Giao trinh soan thao van ban word 2003

Để thực hiện thay đổi các cách quan sát trang văn bản, tabấm chọn thực đơn View rồi bấm chọn 1 trong các cách quan sát trang văn bản như sau hoặc bấm chọn các nút quan sát trên thanh cuộ

MÔN HỌC MICROSOFT WORD

CHƯƠNG I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 2003

1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI CHƯƠNG TRÌNH:

1.1 Cách khởi động chương trình: Có rất nhiều cách để khởi động

chương trình Microsoft Word, tuy nhiên ta có 2 cách thông dụng như sau:

- Cách 1: Tại màn hình Desktop của Windows, ta nháy đúp chuột trái

vào biểu tượng Microsoft Word 2003 có dạng:

Hình 1 Biểu tượng khởi động chương trình Microsoft Word

- Cách 2: Bấm chuột trái vào nút Start -> Programs -> Micrrosoft

Offices -> Microsoft Word 2003 như hình minh họa dưới đây:

Hình 2 Khởi động chương trình Microsoft Word từ nút Start

1.2 Tìm hiểu môi trường làm việc:

a Màn hình làm việc:

Đây l bià bi ểu tượng

Microsoft Word

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của chương trình MicrosoftWord được hiển thị như hình dưới đây:

Hình 3 Màn hình làm việc của chương trình

Màn hình làm việc của chương trình gồm có các thành phần như sau:

 Thanh tiêu đề: Thanh này cho biết tên của chương trình và tên vănbản đang làm việc Tên văn bản theo mặc định của chương trình tự đặt là

Document 1.

 Thanh thực đơn: Nơi đây chứa các nhóm lệnh để ta làm việc vớichương trình (thực đơn này có các nhóm lệnh như File, Edit, View, Insert,Format, Tools, Windows, Help)

 Thanh công cụ: Có rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ baogồm nhiều các nút lệnh, mỗi nút lệnh được gắn sẵn chức năng lệnh riêng đểthực hiện từng lệnh cụ thể

 Thanh thước: Hiển thị độ đo theo Centimeter hoặc Inch

 Thanh cuộn: Bao gồm các thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang,

thanh cuộn này giúp người dùng dễ dàng di chuyển lên hoặc xuống hay sangngang trong quá trình soạn tài liệu

 Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiếtkhi làm việc (ví dụ: bạn đang làm việc ở dòng mấy và trang bao nhiêu )

Thanh tiêu đề Thanh thực đơn

b Tìm hiểu thanh thực đơn lệnh:

 Cách tổ chức thực đơn theo nhóm:

Chương trình Microsoft Word nói riêng và các chương trình phần mềmkhác nói chung thông thường tổ chức thanh thực đơn lệnh theo từng nhóm Với chương trình Microsoft Word, ta thấy có các nhóm thực đơn sau:

+ File (tệp): Chứa các lệnh làm việc với tệp tin.

+ Edit (chỉnh sửa): Chứa các lệnh chỉnh sửa tài liệu.

+ View (xem, quan sát): Chứa các lệnh quan sát văn bản.

+ Insert (chèn, đè): Chứa các lệnh chèn đối tượng hoặc chèn tệp + Format (định dạng): Chứa các lệnh định dạng nội dung văn bản + Tools (công cụ): Chứa các lệnh hỗ trợ mở rộng khi soạn thảo.

+ Table (bảng): Chứa các lệnh làm việc với bảng biểu.

+ Windows (cửa sổ): Chứa các lệnh làm việc với cửa sổ tài liệu + Help (trợ giúp): Hướng dẫn và trợ giúp sử dụng chương trình.

 Thông tin trong từng nhóm thực đơn:

Để mở bất kỳ thực đơn nào, ta phải dùng chuột trái bấm chọn tên thựcđơn đó, khi đó thực đơn sẽ được xổ xuống Ví dụ ta hãy nhắp chọn thực đơn

File, ta có các nhận xét sau:

+ Để bấm chọn 1 lệnh nào trong thực đơn, ta dùng chuột trái bấm chọntên lệnh đó

nghĩa là thực đơn đang còn ở trạng thái thu hẹp nên một số lệnh bị che dấu,vậy chúng ta cần nhắp chuột vào mũi tên kép này để mở đầy đủ thực đơn

+ Bên trái lệnh Save chúng ta thấy nút Điều này có nghĩa là nhấnnút trên thanh công cụ tương đương với thao tác nhấn lệnh Save trongthực đơn

+ Bên phải lệnh Save chúng ta thấy có ghi tổ hợp phím Ctrl+S Điều này có nghĩa là nhấn tổ hợp phím Ctrl +S tương đương với thao tác nhấn

lệnh Save trong thực đơn

+ Trong thực đơn lệnh, nếu nhóm lệnh nào có mũi tên ở bên sườn thìđiều đó có nghĩa là nhóm lệnh đó đang bị che dấu, ta có thể di chuyển tớimũi tên của nhóm lệnh đó để làm xuất hiện thực đơn lệnh phụ

+ Một số lệnh trong thực đơn đang ở dạng mờ, thì điều đó có nghĩa làchúng ta chưa thể sử dụng được các lệnh này trong thời điểm hiện tại.

+ Trong thực đơn lệnh, nếu lệnh nào có dấu thì có nghĩa rằng lệnh

đó đang được hiển thị Nếu ta dùng chuột bấm vào nút này một lần nữathì lệnh sẽ bị ẩn đi

1.2 Cách thoát khỏi chương trình:

Khi không muốn làm việc với chương trình, ta có thể thoát khỏichương trình bằng 1 trong các cách sau:

- Cách 1: Dùng chuột trái nhấn nút trên cùng bên góc phải cửa sổ

- Cách 2: Dùng chuột trái bấm chọn thực đơn File -> Exit.

- Cách 3: Giữ phím Alt rồi nhấn phím F4.

1.3 Ghi lưu tài liệu lên đĩa cứng, đĩa mềm:

Để ghi tài liệu đang soạn thảo vào trong máy tính, ta thực hiện như sau:

Bấm chọn thực đơn File, bấm chọn lệnh

Hình 4 Hộp thoại ghi lưu tài liệu vào máy tính.

Hộp thoại này có các lựa chọn sau:

- Chọn nơi lưu tài liệu: Dùng chuột bấm chọn mũi tên ô Save in rồi bấm chọn ổ đĩa hoặc thư mục sẽ lưu tài liệu (Ngoài ra, ta có thể lưu vào My

Document hoặc Desktop hoặc My Computer bằng cách bấm chọn 1 trong

3 biểu tượng này ở bên trái của hộp thoại)

- Đặt tên cho tài liệu: Bấm chuột vào ô File name rồi xóa bỏ tên cũ và

nhập tên mới cho tài liệu (tên tài liệu có thể nhập dấu tiếng Việt)

- Chọn kiểu tài liệu khi lưu: Bấm chọn ô Save as type rồi chọn 1 trong

các kiểu lưu sau (theo mặc định của chương trình thì tài liệu khi lưu sẽ là

Word Document tức là tài liệu sẽ có phần mở rộng là Doc):

+ Web Page: Lưu tài liệu như trang web.

+ Document Template: Lưu tài liệu thành một tệp mẫu.

+ Rich Text Format: Lưu tài liệu để mở ở phiên bản thấp hơn + Plain Text: Lưu tài liệu với phần mở rộng là TXT

.v.v

Xác lập các lựa chọn xong, ta nhấn nút Save để hoàn tất việc lưu tài liệu (nếu huỷ bỏ lệnh, ta có thể nhấn nút Cancel).

1.4 Cách đóng tài liệu đang làm việc:

Đối với tài liệu đang làm việc, nếu muốn đóng tài liệu ta thực hiện bấm

chọn thực đơn File rồi bấm chọn tiếp lệnh Close (hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4).

1.5 Cách mở một tài liệu mới:

Khi khởi động chương trình soạn thảo văn bản thì chương trình tự độngtạo sẵn cho ta một tài liệu trắng chưa có nội dung gì với tên ngầm định là

Document 1 Tuy nhiên, nếu muốn tạo một tài liệu trắng mới ta thực hiện

bấm chọn tực đơn File rồi bấm chọn lệnh , tiếp theo tadùng chuột bấm chọn mục Blank document ở khung bên phải của màn hình

1.6 Mở tài liệu đã có sẵn trong máy:

Khi muốn mở một tài liệu đã có sẵn trong máy hoặc trong ổ đĩa mềm,

đó hộp thoại mở tài liệu xuất hiện, yêu cầu ta trả lời các lựa chọn sau:

Hình 6 Hộp thoại Open dùng để mở tài liệu

- Bước 1: Chọn nơi chứa tài liệu:

chọn ổ đĩa hoặc thư mục chứa tệp tin (hoặc bấm chọn các biểu tượng chứa

tài liệu như My Documents, Desktop, Favorites) Lưu ý để phân biệt các

tài liệu khác thì tài liệu của Microsoft Word bao giờ cũng có phần mở rộng

là Doc hoặc có hình biểu tượng

- Bước 2: Nếu có tài liệu thì tên tài liệu sẽ được liệt kê trong bảng chọn,

ta dùng chuột bấm chọn tên tài liệu cần mở rồi bấm chọn nút

(hoặc để huỷ lệnh mở tài liệu, ta có thể nhấn chọn nút )

 Nếu muốn xóa bỏ tài liệu nào thì ta chỉ việc dùng chuột bấm chọn têntài liệu trong bảng chọn rồi nhấn chọn nút trong hộp thoại

2 QUAN SÁT VĂN BẢN VÀ ẨN (HIỆN) THANH CÔNG CỤ: 2.1 Thay đổi các chế độ quan sát trang văn bản:

Các cách quan sát văn bản cho phép chung ta xem văn bản ở các góc

độ khác nhau, tuyệt nhiên không ảnh hướng đến bố cục trình bày Chương

trình Microsoft Word cung cấp cho chúng ta 4 chế độ quan quan sát trangvăn bản khác nhau Để thực hiện thay đổi các cách quan sát trang văn bản, ta

bấm chọn thực đơn View rồi bấm chọn 1 trong các cách quan sát trang văn

bản như sau (hoặc bấm chọn các nút quan sát trên thanh cuộn ngang):

- Normal: Là kiểu dành cho việc nhập nhanh dữ liệu Kiểu dạng tài

liệu không được hiển thị Dấu ngắt trang thể hiện theo đường kẻ ngang (nétđứt) Trong trường hợp làm việc với bảng biểu thì cách quan sát Normal làrất cần thiết

- Web Layout: Hiển thị trang văn bản như trang web, không có dấu

ngắt trang (các trang được trình bày liền mạch)

- Print Layout: Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang giấy, cho thấy

rõ phần nào là phần văn bản, phần lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải của vănbản Kiểu hiển thị này thường được sử dụng vì dễ quản lý nội dung và trìnhbày nội dung văn bản bản

- Reading Layout: Hiển thị tài liệu tựa như ta đọc cuốn sách.

- Outline: Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ Kiểu này thuận

tiện khi tài liệu có các tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ trên từng phần nội dung

Hình 7 Các kiểu hiển thị trang văn bản

 Thông thường đối với những người mới làm việc với chương trình, ta

nên chọn cách quan sát trang văn bản là kiểu Print Layout để dễ quan sát

và trình bày nội dung

2.2 Hiển thị văn bản theo dạng sơ đồ:

Đối với các văn bản có nhiều chương hoặc nhiều phần, để dễ quanchương trình Microsoft Word cung cấp cho chúng ta cách quan sát văn bản

theo dạng sơ đồ Để thực hiện cách quan sát này ta bấm chọn thực đơn View

Reading LyoutNormal

Web Layout

OutlinePrint Layout

rồi bấm chọn lệnh Document Map (Để huỷ bỏ chế độ này, ta cũng vào thực đơn View rồi bấm chọn lệnh Document Map một lần nữa).

2.3 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu:

Theo mặc định, khung nhìn tài liệu đượt đặt tỷ lệ là 100% Người dùng

có thể tăng hoặc giả tỷ lệ khung nhìn bằng công cụ Zoom Việc thay đổi tỷ

lệ khung nhìn không làm thay đổi kích thước từng ký tự trên tài liệu khi in

ấn Lợi ích của công cụ này là người dùng có thể thu nhỏ trang soạn thảovừa với khuôn màn hình để có thể xem được nhiều trang tài liệu trên mộtmàn hình Ví dụ thu nhỏ trang tài liệu với tỷ lệ 25% để có thể nhìn thấyđược nhiều trang trên cùng một màn hình

Để thay đổi tỷ lệ khung nhìn tài liệu, ta bấm chọn thực đơn View rồi bấm chọn lệnh Zoom, rồi bấm chọn tỷ lệ khung nhìn cần thể hiện (hoặc có

thể bấm chọn tỷ lệ khung nhìn ngay trên thanh công cụ)

Hình 8 Thay đổi tỷ lệ khung nhìn tài liệu

2.4 Cách ẩn / hiện và di chuyển thanh công cụ:

Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word có hỗ trợ rất nhiềuthanh công cụ nhằm giúp người sử dụng thao tác lệnh được nhanh hơn sovới cách thao tác lệnh trên trên thanh thực đơn Các thanh công cụ được gắncác nút lệnh, mỗi nút lệnh là một hình ảnh gợi nhớ đến ý nghĩa của lệnh Ví

dụ nút Open trên thanh công cụ có hình dễ nhớ, dễ thao tác hơn cách

thao tác với lệnh Open trong thực đơn File.

Dưới đây, tôi xin trình bày một số thanh công cụ thường được sử dụngkhi trình bày văn bản:

Thanh công cụ chuẩn - Standard

Hình 9 Thanh công cụ Standard

Thanh công cụ này chứa các nút lệnh về tạo mới, mở tệp, ghi lưu, in ấn,cắt dán, sao chép dữ liệu, thay đổi khung nhìn.v.v

Thanh công cụ định dạng - Formatting

Hình 10 Thanh công cụ Formating

Thanh công cụ định dạng chủ yếu chứa các nút lệnh cho phép địnhdạng chữ, cách căn lề đoạn văn bản, sử dụng danh sách liệt kê, bao viềnbảng biểu, bút đánh dấu, màu chữ.v.v

Thanh công cụ vẽ - Drawing

Hình 11 Thanh công cụ Drawing

Thanh công cụ này chứa các nút lệnh làm việc với đối tượng đồ họanhư vẽ các hình khối, chèn hình ảnh, đổ màu nền, màu viền, kiểu đường nét,kiểu mũi tên của hình, bóng chữ hoặc chuyển đổi hình sang dạng 3D Thanhcông cụ này thông thường đặt ở dưới chân màn hình, phía trên thanh trạngthái

Thanh công cụ xử lý ảnh - Picture

Hình 12 Thanh công cụ Picture

Thanh công cụ xử lý ảnh chứa các nút lệnh dùng để biên tập lại đốitượng đồ họa như điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, cắt gọt hình, cáchđặt hình ảnh trong tài liệu.v.v

Thanh công cụ xử lý chữ nghệ thuật - WordArt

Hình 13 Thanh công cụ WordArt

Thanh công cụ này chỉ xuất hiện khi ta tạo chữ nghệ thuật, thanh nàychứa các nút lệnh dùng để biên tập chữ nghệ thuật như tạo chữ mới, sửa nộidung chữ, thay đổi hình dáng chữ, thay đổi cách đặt hình ảnh trong tài liệu,cách căn chỉnh chữ nghệ thuật.v.v

a Cách ẩn hoặc hiển thị thanh công cụ:

Dùng chuột bấm chọn thực đơn View, di chuyển tới nhóm lệnh

Toolbars (hoặc nháy chuột phải trên thanh thực đơn lệnh), xuất hiện danh

sách liệt kê các thanh công cụ Muốn hiển thị thanh công cụ nào thì nhắpchọn tên thanh công cụ đó Muốn giấu thanh công cụ nào thì ta cũng bấmchọn thanh công cụ đó (lưu ý: thanh công cụ nào có dấu tức là thanhcông cụ đó đang được hiển thị, nếu bấm chọn thanh này một lần nữa thìthanh công cụ sẽ bị ẩn)

Hình 14 Danh sách các thanh công cụ của chương trình

b Cách di chuyển thanh công cụ:

Các thanh công cụ trên màn hình ta có thể di chuyển tới bất kỳ chỗ nào

Để di chuyển thanh công cụ nào thì ta di chuyển chuột tới đầu bên trái củathanh công cụ (sát với đương biên của thanh công cụ) rồi bấm giữ và kéothanh công cụ tới vị trí bất kỳ

Hình 15 Điểm di chuyển thanh công cụ

để kéo thanh công

cụ

2.5 Cách ẩn hoặc hiển ký tự không in ra giấy:

Các ký tự in được là các ký tự có thể in bình thường, như là các chữcái, các chữ số, hoặc dấu chấm câu.v.v Các ký tự không in được ra giấybao gồm các mã ẩn trong tài liệu để điều khiển việc định dạng các trang tàiliệu Ví dụ như khi ta nhấn phím Enter, việc này tạo ra một mã trong tài liệu

để chèn vào một dấu xuống dòng, đánh dấu chỗ kết thúc của một đoạn vănbản Khi các ký tự đó được hiển thị, dòng chữ sẽ giống như hình dưới đây:

Hình 16 Các ký tự không in ra giấy đang được hiển thị

Để ẩn hoặc hiện các ký tự không in ra đó, ta dùng chuột trái nhấn vàobiểu tượng (Show/Hide) ở trên thanh công cụ Standard.

3 TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO

Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng

mã chuẩn ASCCI Bảng mã này bao gồm 128 ký tự La Tinh (các phím chữ,các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt)

Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trìnhphải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đikèm Ta hãy cùng nhau tìm hiểu các bộ mã và phông chữ tiếng Việt thườnggặp như sau:

 Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, thườngđược dùng tại các tỉnh phía Bắc Các bộ phông thiết kế kèm theo là phôngABC được đặt tên bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn Phông chữ hoa kếtthúc bằng chữ H Ví dụ: VnTime; VnTimeH, VnArial; VnArialH

 Bộ mã và phông VNI, do công ty Vietnam International (USA) pháttriển, thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài Các bộphông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI Ví dụ: VNI-Time;VNI-Aptima; VNI-Centur; VNI-Couri

 Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 là bộ mã theo chuẩn

quyết định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước Bộ phông

chữ Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows Vídụ: Time New Roman; Arial; Tahoma; Verdana; Tunga

3.1 Sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt:

Hiện nay có khá nhiều phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt được sử dụng

như: VNI được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía Nam; VietWare được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh miền Trung và ABC hoặc Vietkey được sử dụng

rộng rãi ở các tỉnh miềm Bắc Tuy nhiên, trong cuốn tài liệu này tôi xin giớithiệu cách sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt được sử phổ biến đó là phần

mềm gõ tiếng Việt VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn, công ty CAPIT

(nếu bạn không có phần mềm này, bạn có thể xem hướng dẫn cách cài đặt

và tải về miễn phí tại địa chỉ http://www.vietkey.com).

Để khởi động phần mềm này ta thực hiện nháy đúp chuột trái vào biểutượng Vietkey trên màn hình Desktop của Windows

Hoặc bấm chọn nút Start -> Programs -> Vietkey2000 ->

Vietkey2000 (phiên bản Vietkey đang sử dụng là phiên bản Vietkey2000)

Khi khởi động, màn hình chương trình Vietkey xuất hiện như hìnhminh họa dưới đây:

Hình 17 Hộp thoại lựa chọn kiểu gõ

Tại hộp thoại này, chúng ta quan tâm đến 2 thẻ sau:

 Thẻ Kiểu gõ: Trong thẻ này, tại mục "Tiếng Việt" bạn lựa chọn

kiểu gõ là Telex hoặc VNI Trong mục "Bàn phím gõ", bạn nhắp chuột để

đánh dấu chọn vào mục chọn "Tiếng Việt" (Thông thường, bạn nên lựa chọnkiểu gõ là Telex để cho dễ gõ dấu tiếng Việt)

Hình 18 Hộp thoại lựa chọn bảng mã

 Thẻ Bảng mã: Trong thẻ này bạn lựa chọn bảng mã tiếng Việt theo

chuẩn TCVN3-ABC (.VnTime ) hoặc Unicode dựng sẵn.

Lựa chọn xong, ta nhấn chọn 1 trong 2 nút hoặc .Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hoặc nút

trên thanh tác vụ

 Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản tiếng Việt sang tiếng Anh, bạn

hãy nhấn chuột vào biểu tượng chương trình Vietkey Nếu hiển thị chữ "V"

màu đỏ trên nền vàng thì chương trình cho phép nhập dấu tiếng Việt, ngược

lại, hiển thị chữ "E" trên nền xám thì đang ở chế độ nhập tiếng Anh.

Trong trường hợp bạn muốn chuyển đổi bảng mã để gõ tiếng Việt thìnhấn chuột phải vào biểu tượng chương trình Vietkey ở đầu bên phải của

thanh tác vụ, khi đó bảng chọn tắt hiện ra, bạn hãy nhắp chuột trái vào bảng

mã cần dùng

Hình 19 Bảng chọn tắt cho phép thay đổi Bảng mã

3.2 Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX và kiểu VNI.

a Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX

Thông thường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểung ngường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểui mi n B c hay s d ng cách gõ theo ki uền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểu ắc hay sử dụng cách gõ theo kiểu ử dụng cách gõ theo kiểu ụng cách gõ theo kiểu ểuTELEX vì phương pháp gõ này rất dễ nhớ.ng pháp gõ n y r t d nh à bi ất dễ nhớ ễ nhớ ớ

Ví dụ: Nếu bạn nhập dòng chữ "Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học

SYDNEY" theo kiểu TELEX thì bạn phải nhập như sau "Trung taam Ngoaij nguwx vaf Tin hojc SYDNEY"

b Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu VNI

Danh sách bảng mã, ta có thể bấm chọn bảng mã cần sử dụng

V i l i gõ theo ki u VNI thì thớ ối gõ theo kiểu VNI thì thường được những người ở khu vực ểu ường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểung được những người ở khu vựcc nh ng ngững người ở khu vực ường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểu ở khu vựci khu v cựcphía Nam v nh ng ngà bi ững người ở khu vực ường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểui Vi t nệt ở nước ngoài ưa thích sử dụng: ở khu vực ướ.c ngo i a thích s d ng:à bi ư ử dụng cách gõ theo kiểu ụng cách gõ theo kiểu

Ví dụ: Nếu bạn nhập dòng chữ "Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học

SYDNEY" theo kiểu VNI thì bạn phải nhập như sau "Trung ta6m Ngoai5 ngu74 va2 Tin hoc5 SYDNEY"

4 NHẬP NỘI DUNG VĂN BẢN

4.1 Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản:

- Quy tắc viết chữ hoa đầu câu hoặc tên riêng: Khi soạn thảo, bạn phảitạo cho mình thói quen gõ chữ in đầu câu hoặc tên riêng bằng cách giữ phím

Shift khi nhập các chữ cái Nếu gõ theo bộ mã UNICODE thì khi nhập chữ

in có dấu tiếng Việt bạn phải bật phím Caps Lock bằng cách nhấn phím này

sau đó mới nhập chữ, để tắt chế độ nhập chữ in bạn phải nhấn phím này mộtlần nữa

- Quy tắc nhập các dấu trong văn bản: Các dấu chấm (.), dấu phẩy (,),dâu chấm phẩy (;), dấu hai chấm (:) , dấu đóng ngoặc đơn ()), dấu đóng kép("), dấu đóng đơn ('), dấu lớn hơn (>) thì khi nhập phải liền với ký tự phíatrước nó Các dấu mở kép ("), dấu mở ngoặc đơn ((), dấu mở kép ("), dấu

mở đơn ('), dấu nhỏ hơn (<) thì khi nhập phải liền với ký tự phía sau nó

- Quy tắc trình bày: Trước hết bạn phải nhập nội dung, sau đó mới đếngiai đoạn trình bày nội dung Có như vậy thì tốc độ soạn thảo và trình bàyvăn bản mới nhanh được, không nên vừa nhập nội dung vừa trình bày

- Các phím xử lý chữ :

+ Phím Caps Lock: Phím này dùng để bật hoặc tắt chế độ nhập chữ in (nếu bạn sử dụng bộ mã Unicode dựng sẵn thì bạn có thể bật phím này để

nhập chữ tiếng Việt in có dấu)

+ Phím Shift: Nếu giữ phím Shift đồng thời nhấn các phím có ký tự (phím chữ cái) thì ta sẽ được chữ in (nhưng phím Caps Lock phải đang ở trạng thái tắt) Ngoài ra, nếu giữ phím Shift đồng thời nhấn các phím có 2

ký tự ta sẽ nhập được các ký tự phía trên của phím có 2 ký tự

+ Phím Space Bar (phím dài nhất): Tạo khoảng trắng khi soạn thảo + Phím Enter : Chỉ nhấn phím này khi kết thúc đoạn và xuống dòng

để nhập một đoạn văn bản khác (Theo mặc định khi soạn thảo, nếu hết chiềungang của khổ giấy thì chữ tự động xuống dòng Do vậy, bạn không cầnphải nhấn phím Enter để xuống dòng mà chỉ khi nào bạn nhập hết đoạn,chuyển sang đoạn mới bạn mới nhấn phím Enter)

+ Phím Back Space (): Phím này dùng để xóa các ký tự ở bên trái

con trỏ soạn thảo (phím này nằm trên phím Enter)

+ Phím Delete: Dùng để xóa các ký tự bên phải con trỏ soạn thảo + Phím Insert: Phím này dùng để bật/tắt chế độ ghi chèn/ghi đè.

Hình 20 Cách dùng các phím xử lý chữ

Vị trí của con trỏ soạn thảo

Nếu nhấn phím Insert rồi nhập

- Các phím di chuyển con trỏ soạn thảo:

+ Bốn phím mũi tên: Bộ phím này cho phép di chuyển con trỏ lên trênhoặc xuống dưới từng dòng, sang trái hoặc sang phải từng chữ (chỉ áp dụngvới văn bản đã có các dòng chữ)

+ Phím Home: Đưa con trỏ về đầu dòng đang làm việc (dòng có chữ) + Phím End: Đưa con trỏ về cuối dòng đang làm việc (dòng có chữ) + Phím Page Up: Đưa con trỏ dịch lên từng đoạn (chỉ văn bản có nhiều

trang bạn mới nhấn phím này được)

+ Phím Page Down: Đưa con trỏ dịch xuống từng đoạn (chỉ với văn

bản có nhiều trang bạn mới nhấn phím này được)

+ Phím Ctrl + Home: Đưa con trỏ về đầu văn bản (không phải đưa con

Ví dụ: Ta có công thức x2 + 5 = 10, ta thực hiện nhập như sau trước

hết ta nhập chữ x rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift + =, con trỏ dịch lên trên và ta nhập số 2, tiếp theo ta nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift + = một lần nữa, con trỏ dịch về vị trí cũ và ta nhập tiếp + 5 = 10.

- Cách nhập chỉ số dưới: Để bật hoặc tắt nhập chỉ số dưới, bạn chỉ việc

nhấn tổ hợp phím Ctrl + =.

Ví dụ: Ta có công thức H2O = 10, ta thực hiện nhập như sau trước hết

ta giữ phím Shift nhập chữ H rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + =, con trỏ dịch xuống dưới và ta nhập số 2, tiếp theo ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + = một lần nữa, con trỏ dịch về vị trí cũ và ta giữ phím Shift nhập tiếp chữ O.

CHƯƠNG II THAO TÁC ĐỐI VỚI KHỐI

1 CÁCH CHỌN KHỐI VĂN BẢN:

Để trình bày hoặc căn chỉnh đoạn văn bản thì điều đầu tiên bạn phảithực hiện đó là chọn đoạn văn bản đó, nếu bạn không chọn thì chương trìnhkhông thể thực hiện được Để chọn khối văn bản, ta có các cách thực hiệnnhư sau:

1.1 Sử dụng chuột để chọn khối:

- Cách 1 Chọn cả dòng: Di chuyển chuột ra lề trái của trang văn bảnngang với dòng cần chọn rồi nhắp chuột trái (nếu chọn nhiều dòng thì tabấm giữ và kéo chuột trái ngược lên trên hoặc xuống dưới đến hết các dòngcần chọn)

Hình 21 Minh họa cách chọn cả dòng

- Cách 2 Chọn một vài chữ trong dòng: Di chuyển chuột tới đầu hoặccuối chữ cần chọn, rồi bấm giữ và kéo ngược về đầu hoặc cuối chữ cầnchọn

Hình 22 Minh họa cách chọn một vài chữ trong dòng

 Nếu bạn muốn chọn nhanh cả một câu thì ta giữ phím Ctrl rồi nhắpchuột tại vị trí bất kỳ trong câu; nếu muốn chon nhanh chỉ một chữ thì nháyđúp chuột vào chữ cần chọn; nếu muốn chọn cả đoạn thì ta nháy chuột trái 3

lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong đoạn; nếu muốn chọn theo khối hình chữ

nhật thì giữ phím Alt rồi dùng chuột khoanh vùng cần chọn.

1.2 Sử dụng bàn phím để chọn khối:

Để chọn khối văn bản bằng bàn phím, bạn hãy dùng 1 trong 4 phímmũi tên di chuyển con trỏ soạn thảo tới đầu hoặc cuối khối cần đánh dấuchọn, rồi giữ phím Shift, đồng thời nhấn các phím mũi tên về hướng cầnđánh dấu chọn Ngoài ra ta có thể kết hợp với các tổ hợp phím sau để đánhdấu khối nhanh:

- Shift + End: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về cuối dòng

- Shift + Home: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về đầu dòng

- Shift + Page Up: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy lên từng đoạn.

- Shift + Page Down: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy lên từng đoạn.

- Ctrl - Shift + End: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về cuối văn bản.

- Ctrl-Shift + Home: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về đầu văn bản.

- Ctrl + A: Đánh dấu chọn toàn bộ văn bản.

 Sau khi đã chọn khối văn bản, nguy cơ xoá mất dữ liệu là rất cao, nếubạn nhấn bất kỳ phím chữ hoặc phím xóa nào trên bàn phím thì dữ liệu sẽ bịmất ngay Nếu bị mất, bạn hay dùng chuột nhấn vào biểu tượng trênthanh công cụ để phục hồi

2 CÁCH SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA KHỐI:

2.1 Cách sao chép khối:

- Bước 1: Bạn hãy chọn khối văn bản cần sao chép

- Bước 2: Nhấn chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh

hoặc bạn có thể nhấn chọn biểu tượng trênthanh công cụ

- Bước 3: Di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần dán đoạn văn bản,

rồi bấm chọn thực đơn Edit và bấm chọn lệnh

hoặc nhấn chọn biểu tượng trên thanh công cụ

2.2 Cách di chuyển khối:

- Bước 1: Bạn hãy chọn khối văn bản cần di chuyển

- Bước 2: Nhấn chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh

hoặc bạn có thể nhấn chọn biểu tượngtrên thanh công cụ

- Bước 3: Di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần dán đoạn văn bản,

rồi bấm chọn thực đơn Edit và bấm chọn lệnh

hoặc nhấn chọn biểu tượng trên thanh công cụ

2.3 Cách xóa khối:

Sau khi đã chọn khối, nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ khối văn bản đã

chọn, bạn hãy bấm chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh Clear hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím.

3 CÁCH PHỤC HỒI VÀ PHẢN PHỤC HỒI THAO TÁC:

Khi bạn làm lỡ một thao tác nào đó hoặc khi bạn xóa nhầm đoạn vănbản, chương trình cho phép bạn phục hồi hoặc phản phục hồi lần lượt từngthao tác một

- Cách phục hồi 1 thao tác: Dùng chuột bấm chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh Undo, hoặc có thể dùng chuột bấm chọn biểu tượng

trên thanh công cụ (mỗi lần bấm, chương trình sẽ cho phép phục hồi 1 thaotác và ta có thể bấm 100 lần để phục hồi lại 100 lần thao tác gần nhất)

- Cách phản phục hồi: Dùng chuột bấm chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh Redo, hoặc có thể dùng chuột bấm chọn biểu tượng trênthanh công cụ (mỗi lần bấm, chương trình sẽ cho phép phản phục hồi 1 thaotác và ta có thể bấm 100 lần để phản phục hồi lại 100 lần thao tác gần nhất)

4 ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ CHO KHỐI VĂN BẢN:

Thao tác định dạng phông chữ bao gồm các thao tác như thay đổi kiểuchữ, cỡ chữ, chữ nghiêng, chữ đậm, chữ gạch chân Để thực hiện được cácthao tác này, trước hết ta phải đánh dấu chọn đoạn văn bản cần định dạngphông chữ sau đó thực hiện:

Bấm chọn thực đơn Format rồi bấm chọn lệnh Font (hoặc nhấn

Ctrl+D), hộp thoại định dạng font chữ xuất hiện, có các lựa chọn sau:

4.1 Khung Font: Cho phép lựa chọn kiểu phông chữ cho đoạn văn

bản Ở đây bạn có thể chọn những phông chữ tương ứng với bộ mã gõ tiếngViệt mà ta đã chọn khi khởi động chương trình hỗ trợ nhập tiếng Việt

+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã TCVN3-ABC (.VnTime ) thì các kiểu chữ thể hiện được tiếng Việt phải là các kiểu chữ có chữ .Vn ở đầu mỗi kiểu

chữ (ví dụ: VnTime, VnTimeH, VnArial )

+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã VNI Win (VNI-Times ) thì các kiểu chữ

thể hiện được tiếng Việt phải là các kiểu chữ có chữ VNI ở đầu mỗi kiểuchữ (Ví dụ: VNI-Times, VNI-Centur, VNI-Helve )

+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã Unicode dựng sẵn thì các kiểu chữ thể hiện

được tiếng Việt phải là các kiểu chữ như Time New Roman, Arial, Tahoma,Verdana, Tunga, Times, Univer)

Hình 23 Hộp thoại Font cho phép định dạng phông chữ

 Nếu ở mục 3.1 bạn chọn bộ mã Unicode dựng sẵn để gõ, thì ở đây

bạn phải chọn phông chữ là Time New Roman - kiểu thường dùng trong văn bản hành chính; hoặc nếu ở mục 3.1 bạn chọn bộ mã TCVN3-

ABC(.Vntime) thì ở đây bạn phải chọn 1 trong các kiểu phông chữ có chữ Vn ở đầu (ví dụ: VnTime, VnTimeH, VnArial, VnAvant )

4.2 Khung Font style: Cho phép chọn cách định dạng phông chữ Các

kiểu định dạng trong khung này gồm:

4.4 Khung Font color:

Khung này cho phép bạn lựa chọn màu chữ, đối với máy in trắng đenthì cho dù bạn chọn màu gì đi nữa, khi in ra văn bản vẫn chỉ là màu đen

4.5 Khung Underline Style:

Nếu bạn cần chọn các kiểu gạch chân cho chữ thì bạn có thể bấm chuộtvào mũi tên của khung này rồi bấm chọn 1 trong các kiểu gạch chân cần thểhiện cho đoạn văn bản

4.6 Khung Effects:

Khung này cung cấp cho bạn một số các hiệu ứng định dạng đặc biệt.Các hiệu ứng đặc biệt gồm có:

- Strikethrough: Kẻ đường xuyên qua chữ

- Double Strikethrough: Kẻ 2 đường xuyên qua chữ

- Superscript: Chuyển chữ lên cao làm chỉ số trên.

- Subscript: Chuyển chữ xuống làm chỉ số dưới.

- Shadow: Tạo bóng cho chữ.

- Outline: Chỉ hiển thị đường viền của chữ.

- Emboss và Engrave: Tạo chữ nổi trên trang giấy.

- Small caps: Chuyển tất cả chữ đang được chọn thành chữ in nhỏ.

- All caps: Chuyển tất cả chữ đang được chọn thành chữ in lớn.

- Hidden: Ẩn các chữ trong văn bản.

 Ở đây, bạn không cần phải chọn tất cả các lựa chọn ở trên Bạn chỉlựa chọn những gì bạn cần áp dụng cho đoạn văn bản mà thôi.

Nếu bạn chọn xong, bạn có thể nhấn nút OK để chấp nhận hoặc nhấn nút Cancel để huỷ bỏ lệnh (hoặc nếu bạn muốn các lựa chọn trên áp dụng cho chương trình mãi mãi thì bạn có thể nhấn chọn nút Default rồi bấm chọn nút Yes).

 Ngoài cách định dạng bằng hộp hoại như ở trên, bạn có thể thực hiệnđịnh dạng phông chữ nhanh bằng cách thực hiện trên thanh công cụ:

Hình 23 Minh họa cách định dạng phông chữ trên thanh công cụ

5 CÁCH CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN:

Trên bàn phím đã có sẵn một số các ký tự đặc biệt, các ký tự nàythường nằm trên các phím có 2 ký tự Để lấy được các ký tự này thì bạn phảigiữ phím Shift rồi nhấn các phím ký tự đó

Tuy nhiên, các ký tự này tương đối ít, nếu bạn muốn có nhiều ký tự đặc

biệt để lựa chọn, xin mời bạn bấm chọn thực đơn Insert rồi bấm chọn lệnh

Symbol, hộp thoại cho phép chúng ta chọn nhóm ký tự đặc biệt trong ô Font

Chữ gạch chân

Hình 24 Hôp thoại SYMBOL cho phép chọn ký tự đặc biệt

Các nhóm ký tự đặc biệt thông dụng gồm:

- Nhóm Symbol: Gồm danh sách các ký tự toán học.

- Nhóm Winding: Chứa các ký tự hoa văn.

- Nhóm Webding: Chứa các logo và biểu tượng đặc biệt.v.v

Sau khi đã chọn được nhóm ký tự đặc biệt thì danh sách các ký tự đượcliệt kê trong bảng chọn, bạn hãy bấm chọn ký tự đặc biệt cần chèn ra văn

Hình 25 Hình minh họa gán tổ hợp phím tắt Ctrl+1 cho ký tự 

Tổ hợp phím tắt đã được chấp nhận

CHƯƠNG III ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

1 THẾ NÀO LÀ ĐOẠN VĂN BẢN:

Khi bạn nhập nội dung văn bản, nếu bạn nhập hết chiều ngang của khổgiấy thì chữ sẽ được tự động đưa xuống dòng (bạn không cần phải nhấnphím Enter) Khi bạn muốn kết thúc đoạn để nhập một đoạn văn bản mới thìbạn phải nhấn phím Enter, và khi bạn nhấn phím Enter thì con trỏ soạn thảo

sẽ được đặt ở đầu dòng dưới và sẵn sàng cho phép bạn nhập đoạn tiếp theo Vậy đoạn văn bản được hiểu là khi đoạn văn bản đó có dấu Enter ởcuối đoạn (dấu Enter này là do bạn nhấn phím Enter trên bàn phím và bạnkhông thể nhìn thấy dấu Enter trên màn hình soạn thảo)

2 CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG ĐOẠN:

2.1 Định dạng đoạn qua hộp thoại:

Để định dạng đoạn văn bản nào, bạn phải đánh dấu chọn đoạn văn bản

đó (bạn có thể chọn nhiều đoạn để cùng định dạng) Chọn xong, bạn bấm

chọn thực đơn Format, rồi bấm chọn lệnh Paragraph

Hình 26 Hộp thoại Paragraph.

Các lựa chọn trong hộp thoại gồm có:

2.1.1 Khung Alignment:

Khung này cho phép bạn lựa chọn cách căn chỉnh lề của đoạn Các lựachọn căn chỉnh gồm có:

- Left : Căn phẳng lề trái

- Center : Căn giữa hai lề

- Right : Căn phẳng lề phải

- Justified : Căn phẳng đều hai bên lề

2.1.2 Khung Indentation:

Các lựa chọn trong khung này cho phép bạn định khoảng các lề củađoạn văn bản Các lựa chọn định khoảng cách lề gồm:

- Ô Left: Ô này dùng đề đẩy cả đoạn văn bản đi vào hoặc đi ra từ mép

lề trái của trang văn bản

- Ô Right: Cho phép bạn đẩy cả đoạn văn bản đi vào hoặc đi ra từ mép

lề phải của trang văn bản

- Ô Special: Cho phép bạn chọn cách lùi đầu đoạn văn bản Khi bạn

nhấn chọn mũi tên của ô này, bạn có thể lựa chọn 1 trong các cách lùi sau:

+ None: Giữ nguyên vị trí, không cho phép lùi.

+ First Line: Nếu chọn lựa chọn này thì dòng đầu tiên của mỗi đoạn sẽ được đẩy vào trong (bạn có thể xác định khoảng cách lùi vào ô By)

+ Hanging: Cho phép phần dưới của đoạn (đối với đoạn có nhiều

dòng) sẽ đi lùi vào trong so với dòng đầu tiên của đoạn (bạn có thể xác định

khoảng cách lùi vào ô By).

2.1.3 Khung Spacing:

Các lựa chọn trong khung này sẽ cho phép định khoảng cách cách đoạnhoặc cách dòng

- Ô Before và ô After: Cho bạn điều chỉnh tăng hoặc giảm khoảng

cách cách đoạn dưới với đoạn trên và ngược lại

- Ô Line Spacing: Cho phép bạn định khoảng cách giữa các dòng: + Single: Không dãn dòng.

+ 1.5 Line: Dãn dòng 1,5

+ Double: Dãn dòng gấp đôi.

+ At Least hoặc Exacly: Cho phép điều chỉnh độ dãn dòng chính xác

theo một khoảng cách xác định (đối với nội dung văn bản hành chính chophép điều chỉnh khoảng cách dãn dòng là 20point)

+ Multiple: Dãn dòng được nhân với một số thực bất kỳ Ví dụ, nếu cỡ

chữ trong đoạn của bạn là 10point và bạn chọn số nhân là 2.5 thì khoảngcách giữa các dòng sẽ là 25point

 Nếu bạn chọn cách dãn dòng là At Least hoặc Exacly hoặc Multiple

thì bạn phải điều chỉnh khoảng các dãn dòng trong ô At.

Sau khi bạn lựa chọn 1 trong các định dạng cần và đủ để áp dụng cho

đoạn văn bản, bạn hãy nhấn nút OK để chấp nhận.

2.2 Định dạng đoạn qua thanh công cụ:

Ngoài cách định dạng đoạn văn bản trong hộp thoại, bạn có thể sử dụngthanh công cụ để định dạng bằng cách nhấn chọn các biểu tượng sau:

- Biểu tượng : Cho phép bạn căn phẳng lề trái

- Biểu tượng : Cho phep bạn căn giữa hai lề

- Biểu tượng : Cho phép bạn căn phẳng lề phải

- Biểu tượng : Cho phép bạn căn phảng 2 lề

- Ngoài ra bạn có thể định khoảng cách lề bằng cách bấm giữ và kéocác nút trên thanh thước soạn thảo như sau:

Bấm, giữ v kéo nút n y à bi à bi

thì cả đoạn văn bản sẽ

được đẩy v o hoà bi ặc đẩy ra

lề (tương đương với lựa

chọn Left trong hộp thoại

Paragraph)

Bấm, giữ v kéo nút n y thì à bi à biphần dưới của đoạn văn bản sẽ lùi v o (tà bi ương đương với lựa chọn Hanging trong hộp thoại Paragraph)

Bấm, giữ v kéo nút n y thì à bi à biđầu đoạn văn bản sẽ lùi v o à bi(tương đương với lựa chọn First Line trong hộp thoại Paragraph)

CHƯƠNG IV ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ TẠO VĂN BẢN CỘT BÁO

1 ĐỊNH DẠNG KHỔ GIẤY TRÌNH BÀY

1.1 Chọn khổ giấy và hướng giấy trình bày:

Bạn hãy nhắp chọn thực đơn File rồi bấm chọn lệnh Page Setup Hộp thoại xuất hiện, bạn bấm chọn tiếp thẻ Paper Size.

Hình 27 Hộp thoại Paper Size

Tại hộp thoại này, bạn có thể lựa chọn:

- Khung Paper size: Cho phép bạn chọn khổ giấy cần trình bày (Thông

thường đối với văn bản hành chính thì bạn phải chọn khổ giấy A4 có chiềungang (Width) là 21cm và chiều cao (Height) là 29.7cm)

- Khung Paper source: Chọn khay đựng giấy để máy thực hiện in

Chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để chấp nhận (hoặc bạn có thể nhấn nút Default rồi bấm chọn tiếp nút Yes để mặc định khổ giấy và hướng giấy

cho chương trình)

1.2 Thiết lập lề trang văn bản:

Bạn hãy nhắp chọn thực đơn File rồi bấm chọn lệnh Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn hãy bấm chọn tiếp thẻ Margins.

Hình 28 Hộp thoại Page Setup

- Khung Margins: Dùng để thiết lập lề cho trang văn bản:

+ Ô Top : Cho phép bạn thiết lập khoảng cách mép lề trên

+ Ô Bottom : Cho phép bạn thiết lập khoảng cách mép lề dưới.

+ Ô Left : Cho phép thiết lập khoảng cách mép lề trái

+ Ô Right : Cho phép thiết lập khoảng cách mép lề phải

+ Ô Gutter : Cho phép bạn định khoảng cách đóng ghim (nếu thiết

lập khoảng cách trong ô này thì bạn phải lựa chọn vị trí đóng gáy trong

khung Gutter position như Left - đóng gáy ở mép lề trái hoặc Top - đóng

gáy ở mép lề trên) Nếu bạn không xác định khoảng cách đóng gáy thì khiphải đóng ghim, rất có thể ghim sẽ bị đóng "lạm" vào nội dung văn bản

- Khung Orientation: Cho phép bạn chọn hướng giấy trình bày Khung

này có hai lựa chọn sau:

+ Portrait: Nếu chọn thì hướng giấy trình bày là hướng dọc.

+ Landscape: Nếu chọn thì hướng giấy trình bày là hướng ngang Chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để chấp nhận (hoặc bạn có thể nhấn nút Default rồi bấm chọn tiếp nút Yes để mặc định các lề đã thiết lập mọi

văn bản sau này của chương trình)

1.3 Thiết lập trang in 2 mặt:

Nếu bạn cần in tài liệu 2 mặt trong một khổ giấy, bạn hãy nhắp chọn

thực đơn File rồi bấm chọn lệnh Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn hãy bấm chọn tiếp thẻ Margins.

Hình 29 Hình minh họa đặt lề in hai mặt

Trước hết, bạn phải nhấn chuột vào ô Multiple pages rồi bấm chọn

Mirror margins để thiết lập lề trang in 2 mặt Tiêp theo, bạn chọn hướng

giấy trình bày theo chiều dọc (Portrait) hoặc hướng giấy ngang (Landscape) Sau khi bấm chọn xong, bạn lần lượt xác định khoảng cách lề

vào các ô:

- Top : Định khoảng cách mép lề trên

Lựa chọn trang

in hai mặt

- Bottom : Định khoảng cách mép lề dưới.

- Inside : Định khoảng cách mép lề bên trong

- Outside : Định khoảng cách mép lề bên ngoài

- Gutter : Định khoảng cách đóng ghim tài liệu

Lựa chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập.

1.4 Chia đôi khổ giấy trình bày:

Trong trường bạn cần chia đôi khổ giấy để trình bày (ví dụ như 2 bản

giấy mời in trên 1 khổ giấy A4), bạn thực hiện vào File bấm chọn lệnh Page

Setup Bấm chọn thẻ Margins, rồi tại ô Multiple pages, bạn bấm chọn 2 pages per sheet

Tiếp theo, bạn có thể chọn hướng giấy trình bày và định lề cho khổgiấy tương tự như ở mục 1.3 (thiết lập trang in hai mặt) ở trên

2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN DẠNG CỘT BÁO

Trước hết, bạn phải thực hiện đánh dấu chọn các đoạn văn bản mà bạn

cần tạo cột bao Chọn xong, bạn bấm chọn thực đơn Format rồi bấm chọn tiếp lệnh Columns.

Các lựa chọn trong hộp thoai gồm có:

- Khung Presets: Khung này cho phép bạn chọn các mẫu cột có sẵn

như 1 cột (One); 2 cột (Two); 3 cột (Three)

- Nếu bạn muốn nhiều cột hơn các mẫu cột có sẵn, bạn hãy điều chỉnh

tăng hoặc giảm số cột cho văn bản trong ô Number of columns.

- Nếu bạn muốn hiện hoặc ẩn đường kẻ phân cách giữa các cột thì bạn

hãy bấm chọn tuỳ chọn Line Between.

- Theo mặc định, các cột trong văn bản sẽ có độ rộng bằng nhau Nếubạn muốn điều chỉnh độ rộng của riêng từng cột thì bạn hãy bấm bỏ chọn

tuỳ chọn Equal Columns width, khi đó các cột trong khung Width hoặc

Spacing sẽ sáng lên và bạn có thể nhấn chuột vào các nút mũi tên trong các

ô để điều chỉnh

Hình 30 Hộp thoại Columns cho phép định dạng văn bản cột báo

Điều chỉnh xong, bạn hãy nhấn chọn nút OK để đồng ý hoặc bạn có thể nhấn chọn nút Cancel để huỷ lệnh.

 Nếu bạn muốn tạo cột báo nhanh, bạn hãy đánh dấu chọn khối vănbản cần tạo cột báo, rồi bấm chọn biểu tượng trên thanh công cụ, rồibấm giữ và kéo để xác định số cột cần tạo

2 TẠO CHỮ LỚN ĐẦU ĐOẠN VĂN BẢN:

Để con trỏ đầu đoạn cần tạo chữ lớn, rồi bấm chọn thực đơn Format, bấm chọn lệnh Drop Cap

- Khung Position: Khung này cho phép bạn chọn kiểu đặt chữ lớn: + None : Không tạo chữ lớn

+ Dropped : Chữ lớn sẽ rơi vào trong lòng văn bản.

+ In Margins: Đưa chữ lớn rơi ra lề của văn bản.

- Ô Font: Cho phép bạn chọn phông chữ cho chữ lớn.

- Ô Lines to drop: Nhập số dòng chữ lớn sẽ rơi xuống (số dòng càng

nhiều thì chữ càng lớn và ngược lại)

- Ô Distance from text: Định khoảng cách từ chữ lớn tới văn bản (theo

mặc định thì khoảng cách là 0cm)

Hình 30 Hộp thoại Drop Cap tạo chữ lớn

Sau khi bạn lựa chọn xong, hãy nhấn nút OK để chấp nhận.

4 CHIA Ô NHẬP ĐẦU ĐỀ:

Để tạo đầu đề ngang hàng trong cùng một dòng, bạn có thể thực hiệnbằng nhiều cách Tuy nhiên trong mục này tôi xin giới thiệu cách đơn giảnnhất để chúng ta cùng tham khảo

- Bạn hãy vào thực đơn Table, di chuyển tới nhóm Insert và bấm chọn lệnh Table Khi đó hộp thoại xuất hiện, bạn hãy lựa chọn như sau:

+ Tại ô Number of Columns: Nhập số cột cho đầu đề (Ví dụ: 2)

+ Tại ô Number of Rows: Nhập số dòng cho đầu đề (Ví dụ: 1)

=> Lựa chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để chèn bảng Chèn bảng ra

văn bản xong bạn hãy nhập nội dung và trình bày cho từng ô

Ví d :ụng cách gõ theo kiểu

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ TÂY

TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC SYDNEY

_

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Để bỏ đường bao viền của tiêu đề, bạn hãy thực hiện như sau: Trước

hết đánh dấu chọn toàn bộ các ô đầu đề rồi vào thực đơn Format bấm chọn lệnh Borders and Shading Bấm chọn thẻ Borders rồi nhấn chọn ô None trong bảng chọn Khi xong nhấn nút OK.

CHƯƠNG V TẠO TAB, BAO VIỀN VÀ TẠO CHÚ THÍCH

1 TẠO CÁC ĐOẠN TAB CHO VĂN BẢN

Tab là các đoạn chấm chấm ( ) trong văn bản để sau này người sửdụng văn bản có thể điền thông tin vào các dòng để trống đó

Trước hết bạn phải đánh dấu chọn một đoạn hay nhiều đoạn văn bản

cần tạo dòng tab, rồi bấm chọn thực đơn Format và bấm chọn lệnh Tabs

Hộp thoại tạo tab xuất hiện như sau:

Hình 31 Hộp thoại Tabs

Tại hộp thoại này, ta lần lượt chọn các mục sau:

- Khung Tab stop position: Ô này cho phép bạn nhập điểm dừng của tab.

Điểm dừng được tính bằng centimeter (bạn có thể tham chiếu trên thanh thướcsoạn thảo, nếu bạn muốn dừng tab ở điểm nào thì bạn nhập số đó vào hộp thoại)

- Khung Alignment: Cho phép bạn chọn cách căn chỉnh tab:

+ Right: Căn tab phải + Decimal: Căn tab thập phân.

- Khung Leader: Khung này chứa các kiểu tab cần thể hiện, bạn có thể

bấm chọn 1 trong các kiểu tab trong khung ngày

+ 1 None: Tab trắng 2 : Tab kiểu chấm

+ 3 - : Tab kiểu gạch trên 4 : Tab kiểu gạch dưới

Sau khi thiết lập các lựa chọn xong, bạn phải nhấn nút Set để chấp

nhận các thiết lập (khi đó khẩu độ tab được đưa vào khung) Cuối cùng bạn

nhấn nút OK để kết thúc.

Trên màn hình, bạn đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần thể hiện tab rồi

bạn nhấn phím Tab trên bàn phím (khi đó đoạn tab sẽ được thể hiện)

Hình 32 Tạo 1 đoạn tab trên 1 dòng

 Trong trường hợp bạn muốn tạo nhiều khẩu độ tab trên cùng một

dòng, bạn phải lần lượt nhập điểm dừng của Tab vào ô Tab stop position, rồi chọn cách căn chỉnh tab trong khung Aligment, và chọn kiểu tab cần thể hiện trong khung Leader Khi xong, ban nhấn nút Set Để tạo các đoạn tab khác, bạn cũng lặp lại các thao tác ở trên Kết thúc, bạn hãy nhấn nút OK.

Trên màn hình soạn thảo, bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí cần thể hiện tab

rồi nhấn phím tab trên bàn phím để cho các đoạn tab hiện ra.

Hình 33 Minh họa nhiều khẩu độ tab trên cùng một dòng

2 ĐẶT MÀU NỀN ĐOẠN, BAO VIỀN ĐOẠN VÀ BAO VIỀN TRANG VĂN BẢN

2.1 Đặt màu nền cho đoạn văn bản:

Nhằm làm nổi bật hoặc đánh dấu một đoạn văn bản nào, thì người dùngcần phải đặt màu nền cho đoạn văn bản đó Để làm được, bạn phải đánh dấu

chọn đoạn văn bản, rồi bấm chọn thực đơn Format, bấm chọn lệnh

Borders and Shading, dùng chuột bấm chọn tiếp thẻ Shading.

Hình 34 Hộp thoại chọn màu nền cho đoạn văn bản

Trong hộp thoại này, bạn có thể lựa chọn:

- Khung Fill: Cho phép bạn chọn 1 ô màu nền cần thể hiện (nếu muốn

có nhiều màu khác nữa, bạn hãy bấm chọn nút More Colors để chọn màu)

- Ô Style: Cho phép bạn chọn nền của màu (Bạn nên chọn Clear để

màu nền được đẹp và thật nét hơn)

- Ô Apply to: Cho phép bạn chọn phạm vi áp dụng của màu nền:

+ Nếu bạn chọn Text thì phạm vi áp dụng chỉ đối với chữ.

+ Nếu bạn chọn Paragraph thì phạm vi áp dụng là cả đoạn văn bản Sau khi đã lựa chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để chấp nhận.

2.2 Bao viền đoạn văn bản:

Nếu bạn muốn đoạn văn bản nào cần bao viền xung quanh, bạn hãy

đánh dấu chọn đoạn văn bản đó rồi bấm chọn thực đơn Format, bấm chọn lệnh Borders and Shading, dùng chuột bấm chọn tiếp thẻ Borders Hộp

thoại xuất hiện, bạn có thể lựa chọn như sau:

- Ô Style: Khung này cho phép bạn có thể chọn các kiểu đường bao

viền sẵn có (bạn có thể kéo dọc thanh cuộn trong khung này để chọn kiểubao viền thích hợp)

- Ô Width: Cho phép bạn chọn độ dày của nét đường bao viền (các độ

dày của đường bao viền được sắp xếp từ nét mảnh đến nét đậm)

- Cột Setting ở bên trái cho phép bạn chọn cách bao viền đoạn:

+ None: Nếu chọn thì sẽ không bao viền đoạn.

+ Box: Bao viền theo khung (bao viền ngoài theo hình hộp)

+ Shadow: Bao viền có bóng (giống như đèn chiếu)

+ 3-D: Bao viền nổi như hình 3D (3 chiều)

+ Custom: Cho phép bạn định dạng bao viền theo ý thích.

Hình 35 Hộp thoại chọn cách bao viền đoạn văn bản

Chọn xong, bạn hãy nhấn nút OK để thực hiện bao viền đoạn văn bản.

2.3 Bao viền trang văn bản:

Đối với các văn bản như giấy mời, bảng nội quy bạn có thể bao viền

để làm cho các văn bản này sinh động hơn và gây được nhiều sự chú ý hơn

Muốn thực hiện được điều này bạn hãy bấm chọn thực đơn Format, bấm chọn lệnh Borders and Shading, dùng chuột bấm chọn tiếp thẻ Page

Border Hộp thoại xuất hiện, các lựa chọn trong hộp thoại này tương tự như

trong mục 2.1 (bao viền đoạn văn bản)

Ngoài ra, trong hộp thoại này bạn có thể lựa chọn thêm các kiểu đường

bao viền theo các mẫu hoa văn trong ô Art ở dưới chân của hộp thoại.

Hình 36 Hộp thoại bao viền trang văn bản

Sau khi chọn được kiểu đường và cách bao viền xong, bạn hãy nhấn

tiếp nút Options để thiết đặt thêm các tuỳ chọn bao viền trang.

Hình 37 Hộp thoại thiết đặt các tuỳ chọn bao viền trang