Giáo trình soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ phần 2

Văn bản pháp quy VB quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bả

Câu hỏi kết thúc chương I

1 Khái niệm, chức năng và vai trò cuả văn bản là gì?

2 Phân loại, hình thức và nội dung của văn bản được quy định như thế nào?

3 Quy trình soạn thảo văn bản?

Chương II VĂN BẢN PHÁP QUY

1 Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy

1.1 Khái niệm

Văn bản pháp quy (VB quy phạm pháp luật) là văn bản do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc

xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Đây là sự thể chế hoá thiết chế xã hội, nói cách khác là văn bản cụ thể hoá đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước cầm quyền trong lãnh đạo và quản lý Vì vậy, thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

có thể biết được thế lực cầm quyền phục vụ lợi ích cho tầng lớp nào

+ Được ban hành trên cơ sở một văn bản quy phạm pháp luật

+ Có hiệu lực được chỉ định rõ hoặc giới hạn cụ thể

+ Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành

2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản pháp quy

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân với các tổ chức nước ngoài…Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước

Văn bản quy phạm pháp luật là những hình thức pháp luật sử dụng trong công tác quản lý kinh tế, xã hội bằng pháp luật và theo nguyên tắc pháp chế; pháp luật, pháp chế phải được thể hiện trong các hình thức văn bản thì mới trở thành công cụ sắc bén phục vụ chức năng quản lý của Nhà nước

Mỗi văn bản quy phạm pháp luật đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, có thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật

là nhằm ứng dụng những quy phạm pháp luật, áp dụng quyền lực nhà nước vào thực tiễn

Sự vi phạm pháp luật trong văn bản quy phạm pháp luật sẽ gây tác hại rất lớn Nếu một văn bản quy phạm pháp luật có một ngành sai phạm thì ảnh hưởng tới toàn ngành, của Trung ương sai phạm thì ảnh hưởng tới cả nước

Vai trò quan trọng của văn bản quy phạm pháp luật chính là phương tiện để quản lý nhà nước, để thể chế hoá và thực hiện sự lãnh đạo của Đảng và quyền làm chủ của nhân dân Văn bản quy phạm pháp luật còn là nguồn thông tin quy phạm Nhà nước không thể quản lý xã hội tốt nếu thiếu nguồn thông tin này

Làm tốt công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật sẽ tạo điều kiện để thực hiện các mục tiêu cua công tác quản lý Nhà nước, tiết kiệm được thời gian, góp phần nâng cao chất lượng cơ chế quản lý, bởi vì văn bản quy phạm pháp luật là công cụ quản lý chủ yếu, vừa là căn cứ để các chủ thể thực hiện ý chí của nhà nước, vừa là bằng chứng để Nhà nước kiểm tra truy cứu trách nhiệm của đối tượng thực hiện văn bản

3 Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy

3.1 Những yêu cầu về nội dung

Khi soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật trong phần nội dung phải xây dựng cho văn bản đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cơ bản sau:

a Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính mục đích

Yêu cầu về tính mục đích của các loại văn bản quy phạm pháp luật là nó phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó Tức là trước khi soạn thảo phải trả lời được các vấn đề: Văn bản này ban hành ra để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức

độ giải quyết đến đâu? Tính mục đích còn thể hiện ở khả năng phản ánh đúng các mục tiêu trong đường lối, chính sách của các cấp uỷ Đảng Nghị quyết của các cơ

quan quyền lực cùng cấp và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên áp dụng vào giải quyết các công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định

Với chức năng là phương tiện thể chế hoá các chủ trương chính sách của Đảng, cụ thể hoá các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, các văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo triển khai sự lãnh đạo của Đảng và Chính quyền các cấp vào thực tiễn hoạt động của ngành mình, cấp mình một cách kịp thời và sáng tạo

Ngoài các yêu cầu trên, tính mục đích của một văn bản quy phạm pháp luật còn yêu cầu phải phản ánh được một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của quần chúng nhân dân ở ngành mình, địa phương mình mà cơ quan ban hành có chức năng quản lý và điều hành Nếu các văn bản quy phạm pháp luật không quán triệt được các yêu cầu cơ bản trên là văn bản không có định hướng, trái với nguyên tắc pháp chế XHCN, tức là nguyên tắc này yêu cầu văn bản quy phạm pháp luật của cấp dưới phải phù hợp với nội dung của văn bản cấp trên, nếu có sự sai trái hoặc lệch lạc thì văn bản quy phạm pháp luật của cấp dưới phải định hướng lại cho đúng với văn bản cấp trên, tức là phải sửa đổi nội dung cho phù hợp nếu không sẽ đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ

b Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính khoa học

Văn bản quy phạm pháp luật có tính khoa học phải là:

- Văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết

- Các sự kiện và số lượng thông tin phải chính xác và còn hiện thời, không được dùng sự kiện và số liệu quá cũ, nếu thận trọng có thể ghi thời gian thu nhận số liệu ở phần chú thích

- Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

c Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính khả thi

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp

lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành

- Quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, đó là vấn đề cốt yếu để xác lập trách nhiệ của họ trong các văn bản cụ thể Không hiểu đối tượng, không đặt mình vào địa vị của họ thì khó xác định đúng tính cách khả thi của văn bản

d Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính đại chúng

- Văn bản phải viết dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập, nhưng cũng phải quán triệt yêu cầu cao về sự nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học

- Hạn chế đến mức thấp nhất việc vay mượn từ ngữ nước ngoài

- Tính đại chúng thường gắn với sự ngắn gọn, đủ ý

3.2 Những yêu cầu về hình thức

Những yêu cầu về hình thức của văn bản quy phạm pháp luật gồm có:

a Văn bản quy phạm pháp luật phải có kết cấu theo từng chủ đề, từng thể loại hợp lý

Bố cục của Luật, Pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Nghị định số 110-2004-NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư lưu trữ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Phải căn cứ xem văn bản đó là Quyết định, Chỉ thị, Nghị Quyết hay Thông

tư để xây dựng bố cục cho hợp lý

Đối với văn bản quy phạm pháp luật viết theo thể loại văn xuôi phải đảm bảo

có bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng phải

d Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính

nghiêm túc, dứt khoát, không tả cảnh dông dài hoặc biện luận, thận trọng khi dùng dấu chấm câu, không sử dụng bốn loại “dấu hỏi”(?), “dấu chấm than”(!), dấu lửng (…), dấu (vv…)

e Trong văn bản quy phạm pháp luật chỉ được dùng những từ ngữ thông dụng, phổ

biến, không được tuỳ tiện dùng những từ ngữ thiếu chuẩn xác, dùng từ ngữ địa phương, tiếng lóng, từ tục tữu, từ cổ

f Trong văn bản quy phạm pháp luật phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành

văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành

4 Các hình thức văn bản pháp quy

4.1 Một số văn bản pháp quy của Chính phủ

lệ, các quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước

4.2 Các văn bản pháp qui của Thủ tướng Chính phủ

Quyết định của Thủ tướng Chính phủ dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức, phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế kỹ thuật, phê chuẩn hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ dùng để truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành các cấp

4.3 Các văn bản pháp qui của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ

a Quyết định: Dùng để ban hành các chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác của

ngành, quy định thành lập, giải thể, hoặc quy định nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức trong ngành, phê duyệt các kế hoạch, các phương án kinh tế kỹ thuật, nhiệm

vụ công tác, giải quyết việc cấp phát vật tư, tiền vốn, lao động, phương tiện và các công việc quản lý nhà nước khác

b Chỉ thị: Dùng để ra chủ trương, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc kiện toàn tổ

chức, cải tiến công tác, nâng cao khả năng và hiệu quả quản lý của ngành, giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị thuộc quyền

c Thông tư: Dùng để hướng dẫn, giải thích các chủ trương chính sách, hoặc đề ra

các biện pháp thi hành các chủ trương, chính sách, chế độ, kế hoạch công tác của Chính phủ hoặc của ngành, giải quyết các mối quan hệ công tác nhằm bảo đảm thực hiện các quyết định của Nhà nước

4.4 Các văn bản pháp quy liên ngành

a Thông tư liên bộ: Dùng để ban hành hoặc hướng dẫn việc thực hiện một chính

sách, chế độ của Nhà nước, do nhiều bộ cùng thống nhất quy định và chỉ đạo thực hiện

b Nghị định liên tịch: Dùng để ban hành các chủ trương, công tác do hội nghị liên

tịch giữa một cấp chính quyền Nhà nước với các tổ chức xã hội hoặc các đoàn thể quần chúng ở cấp tương đương

4.5 Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương

a Nghị quyết của Hội đồng nhân dân: Ban hành các biện pháp đảm bảo thi hành

nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; nghị quyết và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và ngân sách; nghị quyết về kế hoặch quốc phòng và an ninh ở địa phương; về biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân, hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên giao, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước

b Quyết định của Uỷ ban Nhân dân: Dùng để ban hành các chủ trương, biện

pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, chấn chỉnh, giải thể các cơ quan, đơn vị trực thuộc, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các luận chứng kinh tế-kỹ thuật hoặc các quyết định của cơ quan cấp dưới

c Chỉ thị của Uỷ ban Nhân dân: Dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ

trương chính sách của cấp trên và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp, giao nhiệm vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện theo chức năng nhiệm vụ

d Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan quản lý theo chức năng quản lý thuộc chính quyền các cấp

Các Sở, phòng ban có thẩm quyền quản lý nhà nước chuyên ngành được ban hành hình thức văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng quản lý của ngành mình là các quyết định

Quyết định của các Sở, phòng, ban dùng để triển khai các chủ trương chính sách, chế độ, thể lệ của cấp trên vào ngành mình; thành lập, chấn chỉnh, giải thể các

cơ quan, đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức, đình chỉ các hoạt động sai trái của đơn vị trực thuộc; phê chuẩn các kế hoạch, các phương

án hoặc các quyết định của các cơ quan cấp dưới…

5 Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy

5.1 Nghị quyết

a Khái niệm

Nghị quyết là loại văn bản dùng để ghi lại chính xác kết luận và Quyết định của hội nghị tập thể

* Nghị quyết của Quốc hội:

Nghị quyết của Quốc hội là hình thức văn bản pháp quy

Quốc hội ban hành Nghị quyết để đề ra kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, chính sách tài chính tiền tệ, dự toán ngân sách…

* Nghị quyết của UBTVQH:

UBTVQH thông qua Nghị quyết để giải trình và giám sát việc thi hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh; giám sát hướng dẫn các hoạt động của cơ quan Nhà nước theo nhiệm vụ và quyền hạn

* Nghị quyết của Chính phủ:

Nghị quyết của Chính phủ để đảm bảo thi hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH; lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; quy định chủ trương, biện pháp, chính sách lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại thuộc thẩm quyền của Chính phủ

* Nghị quyết của Hội đồng nhân dân:

Hội đồng nhân dân ban hành Nghị quyết về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và ngân sách, quốc phòng an ninh ở địa phương

b Bố cục

Nghị quyết trình bày theo thể văn “điều khoản” hay “chương mục”

Kết cấu của Nghị quyết gồm 3 phần

* Phần: Căn cứ ra Nghị quyết

* Phần: Nội dung thảo luận: Quyết định các giải pháp mà các thành viên hội nghị biểu quyết

* Phần: Biện pháp tổ chức thực hiện

Mẫu soạn thảo Nghị quyết:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /20 NQ-CP Hà Nội, ngày tháng năm 20

NGHỊ QUYẾT

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ ;

,

QUYẾT NGHỊ: Điều 1

Điều 2

Điều

./

Nơi nhận: - ;

- Lưu: VT,

TM CHÍNH PHỦ Thủ tướng

(Ký tên –đóng dấu)

5.2 Quyết định

a Khái niệm

Quyết định là một loại văn bản được dùng để tổ chức và điều chỉnh các hoạt động xã hội, hành vi của con người nhằm thực hiện chức năng quản lý của cơ quan thẩm quyền hoặc tổ chức

Quyết định là phương tiện để người quản lý thực hiện các mệnh lệnh và nội dung quản lý của mình tới các đối tượng quản lý

Quyết định được chia thành hai loại:

* Quyết định chung (Quyết định lập quy)

* Quyết định riêng (quyết định cá biệt)

Quyết định lập quy đặt ra hay sửa đổi các quy phạm, cụ thể hóa các quy phạm pháp luật, điều chỉnh chung đến nhiều đối tượng

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ:

- Để ban hành các chủ trương, các biện pháp lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính Nhà nước từ trung ương đến địa phương

- Quyết định những chủ trương, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền của Chính phủ

+ Quyết định của Bộ trưởng:

- Quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan đơn vị trực thuộc

- Quy định các tiêu chuẩn, quy trình quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách

- Quy định các biện pháp để thực hiện Các chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao

+ Quyết định của UBND tỉnh:

- Để ban hành các chủ trương, biện pháp cụ thể thực hiện luật pháp Nhà nước, các chủ trương chính sách, quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, của Bộ trưởng và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Để tổ chức thực hiện kiểm tra, thanh tra đối với cơ quan tổ chức trong việc chấp hành luật pháp của Nhà nước

- Và các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND đã được luật pháp quy định

Phần này gồm các điều, khoản

Điều 1 thường là nội dung chính của Quyết định

Các điều, khoản tiếp theo, mỗi điều là một nội dung hoặc tác động đến một đối tượng khác nhau

Điều cuối cùng là điều thi hành, quy định rõ đối tượng thi hành và thời gian thi hành

5.3 Chỉ thị

a Khái niệm

Chỉ thị là văn bản của lãnh đạo dùng để truyền đạt chủ trưởng, chính sách, biện pháp quản lý đến cấp dưới theo hệ thống và giao nhiệm vụ, đôn đốc để mọi hoạt động quản lý đi vào nề nếp

Cần lưu ý: Những cơ quan không có cấp dưới theo hệ thống thứ bậc hành chính không ban hành chỉ thị Chỉ thị khác Quyết định là không đề ra chính sách mới

Trong một Chỉ thị có quy phạm pháp luật

- Hoặc nêu căn cứ pháp lý

- Hoặc nêu trực tiếp tình hình mà Chỉ thị đề cập

- Xác định rõ mục tiêu thực hiện cho chủ thể

- Giới hạn thời gian thực hiện

- Quyết định chế độ tổng kết, thỉnh thị, báo cáo

Trên đây là bố cục nội dung của một chỉ thị Song với quyền hạn, chức năng,

nhiệm vụ và phạm vi của từng chủ thể quản lý (có thẩm quyền ban hành Chỉ thị) sẽ

có những đặc điểm riêng

+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Thủ tướng Chính phủ, với tư cách là người đứng đầu Chính phủ - cơ quan hành chính cao nhất, ban hành Chỉ thị để chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, phối hợp hành động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc thực hiện chương trình, chính sách, luật pháp Nhà nước và các Quyết định của Chính phủ

+ Chỉ thị của Bộ trưởng

Bộ trưởng ban hành Chỉ thị để đè ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan đơn vị thuộc quyền thực hiện Quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, cơ quan ngang Bộ Ban hành Chỉ thị nhằm giải quyết các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được luật pháp quy định

+ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành Chỉ thị để truyền đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và Quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp không cần thiết phải ban hành Quyết định Cơ quan cấp trên ban hành Chỉ thịi

để giao trách nhiệm cho cơ quan hành chính cấp dưới thực hiện chủ trương công tác

Ví dụ:

Mẫu Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố

ỦY BAN NHÂN DÂN

(6) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

(7) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;

(8) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;

(9) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu c

5.4 Thông tư

a Khái niệm

Thông tư dùng để hướng dẫn, giải thích các Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ và Quyết định Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Thông tư dùng để hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ phụ trách Ngoài ra Thông tư dùng để hướng dẫn thi hành pháp luật Thông tư là văn bản có quy phạm pháp luật

Thông tư có thể chia thành 2 loại:

- Thông tư của Bộ trưởng

- Thông tư liên bộ

Loại Thông tư liên bộ được ban hành trong trường hợp phối hợp với Bộ khác hay cơ quan khác của đoàn thể Trung ương để quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

b Thẩm quyền

- Bộ trưởng có thẩm quyền ban hành Thông tư

- Bộ trưởng cùng với các cơ quan đoàn thể trung ương

- Thẩm quyền này được ghi trong Luật ban hành văn bản pháp quy và điều khoản thi hành mà Chính phủ và Thủ tướng giao cho Bộ

c Bố cục

Thông thường Thông tư được bố cục về nội dung theo cách trình bày:

Phần I, II, III (có tiêu đề)

Tiếp theo là phần tổ chức thực hiện: Xác định trách nhiệm thi hành của từng cấp, từng ngành Phần này quy định chế độ sơ kết, thỉnh thị, báo cáo

BỘ TRƯỞNG BỘ… BỘ TRƯỞNG BỘ … BỘ TRƯỞNG BỘ …

(Ký tên – đóng dấu) (Ký tên – đóng dấu) (Ký tên – đóng dấu)

Mẫu- THÔNG TƯ

BỘ… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THÔNG TƯ V/v Hướng dẫn…

Căn cứ… ;

Căn cứ… ;

Hoặc : Thi hành …(văn bản cấp trên),

I-Quy định chung (hay đối tượng, phạm vi)

- Giới thiệu, tham khảo mẫu một số văn bản của các cấp: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư

- Giáo viên hướng dẫn chi tiết về thể thức, bố cục, nội dung từng loại văn bản gắn với phần lý thuyết đã được học

- Sinh viên thực hành soạn thảo 3 văn bản pháp qui thông dụng: nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định, chỉ thị của chủ tịch uỷ ban nhân dân cấp địa phương

Câu hỏi kết thúc chương II

1 Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy ?

2 Ý nghĩa, tầm quan trọng và yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy ?

3 Các hình thức và phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy ?

Chương III VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là các loại văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết

Văn bản hành chính có các hình thức rất đa dạng như công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, thông cáo, biên bản, giấy giới thiệu, điện báo, giấy đi đường…

+ Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới

- Công văn chỉ đạo, yêu cầu

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở

- Công văn trả lời, hướng dẫn

- Công văn chấp thuận, cho phép

+ Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên

- Công văn đề nghị

- Công văn xin ý kiến

- Công văn hỏi

+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi công văn với nhau)

- Công văn đề nghị phối hợp

- Công văn trao đổi, giao dịch

+ Công văn Nhà nước gửi cho công dân

- Công văn hướng dẫn, giải thích

- Công văn trả lời

c Bố cục của một Công văn:

- Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn

- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi công văn

- Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào)

d Ngôn ngữ sử dụng trong công văn:

Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau đối với tất cả các loại công văn:

Cách hành văn: Một công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề Người viết công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác Nội dung chỉ xoay quanh vấn đề đã nêu

Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn Thông thường diễn đạt bằng các câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ)

Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ Không dùng từ quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa Không dùng từ qua nôm na, quá “bình dân” Đặc biệt trong công văn không dùng từ địa phương hay tiếng lóng

Tuy nhiên các loại công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ:

- Công văn đôn đốc

+ Bảo đảm tính nghiêm túc

+ Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu

- Công văn từ chối

Nên có tính động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc

- Công văn ngoại giao

Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sáo, thờ ơ

- Công văn tiếp thu

+ Cần chân thành, mềm dẻo

+ Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan

- Công văn hướng dẫn

Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ

Mẫu Công Văn

Mẫu Công văn (ký thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

UBND THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH

Số : /UBND-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20

Về việc

Kính gửi: - ;

-

…… …

………

……./

- Nêu nội dung của vấn đề trình

- Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi

- Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp

+ Phần thứ ba

- Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình

- Kiến nghị cấp trên phê chuẩn

Tờ trình thông thường được trình bày theo thể “văn chương mục”

2.4 Báo cáo

a Khái niệm Báo cáo:

Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của

cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở đơn vị, ngành…

b Loại báo cáo:

- Báo cáo sơ kết

- Báo cáo tổng kết

- Báo cáo định kỳ

- Báo cáo đột xuất

- Báo cáo hội nghị

c Yêu cầu đối với Báo cáo:

+ Rút ra bài học, định ra phương hướng

- Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận

2.5 Thông báo

a Khái niệm:

Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các Quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội dung, ý kiên chỉ đạo của cấp trên

Cần lưu ý: Thông báo không thay cho Quyết định, Chỉ thị vì Thông báo là hình thức văn bản không mang tính ra lệnh, bắt buộc

b Kết cấu của thông báo

+ Phần mở đầu

- Đi thẳng vào nội dung cần thông báo hoặc nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có nội dung cần thông báo

- Nếu cần, đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định

+ Phần nội dung

- Nêu vấn đề cần thông báo

- Diễn đạt theo phần, mục để dễ hiểu

+ Phần kết thúc

- Nhắc lại yêu cầu của thông báo để đối tượng liên quan thực hiện

Mẫu : THÔNG BÁO

TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Dùng để công bố với nhân dân một văn bản quy phạm pháp luật (thường là Quyết định, Chỉ thị có tính mệnh lệnh) hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của Quốc hội hoặc của Chính phủ

Trong quản lý Nhà nước, Biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo trong quá trình điều hành quản lý Nhà nước

b Yêu cầu của Biên bản

Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan Người lập Biên bản, ở chừng mực nào đó, là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập Biên bản

c Loại Biên bản:

- Biên bản ghi lại sự kiện, sự cố

- Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản

b Vai trò của Diễn văn

Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt chính thức không phải là Chỉ thị, không phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới Song thực tế diễn văn lại có vai trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một Chỉ thị, một tháo

gỡ cho cấp dưới

c Yêu cầu đối với Diễn văn

Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết” Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà đạt được mục tiêu quản lý của mình Nói một cách ngắn gọn là: Quản lý, thực ra là bảo người khác làm theo ý mình Đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nhà quản lý truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành động để đạt mục tiêu quản lý

Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống, người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình không chỉ là một nhà chính trị, nhà chuyên môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút mọi người Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể

Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý phải am hiểu tâm lý con người, trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn dụ con người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho

họ tâm đắc mà hướng theo

Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trước tiên phải thu hút được người nghe

Thu hút bằng cách nào?

- Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe

Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn Hãy nói say sưa, tự tâm Lúc cần, giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng thiết tha

- Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung tay, lắc mình Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người “diễn thuyết” thu hút được khán giả theo ý mình Hãy qua nét mặt mà người nghe nhận thấy buồn, vui hay nghiêm khắc, lên án…

- Hãy cho họ thật qua các ví dụ sống động

Sự thật không cần nói nhiều, chỉ cần nêu và đánh giá

- Hãy làm cho người nghe phải cười, thậm chí những tràng cười kèm theo tiếng vỗ tay

Hãy tìm cách diễn đạt thật dí dỏm: đơn giản cũng được dí dỏm hóa, phức tạp cũng phải được dí dỏm hóa

- Hãy đừng diễn đạt đơn điệu

Kho từ ngữ rất phong phú đa dạng vì vậy đừng ngại điểm thơ ca, nên chịu khó dùng thành ngữ Nếu tất cả các ý của bài phát biểu đều được xuất phát băng thành ngữ thì còn gì bằng

- Hãy đừng nói dài

- Cố gắng diễn đạt thật có trọng tâm, chọn vài vấn đề, tránh lan man dàn trải

- Hãy để cho người nghe soi thấy bóng mình trong bài phát biểu

Điều này là cần thiết, bởi lẽ thành tích của đơn vị không chỉ do lãnh đạo, không chỉ do những nhân tố tích cực tạo ra mà do tất cả mọi thành viên của tập thể tạo thành Nói đến lợi ích hãy đề cập đến cả ba loại lợi ích: Cá nhân, tập thể và nhà nước

- Hãy đừng “chê” quá gay gắt

Có “phê”, bởi “phê” để tìm ra bài học Song hãy cố gắng tạo ra không khí động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị

Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào Khó khăn

ở chỗ người quản lý phải:

- Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định

- Nắm tâm lý đối tượng cụ thể

- Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó

Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tập trung vào những khía cạnh sau:

- Xác định được đối tượng (đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, giới, địa vị xã hội…)

- Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị (nhiều quan chức tới dự, hội nghị đông người, phòng họp được bài trí trang trọng…)

- Xác định thời lượng đọc diễn văn (nắm được điều này để chọn lượng thông tin, cách trình bày phù hợp)

- Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập

d Bố cục của bài diễn văn

- Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mừng

- Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, quá trình phát triển, kết quả, thành tích nổi bật của đơn vị Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố mới Nêu khó khăn, tồn tại cần khắc phục

- Phần kết thúc: Biểu hiện sự động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp tác

Ví dụ: BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC CƠ QUAN

TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:…/BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Địa danh, ngày…tháng…năm

BÁO CÁO Tổng kết công tác năm…

Và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm…

Mở đầu:

Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Nội dung:

Phần I - Tổng kết công tác năm

- Nêu các kết quả đã làm được

- Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm đã làm được

- Những bài học kinh nghiệm Phần II Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm

- Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu

Là một loại thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gửi đến cơ quan, Nhà nước, tổ chức Nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị giải quyết một công việc nào

đó mà họ quan tâm

Các loại đơn thư: Tuỳ theo vấn đề được nêu và mục đích yêu cầu của người viết, đơn từ có thể được phân thành một số loại:

- Đơn đề đạt nguyện vọng

- Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý xã hội

- Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi của bản thân, gia đình, tập thể, đơn vị mình

- Đơn tố giác (tố cáo) những việc làm sai trái của các cơ quan, tổ chức Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, cán bộ, nhân viên và công dân Nhà nước

2.10 Giấy uỷ quyền

Là loại văn bản ghi nhận việc người ủy quyền cho phép người được ủy quyền thay mặt mình làm một số công việc nào đó, bao gồm cả việc đại diện trước pháp luật

Về nguyên tắc, người được ủy quyền chỉ được phép thực hiện đúng những gì

mà mình được ủy quyền

3 Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

3.1 Công văn hành chính

a Những yêu cầu khi soạn thảo công văn hành chính

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ

để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết

- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề

- Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng

cá nhân nào, dù là thủ trưởng Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn

b Xây dựng bố cục một công văn:

Công văn thường có các yếu tố sau:

+ Địa danh và thời gian gửi công văn

+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn

+ Chủ thể nhận công văn

+ Số và ký hiệu công văn

+ Trích yếu nội dung công văn

+ Chữ ký, đóng dấu

+ Nơi nhận

c Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: