1. PHẠM VI VÀ ðỐI TƯỢNG SỬ DỤNG Giáo trình có thể dùng tham khảo cho ngành: Luật Có thể dùng cho các trường: ñại học Các từ khóa: hành chính, tố tụng, xét xử, vụ án, án hành chính, tiền tố tụng, tòa án, phiên tòa, sơ thẩm, phúc thẩm. Yêu cầu kiến thức trước khi học môn này: học xong các học phần về Luật Hành chính Việt Nam. ðã xuất bản in chưa: chưa TRƯỜNG ðẠI HỌC CẦN THƠ KHOA LUẬT TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT    Biên soạn: Ths. Diệp Thành Nguyên Cần Thơ, tháng 5 năm 2012 1 PHẦN MỞ ðẦU 1. Giới thiệu khái quát môn học Soạn thảo văn bản pháp luật là hoạt ñộng tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức. Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ quan nhà nước, ñặc biệt là trong hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước và cơ quan hành chính nhà nước. ðể xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất ñịnh về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc soạn thảo và trình bày văn bản không thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý. ðặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay ñổi thì những người làm công tác liên quan ñến xây dựng văn bản cần cập nhật thông tin nhằm ñảm bảo tính quy phạm của công tác này. Do tầm quan trọng như thế nên nội dung Soạn thảo văn bản pháp luật ñã ñược ñưa vào hầu hết các chương trình ñào tạo sinh viên bậc ñại học, cao ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp trong cả nước, ñặc biệt là cho sinh viên ngành luật. 2. Mục tiêu môn học Môn học hướng tới mục tiêu trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về các loại văn bản nhà nước, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu; ñồng thời cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về các vấn ñề liên quan ñến thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, trình tự thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo quy ñịnh của pháp luật hiện hành. 3. Yêu cầu môn học ðây là môn học chuyên ngành, do ñó yêu cầu sinh viên trước khi học môn này phải học xong và nắm vững kiến thức của các học phần về Lý luận chung về nhà nước và pháp luật, Luật Hiến pháp. 4. Cấu trúc môn học Môn học Soạn thảo văn bản pháp luật gồm có 4 phần (8 chương va 1 phụ lục), cụ thể: Phần 1: Công tác văn thư • Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư • Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản • Chương 3: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Phần 2: Công tác lưu trữ • Chương 4: Tổng quan về công tác lưu trữ • Chương 5: Thu thập, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ Phần 3: Xây dựng văn bản pháp luật • Chương 6: Khái quát chung về văn bản quy phạm pháp luật • Chương 7: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trung ương • Chương 8: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp. Ph ần 4: Phụ lục 5 văn bản Mẫu (Thông báo, Công văn, Quyết ñịnh cá biệt, Quyết ñịnh quy phạm pháp luật, Nghị ñịnh) 2 PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ ____________________ CHƯƠNG 1 T T Ổ Ổ N N G G Q Q U U A A N N V V Ề Ề C C Ô Ô N N G G T T Á Á C C V V Ă Ă N N T T H H Ư Ư I- QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng, ban hành và chỉ ñạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau ñây: 1. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ñể trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết ñịnh: a) Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị ñịnh của Chính phủ, dự thảo quyết ñịnh của Thủ tướng Chính phủ về văn thư, lưu trữ; b) Chiến lược, quy hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, ñề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ. 2. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết ñịnh, ban hành: a) Dự thảo thông tư và các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ; 3 b) Kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ; c) Tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và ñịnh mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư lưu trữ; d) Chương trình, ñề án, dự án khác về văn thư, lưu trữ. 3. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ. 4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, ñề án sau khi ñược cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt. 5. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy ñịnh của pháp luật. 6. Thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý xác ñịnh giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ñược bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. 7. Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước. 8. Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ. 9. Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hiện ñại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt ñộng văn thư, lưu trữ. 10. ðào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. 11. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước ñã ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt. 12. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy ñịnh pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. 13. Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế ñược duyệt theo quy ñịnh; thực hiện chế ñộ tiền lương và các chế ñộ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật ñối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục theo quy ñịnh của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 14. Quản lý tài chính, tài sản ñược giao và tổ chức thực hiện ngân sách ñược phân bổ theo quy ñịnh của pháp luật. 15. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao. 4 Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm: (1) Căn cứ quy ñịnh của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về công tác văn thư; (2) Kiểm tra việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về công tác văn thư ñối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền (3) Tổ chức, chỉ ñạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; (4) Tổ chức ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư; (5) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và ñịa phương. 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau ñây gọi chung là văn thư cơ quan). Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: 1) Tiếp nhận, ñăng ký văn bản ñến; 2) Trình, chuyển giao văn bản ñến cho các ñơn vị, cá nhân; 3) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người ñược giao trách nhiệm theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến; 4) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; 5) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; ñóng dấu mức ñộ khẩn, mật; 6) ðăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi; 7) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; 8) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu ñăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy ñi ñường cho cán bộ, công chức, viên chức; 9) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. II- M ỘT SỐ KHÁI NIỆM THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 Công tác văn thư là công tác bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Bản thảo văn bản là bản ñược viết hoặc ñánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản ñược cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 1 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và ñược cơ quan, tổ chức ban hành. Bản sao y bản chính là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản sao y bản chính phải ñược thực hiện từ bản chính. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản trích sao phải ñược thực hiện từ bản chính. Bản sao lục là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản, ñược thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy ñịnh. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn ñề, một sự việc, một ñối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) ñặc ñiểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những ñặc ñiểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất ñịnh. III- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản ñược hiểu là vật mang tin ñược ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng ñể ghi nhận và truyền ñạt thông tin từ chủ thể này ñến chủ thể khác. Theo cách hiểu này thì bia ñá, hoành phi, câu ñối, chúc thư, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ … ñều ñược gọi là văn bản. Theo nghĩa hẹp, văn bản ñược hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ ñược hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng ñể quản lý và ñiều hành các hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức như nghị quyết, quyết ñịnh, chỉ thị, công văn, thông báo, báo cáo … ñều ñược gọi là văn bản. Văn bản là bản viết hoặc bản in mang nội dung là những gì cần ñược lưu lại làm bằng. 2 2. Khái niệm và phân loại văn bản nhà nước 1 ðiều 1 Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ðiều của Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 2 Theo Từ ñiển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, xuất bản năm 1992, trang 1078. 6 Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo ñúng trình tự, tên loại do pháp luật quy ñịnh nhằm ñiều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc ñể giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình. Theo Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản nhà nước ñược chia thành hai loại: - Văn bản quy phạm pháp luật; và - Văn bản hành chính. 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục ñược quy ñịnh trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội ñồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong ñó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, ñược Nhà nước bảo ñảm thực hiện ñể ñiều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản quy phạm pháp luật ñược sử dụng nhiều lần, ñối với nhiều ñối tượng khi rơi vào trường hợp ñã nêu trong phần giả ñịnh của các quy phạm pháp luật. Các ñối tượng tác ñộng của chúng luôn luôn chung, trừu tượng, không có ñịa chỉ cụ thể. Ví dụ: Bộ luật hình sự năm 1999, Bộ luật lao ñộng năm 1994, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, v.v. . . . Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay (xem chương 6 cùng sách này). 2.2. Văn bản hành chính Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng ñể thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức. ðây là loại văn bản ñược sử dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy ñịnh rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác ñịnh thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa chọn ñể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính gồm: - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật); và - Văn bản hành chính thông thường. 2.2.1. Văn bản cá biệt Văn bản hành chính cá biệt gồm có: Nghị quyết cá biệt, Quyết ñịnh cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Quy chế, Quy ñịnh. 2.2.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường gồm hai loại: Văn bản hành chính thông thường có tên loại và Văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại 7 - Thông cáo: là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trung ương dùng ñể công bố với nhân dân một quyết ñịnh hoặc một sự kiện quan trọng về ñối nội, ñối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương ðảng Cộng sản Việt Nam ban hành. - Thông báo: là loại văn bản dùng ñể thông tin các vấn ñề trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức ñể các ñối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. - Báo cáo: là loại văn bản dùng ñể phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức trong khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc ñề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. - Tờ trình: là loại văn bản dùng ñể ñề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn ñề mới hoặc ñã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết ñịnh ñược. - Chương trình: là loại văn bản dùng ñể sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất ñịnh và trong một thời gian nhất ñịnh. - Kế hoạch: là loại văn bản dùng ñể xác ñịnh mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất ñịnh và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết ñể thực hiện nhiệm vụ ñó. - Phương án: là loại văn bản dùng ñể nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, ñiều kiện nhất ñịnh. - ðề án: là loại văn bản dùng ñể trình bày dự ñịnh, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong khoảng thời gian nhất ñịnh dựa trên cơ sở những ñặc ñiểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức. - Biên bản: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự việc, vụ việc ñã hoặc ñang xảy ra ñể làm chứng cứ pháp lý. Biên bản ñược sử dụng trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức hoặc trong hoạt ñộng giữa cơ quan, tổ chức với công dân. - Hợp ñồng: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong ñó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa vụ. - Công ñiện: là loại văn bản dùng ñể truyền ñạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc ñến cơ quan, tổ chức ñể thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. - Giấy chứng nhận: là loại văn bản dùng ñể xác nhận một sự việc, một ñối tượng có liên quan ñến hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức. - Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng ñể ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật) và người ñược ủy nhiệm. Theo ñó người ñược ủy nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật). - Giấy mời: là loại văn bản dùng ñể triệu tập công dân ñến trụ sở cơ quan, tổ chức ñể giải quyết các vấn ñề liên quan ñến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân. - Giấy giới thiệu: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ ñược giao khi ñi công tác. - Giấy nghỉ phép: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñược nghỉ phép theo quy ñịnh của pháp luật lao ñộng ñể giải quyết các công việc của cá nhân. 8 - Giấy ñi ñường: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñi công tác ñể tính phụ cấp ñi ñường. Giấy ñi ñường không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. - Giấy biên nhận hồ sơ: là loại văn bản dùng ñể xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gởi ñến. - Phiếu gửi: là loại văn bản dùng ñể gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân này ñến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. - Phiếu chuyển: là loại văn bản dùng ñể chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, ñơn vị, cá nhân ñến bộ phận khác ñể tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. * Văn bản hành chính thông thường không có tên loại Công văn (hành chính): ñược hiểu là thư công, là loại văn bản không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan ñến các lĩnh vực hoạt ñộng thường xuyên của cơ quan, tổ chức. IV- PHONG CÁCH VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1- Phong cách chức năng ngôn ngữ Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất không thể thiếu của loài người. Trong tất cả các thời kỳ lịch sử, ngôn ngữ phục vụ xã hội và ñồng thời phản ánh xã hội. Trong quá trình hoạt ñộng xã hội, con người cần phải hoạt ñộng giao lưu, giao tiếp, ngôn ngữ là công cụ ñể thực hiện sự trao ñổi, giao tiếp ấy. Vì là công cụ ñể giao tiếp, do ñó xã hội loài người càng phát triển, ñời sống xã hội càng phức tạp thì ngôn ngữ càng phát triển, trở nên phong phú và uyển chuyển hơn, dẫn ñến sự phân chia phong cách chức năng ngôn ngữ, và mỗi phong cách phục vụ một lĩnh vực nhất ñịnh của hoạt ñộng xã hội như khoa học, hành chính, văn học nghệ thuật. Phong cách chức năng ngôn ngữ là một hệ thống tương ñối khép kín những phương tiện biểu hiện nhất ñịnh của ngôn ngữ toàn dân, hình thành một cách lịch sử, ñược xã hội thừa nhận, dùng lặp ñi lặp lại trong một lĩnh vực hoạt ñộng xã hội nào ñó. Phong cách chức năng trong tiếng Việt ñược chia làm 5 loại: - Phong cách khẩu ngữ; - Phong cách văn chương; - Phong cách chính luận; - Phong cách khoa học; và - Phong cách hành chính. Ở góc ñộ môn học này chúng ta chỉ nghiên cứu phong cách hành chính, tức là phong cách ngôn ngữ trong văn bản nhà nước. 2. Phong cách hành chính Phong cách hành chính là phong cách của tiếng Việt dùng trong lĩnh vực pháp luật và quản lý nhà nước. 9 a) Ðặc ñiểm của phong cách hành chính (1) Tính chính xác - Tính chính xác có vai trò ñặc biệt quan trọng vì nó liên quan ñến hiệu quả ñiều chỉnh các quan hệ xã hội của văn bản nhà nước. - Tính chính xác ñòi hỏi văn bản chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ trong văn bản phải tạo ra cách hiểu giống nhau. - Muốn có những quy ñịnh chính xác trước hết phải làm rõ những khái niệm có nội dung dễ gây nhiều cách hiểu khác nhau. Ví dụ: khi quy ñịnh về phí và lệ phí thì cần làm rõ khái niệm phí là gì, lệ phí là gì. Theo quy ñịnh tại Ðiều 2 và Ðiều 3 Pháp lệnh về phí và lệ phí năm 2001 thì phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả khi ñược một tổ chức, cá nhân khác cung cấp dịch vụ ñược quy ñịnh trong Danh mục phí ban hành kèm theo Pháp lệnh này (Ðiều 2). Lệ phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi ñược cơ quan nhà nước hoặc tổ chức ñược uỷ quyền phục vụ công việc quản lý nhà nước ñược quy ñịnh trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Pháp lệnh này (Ðiều 3). - Ðể ñảm bảo tính chính xác trong văn bản còn phải chú ý ñến vị trí các dấu ñược sử dụng. (2) Tính dễ hiểu - Văn bản phải viết ngắn gọn, dễ hiểu ñể nhân dân dễ tiếp thu, dễ nhớ. - Tính dễ hiểu phải gắn với tính chính xác. Không nên vì muốn dễ hiểu mà bỏ qua những nội dung, khái niệm cần thiết, yêu cầu chính là diễn ñạt ñúng ý. - Ðể văn bản dễ hiểu phải dùng tiếng Việt phổ thông (toàn dân) (không dùng từ ñịa phương), dùng từ nước ngoài ñã ñược Việt hoá, hoặc chỉ dùng từ nước ngoài khi trong tiếng Việt không có từ thay thế và phải giải nghĩa từ ñó. - Ðối với những khái niệm có tính trừu tượng, nếu có thể ñược thì diễn ñạt thành những câu ñơn giản. Ví dụ: khái niệm nam nữ bình ñẳng trong Hiến pháp 1992 ñược diễn ñạt ở ñiều 63: Công dân nữ và nam có quyền ngang nhau về mọi mặt. - Tính chính xác, tính dễ hiểu thường gắn liền với tính ngắn gọn. Viết nhiều lời, viết trùng lập, dùng câu thừa, chữ thừa sẽ làm lu mờ ý chính hoặc làm tối nghĩa. Có viết ngắn gọn, ñủ mới ñể lại trong ký ức người ñọc những ấn tượng rõ ràng. (3) Tính khách quan Văn bản của nhà nước là sản phẩm của các cơ quan nhà nước nên phong cách của văn bản không cho phép thể hiện những ñặc tính cá nhân. Ngôn ngữ trong văn bản nhà nước phải khách quan, không cá tính, phải trang nghiêm, không có tính biểu cảm, không có tính hình ảnh. Sự khách quan của phương tiện ngôn ngữ kết hợp với những luận cứ chính xác làm cho văn bản thể hiện tính nguyên tắc, do ñó có ñộ tin cậy và sức thuyết phục cao. [...]... m quy n (t i ụ s 5a, 5b v 5c) D u c a c quan, t ch c sao vn b n (t i ụ s 6) Ni nh n (t i ụ s 7) S ủ b trớ cỏc thnh ph n th th c b n sao vn b n Xem M U trang ti p theo 32 20-25 mm phần cuối cùng của văn bản đợc sao 3 30-35 mm 1 4 15-20 mm 2 5a 7 6 5c 5b 20-25 mm Ghi chỳ: ễs : Thnh ph n th th c b n sao 1 : Hỡnh th c sao: sao y b n chớnh, trớch sao ho c sao l c 2 : Tờn c quan, t ch c sao vn b n 3 : S . tác văn thư thì văn bản nhà nước ñược chia thành hai loại: - Văn bản quy phạm pháp luật; và - Văn bản hành chính. 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do. tác văn thư. Bản thảo văn bản là bản ñược viết hoặc ñánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn. ñến thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, trình tự thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo quy ñịnh của pháp luật hiện hành. 3. Yêu