấu thành doanh nghiệp thì việc tổ chức một cuộc họp, hội nghị làm sao vừa đảm bảo tính chuyên môn mà vẫn không làm cho mọi người cảm thấy lãng phí thời gian và nhàm chán là một điều hết sức quan trọng và là yêu cầu

mà các doanh nghiệp đang rất quan tâm khi tuyển dụng

Chính vì vậy, đề tài này ra đời nhằm giúp mọi người có thêm hiểu biết về vai trò, tính chất cần thiết của cuộc họp và về các phương pháp tiến hành cũng như các điều kiện cần và đủ cho một cuộc họp, hội nghị với các quy mô khác nhau ở cơ quan, doanh nghiệp.

Thư ký của một công ty vốn dĩ là những người làm công việc ghi chép, soạn thảo, quản lý văn bản nhưng bên cạnh đó, họ cũng cần có những hiểu biết về việc

tổ chức, sắp xếp những buổi gặp gỡ, những buổi họp giữa cấp lãnh đạo và các bộ phận trong công ty cũng như giữa giữa các công ty, doanh nghiệp với nhau.

Do đó, những người có mong muốn được trở thành một trợ lý hay một thư

ký thông qua đề tài này sẽ hiểu biết thêm về những công việc mà mình cần làm để

tổ chức và vận hành một cuộc họp sao cho đem lại kết quả tốt đẹp nhất Một cuộc họp thành công thì người Thư ký cũng sẽ tự khẳng định được vai trò cần thiết của