Bài Giảng - Nghiệp Vụ Công Tác Văn Thư ( Ngành Quản Trị Văn Phòng )

Nghiệp vụ công tác văn thư Nghiệp vụ công tác văn thư Các kỹ năng của nhà quản trị Các năng lực, kỹ năng của nhà quản trị Năng lực, kỹ năng về tư duy Năng lực, kỹ năng về quản trị nhân sự Năng lực, kỹ[.]

Nghiệp vụ công tác văn thư

Các kỹ năng của nhà

quản trị

Các năng lực, kỹ năng của nhà quản trị

Mục tiêu của môn học

• Mục tiêu kiến thức

• Mục tiêu kỹ năng

• Mục tiêu thái độ

Dẫn luận

• Khái niệm văn thư ?

• Công tác văn thư ?

• Vai trò, vị trí của công tác văn thư ?

• Nội dung công tác văn thư

• Những quy định của NN về công tác văn thư?

• Nghiệp vụ công tác văn thư

NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản

Nghiệp vụ quản lý văn bản

Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu

Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Phần 1:

NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ

VĂN BẢN

1 Nghị định 30/ NĐ – CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

2 Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước 2018

3 Nghị định số 26/2020/NĐ – CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật Nhà nước

4 Thông tư số 24/2020/TT – BCA ngày 10/3/2020 ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước

1.1 Quy định của Nhà nước về QLVB

Quản lý là sự tác động có

tổ chức, có định hướng

của chủ thể quản lý lên

đối tượng quản lý nhằm

lý và Đối tượng quản lý

Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện các biện pháp theo những nguyên tắc và trình tự nhất định để kiểm soát, đảm bảo an toàn cho hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan, tổ chức

Chủ thể quản lý văn bản cơ quan, tổ chức, cá

nhân có trách nhiệm xây dựng, sử dụng, lưu trữ và quản lý văn bản

Đối tượng quản lý là văn bản hình thành trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức,

Khách thể quản lý là các quy trình chuyển

giao, tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng văn bản

1.2 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ

nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm

bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hang

ngày của cơ quan, tổ chức

PGS Vương Đình Quyền, Lý luận và Phương pháp

công tác VT, NXB Đại học Quốc gia HN

1/ Nguyên tắc Điều cơ bản đặt ra nhất định phải tuân theo

Thực hiện đúng và đủ theo

quy định của pháp luật

Điều cần phải đạt được khi thực hiện

Yêu cầu QLVB

Thống nhất – Chính xác – Nhanh chóng, kịp thời – An toàn

Quy trình

Phương pháp

Cách thực hiện công việc

Minh chứng

Kết quả, sản phẩm của công việc

Các biện pháp thực hiện nghiệp vụ

QLVB

Phân loại hệ thống văn bản đề tổ chức quản lý trong công tác văn thư

Phân loại hệ thống văn bản theo tính chất pháp lý văn bản

Phân loại hệ thống văn bản theo phương tiện ghi tin

Quản lý văn bản đến thường

Mọi văn bản đến của

cơ quan phải tiếp nhận tập trung tại một đầu mối

Mọi văn bản đến

đều phải đăng ký

quản lý

Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và

“Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Quy trình quản lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến

Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

Trình và chuyển giao văn bản

Theo dõi giải quyết văn bản

Phương pháp

QLVB

Văn bản giấy

Văn bản điện tử

• Kiểm tra đối chiếu để nhận đúng, nhận đủ

• Phát hiện những dấu hiệu bất thường

Xác nhận thời gian văn bản đến cơ

quan

Vị trí đóng dấu đên

Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

Đăng ký bằng sổ Đăng ký bằng phần mềm

Đăng ký văn bản

Đăng ký văn bản bằng sổ

Sổ chuyển giao văn bản

Ngày chuyển

Số đến Đơn vị hoặc

người nhận

Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)

• Xác định trách

nhiệm

1

• Cơ sở tổ chức theo dõi giải quyết văn bản

2

Theo dõi giải quyết văn bản

Thủ trưởng cơ quan, thủ trưởng đơn vị chức năng chuyên trách, VT Cán bộ văn thư

kiêm nhiệm

Trách nhiệm theo dõi giải quyết văn bản

1 • Quy chế làm việc của cơ quan

2 • Phân công trách nhiệm đối với cán bộ công chức

3 • Quy trình, thủ tục giải quyết công việc

4 • Quy định thời hạn giải quyết công việc

5 • Kế hoạch công tác

Cơ sở để đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản

Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến

Minh chứng

Sổ đăng ký công văn

đến/cơ sở dữ liệu đăng ký

văn bản đến

Sổ chuyển giao văn bản/cơ

sở dữ liệu lưu trong phầnchuyển văn bản trong phầnmềm quản lý văn bản

Quản lý văn

bản đến điện tử

Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp

dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính

phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhànước)

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

Khái niệm VB điện tử

định 78/2015/ NĐ - CP ngày 14/9/2015

của Chính phủ về đăng ký doanh

nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu

như sau:

• “Văn bản điện tử là dữ

liệu điện tử được tạo

trực tuyến hoặc được

quét (scan) từ văn bản

(Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng vv gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính)

Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử

Kiểm tra tính hợp lệ

của chữ ký số trên

văn bản điện tử, bao

gồm kiểm tra các yếu

tố: thông tin người ký

cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết để ký và gửi lại, đồng thời xóa văn bản không hợp

lệ đó sau khi nhận được văn bản hợp lệ được gửi lại

Việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký

số trên văn bản điện tử được thực hiện bằng phần mềm kiểm tra chữ

ký số.

Văn bản

điện tử

Chữ ký số trên văn bản điện

tử là hợp lệ khi việc kiểm tra,

xác thực thông tin về chứng

thư số của người ký số tại

thời điểm ký còn hiệu lực,

chữ ký số được tạo ra đúng

bởi khóa bí mật tương ứng

với khóa công khai trên

chứng thư số và văn bản

điện tử đảm bảo tính toàn

vẹn

Chứng thư số chuyên dùng là một dạng chứng thư điện tử do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ

ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng Nội dung Chứng thư số, bao gồm:

- Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ

ký số chuyên dùng (CA)

- Tên của thuê bao.

- Số hiệu chứng thư số

- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

- Khoá công khai (Public key)

- Một số thông tin khác như: Chữ ký của CA cấp, thuật toán mã hóa,…

VD Cài đặt phần mềm sử

dụng, kiểm tra chữ ký số

Phần mềm vSignPDF do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp, được dùng để ký số và xác thực tài liệu điện tử định dạng PDF (văn bản điện tử, bản sao điện tử được chứng thực,

…), hỗ trợ dịch vụ chứng thực chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

Xác thực từng chữ ký trên tài liệu: Tìmđến vị trí chữ ký và click chuột vàohình ảnh chữ ký.Quá trình xác thực sẽđược thực hiện tự động, và kết quả

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – thường

Văn bản phải được

đóng dấu

Nguyên tắc

Văn bản đi phải được lưu theo nguyên tắc

Yêu cầu

Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng

ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Quy trình, thủ tục quản lý văn bản đi

Những lưu ý trước khi cấp số văn bản

• Văn bản có đầy

đủ các yếu tố

về thể thức văn bản không

1

• Các yếu tố thểthức văn bản cóđươc trình bàyđúng quy cáchkhông

2 • Văn bản và chữ

ký trên văn bản

có đúng thẩm quyền không

3

Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

Cấp số văn bản

Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự

thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt

đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Các yếu tố thông tin đăng ký

văn bản đi

Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Phát hành và theo dõi việc

chuyển phát văn bản đi

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế

bằng văn bản có hình thức tương đương

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục

ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Thu hồi văn bản

Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận

có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

Quản lý văn bản điện tử đi

Khái niệm văn

bản điện tử

Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp

dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính

phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhànước)

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

Khái niệm VB điện tử

định 78/2015/ NĐ - CP ngày 14/9/2015

của Chính phủ về đăng ký doanh

nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu

như sau:

• “Văn bản điện tử là dữ

liệu điện tử được tạo

trực tuyến hoặc được

quét (scan) từ văn bản

(Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng vv gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính)

“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Nghị định 30/2020/NĐ – CP

ngày 5.3.2020

Các hình thức văn bản

được gửi đi

1/ Cơ quan phát hành văn bản giấy nhưng gửi đi dưới dạng văn bản điện tử hoặc Scan văn bản giấy và thực hiện

theo hình thức sao y

2/ Ban hành văn bản điện tử

Cách thực hiện

Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn

bản đi

Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức

thực hiện số hóa trên văn bản số hóa Vị

trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;

Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số

hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng

kích thước thực tế của dấu, định dạng

Portable Network Graphics (.png);

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian

ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi

giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Chọn vị trí chữ ký: góc trên, bên phải, trang đầu văn bản

Các hình thức văn bản

được gửi đi

2/ Cơ quan phát hành văn bản

văn bản điện tử

Ký số trên văn bản điện tử

Khóa bí mật Thông qua phần mềm

Chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử số được tạo ra trên dữ liệu điện tử bằng phương pháp

sử dụng thuật toán mã hóa dựa trên cặp khóa công khai và khóa bí mật của người ký nhằmmục đích xác nhận danh tính của tổ chức/cá nhân ký dữ liệu đó và đảm bảo sự toàn vẹn của

dữ liệu điện tử

"Chứng thư số" là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký

số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng

(Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định thựchiện Luật giao dịch điện tử, chữ ký số và dich vụ chứngthực chữ ký số ban hành ngày 27 tháng 9 năm 2018)

Tác dụng của

chứng thư số

Xác định danh tính của một đối tượng có thể là: người dùng, cơ quan tổ chức, phần mềm ứng dụng, website, máy chủ,… khi đăng nhập vào một hệ thống (xác thực) và tham gia các giao dịch điện tử nhằm đảm bảo an toàn thông tin.

CỤC TRƯỞNG

Đặng Thanh Tùng

Văn bản điện tử được ký

bằng chữ ký số phải đảm

bảo các điều kiện sau

Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.

Trường hợp VBĐT được ký số với chữ ký của

cá nhân và chữ ký của cơ quan, tổ chức đã được xác thực hợp lệ thì có giá trị tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay của cá nhân và đóng dấu của cơ quan đó.

Phương pháp lưu văn bản

Ở văn thư

Lưu ở nơi soạn thảo

Mẫu sổ đăng ký gửi bưu điện

Mẫu sổ đăng ký sử dụng bản lưu

Minh chứng

Sổ đăng ký VB đi hoặc cơ sở

dữ liệu phần mềm

Tập văn bản lưu

Quản lý văn bản sao

Sao y

Sao lục

Trích sao

Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định

“Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định

Các hình thức sao

Văn bản giấy ra văn bản giấy

Văn bản điện tử ra văn bản giấy

Văn bản giấy ra văn bản điện tử

Nghiệp vụ quản lý

văn bản mật

Các mức độ mật

Tuyệt mật(A)

Tối mật(B)

Mật

©

Tuyệt mật

Tuyệt mật là bí mật nhà nước nếu bị

lộ, bị mất có thể gây nguy hại đặc biệt

nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia,

dân tộc;

Tối mật

Tối mật là bí mật nhà nước nếu bị lộ,

bị mất có thể gây nguy hại rất

nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia,

dân tộc;

Mật là bí mật nhà nước nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia, dân tộc.

Trách nhiệm xác định mức

độ mật của văn bản

Căn cứ các quy định về danh mục bí mật nhà nước, người soạn thảo

tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có

trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật,

Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước.

Danh mục Bí mật nhà nước

Ngày 17/2/2021, Thủ tướng CP đã ban hành

Quyết định số 211/QĐ – TTg ban hành danh

về chủ trương, biện pháp giải quyết, xử lý vấn đề, vụ việc về chủquyền, biên giới lãnh thổ, phòng thủ đất nước, đối phó chiến tranh,hoạt động bạo loạn, chủ trương, chính sách tổng thể liên quan đếnvấn đề đối ngoại và quan hệ chiến lược của Việt Nam với các nước

các định hướng phát triển kinh tế lớn của đất nước chưa công khai

Tối mật

Quốc hội, Chủ tịch nước chưa công khai

ninh

3 Nghị quyết của Chính phủ, kết luận của Thủ tướng Chính phủ; báo cáo thẩm tra, vănbản thông báo của Văn phòng Chính phủ; biên bản cuộc họp Chính phủ, Thủ tướng

ninh, đối ngoại chưa công khai

Tối mật

4 Nghị quyết của Chính phủ, báo cáo, kết luận của Thủ tướng Chính phủ, văn bản của Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về chủ trương thiết lập, thay đổi mức độ quan hệ hoặc đình chỉ quan hệ ngoại giao, lãnh sự với các nước và các tổ chức quốc tế liên chính phủ; thành lập, tạm đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động của các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; phương án, biện pháp đấu tranh chính trị, ngoại giao, pháp lý, dư luận nhằm bảo vệ chủ quyền, quyền chủ quyền, quyền tài phán quốc gia đối với đất liền, vùng trời, vùng biển của Việt Nam; chủ trương phát triển công nghiệp,

thương mại và năng lượng trực tiếp phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh; chính sách, phương án, kế hoạch ngân sách tài chính chi tiết trong trường hợp xảy ra chiến tranh, bảo vệ Tổ quốc

5 Báo cáo, kết luận của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, văn bản của Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về bảo vệ quyền lợi quốc gia trong hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước sông quốc tế, bảo vệ môi trường biển và hải đảo; đàm phán khắc phục hậu quả chất độc hóa học sử dụng trong chiến tranh ở Việt Nam; xây dựng công trình khí tượng thủy văn phục vụ nhiệm vụ bảo

vệ chủ quyền lãnh thổ, biên giới quốc gia

6 Chỉ thị, nghị quyết, quyết định, kết luận và văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về

phương án, nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh quốc gia chưa công khai

tranh chấp của các cơ quan đại diện ngoại giao của các nước, cơ quan đại diện và văn

phòng đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam chưa công khai

3 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về cơ cấu lại ngân hàng thương mại, ngân hàng hợp tác xã, quỹ tín dụng nhân dân vào kiểm soát đặc biệt; cơ cấu lại, xử lý nợ xấu của ngân hàng thương mại, ngân hàng hợp tác xã, quỹ tín dụng nhân dân xếp hạng yếu kém; đề án

cơ cấu lại, xử lý nợ xấu của hệ thống các tổ chức tín dụng chưa công khai