QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG AN TOÀN TIỀM ẨN VÀ KHÔNG PHÙ HỢP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG AN TOÀN TIỀM ẨN VÀ KHÔNG PHÙ HỢP Mã số QT 05 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần BH 01 Trang 2/ 8 THEO D[.]
Trang 1VÀ KHÔNG PHÙ HỢP
Trang 2THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
TT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ngày hiệu lực
Tài liệu này được phân phối tới:
Trang 31 Mục đích
- Thủ tục này được thiết lập nhằm quy định cách thức thực hiện và kiểm soát các sản phẩm không an toàn tiềm ẩn, hàng trả về cho đến khi các sản phẩm này được đánh giá và được xử lý.
- Kiểm soát việc xử lý các sản phẩm không phù hợp (hay không an toàn).
2 Phạm vi áp dụng
- Thủ tục này áp dụng cho tất cả các bộ phận của công ty.
3 Định nghĩa, chữ viết tắt:
Hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn:
- Sản phẩm không an toàn tiềm ẩn: là các sản phẩm có nguy cơ không an toàn khi các kết quả kiểm tra, giám sát tiến tới giới hạn tới hạn.
- Sản phẩm (NVL, BTP) không phù hợp (hay không an toàn) là sản phẩm không đáp ứng theo yêu cầu đã quy định.
- Sản phẩm hàng trả về.
- Hoạt động khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ những nguyên nhân đã tạo ra các sự không phù hợp, những tình trạng không mong muốn để ngăn ngừa tái diễn
- Hoạt động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng.
4 Trách nhiệm và quyền hạn
- Ban ISO chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ thủ tục này.
5 Nội dung
5.1 Đối với sản phẩm không an toàn tiềm ẩn (sản phẩm nghi ngờ không an toàn).
Trang 4STT Trách nhiệm Lưu đồ Diễn giải
1 Nhân viên
công ty - Các trường hợp có thể có xảy ra sản
phẩm không an toàn tiềm ẩn:
Các sản phẩm/sản phẩm có liên quan khi các kết quả giám sát vượt qua ngưỡng vận hành tiến tới giới hạn tới hạn được quy định trong kế hoạch HACCP/OPRP (thực phẩm phẩm)
Trường hợp các phương tiện kiểm tra được phát hiện không còn chính xác
Các sản phẩm có liên quan như trên chưa xuất khỏi công ty và các sản phẩm đã xuất
- Khi phát hiện các trường hợp
KATTA, nhân viên kiểm tra phải báo lên Trưởng ban ISO xem xét Biểu mẫu: Phiếu ghi nhận sản phẩm không an toàn tiềm ẩn
2 BLĐ
Trưởng ban
ISO
- Ngay trong ngày nhận được thông tin, Trưởng ban ISO xem xét kết quả kiểm tra giám sát:
Không hợp lý: kết quả báo cáo và thực tế chứng minh không ảnh hưởng đến mối nguy gây mất an toàn sản phẩm
Hợp lý: kết quả báo cáo và thực tế chứng minh có khả năng ảnh hưởng đến mất an toàn sản phẩm/ sản phẩm, Trưởng ban ISO trình lên BLĐ yêu cầu niêm phong lô hàng chờ giải quyết
Biểu mẫu áp dụng: Thông báo về việc niêm phong hàng
3 Các bộ phận
liên quan Các bộ phận có liên quan (khu sản
xuất, kho) thực hiện niêm phong không cho xuất lô hàng bán
4 Trưởng ban
đánh giá lô hàng Trường hợp không phân tích đánh giá được kết quả, Ban ISO gửi mẫu tổ chức có chức năng phân tích kiểm nghiệm
5 Trưởng ban
ISO
BLĐ
Sau khi có kết quả, Trưởng ban ISO họp và cho ra quyết định:
- Trường hợp: kết quả phân tích chứng minh lô hàng là sản phẩm an toàn, thông báo đến các bộ phận liên quan giải phóng lô hàng(xuất hàng)
Phát hiện SPKATTA
Xem xét
Hợp lý
Tổ chức thực hiện niêm phong
Hành động
xử lý Phân tích, đánh giá
Trang 5- Trường hợp: kết quả phân tích chứng minh lô hàng là sản phẩm không an toàn, Ban ISO đưa ra phương pháp xử lý thích hợp Nếu
lô hàng đã xuât thì thực hiện theo đúng thủ tục thu hồi sản phẩm Các sản phẩm không an toàn được xử lý theo thủ tục kiểm soát sự khắc phục Nếu sản phẩm không an toàn tiềm ẩn được phát hiện 2 lần trở lên
có cùng nguyên nhân thì thực hiện thủ tục hành động khắc phục
- Trưởng ban ISO theo dõi việc thực hiện và báo cáo tất cả các sản phẩm không an toàn và kết quả xử lý lên lãnh đạo trong các cuộc họp Biểu mẫu áp dụng: Phiếu ghi nhận sản phẩm không an toàn tiềm ẩn
Trang 65.2 Sản phẩm không phù hợp ( không an toàn)
ST
T
1 Tất cả nhân
viên / khách
hàng/ bên
quan tâm
Sản phẩm không phù hợp có thể được phát hiện bởi:
Nhân viên trong Công ty (thông qua việc tiếp xúc với khách hàng, giao hàng, kiểm tra, thử nghiệm, lưu kho
Khách hàng (thông qua các công văn khiếu nại, phản hồi ý kiến)
Các bên hữu quan: Báo đài, tivi,… Khi phát hiện SPKPH, người phát hiện ghi nhận vào biểu mẫu: “Phiếu kiểm soát SPKPH” chuyển cho Trưởng ban ISO và đồng thời phải phân biệt và tách riêng để chờ giải quyết
2 Trưởng ban
ISO
BLĐ
Trưởng ban ISO xem xét tình trạng SPKPH và phân công bộ phận giải quyết Bộ phận được phân công sẽ phân tích nguyên nhân và thực hiện giải quyết với khách hàng theo thời gian cho phép Trường hợp vượt quá khả năng của Trưởng ban ISO, phải báo cáo lên BLĐ
3 Người/bộ
phận được
phân công
- Người /bộ phận được phân công có trách nhiệm:
Phân tích nguyên nhân
Có thể đưa ra nhiều biện pháp xử lý,
Và thực hiện giải quyết Biện pháp giải quyết phải được Trưởng ban ISO/ TGĐ duyệt trước khi thực hiện
và ghi vào Phiếu kiểm soát SPKPH, nếu sản phẩm được làm lại thì xử lý theo mục 4.3
4 Trưởng ban
ISO
BLĐ
Sau khi hoàn tất quá trình xử lý SPKPH, người/ bộ phận thực hiện báo cáo Trưởng ban ISO để kiểm tra xác nhận và quyết định có lập hành động khắc phục/ không Trường hợp lập hành động khắc phục phải theo thủ tục kiểm sóat hành động khắc phục
Ghi chú: Trưởng ban ISO phải ghi nhận việc xử lý tất cả các sản phẩm không phù hợp
(không an toàn) và theo dõi và sổ theo dõi xử lý SPKPH và báo cáo tổng hợp việc xử lý SPKPH lên lãnh đạo trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
Báo cáo kết quả
Phát hiện và ghi nhận
Xem xét và phân công giải quyết
Hợp lý
Tổ chức thực hiện
Trang 75.3 Qúa trình làm lại sản phẩm
1 Các bộ phận
liên quan Các bộ phận có liên quan (khu sản
xuất, kho) thực hiện theo phiếu xử lý sản phẩm khác thường của Trưởng ban ISO về việc xử lý lại lô hàng không đạt đó
2 Trưởng ban
giấy niêm phong lô hàng
- Trưởng ban ISO thực hiện phân tích đánh giá lại lô hàng làm lại Trường hợp không phân tích đánh giá được kết quả, Trưởng ban ISO gửi mẫu tổ chức
có chức năng phân tích kiểm nghiệm
3 Trưởng ban
ISO
Lãnh đạo
Sau khi có kết quả, Trưởng ban ISO họp và cho ra quyết định:
- Trường hợp: kết quả phân tích chứng minh lô hàng là sản phẩm an toàn, thông báo đến các bộ phận liên quan giải phóng lô hàng (xuất hàng)
- Trường hợp: kết quả phân tích chứng minh lô hàng là sản phẩm không an toàn, Trưởng ban ISO đưa
ra phương pháp xử lý thích hợp
- Trưởng ban ISO theo dõi việc thực hiện và báo cáo kết quả và kết quả
xử lý lên lãnh đạo trong các cuộc họp
6.Tài liệu kèm theo
- QT-02 Quy trình quản lý hồ sơ
- Sơ đồ nhà khu sản xuất/ lưu đồ sản xuất/ kế hoạch HACCP
- Các chương trình tiên quyết/ kế hoạch HACCP
- Các quy định về vật liệu
- quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp/ quy trình khắc phục phòng ngừa
Sản phẩm chuẩn bị làm lại
Hành động xử lý Phân tích, đánh giá sản phẩm làm lại
Trang 87 Lưu hồ sơ
lưu
2 Phiếu kiểm soát sản phẩm
không phù hợp
QF-05-02 Ban ATTP 1 năm